T.C. GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ TORUL MESLEK YÜKSEKOKULU

Transkript

1 I T.C. GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ TORUL MESLEK YÜKSEKOKULU İÇ KONTROL SİSTEMİ ORGANİZASYON EL KİTABI Hazırlayanlar Öğr.Gör. Osman DUMAN Öğr.Gör. M. Serhat SEMERCİOĞLU Öğr.Gör.Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekreteri Azem Turgut ÖZER GümüĢhane Üniversitesi Torul Meslek Yüksekokulu Merkez Mah. Süleyman Aksu Sokak No:24/A Torul / GÜMÜġHANE torulmyo@gumushane.edu.tr Tlf: Fax:

2 TEġEKKÜR Meslek Yüksek Okulumuz bünyesinde 2011 yılı içerisinde baģlatılan nin OluĢturulması Projesi ile öncelikle Ġç kontrol sistemini kurmak, Üniversitemizin stratejik plan döneminde tüm birimlerimizde Ġç kontrol sistemini uygulamak ve geliģtirmek baģlıklı stratejik hedefimizi gerçekleģtirmek üzere uygulamaya konulmuģtur. Kamu iç kontrol standartları ve kamu idarelerinin KĠKS uyum eylem planları kapsamında yürütülen Ġç Kontrol Sisteminin OluĢturulması Projesi kamu kurum ve kuruluģlarının üretkenliğini, etkililiğini ve denetim kapasitesini artırmak, çağdaģ bir yönetim anlayıģı için yönetim yapılarını yeniden yapılandırmak, insan gücü ihtiyacını tespit etmek, hizmet standartlarını belirlemek ve gerekli olan kaynakları planlamak amacıyla yapılmaktadır. Söz konusu proje ile Türkiye de kamu mali yönetimi ve kontrol sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve buna iliģkin ikincil mevzuat ile COSO Modelini esas alan bir Ġç Kontrol Sisteminin kurulması hedeflenmiģtir. Böylece bu Proje ile Yüksekokulumuzda yürütülen tüm faaliyetlerin doğru, hızlı, etkili, verimli ve tutumlu bir yapıda, sürekli daha kaliteliyi arama, iyileģtirme ve geliģtirme anlayıģı ile yürütülerek, özellikle hizmet verilen kitleye hatasız hizmet sunulmasını sağlamak için süreçleri tanımlamak, iyileģtirme yapılabilecek alanlarını kontrol altına almak, böylece karar alma süreçlerini hızlandırmak, sağlıklı bir Ġç Kontrol Sistemi oluģturarak, performans esaslı bütçeleme çalıģmalarında doğru performans göstergeleri ile kurum performansının ölçülmesini sağlamak ve kurumun diğer süreçlerine de yaygınlaģtırılmak üzere konusunda model oluģturmak da hedeflenmiģtir. Diğer taraftan, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun öngördüğü, stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme çalıģmaları kapsamında hazırlanan; hedefler, proje ve faaliyetler, performans programı, faaliyet raporları ve performans göstergeleri çalıģmaları, ancak sağlıklı verilerle doğru performans değerlerine ulaģabilecektir. Bu amaçla yapılacak çalıģmaları ile, öncelikle temel süreçlerin gerçekte nasıl çalıģtığı açıklanmakta, sürecin çıktılarını gösteren performansın sürekli ve düzenli olarak izlenmesi ve kontrol edilebilmesi için kontrol noktaları belirlenmekte, böylece riskli ve iyileģtirilebilecek alanlar daha kolay değerlendirilebilmektedir. Bilindiği gibi, Kurum un genel hedeflerini gerçekleģtirip gerçekleģtirmediği konusunda makul bir güvence elde etmek amacıyla tasarlanan ; bir kurumun yönetimi, ekibi ve personeli tarafından hayata geçirilen tamamlayıcı bir süreç olup, Kurum un hedeflerini gerçekleģtirmek suretiyle misyonunu baģarması için riskleri yönetmek üzere tasarlanmıģtır. Meslek Yüksek Okulumuzun Eğitim Öğretim Programı, aynı zamanda, çağdaģ kamu yönetim anlayıģına uygun olarak ve yönetim sorumluluğunda geliģtirilen kurumsal ve bireysel performans yönetimi, risk yönetimi, bilgi teknolojileri, yönetiģim ve konularında yeni bir yönetim yaklaģımını da gerektirmektedir. Bu yaklaģım aynı zamanda, ÇağdaĢ Organizasyon Yapılarını Kurmayı, Stratejik Ġnsan Kaynakları Yönetim Sistemlerini Uygulamayı, buna Uygun Bir Yönetim YaklaĢımının II

3 Benimsenmesini ve sistemlerin baģarısı için Faaliyetlerin Sonuçlarını Ölçmeyi ve Değerlendirmeyi gerekli kılmaktadır. Hedeflenen sonuç; hizmetlerin etkinliğinin, verimliliğinin ve kalitesinin artması, çalıģan mutluluğu ve vatandaģ memnuniyetidir., tüm bu hedeflerin gerçekleģtirilebilmesi için kurulması gereken sistemlerden önce, kurumun alt yapısına yerleģtirilen temel taģlarıdır. Amaç, kurumsal performansı artırmak ve vatandaģa ve öğrencilere daha kaliteli hizmetler verebilmek amacıyla kurulacak diğer sistemler için gerekli ortamı hazırlamak ve hedefe ulaģmayı kolaylaģtırmaktır. Proje çalıģmaları, nin bu özellikleri ve Kurum un gerçekleri göz önünde bulundurularak gerçekleģtirilmiģtir. Meslek Yüksek Okulumuzun ni yeniden yapılandırarak etkinlik düzeyini yükselteceği ve verimliliğini artıracağı kuģkusuz olan bu çalıģmada; ilgi, destek ve katkıları için Meslek Yüksek Okulumuzun tüm yönetici ve çalıģanlarına, ayrıca özverili çalıģmaları ile projeye baģından sonuna kadar emek veren Torulmyo Ġç Kontrol Ekibi; Öğr. Gör. Osman DUMAN, Öğr.Gör Muhammed Serhat SEMERCĠOĞLU,Baki GÖKGÖZ ve Yüksekokul Sekreteri Azem Turgut ÖZER e teģekkür ederim. Yrd. Doç. Dr. Ahmet GÖKDOĞAN Müdür III

