Jürinin, ödeme talebinde bulunması. Fomdaki bilgiler(ad-soyad, IBAN no, vergi matrahı) kontrol edilerek varsa eksikleri tamamlatılır

Transkript

1 SORUMLU BİRİM JÜRİ ÜCRET ÖDEMESİ İŞ AKIŞI Yrd.Doç.Dr, Doçent ve Profesör atamalarında görev alan jüri üyeleri Tahakkuk Birimi Doçentlik Sınav Jüri ile Yardımcı Doçent, Doçent ve Profesör Atama Jürilerinde Görev Alan Öğretim Üyelerine Ödenecek Ücrete İlişkin Usul ve Esaslar Madde 4 Jürinin, ödeme talebinde bulunması Fomdaki bilgiler(ad-soyad, IBAN no, vergi matrahı) kontrol edilerek varsa eksikleri tamamlatılır Ücret bordrosu(güncel maaş katsayısı x 3000) hesaplanır; formdaki vergi matrahı üzerinden gelir vergisi ve damga vergisi kesintisi yapılarak bordro hazırlanır Ücret Beyan Formu Bordro Bordroya göre KBS Harcama Yönetim Sisteminden ödeme emri belgesi düzenlenir ve Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulur Ödeme Emri Belgesi Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi Evet Belgeler, düzeltilmesi için Tahakkuk Birimine iade edilir Belgelerde hata var mı? Hayır Belgeler onaylanır Hata düzeltilir ve belgeler tekrar onaya sunulur Ödeme Emri Belgesi KBS üzerinden Muhasebe Birimine gönderilir Tahakkuk Birimi Ödeme Emri Belgesi ve ekleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir Tahakkuk Evrakı Teslim Tutanağı Belgeler dosyalanır Ödeme Emri Belgesi (2 nüsha) Bordro Ücret Beyan Formu

2 SÜREÇ NO KESENEK BİLDİRİMİ İŞLEMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ FORMU İŞ AKIŞ SÜRECİ İŞLEM ( Süreç Akış Şeması ) Uygun Uygun Değil DÖNÜLECEK SÜREÇ ADIMI SORUMLULAR İLGİLİ MEVZUAT- YASA- YÖNETMELİ K/DOKÜMA N (vb.) Kamu idareleri çalıştırdıkları sigortalılara ait aylık prim ve hizmet belgelerini Web sayfasında e-sgk bölümünde bulunan Kesenek Bilgi Sisteminden internet ortamında Kuruma göndereceklerdir. Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanuna göre ilk defa 4 üncü maddenin birinci fıkrasının (c) bendi 1 kapsamında sigortalı sayılanlar ile bu Kanunun yürürlüğe girdiği tarihten önce iştirakçi olup Kanunun yürürlüğe girdiği tarih itibariyle 4 üncü maddenin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında sigortalı sayılanları çalıştıran işverenler, bir ay içinde çalıştırdığı sigortalılara ilişkin aylık prim ve hizmet belgesini; a) Her ayın 15 i ile müteakip ayın 14 ü arasındaki maaşını ayın 15 inde peşin alan sigortalılar için maaş ödemelerinin yapılması gereken ayın 25' inci günü sonuna kadar, b) Her ayın 1 i ile 30 u arasındaki maaşını ayın 1 inde peşin alan sigortalılar için, maaş ödemelerinin yapılması gereken ayın 11' inci günü sonuna kadar, c) Her ayın 15 i ile müteakip ayın 14 ü Birim Mutemedi Aylık Prim Ve Hizmet Belgesinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Verilmesine Ve Primlerin Ödenme Sürelerine Dair Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ /5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu arasındaki maaşını müteakip ayın 15 inde çalıştıktan sonra alan sigortalılar için, maaş ödemelerinin yapılması gereken ayın 25' inci günü sonuna kadar, d) Her ayın 1 i ile 30 u arasındaki maaşını müteakip ayın 1 inde çalıştıktan sonra alan sigortalılar için maaş ödemelerinin yapılması gereken ayın 11'

