İÇ KONTROL BÖLÜMÜ İŞ AKIŞI

Transkript

1 İÇ KONTROL BÖLÜMÜ İŞ AKIŞI HAZİNE VE MUHASEBE DAİRESİ KKTC MALİYE BAKANLIĞI

2 İÇ KONTROL BÖLÜMÜNDEKİ KONTROL AKTİVİTELERİ MB-HMD-ĠK 1 MB-HMD-ĠK 2 MB-HMD-ĠK 3 MUHASEBE İŞLEM FİŞİ KONTROLÜ HARCAMA BELGESİ KONTROLÜ EK MESAİLER İHALELİ İHALESİZ a. 3000TL ye kadar b TL ye kadar inşaat ve onarımlar

3 MB-HMD-İK 1: MUHASEBE İŞLEM FİŞİ Uygulayan: Ġç kontrol memuru Çıktı: Ġlgili dairenin hesabına işlem kaydı Tanım: Girdi: Muhasebe işlem fişi Kitapçık: Eko rehber Form: Kısıtlamalar: Ġlgili Mevzuat Muhasebe Ġşlem Fişi (MĠF) ile yapılan işlemler aşağıdaki gibidir: Devlet bütçesine dahil olan Kamu kurum ve kuruluşlarında hasıl olan gelir ve giderler için kasa muamelesi yapılmaz. Daireler ve bütçe kalemleri arasındaki işlemler iki nüsha yapılan Muhasebe işlem fişleri (MF45) aracılığı ile yapılır. Devlet Emlak ve Malzeme Dairesinden (DEMD) yapılan alımlarda ayniyat ve tashih fişi kullanılır, diğer dairelerden yapılan alımlarda fatura kullanılır. I. DEMD nden yapılan mal ve malzeme alımları (kırtasiye, temizlik malzemeleri, akü, yağ, araba dış lastiği) II. Resmi Gazete alımı III. Posta Dairesinden yapılan posta giderleri IV. Verilen tüm avansların kapatılmasında, V. Altınbaş Petrol ve Kıbrıs Türk Petrollerinde yapılan akaryakıt ve yağ alımlarında VI. Hesaplarda oluşan hataların düzeltilmesi, VII. Depozitoların gelire aktarılması VIII. Gelir ve Giderlerin bir kalemden başka bir kaleme aktarılması 1. Muhasebe işlem fişi aritmetik kontrolden on-line sistemden onaylı ve imzalı olarak iç kontrole gelir. 2. DEMD deki alımlarında Muhasebe Ġşlem Fişine ayniyat defteri ve tashih fişi eklenir. Bu belgelerde alınan malzemelerin ayniyat defteri ve tashih fişinde aynı olup olmadığı kontrol edilir. Daha sonra muhasebe işlem fişi ile bu belgeler karşılaştırılır. 3. Diğer Dairelerden yapılan alımlarda ilgili dairenin faturası eklenir. Örneğin Telefon Dairesine yapılacak ödemelerde telefon faturaları eklenir. Eklenen faturalarda alacaklı ismi, yapılan iş/hizmet içeriği kontrol edilir. 4. MĠF ve ayniyat defterine yazılan bütçe kalemleri kontrol edilir. Alımı yapan dairenin ilgili kalemine borç DEMD kalemine alacak kaydedilir (Bakınız eko rehber 1 ve bütçe yasası). Diğer dairelerden yapılan alımlarda yine ilgili dairenin kalemi alacak ve KDVsi ayrı olarak gelire yatırılır. 5. MĠF ve ayniyat üzerindeki imzalar kontrol edilir. (Düzenleyen, Daire muhasebesi, aritmetik kontrol, hazine kontrolörü ve ita amirinin imzaları) 1 Eko rehber

