YAZILIM PROJE YÖNETİMİ. Yrd.Doç.Dr.Hacer KARACAN

Transkript

1 YAZILIM PROJE YÖNETİMİ Yrd.Doç.Dr.Hacer KARACAN

2 İçerik Proje Türleri Projenin Başlatılması Projenin Seçilmesi Fayda Ölçüm Metotları Paydaşların Belirlenmesi

3 Proje Türleri Projeler ürün ve süreçte yaptıkları değişikliklere göre 4 grupta toplanabilir (Wheelwright&Clark,1992): Derivative (küçük çaplı) projeler Platform (orta çaplı) Breaktrough (büyük çaplı) R&D (AR&GE) projeleri 3

4 Proje Türleri Derivative- küçük çaplı projeler Ürün veya süreçte mevcuda göre küçük değişiklikler getiren projeler. Genellikle mevcuda ilaveler yapma şeklinde olur. önceki versiyon bir üst versiyon Örnek Modemde şekil değişikliği Yeniliklerin çoğu bu türdedir. 4

5 Proje Türleri Breakthrough-büyük çaplı projeler Küçük çaplının tam zıddı, yeni tür bir çıktı geliştirmeye yönelik projeler. Örnek modemde bakır tel yerine fiberoptik kablo kullanımı hibrid otomobil 5

6 Proje Türleri Platform projeler Ürünün kendinde veya sürecinde veya dağıtımında daha büyük çaplı değişiklikler yapan projeler Yeni çıktılara platform oluşturur Büyük çaplıdan farkı platform projeler mevcut teknoloji ile sınırlıdır. Örnek Yeni model otomobil 6

7 Proje Türleri AR-GE projeleri Yeni teknoloji geliştirme, yeni gelişen teknolojileri kullanmaya yönelik projeler. Mevcut teknolojiyi farklı bir şekilde kullanmaya yönelik yeni bilgi gerektiren projeler Örnek Teflonun mutfakta kullanımı 7

8 Projenin Başlatılması Bir projenin başlatılması için proje için ihtiyacın ortaya çıkması gerekir Piyasa Talebi Stratejik fırsatlar Müşteri istekleri Teknolojik gelişmeler Yasal gereksinimler Ekolojik etkiler Toplumsal ihtiyaçlar

9 Projenin Başlatılması Projeye başlanmadan önce fizibilite çalışması gerçekleştirilerek aşağıdaki sorulara cevap aranır: Proje yapılabilir, uygun bir projemi Projenin başarılı olma ihtimali nedir Projenin başlatılması aşamasında Proje beratının hazırlanması Paydaşların belirlenmesi gerçekleştirilir

10 Projenin Başlatılması Bu aşamaya gelmeden önce projenin başlatılması için gerekli şartlar oluşmalı ve proje seçimi gerçekleştirilmelidir. PMI fizibiliteyi projenin bir safhası olarak kabul etmemekte, projenin başlangıç safhasının, fizibilitesi tamamlanmış ve yapılması kabul edilmiş olarak Proje Beratının hazırlanması ile başladığını kabul etmektedir

11 Projenin Seçilmesi Ne kadar iyi yönetilirse yönetilsin kötü seçilmiş bir proje başarıya ulaşamaz. Çoğu firma bu kaçırılan fırsatları göremez, seçilen proje iyi yönetilir, zamanında biter, bütçeyi aşmazsa kayıplar görülmez işini iyi bütçeyi aşmazsa kayıplar görülmez. işini iyi yaptığını zanneder Ancak zaman geçtikçe bu firmalar birbirinden ayrılır, kötü seçimler yapan yok olur, iyi seçimler yapan ayakta kalır.

12 Projenin Seçilmesi Bir grup projeyi değerlendirme ve daha sonra uygulanacak bir alt-grubu seçme sürecidir. Organizasyonun amaçlarına en fazla katkıda bulunan projeler seçilir. Organizasyonun amaçlarını yansıtacak şekilde önceden saptanmış kriterleri yerine getiren projeler seçilir Kaynaklar kısıtlıdır.

13 Projenin Seçilmesi Projelerin seçilmesi genellikle iki tip proje seçme metodu kullanılarak yapılır Matematiksel modeller Fayda ölçüm metotları Proje seçme metotları kuruma/organizasyona getirecekleri faydaların değerlendirilmesini içerir.

14 Projenin Seçilmesi Modellerde göz ardı edilen iki önemli konu: Modeller karar veremez Kararın sorumluluğunu model almaz, yönetici alır. Modeller ne kadar karmaşık ta olsa tüm gerçek durumu yansıtamaz Model ancak kendi çatısı altında optimal karar verir.

