TÜRKİYE ACİL TIP DERNEĞİ (TATD) YÖNETİM KURULU

Transkript

1 SPONSORLUK DOSYASI

2 TÜRKİYE ACİL TIP DERNEĞİ (TATD) YÖNETİM KURULU Başkan Yıldıray ÇETE Başkan Yardımcısı Arzu DENİZBAŞI Genel Sekreter Bülent ERBİL Sayman Cem OKTAY Üyeler Ersin AKSAY Murat ÇETİN Özgür ÇEVRİM Müge GÜNALP ENEYLİ Özlem KÖKSAL Hakan TOPAÇOĞLU Özcan YAVAŞİ *Soyisime göre alfabetik sıralanmıştır DÜZENLEME KURULU Kongre Başkanı Ersin AKSAY Kongre Genel Sekreteri Neşe ÇOLAK ORAY

3 İLETİŞİM BİLGİLERİ BİLİMSEL SEKRETARYA Prof. Dr. Ersin AKSAY Dokuz Eylül Üniversitesi Acil Tıp Anabilim Dalı Doç. Dr. Neşe ÇOLAK ORAY Dokuz Eylül Üniversitesi Acil Tıp Anabilim Dalı ORGANİZASYON SEKRETARYASI Koşuyolu Mah. Mahmut Yesari Cad. No: 64 Web:

4 GENEL BİLGİLER Kongre Tarihi Kongre, Nisan 2018 tarihleri arasında gerçekleştirilecektir. Kongre Merkezi Granada Luxury Belek, Belek Mh. Cumhuriyet Cd.No : 7/102 Serik / Antalya / TÜRKİYE Web Sayfası Kongrenin resmi internet sitesi olan adresinden kongre ile ilgili tüm bilgilere ve gerekli formlara ulaşabilirsiniz. Ulaşım Kongre merkezinin Antalya Havalimanı'na uzaklığı 33 km, 20 dakikadır. Stand ve Sergi Alanları İlaç endüstrisi ve ilgili cihaz firmalarının katılımda bulunacağı stand ve sergi alanları, Nisan 2017 tarihleri arasında 09:00-19:00 saatleri arasında katılımcıların hizmetine açılacaktır. Davet Mektubu Kongreye katılım için bağlı bulundukları kurumlardan izin almaları gereken katılımcılara talepleri doğrultusunda davet mektubu gönderilecektir. Yaka Kartı Tüm katılımcılar ve refakatçilerin kongre merkezi, stand alanları ve sosyal aktivitelere katılabilmeleri için kendilerine kayıt esnasında verilmiş olan yaka kartlarını takmaları gerekmektedir. Kongre Katılım Belgesi Kongre katılım belgeleri, kayıt yaptıran tüm katılımcılara kongre bitiminde verilecektir. Havaalanı Otel Havaalanı Transferi Kongre için havalimanından transfer hizmeti sağlanacaktır. Tek yön transfer ücreti 150 TL + %18 KDV dir.

