- Teaching Staff Mobility Statistics Staff Training Mobility Statistics Introduction 37 - Student Mobility Statistics 37

Transkript

1

2

3 İÇİNDEKİLER Takdim 2 Önsöz 4 Dış İlişkiler Ofisi - Tanıtım 6 - Yönerge 10 - Danışma Kurulu ve Alt Birim Tem İletişim 16 - Çalışanlar 18 İkili Protokoller - Tanıtım 19 - İkili Protokol Yapılan Üniversiteler 20 - İkili Anlaşama Faaliyetleri 22 - Ortak Konferanslar 22 - Yaz Okulları 22 - Eğitim programları (pax, doktora) 24 - Pratik Türkçe Kış Okulları 24 - Tıp Öğrencileri Stajları 26 - Ziyaretçi Öğretim Üyesi Hareketliliği 26 - ESRUC (Avrasya İpekyolu Üniversiteleri Toplantısı) 26 Erasmus - Tanıtım 28 - Erasmus Anlaşması Olan Üniversiteler 30 - Öğrenci Hareketliliği İstatistikleri 33 - Öğretim Üyesi Hareketliliği İstatistikleri 33 - Staj ve personel Hareketliliği İstatistikleri 34 Farabi - Tanıtım 36 - Öğrenci Hareketliliği İstatistikleri 36 - Öğretim Üyesi hareketliliği İstatistikleri 36 Gençlik Programları - Tanıtım 38 - Projeler ve Bütçleri 38 Bologna Süreci - Tanıtım 40 - BEK (Bologna Eşgüdüm Komisyonu) 44 - Yapılanlar 46 - Yapılacaklar 46 Amerikan Bilgi Bürosu - Tanıtım 47 Dış İlişkiler Ofisleri ile ilgili öneriler 47 CONTENTS Preface 3 Foreword 5 Office of International Affairs - Introduction 7 - The Guideline 11 - Advisory Committee and Sub Unit Rep Contact 17 - Staff 18 Bileteral Agreements - Introduction 19 - Universities with Signed MoU s 21 - Bileteral Agreements Activities 23 - Joint Conferences 23 - Summer Schools 23 - Educational Programs 25 - Practical Turkish Winter Schools 25 - Internship for Medical Students 27 - Mobility of Visiting Scholars 27 - ESRUC (Eurasian Silk Road Universities Convention) 27 Erasmus - Introduction 29 - Universities with Erasmus Agreement 30 - Student Mobility Statistics 33 - Teaching Staff Mobility Statistics 33 - Staff Training Mobility Statistics 34 Farabi - Introduction 37 - Student Mobility Statistics 37 - Teaching Staff Mobility Statistics 37 Youth Programs - Introduction 39 - Projects and Their Budgets 39 Bologna Process - Introduction 41 - BCC (Bologna Coordination Comission) 45 - Accomplished so far 46 - To be Accomplished 46 American Corner - Introduction 47 Suggestions Related to Offices of International Affairs 48

4 Takdim 4 Atatürk Üniversitesi Dış İlişkiler Ofisi, üniversitemizin dışa açılan penceresidir. Dışa açılma, üniversitenin uluslararasılaşmasının ve kalite güvencesinin en önemli unsurlarından biridir. Dış İlişkiler Ofisi, yönergesi çerçevesinde belirlediği yapılanma ve faaliyetleri itibariyle çok geniş bir yelpazede sorumluluklar üstlenmiştir. Yabancı üniversitelerle ikili anlaşmalar, ikili anlaşmaların gereği olarak yapılan ortak çalışmalar, Erasmus hareketliliği, Gençlik projeleri ve Farabi hareketliliği rutin olarak yapılan faaliyetleri içerisinde yer almaktadır. Bunlara ilave olarak, Üniversitemizin Bologna Süreci faaliyetleri de bu birimin koordinatörlüğü ile yürütülmektedir. İkili anlaşmalar, Erasmus ve Farabi gibi temelde ulusal ve uluslararsı hareketliliğe ve değişime hizmet etmektedir. Bu hareketlilikler ve değişim üniversitemizin tanınır ve rekabet edebilir bir üniversite olma yönünde önemli katkıları olmaktadır. Ayrıca, yükseköğretimde eğitim reformunun adı olan Bologna Sürecinin üniversitemizde uygulanmasının sürekliliğine ve içselleştirilmesine büyük önem vermekteyiz. Bu anlamda Dış İlişkiler Ofisinin faaliyetlerinin nicel ve nitel olarak artırılmasının üniversitemizin gelişmesine önemli katkılar sağlayacaktır. Dolayısıyla bu faaliyetlerin daha etkin bir şekilde yürütülmesi için imkanlarımız ölçüsünde her türlü desteği üniversite üst yönetimi olarak veriyoruz. Dış İlişkiler Ofisini tanıtan bu kitapcığın, ofisin bu faaliyetlerinden yaralanma arzusunda olanlara yararlı olmasını diliyor, Dış İlişkiler Ofisimizin bu noktaya gelmesinde emeği geçenlere teşekkür ediyorum. Prof. Dr. Hikmet Koçak Rektör