3 KESENEK BİLDİRİMİ İŞLEMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ FORMU 2 inci günü sonuna kadar, Her bir maaş ödeme dönemi için ayrı ayrı internet ortamında Kuruma vermekle yükümlüdür. İlgili kanuna göre aylık prim ve hizmet belgelerini Sosyal Güvenlik Kurumuna göndermek için öncelikle Kamu Personeli Harcama Yönetim Sisteminden (KPHYS) emsan verilerinin alınması gerekir. Not: Aylık Kesenek Bildirimi uygulamalarının çalışabilmesi için bilgisayarınıza java yazılımının 1.5 veya üzeri versiyonun mutlaka yüklenmesi gerekir. Sigortalıların; Bakanlar Kurulu Kararı veya mahkeme kararına istinaden geriye yönelik olarak yapılan ödemelerin prime esas kazançlarına ait bildirimleri, Açığa alınarak prime esas kazançlarının yarısı üzerinden prim alınanların, görevlerine iade edilerek tam aylığa hak kazanmaları halinde prime esas kazancının kalan yarısı ile bu kazançlar üzerinden tahakkuk ettirilecek primleri, Görevine son verilenlerden, sonradan görevlerine iade edilerek tam aylığa hak kazanıp aylıklarının ödenmesi halinde geriye yönelik ödenen ücretlerinin prime esas kazançlarının tamamı üzerinden alınacak primleri, Cari aya ait aylık prim ve hizmet belgesi süresi içinde Kuruma gönderildikten sonra herhangi bir sebeple göreve başlayan sigortalıya ödenen kıst ücretlerinin prime esas kazancına ait primleri, Cari aya ait aylık prim ve hizmet belgesi süresi içinde Kuruma gönderildikten sonra prime esas kazançlarının eksik hesaplandığı tespit edilenlerin eksik hesaplanan prime esas kazanç tutarları üzerinden alınacak primleri, İçin Ek mahiyetteki aylık prim ve hizmet belgesi gönderilecektir. Birim Mutemedi Aylık Prim Ve Hizmet Belgesinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Verilmesine Ve Primlerin Ödenme Sürelerine Dair Usul Ve Esaslar Hakkında Tebliğ/ Personeli Harcama Yönetim Sisteminden (KPHYS)

4 KESENEK BİLDİRİMİ İŞLEMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ FORMU 3 Personeli Harcama Yönetim Sisteminden (KPHYS) Maaş İşlemleri menüsünden Emsan Veri tıklandığında Emekli Sandığı Aktarım Listesi ekranı açılır Sayılı Kanun (Kıst Maaş ve Terfi Farkı) yazan sütunun ilgili ayın karşısında Text yazan kısmı tıklandığında 4 nolu emsan veri ekrana gelir. 4 Nolu emsan veri masaüstüne kaydedilir. Veriyi Sosyal Güvenlik Kurumuna göndermek için Web sayfasında e-sgk bölümünde bulunan Kesenek Bilgi Sistemine girilir. Kesenek Bilgi Sistemine kullanıcı adı ve şifre bilgileri girilerek giriş yapıldıktan sonra Kesenek/Prim menüsünden Ek Mahiyette (Sadece Bir Dönem) tıklanır. Gelen Warning-Security başlıklı ekranda Run butonuna tıklamadan önce kaynağın http // olduğu kontrol edildikten sonra Run butonu tıklanır. Açılan Küçük ekrandan: Maaş Ödemelerinin Yapıldığı Dönem: Peşin Ayın 15 i seçilir. Personel Statü: 5510 sayılı kanun yürürlüğe girdikten sonra sigortalı olanlar seçilir. Ek Bordro Sebebi: Kıst Maaş İçin (Asıl Bordro Gönderildikten Sonra Göreve Başlama) seçilir. Ek Bordro ya Esas Maaş Ödemelerinin Yapıldığı Tarih: Maaş ödemesinin yapıldığı tarih yazılır. Ait Olduğu Dönem: Kıst maaş ve terfide bir önceki ay seçilir. Kullanıcı Adı ve Şifre tekrar girilir ve Tamam tuşu tıklanır. Açılan sayfadan Dosya Aç tıklandığında açılan ara ekranda Look İn kısmına Desktop yazarak masaüstüne KPHYS sisteminden indirdiğimiz 4 nolu emsan verisini seçip open tıklandığında ekrana Dosyadaki kıdem hizmeti süreleri birer ay artırılsın mı? Yazısı çıkar Hayır tıklandığında Kesenek bilgilerinin olduğu ekran açılır. Kesenek bilgileri ekranında Verileri Kontrol et butonu ile ekranda gösterilen tutar ile Birim Mutemedi Sosyal Güvenlik Kurumu Kesenek Bilgi Sistemi

