Döner Sermaye İşlemlerinde Genel Uygulamalar Hakkında Genelge

Transkript

1 Döner Sermaye İşlemlerinde Genel Uygulamalar Hakkında Genelge Tarihi: Sayısı: / 24 Genelgeyi Maliye Bakanlığı nın Temizlik İhalelerinde Uygulanacak Esaslar Tebliğini de İçeren PDF formatında görmek için Bu dosyayı bilgisayarınıza indirmek için yukarıdaki linke sağ tıklayarak hedefi farklı kaydet seçeneğini işaretleyiniz. Genelgeyi Word/Zip Formatında indirmek için buraya T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü TARİH: SAYI : B.10.0.THG / 3724 KONU : Genel Uygulamalar GENELGE 2002 / 24 Modern tıp anlayışına göre sağlık hizmetlerinin sunumunda gelinen yeniden yapılanma sürecinde fertlerin yaşamlarını, beden ve ruh sağlığı yönünden tam bir iyilik halinde sürdürmelerinin sağlanmasının yanı sıra tedavi ve rehabilite edici sağlık hizmetlerinin sunumunda vazgeçilmez bir unsur olarak ön plana çıkmış olan hastanelerimizde halk a modern tıbbın ve çağın gereklerine uygun daha etkin, verimli ve arzu edilen seviyede kaliteli sağlık hizmeti verilmesi, bu konudaki şikayetlerin en aza indirgenmesi ve ilgili mevzuatta öngörülen normlara uygun sağlık hizmeti sunulması büyük önem arzetmektedir. 13 Ocak 1983 tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği hükümlerine göre; Bakanlığımıza ait yataklı tedavi kurumlarında verilmekte olan sağlık hizmetlerine ilişkin uygulama esaslarının ve personelin görev, yetki ve sorumluluklarının vurgulanması ve modern çağın gereklerine uygun, süratli, kaliteli ve ekonomik hastane işletmeciliğinin temini amacıyla uyulması gereken hususlar; idari, mali, teknik ve tıbbi hizmetler başlıkları altında detaylı olarak açıklanmıştır. c - Döner Sermaye İşlemleri : Döner sermaye iş ve işlemlerinin sağlıklı ve mevzuatına uygun olarak yürütülmesini teminen aşağıda sıralanan hususların noksansız uygulanması gerekmektedir. a) Döner sermayeden yapılan harcamalar için idarece "tahakkuk ve satın alma" birimlerinin kurulması, (burada yeteri kadar idari, mali, teknik ve sağlık konularında bilgi ve deneyim sahibi personel ile hastane müdür yardımcıları görevlendirilmelidir.) b) Hastane ihtiyaçlarının büyük çoğunluğu döner sermaye bütçesinden temin edildiğinden, genel bütçe ambar memuru ve ayniyat saymanlığının döner sermaye işlemleri için de görevlendirilmesi esastır. c. 1 Döner Sermaye İhale İşlemleri : Döner Sermaye Bütçesinden 2002 yılı ihtiyaçları için yapılacak ihalelerde; Bakanlığımızca İkinci Derece İta Amirlerine sınırsız ihale yapma yetkisi ve tüm ihaleler de (Birtrilyonbeşyüzmilyar ) TL na kadar sözleşme yapma ve ihale tasdik etme yetkisi verilmiştir. I - Genel Esaslar : 1- İhalede açıklık ve rekabet ortamı mutlaka korunacak,acil ve zorunlu haller dışında mal ve hizmet alımlarında pazarlık alımlarına yer verilmeyecek, süreklilik arz eden ihtiyaçlar altı aylık veya yıllık olarak Kapalı Teklif Usulü ile ihale edilecektir. İhaleler kalem kalem yapılacak ancak, gruplara ayrılabilecek olanlar gruplar halinde de yapılabilecektir yılı yemek ve temizlik ihaleleri tarih ve sayılı Genelgede belirtilen fiyatlar (aşağıdaki gibi) dahilinde gerçekleştirilecektir. a) Malzemeli Yemek İhalesinde öğün başı tavan limitleri ; Kahvaltı : TL olup, taban limit belirlenmemiştir. Normal Yemek : TL olup, taban limit belirlenmemiştir. Diyet : TL olup, taban limit belirlenmemiştir. b) Malzemeli Temizlik İhalelerinde taban ve tavan limitler aşağıdaki hesaplamaya göre bulunacak rakamlardır. TABAN FİYAT a) Toplam İşçilik Maliyeti (Ücret Yol Yemek Giyecek) =...TL. b) Temizlik Malzeme Maliyeti (m2= TL) =...TL. c) Amort. Sözleşme vb. Giderler (a b nin % 2 si) =...TL Toplam Taban Fiyatı (a b c) =...TL. Not: Tahmini bedel tespitinde, Maliye Bakanlığı Tebliği ekindeki Tahmini Bedel Tespit Formu esas alınacaktır. Bu forma göre belirlenen temizlik malzeme maliyeti (Tahmini bedel

