T.C. DOĞU KARADENİZ KALKINMA AJANSI

Transkript

1 T.C. DOĞU KARADENİZ KALKINMA AJANSI Yardımcı Büro Personeli, Santral ve Karşılama Görevlisi, Çay Servis ve Temizlik Personeli ile Yardımcı İşler Personeli Hizmet Alım İşi Teknik Şartnamesi MADDE 1- İşin Nevi, Miktarı ve Süresi 1.1. İşin Adı: Yardımcı Büro Personeli, Santral ve Karşılama Görevlisi, Çay Servis ve Temizlik Personeli ile Yardımcı İşler Personeli Hizmet Alım İşi 1.2. İşin Konusu: 18 (on sekiz) yardımcı büro personeli, 2 (iki) santral ve karşılama görevlisi, 7 (yedi) çay servis ve temizlik personeli ve 2 (iki) yardımcı işler personeline ihtiyaç duyulan hizmet alımı işidir. İş kapsamında toplam 29 (yirmi dokuz) kişi alınacaktır İşin Yapılacağı Yer: Ajansımıza ait merkez ofisleri ile bağlı Yatırım Destek Ofislerinde bu şartname dâhilinde gösterilen yerlerde Ajansın vereceği işlerin yapılması esastır İşin Süresi: Sözleşmenin feshini gerektirecek hukuki neden olmadığı sürece işin bitiş tarihi gününe kadar devam eder. İşin süresi 12 (on iki) aydır. İşin Başlama Tarihi: dir. İşin Bitiş Tarihi: dir. MADDE 2- Çalıştırılacak Personelde Aranan Özellikler 2.1. Yüklenici, söz konusu iş için Ajansımızda çalıştırılmak üzere aşağıdaki özellikleri taşıyan personeli temin edecektir: a. Büro Personeli İçin (18 Kişi): En az lise mezunu olmak, Diksiyonu düzgün olmak, Microsoft Office Programlarını kullanabilmek, Ajans merkez ofisleri ile bağlı Yatırım Destek Ofislerinde çalışacaklardır. b. Santral, Karşılama Görevlisi İçin (2 Kişi) En az lise mezunu olmak, Diksiyonu düzgün olmak, Microsoft Office Programlarını kullanabilmek c. Çay Servis ve Temizlik Personeli İçin (7 Kişi): En az ilkokul mezunu olmak d. Yardımcı İşler Personeli İçin (2 Kişi): o Kalorifer Kazanı Teknik Personeli İçin (1 Kişi): En az ortaokul mezunu olmak, Kalorifer ateşçisi belgesine sahip olmak o Odacı İçin (1 Kişi): En az lise mezunu olmak 2.2. Tüm personel 18 yaşından büyük ve işgücünü kaybetmemiş olacak ve Ajansın uygun görüşü alındıktan sonra işe başlatılacaktır. Personelin, hizmetin yerine getirilmesine engel olacak herhangi bir özrü olmaması gerekmektedir 2.3. Bu işte çalıştırılacak işçilerin kimliklerini belirten listeler sözleşme imzalanmasından itibaren en geç 15 (on beş) gün içinde Ajansa verilecektir. Bu süre zarfında yüklenici, tüm personel ile ilgili aşağıda belirtilen belgeleri mutlaka Ajansa verecektir: Sayfa 1 / 8

2 Nüfus cüzdanı fotokopisi, Sabıka Kaydı, İkametgâh Belgesi, Sağlık belgesi, 2 (iki) adet (4X6) vesikalık fotoğraf. Yüklenici belgeleri Ajansa vermeden personel işe başlatılmayacaktır Kamu kurum ve kuruluşlarında çalışmalardan men edilmiş kişiler çalıştırılmayacak, işçi çalıştırılması hususunda Yüklenici, İş Kanunu hükümlerine kesinlikle uyacaktır. Uymadığı takdirde tüm sorumluluk yükleniciye ait olacaktır. MADDE 3- İşin Tanımı 3.1. Yardımcı Büro Personeli İçin İş Tanımı (18 kişi) Kırtasiye işleri, ofis ekipmanlarının kullanımı gibi büro işlerini yerine getirmek, Ajansa gelen dokümanların taşınması, arşivlenmesi gibi taşıma işlerini yapmak, Gerektiği durumlarda bilgisayara veri girişlerini yapmak, Ofis içi ve dışında verilen işleri takip etmek, Ajans faaliyetleri ile ilgili diğer kişi ve kurumlara götürülmesi gereken belge, dosya vb. şeyleri götürmek, getirmek, Göreviyle