5 Preface The Office of International Affairs at Atatürk University is an outreach to international relations at our university. This is one of the most important elements for the internationalization and quality assurance of a university. The office within its guideline, has taken on a wide range of responsibilities in terms of structure and activities. Memorandum of understandings, joint studies arising from these agreements, Erasmus mobility, youth projects and Farabi mobility are within the routine activities which take place. In addition to this, the Bologna Process activities of our university are also carried out at the office. Memorandum of understandings, Erasmus and Farabi mobility s, which fundamentally serve towards national and international mobility and exchange, have positive contributions towards the steps on making our university a renowned and competitive university. Moreover, we attach great importance to the constant implementation and internalization of the Bologna Process at our university, which is the name of reform in higher education. We believe that there will be an important contribution to the development of the university by increasing the quantities and quality of activities of the office of international affairs; therefore as senior management of the university we are providing every support for the effective application of activities. I hope that this booklet, which introduces the office of international affairs and its activities, will be of great use to those who wish to participate in the mentioned activities and thank those who have contributed to bringing the office of international affairs to its current state. Prof. Dr. Hikmet Koçak Rector 5

6 Önsöz 6 Günümüzde üniversiteler değerlendirilirken, eğitim, araştırma ve halka dönük hizmetleri yanında uluslararasılaşmak en önemli kriter olarak ele alınmaktadır. Uluslarasılaşmaya ölçü olacak bilgileri almak için üniversitenizde ne kadar uluslararsı öğrenci ve öğretim üyesi var, ne kadar kendi öğrenci ve öğretim elemanınızı yurtdışına gönderiyorsunuz, yabancı dilde eğitim veren programlarınız ve dersleriniz var mı ve yabancı üniversitelerle ortak program ve projeler yapıyormusunuz sorularına muhatap oluyorsunuz. Atatürk üniversitesi bu soruların bir kısmına rakamlar düşük olsa da evet cevabı verebilir. Ancak, soruların tümüne yüksek rakamlarla evet cevabı verecek bir Atatürk Üniversitesi hedeflenmelidir. Bu hedefe ulaşmak uzun bir zaman dilimini gerektirmesine rağmen, bu zamanı kısaltmak için bulunulan noktadan hızlı adımlar atarak başlamak gerekiyor. Atatürk Üniversitesinin uluslarasılaşma faaliyetlerine kurumsal bir zemin hazırlamak için ilk olarak Dış İlişkiler Ofisi fiziksel anlamda ayrı bir birim haline getirildikten sonra, ofisin yapılanmasını ve faaliyetlerini çerçeveleyen bir yönerge hazırlandı ve senatoda kabul edildi ve ofisin web sayfası hizmete girdi. Mevzuata ve temayüllere rağmen ofiste esnek bir iş ortamı kurmayı ve ekip ruhuyla çalışmayı ofisteki arkadaşlarımızla prensip edindik. İki yıllık dönem içerisinde, ikili anlaşmalar ve bunların gereği olan faaliyetler, Erasmus hareketliliği, Farabi hareketliliği, Bologna Süreci, Amerika Bilgi Bürosu, diğer AB programları ve uluslararası yaz ve kış okulları gibi temel faaliyetlerimizi geliştirerek etkin bir şekilde yürüttük. Ayrıca, uluslarasılaşmaya çok önemli katkıları olacak Bologna Sürecini de Ofis olarak koordine etmeye başladık. Önümüzdeki dönemde bu faaliyetlerimiz, oluşturulan bu alt yapı ve birikimler kullanılarak gelişecektir. Dış İlişkiler Ofisinin faaliyetlerinden yararlanma arzusunda olan öğrenci ve öğretim elemanlarına ofisimizle ilgili detaylı bilgi vermek, çeşitli etkinliklerde ofisimizi iyi bir uygulama örneği olarak tanıtmak ve derli toplu bir faaliyet raporu olarak ilgililere ve yetkililere sunmak için hazırladığımız bu kataloğun ofisin kurumsallaşmasına da önemli bir katkısı olacaktır. Bu anlamda kataloğun faydalı olmasını diliyor, Atatürk Üniversitesinin ululararasılaşma misyonuna katkıda bulunmak için ekip ruhuyla çalışan ofis arkadaşlarıma teşekkür ediyorum. Prof. Dr. Fahri Yavuz Rektör Danışmanı & Dış İlişkiler Koordinatörü

7 Foreword In the present time, during the evaluation of universities, internationalization is considered the most significant criterion alongside education, research and community based services. When internationalizing you come across questions such as how many international students and teaching staff do you have at your university, how many of your own students and teaching staff do you send abroad, do you have programs and courses in foreign languages and do you have joint programs and projects with international universities? Even if the figure is low, Ataturk University is able to answer yes to some of these questions. However, it is necessary to aim for an Ataturk University which can reply yes with high figures to all the questions. Even though it will take a long period of time to reach this goal, taking large steps from the current position will shorten this period. Atatürk University firstly, in the name of internationalizing, physically separated the office of international affairs as a separate entity. Crucial steps towards institutionalizing were taken, such as an office guideline, which borders the structure and activities of the office was passed by the university senate and a functional and informative web site was formed. Despite the regulations and standard practice, our team at the office has made it a rule to establish a flexible work place and to work as a team. Within these two years we have effectively carried out and expanded our main activities such as bilateral agreements and the workload these bring with them, Erasmus mobility, Farabi mobility, Bologna Process, American Corner, other EU Programs, international summer and winter schools. In addition, we have also commenced the coordination of the Bologna Process at the office, which will have an important contribution to internationalizing. These activities will be improved in the following period by using the built infrastructure and accumulations. This booklet, which we have prepared in order to present detailed information to students and teaching staff who wish to take advantage of the activities carried out at the office of international affairs also introduces our office as a good example in terms of the application of various activities, and also is a presentation of an orderly activity report for those interested and authorized. In this respect, I hope that this catalogue is beneficial and thank my friends at the office, who have worked as a team to contrbute the mission of internationalization at Atatürk University. Prof. Dr. Fahri Yavuz Advisor to Rector & Head, Ofice of International Affairs 7

