ÜSKÜDAR KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİ DEVRİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM GENEL ESASLAR

Transkript

1 ÜSKÜDAR KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİ DEVRİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM GENEL ESASLAR 1 AMAÇ : Bu yönergenin amacı; Üsküdar Kaymakamlığında imzaya yetkili görevlileri belirlemek kamusal görevlerin hukuka ve mevzuata uygun olarak, yetkisorumluluk ilkesine göre yapılmasını sağlamak suretiyle görev ve hizmetlerin süratli, verimli ve düzenli olarak yürütülmesini temin etmek kamu hizmetlerinin yürütülmesinde koordinasyonu, işbirliğini ve bütünlüğünü sağlayarak zaman, işgücü ve kaynak israfını önlemektir. 2 KAPSAM : Bu yönerge; 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ile diğer Kanunlarla verilen görevler Kaymakamlık ve bağlı birimlere ait iş bölümü ile Kaymakamlığa bağlı veya görev ilişkili olan hizmet yürütmekte olan daire, birim ve kuruluşların yapacakları görev esasları, Kaymakam adına imza yetkisinin kullanılma şekil ve şartlarını kapsar. 3 DAYANAK : Bu yönerge; 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu, 3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş Görev ve Esasları Hakkında Kanun, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, ilgili diğer mevzuat ve Valilik Makamının tarih ve Sayılı Yönerge uyarınca çıkarılmıştır. 4 TANIMLAR : Bu yönergede yer alan deyimlerden ; Kaymakamlık Kaymakam Birim Birim Amiri : Üsküdar Kaymakamlığı : Üsküdar Kaymakamını : Bakanlıkların İlçe Düzeyindeki Kamu Kuruluşlarını, İlçe İdare Şube Başkanlıkları ile Belediye Başkanlıklarını, : Birimlerin en üst yöneticilerini ifade eder. Sayfa - 1

2 5 ÇALIŞMA ESASLARI, İLKELER VE USULLER : 1- Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından yönergeye göre hareket edilip, edilmediğini kontrolden ilgili birim amirleri; 2- Kendilerine teslim edilen belgelerin ve yazıların muhafazasından Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürü, Kaymakamlık Şefi, V.H.K.İ. ve sekreter ile birimlerin bu işle ilgili görevlendirilen personeli sorumludur. 3- Kendisine Yetki devredilen kişi, bu yetkisini Kaymakamlık Onayı olmadıkça devredemez. 4- Kaymakam, gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir. 5- Her kademe, sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. Yetki derecesinde bilme hakkını kullanır. 6- Her makam sahibi, imzaladığı yazılarda, üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. 7- Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere, bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır. 8- Yazılar yazıcı memurdan itibaren bütün ara kademe amirlerinin parafı alınmadan imzaya sunulmaz. 9- Birim amirleri, birimlerden çıkan bütün yazılardan sorumludur. 10- Bu yönerge doğrultusunda birimler kendi aralarında doğrudan yazışma yapabilirler. 11- Yetkilinin izinli olduğu hallerde verilen imza yetkisini vekili kullanır. Daha sonra asıl yetkiliye, yapılan iş ve işlemler ile ilgili bilgi verilir. 12- Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar birim amirleri tarafından Kaymakamın imzasına sunulur. Kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar Kaymakam sekretarya hizmetlerini yürüten görevli personele teslim edilir. 13- Yazışmalar gerektiğinde ekleri ile birlikte imzaya sunulur. 14- Ekler; başlıklı, ek numaralı ve onaylı sunulur. Sayfa - 2