4 ÖNSÖZ Türk kamu yönetiminde ; Avrupa Birliği uyum çerçevesinde tarihinde kabul edilerek yasalaģan 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun baģlıklı BeĢinci Kısmında düzenlenmiģtir. Anılan kısmın, nci maddelerinde Ġç Kontrolün Tanımı, Ġç Kontrolün Amacı, Kontrolün yapısı ve iģleyiģi, Harcama öncesi kontrol, Mali Hizmetler Birimi, Muhasebe Hizmetleri, Muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, Ġç denetim, Ġç denetçinin nitelikleri ve atanması, Ġç denetim koordinasyon kurulu ve Ġç denetim koordinasyon kurulunun görevleri baģlıkları altında iç kontrol sistemine iliģkin hükümler yer almaktadır. Bu bağlamda Maliye Bakanlığınca yayımlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği nde öngörülen; idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluģturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yöntemler ve kurallar çerçevesinde Yüksekokulumuz bünyesinde baģlatılan nin oluģturulması projesi çalıģmaları sonucu Torul Meslek Yüksekokulu Organizasyon el Kitabı yönetim sorumluluğu çerçevesinde risk odaklı, sorumlulukları ve bütün görevleri kapsayacak Ģekilde, mali ve mali olmayan tüm iģlemlerde, mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi mali yönetim ilkelerini esas alarak oluģturulmuģtur. Güçlü bir kontrol kültürünün varlığı etkin kontrol sisteminin en önemli unsurudur. Ġç kontrol farklı sorumluluklar taģımakla birlikte tüm personelin içinde yer aldığı bir iģlevdir. Tüm personel iç kontrol iģlevine doğrudan ya da dolaylı olarak katkıda bulunacak bir bilgi üretmektedir. Tüm çalıģanların kendi sorumluluklarını yerine getirmesi ve görevleri dolayısıyla karģılaģtıkları problemleri kurum içi kanallar aracılığıyla üst yönetime aktarmaları etkin bir kontrolün sağlanmasında önem taģımaktadır. Bunun en iyi Ģekilde sağlanması için görev ve yetkilerin yazılı olarak tanımlanması ve ilgili personele ulaģtırılması gerekmektedir. Tüm personelin iç kontrolün önemini anlaması ve aktif olarak bu sürece katılması gerekmekte olduğundan kontrol ortamını oluģturacak organizasyon kitabı Yüksekokulumuzca hazırlanmıģtır. Organizasyon kitabının hazırlanmasında hedeflenen, iģlerin doğru, hızlı, etkili, verimli bir Ģekilde hatasız hizmet sunulmasını sağlamak için süreçleri tanımlamak, iyileģtirme yapılabilecek alanları belirlemek böylece karar alma süreçlerini hızlandırmak, sağlıklı bir iç kontrol sisteminin kontrol ortamını oluģturarak performans esaslı bütçeleme çalıģmalarında doğru performans göstergeleri ile kurumun performansının ölçülmesini sağlayacağı düģünülmektedir. Ġç kontrol sistemi durağan değil dinamik bir sistemdir ve sürekli geliģim içinde ve değiģen iç ve dıģ koģullara göre esnek olması gerektiğinden, bu organizasyon kitabı ile güçlü bir iç kontrol yapısını oluģturmak amacıyla diğer iç kontrol bileģenlerinin temeli olan kontrol ortamı oluģturulmuģtur. Sonuç olarak, Ġç kontrol sistemi durağan değil dinamik bir sistem olup, sürekli geliģim içinde ve değiģen iç ve dıģ koģullara göre esnek olması gerektiğinden, bu çalıģma sonucunda ortaya çıkan organizasyon kitabı ile Yüksekokulumuz bünyesinde güçlü bir Ġç Kontrol yapısı oluģturarak yaptığımız ve yapacağımız çalıģmalarla hedeflerimize ulaģmayı amaçlamaktayız. Yrd. Doç. Dr. Ahmet GÖKDOĞAN Müdür IV

5 YÖNETĠMĠN TAAHHÜDÜ GümüĢhane Üniversitesi de üst yönetim Misyon ve Vizyonunu belirleyerek dokümanter etmiģtir. Üst Yönetim birimini yöneten Rektör dür Üst Yönetim; Misyon ve Vizyonu ile nin etkinliğini periyodik olarak gözden geçirip, gerekli düzenlemeleri yaparak, bu sistemin iyileģtirilmesi ve sürekliliğinin sağlanması ile ilgili çalıģmalara devam edip, bu konudaki kaynakları sağlayacaktır. ; geliģme ve düzenlemeler sırasında sekteye uğramadan devam edecektir. Üst Yönetim, yasal ve mevzuat Ģartlarını da göz önünde bulundurarak çalıģmalarını yapacaktır. Misyon ve Vizyonumuza uygun olarak kurumumuzdaki çalıģanlarımızın ni yaģatması, müģteri memnuniyetini ön planda tutması ve çalıģmalarını Mevzuat talimatlarına göre düzenlemesi yönetimimizin sorumluluğundadır. Üst yönetim; personelin yaptığı iģteki tarafsızlılığını sağlamak için gerekli çalıģmaları yapacağını, tarafsızlık ilkesini her zaman koruyacağını ve her türlü mali, ticari ve Ģahsi baskıdan personeli uzak tutacağını taahhüt eder. Üst yönetim; müģterilerin hiçbir Ģekilde zarara uğramaması için kurum içi çalıģanları ile üçüncü Ģahıslara bilgi vermeyeceğini ve gizlilik ilkesine uyacağını taahhüt eder. MüĢteriye ait bilgilerin gizliliğinin korunması amacıyla Üniversitemizde gerekli sistem oluģturulmuģtur. Bu sistem dahilinde, GümüĢhane Üniversitesi Akademik ve Ġdari personeli için bireysel tarafsızlık beyanı hazırlanmıģ olup, üst yönetim ve tüm çalıģanlara imzalatılmıģtır. GümüĢhane Üniversitesine bir iģ için girmesine izin verilmesi gereken kiģilere de bu tarafsızlık beyanı imzalatılacaktır. Üst yönetim; nin sürdürülmesi ve iyileģtirilmesi ile ilgili çalıģmaları takip ederek yerine getirilmesi için gerekli çalıģmaları yapacağını, bu konuda yaptığı çalıģmalarla sorumluluğunu kanıtlayacağını taahhüt eder. ADI, SOYADI : Yrd. Doç. Dr. Ahmet GÖKDOĞAN ÜNVANI : Müdür TARĠH : Ġ m z a V

