AbstractAgent Bildiri Özeti (Abstract) Yönetim Sistemi

Transkript

1 AbstractAgent Bildiri Özeti (Abstract) Yönetim Sistemi

2

3 İçindekiler I. ABSTRACTAGENT NEDİR?... 6 I.1 TANIM VE TEMEL ÖZELLĠKLER... 6 I.2 AVANTAJLARI... 6 II. YETKİLER... 7 III. SİSTEME KAYIT VE GİRİŞ... 8 IV. BİLDİRİ ÖZETİ OLUŞTURMA, BİLİMSEL KURULA GÖNDERME, İZLEME... 8 IV.1 BĠLDĠRĠ ÖZETĠ OLUġTURMA... 9 IV.2 BĠLDĠRĠYĠ KOMĠTEYE GÖNDERME IV.3 BĠLDĠRĠLERĠ ĠZLEME V. HAKEM İŞLEMLERİ V.1 YENĠ GELEN BĠLDĠRĠLERĠ GÖRME VE DEĞERLENDĠRME V.2 BĠLDĠRĠLERĠ OFFLĠNE ĠZLEME V.3 DEĞERLENDĠRĠLMĠġ BĠLDĠRĠ ÖZETLERĠNĠ LĠSTELEME VI. BAŞ HAKEM İŞLEMLERİ VI.1 UYGULAMADAKĠ METĠNLERĠN ÖZELLEġTĠRĠLMESĠ VI.1.1 Giriş Metni VI.1.2 Sisteme Giriş Yapıldıktan Sonraki Hoş geldin Metni VI.1.3 Bildiri Özeti Gönderiminden Önce Kısa Bilgi VI.1.4 Özet Toplanması Bittiğinde Belirecek Uyarı Metni VI.2 KULLANICI ĠġLEMLERĠ VI.2.1 Kullanıcı Listesine Göz Atma ve Statüsünü Değiştirme (Hakem Atama ve Değiştirme) 36 VI.2.2 Kullanıcı Silme ve Bilgilerini Değiştirme VI.2.3 Kullanıcı Bulma VI.3 BĠLDĠRĠ ĠġLEMLERĠ VI.3.1 Bilimsel Komiteye Gelen Bildirileri Listeleme ve Hakemlere Gönderme VI.3.2 Değerlendirme Aşamasında Olan Bildiri Özetleri VI.3.3 Değerlendirmesi Biten Bildiri Özetleri VI.3.4 Bildirileri Kabul Etme, Reddetme veya Yeniden Değerlendirmeye Sokma VI.3.5 Bildiriler Üzerinde Arama Yapma VI.4 RAPORLAR VI.4.1 Başlık, Yazar ve Kurum Adına Göre Rapor VI.4.2 İletişim Bilgilerini İçeren Özet Raporu VI.4.3 Bütün Başlıklar Raporu VI.4.4 Ülke Detayı içeren Rapor VI.4.5 İlk Yazar Adına Göre Rapor VI.4.6 Sunan Yazar Adına Göre Rapor VI.5 DEĞERLENDĠRME LĠSTELERĠ VI.5.1 Hall Of Fame* VI.5.2 Hall Of Fame (GR)* VI.5.3 Group Statistics* VI.5.4 Hakem Puanları VI.5.5 Değerlendirme Kriterleri VI.5.6 Açıklamalı Puan Listesi VII. ANKET İŞLEMLERİ VII.1 ANKET SORUSU GĠRME VE DEĞĠġTĠRME... 52

4 VII.2 ANKET ĠSTATĠSTĠKLERĠNĠ ĠZLEME VII.3 DETAYLI ANKET SONUÇLARI VIII. SİSTEM GERİ BESLEMELERİ... 54

5 Bu belgedeki bilgiler, Ģekiller ve program iģlevi önceden haber verilmeksizin değiģtirilebilir. Tersi belirtilmedikçe, burada örnek olarak adı geçen kiģiler, adresler, kurumlar, kuruluģlar, bildiri baģlıkları ve içerikleri ile değerlendirmeler kurgusaldır ve hiçbir gerçek kiģi, kurum, kuruluģ, bilimsel çalıģma ve olayla ilgili olarak kullanılmaları veya böyle bir sonuç çıkarılması amaçlanmamıģtır. Ġlgili tüm telif hakları yasalarına uymak okuyucunun sorumluluğundadır. Telif hakkı kapsamındaki haklara hiçbir sınırlama getirmeksizin, bu belgenin hiçbir bölümü, LookUs BiliĢim Ltd nin izni alınmadan yeniden üretilemez. Burada sözü edilen gerçek Ģirket ve ürün adları, ilgili firmaların ticari markaları olabilir. Bu belgeyi Adobe Acrobat Reader elektronik biçiminde temin etmek için adresine e-posta gönderiniz. Copyright 2004 LookUs BiliĢim Hizmetleri San. ve DıĢ Tic. Ltd. ġti. Ġstanbul PDF.B