3 15- Birim amirleri, kendi konuları ile ilgili olarak Kaymakamlıktan gönderilen başvuruları incelemeye, kaydını yaptırarak aldıkları dilekçelere yazılı olarak cevap vermeye yetkili ve bu işlemden sorumludurlar. 16- Doğrudan Kaymakamlık Makamına verilen özellik arz eden dilekçelerin cevap yazıları Kaymakam tarafından imzalanacaktır. 17- Basında çıkan yazı, şikayet, ihbar ve Valilikten gönderilen dilekçeler, ilgili daire amirleri (Kaymakam, Belediye Başkanı ve ilgili olanlar hariç) tarafından dikkatle incelenerek, sonuç Kaymakama bildirilecek ve cevap şekli Kaymakam tarafından takdir edilecektir. 18- Normal Evrak Havalesi : Evrak masasına posta, kurye, evrak dağıtıcısı ve faksla gelen evraklar açıldıktan sonra incelenecek ve makamın görmesi gerekenler Yazı İşleri Müdürü tarafından dosya gömleği veya imza kartonu ile makama arz edilecektir. Diğer evraklar Yazı İşleri Müdürünce imzalanarak ilgili kurumlara ivedi olarak intikal ettirilecektir. 19- Gizli Evrak Havalesi : Özellik taşıyan gizli, çok gizli ve isme yazılı evraklar açılmadan makama sunulacak ve makamın talimatı doğrultusunda işlem yapılacaktır. 20- Yazıların zamanında gereğinin yapılmasından ve cevaplandırılmasından Birim Amiri, ilgili şef ve memur sorumlu olup, herhangi bir tekide mahal verilmez. Günlü ve İvedi yazılar belirtilen günüde, normal yazılar ise işlemi gerektirenler hariç en geç üç gün içinde gereği yapılarak cevaplandırılır. 21- Her türlü dilekçenin en geç bir ay içinde cevabı verilir. Eğer işlemleri devam ediyorsa hangi safhada olduğuna dair yine en geç birer aylık zaman aralıklarıyla ilgili makam ve kişilere cevabı yazılır. Bu durumda ayrıca sonuç bildirilir Sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamında olan dilekçeler için bu kanunda belirtilen sürelere ve prosedüre uyulur. Sayfa-3

4 İKİNCİ BÖLÜM DEVREDİLEN VE DEVREDİLMEYEN YETKİLER 6- KAYMAKAM IN İMZALAYACAĞI YAZILAR 1- Yetki devrinde açıkça belirtilenlerin dışında olan ve kanun, tüzük ve yönetmeliklerde bizzat Kaymakam tarafından imzalanması veya onaylanması gerektiği bildirilen bütün iş ve işlemler, ayrıca özellik arz eden konular; Kaymakamlık görüşünün belirtildiği yazılar, şikayet veya güvenlik talebi ile ilgili dilekçeler; taltif, tenkit veya tecziye yazıları; gizli ve çok gizli damgalı yazılar 2- Doğrudan Vali imzası ile gelen yazılar 3- Doğrudan Garnizon Komutanı imzası ile gelen yazılar 4- Doğrudan Cumhuriyet Başsavcısı imzası ile gelen yazılar 5- Av teskeresi ve Silah Ruhsat onayları 6- Umuma açık yerlerin denetimi 7- İnternet kafelerine izin belgesi verme yetkisi 8- Emniyet Müdürlüğü mıntıkasında Karayolları Taşıma Kanununa göre verilen idari para cezası düzenleme yetkisi 9- Dernek Lokallerinin izin belgesi ve ruhsatlarının verilmesi 10- Okul ve Belediye etkinlikleri hariç Oyun, temsil, gösteriler veya çeşitli eğlence amaçlı toplantı vb. sosyal etkinliklerin düzenlenmesi ile ilgili onaylar 11- Silah taşıma ve bulundurma ruhsat onayları, 12- Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü yazılar. 7 BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR : 1) Birim amirleri sadece kendi konuları ile ilgili başvuruları bu yönergede belirtilen kurallar çerçevesinde (ihbar, şikayet, atama vb. istisnalar dışında) doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus; bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler. 2) Birim amirleri üst makamı tarafından gönderilen ve kaymakamlık aracılığıyla gönderilmesi gerekirken her nasılsa doğrudan kendilerine gelen yazıları inceleyerek derhal makama bilgi verirler ve alacakları talimat doğrultusunda hareket ederler. 3) Kaymakam tarafından imzalanması gerekenlerin dışında kalan, makamca bilinmesi gerekmeyen yazılar ile, bir işlemin sonuçlandırılması için bilgi ve belge istenilmesi ve bu yazıların cevapları için İlçe Birimleri arasında doğrudan yazılacak yazılar ve bu kapsamda ildeki birimlerine gönderilecek yazılar, Sayfa-4