2 tespit formu V.Bölüm tutarı) (b) maddesinde belirtilen maliyetin (46.832) altında ise, temizlik malzeme maliyeti olarak kurumca belirlenen bedelin taban fiyat hesabında dikkate alınması. Ayrıca m2 den kasıt sadece temizlik sarf malzemelerinin kullanıldığı alan olup, verilen hesap yöntemi ile aylık maliyet çıkarılır. TAVAN FİYAT ( Toplam Taban Fiyat ) ( % 8 Firma Karı ) Şartname veya eklerine taban maliyet rakamları mutlaka konulacak, bu rakamların altında tekliflerin değerlendirilmeyeceği belirtilecektir. Malzemesiz temizlik (sadece işçilik ) ihalelerinde ise, işçilik maliyetinin altındaki tekliflerin kabul edilemeyeceğinin belirtilmesi gerekmektedir. c) Temizlik ihalelerinde Maliye Bakanlığı nca yayımlanan "Temizlik İhalelerinde Uygulanacak Esaslar" Tebliğinde belirtilen esaslara mutlaka uyulması gerekmektedir. 3 - Yemek ihalelerinde yatak şartı, sadece hastane işi yapıyor şartı ve ISO belgesi gibi rekabeti önleyici belgelerin istenmemesi; 4 - Yemek ihalelerinde yenilen yemek kadar ücret ödenmesi için elektronik kart sistemine geçilmesi ve şartnamelere bu yönde hüküm konulması; 5 - İhalelerde ve bilhassa temizlik ihalelerinde birkaç istekli tarafından aynı fiyat (temizlik ihalelerinde taban limitte birden fazla teklif çıktığında) teklif edildiğinde 84/8213 sayılı Döner Sermayeli Kuruluşlar İhale Yönetmeliğinin 35 inci maddesinde belirlenen prosedüre uygun hareket edilmesi; 6 - Temizlik ihalelerinde Maliye Bakanlığınca yayımlanan "Temizlik İhalelerinde Uygulanacak Esaslar" Tebliğinin isteklilerde aranacak belgeler başlıklı III. Maddesindeki hususların dışında rekabeti önleyici nitelikte olan belirli yataktaki hastane temizlik işi yapmış olma şartı, ISO belgesi, WHO belgesi gibi belgeler istenilmemesi ; 7 - Temizlik ihalelerinde ihale üzerinde kalan isteklilerin ibraz ettikleri SSK borcu yoktur, SSK pirim bordrosu ve vergi borcu yoktur belgelerinin mutlaka teyidlerinin yapılması ve Bakanlığımıza gönderilecek dosyalara konulması; 8 - Hizmet ihalelerinde çalıştırılacak işçi sayısının tespitinde; Bakanlığın tarih ve sayılı Onayına istinaden, tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Yatak ve Kadro Standartları Yönetmeliğinde belirtilen Yardımcı Hizmetler Sınıfı Personel Standardının uygulanması ve bu sayılara halen uygulanmakta olduğu gibi eğitim hastaneleri ile 300 ve daha yukarı yatak kapasiteli kurumlar için % 75 oranında, diğer kurumlar için % 50 oranında artış yapılarak ilave edilmesine devam edilmesi, ayrıca vardiya uygulayan hastanelerde bu oranlara % 30 ilave edilmesi tarih ve sayılı Genelge ile belirtilmişti. Ancak, uygulamada bazı tereddütlerin ve yanlış anlaşılmaların olduğu görülmüş olup, uygulama birliğinin sağlanması için; hizmet ihalelerinde azami çalıştırılacak işçi sayısının aşağıdaki örneğe göre tespiti gerekmektedir. Örnek; 400 yataklı bir hastanenin yardımcı hizmetler sınıfı personel standardı 300, bu sınıfta çalışan eksik personel sayısı da 120 ise; hastane 400 yataklı olduğu için standardın % 75 i de ilave edilmesi gerekecektir. Standardın % 75 i (225) Eksik Personel (120 ) = Azami Çalıştırılacak İşçi Sayısı (345) Ayrıca; Kurumun yardımcı hizmetler sınıfı personel standardının belirlenmesinde tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren "Sağlık Bakanlığı Taşra Teşkilatı Yatak ve Kadro Standartları Yönetmeliği ile Eki Cetvellerin Değiştirilmesine Dair Yönetmelik" ile getirilen değişikliğin değil, değişiklik öncesi şeklinin baz alınması gerekir. 