5 KESENEK BİLDİRİMİ İŞLEMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ FORMU 4 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığından alınan verilerin kontrolü yapıldıktan sonra Gönder butonu ile veriler gönderilir. Ana sayfadan Tahakkuk tıklanıp gönderilen verilerin raporu alınır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına çıktısı alınan belge eklenerek gönderilir. Birim Mutemedi

6 ANKARA YILDIRIM BEYAZIT ÜNİVERSİTESİ PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI Maaş İşlemleri Süreci İş Akış Şeması (Muhasebe Birimi) MAAŞ İŞLEMLERİ SÜRECİNİ BAŞLAT İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem vb. terfi değişiklikleri, yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı için yaş bilgileri vb. değişiklikler KBS ekranından güncellenir. Nakil giden veya ücretsiz izne ayrılanların da sistemden çıkışı yapılarak güncelleme işlemi tamamlanır. Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması, eczane, kira, kefalet vb.) girilerek hesaplama işlemi gerçekleştirilir. Sistemden maaş hesaplaması yapılır. KBS sisteminden bordro dökümü alınır. H KBS'den alınan bordro ve diğer maaş evrakları birbirine uygun mu? E Sistem üzerinden ödeme emri düzenlenip, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisine onay için imzaya gönderilir. H Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisince onaylandı mı? E Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır, ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başk.'lığına gönderilir. Anlaşmalı bankaya mail gönderilerek tutarların hesaplara aktarılması sağlanır. Evrakların birer sureti dosyalanır. İŞLEM SONU

7 TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ İŞ AKIŞ SÜRECİ SATINALMA YOLU İLE MALZEME GİRİŞİ Malzemeler İlgili Firmalar Tarafından Fatura İle Teslim Edilir. Satın Alma Onaylı Sipariş Fişi İle Sayılarak Teslim Alınır. Muayene Kabul Komisyonu, Malzemelerin Teknik Şartnameye Uygunluğunu Kontrol Eder. UYGUN Malzemeler Şartnameye Uygun Mu? UYGUN DEĞİL Malzemelerin Şartnameye Uygun Olması Halinde Satın Alma Giriş Taşınır İşlem Fişi Düzenlenir. (3 Nüsha) Malzemelerin Şartnameye Uygun Olmaması Durumunda Gerekçesi İle Satın Alma Birimine Gönderilerek Firmaya İade Edilmesi İstenir. Düzenlenen T.İ.F ler İlgili Birimlere Gönderilir. * 1 Adeti Nüsha Birimde Kalır * 2 Adeti Satın Alma Birimine Gönderilir

8 TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ İŞ AKIŞ SÜRECİ DEVİR GİRİŞ YOLU İLE MALZEME GİRİŞİ Birim Taşınır İstek Belgesi Düzenler. İlgili Harcama Yetkilisi Onayı İle Talep Eder. H İstek Kabul Edildi Mi? E Mevcut Stoklardaki Malzemeler Kontrol Edilir, İsteği Karşılamıyorsa İlgili Birime İade Edilir. Devir Eden Birim Taşınır Devir Çıkış İşlem Fişi Düzenler. Taşınır İstek Belgesine İstinaden 3 Nüsha Düzenler. Düzenlenen T.I.F ler İlgili Birimlere Gönderilir. * 1Adeti Çıkış Yapan Birime Gönderilir. *1 Adeti Birimde Kalır. Teslim Alan Birim Taşınır Devir Giriş İşlem Fişi Düzenler. *2 Nüsha Düzenlenir. * 1 Adeti Çıkış Yapan Birimine Gönderilir. Malzemeler Gruplarına Göre Kaydedilir.

