İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI VE RAPORU

Transkript

1 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI

2 T. C. AKDENĠZ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı SAYI : B.30.2.AKD / 01 HAZĠRAN 2009 KONU : Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı. REKTÖRLÜK MAKAMINA Üniversitemizde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sisteminin oluşturulması amacıyla tarihli ve B.30.2.AKD /332 sayılı onay ile başlatılan çalışmaların sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu ve İç Kontrol Standartları Risk Değerlendirme Ekibi oluşturulması ve; Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulunun ilgili Rektör Yardımcısı başkanlığında, birimlerine bütçe ile ödenek tahsis edilen (Genel Sekreterlik, Üniversite Hastanesi Başhekimliği, Tıp Fakültesi, Ziraat Fakültesi, Fen Edebiyat Fakültesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, Hukuk Fakültesi, Mühendislik Fakültesi, Güzel Sanatlar Fakültesi, Eğitim Fakültesi, Su Ürünleri Fakültesi, İletişim Fakültesi, Alanya İşletme Fakültesi, Sağlık Bilimleri Enstitüsü, Fen Bilimleri Enstitüsü, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Güzel Sanatlar Enstitüsü, Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu, Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Yüksekokulu, Antalya Sağlık Yüksekokulu, Akseki Sağlık Yüksekokulu, Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu, Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu, Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu, Elmalı Meslek Yüksekokulu, Kumluca Meslek Yüksekokulu, Korkuteli Meslek Yüksekokulu, Serik Meslek Yüksekokulu, Akseki Meslek Yüksekokulu, Manavgat Meslek Yüksekokulu, Alanya Meslek Yüksekokulu, Finike Meslek Yüksekokulu, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Personel Daire Başkanlığı, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı, Kütüphane ve Dökümantasyon Dairesi Başkanlığı, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliği) harcama birimlerinin harcama yetkililerinden; Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Muharrem CERTEL (Sorumlu Rektör Yardımcısı), Ö. Hulusi KÜTÜK (Strateji Geliştirme Daire Başkanı), Dr. Sebahattin TAŞ (İdari ve Mali İşler Dairesi Başkan V.), Yrd. Doç. Dr. Süleyman UYAR (Alanya İşletme Fakültesi Öğretim Üyesi), Dumlupınar Bulvarı Posta Kutusu: Kampüs / ANTALYA Sayfa 1/2 Telefon: (0 242) Faks: İç Hat: 2200 Elektronik Ağ:

3 T. C. AKDENĠZ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı SAYI : B.30.2.AKD / 01 HAZĠRAN 2009 KONU : Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı. İsmail ÖZTÜRK (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Şube Müdürü), M. Cem SAKARYA (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Uzman), Savaş TAŞ (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Uzman) ve Günsel BİLİCİ (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı) den; Ġç Kontrol Standartları Risk Değerlendirme Ekibinin ise; ilgili birim Dekan Yardımcısı/YO Müdür Yardımcısı/Birim Yönetici Yardımcısı; Fakülte Sekreteri/YO Sekreteri/Birim Sekreteri; İdari (Personel) İşler Temsilcisi; Mali İşler Temsilcisi ve Öğrenci İşleri Temsilcilerinden birer kişi olmak üzere beş kişiden; oluşturulması hususunu Olur larınıza arz ederim. Ö. Hulusi KÜTÜK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Uygun görüşle arz ederim. 01 / 06 / 2009 Prof. Dr. Muharrem CERTEL Rektör Yardımcısı OLUR. 01 / 06 / 2009 Prof. Dr. Ġsrafil KURTCEPHE Rektör Dumlupınar Bulvarı Posta Kutusu: Kampüs / ANTALYA Sayfa 2/2 Telefon: (0 242) Faks: İç Hat: 2200 Elektronik Ağ:

4 T. C. AKDENĠZ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı SAYI : B.30.2.AKD / KONU : Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı. REKTÖRLÜK MAKAMINA Türkiye'de, kamu mali yönetimi ve kontrolü alanında son yıllarda önemli bir değişim süreci yaşanmıştır. Bu değişimin en önemli unsuru, kuşkusuz 1927 yılından bu yana uygulanan 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununun yürürlükten kaldırılarak yerine 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun uygulamaya konulmasıdır. Bu kanunla kamu mali yönetimi ve kontrol sistemimiz, uluslararası standartlar ve Avrupa Birliği uygulamalarıyla uyumlu olarak yeniden yapılandırılmıştır sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu mali saydamlık, hesap verilebilirlik, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanımı gibi iyi mali yönetim ilkelerini esas almaktadır. Bu kanunla kamu idare bütçeleri uluslararası tanımlamalara uygun olarak yeniden sınıflandırılmış, bütçenin kapsamı genişletilerek parlamentonun bütçe üzerindeki denetimi artırılmış ve kamuda muhasebe birliği sağlanmıştır. Yeni mali yönetim ve kontrol sistemi yönetim sorumluluğu esas alınarak oluşturulmuş olup, üst yöneticilere sistemin kurulması, izlenmesi, geliştirilmesi ve değerlendirilmesi hususlarında önemli görev ve sorumluluklar yüklemiştir. Bu çerçevede, yeni sistemin kamu idarelerinde etkili bir şekilde uygulanması için üst yöneticilerin liderliği ve desteği gerekmektedir. Mali Hizmetler Birimlerinin görevlerinin sayıldığı 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunun 60 ıncı maddesinde idarenin iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve ön mali kontrol faaliyetini yürütmekten sorumlu oldukları belirtilmektedir. Bu sorumluluğun gereklerini yerine getirmek ve üniversitemiz iç kontrol sisteminin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak amacıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından Maliye Bakanlığının tarihli ve B.07.0.BMK /4005/1205 sayılı yazısı ekinde yer alan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberinin II. Yöntem bölümünün 2 nci fıkrasında tavsiye edilmiş olması nedeniyle alınan ve tarihli ve B.30.2.AKD /332 sayılı Rektör Onayı ile çalışmalar başlatılmıştır. Bu onaya ek olarak tarihinde alınan ek onay ile de üniversitemiz bünyesinde Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu, Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu ve Ġç Kontrol Standartları Risk Değerlendirme Ekibi nden oluşan üç çalışma grubu oluşturulmuştur. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu, Kamu İç Kontrol Standartları Genel Tebliğindeki kontrol ortamı, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme bileşenleri için belirlenen 18 standart ve 79 genel şart için öngörülen eylem veya eylemlerden oluşan eylem planı taslağı hazırlamıştır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna sunulan Eylem Planı Taslağı için tarihinde Dumlupınar Bulvarı Posta Kutusu: Kampüs / ANTALYA Sayfa 1/2 Telefon: (0 242) Faks: İç Hat: 2200 Elektronik Ağ:

5 T. C. AKDENĠZ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı SAYI : B.30.2.AKD / KONU : Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı. değerlendirme toplantısı yapılmıştır. Söz konusu toplantıda tespit edilen hata veya noksanlıklar da tarihinde yapılan son toplantı ile giderilmiş ve Eylem Planı Taslağı tamamlanmıştır. İç kontrol sistemi ile ilgili olarak üniversitemizdeki mevcut durum ile 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sistemini tespit eden, karşılaştıran ve boşlukları ortaya koyan rapor ile üniversitemizde Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumlu bir iç kontrol sisteminin oluşturulmasını sağlamak amacıyla yapılması gereken çalışmaları, prosedürleri ve düzenlemeleri gösteren Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağını olurlarınıza arz ederim. Ö. Hulusi KÜTÜK Strateji Geliştirme Daire Başkanı Uygun görüşle arz ederim. 30 / 06 / 2009 Prof. Dr. Muharrem CERTEL Rektör Yardımcısı OLUR. 30 / 06 / 2009 Prof. Dr. Ġsrafil KURTCEPHE Rektör Dumlupınar Bulvarı Posta Kutusu: Kampüs / ANTALYA Sayfa 2/2 Telefon: (0 242) Faks: İç Hat: 2200 Elektronik Ağ:

6 AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI VE RAPORU ANTALYA 2009

7 İÇİNDEKİLER Giriş Sayfa BİRİNCİ BÖLÜM İÇ KONTROL SİSTEMİ 1.1. İç Kontrolün Tanımı ve Amaçları İç Kontrolün Yapısı ve İşleyişi İç Kontrolün Önemi İç Kontrolde COSO Modeli ve İç Kontrolün Unsurları İç Kontrol Sisteminde Görevliler ve Sorumlulukları. 4 6 İKİNCİ BÖLÜM KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI 2.1. Kamu İç Kontrol Standartlarının Oluşumu İç Kontrol Standartları Mevcut Durum Analizi Kontrol Ortamı Standartları (KOS) Mevcut Durum Analizi Risk Değerlendirme Standartları (RDS) Mevcut Durum Analizi Kontrol Faaliyetleri Standartları (KFS) Mevcut Durum Analizi Bilgi ve İletişim Standartları (BİS) Mevcut Durum Analizi İzleme Standartları (İS) Mevcut Durum Analizi İç Kontrol Standartları Uygulama Sürecinde Yapılması Gerekenler Planlanan Eğitimler Planlanan Kurul, Komisyon, Grup ve Ekipler Planlanan Düzenleyici İşlemler/Yönergeler İç Kontrol Sisteminin Öngördüğü Yeni Düzenlemeler. 18 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 3.1. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Kontrol Ortamı Standartları (KOS) Eylem Planı Risk Değerlendirme Standartları (RDS) Eylem Planı Kontrol Faaliyetleri Standartları (KFS) Eylem Planı Bilgi ve İletişim Standartları (BİS) Eylem Planı İzleme Standartları (İS) Eylem Planı.. 34

8 GİRİŞ Akdeniz Üniversitesi nin temelleri, 1973 yılında Ankara Üniversitesi ne bağlı olarak kurulan Antalya Tıp Fakültesi ne dayanmaktadır. Fakülte, 1982 yılında Akdeniz Üniversitesi nin kurulması ile Akdeniz Üniversitesi Tıp Fakültesi adını almıştır. Üniversitemiz 20 Temmuz 1982 de, Antalya, Burdur ve Isparta illerindeki yükseköğretim kurumlarını da kapsayacak şekilde 2 fakülte ve 3 meslek yüksekokulu ile resmen kurulmuştur. Halen 12 fakülte, 4 enstitü, 15 yüksekokul, 27 araştırma ve uygulama merkezi ve 16 idari birimde görev yapan yaklaşık akademik ve idari personel ile hizmet vermektedir. Üniversitemiz, sahip olduğu m² arazi üzerindeki m² kapalı alanı ile civarında öğrenciye eğitim-öğretim hizmeti vermektedir. Akdeniz Üniversitesi Araştırma ve Uygulama Hastanesi ile Organ Nakli Araştırma ve Uygulama Merkezi tarafından da sağlık hizmeti vermektedir yılı bütçesinde Personel Giderleri için ,00 TL., Sosyal Güvenlik Kurumuna Devlet Primi Giderleri için ,00 TL., Mal ve Hizmet Alım Giderleri için ,00 TL., Cari Transferler için ,00 TL. ve Sermaye Giderleri için ,00 TL. olmak üzere ,00 TL. ödenek konulmuştur. Her geçen gün biraz daha artan öğrenci, personel, fiziki alan ve ödeneklerle daha iyi hizmet verilmesi gerekmektedir. Kaynakların etkin, etkili ve ekonomik kullanılmasını sağlamakla daha iyi hizmet verilmesi mümkün olacaktır. Üniversitemizin stratejik amaç ve hedeflerine ulaşmasını sağlayabilmek için üniversitemize özgü iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi ve bu sistemin kamu iç kontrol standartlarına uyumunu sağlamak ihtiyaç olarak ortaya çıkmıştır.