6 I. AbstractAgent Nedir? I.1 Tanım ve Temel Özellikler AbstractAgent temel olarak, (i) Bildiri özetlerinin (abstract) yazarlar tarafından gönderilmesine (ii) Bunların belirlenen hakemlere iletilip değerlendirilmesine olanak tanıyan, (iii) Kabul ret iģlemleri ile tüm duyuruların izlenebildiği, bir internet uygulamasıdır. ĠĢlemlerin kullanıcı dostu ve kolay anlaģılır ekranlar aracılığı ile yapılması, bugüne dek binlerce bildiri özetinin kısa sürede, sorunsuz ve kolay bir Ģekilde toplanmasını, değerlendirilmesini ve bildiri kitapçığının kısa sürede hazırlanmasını olanaklı kılmıģtır. ĠĢlemlere, Ģifre korumalı alana tek bir noktadan giriģ yapılarak baģlanır. Önceden belirlenen yetkiler, kullanıcıların neler yapabileceğini sınırlar ve menüyü özelleģtirerek kullanıcıya sunar. Kullanıcı grupları hiyerarģik olarak Ģu Ģekildedir: a. Kullanıcı (kongre, organizasyon vs. katılımcısı, yazar) b. Hakem c. BaĢhakem d. Kongre yöneticisi (organizasyon firması) e. Uygulama yöneticisi (LookUs Tasarım) Her grup, bir alt grubun yetkilerini de kapsar. Örnek olarak Hakem in bildiri değerlendirme yetkisi varken, normal bir kullanıcı gibi bildiri özetlerini de gönderebilir. Bildiri değerlendirme yetkisi sadece bildirinin gönderildiği hakem(ler)dedir. Bunun dışında sistem kimsenin bildiriyi değerlendirmesine olanak vermeyecektir. Bildiriler seçimli olarak Türkçe, Ġngilizce ya da her iki dilde toplanabilir. Türkçe girilen bir özetin Ġngilizce sinin de girilmesi zorunlu hale getirilebilir. Bunun dıģında özetler belirlenmiģ konu grupları altında da toplanabilir. BaĢhakem yetkisindeki kullanıcı, grupları belirleme, değiģtirme ve silme hakkında sahiptir (bkz. II. Yetkiler) I.2 Avantajları Bildiri özetlerinin online formlar sayesinde oluģturulması, hakemlere ulaģması ve değerlendirilmesi Ģimdiye dek eģi görülmemiģ bir biçimde süreci hızlandırır ve zaman kazandırır. Tüm özetler genel Ģablon ve biçime sadık kalarak, yazım kurallarına tam uyumluluk sağlar. Özetler ve kullanıcılar alanlarında arama yapabilme ve bilgileri görüntüleyebilme olanağı, organizasyon yetkililerine tam hakimiyet sağlar. Toplama ve değerlendirme süreci sonunda Bildiri Özeti Kitabı anında sistem tarafından oluģturulabilir. Postada kaybolma, bozuk disket, ile ulaģamama gibi sorunların ortadan kalkmasından baģka, diğer tüm bu medyalardan çok daha güvenli bir Ģekilde bilgiyi ve gizliliğini korur.

7 II. Yetkiler Kullanıcı gruplarının yapabileceği iģlemler, aģağıdaki listeden seçilmiģtir: Normal kullanıcı (yazar) : 1, 2 Hakem : 1, 2, 3, 4, 11 BaĢ hakem : 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17 Kongre Yöneticisi : 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 Uygulama yöneticisi : 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19, 20, Bildiri özeti oluģturma, düzeltme ve Bilimsel Kurula gönderme 2. Bildirilerin değerlendirme sürecini ve hakem puanlarını takip edebilme 3. Yeni gelen bildiriler listesi 4. Bildiri değerlendirme 5. Kullanıcı iģlemleri (kullanıcı bulma ve listeleme, bilgilerini görebilme) 6. Kullanıcılardan hakem belirleyebilme 7. Gelen bildirileri hakemlere gönderebilme 8. Değerlendirilen ve değerlendirmede olan bildiriler listesi 9. Değerlendirilmesi bitmiģ puan açıklamalı bildiriler listesi 10. Değerlendirilmesi bitmiģ bildirileri kabul etme ya da reddetme, yeniden değerlendirmeye gönderebilme. 11. Bildirileri offline izleme (yazıcı çıktısı yada MS Word dokümanı için) 12. AbstractAgent ekranındaki kongre metinlerini düzenleyebilme 13. Bildiri grupları oluģturma, değiģtirme 14. Bildiri bulma fonksiyonu 15. Ayrıntılı bildiri liste raporları 16. Açıklamalı puan listeleri 17. Anket ekleme, soru ve istatistikleri izleme 18. Kongreye özel iģlemler ve raporlar bölümü. 19. BaĢhakem, kongre yöneticisi belirleme. 20. Kongre dilini, bir bildirinin gideceği hakem sayısını, özet kabulü için son kabul tarihini (deadline) belirleme. Özetlerin gruplar altında toplanıp toplanmayacağını belirleme. Sistemi askıya alabilme. 21. Kullanıcı (yazar) lara bildiri statülerine göre özelleģtirilmiģ e-posta mesajları gönderebilme.

8 III. Sisteme Kayıt ve Giriş Şekil 1: Sisteme giriş ve kayıt formu. Sisteme ilk kez giriliyorsa, Yeni Kullanıcı seçeneğini izlenerek kayıt iģlemi tamamlanmalıdır (ġekil 1). Bu iģlem yaklaģık 1,5 dakika alacaktır. Kullanıcının belirlediği kullanıcı adı ve parola sistem tarafından kaydedilecek, ileride tüm giriģlerde kullanıcıdan bunu girmesi istenecektir. Form alanları, bilgilerin eksik ve yanlıģ doldurulmasına karģı korunmuģtur. Kayıt iģlemi tamamlandıktan sonra AbstractAgent uygulaması kullanılmaya hazırdır. IV. Bildiri Özeti Oluşturma, Bilimsel Kurula Gönderme, İzleme AbstractAgent uygulaması, bildiri özetlerinin kurallara uygun olarak internet üzerinde oluģturulmasına, gerektiğinde resim ve tablo eklenmesine olanak tanır. Bildiri özeti bilimsel kurula gönderilmeden önce üzerinde istenildiği kadar değiģiklik yapılabilir. (Burada kullanıcı, özeti uzaktaki bir bilgisayara kaydettiğini düģünmelidir). Kaydedilen, fakat bilimsel kurula iletilmeyen bildiriler, baş hakem tarafından görülemez ve değerlendirmek üzere hakemlere gönderilemez. Gönderilmesi unutulan özetler için sistem tarafından uyarı mesajı atılacaktır.

9 Özetlerin son durumu da gene bu ekrandan takip edilebilir. Puanlama sürecinde hakemlerden alınan puanlar ayrıntılı olarak görülebilir. (Hakemlerin isimleri görünmeyecektir. Benzer Ģekilde hakemler de yazar ve kurum bilgilerini göremeyeceklerdir) IV.1 Bildiri Özeti Oluşturma Şekil 2: Kullanıcı menüsü. Yazarlar için menüde 6 adet seçenek bulunur (ġekil 2). GiriĢ seçeneği hoģgeldin sayfasına dönüģ içindir. Bu sayfada yer alan giriģ metni, Kongre Yöneticisi tarafından değiģtirilebilir Ģekildedir. Yeni Bildiri seçeneği, bildiri özetini oluģturacak adımları baģlatır. Açılan kısa bir ön bilgiden sonra Online bildiri göndermek için tıklayınız linkini tıklamak gerekir. Bundan sonra adım adım bildiri özeti oluģturulur ve kaydedilir:

10 Şekil 3: Bildiri Özeti Gönderimi için Kısa Bilgi. Adım 1: Özet Bilgileri Bu adımda bildiri özetinin dili Türkçe ya da Ġngilizce olarak seçilebilir. Kongrenin türüne göre tüm özetler için Ġngilizce olma zorunluluğu getirilmiģ ise seçenekler sistem tarafından Türkçe+Ġngilizce ve Ġngilizce Ģeklinde verilecektir. Türkçe+Ġngilizce seçeneğinde bildiri özetinin önce Türkçe si istenir, hemen ardından Ġngilizce özetin girilmesi gerekir. Aksi halde özet kaydedilmeyecektir. Ardından varsa Bildiri Grubu seçilmelidir. Bu alan kongreler için özelleģtirilebilen alandır. Yazarlar bildiri özetlerinin türüne göre eģleģen Bildiri Grubu tuģundan seçim yapmalıdırlar. Son olarak da Tercih Edilen SunuĢ ġeklini seçmelidirler. Poster Sunum, Sözlü Sunum, Davetli KonuĢma Metni,vb (ġekil 4)

11 Şekil 4:Özet Bilgileri Adım 2: Kurum Bilgileri Özet bilgilerinde organizasyona (kongre, sempozyum, konferans vb.) kayıt yaptırmıģ birinin isminin yer alması Ģart koģulmuģtur. Bu genelde kullanıcının kendisidir ve kurumunu Kurum Bilgileri alanına yazılmalıdır (ġekil 5). Daha sonra bildiride adı Geçen tüm yazarların kurumlarını yazması gerekmektedir. Aynı Kurum adınının iki kere yazılmasına gerek yoktur.

12 Şekil 5: Kurum Bilgileri Adım 3: Yazar Bilgileri Daha sonra sırası ile bildiride adı geçen yazarların adı (önce Ġlk isim, sonra sonra Ġkinci Ġsim ve en son Soy isim) girilmelidir. Kurum No adı ile belirtilen alanda bir önceki adımda girilen kurum sırasına göre Yazarların kurum numaraları seçilmelidir. Aynı Ģekilde kurum bilgileri sıra numarasına üst alanda görüntülenecektir (ġekil 6).

13 Şekil 6: Yazar bilgileri giriş ekranı. Uygulama, kurumları otomatik olarak indeksleyip yazar isimleri ile iliģkilendirecektir. Son olarak bildiriyi sunan yazarın numarası seçilmelidir. Kaydet ve Devam Et tuģuna basarak 4. adıma geçilmelidir.

14 Adım 4: Sunan Yazar Bilgileri Bu alanda Sunan yazara ait bilgilerin görüntülendiği alandır. Bu alana girilen bilgilerin eksiksiz ve güncel olması gerekmektedir. Çünkü bildiri ile ilgili yazıģmalar ve görüģmeler daha sonra buradaki bilgilere göre yapılacaktır. (ġekil 7) Şekil 7:Sunan Yazar Bilgileri. Adım 5: Bildiri Başlığı Bu alanda sırasıyla bildiri baģlığı yazılmalıdır. Bildiri dili Ġngilizce +Türkçe Seçilen bildirilerde 2 alanında doldurulması zorunludur. Sadece Türkçe seçilen bildirilerde tek bir alana bildiri baģlığı girilecektir. (ġekil 8)

15 Şekil 8:Bildiri Başlığı Adım 6: Bildiri Özeti Bu alana bildiri metni eklenmeli bildiri metninizi kopyalayıp direk alana ekleyebilirsiniz. Bu alana yazar ismi ya da bildiri başlığı kesinlikle yazılmamalıdır. (Şekil 9). Metin kutucuğu altında azalan sayı, kaç kelime daha yazılabileceğini gösterir. Önerilen kelime sayısı 250 dir ve bir sonraki Adım a geçilir.

16 Şekil 9:Bildiri Özeti Adım 7: Anahtar Kelimeler Bu adımda varsa bildiriye ait anahtar kelimeler girilir. (Şekil 10)

17 Şekil 10:Anahtar Kelimeler Adım 8: Resim-Tablo Yükle Adım 8 ile bildiri için gerekli olan resim ve tablolar oluşturulur (Şekil 11) Şekil 11:Resim-Tablo Yükle giriş ekranı Bildiri özeti resim dosyası içeriyorsa, bu bölümden eklenebilir. Resim/Figür yükleme tuşuna basılır ve sırasıyla alanlar doldurulur. Resim Adı, Resim Yeri (Şeklin bildiri üzerinde nerde gözükmesini istiyorsanız o alan seçilmelidir), Açıklama alanlarıdır. Ekranda Gözat (Browse) tuşuna basarak resim dosyası bilgisayardan seçilmelidir. Daha sonra resmin adı ve açıklaması girilerek Upload tuşuna basılmalıdır. Bu esnada dosya kullanıcı bilgisayarından internete aktarılacağından resmin boyutuna göre işlem birkaç dakika alabilir. Sonuçta özete eklenen tüm resimler bir liste halinde görülecektir. Gönderilen resimler GIF, JPEG ve BMP biçimlerinde olmalıdır. (Şekil 12)

18 Şekil 12: Resim/Figür Yükle Eğer resim başarıyla yüklendiyse [Resim 1] Dosyanız Yüklendi. Başka bir dosya yükleyebilir, gönderiminizi 'Devam' tuşuna basarak tamamlayabilirsiniz. mesajı ve Yüklenmiş Resim ve Tablolar alanı gözükür. ( Şekil 13)

19 Şekil 13: Yüklenmiş Resim <<Geri tuşuna basılarak varsa Tablo oluştur tuşuna basılır. İlk olarak özete eklenecek tablonun satır ve sütun sayıları istenecektir. Devam tuşu ile oluşturulan tablonun doldurulabilir ekranına ulaşılacaktır. (Şekil 14).

20 Şekil 14: Tablo oluştur Hücrelere gereken bilgiler ve tablonun adı girildikten sonra Kaydet tuģu ile tablo kaydedilmelidir. Bundan sonra beliren ekranda değiģiklik yapma ve tabloyu silme seçenekleri ile eklenen diğer tabloların listesi görünecektir. (ġekil 15)

21 Şekil 15: Tablo bilgileri Kaydet tuşuna bastıktan sonra Adım 8 tamamlanmış olur ve karşınıza çıkan ekrandan bir sonraki adıma Devam Et tuşuyla geçebilirsiniz. (Şekil 16)

22 Şekil 16: Resim-Tablo Yükle Adım 9: Önizle ve Bilim Kurulu na Not Bu adımda Bilim Kurulu na yazmak istediğiniz notları ve bildirinizin kongrede yayınlanması sırasında gerekli olan ekipmanları yazarsınız. (Şekil 17) Aynı şekilde En üstte bulunan Bildiriyi önizle tuşuyla, bildiri özeti kurallara uygun biçimde kullanıcıya gösterilerek, muhtemel hataların kontrol edilmesine olanak tanınır. (Şekil 18).