6 BAġLIKLAR TEġEKKÜR ÖNSÖZ YÖNETĠMĠN TAAHHÜDÜ ĠÇĠNDEKĠLER SAYFA II IV V 1. TEMEL KAVRAMLAR ĠÇ KONTROL KAMUDA ĠÇ KONTROL Kamuda iç kontrolün amacı nedir? Kamuda iç kontrolün kapsamı nedir? ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN TEMEL ĠLKELERĠ ĠÇ KONTROLÜN BĠLEġENLERĠ VE GENEL ġartlari Kontrol Ortamı Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi Ve ĠletiĢim Ġzleme ĠÇ KONTROL BĠLEġENLERĠ, STANDARTLARI VE GENEL ġartlari Kontrol Ortamı Standartları (Dört adet standart) Risk Değerlendirme Standartları (Ġki adet standart) Kontrol Faaliyetleri Standartları (Altı adet standart) Bilgi ve ĠletiĢim Standartları (Dört adet standart) Ġzleme Standartları (Ġki adet standart) Ġç kontrol ġeması KONTROL ORTAMI STANDARTLARI ve EYLEM UYGULAMALARI STANDART 1: ETĠK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK VI

7 2.2 STANDART-2: MĠSYON, ORGANĠZASYON YAPISI VE GÖREVLER STANDART-3: PERSONELĠN YETERLĠLĠĞĠ VE PERFORMANSI STANDART -4: YETKĠ DEVRĠ RĠSK DEĞERLENDĠRME STANDARTLARI STANDART-5: PLANLAMA VE PROGRAMLAMA STANDART-6: 12 RĠSKLERĠN BELĠRLENMESĠ VE DEĞERLENDĠRĠLMESĠ 2.6 KONTROL FAALĠYETLERĠ STANDARTLARI STANDART-7: KONTROL STRATEJĠLERĠ VE YÖNTEMLERĠ STANDART-8: 13 PROSEDÜRLERĠN BELĠRLENMESĠ VE BELGELENDĠRĠLMESĠ STANDART- 9: GÖREVLER AYRILIĞI STANDART-10: HĠYERARġĠK KONTROLLER STANDART-11: FAALĠYETLERĠN SÜREKLĠLĠĞĠ STANDART-12: BĠLGĠ SĠSTEMLERĠ KONTROLLERĠ BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI STANDART-13: BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDART-14: RAPORLAMA STANDART-15: KAYIT VE DOSYALAMA SĠSTEMĠ STANDART-16: HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN 19 BĠLDĠRĠLMESĠ 2.8 ĠZLEME STANDARTLARI STANDART-17: ĠÇ KONTROLÜN DEĞERLENDĠRĠLMESĠ STANDART-18: ĠÇ DENETĠM ĠÇ KONTROLE ĠLĠġKĠN YETKĠ VE SORUMLULUKLAR ĠÇ KONTROL YÜKSEKOKUL UYGULAMALARI KURUMUN TARĠHÇESĠ VE TANITIMI AMAÇ KAPSAM VII

8 3.1.3 SORUMLULUKLAR DAĞITIM YÜKSEKOKULUMUZUN MĠSYONU YÜKSEKOKULUMUZUN VĠZYONU GÖREV TANIMLARI YÜKSEKOKULU MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI (GTDĠKS003) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk YÜKSEKOKUL MÜDÜR YARDIMCISI GÖREV TANIMI (GTDĠKS004) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk YÜKSEKOKUL SEKRETERĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS005) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi VIII

9 Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk BÖLÜM BAġKANI GÖREV TANIMI (GTDĠKS006) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk (Yüksekokul Bölüm BaĢkanları) ÖĞRETĠM ÜYESĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS008) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk ÖĞRETĠM GÖREVLĠSĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS022) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler IX

10 Sorumluluk BÖLÜM SEKRETERĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS023) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk ġef GÖREV TANIMI (GTDĠKS037) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk BĠLGĠSAYAR ĠġLETMENĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS041) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk 37 X

11 MEMUR GÖREV TANIMI (GTDĠKS042) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk TAġINIR KAYIT VE KONTROL YETKĠLĠSĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS010) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk TEKNĠKER GÖREV TANIMI (GTDĠKS049) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk TEKNĠSYEN GÖREV TANIMI (GTDĠKS050) Görevin Kısa Tanımı XI

12 Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk MÜDÜR SEKRETERĠ GÖREV TANIMI (ÖZEL KALEM) (GTDĠKS012) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk KALORĠFERCĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS048) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanlar Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk TORUL MYO TEġKĠLAT ġemasi 45 XII

13 Torul MYO Genel Organizasyon ġeması (ORġTMYO001) TMYO Ġdari Kısım Organizasyon ġeması (ORġTMYO002) Bilgisayar Teknolojileri bölümü Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO003) Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO004) Yönetim ve Organizasyon Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO005) Mülkiyet Koruma ve Güvenlik Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO006) Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO007) Gıda ĠĢleme Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO008) TORUL MYO TEMEL SÜREÇLERĠ Ġç Kontrol Süreci Süreç HiyerarĢisi Çizim Tablosu Formu Ġç Kontrol Süreci Temel Tanım Formu Stratejik Planlama Süreci HiyerarĢisi Tablosu Formu Stratejik Plan Hazırlama, Ġzleme ve Değerlendirme Süreci Temel Süreç Tanım Formu TaĢınır Mal Yönetimi Süreci HiyerarĢisi Tablosu Formu TaĢınır Mal Yönetimi Süreci Temel Süreç Tanım Formu Eğitim-Öğretim Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Eğitim-Öğretim Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Personel Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Ġdari ĠĢler Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Ġdari ĠĢler Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Satın Alma Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Satın Alma Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu XIII