9 BĠRĠNCĠ BÖLÜM ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠ 1.1. Ġç Kontrolün Tanımı ve Amaçları Bilindiği üzere, tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kamu mali yönetim sistemimiz uluslararası standartlar ve Avrupa Birliği uygulamalarına uygun bir şekilde yeniden düzenlenmiş olup bu kapsamda etkin bir iç kontrol sisteminin oluşturulması amaçlanmıştır. Bu amacın gerçekleştirilebilmesi için 5018 sayılı Kanun un Beşinci Kısım'ında iç kontrol sistemi düzenlenmiştir. Bu kısımda, iç kontrolün tanımı yapılmıştır. Ayrıca, sistemin amacı, kontrolün yapısı ve işleyişi, ön mali kontrol, mali hizmetler birimi, muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları, muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, iç denetim, iç denetçinin görevleri, iç denetçilerin nitelikleri ve atanması, iç denetim koordinasyon kurulu ve iç denetim koordinasyon kurulunun görevleri hususlarına yer verilmiştir sayılı Kanunun 55 inci maddesinde iç kontrol, "idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanmıştır. Mali yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığı nca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu (İDKK) tarafından belirlenecek, geliştirilecek ve uyumlaştırılacaktır. Maliye Bakanlığı ve İDKK tarafından sistemlerin koordinasyonu sağlanarak kamu idarelerine rehberlik hizmeti verilecektir. Kanunun 56 ncı maddesinde iç kontrolün amacının; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, 1

10 Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamak olduğu belirtilmiştir Ġç Kontrolün Yapısı ve ĠĢleyiĢi 57 nci maddesinde ise iç kontrolün yapısı ve işleyişine yer verilmiş, kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluştuğu belirtilmiştir. Yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi, kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması gerekliliği vurgulanmıştır. Tüm bu süreçlerde ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticilerinin görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemlerin alınması öngörülmüştür Ġç Kontrolün Önemi İdarenin yönetiminde hedeflere ulaşılması kontrol temeline dayanan bir organizasyon yapısı ile mümkündür. Bunu sağlamak için üst yönetim çeşitli uygulamaları hayata geçirebilir. Örneğin; iyi bir organizasyon planı ve raporlama sisteminin oluşturulması, görev, yetki ve sorumlulukların uygun bir biçimde belirlenmesi, yeterli sayı ve kalitede personelin varlığı, uygun çalışma politika ve yöntemlerinin uygulanması gibi. Bu uygulamaların tamamı iç kontrol sistemini oluşturur. 2

11 İdareler faaliyetleri hakkında kamuya güvenilir bilgiler açıklamak durumundadırlar. Bu, uygun bir raporlama, muhasebe ve yönetim bilgi sisteminin kurulması ile mümkündür. ABD Sayıştay ı tarafından yayımlanan bir rapora göre iç kontrol sistemi yönetimin ayrılmaz bir öğesi olup, faaliyetlerde etkinlik ve verimlilik, finansal raporlamada güvenilirlik, yürürlükteki yasalara ve düzenlemelere uygunluk ve amaçların gerçekleştirilmesi konularında makul güvence sağlar. COSO ya göre iç kontrol sistemi bir idareye; hedeflere ulaşılması, varlıkların zararlara karşı korunması, güvenilir bilgi üretilmesi, yasa ve yönetmeliklere uyulması gibi konularda yardımcı olur. Etkin çalışan bir iç kontrol sisteminin faaliyetlerin verimli şekilde yerine getirilmesi konusunda makul bir güvence oluşturduğu, faaliyetlerin etkinliğini sağladığı ve belirlenen hedeflere ulaşmada itici güç oluşturduğu kabul edilmektedir. İç kontrolün olmaması veya etkin çalışmaması varlık kaybına, yönetimin eksik ya da hatalı kararlar almasına, süistimallere ve çeşitli kayıplara neden olabilir. Bu bağlamda iç kontrol sistemi idareye aşağıdaki faydaları sağlar: Mali olayların doğru şekilde muhasebeleştirilmesi, muhasebe bilgilerinin doğruluk ve güvenilirliği, Varlıklarının korunması konularında makul güvence, Kaynakların ekonomik ve verimli şekilde kullanılması, Yönetimin bilgi ihtiyacının sağlıklı şekilde karşılanması, Faaliyetlerde verimliliğin sağlanması, İdarenin rekabet gücünün artması, Kanunlara, planlara, politikalara, yönetimin kararlarına, yönergelere ve diğer idari düzenlemelere uyulması, Belirlenmiş amaçların başarılması konularında yönetime yardım, Düzenli, verimli ve etkili faaliyetleri teşvik, Etkin bir personel yönetiminin sağlanması. 3