9 - Bakanlığımız Müfettişlerince yapılan incelemelerde; Bakanlığımıza bağlı İl ve İlçe Hastanelerince yapılan Temizlik ihalelerinde işçilere "Yol Bedeli" verileceğine dair Şartnamelere hüküm konulduğu, İl ve İlçelerde işçilerin hastaneye toplu taşım aracı ile gitmediği ve yol bedelinin firmalara ödenerek haksız kazanç sağlamalarına neden olunduğu tespit edilmiştir. Bunun önlenmesini teminen, bazı küçük İl ve İlçe Hastanelerinin yapacağı Temizlik ihalelerinde işçi maliyeti belirlenirken, hastanenin ilçe merkezine olan uzaklığı ve toplu taşım araçlarının bulunup bulunmadığının tespit edilmesinden sonra "Yol Bedeli" nin işçi maliyet hesaplarına eklenmesi ve buna göre Şartnamelere hüküm konulmasına dikkat edilmesi; 10 - Bakanlığımıza intikal eden şikayetlerde bazı firmaların işçi ödentilerini şartnamede veya eki tahmini bedel formunda öngörülen maliyetlerden kesinti yaparak ödedikleri belirtilmektedir. Bu durumun önüne geçilmesi için işçilere bu ödemelerin Muayene Komisyonu veya bu komisyon üyelerinin birinin nezaretinde ödenmesinin sağlanması, bu yönde de şartnamelere hüküm konulması; 11 - Bilindiği gibi, alet ve yüzey dezenfektanları üretim ve ithal izinleri Bakanlığımız Temel Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü nce değerlendirilmekte ve gerekli izinler verilmektedir. Bu kapsamda izinli alet ve yüzey dezenfektanları listesi çeşitli tarihlerde yenilenerek anılan Genel Müdürlükçe yapılan Genelgelerle ( tarih ve 9818 sayılı Genelge ve Eki liste) Valiliklere duyurulmaktadır. Bu nedenle hastanelerde kullanılacak dezenfektanlarda mutlaka Bakanlığımız izninin aranması; 12 - İhale komisyonlarında Hastane Müdürünün görevlendirilmemesi; gerekmektedir. II - Şartnameler : İhale konusu işlerin her türlü özelliğini belirten şartname ve ekleri, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu nun 7 nci ve 84 / 8213 sayılı Döner Sermayeli Kuruluşlar İhale Yönetmeliğinin 6 ncı maddesi gereğince idarelerce hazırlanır. Buna göre hazırlanacak şartnamelerde, Kanun ve Yönetmelikte sayılan hükümler dışında aşağıdaki hükümlere uyulmalıdır.

3 1. Teknik şartnamelerin alanında uzman en az üç kişi tarafından düzenlenmesi, 2. Rekabeti engelleyici ve belli bir markayı tarif edici hükümlere kesinlikle yer verilmemesi, tarih ve 90/1216 sayılı Kararnamede belirtilen mal ve hizmetlere "fiyat farkı" ödenebilmesi, ancak şartname ve sözleşmelere bu yönde hüküm konulmasına bağlı olup, şartname ve sözleşmelerde fiyat farkı ödeneceğine dair hüküm yoksa fiyat farkının ödenmemesi, 4. Hizmet alımlarına ait şartnamelerde, sadece temizlik işlerinde asgari ücretin artırılması halinde eski ve yeni asgari ücret arasındaki fark ve bu farktan doğan S.S.K. işveren prim farkı ve işsizlik sigortası farkı ödeneceğine ait hüküm konulabileceği; bu yönde bir hüküm konulmadığı takdirde farkın ödenemeyeceği, diğer alımlarda ise ( yemek, çamaşır yıkama, kalorifer yakma vb.) tarih ve 90 / 1216 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı gereğince kesinlikle bu hükmün konulmaması, 5. S.S.K primine esas taban ve tavan ücret artışlarından dolayı oluşan işveren S.S.K prim farklarının ödeneceğine dair hükümlerin şartnamelere konulmaması, 6. Hiçbir şekilde bir yıldan fazla süreli taahhüde girilemeyeceğinden, şartnamelere izleyen yılda da ihale yapılıncaya kadar devam eder yolundaki hükümler konulmaması ; İdarelerin, işin bitim tarihini göz önüne alarak yeni ihale işlemlerine başlayıp, sözleşme bitim tarihine kadar yetiştirmeye çalışmaları, 7. İlaç ihalelerinde sadece ecza deposu ve imalatçı firmaların ihaleye girebileceği, ilaç ambalajlarının hastane ambalajı olması, etken maddesi