YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ YÜKSEK LİSANS DERSİ FİNAL PROJESİ

Transkript

1 T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ ENFORMATİK ANA BİLİM DALI YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ YÜKSEK LİSANS DERSİ FİNAL PROJESİ NURAY AKMAN DOÇ.DR. ZUHAL TANRIKULU İSTANBUL,2010

2 İçindekiler İçindekiler... 2 BÖLÜM ŞİRKET ADI... 4 ŞİRKET SEKTÖRÜ... 4 ŞİRKET TANIMI... 4 VİZYON... 4 MİSYON... 4 İLKELER ve DEĞERLER... 4 BÖLÜM GİRİŞ PROBLEMİN TANIMLANMASI Problemin Tanımı Yapılabilirlik Çalışması Mevcut Durumun Analizi Mevcut Durumun Güçlü Yönleri Mevcut Durumun Zayif Yönleri Mevcut Durum içinde Kurulacak olan Web Tabanlı Düğün-Dernek Organizasyon Şirketinin Analizi STRATEJİK PLAN ( DÖNEMİ) SEKTÖRDEKİ BAZI RAKİPLERİN ANALİZİ ORGANİZASYON ŞEMASI BİLİŞİM SİSTEMİ PROJESİNİN GELİŞME AŞAMALARI ve UYGULANMASI PROJENİN HEDEFİ BEKLENEN FAYDALARI SİSTEM İHTİYAÇLARININ ANALİZİ

3 5.4. BİLİŞİM SİSTEMİ TASARIM GRUBU Bilgi İşlem Yöneticisi: SİSTEMİN TASARIMI Düğün-Dernek Organizasyonu Şirketinde Satış Ve Pazarlama Bilişim Sistemi Düğün-Dernek Organizasyonu Şirketinde Operasyon Bilişim Sistemi Düğün-Dernek Organizasyonu Şirketinde Personel Bilişim Sistemi Düğün-Dernek Organizasyonu Şirketinde Bilgi İşlem Departmanının Bilişim Sistemi YAZILIMIN GELİŞTİRİLMESİ VE DÖKÜMANTASYONU Geliştirilecek Olan Yazılım Teknolojisinin Sunacağı Önemli Fonksiyonlar Güvenlik ve Gizlilik Kolay Uygulanabilme ve Güncellenebilirlik Görsel Yönetim İş Akışı Bilgilendirmeleri Güçlü Yönetsel Araçlar Satışların Takibi Müşteri Yönetimi SİSTEMİN TEST EDİLMESİ VE BAKIMI MALİYET ANALİZİ HUKUKİ BOYUTU SONUÇ KAYNAKLAR

4 BÖLÜM 1 ŞİRKET ADI: DÜĞÜN-DERNEK ORGANIZASYON ( ŞİRKET SEKTÖRÜ : ORGANİZASYON ŞİRKET TANIMI: Web tabanlı çalışacak olan şirketimiz düğün, nişan, doğum günü, açılış, davet, fuar oganizasyonları, kurumsal oganizasyonlar,gösteri-animasyon, parti - eğlence organizasyonları ve süsleme hizmetleri sunacaktır. Şirketimiz bilişim sistemlerini en üst seviyede kullanarak müşterilere hızlı, kaliteli ve hayal ettikleri gibi bir an geçirmelerini sağlayan bir hizmet sunmayı istemektedir. VİZYON Düğün ve tüm özel gün organizasyonlarında müşterilere unutulmaz anlar yaşatarak organizasyonda marka haline gelmek ve bu tür organizasyonlarda teknolojinin sunduğu tüm imkanları azami ölçüde kullanarak kendini yenileyen emsallerine örnek olan bir organizasyon şirketi olmak. MİSYON Müşterilerin hayallerini mutluluğa dönüştürmek. Hızlı,kaliteli ve planlı hizmet almasını sağlamak. Müşterilerin zamandan ve paradan tasarruf etmesini sağlamak. Teknolojinin sağladığı imkanları müşterilerin en iyi yararlanacağı şekilde kullanmak. İLKELER ve DEĞERLER Tüm müşterilerimize saygılı ve dürüst davranmak İşimizi ahlaki değerlere uygun olarak yönetmek Müşteri odaklı çalışmak Topluma ve çevremize karşı sorumluluklarımızı eksiksiz yerine getirmek 4

5 Evrensel bir bakış açısına sahip olmak ve dünyadaki yenilikleri izleyerek hızla uygulamak Çalışanlarımızın gurur duyacağı bir kuruluş olmak Şirket olarak müşterilerden aldığımız güven ile her zaman en kusursuzunu yapabilmek Yurt içinde lider,yurt dışında da aranan firmalar arasında olabilmektir.[1] AMACIMIZ Oluşturduğumuz teknik ve eğitimli personel kadrosuyla gerektiğinde yeni bir konsept belirlemek ya da belirlenen konsepte uygunluğu sağlayarak, öneriler sunup, gerçekleştirilecek organizasyonları en ince detaylarına kadar düşünüp zevkli ve çarpıcı bir şekilde hazırlamak ve akıllardan silinmemesini sağlamaktır. [2] 5