14 Finansal Kaynakların Yönetimi Temel Süreç Tablosu Formu Seçimler ve Atanma Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Seçimler ve Atanma Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Ġġ AKIġ ġemalari Gelen Evrak ĠĢ AkıĢ ġeması Giden Evrak ĠĢ AkıĢ ġeması Doğrudan Temin Ġle Satın Alma ĠĢ AkıĢ ġeması ArĢiv ĠĢ AkıĢ ġeması Ders Telafisi Alt Süreç AkıĢ ġeması Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı ĠĢ AkıĢ ġeması Pazarlık Usulü ile Mal ve Hizmet Alımı ĠĢ AkıĢ ġeması Personel MaaĢ ĠĢlemleri ĠĢ AkıĢ ġeması Mal Bildirimi ĠĢ AkıĢ ġeması Senelik Ġzin Alma ĠĢ AkıĢ ġeması Açık Ġhale Usulü ĠĢ AkıĢ ġeması DMO Alımları ĠĢ AkıĢ ġeması TaĢınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Talep KarĢılama ĠĢ AkıĢ ġeması Mal Teslim Alma ĠĢ AkıĢ ġeması ĠĢe BaĢlamada ve AyrılıĢta Yapılacak Gerekli ĠĢlemler Süreci Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Alt Süreci AkıĢ ġeması Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Sınav Programlarının Hazırlanması Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Ders ve Dersin Sorumlusu Ġle Ġlgili Öğrenci Memnuniyeti Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması 179 XIV

15 Ders Planlarının ve Ġçeriklerinin Güncellenmesi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Staj Ġçeriklerinin Güncellenmesi Alt Süreci ĠĢ Akış Şeması Öğrenci Burs Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Personel Mazeret Ġzni Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci Okul Kayıt Dondurma Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Akademik Uyarı Ders Aldırma Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci Disiplin SoruĢturması Alt Süreci AkıĢ ĠĢ ġeması Öğretim Elemanı Ders Telafi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Laboratuar Uygulama Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci DanıĢmanlık Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması TMYO Öğrenci Temsilcisi Seçimi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenme Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Sınavlara Ġtiraz Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Mazeret Sınavı Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Stratejik Plan Hazırlama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması BaĢarı Notları Ġlanı Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması BilirkiĢi Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması TaĢınırların Kaydı Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması GiriĢ ve Tüketim ve Kullanım Suretiyle ÇıkıĢ Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Stratejik Planın Ġzlenmesi Ve Değerlendirilmesi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması TaĢınır GiriĢ ve ÇıkıĢ ĠĢlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi Alt Süreç ĠĢ 202 AkıĢ ġeması Sayım ve Sayım Sonrası Yapılacak ĠĢlemler Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması ÇalıĢma Belgesi Düzenleme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması 205 XV

16 Bölüm BaĢkanı Ataması Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Bütçe Hazırlama Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Sürekli ve Geçici Görev Yollukları Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması F1 ve F2 Formlarının Hazırlanması Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Resmi YazıĢmalar ĠĢ AkıĢ ġeması Ayniyat Sarf Malzeme ĠĢ AkıĢ ġeması Hizmet içi Eğitim, Toplantı, Konferans vb. Faaliyetlerin Personele Bildirilmesi ĠĢ AkıĢ ġeması BĠMER Bilgi Edinme ĠĢ AkıĢ ġeması Müdür/Yüksekokul Sekreteri Onayı ĠĢ AkıĢ ġeması Telefon, elektrik, su, doğalgaz faturaları ödeme alt süreç iģ akıģ Ģeması ĠĢe BaĢlamada Gerekli Yapılacak ĠĢlemler Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yüksekokul Sekreterine Vekâlet Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Özlük Dosyası Ġade Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Müdürlüğe Vekâlet Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Personel Sicil Ve Disiplin ĠĢlemleri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Aday Memurun Asalet Tasdik Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması 2547 Sayılı Kanun un 13/B-4 Madde Ġle Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Madde Ġle Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Ġç/DıĢ MüĢteri Ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketleri Uygulama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması /b Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yurt DıĢı Ġzin Onayı Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Personel Kimlik Kartının Çıkarılması Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Fazla Mesai ĠĢlemleri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması XVI

17 /a Ders Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Muayene komisyonu alt süreç iģ akıģ Ģeması 2547 Sayılı Kanunun 35. Madde Uyarınca Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Sistem Yedekleme Takip Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması SayıĢtay Kararlarını Ġzleme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yardımcı Doçent Atama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Öğretim Görevlisi Atama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Öğretim Görevlisi Görev Süresi Uzatım Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Kıdem Terfileri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Madde Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması TORUL MYO HĠZMET ENVANTERĠ TABLOSU TORUL MYO DA UYGULANAN SÜRELĠ YAZILAR TAKĠP ÇĠZELGESĠ TMYO SORUMLULARIN ORTAK GÖREV VE SORUMLULUKLARI TMYO SORUMLULARIN ORTAK YETKĠLERĠ EKLER Ġç kontrol sisteminde kullanılan formlar Ġç kontrol sisteminde kullanılan destek dokumanlar Ġç kontrol sisteminde kullanılan prosedürler XVII