12 1.4. Ġç Kontrolde COSO Modeli ve Ġç Kontrolün Unsurları Türkiye de kamu mali yönetim ve kontrol sistemini düzenleyen 5018 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat, COSO modelini esas alan bir iç kontrol sisteminin kurulmasını öngörmektedir. COSO, iş ahlakı, etkili iç kontrol ve kurumsal yönetim aracılığıyla finansal ve finansal olmayan her türlü bilginin güvenilirliğinin ve kalitesinin artırılmasını amaç edinmiş gönüllü kuruluşların bir araya gelmesi ile 1985 yılında oluşturulmuştur. COSO tarafından hazırlanan iç kontrol modeli, Avrupa Birliği (AB) ülkeleri başta olmak üzere gelişmiş birçok ülkeye ilham kaynağı olmuştur. COSO modeli iç kontrol sistemlerine ilişkin standartların temelini oluşturmaktadır. COSO ya göre iç kontrol sisteminin ana hedefleri; idarenin etkin ve etkili işler yapmasını, güvenilir mali raporlar hazırlamasını ve mevzuata uyumunu sağlamaktır. COSO iç kontrol modeli; kontrol ortamı, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ve izleme olmak üzere beş unsurdan oluşur. COSO piramidi olarak ifadede edilen bu modelde kontrol ortamı temelde yer alır, kontrol faaliyetleri ve risk değerlendirme yapılırken bilgi ve iletişim kanalları kullanılarak izlemenin ihtiyaç duyduğu bilgiler sağlanır. Şekil: COSO Piramidi İç kontrolün unsurları ve genel koşulları İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar adlı yönetmeliğin 7 nci maddesinde aşağıda belirtildiği gibi yer almıştır. 4

13 1. Kontrol Ortamı: Kontrol faaliyetinin kalitesinin sağlanabilmesi için ön şart, etkin bir kontrol ortamının sağlanmasına yönelik olarak bir altyapı ve disiplin sağlanmasıdır. İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. 2. Risk Değerlendirme: Risk değerlendirme, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdarenin karşılaşması muhtemel iç ve dış risklerin belirlenmesi, değerlendirilmesi ve bu risklere karşı gerekli önlemlerin alınması suretiyle risklerin yönetilmesi konusunda bir çerçeve oluşturulmasıdır. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirmelidir. 3. Kontrol Faaliyetleri: Kontrol faaliyetleri, risklerin üstesinden gelmek ve idarenin amaçlarını gerçekleştirmek için oluşturulan politikalar ve ilkelerdir. Kontrol faaliyetleri, amaçların gerçekleşmesine yönelik olarak önleyici ve aynı zamanda düzeltici olabilir. Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. 4. Bilgi ve iletiģim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, sınıflandırılır ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. Kamu yönetiminde, gerekli kurum içi ve dışı bilginin üretilmesi ve bu bilginin yönetim ve diğer ilgililer tarafından paylaşılması, yönetimin iç ve dış olaylar hakkında uygun, güvenilir ve zamanında iletişim kurması, idare amaçlarının gerçekleştirilmesi ve etkin bir yönetim için gerekli ortamı sağlar. 5. Ġzleme: İç kontrol sistemi ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. İç kontrol sisteminin dinamik olması nedeniyle, idare karşı karşıya olduğu risklerle ve sorunlarla mücadele edebilecek yapıda ve esneklikte olmalıdır. Dolayısıyla iç kontrol sisteminin izlenmesi ve iç kontrolün değişen şartlara uyumu konusunda güvence sağlar. 5