9 İŞ AKIŞ SÜRECİ DEVİR ÇIKIŞ İhtiyacı Olan Birim Taşınır İstek Belgesi Düzenler. H İstek Kabul Edildi Mi? E Talep Edilen Malın İlgili Birimce Uygun Görülmemesi Halinde İstek Belgesi İade Edilir. Devir Eden Birim Taşınır Devir Çıkış İşlem Fişi Düzenler. Taşınır İstek Belgesine İstinaden 3 Nüsha Düzenler. Teslim Alan Birim Taşınır Devir Giriş İşlem Fişi Düzenler. 2 Nüsha Düzenlenir. * 1 Adeti Çıkış Yapan Birimine Gönderilir * 1 Adeti Biriminde Kalır. Düzenlenen T.İ.F ler İlgili Birimlere Gönderilir. * 1 Adeti Nüsha Birimde Kalır * 1 Adeti Giriş Yapan Birimine Gönderilir * 1 Adeti Muhasebeye Gönderilir Malzemeler Gruplarına Göre Kaydedilir.

10 İŞ AKIŞ SÜRECİ ZİMMET VERME Birim Personeli Adına Taşınır İstek Belgesi Düzenler. Birim Yöneticisine Sunar. İstek Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisine Gönderilir. H İstek Kabul Edildi Mi? E Zimmet Fişi Düzenlenir. (2 Nüsha) Zimmet Kaydı Yapılmaz. Yönetici Onayı Yoksa İstek Reddedilir. Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Tarafından Sicil Numaraları İle İlgili Deftere Çıkış Kaydı Yapılır. Bir Kodlama Yapılır, Demirbaş Oda Listesi Hazırlanıp Teslim Edilir.

11 TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ İŞ AKIŞ SÜRECİ ZİMMET DÜŞME Kişinin Zimmetindeki Malzemeler Kontrol Edilir. Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Malzemeyi Sayarak ve Kontrol Ederek Teslim Alır. H Malzeme Eksik Mi? E Zimmet Fişi (Düşme) Düzenlenir. Değer Tespit Komisyonu Tarafından Rayiç Bedeli Tespit Edilir. Kamu Zararının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Esasları Uygulanır.

12 TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ İŞ AKIŞ SÜRECİ TÜKETİM ÇIKIŞ Taşınır İşlem Fişi (Tüketim Çıkış) Verme. Taşınır İstek Belgesi Düzenlenir. H İstek Kabul Edildi Mi? E Yönetici Onayı Yoksa İstek Ret Edilir. Malzemeler Verilmez. Taşınır İşlem Fişi (Tüketim Çıkış) Düzenlenir. Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporu Düzenlenir. 3 Aylık Dönemler Halinde. Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Tarafından Çıkış Kaydı Yapılır.

13 TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ İŞ AKIŞ SÜRECİ SAYIM VE DEVİR İŞLEMLERİ Taşınırların Sayım İşlemleri 1- Yıl Sonunda Yapılır. 2- Harcama Yetkilisinin İstediği Zamanlarda Yapılır. 3- Taşınır Kayıt Kontrol Yetkililerinin Değişmesinde Yapılır. 4- Sayıştay, Maliye, YÖK, İç Denetim Birimi Tarafından Yapılır. E Sayım Komisyonu Tarafından Yapılan Sayımlar İle Ambar Sonuçları Tutuyor Mu? H Tutanaklar Komisyon Tarafından İmzalanır. FAZLA Sayım Sonunda EKSİK İlgili Birime Gönderilir. İlgili Komisyon Tarafından Tutanakla Tespit Edilir. Sayım Fazlası Olarak Kayıtlara Alınır. Kamu Zararının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Esasları Uygulanır. Taşınır İşlem Sayım Fazlası Fişi Düzenlenir.