18 BĠRĠNCĠ BÖLÜM 1. TEMEL KAVRAMLAR 1.1 ĠÇ KONTROL Ġç kontrol, faaliyetlerin belirlenmiģ ilkeler ve yasal düzenlemelere uygun olarak etkin ve verimli bir Ģekilde yürütülmesinde, doğru ve zamanlı finansal bilgilerin raporlanmasında, kurum varlıklarının korunmasında kullanılan, yönetici ve çalıģanlar tarafından birlikte hayata geçirilen organizasyon, yöntem, süreçlerden oluģmaktadır. Ġç kontrol sistemi, kurumun mali ve mali olmayan bütün süreçlerini kapsar. ÇağdaĢ yönetim yaklaģımı iç kontrol tasarımının ve uygulamalarının risk odaklı geliģtirilmesini gerektirmektedir. Doğru bir Ģekilde tasarlanan ve yönetilen iç kontrol sistemi kurumun amaçlarına ulaģmasında önemli katkıda bulunur. Ġç kontrol; bir kurumun yönetimi ve personeli tarafından hayata geçirilen tamamlayıcı bir süreç olup aģağıda sıralanan hedefleri gerçekleģtirmek suretiyle; kurumun misyonunu baģarması için riskleri göğüslemek ve makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmıģtır: - Faaliyetleri düzenli, ahlak kurallarına uygun, ekonomik, verimli ve etkin biçimde gerçekleģtirme, - Hesap verme sorumluluğunun gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirme, - Yürürlükteki yasalara ve yönetmeliklere uyma, - Kayıplara, kötü kullanıma ve hasarlara karģı kaynakları koruma. 1.2 KAMUDA ĠÇ KONTROL Ġdarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluģturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür Kamuda iç kontrolün amacı nedir? Ġdarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak; - Faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesi - Varlık ve kaynakların korunması - Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulması - Malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesi Kamuda iç kontrolün kapsamı nedir? Ġdarenin amaçlarına ulaģmasını sağlamak üzere oluģturulan; - Organizasyon, - Yöntem, - Süreç, Sayfa 1/255

19 - Ġç denetim, - Mali ve mali olmayan kontroller. GümüĢhane Üniversitesi Ġç Kontrol Birimi bünyesinde koordinasyonu sağlanan Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planını; iç kontrol sisteminin temel bileģenleri olan Kontrol Ortamı, Risk Değerlendirme, Kontrol Faaliyetleri, Bilgi ve ĠletiĢim ve Ġzleme BileĢenlerine ait standartlar ve genel Ģartlar özelinde, GümüĢhane Üniversitesi nin tüm bölümlerine/birimlerine ait Haziran 2009 ve Haziran 2011 dönemini kapsayan bir Uyum Eylem Planının hazırlanarak uygulamaya alınması hedeflenmiģtir. Böylece nin 5018 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatta tanımlanan gerekleri sağlaması ve idarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerinin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, tüm kayıtların doğru ve tam olarak tutulmasını, idari, malî ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak için, yapılacak çalıģmalara Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi ile yön verilmesi planlanmıģtır. 1.3 ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN TEMEL ĠLKELERĠ Ġç Kontrolün Temel Ġlkeleri ġunlardır: GümüĢhane Üniversitesi nde etkin bir iç kontrol sistemi kurmak ve iģleyiģini sağlamak sorumluluğu üst yönetici gözetiminde tüm yöneticilere aittir. Ġç kontrol, ayrı bir birim veya görev olmayıp, yönetim iģleviyle birlikte mevcut sistemlerin ayrılmaz bir parçası niteliğindedir Ġç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınacaktır; Ġç kontrol sistemine iliģkin yöntem ve süreçlerin belirlenmesinde, risk esaslı bir yaklaģımla, yasal ve idari yapı ile personel ve mali durum ve diğer koģulları dikkate alınacaktır Ġç kontrole iliģkin sorumluluk, iģlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. Ġç kontrol sistemine iliģkin tüm düzenlemeler, yöneticiler ve personel tarafından sistemin kurgusunun ve iģleyiģinin tam ve doğru anlaģılmasını sağlayacak derecede ayrıntılı açıklamalar içermelidir. Ġç kontrol genel anlamda yönetim kontrolü olup, sadece düzenlemelerden, prosedürlerden, süreç akıģ Ģemalarından ve ön mali kontrolden oluģmamaktadır. Ġç kontrol, faaliyetlerin yürütülmesinde benimsenen bir yönetim biçimi ve eylemler bütünü olarak ele alınmıģtır Ġç kontrol malî ve malî olmayan tüm iģlemleri kapsar; mali ve mali olmayan her türlü faaliyet, karar ve iģlem kapsama dâhildir Ġç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. Harcama yetkilileri; kiģi ve/veya idarelerin talep ve Ģikâyetleri ile iç ve dıģ denetim sonucunda düzenlenen raporları da dikkate alarak birimlerde kurulmuģ olan iç kontrol sisteminin iģleyiģini, her yıl periyodik olarak değerlendirir ve üst yöneticiye raporlar Ġç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınacaktır. 1.4 ĠÇ KONTROLÜN BĠLEġENLERĠ VE GENEL ġartlari Sayfa 2/255

20 GümüĢhane Üniversitesi nde uygulanacak olan iç kontrol sistemi bileģenleri ve genel Ģartları Ģunlardır: Kontrol Ortamı: Ġdarenin yöneticileri ve çalıģanlarının iç kontrole olumlu bir bakıģ sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayıģına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayıģı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kiģilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. Ġdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir Ģekilde belirlenir. Toplam dört adet standarttan oluģmaktadır Risk Değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koģullarda meydana gelen değiģiklikler dikkate alınarak gerçekleģtirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. Ġdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaģmak için iç ve dıģ nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. Toplam iki adet standarttan oluģmaktadır Kontrol Faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Toplam altı adet standarttan oluģmaktadır Bilgi ve ĠletiĢim: Ġdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir Ģekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir Ģekilde ve sürede iletilir. Toplam dört adet standarttan oluģmaktadır Ġzleme: Ġç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. Toplam iki adet standarttan oluģmaktadır. 1.5 ĠÇ KONTROL BĠLEġENLERĠ, STANDARTLARI VE GENEL ġartlari Ġç kontrol standartları, merkezi uyumlaģtırma görevi çerçevesinde Bakanlık tarafından belirlenmiģ ve tebliğ olarak tarih ve sayılı Resmi Gazetede Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği adı ile yayımlanmıģtır. Tüm kurumlar, malî ve malî olmayan tüm iģlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür. Tebliğde Kanun a ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koģuluyla, tüm kurumlar görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli iģlemlere iliģkin standartlar belirlenebileceği bildirilmiģtir. Merkezi uyumlaģtırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığınca hazırlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliğinde beģ bileģen esas alınarak aģağıdaki 18 standart ve her bir standart için gerekli toplam 79 genel Ģart belirlenmiģ bulunmaktadır. Bunlar sırasıyla; Kontrol Ortamı Standartları (Dört adet standart) Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı Standart: 4. Yetki Devri Risk Değerlendirme Standartları (Ġki adet standart) Standart: 5. Planlama ve Programlama Sayfa 3/255