6 BÖLÜM 2 GİRİŞ Bilişim teknolojileri, özellikle internet, üretimden ticarete, sağlıktan eğlenceye, turizmden yayıncılığa tüm ekonomiyi, eğitimin tüm aşamalarını, siyaset ve kamu yönetimini, kısaca, yaşamın tüm boyutlarını değiştirmeye başlamıştır.[3] Bilişim alanındaki gelişmeler işletme alanını da bire bir etkileyerek daha etkin ve daha verimli karar verme süreçlerinin oluşturulduğu bilişim ve işletme konularının bir araya geldiği yönetim bilişim sistemlerini doğurmuştur. Yönetim bilişim sistemi, kullanıldığı kurum içerisindeki karar verici kişilere karar verilecek alanla ilgili çeşitli bilgiler sunmaktadır. Bilinçli bir şekilde karar verebilmek için bilginin ilgili kişiye hızlı ve doğru bir şekilde ulaşması gerekmektedir. Yönetim bilişim sistemi kararların daha geniş bir bakış açısıyla daha hızlı ve doğru verilmesini sağlayan yapılardır. Çağımızda bilişim ve yönetimin hemen hemen her yerde ve her alanda var olduğunu göz önüne alırsak yönetim bilişim sistemlerinin kullanım alanlarının her geçen gün arttığını ve buna paralel olarak da yönetim bilişim sistemlerini sürekli gelişme göstermektedir. Değişen yaşam koşulları ve gelişen teknoloji pek çok yeni hizmet sektörünü de beraberinde getirmiştir. Organizasyon şirketleri de bu yeni hizmet sektörlerinden sadece biridir. Organizasyon şirketleri teknolojinin ve internetin gücünü kullanarak faaliyet gösterdikleri alanda rekabet etmektedirler. İnternet üzerinden müşterilerine ulaşmaya çalışan şirketler dünyanın her yerindeki istemcilere, düşük maliyetle hızlı etkileşim, görsel üstünlükler ve kullanım kolaylığı sağlayarak müşterilere doğru, tutarlı ve hızlı bir şekilde bilgiyi aktarabilmeyi amaçlarken yönetim bilişim sistemlerinin gelişimini yakından takip etmeli rakiplerini geçebilmek ve çağı yakalamak için bunun gerekli olduğunu unutmamalıdır. Zamanın çok hızlı yaşandığı günümüz, bir organizasyonun tüm detaylarının düşünülerek yapılmasını profesyonel şirketlere bırakmayı zorunlu kılmaktadır. Tüm detayları kendimiz yaparak pek çok şeyi ucuza çözülebilmeyi düşünmek mümkündür. Öncelikle şirketler bu işi tabii ki kar amacıyla yaparlar ancak her ne kadar bizden kar etseler de onlar profesyonel olduklarından bizim hayatımızda muhtemelen bir kez iş yapacağımız örneğin bir düğün salonu veya bir davetiye firmasıyla onlar devamlı olarak çalışmaktadırlar dolayısıyla organizasyon şirketlerine verilen fiyatlar daha uygun olmaktadır. Bu nedenle onlar üzerimizden kar etseler bile hem fazla koşturmadan hem de aynı fiyatlarla düğün ya da pek çok organizasyonumuzu çok daha rahat tek tıkla hallediyor olmak yaşam kalitemize çok şey katacaktır. 6

7 1. PROBLEMİN TANIMLANMASI 1.1.Problemin Tanımı İnternetin artık bir yaşam biçimi haline geldiği günümüzde pek çok firma ve şirket rüzgarını internetten alan bir rota çizmektedir. Organizasyon şirketleri açısından da bu böyledir. Organizasyon şirketleri sundukları hizmetleri anlatan ve iletişim bilgilerinin yer aldığı mutlaka bir web sayfasına sahip olmasına karşın vermiş oldukları hizmeti online olarak direk müşteriye satamamaktadır. Bu da hem müşteri hem de şirket açısından zaman ve işgücü kaybına yol açmaktadır. Ayrıca organizasyon şirketleri için hizmet veren tedarikçi firmalarda yine organizasyon şirketleri ile çalışabilmek için kolay 7/24 iletişimin devam ettiği yapılara ihtiyaç duymaktadırlar. Bütün bunları göz önünde bulundurduğumuzda web tabanlı çalışan hizmeti direk müşterinin talepleri doğrultusunda müşteriye ulaştıran online web tabanlı bir organizasyon şirketi projesi gerçekleştirilmelidir. Web tabanlı organizasyon şirketi kurmak için geliştirilecek bilişim sistemleri çözümü için işlem basamakları aşağıdaki gibidir. 1.2.Yapılabilirlik Çalışması Mevcut Durumun Analizi Yapılan piyasa araştırması var olan organizasyon şirketlerinin web tabanlı bir sisteme dayalı müşteri hizmeti olmadığı belirlenmiştir. Var olan organizasyon şirketlerinin de web sayfaları üzerinden veya telefon ile müşterileri ile iletişim kurarak hizmet vermeye çalışmaktadır. Organizasyon şirketi çalışanları da bütünleşik bir sistem içinde değil bağımsız ve dağıtık bir yapıda çalışmaktadır. Bilişim teknolojilerini kullanarak oluşturdukları sistem sadece çalışanların işlerini kolaylaştırdığından şirkete bir katma değer yaratacak düzeyde değildir. Şirketin strateji oluşturacak karar vermesini kolaylaştıracak bir yönetim bilişim anlayışı yoktur. Diğer taraftan müşteri-organizasyon şirketi- tedarikçi firma zinciri arasında kesintisiz iletişim ve veri alışverişi sağlayacak bir sistem yoktur. Ayrıca müşteriler organizasyon firmalarının çalıştığı tedarikçi firmalar hakkında bilgi sahibi olamamaktadır. Hem organizasyon şirketinin hem de müşterinin zamanı optimum düzeyde kullanacakları bir yapı söz konusu değildir Mevcut Durumun Güçlü Yönleri Geçen zaman içinde büyük bir müşteri portföyüne sahip organizasyon şirketlerinin varlığı Varlığını sürdüren bu organizasyon şirketlerinin zaman içinde oluşturdukları bilgi ve tecrübeler 7