8 Dış İlişkiler Ofisi Tanıtım 8 Atatürk Üniversitesi Dış İlişkiler Ofisi, 1995 yılında rektörlüğe bağlı bir birim olarak Üniversitenin yurtdışı üniversitelerle olan ilişkilerini düzenlemek ve uluslararası projeleri koordine etmek amacıyla Dış İlişkiler Koordinatörlüğü adı ile kurulmuştur. Üniversite senatosunun tarih ve 1/6 nolu kararıyla Dış İlişkiler Ofisi Kuruluş, İşleyiş ve Görev Yönergesi kabul edilerek yürürlüğe girmiştir. Bu yönergeyle kurulan Dış ilişkiler Ofisinin Faaliyet alanı genişletilmiş, birim organları olarak Koordinatör, Danışma Kurulu ve Alt Birim Temsilcileri belirlenmiştir. Dış İlişkiler Ofisinin misyonu; Üniversite öğrencilerinin ve öğretim elemanlarının eğitim araştırma faaliyetlerinde uluslararası deneyim kazanmalarını sağlamak, yabancı üniversitelerden gelen öğrenci ve bilim insanlarının Üniversite ile bütünleşmelerine yardımcı olmak ve uluslararası program ve projelerden azami ölçüde yararlanarak hem üniversitenin hem de yörenin gelişmesine katkıda bulunmaktır. Bu çerçevede ofisin vizyonu ise; Üniversitenin ulusal ve uluslararası camia ile etkin bir iletişimini temin etmek için dünyadaki en iyi fırsatlara ilişkin bilgi akışını sağlamak ve bunlardan nasıl yararlanılacağı konusunda uzmanlık hizmeti vermektir. Ofis aktif olarak dünyadaki üniversitelerle işbirliği anlaşmaları yapmak, bu işbirliklerinin gereği olan faaliyetlerin en yoğun bir şekilde sürdürülmesine katkıda bulunmak, Erasmus gibi öğrenci ve öğretim üyesi değişim programlarından azami miktarda yararlanarak Üniversite de uluslarasılaşmayı artırmak için çaba göstermektedir. Bu bağlamda her yıl yaz okulları düzenlemekte ve belli programlar çerçevesinde dünyanın değişik bölgelerindeki üniversiteler ziyaret edilmektedir. Ayrıca, Avrupa Birliği Eğitim ve Kültür Programlarına özel bir önem vererek bu alandaki faaliyetlerini en etkin bir şekilde sürdürmektedir. Ayrıca, Üniversitenin önündeki en önemli çalışmalardan biri olan Bologna Süreci faaliyetlerini de ofis bünyesinde oluşturduğu Bologna Eşgüdüm Komisyonu (BEK) yürütmektedir. İkili ilişkiler kapsamında, daha önceleri Çin, Tayvan, Malezya, İran, Azerbaycan ve Gürcistan da 22 üniversite ziyaret edilerek anlaşma yapılan 10 üniversiteye ilave olarak yılında Güney Asya, Orta Doğu, Kafkaslar, Orta Asya ve Avrupa dan yaklaşık 20 üniversite ile ikili anlaşmalar, Üniversite miz tarafından düzenlenen Avrasya İpek Yolu Toplantısı sırasında imzalanmıştır. Sayısı 43 olan bu anlaşmalarda öğrenci ve öğretim üyesi değişimi öne çıkarken akademik ortak programların da oluşturulması vurgulanmıştır.

9 The Office of International Affairs the maximum. Within this framework, the vision of the Office of International Affairs is to provide a flow of information of the best opportunities to the university in order to obtain effective communication with the international and national communities and its aim is to give expert advice on how to benefit from these opportunities. Introduction The Office of International Affairs was established in 1995 under the name of Office of External Relations Coordinator within the structure of the President s Office in order to organize the relations between Ataturk University and international universities, and to coordinate international projects. It has become valid by the decision of university senate accepting its Establishment, Function and Task Guideline dated and No.1/6. Restructured with this guideline, its area of activities was widened and an Institutional Coordinator, Advisory Committee and sub-unit representatives were defined. The mission of the Office of International Affairs is to provide university students and teaching staff international experience in training and research activities, help incoming international students and scientists to integrate with Ataturk University and contribute to the development of both university and the region as well by taking advantages of international programs and projects to The Office of International Affairs demands to coordinate Ataturk University s collaborations with universities around the world, to contribute the continuation of these collaborations activities densely, to profit by students and teaching staff mobility programs such as Erasmus to the maximum. Within this context, it organizes summer school and universities from different regions are visited for particular programs. The Office of International Affairs gives peculiar importance to European Union Education and Culture Programs and maintains the activities in this area in an active way. Formed by the Office of International Affairs, Bologna Coordination Commission carries out activities towards Bologna Process which is one of the most important workouts of the university. In addition to 10 collaborated universities in the past visits to 22 universities in China, Taiwan, Malaysia, Iran, Azerbaijan and Georgia within the scope of international links; new agreements were signed in academic year with 20 universities of South Asia, Middle East, Caucasus, Central Asia and Europe during ESRUC Eurasia Silk Road Universities Convention Meeting organized by our university. In the total of 43 agreements, the effectuation of joint academic programmes was emphasized while the student and teaching staff mobility came into prominence. 9