ilgili sarf malzemeleri ekonomik şekilde kullanmak, görev alanındaki malzemelerin günlük bakımını yapmak ve her an kullanıma hazır durumda bulundurmak, Ajans tarafından düzenlenen organizasyonlarda ilgili personele her konuda yardımcı olmak, Ajans uzman ve destek personeli marifetiyle yürütülmesi gereken iş, işlem ve faaliyetlerde bizzat rol almamak fakat bu iş, işlem ve faaliyetlerin yerine getirilmesinde kolaylaştırıcı rol üstlenmek, Amirleri tarafından verilen büro hizmetleri ile ilgili diğer görevleri yerine getirmek Santral ve Karşılama Görevlisi İçin İş Tanımı (2 Kişi) Ajans telefon santraline bakmak ve sekreterlik görevi yapmak, Ajansa gelen telefonları ilgili birim ve kişilere bağlamak ve Ajans personelinin telefon aramalarında kolaylaştırıcı rol üstlenmek, Kurumu ve personeli arayan kişileri isim, unvan, kurum, tarih, saat ve arama sebepleriyle kayıt altına almak, not etmek, Protokol ve nezaket kuralları ile ilgili bilgi sahibi olmak ve iletişim esnasında (telefonda veya karşılama esnasında) bu kurallara azami ölçüde riayet etmek, Ajansa gelen ziyaretçileri ilgili birim ve kişilere yönlendirmek ve gelen ziyaretçileri isim, unvan, kurum, tarih, saat ve ziyaret sebepleriyle kayıt altına almak, not etmek, Ajansı arayan ve ziyaret eden kişilerle ilgili tutulan kayıtları baz alarak aylık periyotlarla Kurumsal ve Mali Yönetim Birimine sözlü ve yazılı raporlama yapmak, Göreviyle ilgili sarf malzemeleri ekonomik şekilde kullanmak, görev alanındaki malzemelerin günlük bakımını yapmak ve her an kullanıma hazır durumda bulundurmak, Ajansta yapılan toplantı, çalıştay, seminer, konferans vb. organizasyonlarda gelen misafirleri doğru şekilde bilgilendirmek ve yönlendirmek, Ajans çalışma birimlerinin görev, sorumluluk ve iş tanımları ve faaliyet alanları ile yüksek düzeyde bilgi sahibi olmak ve yönlendirmeleri bu kapsamda yapmak, Sayfa 2 / 8

3 Kılık kıyafetine ve kişisel bakımına özen göstermek, Ajans içerisinde seviyeli davranışlarda bulunmak, hal ve hareketlerinde ölçüyü ve dikkati elden bırakmamak, Amirleri tarafından verilen iş tanımı kapsamında ile ilgili diğer görevleri yerine getirmek Çay Servis ve Temizlik Personeli İçin İş Tanımı (7 kişi) Ajans hizmet binası ve ofislerinin ihata ettiği bütün mahal ve mekânlar ile binanın yer, duvar ve tavanları, bina giriş ve çıkışları, bina içindeki merdiven ve merdiven boşlukları, garaj, ofis içi ve dışı koridorları, birimler, makam odası, toplantı salonları, danışma bölümleri, arşiv, depo, tuvaletler, aynalar, masalar, koltuklar, sandalyeler, sehpa takımları, dolaplar, çöp kutuları, her türlü büro makine ve malzemeleri düzenli olarak temizlemek, yıkamak ve bakımını yapmak, Temizlik nedeni ile yerlerinden alınacak eşyaları temizlendikten sonra tekrar eski yerlerine muntazam bir şekilde koymak ve eşyaların nakli ve yer değiştirilmesi sırasında yer ve duvarların çizilmemesine ve eşyaların yıpranmamasına azami dikkat etmek, Temizlik işinde toz kaldırmama hususu dikkate alınarak; işi, idarece temin edilecek vakumlu aletleri kullanarak yapmak, Yağmurlu havalar dışında bütün bina camlarını 15 (on beş) günde bir silmek ve temizlemek, idarenin talebi üzerine gereken durumlarda gösterilen yerleri daha sık temizlemek, Temizlik esnasında büro eşyaları, badana ve boyalarda