5 4) Kaymakam tarafından izin verilecekler (Birim Müdürü) dışında kalan personelin yıllık izinlerinin tamamı ile mazeret ve sağlık izinlerine ilişkin onayların, 5 güne kadar olan bölümü imzalanacaktır. 5) Hizmetlerle ilgili olan, önem ve özellik arz etmeyen istatistik ve hesap işlerine ilişkin yazılar, 6) Tekit yazıları, (tekit ikiyi geçerse Kaymakam tarafından imzalanacaktır.) 7) Kaymakam onayından çıkan evrakın birimlere gönderilmesine ilişkin yazılar, 8) Dilekçelerle ilgili olarak mevcut bir durum beyanına ya da ilgili mevzuatın açıklanmasına ilişkin olarak verilecek cevap yazıları, (ihbar ve şikayetler hariç) 9) Vali adına Müdür imzası ile gelen yazıların cevabi Kaymakam adına birim müdürlerince cevap verilir. 8- YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI VE ONAYLAYACAĞI YAZILAR : 1) Kaymakamlığa gelen gizli, çok gizli, kişiye özel, isme, yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine Yazı işleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir. 2) İvedi, Çok İvedi, Günlü ibareli yazılar ile (Telgraf, faks gibi) Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Makama bilgi verilir. 3) Doğrudan Kaymakamlık Makamına yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikayeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürünce kaydı yapılarak, ilgili daireye yine Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur. 4) Genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin bir şekilde gereğinin yapılması gereken her türlü evrak ve dilekçe (nüfus kaydı, yeşil kart, vakıf ile ilgili her türlü talep yazıları, Kaymakamın havalesini gerektirmeyen her türlü evrak, askerlik şubesinden gelen rutin evraklar vb.) Kaymakam adına İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir. 5) Kaymakamlık Makamına yazılan her türlü teklif yazıları, 6) Kaymakam tarafından imzalanması gerekli görülmeyen resmi yazıların birimlere gönderilmesi, sayfa-5

6 7) Tebligat işlemleri, 8) Önemi itibariyle Kaymakam tarafından imzalanacak olanlar dışında kalan Kamu Kurum ve Kuruluşlarıyla Özel Kuruluş ve Kişilerle ilgili yapılacak yazışmalar, 9) Muhtarlıklardan gelen bakım belgeleri ile muhtarlıkların mühür ve imzalarının tasdikinden ibaret belgeleri, 10)Askerlik Şubesi veya diğer dairelerden İlçe İdare Kurulunda görüşülmesi için gelen evrakın cevabi yazısı, 11)Kaymakamın yokluğunda daireler arası acil yazışmaların imzalanması, 12) 3091 Sayılı Kanuna göre tahkikat memurlarının görevlendirilmesi (onay makamdan alınacaktır) 13) Yüksek öğrenim öğrencilerinin kredi veya yurt başvurularında ailesinin ekonomik ve sosyal durumunu belgeleyen evrakın tasdiki, 14) Apostil tasdikleri, (bulunmaması halinde Şef Meltem TOPRAK yetkilidir) 15) Yurtdışı bakım belgelerinin onaylanması, 16) İl ve İlçeler arası yeşilkart 2022,5510 ve bunun gibi tahkikatlara ait üst yazıları, 17) Kaymakam tarafından doldurulup, kapalı zarflanan Sicil Raporlarının gereği ve bilgi için ilgili yerlere gönderilme yazıları 18) 4483 sayılı Yasa gereğince Kaymakam tarafından verilen Soruşturma İzni Verilmesi ve Soruşturma izni Verilmemesi kararlarının ilgili makam ve kişilere (üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliğ ve tebellüğ işlemleri ile diğer tebligat işlemleri, 19) Mahalle muhtarlıkları ile ilgili yazışmalar, mahalle muhtarlarının görev belgeleri tasdiki, 20) İkamet ettiği mahallenin muhtarı tarafından tasdiklenmiş olmak kaydı ile, Kredi Yurtlar Kurumuna, Başbakanlık Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışmayı Teşvik Fonuna veya Üniversitelere takdim edilmek amacıyla öğrenciler tarafından istenen öğrenci ailelerine yönelik Meslek Beyan Belgeleri 21) Tahkiki ricasıyla kurumlara gönderilecek olan yazıları imzalamaya İlçe Yazı İşleri Müdürü yetkilidir. 9 İLÇE EMNİYET MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR : 1) Yivsiz Av Tüfeği ve Tabanca Mermi satın alma belgelerinin imzalanması 2) İlçeler ve iller arası yivsiz av tüfeği ve tabanca dosya talep yazıları 3) Silah Yol Belgeleri 4) İlçe içi kurumlar arası bilgi isteme yazılarının imzalanması 5) Güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmasına ilişkin yazıların imzalanması 6) Adres tesbit yazışmalarının imzalanması Sayfa -6

