Yerel Kurul Bilgileri

Transkript

1 TurkMSIC 58. Nisan Genel Kurulu/Antalya Nisan 2010 Yerel Kurul Çalışma Raporu Not:Bu form yerel kurulların çalışmalarının diğer yereller tarafından bilinmesi,motivasyona katkıda bulunması,varsa eksikliklerin bilinmesi ve giderilmesi,yönetim kurulu ve diğer yöneticilere fikir vermesi açısından oluşturulmuş olup katılımınız oldukça büyük önem arz etmektedir.ilginiz ve samimiyetiniz için teşekkür ederiz. Yerel Kurul Bilgileri Yerel Kurulun adı: TurkMSIC Başkent Şehri: Ankara Yerel Kurul Başkanının adı: Erencan Gündoğdu Yerel Kurul Başkanının e-posta adresi: Yerel Kurul Başkanının Telefon Numarası: Yerel Kurul Başkanının adresi: Bahçelievler mah. 17. Sokak no:24/7 Çankaya/ANKARA Yerel Kurulunuz 1)Yerel Kurulunuzun çalışma alanlarını aşağıdaki tablodan işaretleyiniz. Çalışma alanının ismi SCOME(Tıp Eğitimi Çalışma Kolu) SCOPE(Staj Değişimi Çalışma Kolu) SCOPH(Halk Sağlığı Çalışma Kolu) SCORA(Üreme Sağlığı HIV/AIDS Çalışma Kolu) SCORE(Proje Değişimi Çalışma Kolu) SCORP(İnsan Hakları ve Barış Çalışma Kolu) Yerel Kurulun Çalışma Durumu (Çalıştığınız alanları X ile belirtiniz) 2)Yerel Kurulunuzun iç işlerini düzenlemek için kullandığınız bir tüzüğünüz var mı? (Eğer varsa raporun sonundaki Ek-1 Yerel Kurul Tüzüğü kısmına ekleyiniz.)

2 Evet var, son hali TurMSIC Başkent Genel Kurulu nda oylanıp resmiyet kazanacaktır. Ek-1 : TurkMSIC Başkent Tüzük 3)Tıp fakültenizdeki öğrencilerin yüzde kaçını temsil ediyorsunuz? %100 4)Yerel Kuruldaki temsiliyetinizi ve fakülteniz öğrencileri tarafından tanınmışlığınızı arttırmak için planlarınız nelerdir? Tüm dönem öğrencilerine TurkMSIC sunumları yapmak, Tanıtıcı broşür ve kitapçıklar bastırmak, Aktivite sayımızı artırmak, Dönem I-II-III öğrencilerinin sene sonu proje sunumlarını içeren Başkent Üniversitesi Tıp Fakültesi XII. Öğrenci Sempozyumunda aktivitelerimizden bahseden bir sunum yapmak 5)Yerel Kurul üyeleriyle düzenli olarak bir araya geliyor musunuz?toplantılarınıza ortalama kaç kişi katılmakta? Ġki hafta aralıklarla düzenli olarak toplantı düzenlemekteyiz. Ortalama katılımcı sayımız ise 20 kişidir. 6)Yerel Kurul başkanı olarak üyelerinizin motivasyonunu arttırmak ve çalışmalarını desteklemek için izlediğiniz yöntemler nelerdir? Çalıştıkları alt komitelerin toplantı tarihlerini hatırlatıyor, problemlerini dinliyor ve çözüm önerileri bulmalarında yardımcı olmaya çalışıyorum. Aktivite ve projelerin organizasyonunda ön sıralarda yer almalarını sağlıyor, bir takım eğitimler veriyorum, raporlama konusunda yardımcı olmaktayım. EĞĠTĠM 1)Yerel Kurulunuzda Proje Üretimini arttırmak konusunda eğitim veriyor musunuz?bu eğitim için Proje Destek Birimi Koordinatöründen yardım alıyor musunuz?(cevabınız evetse belirtiniz) Yerel kurul üyelerinin özellikle son dönemi kapsayan süreçteki yoğun sınav takvimleri nedeniyle genel bir eğitim verilememiştir, ancak mart ayının ikinci yarısından itibaren proje yönetimini de kapsayan bir dizi eğitim verilmesi planlanmaktadır. Proje Destek Birimi Direktöründen herhangi bir yardım talebinde bulunulmamıştır. Yerel kurul öncelikle iç dinamiklerinden, dahilindeki ulusal ve uluslararası eğitmen kadrosundan yaralanacaktır. Gerekli basamaklarda Proje Destek Birimi ile de temaslarda bulunacağız.