14 TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ İŞ AKIŞ SÜRECİ YILSONU İŞLEMLERİ Taşınır Hesap Cetvelleri Hazırlanır. 1- Yıl Sonu Sayım Tutanağı 2- Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelleri 3- Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesap Cetveli 4- Yıl Sonu İtibariyle Düzenlenen Es Son TİF Numarası İlgili Birime (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına) Taşınır Yönetim Hesap Cetveli Teslim Edilir. Say 2000 Hesapları İle Karşılaştırılıp Uygunluğu Sağlanır. Muhasebe Kayıtları Uygun Olduktan Sonra Muhasebe Yetkilisi Tarafından İmzalanıp Konsolide Görevlisine Verilir. Yıl Sonu Hesapları Kapatılır.

15 SÜREÇ NO YAN ÖDEME CETVELİ İŞ AKIŞ SÜRECİ-ŞEMASI İŞ SÜRECİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Personel Daire Başkanlığından Yan Ödeme Cetvelleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Gelen Yan Ödeme Cetvellerinin Mevzuata uygunluk yönünden incelenerek kontrolü yapılır. Gelen Yan Ödeme Cetvellerinde eksiklik/hata var mı? Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhi düşülerek Daire Başkanına gönderilir İŞLEM ( Süreç Akış Şeması ) Uygun Uygun Değil DÖNÜLECEK SÜREÇ ADIMI Gelen evrak sürecine geçilir ve ilgili birime havale edilir. Uygun görülmeme nedenlerini açıklayan olumsuz görüş yazısı hazırlanır ve düzeltilmek üzere Personel daire başkanlığına gönderilir Uygun görülmeme nedenlerini açıklayan olumsuz görüş yazısı hazırlanır ve düzeltilmek üzere Personel daire başkanlığına gönderilir SORUMLULAR İlgili Birim/ İlgili Personel Ön Mali Kontrol Görevlisi Ön Mali Kontrol Görevlisi/Şube Müdürü/Daire Başkanı Ön Mali Kontrol Görevlisi/Şube Müdürü/Daire Başkanı İLGİLİ MEVZUAT- YASA- YÖNETMELİK/D OKÜMAN (vb.) 657 s. Kanun/ 5018 s.kanun / s. BKK/ Yönetmelik /Yönerge/ Yan Ödeme Cetvelleri 657 s. Kanun/ 5018 s.kanun / s. BKK/ Yönetmelik /Yönerge/ Yan Ödeme Cetvelleri 657 s. Kanun/ 5018 s.kanun / s. BKK/ Yönetmelik /Yönerge/ Yan Ödeme Cetvelleri/Gör üş Yazısı 657 s. Kanun/ 5018 s.kanun / s. BKK/ Yönetmelik /Yönerge/ Yan Ödeme Cetvelleri/Gör üş Yazısı

16 YOLLUK ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Talebin Başkanlık Yazı İşleri Birimince kayda alınıp Yolluk Birimine ulaştırılması Yolluk talebinin türü (Yurtiçi/Yurtdışı- Geçici/Sürekli Görev Yolluğu) Yurtiçi/Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirim Formunun düzenlenmesi Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirim Formunun düzenlenmesi Gerekli belgelerin temin edilmesi Yolluk Bildirim Formunun kontrol edilmesi Ödeme Emri Belgesinin düzenlenmesi Belgelerin Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanması Belgelerin Muhasebe Birimine teslim edilmesi

17 SOSYAL GÜVENLİK KURUMUNA EK KARŞILIK ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Her yıl bütçe kanunu ile verilen SGK prim giderleri ödeneklerinden GSSP tutarlarının düşülmesi ile oluşan matrahtan %20 oranında ek karşılık hesaplanması SGBD'den ödenek talep edilmesi SGBD tarafından ödenek tahsis edilmesi Hesaplanan ek karşılık tutarlarının PDB'na bildirilmesi HAYIR HAYIR Hesaplanan %20 ek karşılık tutarlarının SGK Mosip sistemine girişinin yapılması Ödeme tarihi gelen ek karşılık tutarlarının Ödenek kontrolünün yapılması. Yeterli ödenek var mı? EVET harcama talimatı hazırlanarak ödeme emrinin HYS/MYS'den oluşturulması EVET Onaylanan ödeme emri ve eklerinin SGDB'na gönderilerek Muhasebe Birimi tarafından ödeme işleminin tamamlanması