8 Piyasadaki güçlü tedarikçi firmalar ile yapmış oldukları anlaşmalar ve geliştirdikleri ticari ilişkiler mevcut düzeyde yeni kurulacak olan organizasyon şirketimiz adına piyasanın güçlü yönlerini oluşturmaktadır. Artan organizasyon şirketlerinin rekabet için müşteriye sundukları imkanlar Mevcut Durumun Zayif Yönleri Müşteriye kesintiz hizmet sunan eş değer bir web tabanlı bir sistemin olmaması Tedarikçi firmalarla iletişim ve veri alışverişini sağlayacak online bir sistemin bulunmaması Müşteri-organizasyon şirketi-tedarikçi firma zinciri arasında sürekli iletişimi sağlayacak sistemlerin bulunmaması Verilen hizmetin ve yapılan çalışmaların sistemli bir şekilde tutulmaması ve var olan bilgilerin şirket stratejileri açısından değerlendirilmemesi Geleneksel bir teknoloji kullanımı anlayışı benimsenerek yönetim bilişim sistemlerinin sunduğu imkanların kullanılmaması Türkiye de orta direk ailelerin organizasyon şirketlerine maddi açıdan tutumu Mevcut Durum içinde Kurulacak olan Web Tabanlı Düğün-Dernek Organizasyon Şirketinin Analizi Alanında ilk olmasından ötürü müşteri çekinceleri olabilir. Organizasyon şirketlerinin sayıca fazla olması Sektöre yeni giriş yapan istekli, genç ve dinamik bir kadroya sahip olması Sektörün gelişme potansiyeli yüksek olmasından dolayı yeni bir şirket olmasına rağmen kısa sürede gelişebilme şansı olması. Son teknolojileri kullanıyor olması. Etkin ve bütünleşik bir bilişim sistemine sahip olması. 7/24 hizmet verebiliyor olması Sistem içindeki veri alışverişinin kesintisiz ve her yerden erişebiliyor olması 8

9 Uygun fiyatların belirlenmesi Farklı hizmet çeşitliliği sunması Gibi belirlenen durumlar kurulacak olan web tabanlı düğün-dernek organizasyon şirketi için analiz edilmiştir. 2. STRATEJİK PLAN ( DÖNEMİ) 5 yıllık süre içinde tercih edilen bir organizasyon şirketi olmak Organizasyon sektöründeki pazar payının %60 ına sahip olmak Müşteri portföyünde her yıl bir öncekinin %10 u kadar artış sağlamak Organizasyon şirketleri arasında inovasyon yaratmak En güncel donanım ve yazılımlarla sistemi desteklemek Müşteri ihtiyacına hızlı, kaliteli ve planlı bir şekilde cevap vermek Çalışılan tedarikçi firmaları çoğaltarak çeşitliliği artırmak Her bütçe ve imkana sahip müşterilere hizmet verebilmek Zaman içinde oluşan verileri sistemli bir biçimde değerlendirerek şirket lehine yeni stratejiler oluşturmak 3.SEKTÖRDEKİ BAZI RAKİPLERİN ANALİZİ Piyasada öne çıkan organizasyon sektöründe hizmet veren şirketler hemen hemen aynı çeşitlilikte ve işleyişte hizmet vermektedir. Bu organizasyon şirketleri ve kısa tanıtımları aşağıdaki gibidir. 9

10 Sektör Kategori Firma Adı Açıklama Web Adresi Organizasyon Düğün -Davet DUGUN-DAVET.COM Dugun-davet.com, ülkemize evlilik sektörü ve düğün davet organizasyonları ile ilgili sektörün gelişmesi için çalışmalar yaparak, sektöre ivme kazandırmak öncelikli hizmetleri arasındadır. Dugun-davet.com; Operasyonel ve teknik gücü olan, düğün davet organizasyon un her alanında eğitilmiş kalifiye personele sahip Evlilik hazırlıkları şirketlerinin tüm ortak birikimini bir araya getiren, yüzde yüz başarı için kurulmuş bir şirkettir. Dugun-davet.com, son beş yılda 10,000 çifte Evlilik danışmanlığı hizmeti vermiştir. İstanbul, Ankara, Adana ve Bursa 'da temsilcilikleri vardır; bünyesinde temsilcilikleri ile birlikte 50 full-time eleman çalışır Sektör Kategori Organizasyon Düğün -Davet Firma Adı GOLDENDAYS ORGANIZASYON Açıklama Firmamız; 2002 Mart ayından bu yana, Dugun, Nisan, Acılıslar, Kokteyl, Yemek, Animasyon, Senlik, Salon ve mekan süslemeleri vb. konularda tüm organizasyonu başından sonuna kadar yürütmekte, Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik alanında eğitimli, konusunda uzman kadrosu ve elemanları ile Ankara'da hizmet kalitesine atılan imza olmaya devam etmektedir Web Adresi Sektör Kategori Organizasyon Düğün -Davet Firma Adı MORLALILA ORGANIZASYON 2005 yılında faaliyet geçen firmamız kısa zamanda başarılı çalışmalara imza atarak, kurumsal firmaları referansları arasına katmıştır. Kalitede ödün vermeyen, ilkeli, çalışanına saygılı, müşteri memnuniyetini başat unsur kabul eden Mor La Lila, gün geçtikçe Açıklama bilinirliğini arttırmakta ve portföyüne yeni firmalar eklemektedir. Bütçe ve potansiyel ayırt etmeksizin üstlendiği organizasyonları başarı ile sonuçlandıran Mor La Lila, sizlerin uzun soluklu ve vazgeçilmez çözün ortağınız olabilmek bizler için büyük bir kıvanç kaynağı olacaktır. Web Adresi 10