aynı olan ilaçların muadillerinin kabul edileceği, ayrıca ilaç ambalajları üzerine büyük harflerle, kırmızı renkte ve okunabilir puntoda ; "... HASTANESİ MALIDIR SATILAMAZ" ibaresinin yazılması ve fiyat kupürlerinin delinmiş olarak teslim edileceği yolundaki hükümlerinin şartnamelere konulması, 8. Özellikle kitlerde, Bakanlığımız ruhsat ve ithal izin belgesinin malın teslimi sırasında istenmesi, 9. Şartname ve onaylara Bütçe yılı ve harcamanın hangi kalemden yapılacağı mutlaka yazılmalı, 10. Yemek ihaleleri şartnamelerinde yer alan yemek ve kahvaltı gramajları, Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliğindeki gramajlarının üstünde olmamalıdır. Günlük ya da haftalık yemek listelerinin karşılarına gramajları da yazılıp personelin ve hastaların görebileceği bir yere asılarak hizmetten faydalananlarca denetlenmesinin sağlanması, 11. Kurumların üçüncü şahıslardan hizmet satınalınması yoluyla temin ettikleri yemek işleri ihalelerinin şartnamelerinde firmalardan farklı farklı ve rekabeti engelleyici belgeler istendiği görülmektedir. Yemek ihalelerinde uygulama birliğinin sağlanması, şartnamelere gereksiz ve rekabeti önleyici hükümlerin konmaması amacıyla isteklilerden; a) Maliye Bakanlığının temizlik ihaleleri ile ilgili 10 Aralık 1998 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımladığı Temizlik İhalelerinde Uygulanacak Esaslara Dair Tebliğin "III. İsteklilerde Aranacak Belgeler" başlığı altında istenen belgelerin yemek ihalelerinde de istenmesi, b) Besin zehirlenmeleri ve yemek pişirme ile yemek ısıtmalarından meydana gelebilecek yangınlara karşı sigorta poliçesinin istenmesi, c) Tarım ve Köyişleri Bakanlığından alınmış Gıda Sicil ve Üretim Sertifikasının istenmesi, d) Hastane tarafından belirlenen günlük öğün adedinin % 50 sini aşmayacak şekilde kapasite raporunun istenmesi, e) Hastane mutfağında herhangi bir nedenle yemek pişirilememesi halinde taahhüt ettiği yemeği dışarıdan temin edeceğine dair taahhütname istenmesi, f) Gerek görülürse yer görme belgesinin istenmesi ve yukarıda sayılan belgelerin dışında isteklilerden herhangi bir belgenin istenmemesi, 12. Hizmet ihalelerine ait şartnamelerde çalıştırılacak işçilerin niteliklerinin sayıca belirtilmesi ( örn: 1 aşçıbaşı, 5 aşçı,10 garson, 2 kaloriferci gibi) ve Erkek personelde 60 yaş, Bayan personelde ise 58 yaş sınırının aranması), 13. Maliye Bakanlığınca yayımlanan "Temizlik İhalelerinde Uyulacak Usul ve Esaslar Tebliğinin Ek-24, tahmini bedel tespit formunda idarece işçilere bir yol bedeli öngörülmüşse, buna dair şartnamelerde işçilerin yol giderlerinin ne şekilde verileceğinin (ayda 50 bilet, 60 bilet karşılığı gibi) mutlaka belirtilmesi, Gerekmektedir. III - Muhammen Bedel Tespiti : Muhammen bedel, ihalenin en önemli unsurlarındandır. Muhammen bedelin tespitinde Ticaret Odası, belediye ve firmalardan alınan fiyatların yanı sıra çarşı fiyatları, uzman ve bilirkişilerden alınacak fiyatlar ve aynı ihtiyaçların benzeri kuruluşlarca hangi bedel üzerinden alındığı dikkate alınmalıdır. Yukarıda belirtilen kurum ve kuruluşlardan alınan fiyatların ortalaması alınarak bulunan muhammen bedel tespiti, sağlıklı değildir. Bu yüzden ; 1. Muhammen bedel tespitinde diğer hastane ve kurumların ihale bedellerinin, kendi kurumunun bir önceki ihale bedeline Devlet İstatistik Enstitüsü Başkanlığının belirlediği enflasyon oranında bir artış koyarak ve piyasadaki gerçek fiyatlar araştırılarak bulunacak bir bedel üzerinden ihaleye çıkılması; 2. Temizlik ihalelerinde tarih ve sayılı Resmi Gazete de Maliye Bakanlığınca yayımlanan "Temizlik İhalelerinde Uygulanacak Esaslar" Tebliğinde yer alan Ek-24 teki Tahmini