10 AB Eğitim ve Kültür Programları çerçevesinde Erasmus değişim programından Öğretim yılında giden öğrenci 59, gelen öğrenci 8, giden öğretim üyesi 10 ve gelen öğretim üyesi 13 olmuştur öğretim yılında kesin olmamakla beraber yaklaşık 72 giden öğrenci olacaktır. Gelen öğrenci, giden öğretim üyesi ve gelen öğretim üyesi sayıları eğitim döneminde netleşecektir. Bu yıl ilki 1-12 Mart 2010 tarihlerinde yapılan ve 6 ülkeden 29 öğrencinin katıldığı Türkçe Kış Okulu Programı yapıldı. Okudukları üniversitelerde Türkçe Bölümlerinde okuyan bu öğrenciler, iki haftalık sürede Türkçe pratiklerini geliştirdiler. Dört yıldan beri devam etmekte olan yaz okulu programları çerçevesinde 5-16 Temmuz 2010 tarihlerinde 2 haftalık olarak düzenlenen IV. Kültürler Arası Köprü adı verilen yaz okuluna 6 ülkeden 41 öğrenci katıldı. Türkçe eğitimi, Türkiye nin, Bölgenin, Erzurum un ve Üniversitensin tanıtıldığı faaliyetlerinin yanında ortak bilimsel konularda sınırlı sayıda ders verilmiş ve öğrenciler ilgili oldukları fakülteleri daha yakından tanımışlardır. İki haftalık programda yabancı öğrencilerde çok iyi bir izlenim bırakılması sağlanmış, kendi aralarında diyalog ortamı oluşmuş ve sonuç olarak yaz okulu amacına başarıyla ulaşmıştır. Ofis in misyon, vizyon ve faaliyet alanları çerçevesinde Eğitim Döneminde iki yıllık deneyim ve birikime dayalı olarak faaliyetlerimizin sayısı, kalitesi ve alanı artarak devam edecektir. Yani Üniversite nin uluslararasılaşmasını artırma hedefi doğrultusunda tüm fırsatları en son noktasına kadar değerlendirmektedir. Farabi değişim programı çerçevesinde çok sayıda üniversite ile genel anlaşma imzalanmış, yeni bir program olmasına rağmen, ilk yıl olan öğretim yılında giden öğrenci sayısı 13, gelen öğrenci sayısı 5 ve giden öğretim üyesi sayısı 3 olmuştur. Bu sayılar yılında daha fazla olacaktır öğretim yılı bahar döneminde kesin olmamakla birlikte giden öğrenci 15, gelen öğrenci 25 ve giden öğretim üyesi sayısı 1 olacaktır. 10 Dış İlişkileri Ofisi ve çalışanları, üniversitenin ESRUC, Uluslararsı Üniversite Fuarlarına katılım ve Yabancı Öğrenci alımı gibi faaliyetlerine de önemli katkılarda bulunmaktadır.

11 Turkish Language. The students were taught a limited number of joint scientific issues and closely acquainted with the faculties they attend to. In this 2 week program a positive and effective impress was obtained and intercommunication of students among themselves was formed. In the end, the summer school achieved its goal successfully. In academic year there were 59 outgoing students, 7 incoming students, 10 outgoing staff and 13 incoming staff within the framework of Erasmus Exchange Program, one of the EU Education and Cultural Programs, at Ataturk University. Not defined exactly it is supposed that there will be about 72 outgoing students in academic year. The number of incoming students and incoming/outgoing staff will be clearer in the next semester. Within the framework of Farabi Exchange Program, a large number of agreements with national universities were signed although it is a new program. In academic year there were 13 outgoing students, 5 incoming students and 3 outgoing staff for the first time. Our aim is to raise these numbers in academic year. Not defined exactly, 15 outgoing students, 25 incoming students and 1 outgoing staff exchanges are expected in spring semester. The Office of International Affairs and staff members make important contributions to the of Ataturk University s activities and programs such as ESRUC - Eurasia Silk Road Universities Convention Meeting, International Universities Fair and international student intake. The first Winter School Practical Turkish Language Course was held between the dates of 1-12 March 2010 in which 29 international students participated from 6 countries. The students attending to the departments related to Turkish or Turkish culture improved their Turkish practise in 2 weeks. For the 4th year of ongoing summer school programs, IV. Bridging Cultures was held as a 2 week program between the dates of 5-16 July 2010 in which a total of 41 students participated from 6 countries. It was mostly be towards introducing Turkey, Erzurum, our university, the In the scope of office s mission, vision and activities, based on our 2 year experience and saving; in year academic the number, the quality and the area of our activities will continue to be heightened. In other words, towards the goal of increasing the internationalization of the university, it evaluates all the opportunities at highest. 11