21 Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Kontrol Faaliyetleri Standartları (Altı adet standart) Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Standart: 9. Görevler ayrılığı Standart: 10. HiyerarĢik kontroller Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri Bilgi ve ĠletiĢim Standartları (Dört adet standart) Standart: 13. Bilgi ve iletiģim Standart: 14. Raporlama Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi Ġzleme Standartları (Ġki adet standart) Standart: 17. Ġç kontrolün değerlendirilmesi Standart: 18. Ġç denetim nin 18 Standardı ayrıca kendi içinde 79 genel Ģarttan oluģmaktadır. Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının hazırlanmasında, bu 79 genel Ģarta ait durum analizi yapılmakta ve öngörülen eylemler ve beklenen çıktılar buna göre belirlenmektedir. Bunlar aģağıda verilmektedir: Sayfa 4/255

22 1.5.6 Ġç kontrol ġeması ĠÇ KONTROL STANDARTLARI ġemasi KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RĠSK DEĞERLENDĠRME STANDARTLARI KONTROL FAALYETLERĠ STANDARTLARI BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI ĠZLEME STANDARTLRI Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Personelin Yeterliliği ve Performansı Yetki Devri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Görevler Ayrılığı HiyerarĢik Kontroller Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi ve ĠletiĢim Raporlama Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Ġç Kontrolün Değerlendirilmesi Ġç Denetim Bilgi Sistemleri Kontrolleri Sayfa 5/255

23 ĠKĠNCĠ BÖLÜM 2. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI ve EYLEM UYGULAMALARI 2.1 STANDART 1: ETĠK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK Personel davranıģlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartların uygulamaları: Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Uygulama: Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģinin yönetici ve personel tarafından sahiplenilmesini ve desteklenmesini temin etmek maksadıyla, öncelikle Kurum personeline ve yöneticilerine nin tanıtılması hedeflenmiģtir. Kurumumuzda ni kurmak, iģletmek ve değerlendirmek yönetimin sorumluluğundadır. Bütün iģ, iģlem, eylem ve süreçlerde rol alan görevlileri kapsayan iç kontrolün temel ilke ve kavramlarının benimsenmesi, ortak kavram birliği oluģturulması; nin iģleyiģi hakkında bilgilendirme faaliyetleri kapsamında eğitim, seminer vs. düzenlenmelidir. Yılda bir defa tüm personele uygulamaya geçildikten sonra eğitim ve bilgilendirme yapılmalı ve bu iģlem kayıt altına alınmalıdır. Toplantı Eğitim Tutanak Formu(FORİKS002) Diğer toplantı ve seminerler için bu form kullanılabilir Ġdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar. Uygulama: Yöneticilerin, iç kontrol sisteminin ilkelerini benimsemeleri için zaman zaman bilgilendirme toplantıları düzenlemelidir. Toplantı Eğitim Tutanak Formu(FORİKS002) Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında, sorumlulukları çerçevesinde, mesleki değerlere, dürüst yönetim anlayıģına sahip olarak, mevzuata aykırı faaliyetleri engelleyerek, kapsamlı bir yönetim anlayıģına uygun bir çalıģma ortamı ve saydamlık sağlamalı ve bu konuda personele örnek olmalıdır Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Uygulama: Üniversitemizde oluģturulan Etik Kurul "Kamu Görevlileri Etik DavranıĢ Ġlkeleri ile BaĢvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik te yer alan Kamu Görevlileri Etik SözleĢmesi ni düzenleyerek personele duyurulması ve imzalatılması sağlanır. Kurumda etik uygulamalarını değerlendirmek ve yönlendirmek üzere Üst yönetici tarafından en az 3 kiģiden oluģacak etik komisyonu kurulur. Kurulacak olan bu komisyon yapacakları iģ ve iģlemlerle ilgili sadece Üst yöneticiye karģı sorumlu olacaklardır. Ayrıca Üniversite içi yapılan çalıģmayla ortaya çıkartılan Üniversitemizin etik değerleri (DEDİKS006 Etik Kurallar 1, DEDİKS007 Etik Kurallar 2, DEDİKS008 Etik Kurallar 3) her bir personele imzalatılır. Uygun yerlere büyütülerek asılmalı ve web sayfalarında yayınlanmalıdır Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Sayfa 6/255