7 10 İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR : 1) Öğretmen ve Veli toplantıları, 2) Okul Aile Birliği toplantıları, 3) İzci Oymağı egzersiz planları, 4) Okullarda yapılacak gösterilerin, 5) Öğretmenler Kurulu Toplantıları, 6) Okullarda yapılacak söyleşi ve konferans, 7) Temsil eğlence ve tiyatro düzenleme olur ları 8) Kurs onayları (Halk Eğitim Kursları hariç) 9) Sportif müsabaka, bilgi yarışması izin ve olur ları 10) Özel Okul Öğretmen ve Çalışanların istifa olur ları 11) Okul müştemilatında kalmak isteyen bekçi ve görevlilerinin oturum izin onayı 12) Spor Salonu tahsisi 13) Okullarda öğrencilere verilen yemeklere ilişkin izin onayları (her türlü sağlık koşullarına uygunluğu bakımından Sağlık Grup Başkanlığı ve Belediye Denetimleri saklı kalmak ve uygulamak şartıyla) 14) Kadrolu, vekil ve dışarıdan ücretli Öğretmenlerin ücret çizelge onayları 15) Resmi ve Özel Öğretim Kurumları yöneticileri ücret çizelge onayları 16) Halk Eğitim Merkezi kurslarında görevlendirilecek personel onayları 17) Her türlü merkezi sistem sınavlarında görevlendirilecek personel onayları 18) Özel Eğitim Kanuna tabii kurumlarda yapılan sınavlarda görevlendirilecek personel onayları 19) Okullarda yapılan müsamere, şenlik, yarışma, seminer, toplantı vb. etkinliklerin onayı 20) Sınav başarı değerlendirme, edebiyat, müzik vb yarışma ilgili komisyon onayları 21) Yarışma inceleme, değerlendirme, kutlama ve anma programlarında görevlendirilen öğretmenlerin ücret onayları 22) Resmi ve özel kurumların ve okulların müdür ve okul müdürlerinin izin onayları Resmi Okul Müdür ve Öğretmenlerin (5 günden çok mazeret izni ve sağlık raporu onayları hariç) 23) Resmi ve Özel Kurum Müdürleri, öğretmenleri ve diğer memurların yıllık izinlerinde İl dışına çıkış onayları 24) Okul Müdürlerinin izin vekalet onayları 25) Sporcu öğrencilerin izin onayları 26) Spor yarışmalarında ve spor kollarında görevlendirilen personelin görevlendirme onayları 27) Özel Eğitim Kurumları ve Öğrenci Yurtları Personelin geçici göreve başlama onayları 28) Özel Öğretim Kurumları ve Öğrenci yurtları personelinin istifa onayları