12 Yönerge 12 Dayanak MADDE 1 Bu Yönerge 2547 sayılı Kanunun değişik 7/d 2 maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 2 Yönergede Dış İlişkiler Ofisi için Ofis, Dış İlişkiler Ofisi Koordinatörü için Koordinatör, Atatürk Üniversitesi için Üniversite, Atatürk Üniversitesi Rektörü için Rektör kelimeleri kullanılacaktır. Uluslararası yazışmalarda bu birimin İngilizce adı "Office of International Affairs" olarak geçecektir. Amaç ve Kapsam MADDE 3 Amaç: Bu yönergenin amacı, Üniversitenin ulusal ve uluslararası ilişkilerinin ikili anlaşma, program ve projeler çerçevesinde başlatılmasına zemin hazırlamak, bu ilişkileri başlatmak, yürütmek ve geliştirmek üzere Rektörlüğe bağlı olarak kurulan Dış İlişkiler Ofisinin kuruluş, işleyiş ve görev esaslarını düzenlemektir. Kapsam: Yönergenin 5. maddesinde açıklanan faaliyetlerin yürütülmesi ile ilgili kurumsal düzenlemeleri kapsar. Misyon ve Vizyon MADDE 4 Ofisin misyonu; Üniversite öğrencilerinin ve öğretim elemanlarının eğitim araştırma faaliyetlerinde uluslararası deneyim kazanmalarını sağlamak, yabancı üniversitelerden gelen öğrenci ve bilim insanlarının Üniversite ile bütünleşmelerine yardımcı olmak ve uluslararası program ve projelerden azami ölçüde yararlanarak hem üniversitenin hem de yörenin gelişmesine katkıda bulunmaktır. Ofisin vizyonu; Üniversitenin ulusal ve uluslararası camia ile etkin bir iletişimini temin etmek için dünyadaki en iyi fırsatlara ilişkin bilgi akışını sağlamak ve bunlardan nasıl yararlanılacağı konusunda uzmanlık hizmeti vermektir. Ofisin Faaliyet Alanları MADDE 5 Ofis, bu yönergenin 4'üncü maddesinde belirtilen misyon ve vizyon doğrultusunda aşağıdaki faaliyetlerde bulunur; a) Üniversitenin ihtiyaçları ve potansiyeli dikkate alınarak yabancı üniversitelerle aşağıda hedefleri gerçekleştirmek üzere işbirliği kurmak, geliştirmek ve sürdürmek: - Öğrenci değişimi - Öğretim elemanı değişimi - Ortak program, proje, araştırma ve toplantı - Diğer alanlarda karşılıklı işbirliği b) Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığının koordine ettiği başta Erasmus olmak üzere tüm program ve projeleri Üniversite adına yürütmek. c) Ulusal veya uluslararası projeler konusunda bilgi akışı sağlamak, Üniversitedeki öğretim elemanlarının proje üretmesine ve/veya bu projelerde yer almasına yardımcı olmak gerektiğinde bu projeleri bizzat yürütmek. d) Bologna süreci çerçevesinde Avrupa Kredi Transfer Sistemi (AKTS) ve Diploma Eki (DE) için gerekli çalışmaları sürdürerek Üniversitenin AKTS Etiketi (ECTS Label) ve DE Etiketi (DS Label) almasını ve AB'de tanınır bir üniversite olmasını sağlamak amacıyla gerekli çalışmaları yürütmek. e) Uluslararası proje, program, seminer, kurs, yaz okulu ve benzeri fırsatları üniversitedeki öğrenci ve öğretim elemanlarına duyurmak amacıyla tanıtım toplantıları düzenlemek, tanıtıcı bildiriler dağıtmak, web sayfasından duyurmak, ilanlar asmak ve/veya e-posta göndermek. f) Avrupa Birliği Eğitim Programları ve Üniversite kaynaklarından yararlanarak yurtdışı eğitim ve araştırma programlarına katılacak öğretim elemanlarına yardımcı olmak için gerekli düzenlemeleri yapmak ve yürütülmesini sağlamak. g) Avrupa Birliği Eğitim Programları için Üniversiteye azami ödeneğin ayrılmasını sağlamak ve ödeme ve harcamaların planlamasını yapmak. h) Uluslararası protokol yazışmalarını üniversite adına hazırlamak ve yurtdışı ziyaretlerini planlamak. i) Ulusal ve uluslararası eğitim ve tanıtımla ilgili fuar ve etkinlikleri takip etmek, düzenlenmesine

13 The Guideline Terms CLAUSE 1 This guideline has been prepared according to the diverse 7/d-2 clause set under the terms of law No Definitions CLAUSE 2 The word Office for the Office of International Affairs, Coordinator for the Coordinator of the Office of International Affairs and President for the President of Ataturk University will be used. The English name for this unit during International correspondence will pass as Office of International Affairs. Purpose and Extent CLAUSE 3 Purpose: The purpose of this guideline is to regulate the principals of establishment, operation and duty of the Office of International Affairs, which has been established under the Presidents Office so as to prepare a base for bilateral agreement, program and projects within the frame of the university s National and International affairs, to initiate, execute and develop these affairs. Extent: Covers institutional regulations relating to the execution of activities disclosed in clause 5 of the guideline. Mission & Vision CLAUSE 4 Mission of the office; to provide university students and teaching staff International experience in training and research, help incoming foreign students and scientists integrate with the university, take maximum advantage of programs and projects, and to contribute to the development of the region. The vision of the Office of International Affairs; to provide information relating to the worlds best opportunities in order to ensure the university s effective communication with National and International communities and to provide expertise on the issue of how to benefit from these. Fields of Activities in the Office CLAUSE 5 The office executes activities given below, in direction with the mission and vision stated in clause 4 of the guideline; a) Achieve the objectives set out below so as to establish cooperation, development and sustainability with International universities while taking into account the university s requirements and potential. - Student mobility - Teaching Staff mobility - Joint program, project, research and meeting - Reciprocal cooperation in other fields b) Carry out all programs and projects which are coordinated by The Center for EU Education and Youth Programs on behalf of the university, foremost Erasmus. c) Provide information on National and International projects, to help teaching staff in producing projects or taking part in these projects and to personally carry out these projects when necessary. d) Obtain the ECTS Label and DS Label by maintaining necessary studies for the European Credit Transfer System and Diploma Supplement, within the frame of the Bologna Process and carry out necessary studies so as for the university to be recognized by the EU. e) Organize introductory seminars with the aim of broadcasting International projects, programs, seminars, courses, summer school and similar opportunities to the students and teaching staff of the university. Distribute introductory bulletins, make announcements through the website, hang notices and send via . f) Carry out arrangements necessary for determining teaching staff that shall participate in International training and research programs, with the benefit of resources of the EU training programs and the University, g) Provide the allocation of the maximum fund for the University for EU Training Programs and 13