11 Sektör Kategori Organizasyon Düğün -Davet Firma Adı GABRA DAVET ORGANIZASYON Açıklama Yaratıcı tasarımları, kendi ekipmanları ve uzman kadrosu ile 3 yıl gibi kısa bir sürede unutulmaz organizasyonlara imzasını atmış GABRA ORGANİZASYON müşteri memnuniyetini ön planda tutarak özel anları unutulmaz kılmayı ilke edinmiştir. Firma olarak hedefimiz ; özel günlerdeki BÜYÜK hayalleri, küçük bütçelerle gerçekleştirmektir. Kaliteyi ve hizmeti tam da hayal edilen rakamlarla buluşturan GABRA ORGANİZASYON bu iddaası ile sizlerin Organizasyon Koçluğunuzu üstlenmektedir. Sizin mutluluğunuz bizim başarımız olacaktır. Web Adresi Sektör Kategori Organizasyon Düğün -Davet Firma Adı A DAN Z YE ORGANIZASYON Şirketimiz, kurulduğu günden itibaren gerçekleştirdiği tüm organizasyonlarda ve hizmetlerde; amatör ruhu profesyonel uygulamalarla buluşturmaktadır. Temel ilke olarak, koşulsuz müşteri memnuniyetini benimseyerek, yaratıcı tasarımlarımızla, Açıklama etkili çözümlerimizle, kendi ekip ve ekipmanlarımızla, özel günlerinizi daima hatırlanacak günlere dönüştürmeyi amaçlamaktayız. Bünyemizde oluşturduğumuz ekipman altyapımız, tecrübeli teknik kadromuz ile Türkiye genelinde hizmet veren organizasyon firmalarından birisi olarak yola devam ediyoruz Web Adresi Sektör Kategori Organizasyon Düğün -Davet Firma Adı AYS ORGANIZASYON Açıklama Adı: Ays Yeri:Etiler Soyadı: Kurumsal Ve Özel Tüm Organizasyonlar... Aysorganizasyon; Türk Hava Yolları Kökenli Aysun İlter Kafadaroğlu Tarafından Kuruldu. Türkiyenin Önde Gelen Kurumsal Temel Taşlarından Türk Hava Yollarından Aldığı Disiplin Ve Kalite Anlayışıyla Bügün Başarıdan Başarıya Koşan Ays Organizasyon Kurulduğu Günden Bugüne Degin Sayısız Kurumsal Ve Özel Organizasyonlara İmza Attı Sayısı Arasında Değişen Tüm Organizasyonlarda Adından Başarıyla Sözettiren Ays Siz Degerli Dostlarımızın Referanslarıyla Bugun Dev Portföyü Tecrübesi Ve Orgazanizasyon Sektöründe Çıtayı Hep Yukarı Taşıyan Anlayışı İle Sizlere Hizmet Sunmaya Devam Ediyor... 11

12 Misyonumuz :ays; Sizin Adınız Yüzünüz Sesiniz Dir. Sizi Kaliteye, Sizi Başarıya, Sizi Yukarıya, Taşımayı Amaçlayan Ays; Çalışma İlkesini Planlı Güvenilir Sorumluluk Sahibi Dakik Ekibiyle Bugün Kurumsal Organizasyonlardan Özele Sayısı On Binleri Bulan Referanslarıyla Siz Değerli Dostlarımızın Yüzündeki Tebessimlerin Altına İmzasını Atmaktan Onur Duyar.. Web Adresi Sektör Kategori Organizasyon Düğün -Davet Firma Adı Açıklama ALYA DAVET ORGANIZASYON 2003 Yılında faaliyete geçen ALYA Organizasyon yenilikçi yapısı ve uzman kadrosuyla üstlendiği projeleri başarıyla gerçekleştirerek kısa zamanda ismini duyurmuştur. Web Adresi Sektör Kategori Organizasyon Düğün -Davet Firma Adı Açıklama OZAN ORGANIZASYON Hepimizin Hayatında Özel Günler Vardır.isterizki Unulmasın Her Sözde Dile Getirilsin.tabikii Bu Mümkün Bunun İçin Kusursuz Bir Organizasyon Yapmak Şart.tabi Bunuda Profesyonellere Bırakmak Gerekir. İşte Bizde Ozan Organizasyon Olarak 18 Yıla Dayanan Engin Tecrübemiz Ve Profesyonel Geniş Kadromuzla Sizin Özel Günlerinizi En Muhteşem Hale Getirmek İçin organizasyonlarınızı Yapıyoruz. Web Adresi Sektör Kategori Organizasyon Düğün -Davet Firma Adı TRİO ORGANIZASYON Açıklama Trio organizasyon olarak 2002 yılından itibaran profesyonel anlamda düğün, davet ve kurumsal birçok etkinliklerde hizmet vermekteyiz. Temel ilke olarak davet sahipleri ve konuklarımız için unutulmaz anları kusursuz yaşatmayı hedefledik. Yenilikçi güler yüzlü ekibimiz ve ekipmanlarımız ile tüm detayları sizi anlatacak şekilde zarif, şık ve size özel olarak tasarlamaktayız. Web Adresi 12