3 2)Yerel Kurulunuzda sağlık olayları hakkında eğitim veriyor musunuz?yerel kurul üyeleriniz sağlık olayları hakkında eğitim almak için herhangi bir eğitim programına katılıyorlar mı?(cevabınız evetse belirtiniz) Genellikle yapılacak aktivitelerden önce eğitimler vermekteyiz. Örnek olarak ; Organ Bağışı, Çocuk Etkinlik Topluluğu, Hipertansiyon 3)Yerel Kurulunuzda başka herhangi bir konuda eğitim veriyor musunuz?(cevabınız evetse belirtiniz) TurkMSIC eğitimleri AB Projesi Oluşturma Ġnsan ilişkileri ve beden dili Etkili Konuşma ve hitabet Yakın zamanda verilmesi planlanan eğitimler : handover, verimli toplantı teknikleri, motivasyon, proje yönetimi 4)Sizce TurkMSIC üyesi olan herkesin alması gereken temel eğitimler nelerdir?bu konuda neler yapılabilir? Verimli toplantı teknikleri, takım çalışması, zaman yönetimi, proje yönetimi TurkMSIC eğitmenlerinin bulundukları ile yakın Yerel Kurul lara eğitim verebilmesi için eğitim günlerinin düzenlenmesi PLANLAMA 1)Yerel Kurulunuzun uzun dönem için stratejik planları var mı? (1 yıl, 2yıl veya 5 yıllık)bu planları belirlerken hangi ölçüleri göz önünde bulundurdunuz? (Stratejik planınız mevcut ise Ek-2 yerel kurul stratejik planları bölümüne ekleyiniz) Her dönem seçtiğimiz Yönetim Kurulumuz 1 yıllık planlarını sunmakla yükümlüdürler. Planlamalarımızı yaparken üye sayımız, yerel kurul bütçemiz, katılabileceğimiz aktiviler ve toplantıları göz önüne bulundurduk. Ek TurkMSIC Başkent Stratejik Planı 2)Yerel Kurulunuzun Yıllık Raporu var mı?bu raporu yazılı bir materyal haline getirip tanıtımınızda kullanmayı ve gelecek seneki yönetiminize bırakarak tecrübe akışını sağlamayı düşünüyor musunuz? (Yıllık raporunuz mevcut ise Ek-3 Yerel Kurul yıllık raporu bölümüne ekleyiniz) Her eğitim yılının sonunda Yerel Kurulu n genel sekreteri tarafından tamamlanan eğitim yılına yönelik bir yıllık rapor yazılır. Üniversitemizdeki

4 Danışman öğretim üyemizde ve Yerel Kurul üyelerine bu rapor sunulur. Yeni dönemin yönetim kuruluna bu rapor iletilir. 3)Yerel kurulunuzun aktivitelerini planlarken alt komite direktörlerinin programlarına uyum gösteriyor musunuz?alt komite direktörlerinin çalışma programlarında olmayıp sizin yerel kurul olarak ürettiğiniz herhangi bir aktiviteniz mevcut mu? Cevabınız evet ise ayrıntılarıyla açıklayınız. Aktivitelerimizi planlarken ve uygularken alt komite direktörlerinin belirttikleri zaman araklarına uygun davranmaya özen göstermekteyiz dönemi içerisinde programları aksatmadan uyguladık. Başkent Üniversitesi Küçüklerimizle Etkinlik Topluluğu :2007 yılından beri Yerel Kurulu muz tarafından yürürlükte olan bir projedir. Pediatri servisinde tedavi görmekte olan hastalarla hafta sonları ve önemli günlerde(23 Nisan, 29 Ekim, 30 Ağustos, 31 Aralık gibi) hastalara parti hazırlayarak hastaların moral ve motivasyonları artırmayı amaçlamış ve bu amacına ulaşmakta olan bir projedir. Projemiz kapsamındaki ziyaretlere 2 buçuk yıldır ara verilmeden devam edilmektedir. 4)Aktivite planlamalarınız sırasında alt komite ve destek birimi direktörlerinden destek alabiiyor musunuz?beklentileriniz nelerdir? Materyal ve uygulama metodları konusunda gerekli desteği aldığımıza inanmaktayız. Aktivite programlamaları konusunda daha erken bilgilendirmek, son dakika koşuşturmaları yaşamamak aktivitelerimizden daha fazla verim almamızı sağlayacaktır. ORTAKLIKLAR 1)Yerel Kurulunuz aşağıdaki hangi kurumlarla birlikte çalışıyor?( X ile belirtiniz) Sivil Toplum Kuruluşları X (ONKOD) Üniversite X (Başkent Üniversitesi) Devlet Daireleri Özel Sektör Diğer : 2)Ortak çalıştığınız kurum ve kuruluşlardan nasıl fayda görüyorsunuz?( X ile belirtiniz,ayrıntılarıyla açıklayınız) Maddi destek X : Genel Kurul Toplantılarına ve Ulusal Toplantılara katılım gösterildiğinde katılım ücretleri ve yol masrafları gerekli görüldüğü oranda desteklenmektedir. Döküman(broşür,afiş,klavuz vb) X : Aktivitelerimizde kullanacağımız materyalleri önceden iletildiği zaman basım işlemleri konusunda yardımcı olunmaktadır.