23 Şekil 17: Bildiriyi Önizle ve Bilim Kurulu na Not

24 Şekil 18: Bildiri Önizleme ekranı Adım 10: Bilim Kurulu na Gönder Adım 10 da çıkan ekranda bildiri özetine bir referans numarası (AbsRef) verildiği görülecektir (ġekil 19). Bu, yazıģmalarda ve yardım alırken kullanılacak olan sistem tarafından verilen tekil (benzersiz/unique) bir numaradır. Ekranda görülen diğer 4 seçeneğin iģlevleri ise aģağıda açıklanmıģtır: Bu bildiriyi önizle: Bildiri özetini biçimsel kurallara uygun Ģekilde ekranda gösterir. Bildiri üzerinde değişiklik yap: Özet metin, baģlık, yazalar vb. gibi metin olarak girilen tüm alanlar Adım sırasıyla tekrar görünür ve değiģtirilebilir Ģekildedir. Bilimsel Kurul a gönderilmeden önce bu alanda istenildiği kadar değiģiklik yapılabilir.

25 Bildiriyi Bilimsel Kurul a değerlendirmek üzere gönder: Bildiri özetinde herhangi bir eklenti ve değiģikliğe gerek duyulmuyorsa, değerlendirilmek üzere Bilimsel Kurul a buradan hemen gönderilebilir. Özet, Bilimsel Kurul a dilendiği zaman iletilebilir. Buna Bildirilerim seçeneğinden kolaylıkla ulaģılabilecektir. Önemli olan, Bilimsel Kurul a iletilen özetler üzerinde değişiklik yapma hakkının yitirileceğinin bilinmesidir. Bildiriyi tümüyle sil: Bildiri özeti tümüyle bu bölümden silinebilecektir. Şekil 19: Bilim Kurulu na Gönder IV.2 Bildiriyi Komiteye Gönderme Bildiri özeti, yukarıda anlatılan yönergelere göre oluģturulduktan sonra değerlendirilmek üzere komiteye iletilmelidir. Unutulmamalıdır ki, komiteye gönderilmeyen bildiriler değerlendirmeye alınmaz. Ekranın sol tarafında yer alan menüde Bildirilerim baģlığı altında oluģturulan tüm bildirilerin listesine ulaģmak ve durumları (statüleri) hakkında bilgi almak mümkündür. Komiteye gönderilmeyen özetlerin statüsünde gönderinin yapılmadığı ve bunu gerçekleģtirecek seçim hemen göze çarpacaktır (ġekil 20).

26 Örnekte 0053 referans numaralı (AbsRef) bildiri özeti bilimsel komiteye gönderilecektir. Seçimin tıklanması ile bildiri özeti oluģturma aģamalarının ilk ekranı belirecektir (ġekil 20). Şekil 20: Bildiri özeti üzerinde yapılabilecek işlemler Gönder tuģuna basılması ile iģlemin gerçekleģtiğini bildiren BaĢarıyla Tamamlandı mesajı belirecektir ve kayıtlı mail adresinize e-posta gönderilecektir. Artık özet, değerlendirme aģamasındadır ve kullanıcı tarafından üzerinde değiģiklik yapılma imkanı yoktur. Eğer varsa Ödül ya da Soru kısmı bu alanda doldurulur. (ġekil 21) Şekil 21: Başarıyla Tamamlandı Ekranı

27 ĠĢlemden sonra özetin statüsü, BaĢ Hakemde olarak görünecektir (ġekil 22). Şekil 22: Komiteye (Baş Hakeme) gönderilen bildiri özetinin yeni statüsü. IV.3 Bildirileri İzleme Bilimsel Kurula gönderilen özetlerin son durumu Bildirilerim seçeneğinden her zaman izlenebilir. Örnekteki bildiri özeti BaĢ Hakem tarafından hakemlere dağıtıldığı anda statü Hakemlerde Ģeklinde değiģmiģtir ve tüm hakemler değerlendirmelerini bitirene dek bu Ģekilde kalacaktır (ġekil 23). ġekil 23: Değerlendirme sürecindeki bildirinin statüsü. Puanlamanın tüm hakemler tarafından yapılması ile birlikte özetin statüsü sistem tarafından Değerlendirildi ye çevrilecektir (ġekil 24). Şekil 24: Değerlendirmesi biten bildiri özetinin görünümü. Puanlamalar bittikten sonra bildiri özetleri son kez başhakem tarafından değerlendirmeye alınır ve gerekirse yeniden hakemlere gönderilebilir; kabul edebilir ya da reddedilebilir. Başhakem bu sırada ilgili özetin aldığı toplam puanı görecektir. Bu son değerlendirmeden sonra kullanıcı bildirinin kabul ya da ret edildiğini gene buradan takip edebilecektir. Eğer

28 kongre posterlerin tam metnini alıp kongrede elektronik ortamda yüklüyorsa Tam Metin/Poster yükleme butonu gözükecektir. (Şekil 25) Şekil 25: Başhakem tarafından son değerlendirmesi yapılan bildiri özetinin görünümü. V. Hakem İşlemleri Bildiri özetlerinin değerlendirilmesi ancak Bilimsel Kurul tarafından hakem olarak atanan kullanıcılar tarafından yapılabilmektedir (bkz. VI. Baş Hakem İşlemleri). Hakemin görevi kendisine gönderilen bildiri özetini okumak ve kongrenin puanlama kriterlerine göre puanlama yaparak Bilimsel Kurula geri göndermektir. Bu iģlemlerin yapılmasını sağlayan Hakem giriģ ekranı ġekil 26 da görüldüğü gibidir. Şekil 26: Hakem menüsü.