13 Sektör Kategori Organizasyon Düğün -Davet Firma Adı MİNESS DAVET & ORGANİZASYON & CATERİNG Uzun yıllar sektördeki deneyimimizi,bilgi beceri ve yeni çağdaş fikirler ile bütünleştirip,2007 yılında İlknur Erzen tarafından kurulmuş ve MİNESS markası adı altında hizmet vermeye devam etmektedir. Faaliyet gösterdiğimiz konularda her biri kendi konusunda tecrübeli,dinamik ve takım ruhunu benimseyen bir ekip ile Açıklama çalışmaktayızminess kurulduktan çok kısa bir sürede saygın kuruluşlara ulaşmayı başarmıştır. Müşteri Memnuniyetini üst düzeyde tutan anlayışı, profesyonelliği ve kaliteden ödün vermemesi ile üstlendiği tüm projeleri en iyi şekilde gerçekleştirerek, sürekli büyümeyi hedeflemektedir Web Adresi Sektör Kategori Organizasyon Düğün -Davet Firma Adı NAR ORGANIZASYON Nar Organizasyon, 2007 yılında organizasyon sektöründe yerini almış ve yaratıcı yapısı, farklı tarzıyla müşterilerimize en iyi şekilde hizmet vermeye başlamıştır.düğün Açıklama Organizasyonunuz İçin Yapmanız Gereken Her Şeyi Nar Organizasyon Sizin İçin Planlar Ve Uygular. Web Adresi [12] 13

14 4. ORGANİZASYON ŞEMASI YÖNETİM KURULU CEO FİNANS MUHASEBE SATIŞ PAZARLAMA PERSONEL OPERASYONLAR BİLGİ İŞLEM FİNANS MUHASEBE SATIŞ PAZARLAMA MÜŞTERİ HİZMETLERİ AR-GE ÇÖZÜM ORTAKLARI İ İ 5.BİLİŞİM SİSTEMİ PROJESİNİN GELİŞME AŞAMALARI ve UYGULANMASI 5.1.PROJENİN HEDEFİ Gerekli teknolojiler kullanarak gücünü internetten alan, olası en düşük maliyetle etkin ve bütünleşik bir bilişim sistemi kurarak ve şirket misyonlarını yerine getirerek şirketin stratejik planda geçen amaçlarına ulaşmak ve bu sektörde lider şirketler arasında yer almak. 5.2.BEKLENEN FAYDALARI Uzman çözümler sunarak, güvenli veri sağlamak ve birimler arası kolay iletişim kurulmuş olacak İyi bir bilgi yönetim sistemi kurarak şirketin tedarikçileri, partnerleri ve etkileşim içinde olduğu tüm müşterileri ile bağlantısının kesintisiz sağlanması.[4] 14

15 Veri girişinin denetimi ve tutarlılığının denetimi gibi işlemlerin yazılım üzerinde değişikliğe gerek kalmadan, sadece sistemde tanımlı ilişkisel kurallar üzerinde değişiklikler yapılarak gerçekleştirileceğinden hem yazılım bakımı maliyetlerinde, hem de yapılan hataların düzeltilmesi için harcanan maliyetlerde büyük oranda kazanım sağlanmış olacak. Web tabanlı organizasyon sistemi müşteriden hizmetin verilmesine kadar olan süreçte yapılan işlemleri kolaylaştırıp hızlandırmak, etkinliğini arttırmak, oluşabilecek hataları en aza indirerek işleyişin sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesini sağlayacak Müşterinin gereksinimlerini belirttiği ve satış bölümünün de buna uygun olarak girilen bilgilerin denetlenerek müşteriye anında dönüş yapılabilmesine olanak tanınacak. Hatta daha önceden girilmiş olan özellikler göz önünde bulundurularak yeni girilecek özellikler için müşteriye uygun olan seçimlerin sunulması da olası olacaktır. Müşterinin istekleri sayısal ortama girildiğinden bilginin daha hızlı bir şekilde tüm sistem kullanıcılarına aktarılması sağlanmış olacak Web tabanlı organizasyon sistemi web yazılımlarının avantajını kullanarak bir adım daha ileriye giderek, gereksinimlerini eksiksiz ve yanlışsız olarak müşterinin sisteme girebilmesini hedeflemektedir. Oluşturulacak olan kural sistemi sayesinde müşterinin yaptığı seçimler, yeni yapılacak seçimler konusunda müşteriyi yönlendirirken, yanlış veya eksik bilgi girişini engelleyecektir. Web tabanlı sistemler genel olarak günde 24 saat haftada 7 gün durmaksızın hizmet verirler. Ülkeler arasındaki saat farklarının yarattığı sorunları ortadan kaldırmış olacak. İçerik bilgisi kolay ve hızlı bir şekilde değiştirilebileceğinden kullanıcılara sunulan bilgi anlık olarak değiştirilebilir. Kullanıcıların güncel veriler üzerinden bilgi alışverişinde bulunması sağlanacak. Gereksinim duyulan tüm bilgi tek bir noktadan ulaşılabilir bir durumda olacak böylece tek bir kişiden bilgi almak yerine gereksinim duyulan konudaki uzman kişilerden bilgi alma olanağı doğacak. Örneğin, müşterinin, sınırlı organizasyon bilgisine sahip bir satış temsilcisinden alacağı bilgi yerine, web ortamında en ayrıntılı hizmet bilgilerine erişebilme olanağı sağlanmış olacak. Birden çok grup arasında (satıcı, müşteriler ve tedarikçiler) hızlı ve çok yönlü bir haberleşme sağlanabilecektir. Kullanıcılardan sadece birkaç tık uzakta sistemler olduğu için, sistemlerin kullanımı özendirilmiş olacaktır. 15