5 KAYIT BİLGİLERİ 20 Ocak 2018 Öncesi 20 Ocak 2018 Sonrası Uzman 650 TL 750 TL Asistan, Hemşire, Paramedik, ATT 550 TL 650 TL Firma Temsilcisi 550 TL 650 TL Kayıt ücretine; bilimsel etkinliğe katılım, stand ve sergi alanına giriş, basılı malzemeler, kongre çantası dahildir. Kongre otelinde konaklamayacak katılımcıların, yukarıdaki tabloda belirtilen kayıt ücretleri üzerine tesis kullanım bedeli olarak (08:00-19:00) günlük 130 TL kongre süresi boyunca 500 TL ilave etmeleri gerekmektedir. Konaklamayan tüm katılımcılar için bu ücretin alınması zorunludur. Kayıt ücretine %18 KDV ilave edilecektir. KONAKLAMA BİLGİLERİ 20 Ocak 2018 Öncesi 20 Ocak 2018 Sonrası Otel Granada Luxury Resort Belek Tek Kişilik Oda Çift Kişilik Oda Tek Kişilik Oda Çift Kişilik Oda TL TL TL TL Konaklama ücretine; her şey dahil 3 gecelik konaklama konsepti, kahve molaları, öğle yemeği dahildir. Konaklama ücretine %8 KDV ilave edilecektir. Transfer Ücreti Kongre için havalimanından transfer hizmeti sağlanacaktır. Tek yön transfer ücreti 150 TL + %18 KDV dir. Transfer hizmetinden faydalanmak için uçak biletinizi opteamist@tatdkursgunleri.org adresine göndererek Organizasyon Sekretaryası ile irtibata geçebilirsiniz. İade ve İptaller: 20 Ocak 2018 tarihinden önce yapılan iptallerde kayıt, konaklama ve transfer ücretlerinin %50'si iade edilir. Bu tarihten sonra yapılacak iptallerde ücret iadesi yapılmayacaktır.

6 SPONSORLUK ALTERNATİFLERİ AÇILIŞ KOKTEYLİ Kongre sosyal programı dahilinde ki, 05 Nisan 2018 akşamı düzenlenecek Açılış Kokteyli finansör firma desteği ile gerçekleştirilecek olup, kongre basılı materyallerinde, kongre fuaye alanındaki ekran ve plazmalarda, toplantı salonunda ki perdelerde, toplantı aralarında ve kongre genel alanlarında finansör firmanın ürün ismi ya da logoları kullanılarak ilan edilecektir. Finansör firmanın bayrakları ve flamaları kokteyl alanında uygun alanlarda konumlandırılacaktır. KAHVE MOLALARI / Kongre Süresince Kongre süresince, sabah ve öğleden sonra olmak üzere günde 2 kez minimum 500 kişilik kahve - çay ve kurabiye servisi yapılacaktır. Kahve molaları finansör firma desteği ile gerçekleştirilecek olup; basılı materyallerinde, toplantı fuaye alanındaki ekran ve plazmalarda, toplantı salonunda ki perdelerde, toplantı aralarında ve kongre genel alanlarında finansör firmanın ürün ismi ya da logoları kullanılarak ilan edilecektir. Finansör firmanın bayrakları ve flamaları kahve molalarının verildiği alanlarda konumlandırılacaktır. KONUŞMACI YEMEĞİ Kongre konuşmacıları için özel akşam yemeği düzenlenecektir. Konuşmacı yemeğine finansör olan firmanın görsel materyalleri, konuşmacıları restauranta götüren araçlarda konumlandırılacaktır. Konuşmacı yemeğinde ki masaların üzerine finansör firmanın masa bayrakları konulacak ve alana firmanın flamaları asılacaktır.

7 SPONSORLUK ALTERNATİFLERİ KONGRE FOTOĞRAF SPONSORLUĞU Kongre süresince çekilen tüm fotoğraflar her gün güncellenerek ipad lere yüklenecektir. Bu fotoğrafları katılımcılar e-posta yolu ile kendilerine gönderecekleri gibi istedikleri takdirde fotoğraf baskısı olarak çıktı alabileceklerdir. KOLON GİYDİRME SPONSORLUĞU Kongre merkezinde bulunan 2 adet kolon demir karkas üzeri firmanın göndereceği görsel ile giydirilecektir. Kolonlar firmalar arasında bölüştürülebilir veya tek bir firma tarafından alınabilir. WC GİYDİRME SPONSORLUĞU Kongre merkezinde bulunan erkek ve bayan WC iç kapılarına ve uygun alanlara sponsor firmanın göndereceği görsel kaplanacaktır. KONGRE MERKEZİ GİRİŞİ BAYRAK SPONSORLUĞU Kongre merkezinin girişine konulacak olan 4 adet 2 metre yüksekliğindeki kongre görseli kaplı bayrak üzerinde firmanın göndereceği logolar yer alacaktır.