24 Uygulama: Kamu görevlilerinin yetki ve kaynakları kullanırken kamu menfaatini ön planda tutmaları ve tarafsızlık, saydamlık, hesap verebilirlik gibi etik davranıģ ilkelerine uyulması açısından uygulama süreci izlenebilir ve faaliyetlerin tüm aģamalarının Ģeffaf olması amacıyla yürütülen faaliyetlerle ilgili bilgi ve belgelere ulaģılabilmesi sağlanacaktır. Kurumumuzun belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak raporlama yapılacak ve değerlendirmeye tabi tutulacak, hazırlanan raporlar düzenli olarak çeģitli iletiģim araçlarıyla kamuoyuna duyurulması sağlanır. Kurumumuzun faaliyetlerimizde daha sağlıklı, etkin ve etkili bir ortam için saydam ve Ģeffaflık içeren "ĠĢlem Süreçleri" oluģturulması sağlanır. Temel Süreçler, İş Akış Şemaları Ġdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eģit davranılmalıdır. Uygulama : Kurum personeline, hizmet alanlara adil ve eģit davranılması için tüm personele verilecek eğitim programlarına dahil edilecek ve çeģitli bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir. Kurulacak olan Etik Komisyonunun, Hizmetten yararlananların Ģikâyet ve önerilerinin değerlendirileceği bir sistemin geliģtirilmesi sağlanır. Şikâyetler Prosedürü (PROİKS002) ne göre iģlem yapılır Ġdarenin faaliyetlerine iliģkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Uygulama: Ġdari ve Akademik tüm birimlerin her an hesap verebilir durumda bilgi ve belgelerini hazır bulundurmaları sağlanır, ayrıca Üniversite resmi internet sitesindeki yıllık birim faaliyet raporları vasıtasıyla bilgilerin doğruluğu takip edilir. 2.2 STANDART-2: MĠSYON, ORGANĠZASYON YAPISI VE GÖREVLER Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluģturulmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartların uygulamaları: Ġdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve misyonun personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Uygulama: Kurumun misyonu belirlendikten sonra tüm personele duyurulması ve benimsenmesi sağlanır. TORUL MYO misyon ve vizyonu bölüm 3.2 ve 3.3 de verilmiģtir Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Uygulama: Kurumun faaliyetlerine iliģkin süreç analizleri yapılır. Birimlere iliģkin belirlenecek olan görev, yetki ve sorumluluk tanımları ile mevcut görev, yetki ve sorumluluk tanımları karģılaģtırılacak, revize yapılması gerekenler ve tanımlanmamıģ görev, yetki ve sorumluluklar tanımlanır. Bu çerçevede personele gerekli tebliğler yapılır. Bu görev tanımları iç kontrolle ilgili web sayfasında ve yüksekokulumuzun organizasyon el kitabında yer almaktadır Ġdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluģturulmalı ve personele bildirilmelidir. Sayfa 7/255

25 Uygulama: Birim personelinin görev dağılım çizelgesi oluģturulur, personele yazılı olarak bildirilmesi sağlanır. ÇalıĢanların kendi yetki ve sorumluluklarını daha iyi anlayabilmeleri ve iç kontrolün iģlevinin ne olduğunu kavrayabilmeleri için, kurumdaki tüm birimlerin yetki ve sorumlulukları hakkında çalıģanlar bilgilendirilir. Görev Dağılımı Tablosu (FORİKS022) doldurulur Ġdarenin ve birimlerinin teģkilat Ģeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Uygulama: Kurumun teģkilat Ģeması hazırlanır fonksiyonel, görev dağılımlı Ģemalar oluģturulur Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde olmalıdır. Uygulama: Birimlerimizin organizasyon yapısı, sorumluluk dağılımı; hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde oluģturulur. Kurumun birimlerince ihtiyaç duyulacak her türlü bilgi ve belge uygun Ģekilde tasnif edilerek, eriģilebilir, güncel ve yeterli raporlama sistemleri çerçevesinde, etkin ve etkili kılınır Ġdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliģkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Uygulama: Birimin faaliyetlerinde, birim yöneticisi tarafından hassas görevlerin belirlenmesi ve bu görevlere iliģkin prosedürlerin belirlenmesi sağlanır. Belirlenen hassas görevlere iliģkin prosedürlerin, görevi yapan personele yazılı olarak duyurulması sağlanır. Hassas Görevler Tespit Formu (FORİKS061) ilgili birim tarafından doldurulur. Hassas görevlere iliģkin prosedürler ilgili kiģiye yazılı olarak duyurusu yapılır Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluģturmalıdır. Uygulama: Her birim yöneticisi biriminde oluģturulacak ndeki raporlama mekanizmalarını; izlenebilir, denetlenebilir, kontrol edilebilir ve karar alma süreçlerine katkı sağlayacak Ģekilde raporlanabilir saydam bir ortam haline getirecektir. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde yıllık faaliyet raporları hazırlanır ve web sayfasında yayınlanır. 2.3 STANDART-3: PERSONELĠN YETERLĠLĠĞĠ VE PERFORMANSI Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliģtirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Uygulama: Ġdarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesinin sağlanması için personele göre iģ değil iģe göre personelin atanması sağlanır. Yüksekokulumuz personel ihtiyacı idarenin amaçlarını gerçekleģtirecek doğrultuda mesleki ve teknik personel ihtiyacı belirler ve Rektörlük Makamına sunar. Meslek Yüksekokulumuz Sayfa 8/255

26 personelinin performanslarını iyileģtirmek, hizmet sürecinde etkin ve etkili kılmak amacıyla; yeni politika ve prosedürler hakkında bilgi sahibi olmaları için mesleki yeterlilik ve donanımını arttırmaya yönelik eğitimler verilir. Eğitimler Eğitim Prosedürü (PROİKS004) ne göre yapılır Ġdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin(verimli) ve etkili bir Ģekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Uygulama: Ġdarenin yönetici ve diğer personelinin görevlerini en iyi Ģekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları için her türlü tedbir alınmalıdır. Personelin iģ ve eğitim durumu Eğitim/ Deneyim Tablosu(FORİKS022) na iģlenir Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Uygulama: Görev tanımlarında belirlenen mesleki yeterlilik kriterleri doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik çalıģmalar yapılır Personelin iģe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Uygulama: Personelin iģe alınması ile görevde ilerleme ve yükselme mevzuatı liyakat ilkesi çerçevesinde yapılacak düzenlemelerin personelin iģe alınması iletiģim araçlarıyla duyurulması sağlanacaktır. Belirli aralıklarla personelin eğitim gereksinimleri gözden geçirilmeli ve görev tanımları, iģe alma, eğitim, terfi gibi konuları kapsayan yazılı insan kaynakları politikaları benimsenmelidir. Eğitimler Eğitim Prosedürü (PROİKS004) ne göre yapılır Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Uygulama: Üniversitenin eğitim ihtiyaçları analiz edilerek plan dâhilinde eğitimler yapılacaktır. Eğitimler Eğitim Prosedürü (PROİKS004) ne göre yapılır Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüģülmelidir. Uygulama: Yöneticiler personelin yeterliliği ve performansını, geliģtirmek üzere belirlenecek kriterler çerçevesinde her yılın aralık ayında ve yöneticilerin uygun göreceği diğer zamanlarda da değerlendirerek sonuçları gerekirse personelle karģılıklı görüģülür. Bu ĠĢlem Performans Değerlendirme Formu (FORİKS008) na göre yapılır Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliģtirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliģtirilmelidir. Uygulama: Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personele performansının arttırılması için çözümler üretilmeli gerekiyorsa çeģitli eğitim programlarına Sayfa 9/255