Bedel Tespit Formuna göre muhammen bedelin tespit edilmesi; 3. Malzemeli yemek ihalelerinde, şartnamedeki kahvaltı ve yemek malzeme gramajlarının fiyatlandırılması yoluyla yemek ve kahvaltı malzeme maliyetinin bulunması, çalıştırılacak personelin (niteliklerine göre) tahmini piyasa fiyatlarından ücretlendirilerek işçilik maliyetlerinin eklenmesi, buna kullanılacak demirbaş malzemenin kullanım bedeli ve firma karının da eklenmesiyle bulunulacak maliyete göre ihaleye çıkılması, 4. Olağan üstü hal bölgesi ve kalkınmada öncelikli yörelerdeki hizmet ihaleleri muhammen bedel çalışmalarında işveren sigorta primi paylarının dikkate alınmaması,

4 5. İlaç ve serum alımı gibi ihalelerin muhammen bedelinin tespitinde, Bakanlığımız İlaç ve Eczacılık Genel Müdürlüğünün belirlediği Depocu Satış Fiyatının (KDV hariç) baz alınması ve bu fiyattan ihaleye çıkılması, ayrıca klinik ambalaj formu fiyatı baz alınması ; Gerekmektedir. IV - İlanlar : 1. İlanlar mevzuata ve satın alma onayında belirtilen usullere göre yapılmalıdır. İlan metninde; muhammen bedel tutarı, geçici teminat miktarı, ihale yeri ve saati, ihalenin hangi usulle yapılacağı gibi bilgiler açıkça yazılmalı ayrıca ilan sürelerine de dikkat edilmelidir. 2. İlk ilan günüyle ihale tarihi arasında en az 10 gün, ilk ilan ile ikinci ilan arasında en az 1 gün, ikinci ilan ile ihale tarihi arasında en az 5 gün olmalıdır. (İlan ve ihale günü bu süreye dahil edilmeyecektir.) 3. Hizmet ihaleleri dışında, isteklilerden yeterlilik aranan ihalelerde yeterlilik için son müracaat tarihi ile ilan tarihleri arasında yukarıda belirtilen ihale günü ile ilan tarihleri arasındaki sürelerin korunması gerekmektedir. Buna göre ; a) İhalenin yapılacağı yerdeki ilk ilan ile yeterlilik için son müracaat tarihi arasında en az 10 günlük ara ve ikinci ilan tarihi ile son müracaat tarihi arasında da en az 5 gün ara bulunması gerekmektedir. b) Diğer şehir ve Resmi Gazete de yapılacak ilanların da yeterlilik için son müracaat tarihinden en az 10 gün önce yayımlanması hususlarına dikkat edilmelidir. 4. İlanlarda isteklilerden istenecek belgelerin açıkça belirtilmesi gerekmektedir. 5. Döner sermayeli kuruluşlardaki Resmi Gazete ilan limiti, her yıl Bütçe Kanunu ile belirlenen ( 2886 / 17-2 ) limitin iki katıdır. V - Komisyonlar : 1. Her ihalede teknik şartname hazırlama ve ihale komisyonlarının kimlerden teşekkül ettiğini gösterir onayların mutlak surette alınması ve bu onayların ihale dosyasına konulması, her iki komisyon üyelerinden mazeretleri nedeniyle katılamayanların yerine alınan görevlendirme onayının da mutlaka dosyada bulunması, 2. Teknik şartname hazırlama ve İhale komisyonlarında mutlaka ihale konusu işin uzmanı personelin görevlendirilmesi gerekmektedir. (yemek ihalelerinde diyetisyen, temizlik ihalelerinde başhemşire veya yardımcısının, ilaç ihalelerinde eczacı sarf malzemesi ihalelerinde hekim ve diğer sağlık personelinin İhale Komisyonunda görevlendirilmeleri gibi.) VI - İhale Kararları : 1. Bazı ihalelerde (özellikle muhammen bedelin yüksek tespit edildiği ihalelerde) firmaların kendi aralarında anlaşarak çok düşük kırımlar yaptıkları ve yüksek oranda kar elde ettikleri gözlemlenmiştir. Bu durum kurum ve Hazine zararına yol açmaktadır. Bunu önlemek için yukarıda belirtildiği üzere, işe ait muhammen bedel tespitlerinin sağlıklı yapılmasını sağlamak ve ihale fiyatının piyasa fiyatlarıyla eşdeğer olduğuna dikkat etmek gerekmektedir. 2. İhale kararları açık ve anlaşılır olmalıdır. İhalelerde tercih kullanılmayacak; zorunlu kalındığı takdirde her kalem için ayrı ayrı tercih raporu düzenlenecek; ayrıca, ihale kararlarında da tercih kullanıldığı taktirde gerekçeleri belirtilecektir. 