8 BASILI MALZEME SPONSORLUĞU 1. DUYURU REKLAMI ve POSTALAMA Kongre 1. duyurusu toplamda 1000 kişiye gönderilecek olup duyuru arka kapağına sponsor firmanın reklamı tam sayfa olarak basılacaktır. 2. DUYURU REKLAMI ve POSTALAMA Kongre 2. duyurusu toplamda 1000 kişiye gönderilecek olup duyuru arka kapağına sponsor firmanın reklamı tam sayfa olarak basılacaktır. KONGRE AFİŞİ Kongre afişi 300 adet basılacak ve Türkiye'deki tüm tıp fakültelerine, hastanelere, polikliniklere asılacaktır. Sempozyum afişinin üstüne, finansör olan firma tarafından gönderilecek logo basılacaktır. YAKA KARTI İPİ SPONSORLUĞU Kongreye katılacak tüm katılımcılara verilecek olan yaka kartı iplerine finansör firmanın logosu basılacaktır. CEP PROGRAMI Kongreye katılacak tüm katılımcılara verilecek olan cep programlarının arka kapağına finansör olan firmanın göndereceği ilan basılacaktır.

9 BASILI MALZEME SPONSORLUĞU SERTİFİKA ve SERTİFİKA KABI Kongreye katılacak tüm katılımcılara verilecek olan sertifikalar için yaptırılacak olan sertifika kaplarına finansör olan firmanın göndereceği logo basılacaktır. BASILI MALZEMELER SPONSORLUĞU Kongre için yapılacak olan tüm basılı malzemelerin ve postalamanın sponsorluğunu içermektedir. Duyuru Reklamı ve Postalaması 2. Duyuru Reklamı ve Postalaması Sempozyum Afişi Cep Programı Yaka Kartı ve Yaka İpi Sertifika ve Sertifika Kabı KONGRE ÇANTASI Kongre için yaptırılacak olan 500 adet çantaların üzerine finansör olan firmanın ürün ya da firma logosu basılacaktır. Sponsor olan firma çantaların içerisine kalem ve defterlerini koyabilecektir.

10 TOPLANTI GÖRSEL SPONSORLUĞU YÖNLENDİRME SPONSORLUĞU Kongre Merkezi'nde kullanılacak olan tüm yönlendirmelerde, finansör firmanın ürün ismi ya da logoları basılacaktır. KONUŞMACI ODASI SPONSORLUĞU Kongreye katılacak olan tüm konuşmacı ve oturum başkanlarının, sunumlarını kontrol edebileceği ve dinlenebileceği özel bir oda hazırlanacaktır. Bu oda da kongre süresince gün boyu çay - kahve, kurabiye, meyve ve meşrubat servisi yapılacaktır. Finansör olan firmanın flama ve bayrakları konuşmacı odasına asılacaktır. SU SEBİLİ SPONSORLUĞU Kongre süresince, katılımcıların yararlanabilmesi için, stand alanında 4 adet su sebili bulundurulacaktır. Finansör olan firmanın istediği şekilde su sebilleri dijital baskılı fotoblok ile giydirilecektir. ODA KARTI KILIFI SPONSORLUĞU Kongre katılımcılarının odalara girişlerde kullanacakları oda kart kılıflarının üzerinde finansör firmanın ürün ismi ve ürün logoları basılı olacaktır. ONLINE CHECK-IN KIOSK SPONSORLUĞU Kongre katılımcılarının uçak biletleri için online işlemlerini yapıp, çıkış alacağı kiosk üzerinde firmanın logoları koyulacaktır.

