EKAP Elektronik Kamu Alımları Platformu

Transkript

1 EKAP Elektronik Kamu Alımları Platformu Ferruh SOLAK, Elektronik İhale Dairesi Başkanı Kamu İhale Kurumu 2 Ekim 2013 e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 1

2 Kullanıcı İdare İstekli ISO ISO vatandaş kalite MUHASEBAT ISO e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 2

3 Tüm kamu alımlarının ve Kamu İhale Kurumu nun süreçlerinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu nun 5.maddesindeki temel ilkeler çerçevesinde (saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenirlik, gizlilik, kamuoyu denetimi, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması, kaynakların verimli kullanılması) elektronik ortamda %100 kağıtsız olarak gerçekleştirilmesi. Vizyon e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 3

4 EKAP ile İhalelere Katılım Arttı İhale başına ortalama teklif sayısı/yıl İhale dokümanı idareden temin edinilen ihalelerde E imza/m imza ile ihale doküman indirilen ihalelerde Artış Oranı ,3 5,6 70% ,6 5,1 96% e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 4

5 Sağlanan Tasarruf İdareler (2011 ve 2012 Yılları) Artanrekabetsonucusağlanan tasarruf İhale dokümanı basım maliyetinden tasarruf Zaman tasarrufu Toplam (İdareler) Gerçek ve Tüzel Kişiler (2011 ve 2012 Yılları) E imza/m imza ile ihale dokümanın ücretsiz temin edilmesiyle sağlanantasarruf Ulaşım maliyetlerinden sağlanacak tasarruf Zaman tasarrufu Toplam (Gerçek ve Tüzel Kişiler) TOPLAM 3,0 milyar TL 3,5 milyon TL 165,0 milyon TL 3.2 milyar TL 84,8 milyon TL 7,0 milyon TL 24,4 milyon TL 116,2 milyon TL 3.3 milyar TL e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 5

6 Başarı Faktörleri Genel Hükümet ve Kurum üst yönetiminin desteği Birbiriyle uyumlu çalışan, projeye inanmış motive bir ekip Proje paydaşlarının bilgilendirilmesi ve eğitilmesi Proje çıktılarının ölçümlenebilir olması ve fayda/maliyet analizlerinin yapılması Proje için gerekli bütçe ve kaynağın ayrılmış olması Proje hedeflerine ulaşmada aşamalı bir yolun takip edilmesi (örn. EKAP Eylül 2010 da belirli modüllerle devreye alınmış ve var olan modül sayısı aşamalı bir şekilde arttırılmıştır) e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 6

7 Başarı Faktörleri Genel Geliştirmeye başlanmadan süreç analizi kapsamında mevzuata ilişkin gereksinimlerin önceden netleştirilmesi Yazılım tasarım, geliştirme ve bakım süreçlerinde deneyimli bir ekibin çalışması Sistem tasarım, kurulum ve yönetiminde deneyimli bir ekibin çalışması Kurum ve yüklenici firma arasında başarılı bir iş birliği Yüklenici firmanın personelinin kendisini Kurum un personeli gibi hissetmesi ve böylece tüm ekibin ortak bir hedef için beraber çalışması e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 7

8 Başarı Faktörleri Genel E-ihale projesi ile diğer işlerin birbirinden ayrılmaları; böylece ekiplerin ana işlere odaklanmalarının sağlanması Yazılım geliştirme için gerekli tüm pozisyonların ve rollerin, örneğin proje yöneticisi, süreç analisti, uygulama geliştirici, sistem test uzmanı vb. sağlanması Sistem ekibinde gerekli tüm pozisyonların ve rollerin, örneğin veritabanı uzmanı, bilgi güvenliğinden sorumlu sistem mühendisi vb. sağlanması Ekip içerisinde görev ve sorumlulukların iyi tanımlanması Çoğu e-devlet projesinde yer almayan konfigürasyon yöneticisi, sistem test uzmanı, bilgi güvenliği uzmanı gibi pozisyonların proje ekibinde yer alması ve bu konulara verilen önem e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 8

9 Başarı Faktörleri Genel Hizmet alımının personel çalıştırmaya dayalı olarak yapılması ve çalışacak personele ödenecek ücretlerin Kurum tarafından belirlenmesi ve kontrol edilmesi Sistem, veritabanı, uygulama geliştirme ve diğer gerekli hizmetlerin tek bir yüklenici tarafından sağlanması, böylece sorumluluğun diğer tarafa atılması gibi gereksiz tartışmalar ile zamanın harcanmaması Sonuçlanan işlerin Kurum uzmanları tarafından kontrol ediliyor ve onayları sonrası devreye alınıyor olması Yenilikçi fikirlerin uygulanması Kullanıcılardan geri bildirimlerin alınması ve bunlara göre aksiyonların belirlenmesi e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 9

10 Başarı Faktörleri Genel 2013 Ocak ayında açıklanan Bilgi ve Teknoloji Yüksek Kurulunun önerilerinin hali hazırda projemizde uygulanmış olması: yazılım geliştirmenin özel sektör tarafından yürütülmesi, CMMI gibi yazılım kalitesini arttıracak modellerin uygulanması vb. Program ve Proje bazlı geçekleştirme (fonksiyonel işbölümü) Proaktif sorun çözme yaklaşımı (etkin test süreçleri ve hatalı sürüm çıkartmama yaklaşımı) Müşteri odaklı yaklaşım (kullanıcı dostu arayüz geliştirme, etkileşim merkezi desteği, vb.) e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 10

11 Başarı Faktörleri Uygulama Geliştirme Kullanıcılara sağlanan video, yardım dokümanları ve benzeri hizmetler ile yeni geliştirmeleri daha hızlı öğrenmelerinin sağlanması Web ve grafik tasarımlarının konunun uzmanları tarafından dünya trendleri göz önünde bulundurularak yapılması e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 11

12 Başarı Faktörleri Kalite Uygulanan kalite süreçleri (Bilgi Güvenliği, İş Sürekliliği, Hizmet Yönetimi ve CMMI) ile tüm dünyanın deneyimlerinden (Best Practice) faydalanılması e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 12

13 Kalite Standartları Programı ISO27001: Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (BGYS) Sertifikalandırma Projesi ISO22301: İş Sürekliliği Yönetim Sistemi (İSYS) Sertifikalandırma Projesi ISO20000: Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi (ITIL) Sertifikalandırma Projesi CMMI3: Bütünleşik Yetenek Olgunluk Modeli (CMMI) Belgelendirme Projesi e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 13

14 EKAP Etkileşim Merkezi Memnuniyet Endeksi e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 14

15 Hizmet Seviyesi Hizmet Seviyesi Raporu (2012) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 99% 99% 100% 98% 97% 95% 97% 96% 100% 100% 100% 100% e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 15

16 Teşekkürler... e-devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 16