4 6. MĠF de bir hata yoksa evrak imzalanır, on-line sistemden onaylanır ve muhasebe şubesine gönderilir. 7. Eğer Muhasebe Ġşlem Fişinde her hangi bir hata tespit edilmişse hem evrak üzerine hemde online sisteme gerekli açıklama yazılarak iptal edilir. Evrağın bilgileri hatalı defterine kaydedilir ve MĠF ilgili daireye imza karşılığı iade edilir. Mal ve Hizmetler Onarım veya Ġnşaat TL ÜSTÜNDE İhaleli satın alım veya onarım ve inşaat ÜSTÜNDE TL ALTINDA ALTINDA ihalesiz Alım İhalesiz Yapım Onarım MB-HMD-İK 2 - HARCAMA BELGELERİNİN KONTROLÜ Uygulama: Ġç Kontrol bölümündeki maliye memuru Girdi: Aritmetik Kontrol Bölümü tarafından onaylanan / reddedilen harcama belgesi Çıktı: Ġç Kontrol tarafından onaylanmış veya ret edilmiş harcama belgesi Neye göre uygulandığı: EKO rehber Belgeler: İlgili mevzuat: Bütçe Yasası Ġhale Tüzüğü Harcama belgesi nihai ödemeler için bakanlıklar veya Daireler tarafından hazırlanır. Alımlar ihale veya piyasadan doğrudan alım yoluyla yapılır. 1. Aritmetik kontrolden imzalanan ve on line bilgisayar sistemde onaylanmış Harcama belgesi iç kontrol birimine gelir. Ġç kontroldeki muhasebe memuru alımın satın alma şekline ve rakamına göre ihaleye gerek olup olmadığını denetler. (aşağıda I ve II kısımda belirtildiği gibi) I. Piyasa alımları için a TL'ye kadar satın alma b TL kadar inşaat ve onarımlar için

5 Maliye Bakanlığı genelgesine göre, ita amiri 2 belirli bir değere kadar harcama yapmaya yetkilidir. Bu harcama belgeleri Faturaya istinaden hazırlanır. Faturaya gerekli durumlarda ek olarak, demirbaş formu, bütçe yetkisi ve benzeri diğer destekleyici belgelerin kontrolü de yapılmaktadır. Fatura üzerindeki bilgiler ve gerekli olan diğer evraklar maliye memuru tarafından kontrol edilir. Fatura üzerinde kontrol edilen kısımlar: Faturanın orijinal olup olmadığı: Faturanın ilk kopyası muhasebe kayıtlarında geçerli bir belge olarak kabul edilir. Fatura üzerinde herhangi bir düzeltme olmamalıdır. Alacaklı ismi: Mal/malzemeyi veya hizmeti alan Bakanlığın veya Dairenin ismi olmalı. Damga pulu: Pul yasasına göre fatura üzerine yapıştırılan pul vergisidir. Faturalara pul yapıştırılabileceği gibi, Vergi Dairesinden üzerine pul vergisi ödenmiştir mührü de vurulabilir. Pulu eksik faturaya işlem yapılmaz. Vergi Dairesinin KDV onay mührü: Faturaların Vergi Dairesinden onaylı olup olmadığını gösterir. Onaylı olmayan faturaya işlem yapılmaz. Teslim eden imzası:ilgili şirketin malı veya hizmeti teslim ettiğini gösteren imzadır. Teslim alan imzası: Verilen malı veya hizmeti teslim alan kişinin imzasıdır. Yabancı para cinsinden yazılmış faturalarda döviz kuruna göre işlem yapılır. Kur faturanın tarihi baz alınarak KKTC Merkez Bankası tarafından açıklanan döviz satış kuru olmalıdır. Merkez Bankası sitesinden alınan kurlar formu evrağa eklenir Harcama belgesi üzerinde, satın alınan ürün/hizmetin bütçe kalemi ile uyumlu olup olmadığı kontrol edilir. Varsa, demirbaş formundaki verilerde kontrol edilir. Ekonomik kodların içeriği her yıl bütçe yasasında ve bütçe hazırlama rehberinde belirtilir. 2. Ödeme iki şekilde gerçekleştirilebilir. Çek veya banka havalesi yoluyla.ne zaman çek ne zaman banka göndermesi olacağı evraktaki parasal duruma, çıkarılacak çek sayısına ve finansal koda göre olur Çek çıkar Banka Havale /Gönderme yapılır 3. Harcama belgesinde hiçbir hata bulunmaması durumunda iç kontrol için ayrılmış olan yer maliye memuru tarafından mavi renkli tükenmez kalemle imzalanır, on line sistemden onaylanır ve muhasebe şubesine iletilir. 2 Ġta amiri:bütçe yasasınca harcama yapma yetkisi olan kimse. Harcama yetkilisi 3 Mevsimlik işçilerin maaşları, geçici öğretmen maaş ödemeleri, öğrencilere verilen burslar ve Türkiye Cumhuriyetinden alınan hibeler ve krediler, Merkez Bankası aracılığı ile banka göndermesi olarak yapılır.