11 TOPLANTI GÖRSEL SPONSORLUĞU WEB SİTESİ SPONSORLUĞU Kongre için hazırlanacak olan web sitesinde finansör olan firmanın reklam filmi veya hareketli resim görüntüleri konulacaktır. PLAZMA EKRAN SPONSORLUĞU Kongre Merkezi'nde ana toplantı salonu girişinde ve stand alanında konumlandırılacak olan 4 adet plazma ekrandan, finansör firmanın reklamı ve kongre bilimsel programı 30 saniyelik aralarla, tüm kongre süresince yayınlanacaktır. İNTERNET KÖŞESİ SPONSORLUĞU Kongreye katılacak olan tüm katılımcıların yararlanabileceği ve tüm kongre süresince açık olacak internet köşesi için özel bir alan oluşturulacaktır. İnternet köşesinde yer alacak görsellerde finansör firmanın ürün ismi ya da ürün logosu ile flama ve bayrakları yer alacaktır. İnternet köşesindeki bilgisayarların masaüstü görüntüsü, ekran koruyucusu ile internet açılış sayfası firmanın isteği doğrultusunda ayarlanacaktır.

12 STAND ALANI SPONSORLUĞU STAND SPONSORLUĞU Kongre Merkezi'nde finansör firmalar için stand alanı organize edilecektir. Çay - kahve molaları ve açılış kokteyli bu alanda gerçekleştirilecektir. Kongreye finansör olarak ya da stand alarak katılan firmaların temsilcilerinin ve görevlilerinin sempozyuma kayıt olmaları zorunludur. Firmaların aldıkları stand türüne göre ücretsiz kayıt yaptırabilecekleri firma görevlisi kontenjanları aşağıdaki tablodaki bulabilirsiniz. M2 STAND ÜCRETİ ÜCRETSİZ KONTENJANI 6 m TL 2 kişi KONUKEVİ SPONSORLUĞU Kongre merkezi içersinde veya dışarısında düzenleme kurulu tarafından belirtilecek yere, konuk evi olarak kullanılmak üzere 50 m2 lik özel bir alan tahsis edilecektir. Konuk evi kurmak isteyen firmaların minimum 12 m2 stand almaları gerekmektedir. Firmanızın taleplerine bağlı olarak konuk evi organizasyonu ve dekoru için Opteamist Turizm yardımcı olacaktır. Konuk eviniz içerisinde dağıtmak istediğiniz catering, gazete vb hizmetler için Opteamist Turizm ile iletişime geçebilirsiniz.

13 BİLİMSEL AKTİVİTE SPONSORLUĞU UYDU SEMPOZYUM SPONSORLUĞU Düzenleme kurulunun belirleyeceği saatler arasında finansör firma kendi toplantısını gerçekleştirecektir. Finansör firmanın, yapacağı uydu sempozyum, konuşmacı ve oturum başkanlarının giderlerini finanse etmesi gerekmektedir. Uydu sempozyum sponsorluk bedeline teknik ekipman (simultane sistem hariç) dahildir. DAVETLİ KONUŞMACILAR Türkiye Davetli konuşmacıların ekonomi uçak bileti, kongre kayıtları, toplantı süresince konaklamaları, yiyecek ve içecek servisleri (ekstralar hariç) ve tüm transferleri dahildir.

14 BİLİMSEL AKTİVİTE SPONSORLUĞU WORKSHOP SPONSORLUĞU Katılımcılarımız kongre kapsamında düzenlenecek 30 farklı kursa Kongre öncesi başvurarak bu kurslar arasından seçimlerini yapabilecek ve kendi programını oluşturabilecektir. 4 gün boyunca seçecekleri kurslara katılarak pratik ve teorik düzeylerini arttırma imkanı yakalayacaklardır. Sponsor firmanın kırlangıç bayrakları 4 gün boyunca workshop salonunda bulunacaktır. Cep programı ve program kitabında kurs isminin yanında firma logosu yer alacaktır. Firmanın sponsorluk bedeline ek olarak tüm kurs eğitmenlerinin kayıt, konaklama ve ulaşım sponsorluğunu üstlenmesi gerekmektedir.