tahribat ve bozulma olmamasına özen göstermek, Ofislerdeki çöpleri düzenli olarak toplamak, çöp poşetlerine veya varillerine koymak, ofis içlerindeki çöp poşetlerini değiştirmek, çöp kovalarını temizlenmek, Sert zeminleri (mermer, parke, taş vb.) temizlik maddeleri ile paspaslamak ve temizlemek, Çalışma masalarının, üzerindeki eşyaları muntazam bir şekilde yerlerinden kaldırmak suretiyle, her tarafını bezle silip kurulamak, sandalye, koltuk, sehpa, kanepe, etajer, telefon vb. eşyaları gerekirse deterjanlı bezle silip temizlenmek, Ofislerde halı olan yerleri süpürmek, gerekirse silmek, Kapı, pencere ve mutfakları, mutfak tezgâhlarını sabunlu ve deterjanlı sularla silerek temizlemek, Duvar ve sütunların tozunu almak, temizlemek, gerekirse deterjanlı su ile silmek, kararan metal eşya ve yüzeylerini parlatmak, Ofis iç camlarını silerek temizlemek, havalandırma kapaklarının tozunu almak, Göreviyle ilgili sarf malzemeleri ekonomik şekilde kullanmak, elektrik ve su kullanımında azami derecede titiz olmak, bu hususta yüklenici tarafından belirlenecek bir kişi eliyle gerekli kontrol ve takibi yapmak, görev alanındaki malzemelerin günlük bakımını yapmak ve her an kullanıma hazır durumda bulundurmak, Görev alanındaki Ajans tefrişatını kontrol etmek, eksik ve arızaları amirine bildirmek, Ajanstaki tuvalet ve lavaboları günlük olarak temizlemek, eksik malzemeleri tamamlamak, İç mekân süs bitkilerini haftalık olarak sulamak, Görev alanındaki oda ve büro temizliği temizliğini sabah 07:00-08:00 saatleri arasında bitirmiş olmak, Sayfa 3 / 8

4 Haftanın her günü (07:00-17:00 arası) merdiven ve koridorların sürekli temiz tutulmasına özen göstermek, Günlük rutin temizlik haricinde Cuma günleri haftalık temizlik yapmak ve bu kapsamda mermer ve fayansları silip cilalamak, bölme camları, dolap ve vitrin camları ile pencere camlarını silmek, pencere ve kapıları silip temizlenmek, idari bürolar, diğer üniteler, tüm koridor, toplantı salonlarının gerekli temizliklerini yapmak ve duvarları temizlemek, Her ayın son Cuma günü aylık temizlik yapmak ve bu kapsamda merdiven korkuluk demirlerini, trabzanları, bütün kapı ve pencereleri kir çözücü ve nikotin giderici maddeler ile temizlemek, Toplantı/seminer salonlarını sürekli kullanıma hazır tutmak, kullanım sonrası temizliğini yapmak, Ajansa gelen temizlik ve mutfak malzemelerin yerleştirilmesine yardımcı olmak, Yukarıda belirtilen maddelerin dışında Ajans binalarında, gelişen ve değişen durumlara göre ihtiyaç duyulabilecek veya kurumca talep edilecek temizlik işlerini yapmak, Çay, kahve ve diğer ikramlık yiyecek ve içeceklerin sıhhi şekilde hazırlanmasını ve sunulmasını sağlamak, Ajansın uygun göreceği diğer işleri yapmak, Kılık kıyafetine ve kişisel bakımına özen göstermek, Ajans içerisinde seviyeli davranışlarda bulunmak, hal ve hareketlerinde ölçüyü ve dikkati elden bırakmamak, Ajans tarafından yayımlanan yönerge, genelge, talimat ve diğer iç düzenlemelere uymak Yardımcı İşler Personeli İçin İşin Tanımı (2 kişi) Kalorifer Kazanı Teknik Personeli İçin İşin Tanımı (1 kişi) Ajans binasında yer alan kalorifer kazanının uygun şartlarda belirlenen tarihlerde yakılması, temizlenmesi ve bakım işlerinin takibinin yapılması, Kalorifer yanmadığı zamanlarda Ajans tarafından verilen işlerde yardımcı