T.C. MALİYE BAKANLIĞI Muhasebat Genel Müdürlüğü KAMU İDARELERİNE AİT TAŞINMAZLARIN ENVANTERİ KILAVUZU

Transkript

1 T.C. MALİYE BAKANLIĞI Muhasebat Genel Müdürlüğü KAMU İDARELERİNE AİT TAŞINMAZLARIN ENVANTERİ KILAVUZU V1

2 KAMU İDARELERİNE AİT TAŞINMAZLARIN ENVANTERİ KILAVUZU GİRİŞ 13/09/2006 tarihli ve 2006/10970 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmeliğin bazı maddeleri, 19/06/2014 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 03/06/2014 tarihli ve 2014/6455 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik gereğince milli emlak birimlerince envanteri yapılan taşınmazlardan Emlak Vergi Değeri veya İz Bedeli belirlenenler, merkezde MEOP aracılığıyla HYS ye aktarılmıştır. Bakanlığımız Taşınmaz Envanteri konulu 25/07/2014 tarihli ve 8189 sayılı genel yazısı gereği envanter ve değerlemesi yapılan taşınmazlara ilişkin bilgiler elektronik ortamda HYS ye aktarıldığından, muhasebe işlem fişi ekine herhangi biri belge eklenmeyecektir. A. KULLANICI YETKİLENDİRME Mevcut taşınmazların, bu taşınmazlara ait varsa birikmiş amortismanların kayıtlardan çıkarılması ve milli emlak birimleri tarafından envanter ve değerlemesi yapılan taşınmazların otomatik muhasebeleştirilmesine yetkili personel; Muhasebe Yetkilisi Muhasebe Yetkili Yardımcısı Veznedar ve Diğer Personeldir. Dikkat: Yetkilendirme yapılan personelin Harcama Yönetim Sistemi (HYS) de ki yetkileri silineceğinden dikkat edilmesi gereken konu HYS de kullanıcı rolü olmayan bir personelin yetkilendirilmesi makul olacaktır. Halihazırda 2/B taşınmazlarının satışını sistem üzerinden yapmaya yetkilendirilmiş personel Envanter modülünde de yetkileri devam etmektedir. Personel yetkilendirilebilmesi için Muhasebe Yetkililerinin aşağıda belirtilen usule göre yetkilendirme yapması gerekmektedir: Muhasebe Yetkilisi adresinden giriş yaparak yetkilendirme işlemine başlayacaktır.

3 Şekil-A Şekil-B HYS uygulamasına yeni eklenen rollerin; ve ile başlayan kurumlarda tanımlanabileceği öngörülmüştür. Yetkilendirme yapılacak kişi, yetkilendirme yapan sayman ile aynı saymanlıkta çalışıyorsa ile başlayan kurumlarda bu rollerin kullanılmasına izin verilmektedir. Yetkilendirme yapılacak kişi, yetkilendirme yapan sayman ile aynı saymanlıkta değilse yetkilendirme yapılacak kurum ile başlayan kurum olsa dahi yetkilendirmeye izin verilmemektedir.

4

5 B. ENVANTER İŞLEMLERİ Envanter işlemleri 2 aşamadan oluşmaktadır. 1. Envanter Çıkış a) 25 li Grup Envanter Çıkışı (250, 251 ve 252 hesapların çıkışı) b) Amortisman Çıkış 2. Envanter Giriş B.1 ENVANTER ÇIKIŞ Merkez saymanlık müdürlükleri, defterdarlık muhasebe müdürlükleri ile bünyesinde milli emlak servisi olsun veya olmasın tüm malmüdürlükleri, 250-Arazi ve Arsalar Hesabı, 251-Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri Hesabı ve 252-Binalar Hesabında kayıtlı taşınmazları ve bunlara ait varsa birikmiş amortismanlarının envanter çıkış işlemlerini yapmaları gerekmektedir. Defterdarlık muhasebe müdürlükleri ile bünyesinde milli emlak servisi olan malmüdürlüklerinin 250, 251 ve 252 hesaplarda bakiye bulunmaması durumunda da 25 li Grup Envanter Çıkış butonu kullanılarak işlem yapılması gerekir. Bu durumda, muhasebe biriminde bu taşınmazların olmadığı, bundan dolayı kayıt yapılmadığı uyarısı verilecektir. Aynı şekilde 251 ve 252 hesaplara ait amortisman bulunmaması halinde de Amortisman Çıkış butonu kullanılarak işlem yapılması gerekir. Bu durumda, muhasebe biriminde bu taşınmazlara ilişkin amortismanın olmadığı, bundan dolayı kayıt yapılmadığı uyarısı verilecektir. a) butonuna basıldığında, o muhasebe biriminin hesaplarında, idareler bazında kayıtlı tüm taşınmazların (250, 251 ve 252) çıkış (gene idareler bazında) işlemleri otomatik olarak yapılacak ve say2000i muhasebe kayıt formunda taşınmazların çıkışına ilişkin olarak oluşan (E1) yevmiyesinin numarası ekrana gelecektir. Bu aşamada, muhasebe birimlerince envanter çıkışına ilişkin Muhasebe İşlem Fişinin çıktısı MİF DÖK butonuna basılarak alınıp imzalanarak dosyasına kaldırılmalıdır. HYS den MİF Dökümü alınamaması durumunda Say2000i Muhasebe kayıt formundan bu yevmiye sorgulanarak MİF dökümü yapılabilecektir.