14 yardımcı olmak ve bu tür faaliyetleri planlamak. j) Uluslararası değişim programlarına katılacak öğrenci ve öğretim elemanlarından ihtiyaç duyanlara kısa dönemli yabancı dil eğitiminin verilmesi için ilgili birimlerle işbirliği yapmak ve oryantasyon programları düzenlemek. k) Yabancı üniversitelerden gelecek öğrenci ve öğretim elemanlarının konaklama ihtiyaçlarının karşılanması için gerekli düzenlemeleri yapmak ve oryantasyon programları düzenlemek. l) YÖK tarafından uygulanması planlanan Ulusal Değişim Programı (UDEP) çerçevesinde yurt içindeki yüksek öğrenim kurumlarıyla işbirliği yaparak öğrenci ve öğretim elemanı hareketliliğini sağlamak ve ortak eğitim, araştırma ve toplumsal hizmet projelerinin planlanmasına ve yürütülmesine katkıda bulunmak. m) Üniversitede yapılacak üniversitelerarası etkinliklere yönelik programların hazırlanmasına destek olmak, yapılacak gönüllü eğitimi faaliyetlerine katkıda bulunmak ve gerçekleşme sürecinde üniversitenin ev sahipliğini en iyi şekilde yerine getirmesi için gerekli görülen çalışmalar yapmak. Organlar MADDE 6 Birimin organları şunlardır: a) Koordinatör b) Danışma Kurulu c) Alt Birim Temsilcileri Koordinatör ve Alt Birim Temsilcileri MADDE 7- faaliyetleri yürütür ve faaliyetlerle ilgili olarak koordinatöre bilgi verir ve onayını alır. Koordinatör görevi başında bulunmadığı zamanlarda koordinatörün belirleyeceği alt birim temsilcilerinden birisi Rektörün onayı alınarak vekâleten görevlendirilebilir. Dış İlişkiler Koordinatörünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 8- Koordinatörün görevleri şunlardır: a) Ofisin faaliyet alanları çerçevesinde üniversitenin uluslararası ilişkilerini koordine etmek, b) Danışma kurulunu toplamak, gündemi hazırlamak ve toplantıya başkanlık etmek, c) Alt Birim Temsilcilerinin koordinasyonunu ve etkin çalışmasını sağlamak, d) Yılsonu çalışma raporlarını ve yeni çalışma programını danışma kurulu ile birlikte hazırlayarak Rektörlüğe sunmak. Danışma Kurulu MADDE 9- a) Danışma Kurulu, koordinatör, birim temsilcileri ve birimde çalışan uzmanlardan oluşur. Arzu ettiklerinde Rektör ve/veya Rektör Yardımcıları danışma kurulu toplantılarına katılırlar. b) Danışma Kurulu ayda en az bir defa toplanır. Koordinatör gerekli gördüğü durumlarda Danışma Kurulunu toplantıya çağırır. c) Danışma Kurulu toplantısına üst üste üç defa özürsüz katılmayan alt birim temsilcisinin görevi kendiliğinden sona erer. 14 a) Koordinatör, yabancı dil bilen ve uluslararası deneyimi olan Üniversite öğretim üyeleri arasından iki (2) yıl süre için Rektör tarafından görevlendirilir. Süresi biten koordinatör tekrar görevlendirilebilir. Süresi dolmadan ayrılan koordinatörün yerine Rektör tarafından aynı şekilde görevlendirme yapılır. b) Koordinatör, yabancı dil bilen ve uluslararası deneyimi olan öğretim üyeleri arasından birim temsilcilerini seçer ve iki (2) yıllığına görevlendirilmeleri için Rektöre öneride bulunur. Süresi dolmadan görevinden ayrılan alt birim temsilcisinin yerine aynı şekilde bir başka öğretim üyesi görevlendirilir c) Alt Birim Temsilcileri, atandığı alt birim ile ilgili Danışma Kurulunun Görevi MADDE 10- Danışma Kurulunun görevi, ofisin iyi yönetimi, etkin çalışması ve faaliyetlerinin geliştirilmesi için fikir üretmek, bu fikirleri müzakere etmek ve öneriler sunmaktır. Alt Birimler MADDE 11- a) Koordinatör, bu yönergenin 5'inci maddesinde belirtilen faaliyetleri gerçekleştirmek ve daha etkin bir çalışma ortamı sağlamak için ofis bünyesinde Rektörün onayı ile alt birimler oluşturabilir. b) Alt birimlerin sayısı, görevleri, çalışma usul ve esasları Koordinatörün önerileri doğrultusunda Rektör tarafından belirlenir.