27 katılmaları sağlanır. Yapılan performans değerlendirmelerinde yüksek performans gösteren personel mevzuat çerçevesinde ödüllendirilir. (Yayın teģvik, maaģ vs ) Personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliģkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiģ olmalı ve personele duyurulmalıdır. Uygulama: Ġnsan kaynakları yönetimine iliģkin, yazılı hale getirilen düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletiģim araçlarıyla duyurulacaktır. 2.4 STANDART - 4: YETKĠ DEVRĠ Ġdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: ĠĢ akıģ süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Uygulama: ĠĢ akıģ Ģemalarında, kullanılması gerektiği belirtilen evrakı imzalamaya ve onaylamaya yetkililer belirlenecek ve durum ilgililere bildirilecektir. Her personelin iģ akıģı sırasındaki hiyerarģiyi bilmesi sağlanır. Gümüşhane Üniversitesi İç Kontrol Sistemi İş Akışı Çizim Standartları(DESİKS001) Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Uygulama: Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenir ve ilgililere bildirilir. Gümüşhane Üniversitesi Yetki Devri ve İmza Yetkileri Yönergesine göre bu iģlemler Yetki Devri Formu(FORİKS015) ile yazılı olarak yapılır Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Uygulama: Üniversitemizde yapılacak yetki devirlerinde; sorumluluklar ve yetki sınırları açıkça tanımlanır, devredilen yetkinin; yetki verilen kiģinin tanımlanacak görevine uyumlu olması sağlanır ve yazılı olarak ilgili personele tebliğ edilir. Ayrıca yetkilendirmeler, alınacak kararların ve risklerin önemine göre yapılır. Gümüşhane Üniversitesi Yetki Devri ve İmza Yetkileri Yönergesine göre bu iģlemler Yetki Devri Formu(FORİKS015) ile yazılı olarak yapılır Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Uygulama: Kurumda yetki devri iģlemleri, hiyerarģi ve risk faktörü gözetilerek aynı düzey ve yetkililer arasından en uygun kiģi veya kiģilere yapılmalıdır Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına iliģkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Sayfa 10/255

28 Uygulama: Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akıģı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın geri dönüģ sağlayacağı hususlarına yer verilir. 2.5 RĠSK DEĞERLENDĠRME STANDARTLARI STANDART-5: PLANLAMA VE PROGRAMLAMA Ġdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleģtirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluģturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġdareler, misyon ve vizyonlarını oluģturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Uygulama: Kurumun, misyon ve vizyonunu oluģturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performans göstergelerini ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanacaktır. Stratejik planlama ve performans bütçeleme sistemiyle hem faaliyetlerin hem de bütçenin performansının belirli aralıklarla ölçülmesi, operasyonel ve mali bilgilerin doğruluğunun diğer destekleyici belge ve bilgilerle karģılaģtırılması sağlanmalıdır Ġdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Uygulama: Meslek Yüksekokulumuzun gelecek yıllara iliģkin bütçeleri; hazırlanacak stratejik planda öngördüğümüz misyon, vizyon, amaç ve hedefler ile uyumlu olacak biçimde faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren yıllık performans programlarına dayalı olarak hazırlanacaktır Ġdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Uygulama: Meslek Yüksekokulumuz tarafından hazırlanan birim performans programları Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı tarafından konsolide edilerek idare performans programı oluģturulacak ve üst yöneticiye iletilecektir Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Uygulama: Meslek Yüksekokulumuzun birim yöneticileri, faaliyetlerini ilgili mevzuat, hazırlanacak stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygun olarak gerçekleģtirecektir Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Sayfa 11/255

29 Uygulama: Meslek Yüksekokulumuz görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun Ģekilde hedefler belirleyecek, bu hedefleri personelle paylaģacaklardır Ġdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Uygulama: Birimler hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmasını sağlayacak Ģekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyecektir STANDART-6: RĠSKLERĠN BELĠRLENMESĠ VE DEĞERLENDĠRĠLMESĠ Ġdareler, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini engelleyebilecek iç ve dıģ riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġdareler, her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Uygulama: Kurumun amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için tüm birimlerce yetkili ve yetkin en az 3 kiģiden oluģacak risk belirleme ekibi oluģturulacaktır. Tespit edilen risklerin envanteri çıkarılacak ve süreç bazlı çalıģmalarda uygun kontrol noktalarının oluģturulmasıyla risklerin gerçekleģmesi önlenmeye çalıģılacaktır. Tespit edilen risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik birimlerce önleyici bilgilendirme yapılmalıdır. Risk Analizleri Prosedürü(PROİKS009) ne göre yüksekokulumuzun risk analizleri yapılır Risklerin gerçekleģme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Uygulama: OluĢturulan risk belirleme ekibi tarafından hazırlanan risk değerlendirme raporları ile Ġç Denetim birimince hazırlanan inceleme ve denetleme raporları çerçevesinde yılda en az bir kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalıģmaları yürütülmelidir. Risk Analizleri Prosedürü(PROİKS009) Risklere karģı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluģturulmalıdır. Uygulama: Yapılan risk analiz çalıģmaları sonucunda, risk belirleme komisyonunca, belirlenmiģ olan risklere karģı alınacak önlemler ilgili birimlere gönderilerek, riskleri giderici ve önleyici iģlemlerle ilgili çalıģmalar ve eğitimler yapılmalıdır. Risk Analizleri Prosedürü(PROİKS009) 2.6 KONTROL FAALĠYETLERĠ STANDARTLARI STANDART-7:KONTROL STRATEJĠLERĠ VE YÖNTEMLERĠ Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol stratejisi ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karģılaģtırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Sayfa 12/255