16 Yerel ağ ve İnternet üzerinden tüm kullanıcıların sisteme rahatlıkla erişebilmesi sağlanacak.[5] 5.3.SİSTEM İHTİYAÇLARININ ANALİZİ Arka plandaki (back office) işlerin otomasyonu, İş süreçleri arasında daha iyi bir koordinasyon için müşteri sipariş bilgileriyle finansal bilgilerin bütünleştirilmesi, üretim sürecinin ve insan kaynaklarının standartlaştırılmasıyla servis kalite seviyesinin yükseltilmesi, bireysel ve organizasyonel verimliliğin artırılması, Coğrafi olarak birbirinden uzak birimler arasındaki koordinasyon, Kurumun farklı birimleri arasında terminoloji birliğinin sağlanması, Bilgi teknolojisi altyapısını anlamayı ve bu yapıda çalışmayı kolaylaştıran tutarlı uygulama mantığı, tutarlı bilgi ve arayüze sahip olmak, Bilgi teknolojisi altyapısını yönetmeyi kolaylaştıran tek bir sistemin varlığı, Stratejik işletme kararlarının iyileştirilebilmesi için veriye kolay erişim ihtiyacı, Şirket maliyetlerini azaltma ihtiyacı, Süreçlerde müşteri katkısının artırılması beklentisi, İşletmenin fonksiyonları arasındaki bütünleşme gereksinimi.[6] Güvenli veri sağlanması ve birimler arası kolay iletişim kurulma ihtiyacı İyi bir bilgi yönetim sistemi kurularak şirketin tedarikçileri, çözüm ortakları ve etkileşim içinde olduğu tüm müşterileri ile bağlantısının kesintisiz olma ihtiyacı Veri girişinin denetimi ve tutarlılığının denetlenmesi Yazılım bakımı maliyetlerinin ve yapılan hataların düzeltilmesi için harcanan maliyetlerin düşürülmesi 16

17 Müşteriden hizmetin verilmesine kadar olan süreçte yapılan işlemleri kolaylaştırıp hızlandırmak, etkinliğini arttırmak, oluşabilecek hataları en aza indirerek işleyişin sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesi ihtiyacı Müşterinin gereksinimlerini belirttiği ve operasyon bölümünün de buna uygun olarak girilen bilgilerin denetlenerek müşteriye anında dönüş yapılabilmesine olanak tanıması ihtiyacı Daha önceden girilmiş olan özellikler göz önünde bulundurularak yeni girilecek özellikler için müşteriye uygun olan seçimlerin sunulma ihtiyacı Bilginin daha hızlı bir şekilde tüm sistem kullanıcılarına aktarılması Yanlış veya eksik bilgi girişinin engellenmesi Web tabanlı bir sistem olarak günde 24 saat haftada 7 gün durmaksızın hizmet verilmesi Ülkeler arasındaki saat farklarının yarattığı sorunları ortadan kaldırılması İçerik bilgisi kolay ve hızlı bir şekilde değiştirilerek kullanıcıların güncel veriler üzerinden bilgi alışverişinde bulunması ihtiyacı Birden çok grup arasında (satıcı, müşteriler, tedarikçiler veya çözüm ortakları) hızlı ve çok yönlü bir haberleşme sağlanabilmesi Yerel ağ ve İnternet üzerinden tüm kullanıcıların sisteme rahatlıkla erişebilmesi sağlanabilme Organizasyon şirketi, müşteri ve çözüm ortaklarının tümüyle tek bir sistem üzerinden ulaşabilen bir sistem olması, Farklı bölümlerin birbiriyle uyumlu ve koordinasyonlu çalışabilmesinin sağlanması, Tek tuşla veri analizleri, hesaplamalar yapabilme, rapor oluşturma, Müşterilere ve şirketin kendi içindeki işleri için hatırlatma özelliklerine sahip olması, Muhasebe işlemlerinin kolayca yapılması ve muhasebe programlarına uyumluluğun sağlanması Satış, pazarlama ekipleri için verilerin kolay erişebilir olması ve karar aşamalarına yardımcı olması, Online müşteri hizmetlerinin sağlanması 17

18 Toplu ve hızlı ve sms gönderimi ile müşteriye ulaşmayı kolaylaştırmak şirketimizin başlıca sistem ihtiyaçları olarak görülmektedir BİLİŞİM SİSTEMİ TASARIM GRUBU Bilgi işlem departmanının organizasyon şeması: CEO BİLGİ İŞLEM YÖNETİCİSİ PROGRAMLAMA YÖNETİCİSİ EĞİTİM YÖNETİCİSİ TEKNİK DESTEK YÖNETİCİSİ NETWORK AĞ YÖNETİCİSİ PROGRAMCILAR EĞİTİM DANIŞMANI OPERATÖR OPERATÖR Bilgi İşlem Yöneticisi: Şirketin ihtiyaçları doğrultusunda bilgi teknoloji sistemlerinin gelişiminden ve uygulamasından sorumludur. Üst yönetim üyesidir. Programlama departmanı: Bu departmanın başkanına programcılar bağlıdır ve ona rapor verirler. Bu departman ise şirket içi programlama yapma görevini üstlenmiştir. Herhangi bir programlama sorununda bu departman çözüm oluşturur. Eğitim departmanı: Kullanılan programlar hakkında çalışanlara bilgilendirici eğitimler düzenlerler. Eğitim yöneticisi ve eğitim danışmanı tarafından bilgilendirme yapılır rapor ise bilgi işlem departman başkanına verilir. 18