6 b) butonuna basıldığında, o muhasebe biriminin hesaplarında kayıtlı olupta amortismanı bulunan taşınmazların (idareler bazında) kayıtlı amortismanların çıkışı yapılacak ve say2000i muhasebe kayıt formunda, amortismanların çıkışına ilişkin olarak oluşan (E2) yevmiyesinin numarası ekrana gelecektir. MİF DÖK butonu ile bu işleme ilişkin Muhasebe İşlem Fişi dökümü yapılabilecektir. Bu aşamada, muhasebe birimlerince amortisman çıkışına ilişkin Muhasebe İşlem Fişinin çıktısı alınarak imzalanıp dosyasına kaldırılmalıdır. HYS den MİF Dökümü alınamaması durumunda Say2000i Muhasebe kayıt formundan bu yevmiye sorgulanarak MİF dökümü yapılabilecektir. Amortisman çıkış kaydından sonra, daha önce kayıtlarda yer alan tüm amortismanların Amortisman ve Yeniden Değerleme Defteri bağlantısı kaldırılacaktır.

7 Şayet muhasebe biriminde kayıtlı herhangi bir amortisman kaydı bulunmuyorsa, Amortisman Çıkış butonuna basıldığında Envanter amortisman giriş kayıtları olmadığından amortisman çıkış kayıtları oluşmamıştır. uyarı verilecektir. Bu uyarı verilen muhasebe birimlerinde amortisman kaydı yapılmasına gerek kalmadan Envanter Girş Kaydına geçilecektir.

8 Yukarıdaki işlemler yapıldıktan sonra, muhasebe birimince >Say2000i >Muhasebe Modülü >Raporlar >Yönetmelik Temel Raporları >Aylık Mizan Cetveli. bölümünden 9. Ay, Toplam, Ayrıntı düzeyinde mizan raporu alınıp, 250, 251, 252 hesaplar ile ve yardımcı hesaplarının 0 bakiye verip vermediği kontrol edilebilir. Yukarıda belirtilen bölümden mizan alındığında, aşağıdaki gibi, 250, 251 ve 252 hesaplar ile ve hesap ve yardımcı hesapların 0 bakiye verdikleri görülecektir.

9 Bu işlemlerden sonra, >Say2000i Muhasebe Modülü >Ön İnceleme >Amortisman İşlemleri > Amortisman Defteri, bölümünden, daha önceden kayıtlı taşınmazlardan amortismanı bulunupta, Amortisman Çıkış Kaydı (E2) sonucunda, taşınmazların Amortisman ve Yeniden Değerleme Defteri bağlantısı kaldırılıp kaldırılmadığı kontrol edilebilecektir. Yukarıdaki gibi 251 hesabın amortisman defteri sorgulandığında, daha önce kayıtlarda yer alan tüm amortismanların defter kaydı bağlantısı kaldırılacak olup amortisman defteri görüntüsü aşağıdaki gibi olacaktır. Bu işlem 252 hesap için de yapılmalıdır.

10 Aynı şekilde bu kontrol >Say2000i Muhasebe Modülü >Raporlar >Taşınır Hesaplar Kontrol Raporu ndan da yapılarak, taşınmaz çıkışlarının Limit Üstü ve Limit Altı olarak çıkışlarının doğru yapılıp yapılmadığı teyit edilebilir.

11 Özet Rapor Ayrıntılı Rapor

12 Ayrıntılı Rapor

13 B.2 ENVANTER GİRİŞ Defterdarlık muhasebe müdürlükleri ile bünyesinde milli emlak servisi olan malmüdürlüklerince B.1-Envanter Çıkış bölümünde belirtilen işlemler yapıldıktan sonra aynı modülden, milli emlak birimleri tarafından envanteri yapılan ve MEOP üzerinden HYS ye aktarılmış olan taşınmazlara ilişkin envanter kayıtlarının muhasebe kayıtlarına otomatik olarak alınması sağlanacaktır. Muhasebeleşen taşınmazların hangi yevmiye numarası ile muhasebeleştirildiği anlık olarak MEOP sistemine de gönderilmektedir. Muhasebeleştirilen taşınmazlardan, değeri, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği Genel Tebliği (Sayı:1) 1 uyarınca değeri TL ve üzerinde olan taşınmazlar sistem tarafından Limit Üstü olarak muhasebe kayıtlarına alınarak, gene sistem tarafından 251 ve 252 hesaplar için amortisman kartına işlenecektir. 250 hesap amortismana tabi olmadığından bu taşınmazların bilgileri sistem tarafından amortisman kartına işlenmeyecektir. Böylelikle amortismana tabi olupta limitüstü olan taşınmazlar sistem tarafından ilgili taşınmazın tabi olduğu amortisman oranı üzerinden saymanlık dönem sonu işlemlerinde amortismana tabi tutulmasına imkan verilmektedir. İz bedeli üzerinden kayıtlara alınanlar ise Limit Altı olarak kayıtlara alınarak, dönem sonunda %100 oran üzerinden amortismana tabi tutulması sağlanmaktadır. Envanter giriş ekranına bu aşamada, henüz muhasebeleştirilmesi yapılmamış taşınmazlara ilişkin bilgiler gelecektir. Bir sayfada en fazla 500 adet taşınmaz ekrana getirilmekte olup muhasebeleştirme işlemleri tümünü seç kutucuğu seçilerek 500 er 500 er yapılmalıdır. Her 500 taşınmaz için muhasebeleştirme süresi yaklaşık 1-2 dakika süreceğinden bu sürede HYS de başkada bir işlem yapılmaması, işlemin iptal edilmemesi gerekir. Genel bütçe kapsamında envanter kaydı yapılacak taşınmaz sayısının yaklaşık adet olduğu göz önünde bulundurularak, envanter kayıt işlemlerinin sistemsel tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanmıştır.