29 V.1 Yeni Gelen Bildirileri Görme ve Değerlendirme GiriĢ sayfasında Değerlendirme Yap seçeneği ile hakem, kendisine iletilen tüm bildirilerin bir listesini görecektir (ġekil 27). Şekil 27: Hakeme atanan bildiriye ulaşma ekranı. Örnekte sadece bir bildiri gösterilmiģtir. Listede bildiri özetinin referans numarasına (AbsRef) tıklanarak özetin tamamı okunabilecektir. Aynı Ģekilde Değerlendir tuģuna (ġekil 28 )basılarak da bildiri okunup değerlendirme iģlemine baģlanacaktır. Hakem yazarın kurum ve kiģisel bilgilerini kesinlikle göremez. Şekil 28: Hakem tarafından bildirinin değerlendirilmesi. Değerlendirmek ise oldukça basittir. Önce listeden bildiri için verilmek istenen puan seçilmeli ve isteğe bağlı olarak kurul yada yazar için gerekli görülen yorumlar yapılmalıdır. Eğer Öneri türü * Koşullu Kabul ise düzeltilmesi gereken hususlar

30 konusunda yazara mutlaka yorum yazılması gerekmektedir. Ardından Gönder tuģuna basılmalıdır. (ġekil 29) Şekil 29:Bildiri değerlendirme ekranı. Gönder tuģuna basılması ile bildiri değerlendirilmiģ olur. Özetin yazıcı çıktısını alıp daha geniģ zamanda okuyarak, sonradan da değerlendirilmesi mümkündür. Bunun için Menüden Bildirileri Offline İzleme seçeneği kullanılabilir.

31 V.2 Bildirileri Offline İzleme Bu seçenekle giriģ yapan hakeme gönderilen tüm bildirilerin listesi görünecektir. Daha sonra baģlıkların yanında yer alan seçim kutucukları ile offline (çevrim dıģı) olarak izlenmek istenen özetler seçilmeli ve OluĢtur tuģuna basılmalıdır (ġekil 15). Şekil 30: Offline izlenecek bildiri özetleri bu listeden seçilmelidir (örnekte 0048 ve 0053 referans numaralı özetler için offline izleme oluşturulacaktır). Sonuç olarak oluģturulan özetlerin görünümü ġekil 31 dekine benzer Ģekildedir. Ekranın Yazdır seçeneği ile yazıcı çıktısı alınabileceği gibi kopyalandıktan sonra MS Word benzeri bir kelime iģlemci programına da yapıģtırılabilir. Bu sayede özetler okunurken internete bağlı kalma zorunluluğu ortadan kalkacaktır.

32 Şekil 31: Offline gösterim için oluşturulan ekran çıktısı. V.3 Değerlendirilmiş Bildiri Özetlerini Listeleme Değerlendirilmesi yapılmıģ bildirilerin listesi DeğerlendirilmiĢ Bildiriler seçeneği ile alınabilir (ġekil 32). Burada özetin baģlığı, hakeme gönderilme tarihi, değerlendirilme tarihi ve verilen puan/ Öneri görüntülenecektir. Örnek gösterim aģağıdaki gibidir:

33 Şekil 32: Hakemler tarafından puanlanması bitmiş bildiri özetlerinin görünümü. VI. Baş Hakem İşlemleri BaĢhakem, yazarların tüm yetkilerine ek olarak Yetkiler kısmında belirtilen iģlemleri yerine getirebilir. Bu iģlemler genel olarak hakemlerin belirlenmesi, özetlerin hakemlere gönderilmesi ve izlenmesi ile çeģitli rapor çıktılarının alınması olarak özetlenebilir. Ġlgili iģlem menüsü, baģhakemin sisteme girmesi ile ek iģlemler yapabilecek Ģekilde belirecektir. BaĢhakem iģlem menüleri, sistemde Ġngilizce olarak yer almıģtır. Şekil 33: Baş Hakem menüsü. VI.1 Uygulamadaki Metinlerin Özelleştirilmesi Dinamik Sayfalar baģlığı altında yer alan Dear Congress Master you can modify all the text in this areas... yazısı altındaki seçenekler, kullanıcıların sistemi kullanırken karģılaģtıkları metinleri değiģtirip özelleģtirebilmelerini sağlar. DeğiĢikliklerin yapılabileceği seçimler Ģu Ģekildedir. (ġekil 34)

34 VI.1.1 Giriş Metni Şekil 34: Dinamik Sayfalar menüsü. Entrance Text seçimi ile sistemin açılıģı metni değiģtirilebilir (ġekil 35). Genel tercih, bu bölüme ilgili organizasyonun davet yazısının konmasıdır. Şekil 35: Uygulama giriş metninin başhakem tarafından değiştirilmesi. VI.1.2 Sisteme Giriş Yapıldıktan Sonraki Hoş geldin Metni Kullanıcının sisteme girmesinden sonra standart olarak beliren HoĢ geldiniz yazısı altında beliren metin de Logged Entrance Text seçimi ile değiģtirilebilir durumdadır. Burada, sistemin yetenekleri ile ilgili kısa bir bilgi verilebilmektedir. (ġekil 36).

35 Şekil 36: Hoş geldin metninin baş hakem tarafından değiştirilmesi. VI.1.3 Bildiri Özeti Gönderiminden Önce Kısa Bilgi Kullanıcı (yazar) ın yeni özet oluģturmak üzere Yeni Bildiri linkini tıklaması ile beliren kapak metni de Abstract Submission Instructions Text ten gidilerek değiģtirilebilir. (ġekil 37). Şekil 37: Bildiri Özeti Gönderimi kısa metninin başhakem tarafından değiştirilmesi.

36 VI.1.4 Özet Toplanması Bittiğinde Belirecek Uyarı Metni Abstract Submission Finished Text seçeneği ile bildiri özetlerinin son kabul tarihinden sonra sisteme özet girmek isteyenler için belirecek uyarı değiģtirilebilir. (ġekil 38). Şekil 38: Hoş geldin metninin baş hakem tarafından değiştirilmesi. VI.2 Kullanıcı İşlemleri VI.2.1 Kullanıcı Listesine Göz Atma ve Statüsünü Değiştirme (Hakem Atama ve Değiştirme) Menüde kullanıcı baģlığı altından girilecek Tüm Kullanıcılar seçeneği ile Ģekildekine benzer Ģekilde tüm kullanıcıların listesine ulaģmak mümkündür (ġekil 39). Burada kullanıcı adı, parola, isim, (sisteme) kayıt tarihi ve mevcut statüsünü (kullanıcı ya da hakem) görmek mümkündür:

37 Şekil 39: Kullanıcı listesi. Hakem, kullanıcıların statüsünü değiģtirmek için sayfa sonunda bulunan [±] tuģuna basılmalıdır (ġekil 40). Şekil 40: Kullanıcı listesinden, kullanıcı statülerinin seçilmesi. Daha fazla bilgiye ulaģmak için UserRef numarası ile belirtilen numaranın üzerine tıklamak yeterlidir (ġekil 41). Açılan pencerede özlük bilgilerinin yanında sistem üzerinden girilen bildiri özetlerinin de bir listesi gelecektir. Referans numarası üzerine tıklayarak ilgili özeti okumak da mümkündür.