19 Teknik destek departmanı: Bu departmanda bilgisayar için donanım ve yazılım ile çıkan sorunlar teknik destek yöneticisine bildirilir. Yönetici ise operatörü sorun kaynağına yönlendirir. İş bittiğinde ise bilgi işlem yöneticisine rapor verir. Network ağ departmanı: Bu departman özellikle ERP yazılımı için kurulmuştur. Network ağ üzerindeki bilgi akışlarının takibini dar boğaz oluşumlarının takibini yapar ve herhangi bir sorunda sorunu çözer. Raporunu ise bilgi işlem yöneticine verir.[7] 5.5. SİSTEMİN TASARIMI Stratejik düzeyli yönetim bilişim sistemleri hem şirket içinde, hemde şirketin dış çevresindeki stratejik konular ve uzun dönemli politikalarla ilgili olarak üst yönetime bilgi sunan,onları yönlendiren sistemler olduğu için sistem tasarımının bu çerçevede yapılması planlanmıştır. Bu sistemler, üst yönetim tarafından ele alınan yeni ürün geliştirme, işgücü değişikliği, kariyer planlama, yeni teknoloji kararları, pazarlama stratejileri vb. konuları esas alır. Uzun dönemli planlamayla ilgili olan bilgileri esas alan bu sistemler, stratejik ve geniş kapsamlı kararlarda kullanılacak, işletmenin bütününü ilgilendiren geniş kapsamlı ve aynı zamanda özet olan bilgilere yer verir. [8] Stratejik bilişim sistemlerinin bir organizasyonun herhangi bir kademesinde bulunabilen, fiziksel ve kavramsal kaynakları kullanarak hedefleri, operasyonları, ürünleri, hizmetleri veya çevresel ilişkilerini hatta işin kendisini değiştirmek suretiyle o organizasyonun rekabet stratejisini destekleyen, şekil veren, rekabet avantajı getiren veya rakiplerinin avantajlarını azaltan bir bilişim sistemi olduğunu söylemek mümkündür. [9] Sistem tasarımı evresinde bilişim çalışma grubu bilgi işleme süreçlerini tanımlamak için sistem akış diyagramları, işlem akış diyagramları oluşturur. Yönetim bilişim sistemini oluşturan yöntem ve işlemlerin sürdürülmesini sağlayan prosedürlerin taslağı çıkartılır. 19

20 5.5.1.Düğün-Dernek Organizasyonu Şirketinde Satış Ve Pazarlama Bilişim Sistemi ÜRÜN BİLGİSİ SATIŞ BİLGİLERİ MÜŞTERİ İSTEKLERİ REKLAM PROMOSYON GİDERİ PERSONEL İŞGÜCÜ SATIŞ VE SİPARİŞLER PAZAR ARAŞTIRMA MEDYA İŞGÜCÜ TEMİNİ REKLAM İSTEĞİ SİPARİŞ PAZAR RAPORU ÜRÜN BİLGİLERİ ÜRÜN BİLGİLERİ TAHMİNİ DEĞERLER SATIŞ TAHMİN VE ÇİZELGESİ REKLAM, PROMOSYON VE CRM MÜŞTERİ İSTEKLERİ MÜŞTERİ OPERASYON ENTEGRE VERİ MÜŞTERİ İSTEK VE ŞİKAYELERİ SİPARİŞ DURUMU TÜM VERİLER BİLGİ İŞLEM TEKNİK DESTEK 20

21 5.5.2.Düğün-Dernek Organizasyonu Şirketinde Operasyon Bilişim Sistemi SATIŞ VE PAZARLAMA İŞGÜCÜ İŞGÜCÜ İHTİYACI OPERASYON HİZMET FATURASI HİZMET İSTEĞİ YÖNETİCİLER RAPOR HİZMET ETKİNLİK SATIN ALMA HİZMET TEDARİKÇİ & ÇÖZÜM ORTAĞI RAPOR TALEBİ SATIŞI HİZMET ÜRÜN TEDARİKÇİ TEKLİFİ MÜŞTERİ ETKİNLİK ORGANİZASYON HİZMETİ ENTEGRE VERİ ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME T. TEKLİFİ RAPOR İSTEĞİ YÖNETİCİLER ÜRÜN RAPORU TEDARİKÇİ ARAŞTIRMASI BÜTÜN VERİLER TALEP TEKLİF TEDARİKÇİLER &ÇÖZÜM ORTAKLARI TEKNİK VE EĞİTİM DESTEĞİ BİLGİ İŞLEM 21