14 yoğunluğa yol açmaması ve zamanında yapılmasını teminen, envanter giriş işlemlerinin her muhasebe biriminde sadece bir kullanıcı tarafından gerçekleştirilmesi gerekir. Söz konusu işlemler tamamlanıncaya kadar, kayıt hatalarına yol açılmaması bakımından HYS / Taşınmaz / 2B Satış İşlemleri modülünün de kullanılmaması gerekir. Bu bağlamda, 2/B satış işlemlerinin aksamaması açısından envanter kayıt işlemlerinin mesai bitiminden sonra yapılması uygun olacaktır. Seçilen HER 500 satış taşınmaz için Muhasebeleştir Butonuna basıldığında, aşağıdaki gibi nolu Muhasebe İşlem Fişi İle Envanter Giriş Kayıtlarınız Oluştrulmuştur. Uyarısı verilecektir. B.3 MUHASEBELEŞTİRİLMİŞ TAŞINMAZLAR Bu bölümde, Envanter Giriş bölümünde muhasebeleştirilmiş olan taşınmazların bilgileri ve hangi yevmiye ile muhasebeleştirildikleri bilgisi bulunmaktadır. Muhasebeleşmiş olan 500 taşınmazın Muhasebe İşlem Fişinin çıktısı say2000i>muhasebe Kayıt Formu ndan alınabileceği gibi HYS > Taşınmaz > Envanter > Envanter Raporları bölümünden de ilgili yevmiye numarası seçilerek MİF DÖK butonu ile de alınabilir. B.4 ENVANTER RAPORLARI Bu bölümde, Envanter Giriş bölümünde muhasebeleştirilmiş olan taşınmazların yevmiye numaraları ile, bunların Muhasebe İşlem Fişleri ve Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmeliğinin EK-2 Tapuda Kayıtlı Olan Taşınmazlar Formu butonları yer almaktadır. Bu belgelerden sadece Muhasebe İşlem Fişinin çıktısı alınacak olup, EK-2 formunun çıktısı alınmayacaktır. EK-2 formu aynı zamanda MEOP sisteminde de mevcut olduğundan, bu bölüme sadece muhasebe denetimlerinde, seçilen yevmiyede, hangi taşınmazlar için işlem yapıldığının belgelendirilmesi / teyidi amacıyla eklenmiştir.

15

16

17 C. KONTROL İŞLEMLERİ Envanter girişleri yapıldıktan sonra, envanteri yapılan taşınmazların muhasebe kayıtlarında ilgili hesaplara alınıp alınmadığının kontrolü için >Say2000i > Muhasebe Modülü >Raporlar >Yönetmelik Temel Raporları >Aylık Mizan Cetveli. bölümünden 9. Ay, Toplam, Ayrıntı düzeyinde mizan raporu alınıp, 250, 251, 252 hesaplara kayıt yapılıp yapılmadığının teyit edilmesi gerekir. Limitüstü olarak muhasebe kayıtlarına alınan taşınmazların Duran Varlıklar Amortisman Ve Yeniden Değerleme Defteri ne kayıt edilip edilmediğinin kontrol edilmesi için >Say2000i Muhasebe Modülü >Ön İnceleme >Amortisman İşlemleri > Amortisman Defteri, bölümünden, Envanter Girişi (E3) yevmiyeleri ile HYS den otomatik olarak muhasebe kayıtlarına alınan taşınmazlardan değeri TL nin üstünde olan taşınmazların Duran Varlıklar Amortisman ve Yeniden Değerleme Defteri ne kayıt edilip edilmediği kontrol edilebilir.

18 Yukarıdaki ekrandaki gibi 252 hesabın amortisman defteri sorgulandığında say2000i de aşağıdaki rapor üretilecektir.

19 Envanter Giriş ekranında muhasebe kayıtlarına alınmış olan limitüstü bir herhangi bir taşınmaz taşınmaz sicil numarasıyla veya taşınmazın son düzey ekonomik kodlarıyla (Örnek: ) sorgulanarak taşınmazlara ilişkin bilgilere ulaşılabilir.