3. İhale komisyonu ve teknik komisyonların alacağı tercih kararları ihale edilen her parça için ayrı, resmi formata uygun (konunun uzmanı en az 3 kişi tarafından hazırlanması gibi) şekilde tutulacak ve belli bir nizam içinde dosyalanacaktır. 4. İhale kararlarının altına detaylı, okunabilir ve hatasız mukayese cetveli mutlaka konacak ve mukayese cetvelinde muhammen birim fiyatları yer alacak, ayrıca ilaç ve sarf malzemesi ihalelerinde kalemler alfabetik sıraya göre sıralandırılacaktır. 5. İlaç ve serum gibi fiyatlarını Bakanlık İlaç ve Eczacılık Genel Müdürlüğünün belirlediği ihalelerde, ihale sonucu oluşan fiyatların İlaç ve Eczacılık Genel Müdürlüğünün belirlediği fiyat listelerindeki depocu fiyatının üstünde olmaması gerekmektedir. VII - Ödeme : 1. Şartnamelerde ödeme tarihleri mutlaka yer almalı ve bir takvime bağlanmalı, ödeme süresi malın tesliminden itibaren 90 günü geçmemelidir. 2. Satın alınan malın fatura düzenleme tarihine göre firmalar sıraya konulmalı ve ödemeler bu sıraya göre yapılmalıdır. Ödeme sıra listeleri, firmaların görebilecekleri yerlere asılmalı ve bu listeler denetimlerde istenildiğinde denetçilere sunulmak üzere saklanmalıdır. VIII - Tasdik İçin Gönderilecek İhale Dosyalarının Tanzimi : İkinci Derece İta Amiri limitinin ( TL.) üzerinde olan ve tasdik için Bakanlığa gönderilecek ihale dosyalarının mutlak surette karar tarihinden itibaren 3 gün içerisinde Bakanlığımıza intikal edecek şekilde kurye ya da APS yoluyla gönderilmesi şarttır. Süresi içerisinde gönderilmeyen ve aşağıda sıralandığı şekilde hazırlanmayan ihalelerin bu sebeplerden dolayı iptal edilmesinden doğabilecek hizmet ve Hazine zararlarından kurum amirleri ve diğer ilgili personel mesul tutulacak; ayrıca bu kişiler hakkında kanuni işlem yapılacaktır. 1. Birinci derece ita amiri tarafından onaylanmak üzere Bakanlığa gönderilecek ihale dosyalarında aşağıdaki belgeler bulunmalıdır. Bu belgeler numaralandırılarak aşağıdaki sıraya göre ayrı ayrı dosyalanacak ve her dosya için dizi pusulası hazırlanacaktır (Dizi pusulasında dosyada bulunan belgenin adı, numarası ve bu belgenin kaç sayfadan oluştuğu yazılacaktır.); - 1 numaralı dosya (İdareler ve ihale komisyonlarınca hazırlanan belgeleri içerir.) 1.1 Dizi Pusulası, 1.2 İhale bilgi formu, 1.3 İhale kararı, 1.4 İhale ara kararı, ( varsa )

5 1.5 Karar eki raporlar ( varsa tercih raporu vb.), 1.6 Mukayese cetveli, 1.7 Teklif alma tutanağı, 1.8 Onay, 1.9 Komisyon görevlendirme onayı, 1.10 Şartname hazırlama komisyon onayı, 1.11 İlan tutanağı ve ilan yapılan gazete sayfa fotokopisi ( Gazetenin adı ve yayımlandığı tarih görülecektir.) 1.12 İdari ve teknik şartname, 1.13 Mukayeseli Muhammen bedel tespit tutanağı ve ekleri, 1.14 Tasarruf tedbirleri, özel ihtisas komisyon vb. izinler, 1.15 Diğer tutanak ve belgeler ( varsa ). - 2 numaralı dosya (İhale uhtesinde kalan firma / firmaların şartname gereği vermek zorunda oldukları belgeleri içerir.) 2.1 Dizi pusulası, 2.2 Teklif Mektubu, 2.3 Geçici Teminat Mektubu, 2.4 Geçici Teminat Hesap Listesi. Bu listede firmalar teklif verdiği kalemler için muhammen bedel ve teminat tutarlarını belirteceklerdir. (Şartnamede istenmişse) 2.5 Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesi, 2.6 Referans Belgeleri, 2.7 Yeterlilik Belgesi, 2.8 T.S.E veya diğer garanti belgeleri, 2.9 İdari ( TİP ) şartnamelerin 3 üncü maddesinde istenen belgeler, 2.10 Katalog ve diğer teknik belgeler. - 3 numaralı dosya (İhaleye katılan; fakat üzerlerine ihale kalmayan firma evraklarını içerir.) 3.1 Teklif mektupları, 3.2 Elenme nedeni olan belgeler, Yukarıda belirtilen üç dosya bir klasöre yerleştirilerek üst yazısıyla Bakanlığa gönderilecektir. 