14 5018 sayılı Kanunun hükümleri ve COSO raporu bağlamında üniversitemizde kurulacak iç kontrol sisteminden beklenen faydanın sağlanabilmesi için aşağıdaki noktaların dikkate alınması gerekmektedir. İç kontrol, mali kontrol ile birlikte üniversitemiz tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçler ile birlikte diğer kontrolleri de kapsayacaktır. İç kontrol, amaç değil amaca giden yoldur. İç kontrol, sadece kitapçık veya formlardan ibaret değildir. İç kontrol, makul ancak kesin olmayan güvenceler verir. İç kontrol, süreçlerin bir parçası olarak ele alınmalıdır. İç kontrolün etkinliği personelinin sorumluluk, yetki ve etik davranışlarına bağlıdır. İç kontrol, kararın alınmasından işin sonuçlandırılmasına kadar geçen süreçte izlenen tüm prosedürleri kapsar. İç kontrol, salt belirli kişilerin işi olmayıp, akademik ve idari tüm personeli ilgilendiren bir kurum felsefesidir Ġç Kontrol Sisteminde Görevliler ve Sorumlulukları Kamu mali kontrolü ve denetimi; kamu kaynaklarının belirlenmiş amaçlar doğrultusunda, ilgili mevzuatla belirlenen kurallara uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak için oluşturulan kontrol sistemi, kurumsal yapı, yöntem ve süreçlerdir. Mali kontrolün, mali uygunluk ve performans denetimi olmak üzere iki temel fonksiyonu vardır. Kamu mali kontrolü idarenin tüm gelirlerinin, harcamalarının, varlık ve kaynaklarının kontrolünü kapsar. Kamu mali kontrolünde hesap verilebilirlik ve saydamlık amaçlanmıştır. Kamu mali kontrolü yürütme ve yürütmenin yetkili kuruluşları tarafından uygulanır, işlemlerin ilgili mevzuata ve bütçe tanımlarına uygunluğu hakkında makul güvence sağlar. Ayrıca, yolsuzluk ve dolandırıcılığın önlenmesi için etkili bir araçtır. Harcamacı kuruluşların mevzuata, bütçe tanımlarına, sağlam mali yönetime, saydamlık, etkinlik, etkililik ve ekonomiklik ilkelerine 6

15 uyup uymadığı araştırılır. İç kontrolde ön mali kontrol mali hizmetler birimi, muhasebe birimi ve harcama birimi tarafından yerine getirilirken; harcama sonrası denetim iç denetim birimi tarafından yerine getirilir. Kamu mali yönetimi ve kontrol süreci aşağıdaki şekilde gösterilmiştir. Şekil: Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Süreci Daha önce ifade edildiği gibi iç kontrol sisteminin işleyişinde tüm personel görev almaktadır. Ancak mevzuatta bazı görev ve sorumluluklar net olarak vurgulanmıştır sayılı Kanunun 11 inci maddesinde üst yöneticilere, idarelerinin mali yönetim ve iç kontrol sisteminin kurulması, sistemin işleyişinin gözetimi ve izlenmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi düzenlemelerin yapılması görevleri verilmiştir. Üst yönetici bu sorumluluğun gereklerini, harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecektir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 6 ncı maddesine göre iç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülecek; iç kontrole ilişkin sorumluluk işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsayacaktır. Yönetmeliğin 8 inci maddesine göre üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden 7