22 5.5.3.Düğün-Dernek Organizasyonu Şirketinde Personel Bilişim Sistemi PERSONEL SATIŞ VE PAZARLAMA ÇALIŞAN EĞİTİMİ İŞGÜCÜ TALEBİ SOSYAL FAALİYETLER EĞİTİM BİLGİLERİ EĞİTİM KOORDİNATÖRÜ ÇALIŞANLAR ÇALIŞAN GERİ BESLEMESİ OPERASYON İŞGÜCÜ TALEBİ SOSYAL FAALİYET BİLGİLERİ AJANS İŞGÜCÜ İŞE ALIM- İŞTEN ÇIKARIM ENTEGRE VERİ PERSONEL ULAŞIMI TAŞIMA TEKLİFİ TEDARİKÇİ& ÇÖZÜM ORTAĞI İŞGÜCÜ TALEBİ BODRO BİLGİLERİ PERSONEL TAŞIMACILIĞI BİLGİ İŞLE M İŞGÜCÜ TALEBİ BORDRO İŞLEME RAPORLAMA YÖNETİCİLER PERSONEL BİLGİLERİ BORDRO BİLGİLERİ BORDRO BİLGİLERİ/ÖDEMELER İŞGÜCÜ TALEBİ FİNANS VE MUHASEBE 22

23 5.5.4.Düğün-Dernek Organizasyonu Şirketinde Bilgi İşlem Departmanının Bilişim Sistemi FİNANS VE MUHASEBE BİLGİ İŞLEM SATIŞ PAZARLAMA TEKNİK DESTEK TEKNİK DESTEK TEKNİK DESTEK TEKNİK DESTEK TEKNİK DESTEK TEKNİK DESTEK VERİ YÖNETİMİ VERİ ÇIKIŞI VERİ GİRİŞİ ENTEGRE VERİ PERSONEL EĞİTİM EĞİTİM EĞİTİM KORDİNATÖRÜ PROGRAMLAR PROGRAMLAMA EĞİTİM OPERASYON [7] 23

24 5.6. YAZILIMIN GELİŞTİRİLMESİ VE DÖKÜMANTASYONU Uygulama için kullanılacak platformun seçiminde çeşitli uygulama geliştirme araçları (ASP.NET, PHP, JSP) incelenmiştir. ASP.NET platformunu daha kolay öğrenilebileceğinden ve uygulama gerçekleştirmek daha kolay ve hızlı olduğundan dolayı diğer geliştirme araçları seçilmemiştir. Ayrıca mobil internet uygulaması yapacağımdan dolayı ve ASP.NET mobil uygulamaları desteklediği için ASP.NET platform seçilmesinde etkili olmuştur. PHP, açık kaynak kodlu, sunucu taraflı bir script dilidir. Ayrıca PHP sunucu hafızasını az kullanır ve birçok işletim sistemi üzerinde çalışabilir. PHP hatalarla başa çıkmak konusunda ASP.NET kadar başarılı ve güçlü değildir. PHP'de yapılan bir hata, kolayca birden çok sayfada soruna neden olabilir. Ayrıca Windows işletim sistemi üzerinde güvenlik açıkları oluşabiliyor olmasından dolayı PHP tercih edilmemiştir. Diğer uygulama geliştirme aracı olan JavaServer Pages (JSP) teknolojisi basit, hızlı bir şekilde dinamik olarak üretilen web sayfaları yapmak için kullanılan bir teknolojidir. JSP birçok işletim sistemi üzerinde kullanılabilir. Fakat JSP nin performans ve profesyonel destek için ücretli olması, ek olarak birçok yazılım kullanılması gerektiğinden ve yazım kurallarının zor olmasıdan dolayı tercih edilmemiştir. ASP.NET web servisleri ve mobil uygulamalar için sunucu taraflı yazılım geliştirmeyi kolay, güvenli ve genişleyebilir yapıda sağlayan uygulama geliştirme teknolojidir. ASP.NET ile sunucu tarafında çalışacak uygulamayı hızlı bir biçimde geliştirirken aynı zamanda istemci tarafındaki kontroller de hazırlanabilmektedir. Bunların yanında uygulamayı geliştirirken.net Framework un sağladığı nesnelerin gücünden faydalanabilinmektedir. Sonuçta uygulamaların istemci bilgisayarlara yüklenerek çalıştırılabileceği istemci tabanlı uygulama araçları yerine, uygulamaların doğrudan sunucuda çalışıp sonuçların istemcilere aktarıldığı model daha uygun görülmüştür. Bu nedenle yazılım platformu olarak Microsoft.NET platformu seçilmiştir. Uygulama Microsoft.NET platformunda ASP.NET ile geliştirilmektedir. ASP.NET uygulama geliştirme aracının en önemli özelliği uygulamaların doğrudan doğruya web formları üzerinde geliştirilip başka bir işleme gerek kalmaksızın yine internet gezgini üzerinde çalıştırabiliyor olmasıdır. Ayrıca sistem her türden veri tabanı sistemine bağlantı yapabilme özelliği taşımakta ve bünyesinde yer alan XML (Extensible Markup Language) desteği ile bilgisayarların yanısıra çeşitli mobil cihazalara da erişim desteği sağlamaktadır. Bu yazılım geliştirme aracıyla geliştirilen uygulamanın tamamı sunucu bilgisayarlarında yer almaktadır. Uygulamada veri tabanı yönetim sistemi olarak Microsoft SQL Server veri tabanı sistemi kullanılmaktadır. Bu veri tabanı sisteminin seçilmesinin nedeni hedeflenen yoğun bilgi trafiğini kaldırabilecek özellikleri taşıması, uygulama platformu olarak seçilmiş olan Microsoft.NET platformu ile uyumluğu, sistemde öngürülen çift veri tabanı sunucusu ve gerçek zamanlı eşlemeyi destekliyor olmasıdır. 24