2. Bu belgelerin tamamı kurum yetkilisince onaylanmış, (aslı gibidir) kaşesi basılmış ve imzalanmış suret olacaktır. 3. İhale dosyalarının ve ilan yapılan gazetelerin asılları kesinlikle gönderilmeyecektir. 4. İkinci derece ita amirince tasdik edilen ihale dosyaları ile ilgili bilgileri içeren ihale özet bilgi formu (Ek-25) ihale kararından hemen sonra Bakanlığa gönderilecektir. İsrafa neden olmamak için özet bilgi formu dışında ihalelerle ilgili herhangi bir belge gönderilmeyecektir. IX - Diğer Hususlar : 1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca müteahhit firmalara 2886 sayılı Kanunun 84 üncü maddesinin 3 üncü fıkrası gereğince verilen ve Resmi Gazete de ilan edilen "Bakanlık ve bakanlığın ita amirliği yetkisini devrettiği kurum ihalelerine katılmaktan men" cezasının diğer idareleri kapsamayacağı, sadece cezayı veren kurum ihalelerini kapsayacağı açık ve bu yönde kesinleşmiş yargı kararları mevcut iken, bu firmaların "tüm kamu ihalelerinden yasaklı" imiş gibi ihalelere kabul edilmedikleri ve bu suretle lüzumsuz hukuki ihtilaflara sebep olunduğu müşahade edilmektedir. Anılan Kanun un 84 üncü maddesinin 3 üncü fıkrası uyarınca sadece cezayı veren kuruma münhasıran ihalelerden yasaklandığı belirtilen firmaların ihalelerden bu sebeple elenmemesi gerekmektedir. 2) Firmalara ihaleden yasaklama cezası verilmesi gerektiği durumlarda gereğinin yapılması için bu durumun Bakanlığımıza bildirilmesi "Kanun" gereğidir. Kurumlarca yapılacak bu bildirimle birlikte firmanın ticaret odası belgesinin, açık tebligat adresinin, teminatın irad kaydedildiğine dair belgenin ve Kanun gereğince firmaya çekilmesi gereken ihtarın/tebligatın onaylı suretlerinin de Bakanlığımıza gönderilmesi gerekmektedir. 3) Kurumlar tarafından yapılıp Bakanlığımıza tasdik için gelen ihale sonuçlarının ve Bakanlık Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğünce hazırlanan Genelgelerin Bakanlığımız internet sayfasında Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Döner Sermayeli İşletmeler Daire Başkanlığı adına açılan sayfadan ( takip edilmesi ; 4) Uygunluk, yeterlilik, katılma belgesi gibi işler için kurulan komisyonların ( Bu komisyonlarda en az 3 kişiden oluşacaktır.) isteklileri basit gerekçelerle (Belgeleri yeterli olmadığından ya da malzemesi kullanıma uygun olmadığından gibi muğlak ifadelerle) elememeleri, eleme nedenlerini açık ve gerekçeli olarak belirtmeleri gerekmektedir. 5) İsteklilerden istenecek tüm belgelerin ilk ilan tarihinden sonra olması gibi bir şart koşulmamalı; ancak mevzuatta zorunlu olan belgelerin ilk ilan tarihinden sonra olması istenmelidir. 6) Her yıl rutin olarak yayınlanan ve 2002 de de yayımlanacak olan Devlet İhale Genelgesi ve ilgili diğer Kanun ve Yönetmelik hükümlerine titizlikle riayet edilmesi sağlanmalıdır. 7) 2002 yılı için döner sermayelerde pazarlık limiti, 2002 yılı Bütçe Kanununun İ-Cetveli ( /a) kuruluş merkezleri için belirlediği miktar olan 10 milyar Tl. dır. 8) Yemek, temizlik gibi hizmetlerin dışardan satın alınması yoluyla temin edilmesi halinde Ek-26 ve Ek-27 deki muayene formunun aylık, altı aylık ve yıllık doldurulması ve firmalara verilecek referanslara eklenmesi gerekmektedir. 9) Bazı kurumların pazarlıkla alım yapmak veya halen hizmeti yürüten firmaya hizmetin devamı için fırsat sağlamak amacıyla özellikle eksik ve yanlış evrak ile gelişigüzel dosya hazırlayarak ihalenin reddedilmesi amacıyla kasıtlı olarak dosya gönderdikleri gözlemlenmektedir. Bu şekilde Bakanlığımızca ihalesi reddedilen ihale yetkilileri hakkında da ayrıca kanuni işlem yapılacaktır.