15 KATILIM KOŞULLARI - Stand alanı ve panolar dışında şirket ya da ürünün tanıtımının herhangi bir şekilde yapılmamasını rica ederiz. - Stand alanının açık olduğu saatlerde, standınızda yaka kartı takılmış tanıtım görevlilerinin bulunmasını rica ederiz. Yaka kartsız kişiler sempozyum merkezinden çıkartılacaktır. - Stand alanında tanıtım için görüntü aletleri kullanılabilinir. Ancak seslerin diğer standları ve genel stand alanındaki akışı ve düzeni etkilemeyecek düzeyde olmasını rica ederiz. - Kongre Merkezi dışından yiyecek ve içecek maddeleri getirilerek stand alanında ücretli ya da ücretsiz dağıtımı yasaktır. Bu doğrultuda stand alanınızda vermeyi düşündüğünüz ikramlar için tarafımızdan bilgi istenmesini rica ederiz. - Tüm firmalar belirtilen saatler arasında standlarını toplamak durumundadır. Stand alanının genel düzeni açısından bu saatlere uyulmasını rica ederiz. - Planda size ayrılmış olan ölçülerin dışına çıkılmamasını rica ederiz. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde stand alanının sökülerek tekrar monte edilmesi ya da fark ücreti ödenmesi durumu ortaya çıkabilecektir. - Kongre Merkezinin duvarlarına Opteamist yetkilileri ile görüşmeden herhangi bir şey asılmaması ve yapıştırılmamasını rica ederiz. - Kongre Merkezine herhangi bir şekilde verilecek olan maddi zarar, tespiti yapıldıktan sonra maddi zarara yol açan firma tarafından Kongre Merkezi'ne ödenir. - Stand alanı içerisinde Opteamist yetkililerinden talep ettiğiniz malzemelerin, faaliyetin bitiminde teslim edilmesini rica ederiz. - Stand toplama günü, kargo şirketi görevlileri malzemelerin gönderilmesi konusunda yardımcı olacaklardır. Stand görevlilerinizi, malzemelerin kargoya eksiksiz teslim edilmesi ve gerekli işlemlerin yapılması konusunda uyarınız. Kaybolan kargolardan Opteamist Turizm sorumlu değildir.

16 MALİ BİLGİLER - Finansör olan firmaların, Kongre öncesi tüm ödemelerini yapmış olmaları gerekmektedir. Ödemelerde oluşabilecek her bir aylık gecikme için toplam fatura tutarının üzerinden + %10 faiz uygulanacaktır. - Stand & Sponsorluk dosyasında yer alan tüm fiyatların ödemeleri aşağıda belirtilen banka hesabına yatırılacaktır. Banka Adı : Türkiye İş Bankası A.Ş. Şube ve Kodu : Kalamış Şubesi / 1168 Hesap Adı : Optimist Turizm Org. Servis. Tic. Ltd. Şti. Hesap No (TL) : IBAN (TL) : TR Katılımcılar ve sponsor firmalardan kongre başlangıcından önce tahsil edilen tutarlar avans mahiyetinde olup, kur artışından oluşacak farkların yansıtılacağını kabul ederler. Sponsorluk dosyasında ve bütçelerde belirtilen ücretler KDV hariç olup; stand, kayıt konaklama, transfer, sponsorluk ve çeşitli ücretlere resmi KDV oranları ilave edilecektir. T.C. Maliye Bakanlığı V.U.K. uyarınca, bütçede belirtilen vergi oranlarında meydana gelebilecek değişiklikler veya ek vergi yükümlülükleri aynı oranda yansıtılacaktır. 20 Ocak 2018 tarihine kadar yapılan iptallerde stand, sponsorluk, kayıt ve konaklama ücretinin %50'si iade edilir. Bu tarihden sonra yapılacak iptallerde ücret iadesi yapılmayacaktır.

17