38 Şekil 41: Kullanıcı detaylarının görünüşü. Pencerenin sonunda iki seçenek bulunur: Modify this user s details Add a blank abstract to this user Modify Status View Log Delete this user and related objects Bu seçenekler kullanıcıyı sistemden silmek ve bilgilerini değiģtirmek, geçmiģi izlemek, boģ bildiri eklemek içindir (bkz. VI.2.2). VI.2.2 Kullanıcı Silme ve Bilgilerini Değiştirme VI Kullanıcıyı Sistemden Silme Delete this user and related objects seçeneği ile kullanıcı bilgilerini, (değerlendirilmiģ olsa bile) sisteme girilen bildiri özetlerini ve puanlarını, (kullanılmıģsa) bu kullanıcının girdiği oyların tümünü silmek mümkündür.

39 VI Kullanıcı Bilgilerini Değiştirme Modify this user s details tıklanarak eriģilen özlük bilgileri değiģtirilebilir. VI.2.3 Kullanıcı Bulma Kullanıcı Bul seçeneğine tıklayarak çeģitli kriterler kullanarak kullanıcı bulmak mümkündür. Ġsim ve/veya soy isim, e-posta adresi, kullanıcı numarası, kurum, departman (bölüm) ya da kurumun bulunduğu Ģehir alanlarında arama yapılabilir (ġekil 42). Örnek olarak Institue seçeneği iģaretlenir ve arama kutucuğuna Marmara yazılır ise kurum adında Marmara kelimesi geçen tüm kullanıcıların listesi elde edilebilir. Şekil 42: Kullanıcı aratma ekranı. VI.3 Bildiri İşlemleri Bildiriler üzerinde iģlem yapıldıkça statü leri değiģecektir. Bunların karģılığı kısaca Ģu Ģekildedir: (ġekil 43) Baş hakemde: Bildiri yazar tarafından baģ hakeme (bilimsel komiteye) gönderilmiģtir. Değerlendirilmek üzere hakemlere gönderilmeyi beklemektedir. Hakemde: Bildiri baģhakem tarafından hakemlere gönderilmiģtir. Hakemlerin tümü puanlama yapmadığı sürece statü bu Ģekilde kalacaktır. Değerlendirildi: Bildiri özeti gönderilen tüm hakemler tarafından değerlendirilmiģ ve bilimsel komitenin son aģamasını beklemektedir. Kabul: Bildiri özeti oral, poster veya bildirilen diğer Ģekillerde kabul edilmiģtir. Reddedildi: Bildiri özet bilimsel komite tarafından reddedilmiģtir. Bunlar dıģında herhangi bir aģama veya statü gerekli ise AbstractAgent üzerinde değiģikliklerin yapılması mümkündür.

40 Şekil 43: Tüm Bildiriler ekranı. VI.3.1 Bilimsel Komiteye Gelen Bildirileri Listeleme ve Hakemlere Gönderme Yazarlar tarafından oluģturulup Bilimsel Komiteye gönderilen bildiri özetleri, menüde Tüm Bildiriler baģlığı altında bulunan BaĢ Hakemde kısmında görüntülenebilir. Burada özetin referans numarası (AbsRef), baģlığı ve sunuģ Ģekli görüntülenecektir. Özetin tümü referans numarasına tıklanarak açılan pencereden görüntülenebilir.( ġekil 44) Bildiriyi hakemlere göndermek ise oldukça basittir. Öncelikle bildiri referans numarasına tıklandıktan sonra yeni açılan penceredeki Assign New Reviewer tuģuna basılır. Bunun için her baģlığın altında, bildiriyi değerlendirecek hakemleri listeden seçmek ve add tuģuna basmak yeterlidir. Bu iģlemden sonra ilgili hakemler kendi hesapları ile bildiriyi değerlendirebilecek duruma geleceklerdir. ( ġekil 45)

41 Şekil 44: Bildirileri Listeleme ve hakemlere gönderme ekranı. Şekil 45: Hakem seçip atama ekranı Bir bildiriyi değerlendirecek hakem sayısı, önceden belirlenmelidir. Sözgelimi bildiri özetini 3 hakem değerlendirecek ise, her üç hakemin de oylaması bitmeden bildiri değerlendirilmiş sayılmaz. VI.3.2 Değerlendirme Aşamasında Olan Bildiri Özetleri Değerlendirilmek üzere hakemlere gönderilen özetler, Değerlendirme Yap seçeneği ile listelenir. Bildirinin statüsü bu konumda Hakemlerde olacaktır. Ayrıca bildiri özetinin gönderildiği hakemlerin listesi ve oylamayı yapan hakem(ler)in verdiği puan da buradan görüntülenebilecektir (ġekil 46). Şekil 46: Hakemler için değerlendirme yapma giriş ekranı

42 VI.3.3 Değerlendirmesi Biten Bildiri Özetleri Gönderilen tüm hakemler tarafından değerlendirmesi yapılan bildiri özetlerinin listesi DeğerlendirilmiĢ Bildiriler baģlığı altından izlenebilir. Burada bildirinin baģlığı, gönderilen hakemlerin isimleri ve verdikleri puanlar görünecektir. Bu durumda özetin statüsü Değerlendirildi olarak güncellenecektir (ġekil 47). Şekil 47: Hakemler için değerlendirilmiş bildirilere giriş ekranı VI.3.4 Bildirileri Kabul Etme, Reddetme veya Yeniden Değerlendirmeye Sokma Menüdeki Bildiri ĠĢlemleri baģlığı altında Tüm Bildiriler seçeneği ile sisteme ulaģan bütün bildiri özetleri görüntülenebilecektir (ġekil 48). Liste sıralaması Kaydedildi Bilim Kuruluna Gönderilmedi, BaĢ Hakemde, Hakemlerde, Değerlendirildi Kabul: Sözlü, Kabul: Poster ve ilgili tüm alanlar bu listelenecek Ģekilde sıralanır. Bu alanlardan istenen grubun üstüne tıklandıktan sonra bildiriler listelenmiģ olur. Bildiriler referans numaralarına göre sıralanmıģ olur (ġekil 49). Listede özetin AbsRef numarası, Pub Numarası, Bildiri BaĢlığı, Türü, Varsa Grup, atanan Hakemler ve Yorum görüntülenir. Ġlgili baģlığın üzerine tıklandığı zaman bildiri listesi de o düzende sıralanmıģ olur (ġekil 50). Şekil 48: Tüm bildiriler giriş ekranı

43 Şekil 49: Kabul: Poster kategorisinde ki bildirilerin sıralanışı. Şekil 50: Kabul: Poster kategorisinde ki bildirilerin Bildiri Başlığı na tıklandığında ki sıralanışı.