8 Sayfa ) Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğünün açmış olduğu tüm kursların sonunda sertifika almaya hak kazanan kursiyerlerin sertifikalarının Müdür adına ilgili bölümün Şube Müdürü tarafından imzalanması (sertifika defteri hariç) 30) Resmi ve tüm Özel Okulların gezilerinin İstanbul İli dahilinde olanların okul Müdürlerince verilmesi 31) Yapılan sınavlar sonucunda sertifika almaya hak kazanan tüm özel MTS kursu ile muhtelif kursların sertifikalarının sertifika defteri dahil İlçe Milli Eğitim Müdürünce 32) Beden Eğitimi, resim, Müzik, Türkçe, Edebiyat derslerinin haftada 6 saatlik egzersiz çalışmalarının Müdür adına ilgili bölümün Şube Müdürü tarafından imzalanması, 33) Tüm Özel Okul, Dershane, Kurs ve Yurtların Vakit ve nöbet çizelgelerinin imzalanması, 34) Özel Okul Personelinin görev uzatma onayları 35) Özel okul yöneticisi dışındaki görevlendirme onayları 36) Özel Öğretim Kurumlarının reklam ve ilan onayları 37) MTSK Sınavlarında ve Eğitimde kullanılan araç onayları 38) Okulların yıl sonu etkinlik onaylar 39) 657 sayılı DMK. 36/A-68 ve 161 maddeleri gereğince unvan ve memuriyet durumlarına göre derece ve terfi onayları 11 İLÇE MÜFTÜSÜNÜN İMZALAYACAĞI YAZILAR 1- İlçede bulunan tarihi vasıftaki camilerin gezi, fotoğraf çekme gibi izin onayları, 12 TOPLUM SAĞLIĞI MERKEZİ BAŞKANININ İMZALAYACAĞI YAZILAR 1) Araştırması yapılıp İlçe İdare Kururlunca karara bağlanarak yeşilkart bürosuna gönderilen kararlara göre yeniden verilecek, vize işlemi yapılacak ve iptal edilecek yeşilkartların onaylanması 2) Üsküdar İlçesinde tespiti yapılan ruh sağlığı hastalarımızın gerekli tedavisinin ivedi sağlanması amacıyla ilgili hastanelere sevk işlemleri Kaymakamlık adına Toplum Sağlığı Merkezi Başkanınca yapılacaktır. Sayfa -8

9 13 YAZIŞMA USULÜ : ÜÇÜNCÜ BÖLÜM YAZIŞMALAR Birimler, yazışmalarında aşağıdaki hususları uyarlar; 1) Yazışmalar şekil ve esas bakımından Başbakanlık Makamınca çıkartılan ve tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanın Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik e uygun olarak yapılacaktır. 2) Yazışmalarda standartlaşmaya özen gösterilecektir. Örnek-1 : Bir yazıda Vilayet Makamına bir başka yazıda İl Makamına değil her yazıda İSTANBUL VALİLİĞİNE diye yazılacaktır. Örnek-2 : Onaylarda OLUR deyimi kullanılacak, imza yeri için yeterli bir aralık bırakılacaktır. OLUR tarih, (imza boşluğu), Ad- Soyad ve Unvan alt-alta yazılacaktır. OLUR../../2010 (İmza Boşluğu) (isim ve Soyisim).. Üsküdar Kaymakamı Örnek-3 : Sonuç ifadeleri ; Bilgilerinize rica ederim. Bilgilerinize arz ederim. Bilgi ve gereğini rica ederim Gereğini arz ederim. Üst ve ast makamlara veya eş ve ast makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılarda ise duruma göre, b-a) Bilgilerinizi ve gereğini arz ve rica ederim, b-b) Gereğini arz ve rica ederim, b-c) Bilgilerinize arz ve rica ederim, şeklinde olacaktır. Dilbilgisi kuralları gereği olmadıkça sonuç ifadeleri için ayrı bir paragraf ya da satırbaşı yapılmayacaktır. 3)Kurumlar arası yazışmalar arz ederim, kurum içi yazışmalar rica ederim ifadeleri ile yazılacaktır.

10 Sayfa-9 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM 13- YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR : Bu yönergede tadat, tasnif ve tarif edilemeyen hususlar ile tereddüde düşülen hususlarda Kaymakam emrine göre hareket edilecektir. 14- YÜRÜRLÜK : BEŞİNCİ BÖLÜM tarihli Üsküdar Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi Yürürlükten kaldırılmıştır. Bu yönerge../11/2010 tarihinde yürürlüğe girer. Süleyman ERDOĞAN Üsküdar Kaymakamı