5 Tanıtım materyalleri(anahtarlık,kupa,rozet,flama,dosya vb.) Ġş gücü(eğitmen,çalışan vb.) X : Yapacağımız aktivetelerimizden önce isteklerimiz doğrultusunda öğretim üyelerinden eğitim alınabilmektedir. Yapacağımız aktivitelerin organizasyonunun düzenlenmesinde üniversite personelimiz yardımcı olmaktadır. Diğer : Danışmanlık : Dekanlığımızla iletişimimizin sağlanması, daha sağlam yürümesi amacıyla her yıl bir danışman öğretim üyemiz bulunmaktadır. Dekanlıkla olan yazışmalarımızda bizimle dekanlığımız arasında iletişimi sağlamaktadır. DEĞERLENDİRME 1)Yerel Kurulunuzun uyguladığı programlar için değerlendirme yapıyor musunuz?yöneticilerinizden geri bildirim alıyor musunuz?aldığınız geri bildirimler diğer aktivitelerinizin planlamasında yol göserici oluyor mu?(ayrıntılarıyla açıklayınız) Her aktivite ve toplantıdan sonra bir rapor yazılır ve bu rapor TurkMSIC Başkent üyelerine sunulur. Bu raporda yönetici görüşleri yer almaktadır. Yönetim Kurulu üyeleri ise her aktiviteden sonra aktivite koordinatöründen ve o aktiviteyle ilgili alt komite yöneticisinden geri bildirim almaktadırlar. Aldığımız geri bildirimler sonucunda diğer aktivitelerimizin planlamasında bir önceki aktivitedeki eksiklikleri kapatmaya çalışıyoruz. 2)Yerel kurulunuzun Yöneticileri için değerlendirme yapıyor musunuz?bu değerlendirmeyi yaparken kullandığınız bir form mevcut mu?(cevabınız evet ise Ek-4 Yönetici değerlendirme formu bölümüne ekleyiniz) Yerel Kurul yöneticilerinin kendi aralarında sözlü olarak birbirlerini değerlendirmeleri amacıyla toplantılar düzenlenmektedir. Ayrıca üyelerimizin de yöneticilerle veya diğer üyelerle ilgili problemleri olup olmadığını değerlendirmek için yerel kurul toplantılarımızda bu konu için ayrı bir zaman ayırmaktayız. Yazılı bir yönetici değerlendirme formu kullanmamaktayız. 3)Yerel kurul yöneticileriniz nasıl seçiliyorlar?her senenin sonunda tekrar seçim yapıyor musunuz? Her eğitim-öğretim yılı başında TurkMSIC Başkent Ġc Tüzüğünde belirtilmiş olan kurallar doğrultusunda yönetici seçimlerimizi yapmaktayız.

6 Yönetici seçimlerimiz aşağıda belirtilen basamaklar takip edilerek yapılmaktadır. Bir önceki dönemin Yönetim Kurulu üyelerinden bir tanesi seçilmiş olan Genel Kurul tarihini Yerel Kurul iletişim sunucusu üzerinden paylaşır, yönetici pozisyonlarını bildirir. Adaylar adaylıklarını iletişim sunucusu üzerinden tüm üyelerle paylaşırlar. Genel Kurul tarihi Danışman Hocamıza iletilir ve toplantımıza davet edilir. Genel Kurul sırasında sözlü sunumlar yapılır ve sorulan sorulara cevaplar verilir. Daha önceden hazırlanmış olan oy pusulaları üzerinden kapalı oylamayla yeni dönem yöneticileri seçilir. Yerel kurulunuzun en önemli 3 sorununu işaretleyiniz Sorunlar Finansman Fakültemizdeki öğrencilere ulaşamamak İnternet erişimimizin yetersiz olması İngilizce Üniversite desteği Motivasyon kaybı Yönetim kurulununun yetersiz desteği Alt komite direktörlerinin yetersiz desteği Destek birimi direktörlerinin yetersiz desteği Şehir çinde tanınmama Yerel kurul içi çatşmalar Diğer organizasyonlar ile çatışmalar Diğer X ile belirtiniz Dekanlıkla olan ilişkiler, okulumuzdaki prosedürün ağır işlemesi