16 sorumludur. Ayrıca üst yöneticiler; harcama yetkililerinin ve diğer yöneticilerin mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olmasından, mali yetki ve sorumlulukların gerekli yeterliliğe sahip personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından sorumludur. Harcama yetkilileri; görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün isleyişinden sorumludur. Mali hizmetler birimleri; iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapacak ve ön mali kontrol faaliyetini yürüteceklerdir. Muhasebe yetkilileri; muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur. Başka bir ifade ile iç kontrol sisteminde üst yönetimin, strateji geliştirme biriminin, kurum personelinin, iç denetçilerin ve Sayıştay ın görevleri şunlardır. Üst Yönetim: İç kontrol sisteminin tasarlanması, uygulanması, uygun bir şekilde yürütülmesinin gözetilmesi ve belgelendirilmesi de dahil olmak üzere kurumun her türlü faaliyetlerinden sorumludur. Strateji Geliştirme Birimi: Yönetimin iç kontrole yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli çalışmaları yapar ve ön mali kontrol faaliyetinin yürütülmesini sağlar. Kurum Personeli: Tüm çalışanlar, iç kontrolün işletilmesinden sorumludur. İç kontrolün herkesin sorumluluğunda olması nedeniyle, her bir çalışan görev tanımı çerçevesinde kendisine verilen iş/işlemleri etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütmek zorundadır. İç Denetçiler: İç kontrol sisteminin etkinlik ve etkililiğini değerlendirir ve zayıflıkları tespit ederek yönetime önerilerde bulunur. Sayıştay: Mali tabloların doğruluğuna ve güvenilirliğine ilişkin olarak yaptıkları mali tablo denetimlerinde aynı zamanda iç kontrol sistemlerini de denetlerler ve zayıflık varsa yönetime rapor ederler. 8

17 ĠKĠNCĠ BÖLÜM KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARI VE MEVCUT DURUM ANALĠZĠ 2.1. Kamu Ġç Kontrol Standartlarının OluĢumu Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. İç kontrol standartları, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara göre, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanmıştır. Kamu idareleri mali ve mali olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymak ve bu standartların gereğini yerine getirmekle yükümlüdür. Ancak Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebilecektir. Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla (18) standart ve bu standartlar için gerekli (79) genel şart belirlenmiş bulunmaktadır. Kamu İç Kontrol Standartları uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; kontrol ortamı, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte belirlenmiştir. Kamu idarelerinin gerek görmeleri halinde, idarelerin Ayrıntılı İç Kontrol Standartları da belirleyebilecekleri söz konusu Tebliğde öngörülmüştür. Ayrıca, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinin uygulanması sırasında ortaya çıkan farklılıkların giderilmesi ve iç kontrol sistemi standartlarında uygulama birliği sağlamak amacıyla Maliye Bakanlığı tarafından Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi hazırlanmış ve tarihli ve B.07.0.BMK /4005/1205 sayılı yazı ile kapsam dahilindeki kurumlara duyurulmuştur. Bu rehber aynı zamanda, idarelerin eylem planlarını hazırlama süresini tarihine kadar uzatmış bulunmaktadır. 9

18 ĠÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RĠSK DEĞERLENDĠRME STANDARTLARI KONTROL FAALYETLERĠ STANDARTLARI BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI ĠZLEME STANDARTLRI Etik Değerler ve Dürüstlük Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Planlama ve Programlama Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Raporlama İç Denetim Personelin Yeterliliği Ve Performansı Görevler Ayrılığı Kayıt ve Dosyalama Sistemi Yetki Devri Hiyerarşik Kontroller Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri 2.2. Ġç Kontrol Standartları Mevcut Durum Analizi İç kontrol standartları uyum eylem planı çalışması kapsamında yapılan analizler sonucunda Akdeniz Üniversitesi nde her bir standart grubunda makul güvence sağlayan mevcut uygulamalar tespit edilmiştir. Bu uygulamalar aşağıda özetlenmiştir. 10