44 AbsRef numarasına tıklandıktan sonra açılan pencerede (ġekil 51) For Administrator baģlığının altındaki Direct Evaluate tuģuna basıldıktan sonra açılan pencerede bildirinin statüsü değiģtirilebilir (ġekil 52). Şekil 51: Bildiri statüsünü değiştirme giriş ekranı Şekil 52: Bildiri statüsünü değiştirme ekranı VI Kabul Etme Statüsü Değerlendirildi olanlar, hakemler tarafından oylaması bitmiģ özetlerdir. Yeni Statü listesinden oral, poster ve belirtilen diğer Ģekillerde kabul seçip Değerlendir- Kaydet tuģuna basmak yeterlidir. VI Yeniden Değerlendirmeye Alma Eğer özetin aynı hakemler tarafından yeniden değerlendirilmesine ihtiyaç duyuluyorsa, statüsü Hakemlerde olarak seçilmelidir. Bu seçimle hakemler, bildiriyi hiç değerlendirmemiģ gibi yeniden değerlendirmeye alabilirler. Eğer, baģka hakemlerin değerlendirmesine ihtiyaç duyuluyorsa Hakemlerde seçilmelidir ve ilgili bildirinin referans numarasına tıklandıktan sonra açılan menüde Current Reviewers alanının altında Assign New Reviewer(s) (ġekil 53) bağlantısı tıklanır ve açılan

45 pencerede bildiriye atanmıģ olan hakemler (üstte) sistemdeki hakemler (altta)gözükür. Yeni Hakem atamak için listeden hakem seçilir ve Add tuģuna basılır (ġekil 54). Şekil 53: Hakem atama giriş ekranı Şekil 54: Hakem ekleme ekranı VI Reddetme Hakemler tarafından değerlendirilmiģ özeti reddetmek gerekiyorsa, New Status Reddedildi olarak belirlenmelidir. VI.3.5 Bildiriler Üzerinde Arama Yapma Sisteme alınmıģ bildiri özetleri üzerinde çeģitli kriterlerde arama yapabilmek mümkündür. Bunlar; sisteme kaydolan kiģi adı, bildiri sunan yazarın adı, referans numarası (AbsRef), Presentation (Pub) numarası, yazarın ülkesi, kurumu, bildiri baģlığı, özetin içinden herhangi bir kelime ve anahtar sözcükler. Hangi alanda arama yapılmak isteniyorsa o seçilmeli, ardından arama kutucuğuna terim yazılıp Find tuģuna basılmalıdır (ġekil 23). Ayrıca bildiri özetleri gruplar altında toplanmıģ ise, Bildiri Grubu baģlığı altından istenen grubu seçip Find tuģuna basmak, o baģlık altında gelen özetleri listeler

46 Şekil 55: Bildiri arama ekranı. VI.4 Raporlar Raporlar, bildiri özetlerini çeģitli özelleģtirilmiģ kriterlere göre listeleyerek yazıcı çıktısı alınmasına, MS Word ve MS Excel e veri aktarılmasına olanak tanır (ġekil 56). Şekil 56: Raporlar ekranı. VI.4.1 Başlık, Yazar ve Kurum Adına Göre Rapor Rapor (Title+Institutes) seçeneği ile komiteye gönderilen tüm bildiriler, AbsRef numarası, baģlığı, yazar ve kurum adları ve sunuģ Ģeklini içeren bir düzenle ekranda belirecektir. Listenin altında bulunan Print seçeneği ile ekranın çıktısı alınabileceği gibi, liste kopyalanarak dilenen programa yapıģtırılabilecektir. VI.4.2 İletişim Bilgilerini İçeren Özet Raporu Yazı baģlığı yanında özeti giren kullanıcının iletiģim bilgilerini de içeren ekran raporu Rapor (Title+Presenters) seçeneği ile görüntülenebilir durumdadır.

47 VI.4.3 Bütün Başlıklar Raporu Sisteme girilen bütün özetlerin AbsRef numarası, baģlığı ve sunuģ Ģekli Rapor (Titles All) seçeneği ile görüntülenebilecektir. Bu raporun diğerlerinden farkı, kullanıcıların hazırlayıp komiteye (baģhakeme) göndermediği raporların da bu listede yeģil renkte görünür olmasıdır. VI.4.4 Ülke Detayı içeren Rapor Sisteme girilen bütün özetlerin Ülke Adına göre numarası, baģlığı ve sunuģ Ģekli Rapor (Titles All) seçeneği ile görüntülenebilecektir. Hangi ülkeden kaç tane bildiri geldiğini, bu bildiri türlerini içeren detaylı bir rapordur. VI.4.5 İlk Yazar Adına Göre Rapor Sisteme girilen bütün özetlerin ilk yazar bilgilerine göre AbsRef ve Pub numarası, baģlığı ve sunuģ Ģekli ve kurum bilgisi raporu (Presenting Author) seçeneği ile görüntülenebilecektir. VI.4.6 Sunan Yazar Adına Göre Rapor Sisteme girilen bütün özetlerin sunan yazar bilgilerine göre AbsRef ve Pub numarası, baģlığı ve sunuģ Ģekli ve kurum bilgisi raporu (First Author) seçeneği ile görüntülenebilecektir. Aynı Ģekilde yazarın mail adresini kaç tane bildiri atandığı bilgilerini veren tabloya da buradan ulaģılır. VI.5 Değerlendirme Listeleri Menüde Evaluation baģlığı altından eriģilecek seçimler, bildirilerin aldığı puanlar (en yüksek puandan en düģük puana göre ), bildiri gruplarının aldığı puanlar (en yüksek puandan en düģük puana göre ), Hakem puanları ve, Açıklamalı Puan Listesi ve Değerlendirme Kriterleri hakkında detaylı bilgi verir (ġekil 57). Şekil 57: Değerlendirme listeleri.