7 ***Yerel Kurulunuzdaki sorunların aşılması için neler yapılmalı?ayrıntılarıyla belirtiniz. Daha fazla aktivite ve toplantı yapılarak üyelerin motivasyonlarını kaybetmemeleri için çalışmalar yapılmalıdır. Örnek: Daha fazla eğitim ve proje üretimi Dekanlığımızla olan ilişkiler güçlendirilmelidir, bunun için topluluğumuzun faaliyet çıktıları dekanlıkla paylaşılarak aktivitelerimizin önemi kavratılmalıdır. Yerel Kurulunuzun TurkMSIC üyesi olmasındaki en önemli 3 nedenini işaretleyiniz Nedenler Staj ve proje değişimi ile yurt dışına gidebilme imkanı Sağlık olaylarına olan yoğun ilgi Eğitim İnsan hakları Yeni fikirler Proje üretebilme imkanı Motivasyon Yeni insanlarla tanışmak Diğer X ile belirtiniz X AKTĠVĠTELER Yerel Kurulunuzun geçtiğimiz yarı dönem içerisinde yapmış olduğu aktiviteleri ayrıntılarıyla belirtiniz.

8 Aktivitenin adı Organ Bağışı TurkMSIC Değişim Sınavı Dünya Ġnsan Hakları Günü BUKET Pediatri Servisi ziyaretleri Düzenleyen Birim(Yönetim kurulu,alt komiteler,destek birimleri,diğer) SCOPH SCOPE, SCORE SCORP TurkMSIC Başkent Aktivitenin amacı Katılımcı sayısı Organ Bağışı hakkında halkın bilgi yüzeyinin ölçülmesi ve bilinçlendirilmesi, yeni organ bağışı dönorleri kazanılması TurkMSIC Değişim Programları ile gidecek öğrencilerin seçilmesini sağlamak Dünya Ġnsan Hakları Günü kapsamında üniversitedeki öğrencilerin ve personelin Ġnsan Hakları konusunda bilgi düzeyinin artırılması ve düşüncelerinin alınması Pediatri servisinde tedavi gören çocukların motivasyonlarını yüksek seviyede tutabilmek Birlikte çalışılan organizasyonlar 10 TurkMSIC Hacettepe 78 (95 kişi kayıt yaptırmıştır) Sonuçlar 600 e yakın organ bağışı anketi dolduruldu, aktivite raporu Ulusal Direktöre iletildi Sınava giren öğrenciler sonucunda 16 öğrencinin yerleştirilmesi yapılmıştır. 16 kişiden 13 tanesi SCOPE, 3 tanesi SCORE programlarıyla yerleştirilmiştir. 200 Ulusal Direktörümüz tarafından hazırlanan broşürler dağıtıldı ve yapılan sunumlar aracılığıyla Ġnsan Hakları konusunda bilgi düzeyi Artırıldı Her hafta sonu 5 kişi Pediatri Servisinde yatan çocuklara düzenli ziyaretler yapılarak moralleri yüksek tutulmuştur Dünya AIDS Günü SCORA AIDS ve HIV ile üniversitemizdeki öğrencilerin ve personelin bilgi düzeyinin ölçülmesi, bilinçlendirilmesi adet anket katılımcılar tarafından doldurulmuş, LORA M. Hande Gölgeli tarafından anketler

9 değerlendirilmiştir. Ulusal Direktör tarafından gönderilen materyallerin dağıtımı sağlanmış ve bilinç düzeyi artırılmıştır. DÜŞÜNCELERİNİZ 1)Herhangi bir yorum/öneri/soru: Oldukça ayrıntılı ve nitelikli bir form düzenlenmiş teşekkür ederim. 2)Bu raporu nasıl geliştirmeliyiz? Ġçerik oldukça güzel ancak form internet üzerinden doldurulabilecek bir forma dönüştürülebilir. Ek-1:Yerel Kurul Tüzüğü Ek-2:Yerel Kurul Stratejik Planları Ek-3:Yerel Kurul Yıllık Raporu Tarih