olmak Odacı İçin İşin Tanımı (1 kişi) Sorumlu olduğu kısmın temizliği, servisi, gelen misafirlerin karşılanması ve misafirlere ikramlık yiyecek ve içeceklerin sunumu işleri ile Ajans tarafından verilecek diğer işleri yerine getirmek Kamu kurum ve kuruluşlarında çalışmalardan men edilmiş kişiler çalıştırılmayacak olup, işçi çalıştırılması hususunda yüklenici İş Kanunu Hükümlerine kesinlikle uyacaktır. Uymadığı takdirde tüm sorumluluk yükleniciye ait olacaktır. MADDE 4 - Yüklenicinin Görev ve Yükümlülükleri 4.1. Sözleşmenin imzalanmasından sonra Yüklenici, idari ve teknik şartnamelerde tarif edilen hizmet işlerinin gerçekleştirilmesini temini için, bu şartnamede nitelikleri belirtilen personelin istihdamı ve çalıştırılmasıyla sorumlu olup, Ajans ile sürekli koordinasyon içinde olacaktır Yüklenici, yapılacak işlerin Ajansın belirleyeceği kurallara / usulüne uygun olarak, sürekli, kesintisiz ve devamlılığı sağlanarak yapılmasını temin etmekle yükümlüdür. Sayfa 4 / 8

5 4.3. Yüklenici, Ajansın personel listesini onaylamasından sonra Ajansın izni olmadan hiçbir personelin işine son veremeyeceği gibi değişikliğe de gidemeyecektir Ajansın hal ve davranışları itibariyle uygun bulunmayan yüklenici firma elemanları, Ajans yetkilisinin isteği doğrultusunda 3 gün içinde yüklenici firma tarafından değiştirilecektir Yüklenici firma mesai saatlerinde hizmet verdiği binada bulundurmayı yükümlendiği personel sayısını devamlı olarak bulunduracaktır. Hiçbir sebeple eksik eleman çalıştırılmayacaktır sayılı İş Kanunu ve 4958 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu ve bu Kanunlara istinaden çıkarılan yönetmelik ve tüzükler gereğince işyerine ait mükellefiyetler işçi ve işverene ait olup işveren tarafından yerine getirilmesi gereken tüm yasal yükümlülükler, gerekli önlemler, işlemler, masraflar, işveren ve işçi arasındaki ilişkiden doğacak tüm neticelerden doğabilecek sosyal ve mali hak ve sorumluluklar yüklenici firmaya ait olacaktır. Ajans bu konularda sorumlu tutulmayacaktır Sigortasız işçi çalıştırılamayacak, işçi çıkarılması ve istifa gibi nedenlerle ayrılan işçilerin yerine işçi alındığında Ajans bilgilendirilecektir. İstenildiğinde tespit edilen işçilerin sigortalı olup olmadıkları kontrol edilecektir. Yüklenici bu kişilere ait sigorta prim beyannameleri ile maaş bordrolarını istihkak ödenmeden önce Ajansa ibraz etmek zorundadır. Bu yapılmadığı veya sigortasız çalıştırıldığı tespit edilen her işçi için Ajansımızda çalışmamış muamelesi yapılacak ve her işçi başına tespit edilen miktarda aylık olarak ceza kesilecektir Yüklenici, İş Kanunu, İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Tüzüğü hükümlerine göre işçilerin sağlığını korumak üzere her türlü sağlık tedbirlerini alacak ve tehlikeli şartlar altında çalışmalarına meydan vermeyecek, ilgili yasal ve gerekli diğer tüm eğitimleri verecek, işçilerin tüm haklarıyla ilgili mali ve hukuki sorumluluklar Yükleniciye ait olup bu konuda Ajans sorumlu olmayacaktır İş yerinde işçi istihdamı sırasında 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Tüzüğü hükümleri gereğince iş kazası ve meslek hastalıklarını önlemek ve gerekli tedbirlerin alınmasından Yüklenici sorumludur İşyeri mahallerinde çalıştırdığı işçilerin uğrayacağı iş kazası (ölüm, yaralanma) meslek