15 planning of payments and expenditures. h) Carry out International protocol correspondences on behalf of the University and organize International visits and/or actualize. i) Participate and assist in organizing expositions and activities relating to National and International training and introduction. Plan and carry out activities such as these which are to be held at the University. j) Collaborate with related units regarding student and teaching staff that will participate in International exchange programs and require short term foreign language training and organize orientation programs. k) Make necessary arrangements for incoming students and teaching staff from International Universities and organize orientation programs. l) To provide, with the collaboration of other higher education institutions, student and teaching staff mobility within the frame of the National Exchange Program, which is planned to be executed by the Council of Higher Education? m)to support the preparation of programs held at the university towards activities held between universities, contribute to voluntary training activities to be held and carry out the necessary studies during the actualization process in order for the university to fulfill being a host in the best possible way. Branches CLAUSE 6 The Branches of the Unit are: a) Coordinator b) Advisory Committee c) Sub Unit Representatives Coordinator and Sub Unit Representative CLAUSE 7 a) A coordinator is assigned by the President for a period of two (2) years from among the members of university teaching staff that speaks a foreign language and has International experience. b) The coordinator chooses and presents the proposals of unit representatives to the president from among teaching staffs which speak a foreign language and have International experience so as to be assigned for a period of two (2) years. In the case of a sub unit representative departing from their position before their time they are replaced in the same way by another member of teaching staff. c) Sub unit representatives carry out activities relating to the sub unit they are assigned, update the coordinator and receive approval on related activities. A sub unit representative, with the approval of the President, can be assigned by the coordinator by proxy when the coordinator is away from their duty. Coordinator of the Office of International Affairs: Duty, Authority and Responsibility CLAUSE 8 The duties of the Coordinator are: a) To coordinate International Affairs of the university within the fields of activity of the office. b) To assemble the advisory committee, prepare an agenda and preside a meeting. c) To provide the coordination of sub unit representatives and its effective practice. d) Present to the President end of year study reports and a new study program, both prepared along with the advisory committee. Advisory Committee Clause 9 a) The advisory committee consists of the coordinator, unit representatives and the specialists employed at the unit. The President and/or Vice Presidents can whenever they wish participate in the advisory committee meetings. b) The advisory committee will meet no less than once a month. The coordinator can call the advisory committee to a meeting in situations whenever seen necessary. c) The duty of a sub unit representative, who fails to attend an advisory committee meeting on 3 consecutive occasions unexcused, is terminated. The Duty of the Advisory Committee CLAUSE 10 The duty of the advisory committee is good administration of the office, work effectively and put forward ideas so as to develop its activities, and to discuss these ideas and present suggestions. Sub Units CLAUSE 11 a) The coordinator can, with the approval of the President, form sub units within the structure of 15

16 Personel İhtiyacı MADDE 12- Ofisin akademik, teknik ve idari personel ihtiyacı koordinatörün önerisi üzerine, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 13/b maddesine göre Rektörün görevlendireceği personel tarafından karşılanır. Bütçe MADDE 13 Ofisin o yıl için planladığı ve önceki yıl yaptığı faaliyetler dikkate alınarak, ofis faaliyetlerinin daha hızlı ve etkin bir şekilde yürütülmesi için Rektörlük makamının takdir edeceği miktarda bir bütçe sağlanır. Yazışmalar MADDE 14 a) Üniversite içindeki birimlerle iletişimi sağlamak amacıyla koordinatörlükçe hazırlanan yazılar koordinatörün imzasıyla çıkar, Rektör veya ilgili rektör yardımcısının üst yazısıyla ve yazı işleri vasıtasıyla dağıtılır. b) Yurtiçindeki kurum ve kuruluşlarla iletişimin sağlanması için hazırlanan yazılar koordinatörün imzasıyla çıkar ve Rektörlük Makamının üst yazısıyla dağıtılır. c) Yurtdışına gönderilecek yazılar ofis tarafından hazırlanır ve denklik (mütekabiliyet) esasına göre imzalanarak yazı işleri vasıtasıyla gönderilir. d) Yurtdışından gelen yazılar değerlendirilmek ve ilgili birime ulaştırılmak üzere ofise gönderilir. e) Akdi nitelikli yazışmalarda Rektör veya yetkili kılınan rektör yardımcısının imzası şarttır. f) Tüm yazışmalar gelen ve giden defterine işlenerek arşivlenir. g) Yönergede yer almayan hususlarda Genel Mevzuat hükümleri uygulanır. Yönergede Hüküm Bulunmayan Haller MADDE 15 Bu yönergede hüküm bulunmayan hallerde; ilgili diğer mevzuat hükümleri ile Senato kararları uygulanır. Yürürlük MADDE 16 Bu Yönerge Atatürk Üniversitesi Senatosunca kabul edildikten sonra yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 17 Bu Yönerge hükümlerini Üniversite Rektörü yürütür. 16