15 Projenin Seçilmesi Matematiksel modeller, mevcut koşullar altında eldeki sorunla ilgili en iyi karara varmak üzere istatistiki hesaplamalar yapılır. Doğrusal ve Doğrusal olmayan programlar Tamsayı programlama Dinamik programlama Karar Ağacı Analizi

16 Projenin Seçilmesi Fayda ölçüm metotları proje seçimlerinde çoğunlukla kullanılan karşılaştırmalı bir yaklaşımı temel alır Fayda maliyet analizleri Puanlama modelleri Geri ödeme süresi Bugünkü değer Net bugünkü değer İç getiri oranı

17 Fayda Ölçüm Metotları Proje maliyeti, projenin gerçekleştirilmesi süresince proje için yapılacak harcamaları içerir. Çalışan harcamaları Donanım harcamaları Yazılım harcamaları Test harcamaları Seyahat giderleri

18 Fayda Ölçüm Metotları Fayda Maliyet Analizi Benefit Cost Ratio (BCR) Proje sonucunda çıkan ürünün sağlayacağı fayda ile Proje ürününün üretilmesi/elde edilmesi için gereken maliyetin karşılaştırılmasıdır (F/M). Bir projenin getireceği faydaların projeyi gerçekleştirmek için yapılacak harcamalardan yüksek olması beklenir F/M oranı birden büyükse projenin getirisi yapılan yatırımdan büyüktür F/M oranı büyük olan proje seçilir

19 Fayda Ölçüm Metotları Puanlama Modelleri Ağırlıklı puanlama modeli olarak da adlandırılır Projelerin değerlendirilmesi için kriterler seçilir ve önemlerine göre bu kriterlere ağırlık puanları verilir Projeler bu kriterlere göre puanlanır ve bu puanlar ağırlıklı puanlarla çarpılarak her bir projenin toplam puanı bulunur En yüksek puana sahip olan proje seçilir

20 Fayda Ölçüm Metotları Puanlama Modelleri Kriter Ağırlık Puan Proje A Toplam Puan Proje A* Puan Proje B Toplam Puan Proje B* Puan Proje C Toplam Puan Proje C* Kar Potansiyeli Pazarlanabilirlik Tedarik Ağırlıklandırılmış Puan * En yüksek puan 5

21 Fayda Ölçüm Metotları Puanlama Modelleri Kriter Ağırlık Puan Proje A Toplam Puan Proje A* Puan Proje B Toplam Puan Proje B* Puan Proje C Toplam Puan Proje C* Kar Potansiyeli Pazarlanabilirlik Tedarik Ağırlıklandırılmış Puan * En yüksek puan 5

22 Fayda Ölçüm Metotları Geri Ödeme Süresi Ürünün üretilmesi için harcanan paranın geri kazanılma süresidir (kara geçme anı) En az doğrulukta olan nakit akış hesaplamasıdır (Paranın zamanla oluşan değer kaybı hesaba katılmaz) Geri ödeme süresi düşük olan seçilir

23 Fayda Ölçüm Metotları Örnek: İlk yatırımı TL olan bir proje yıllık TL getirecektir. Bu durumda geri ödeme süresi 5 yıldır. Yıllık nakit akışı olan TL bugünkü değerle hesaplanmış olmasına rağmen 5 yıl sonraki değeri bugünkü değerinden düşük olacaktır. Bu metot yıllık nakit akışının bugünkü değerini hesaplamadığı için doğruluğu düşüktür.

24 Fayda Ölçüm Metotları Hesaplanmış Nakit Akışı (Bugünkü Değer) Bu metot gelecekteki nakit akışının bugüne oranlanarak hesaplanmasıdır (Paranın yıllar içindeki değer kaybı dikkate alınır) FV=PV(1+i) n veya PV=FV/(1+i) n FV: Gelecekteki Değer PV: Şimdiki Değer i: Faiz oranı n: Süre PV değeri yüksek olan proje seçilir

25 Fayda Ölçüm Metotları Örnek: A Projesinin 2 yıl içerisinde TL, B Projesinin 3 yıl içerisinde TL kazandıracağı tahmin edilmektedir. %10 luk yıllık enflasyon gözönüne alınırsa; A Projesinin şimdiki değeri: TL B Projesinin şimdiki değeri: TL dolayısıyla şimdiki değeri yüksek olan B Projesinin seçilmesi uygundur.

26 Fayda Ölçüm Metotları

27 Fayda Ölçüm Metotları Örnek: YIL Nakit Akışı Bugünkü Değer İlk Yatırım TL TL 1. Yıl TL TL 2. Yıl TL TL 3. Yıl TL TL 4. Yıl TL TL 5. Yıl TL TL NPV= =9.187 TL

28 Fayda Ölçüm Metotları İç Getiri Oranı Internal Rate of Return (IRR) Yatırımın ne oranda katma değer yaratacağını ifade eder Bu yöntemde projeye yapılacak harcamalar ile proje getirisi arasında bir oran hesaplanır Oranı yüksek olan projenin seçilmesi gerekir

29 Fayda Ölçüm Metotları C=R 1 /(1+i)+R 2 / (1+i) 2 +R 3 / (1+i) 3 + +R n / (1+i) n R sabit ise bu formül kullanılarak İç Getiri Oranı hesaplanabilir. R sabit olmaması durumunda deneme-yanılma ve enterpolasyon ile İç Getiri Oranı hesaplanır. R: Projenin yıllık net nakit akışı C: Yatırım Tutarı i: İç verim oranı n: Projenin ekonomik ömrü