hastalığı ve benzeri olaylar nedeniyle doğacak her türlü hukuki ve cezai sorumluluk Yükleniciye aittir Yüklenici, çalıştırdığı personelini, S.G.K. ya kayıt ettirmek, primlerini bildirmek ve eksiksiz ödemek zorundadır. Ödeme evraklarına SGK (SSK) Aylık Bildirgesi ve işçi ücretlerine haiz bordronun asılları veya tasdikli suretleri ile personel maaşlarının her ayın ilk 5 günü banka hesaplarına yatırıldığına dair dekontlar eklenecektir. Yüklenici, sürekli çalışan personelin aylık sigorta primleri tam olarak (30 gün) yatıracaktır Sosyal Sigortalar Mevzuatı ile her türlü işçi ve işveren hakkındaki mevzuata göre işçi alınması, işçi haklarının ödenmesi, işçi çıkarılması ve sair konularda tüm sorumluluk Yükleniciye ait olup, Ajans bu konularda sorumlu sayılmayacaktır. Sayfa 5 / 8

6 4.13. Çalışanlarını sigorta ettirmemesi durumunda S.G.K tarafından uygulanacak her türlü cezai müeyyideden Yüklenici sorumludur Hizmetin görülmesinde gerek ihmal ve itaatsizlik gerekse tedbirsizlik ve ehliyetsiz işçiler kullanmaktan veya herhangi bir sebeple vukuu bulacak kazalardan Yüklenici sorumludur Yüklenici kendi personelinin Ajans ve Ajans dışında kalan kişi ve kuruluşlara vereceği her türlü zarar, ziyan ile üçüncü şahıslar tarafından, meydana getirilecek zarar ve ziyandan sorumlu olacaktır. MADDE 5- Görev İcrasında Uyulması Gereken Hususlar 5.1. Haftalık çalışma süresi 45 saattir. Çalışma günü haftada 5 (beş) gündür. Çalışma saatleri günde net 9 saattir Tüm personel çalışma ortamına uygun kıyafetle çalışacaktır: Büro Personelleri resmi olacak şekilde, etek yahut pantolon ve üzerine gömlek veya uygun olan bluzlar giyebilecektir. Kot pantolon, eşofman veya benzeyen kıyafetler giyemeyeceklerdir. Ayakkabı olarak da, topuklu veya düz, topuktan kapalı ayakkabılar giyilecek ve terlik giyilmeyecektir. Personelin saç, sakal, makyaj ve kıyafeti her zaman kurumun yapısına uygun, ciddiyeti yansıtacak şekilde, temiz ve düzgün olmalıdır Yüklenici firma Ajansta görevlendireceği kişilerin görevleri ve iş tanımlarına yönelik yeterli derecede bilgilendirme yapmak ve eğitim vermekle sorumlu olup aşağıdaki hususlara uymakla yükümlüdür: Şartnamenin tüm hükümleri ve açık anlamlarını personeline bildirmek, Çalıştıracağı personeline yapmak zorunda oldukları görev ya da görevleri bildirmek ve öğrenmelerini sağlamak, Ajansta uygulanan ve yürürlükte bulunan prosedür, yönetmelik, kural ve kaideler hakkında şirket personelinin bilgilendirilmesi ve özellikle iletişim, kişiler arası ilişkiler vb. gibi konularda yetkili kişi veya kuruluşlardan eğitim almalarını sağlamak İşçi sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili prosedür ve standartları anlatmak ve öğrenmelerini sağlamak, Yangın riskleri ve alınacak önlemler hakkında Ajans yönetimi ile (sivil savunma uzmanı) işbirliği halinde hareket etmek Yüklenici tarafından temin edilen personelin görevi esnasında aşağıdaki hususlara dikkat etmesi gerekmektedir. Emniyet ve güvenlik tedbirlerine aynen riayet edilecektir. İşçilerin bürolarda, koridorlarda, merdivenlerde, merdiven boşluklarında oturmaları, yemek yemeleri, sigara içmeleri, çay ve benzeri şeyleri içmeleri, yüksek sesle konuşmaları yasaktır. Ajans tarafından yayımlanan yönerge, genelge, talimat ve diğer iç düzenlemelere uyulması gerekmektedir. Sayfa 6 / 8