6 c- 2 Döner Sermaye Bütçe İşlemleri : Kurumlara ait bütçelerin, 209 sayılı Kanun ve bu Kanuna dayanılarak çıkarılan "Sağlık ve Sosyal Yardım Bakanlığına Bağlı Sağlık Kurumları İle Esenlendirme (Rehabilitasyon) Tesislerine Verilecek Döner Sermaye Hakkındaki 106 sayılı İşletme, İdare ve Muhasebe İşlerine Dair Yönetmeliğin " 34 üncü maddesi gereğince döner sermayeli kurumlar tarafından hazırlanması ve tetkik ve onay için Bakanlığımıza sunulması gerekmekte olup, Bakanlığımızca da tetkik ve tasdik edilen bütçeler kurumlara iade edilmektedir. Kurumlar, mali yılın ilk aylarından itibaren "aktarma" ve yıl ortasında "ek bütçe" tekliflerinde bulunmaktadırlar. Bunun önlenmesini teminen bütçe gelir ve gider tahminleri gerçekçi yapılarak, mali yılın ilk altı ayında aktarma ve ek bütçe talebinde bulunulmayacaktır. Ancak beklenmeyen ve olağanüstü durumlarda usulüne uygun, gerekçeleri ile birlikte yapılan aktarma ve ek bütçe talepleri değerlendirmeye alınacaktır. Mali yıl bittikten sonra Bakanlığımıza ek bütçe ve aktarma talepleri ulaşmaktadır. Mali yıl sona erdikten sonra, o yıl bütçesinden ek bütçe ve aktarma yapılamayacağından; ek bütçe ve aktarma taleplerinin 15 Aralık a kadar Bakanlığa ulaştırılması gerekmektedir Mali Yılında uygulanacak ilkeler şunlardır : 1. Bütçenin ve 07 harcama kaleminden diğer kalemlere aktarma talebinde bulunulmayacaktır sayılı Kanun hükümleri çerçevesinde sadece "döner sermaye" biriminde bedeli Döner Sermaye bütçesinden karşılanmak üzere stajyer çalıştırılması mümkün olup, çalıştırılacak stajyerlerin giderleri için harcama kalemine yeteri kadar ödenek konulabilecektir. ( Bu Kanunun 18 inci maddesine göre 50 ve daha fazla personel çalıştıran kurumlar çalıştırdıkları personel sayısının % 5 inden az, % 10 undan fazla olmamak üzere stajyer öğrenci çalıştırabilecektir.) 3. Döner Sermaye geliri yeterli olan ve Genel Bütçeden Yıllık Kontenjan ödeneği ayrılmayan kurumlarda telefon, elektrik, su bedelleri, yakacak ve kırtasiye giderleri, ambulans ve jeneratörlerin yakıt ve onarım giderleri ile hizmet araçlarının yakıt giderleri Döner Sermayeden karşılanacaktır. 4. Bütçenin 253, 255, 256 ve 267 harcama kalemlerine ödenek konulabilecektir. Ancak, Başbakanlıkça yayınlanan Tasarruf Tedbirleri Genelgesi uyarınca fiyatlandırılmış, birim fiyatı ve tutarı belirtilerek genel toplamı alınmış ve kesinlikle Türk Lirası bazında hazırlanmış liste ile Bakanlığımıza başvurmaları ve gerekli izni almaları halinde harcama yapabileceklerdir. Birim fiyatı USD (Amerikan doları) aşmayan tıbbi cihaz, sağlıkla ilgili araç ve gereçler izin alınmaksızın temin edilebilecektir. Ayrıca keşif bedeli her yıl Bütçe Kanunu (R) cetveli 370 Bina Küçük Onarımları ayrıntı kodunda belirtilen Limitler dahilinde (2002 yılı için 10 milyar TL.) olan küçük onarımlar izin alınmadan yapılabilecektir. 5. Döner sermaye saymanlıklarınca sadece vezne alındısı ve sayman mutemedi alındısı ile tahsilat yapılabileceğinden, mahallen bastırılmış poliklinik fişleriyle vb. ücret tahsilatı yapılmayacaktır. aksi davranışta bulunanlar hakkında idari ve cezai işlem yapılacaktır. c- 3- Döner Sermaye Muhasebe İşlemleri : tarih ve sayılı genelgemizde de belirtildiği üzere yönetim dönemi cetvelleri, bilanço ve ekleri en geç hesap döneminin bitiminden itibaren ( ) 2 ay içinde (Şubat ayı sonuna kadar) Sayıştay Başkanlığına, Bakanlığımıza ve Maliye Bakanlığına gönderilmeli, 2. Aylık harcama bilgilerini içeren belgeler 3 er (üçer ) aylık dönemler halinde dönemi takip eden ayın 20 sinde Bakanlığımızda olacak şekilde gönderilmeli, 3. Bakanlığımızca sermaye artırımı yıl sonu bilançolarında elde edilen bilgiler sonucu yapılmaktadır. Bu nedenle yıl içerisinde sermaye artırımı yönünde Bakanlığımızdan talepte bulunulmamalıdır.