17 the office in order to carry out the activities outlined in clause 5 of this guideline and provide an effective working environment. b) The number of sub units, duties, work procedure and principals are determined by the President with direction of suggestions of the coordinator. Personnel Requirement CLAUSE 12 The office s academic, technical and administrative personnel requirement is, with the proposal of the coordinator, met by personnel assigned by the President under the Higher Education Law No. 2547, clause 13/b. Budget CLAUSE 13 A budget, with consideration to the activities planned for the year and those actualized the previous year, is provided and left to the discretion of the Presidents office for the rapid and effective performance of activities. Correspondences CLAUSE 14 a) Correspondences prepared by the coordinators office for the units of the university are signed by the coordinator and are distributed via the distribution office with a cover letter from the President or relevant Vice-President. b) Correspondences prepared for national institutions and establishments are signed by the coordinator and distributed with a cover letter from the Presidents Office. c) International correspondences are prepared by the office and are signed in accordance to the bases of reciprocity and sent via the distribution office. d) International correspondences received are sent to the office for evaluation and distribution to the relevant unit. e) Signature of the President or relevant Vice-President is necessary for correspondences carrying a contractual feature. f) All correspondences are filed in the incoming and outgoing books. g) The general rules and regulations are carried out for matters not stated in the guideline. Clauses not found in the Guideline CLAUSE 15 In cases of conditions that are not found in the guideline; Senate decisions are carried out with the clauses of other relevant regulations. Validity CLAUSE 16 This guideline will be effective once passed at the Atatürk University Senate Implementation CLAUSE 17 The University President implements the clauses of this guideline. 17

18 Danışma Kurulu ve Alt Birim Temsilcileri Dış İlişkiler Ofisinin Danışma Kurulu Üyelerinin önemli bir kısmı danışma hizmeti yanında kısmi zamanlı ve fahri olarak alt birim temsilcisi görevi yapmaktadırlar. Üyelerimizin ve alt birim temsilcilerimiz iletişim bilgileri ile birlikte aşağıda verilmiştir. Temsilci Alt Birim Fakulte ve Bölüm Telefon E-posta Prof. Dr. Fahri Yavuz AB Programları, Bologna Ziraat, Tarım Ekonomisi / 1012 fyavuz@atauni.edu.tr Süreci ve Farabi Prof. Dr. İhsan Efeoğlu Uluslararası Projeler Mühendislik, Makine efeoglu@atauni.edu.tr Prof. Dr. Ahmet Cansız IAESTE Mühendislik, Elektronik acansiz@atauni.edu.tr Doç. Dr. Mehmet Aktan ABD ve Okyanus Ötesi Mühendislik, Endüstri / 5167 maktan@atauni.edu.tr Doç. Dr. Mustafa Sözbilir Avrupa Eğitim, Kimya Eğitimi sozbilir@atauni.edu.tr Prof. Dr. Metin Akkuş Kafkasya ve Orta Asya Edebiyat, T.D. ve Edebiyatı makkus@atauni.edu.tr Doç. Dr. Kamil Haliloğlu Uzakdoğu ve Güney Asya Ziraat, Tarla Bitkileri kamilh@atauni.edu.tr Prof. Dr. Şehmuz Demir Ortadoğu ve Afrika İlahiyat, T.İslam Bilimleri demirseh@atauni.edu.tr Prof. Dr. Yavuz Onganer --- Fen, Kimya / 3126 yonganer@atauni.edu.tr Prof. Dr. Zekeriya Aktürk Tıp Fakültesi zekeriya.akturk@gmail.com İletişim 18 Adres : Dış İlişkiler Ofisi Atatürk Üniversitesi Rektörlük Binası No: ERZURUM Telefon : Faks: e-posta : oia@atauni.edu.tr erasmus@atauni.edu.tr farabi@atauni.edu.tr youth@atauni.edu.tr

19 Advisory Committee and Sub-unit Representatives A considerable members of advisory committee of Office of Intertanitonal Affairs function as parttime and honorary sub-unit repsesentative as well as advisory service. Our members and sub-unit representatives are given below along with their contact information. Representative Sub-unit Faculty and Deparment Phone Fahri Yavuz EU LLP, Bologna Agriculture, Economics / 1012 fyavuz@atauni.edu.tr Process and Farabi İhsan Efeoğlu International Projects Engineering, Machine efeoglu@atauni.edu.tr Ahmet Cansız IAESTE Engineering, Electronic acansiz@atauni.edu.tr Mehmet Aktan USA and Overseas Engineering, Industry / 5167 maktan@atauni.edu.tr Mustafa Sözbilir Europe Education, Chemistry sozbilir@atauni.edu.tr Metin Akkuş Caucasia and Central Asia Letters, Turkish makkus@atauni.edu.tr Kamil Haliloğlu Far East and South Asia Agriculture, Agronomy kamilh@atauni.edu.tr Şehmuz Demir Middle East and Africa Theology demirseh@atauni.edu.tr Yavuz Onganer --- Science, Chemistry / 3126 yonganer@atauni.edu.tr Zekeriya Aktürk --- Medicine, Family zekeriya.akturk@gmail.com Contact Adress: Office of International Affairs Atatürk University Rectorate Building # Erzurum TURKEY Phone: Fax: oia@atauni.edu.tr erasmus@atauni.edu.tr farabi@atauni.edu.tr youth@atauni.edu.tr 19

20 Çalışanlar Staff Prof.Dr. Fahri YAVUZ Rektör Danışmanı ve Dış İlişkiler Koordinatörü Advisor to President / Head Of International Affairs Ali Çağlar GÜLLÜCE İkili İlişkiler / International Links Sertaç HOPOĞLU Erasmus Giden Öğrenci / Erasmus Outgoing Fatma CANSIZ Erasmus Gelen Öğrenci / Erasmus Incoming 20 Aycan GÜRLÜYER Erasmus ve Gençlik / Erasmus&Youth Aysel ÇATAL Amerikan Bilgi Bürosu ve Fulbright American Corner & Fulbright Erdem UYSAL Gençlik Programları / Youth Programs Hüseyin DURMUŞ Bilgi İşlem / Information Technologies