7 Kılık kıyafetine ve kişisel bakımına özen göstermeli, Ajans içerisinde seviyeli davranışlarda bulunmalı, hal ve hareketlerinde ölçüyü ve dikkati elden bırakmamalıdır. Protokol ve nezaket kurallarına azami ölçüde uyulmasına riayet edilmelidir. Personel söz konusu çalışmalarında, çalışması biten kısımlardaki elektriğin söndürülmesine gerekli titizliği gösterecektir. Firma personeli tecrübeli ve güvenilir, temiz giyimli, özenli, tavır ve davranışı kurumumuz onuruna uygun olacaktır. Girilmesi yasak olan ve kilitli bulunan odalara girilmeyecektir. İzin almaksızın görev alanına ilişkin hususlarda Ajans dışı şahıslara beyanda bulunulamaz, kendisine yetki verilmediği müddetçe Ajans adına açıklama yapılamaz. Ajans personeli tarafından unutulmuş şahsi malzeme ve eşya derhal muhafaza altına alınacak ve Ajans personeline bilgi verilecek ve teslim edilecektir Yüklenici tarafından çalıştırılan personelin acil durumlar için yarım günü aşmayan izin talepleri firmanın ön müsaadesine istinaden Kurumsal ve Mali Yönetim Birimi ne yapılacaktır. Mezkûr personelin bu talepleri Birim Başkanlığı nca uygun görüldüğü takdirde düzenlenecek izin formu dâhilinde karşılanacaktır. İzin formunda firma yetkilisinin de onayı bulunacaktır. Ayrıca; evlenme, ölüm, doğum, rapor ve özel izinler sebebiyle göreve gelmeyen personelin yerine Yüklenici yeni personel görevlendirecektir Yüklenici firma, işçilere yaka kimlik kartı verecektir. İşçi binaya girişinden çıkışına kadar yaka kimlik kartını yakasına takacaktır. MADDE 6- Personele Ödenecek Ücret 6.1. Personele işe başlama tarihi itibariyle brüt asgari ücret bedelinin aşağıda belirtilen yüzdeler oranında arttırılmış tutarı aylık ücret olarak ödenecektir: Personel Adet Brüt Ücret Skalası Yardımcı Büro Personeli 18 kişi Brüt Asgari Ücret + % 45 fazlası Santral ve Karşılama Görevlisi 2 kişi Brüt Asgari Ücret + % 35 fazlası Çay Servis ve Temizlik Personeli 7 kişi Brüt Asgari Ücret + % 30 fazlası Kalorifer Kazanı Teknik Personel 1 kişi Brüt Asgari Ücret + % 43 fazlası (Yardımcı İşler) Odacı (Yardımcı İşler) 1 kişi Brüt Asgari Ücret + % 43 fazlası TOPLAM 29 kişi Maaşlar işçilerin hesaplarına yatırılacak ve yatırıldığına dair banka dekontu Ajansa teslim edilecektir Yüklenici, personelin maaşlarını, takip eden ayın en geç 5 inde personelinin hesabında olacak şekilde yatırmak zorundadır. Takip eden ayın 5 inin resmi tatillere denk gelmesi durumunda, maaşlar bir gün önce personelinin hesabına yüklenici tarafından yatırılacaktır. Sayfa 7 / 8

8 Ajansın hak ediş bedelini zamanında veya gecikmeli ödemesi durumda dahi yüklenici, personel maaşlarını geciktiremez. MADDE 7- Hakediş Hazırlanması ve Ödemeler 7.1. Hesaplamalar, aylık birim ücret üzerinden yapılacaktır Personelin ay içerisinde ayrılma ve/veya yeni başlamalarında hak ediş hesaplamaları çalışılan günler esas alınarak yapılacaktır Evraklarla ilgili ihtilaflarda Ajansın kayıtları esas alınacaktır Fatura, ekinde hak ediş özetinin ibrazıyla, ihalede teklif edilen ve sözleşme imzalanarak üzerinde anlaşılan ve hak edişe uygun aylık tutar olarak kesilecektir. MADDE 8- Yürürlük İş bu şartname 8 madde ve 8 sayfadan ibaret olup sözleşmenin taraflarca imzalanmasından itibaren yürürlüğe girer ve iş bitiminde yürürlükten kalkar. Sayfa 8 / 8