6 4. Eğer harcama belgesinde her hangi bir hata tespit edilmişse hem evrak üzerine hem de online sisteme gerekli açıklama yazılarak iptal edilir. Evrağın bilgileri hatalı defterine kaydedilir ve harcama belgesi ilgili daireye imza karşılığı iade edilir. II. İhale ile yapılan alımlar için İhale şekilleri: i. Merkezi Ġhale Kurulu tarafından Devlet Ġhale Tüzüğünün madde 4.1 uyarınca ii. Bakanlar Kurulu Kararı ile Devlet Ġhale Tüzüğünün 3.2 maddesi uyarınca iii. Maliye Bakanının Kararı ile Devlet Ġhale Tüzüğünün madde 4.2 uyarınca iv. Merkezi Ġhale Kurulu Kararı ile Devlet Ġhale Tüzüğünün madde 4.4 uyarınca a. Mal ve hizmet alımları b. Yapım, bakım ve onarımlar a. Mal ve hizmet alım durumunda iç kontroldeki maliye memuru şu evrakları kontrol eder: - Bütçe Dairesinden yetki belgesi, - Ġhale formu, - Fatura, - 13 iş günü sonrası teslimatlar için sözleşme, - Sözleşme yapılmışsa üzerine atılan imzaları ve sözleşmenin %0.5 kadar damga pulunun yapıştırıldığını 4, - Devlet Emlak ve Malzeme Dairesinden demirbaş kaydı 5, (sadece sabit bir varlık gerektiren mallar için) - Teminat mektubu. b. Yapım, bakım ve onarımlar için yapılan kontroller: - Ġhale formu, - Bütçe Dairesinden yetki belgesi, - Fatura, - 13 iş günü sonrası teslimatlar için sözleşme, - Sözleşme yapılmışsa üzerine atılan imzaları ve sözleşmenin %0.5 kadar damga pulunun yapıştırıldığını, - Ġnşaat hakediş raporu, - Banka teminat mektubu (geçici veya kati veya avans), - Geçici kabul (Ġlgili Daire veya Planlama ve Ġnşaat Dairesinden), 4 Büyük ihalelerde damga pulu yapıştırmak zor olacağından Vergi dairesine gidilip evrağa Damga resmi harcı ödenmiştir mührü vurulabilir. 5 Araç alımlarında aracın plakası onun demirbaş kaydıdır.

7 MB-HMD-İK 3 EK MESAİ BORDROLARI KONTROLÜ Uygulama: Ġç Kontrol bölümündeki maliye memuru Girdi: Aritmetik Kontrol Bölümü tarafından onaylanan / reddedilen ek mesai bordrosu Çıktı: Ġç Kontrol tarafından onaylanmış veya iade edilmiş mesai bordrosu Neye göre uygulandığı: EKO rehber Belgeler: İlgili mevzuat: Bütçe Yasası Kamu Görevlileri Yasası Ek mesai bordroları ilgili bakanlıklar ve daireler tarafından hazırlanarak Aritmetik Kontrol Bölümüne gönderilir. Burada kontrol edilen bordrolar Ġç Kontrol Bölümüne gönderilir. İç Kontrol Bölümünde yapılan işlemler 1. Bütçe yetkisine göre kişi sayısı, ek mesai oranı, ve ilgili ödenek kalemi kontrol edilir. 2. Ġta amiri, hazine kontrolörü ve aritmetik kontrolün imzaları kontrol edilir. 3. Ġşlemi yapan memur ek mesai bordrosunu imzalayıp ek mesai bölümüne gönderir.