48 VI.5.1 Hall Of Fame* Hakem puanlarının yüzdelik sistemdeki aritmetik ortalaması ve standart sapmanın bildirilerin isim, referans ve pub numaralarının, türüne ve statüsüne göre grafiksel ekranda gösterildiği alandır. Filtreleme seçenekleri mevcuttur. Bildiri statüsüne göre ya da türüne göre listelenebilir (ġekil 58). Şekil 58: Hall of Fame ekran görüntüsü. VI.5.2 Hall Of Fame (GR)* Hakem puanlarının gruplara göre yüzdelik sistemdeki aritmetik ortalaması ve standart sapmanın bildirilerin isim, referans ve pub numaralarının, türüne ve statüsüne göre gösterildiği alandır. Filtreleme seçenekleri mevcuttur. Bildiri statüsüne göre yada türüne göre listelenebilir (ġekil 59).

49 Şekil 59: Hall of Fame(GR)* ekran görüntüsü. VI.5.3 Group Statistics* Gruplara atanan Abstract sayısının, o gruba ait hakem puanlarının ortalaması, kaç bildirinin ortalamanın aģağısında ya da yukarısında kaldığını ve toplamda atanan bildirilerin gruplara göre kaç tanesinin değerlendirildiğini gösteren alandır. Filtreleme seçenekleri mevcuttur (ġekil 60). ġekil 60: Gruplara ait değerlendirme listesinin ekran görüntüsü.

50 VI.5.4 Hakem Puanları Bu seçenek ile uygulamada hakem olarak belirlenen kiģilerin isim, mail, kurum, Ģifre, sisteme kaç kez giriģ yaptıkları, en son giriģ yapma tarihini ile verdikleri puanların ortalaması ve kaç adet bildiri özeti değerlendirdikleri bilgisi görünecektir (ġekil 61). ġekil 61: Hakemlere ait puanların ekran görüntüsü. VI.5.5 Değerlendirme Kriterleri Bu alanda hakemlerimizin bildirileri okuduktan sonra değerlendirmede göz önüne almaları gereken kriterler ve puanlama ekranı önizlemesi çıkacaktır (ġekil 62). ġekil 62: Değerlendirme kriterleri ekran önizlemesi.

51 VI.5.6 Açıklamalı Puan Listesi Hakem puanlarını, girilen açıklamaları ile birlikte görüntülemek için bu seçenek kullanılmalıdır (ġekil 63). Burada yazının baģlığı (Title) ve ilgili hakemin verdiği nota iliģkin açıklaması (Explanation) ve önerisi de görünecektir. ± iģaretine basarak bildiri üzerinde iģlem yapılabilir. Şekil 63: Açıklamalı puan listesi. VII. Anket İşlemleri AbstractAgent, organizasyon süresince ve sonrasında oluģturacağınız anketler ile uygulamayı özelleģtirmeyi de olanaklı kılar. Bir veya bir kaç anket sorusu ile kullanıcı görüģlerinin alınabilmesi mümkündür. Ayrıca her bildiri özeti girildiğinde ek sorular ile seçenekler artırılabilir. Sözgelimi gelen bildiriler arasından ödüle aday olacak bildirilerin belirlenmesi kullanıcılar tarafından yapılabilir. Anket ile ilgili iģlemlere menüden Anket Bilgileri baģlığı altından ulaģılabilir (ġekil 64). Şekil 64: Anket Bilgileri menüsü

52 VII.1 Anket Sorusu Girme ve Değiştirme Anket Soruları seçimi ile beliren ekrandan Add New seçeneği belirecektir. Tıklandığında yeni soru oluģturulacak form ekrana çıkacaktır (ġekil 65). Organizasyonda kullanılacak dil seçimine göre soru Türkçe, Ġngilizce ya da her iki dilde birden girilecektir. DeğiĢtirmek içinse beliren listeden ilgili sorunun özelliklerini gösteren tabloda Modify seçeneğini tıklamak yeterlidir (ġekil 65). Şekil 65: Anket sorusu erişim menüsü Her kullanıcının bir kez yanıtlanması istenen bir soru/görüģ ise Ask user once seçilmelidir. Eğer her bildiri özeti girilirken yanıtlanacak/belirtilecek bir soru ise Ask for every abstract iģaretlenmelidir. Verilecek yanıt evet - hayır veya 10 üzerinden bir skor olabilir. Bir sonraki seçenek bunun içindir (ġekil 66).

53 Şekil 66: Anket sorusu girme ve değiştirme formu. Anketi aktif hale getirmek için Active in işaretlenmesi gereklidir. VII.2 Anket İstatistiklerini İzleme Anket Ġstatistikleri seçeneği ile örnektekine benzer bir gösterimle istatistik bilgisi görüntülenebilir (ġekil 67). Soru 10 üzerinden değerlendiriliyorsa ortalama skor ve oylayan sayısı görülecektir. ġayet evet/hayır ile cevaplanan bir soru ise Avarage Score kısmında cevap yüzdeleri belirecektir.

54 Şekil 67: Anket istatistikleri ekranı. VII.3 Detaylı Anket Sonuçları Bu seçimle her kullanıcının verdiği yanıtların yanı sıra, o kullanıcının sistemde yer alan bildiri özetlerinin listesi de görüntülenecektir. Burada anket soruları kullanıcılara bir defa sorulan (Questions asked to users once) ve her bildiri özeti giriģinde sorulan (Questions asked for every abstract) baģlıklarında iki grup halinde verilecektir (ġekil 68). Şekil 68 Soru türüne göre detaylı anket sonuçları listesi. VIII. Sistem Geri Beslemeleri AbstractAgent ile ilgili herhangi bir konuda yardım isteklerinizi, görüģ ve öneriler, absagent@lookus.net adresine bildirilebilir. Bunun dıģına uygulama süresince pencerenin alt kısmında bulunan ilgili seçimi izleyerek çıkan form aracılığı ile mesaj iletilebilir (ġekil 69). Şekil 69 Görüş ve öneri formu her zaman ulaşılabilecek yerdedir. Online iletilen mesajlar hemen değerlendirmeye alınıp, en kısa sürede kullanıcıya geri dönülecektir.

55 Ayrıca sistem, tüm kullanıcılara veya statülerine göre kullanıcı gruplarına mesaj gönderebilir. Sözgelimi sözlü bildirileri kabul edilen yazarların tümüne hangi bildirilerinin sözlü bildiri olarak kabul edildiği bilgisi geçilebilir. Benzer Ģekilde bildiri özetini hazırlamıģ, fakat bilimsel komiteye son tarihe kadar göndermemiģ kullanıcılara hatırlatıcı mesaj gönderilebilir.