30 Fayda Ölçüm Metotları Yıl Nakit Akımı Açıklama ilk yatırım maliyeti i=%10 => NPV = TL İ=%15 => NPV = TL i=%13 => NPV =~0

31 Fayda Ölçüm Metotları A Yıl Gelir NPV (Gelir) Gider NPV (Gider) Toplam NPV (A Projesi) = = 6258 NPV (B Projesi) = = 8467 B Yıl Gelir NPV (Gelir) Gider NPV (Gider) Toplam

32 Fayda Ölçüm Metotları Fırsat Maliyeti Projeler arası seçim yapılması sonucu, seçilmemiş olan projeden elde edilecek faydadan vazgeçilmesi sonucu oluşacak maliyettir. Yeteri kadar kaynak olmadığı durumlarda hayır demek zorunda kalınan iş fırsatları bu maliyete girer Fırsat maliyetinin küçük olması tercih edilir. Proje seçiminde bu metotlardan bir veya birkaçı kullanılır ve projenin başlatmaya değer olup olmadığına karar verilir.

33 Fayda Ölçüm Metotları Fırsat Maliyeti Örnek: NPV(A Projesi) = TL NPV(B Projesi) = TL Seçilmesi gereken Proje B Projesi Bu durumda fırsat maliyeti TL (NPV A )

34 Proje Beratının Hazırlanması Projenin resmen tanındığını ve başlatıldığını belgeler Bir proje yönetim planı değildir Proje Beratı ile aşağıdakiler tanımlanmış olur; Projenin amacı/gerekçesi Başarı kriterleri Üst seviye gereksinimler Üst seviye riskler Özet bütçe Özet kilometre taşları Proje kısıtları Proje yöneticisi ve yetkileri Proje kabul/onay kriterleri

35 Proje Beratının Hazırlanması Detaylı proje planlaması Proje Beratının onaylanmasını takiben gerçekleştirilir İş tanımı, sözleşme ve olurluk analizi/iş önerisi proje beratının hazırlanmasında kullanılan en önemli girdilerdir. Proje Beratında: Proje açıklaması Proje hedefleri Kapsam Kaynak tahmini Maliyet tahmini Varsayımlar Riskler Kısıtlar Proje yaklaşımı Organizasyon Bilgileri bulunabilir.

36 Paydaşların Belirlenmesi Paydaş, yürütülen projeden herhangi bir şekilde etkilenen kişi veya kurum olabilir Paydaşlar projenin ilerleyişinden veya çıkardığı üründen fayda sağlayan ve zarar gören olarak ikiye ayrılabilir Paydaşların etkileri proje başlangıcında daha fazladır Paydaşların belirlenmesinde: Proje beratında tanımlanan paydaş listesi Proje ile ilgili sözleşmeler Eski proje kayıtları Karşılıklı görüşmeler Veri toplama teknikleri (beyin fırtınası vb.) kullanılabilir.

37 Paydaşların Belirlenmesi Paydaşların belirlenmesi Tüm paydaşların tanımlanması Paydaş gereksinimlerinin belirlenmesi Paydaşlarla iletişimin belirlenmesi (paydaşların etki ve çıkarları göz önüne alınarak sınıflandırılması) adımlarını içerir

38 Paydaşların Belirlenmesi Paydaşların tanımlanması: Paydaşların isim, organizasyon, projedeki rolü vb. belirlenmesi Paydaş Gereksinimlerinin Belirlenmesi (Paydaşların Değerlendirilmesi): Paydaşların beklenti ve isteklerinin belirlenmesi ve bunların projeye etkilerinin değerlendirilmesi Paydaşlarla iletişimin belirlenmesi (Paydaşların Sınıflandırılması): Paydaşların etki ve çıkarları göz önüne alınarak beklenti ve iletişim yönetiminin verimli bir şekilde sağlanması için paydaşların sınıflandırılması ve önceliklendirilmesini içerir.

39 Paydaşların Belirlenmesi Paydaşların olası etkilerinin yanı sıra bu etkilerin yönetilmesinin de planlanması gerekir. Güç-Çıkar Tablosu gibi araçlar kullanılarak paydaşlar daha kolay yönetilebilmek amacıyla sınıflandırılabilir GÜÇ Memnuniyeti Sürdürme Yakından Yönetim İzleme (Asgari Çaba) Sürekli Bilgilendirme ÇIKAR

40 Paydaşların Belirlenmesi Paydaşların yönetilmesi için, paydaşların projeye olan ilgi ve etkilerinin değerlendirilmesi gerekir. Bu anlamda takip edilecek strateji şunları içermelidir: Kilit/önemli paydaşların belirlenmesi Her bir paydaşın projeye olan etkilerinin belirlenmesi Paydaşların bireysel olarak nasıl yönetilebileceğinin belirlenmesi Paydaş gruplarının nasıl yönetileceğinin belirlenmesi