19 Kontrol Ortamı Standartları (KOS) Mevcut Durum Analizi KOS 1- Etik Değerler ve Dürüstlük Standardına ĠliĢkin Mevcut Durum: Üniversitemizin "Etik Kurulu" özellikle bilim etiği, eğitim-öğretim, danışmanlık, yönetim ve hizmet alanlarında uluslararası etik normlara uygun görüş bildirmek ve bunların uygulamalarına ait ilkeleri saptamak için oluşturulmuştur ve faaliyetlerine devam etmektedir. Kurumun stratejik planı, faaliyet raporu, performans programı, mali durum ve beklentiler raporu, senato gündemi, kararları vb. bilgiler kurumun web sayfasından yayınlanmakta ve ayrıca Bilgi Edindirme Birimi aracılığıyla kurumumuza gelen her türlü soru yanıtlanmaktadır. Üniversitemizin verdiği hizmetlerde ve personel politikalarında adil kriter setleri belirlenmiştir. Paydaşlarına yönelik geri bildirim sistemleri (Dilek öneri şikayet kutuları, paydaş memnuniyet anketleri vb.) oluşturulmuştur. KOS 2- Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Standardına ĠliĢkin Mevcut Durum: Birim ve idare faaliyet raporunda iç kontrol güvence beyanı, üst yönetici/harcama yetkilisi/mali hizmetler birimi yöneticisi tarafından imzalanmaktadır. Üniversitemizde tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilirdir. İdarenin misyonu stratejik planda yazılı olarak belirlenmiştir. ne ve personele duyurusu yapılmıştır. Ayrıca üniversite web sayfasında yayınlanmaktadır. Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları kapsamında Rektörlük idari birimlerinde görev tanımları yapılmıştır. Mevzuat çerçevesinde birim Yöneticilerinin de görev tanımları mevcuttur. Ayrıca kalite yönetim sistemi çalışmaları kapsamında Rektörlük idari birimleri ve üniversite hastanemizde görev dağılım çizelgeleri yapılmıştır. 11

20 Üniversitemiz birimlerinde organizasyon şeması oluşturulmuş ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmiştir. Üniversitemizin organizasyon yapısında temel yetki ve sorumluluk dağılımları belirlenmiştir. Ayrıca, hesap verebilirlik ve saydamlığı sağlayacak nitelikte raporlama ağı tanımlanmıştır. Üniversitemizde hassas görevlere ilişkin prosedürler tanımlanmıştır ve uygulanmaktadır. Üniversitemizde her düzeydeki yönetici verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmuştur. KOS 3- Personelin Yeterliliği ve Performansı Standardına ĠliĢkin Mevcut Durum: Her yıl birim yöneticileri tarafından tespit edilen personel ihtiyaçları Personel Dairesi Başkanlığı na bildirilmekte olup, personel planlaması doğrultusunda personel atamaları gerçekleştirilmektedir. Ancak personel optimizasyonu açısından "ideal kadro" çalışmasına ihtiyaç duyulmaktadır. Kurumumuz personel atamalarını yürürlükte olan mevzuat ve ek olarak geliştirilen ölçütler çerçevesinde yapmaktadır. Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü personelin mesleki gelişimi için gelen talepler doğrultusunda eğitimler düzenlemektedir. Üniversitemizde "Atama ve Yükseltme Kriterleri" ile "Görevde Yükselme ve İlerleme Kriterleri" uygulanmaktadır. Kurumumuzda her yıl ocak ayında düzenli olarak birimlerden eğitim talepleri toplanmakta ve yıllık eğitim planlaması Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü tarafından yapılmaktadır. Üniversitemizde personelin yeterliliği ve performansı mevcut mevzuat çerçevesinde değerlendirilmektedir. Üniversitemizde "Bilim, Hizmet ve Teşvik Ödülleri" verilmektedir. 12