2008 Yılı Faaliyet Raporu

Transkript

1 T.C. BAŞBAKANLIK HAZİNE MÜSTEŞARLIĞI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 2008 Yılı Faaliyet Raporu

2 İÇİNDEKİLER BÖLÜM 1- GENEL BİLGİLER... 1 A. MİSYON ve VİZYON...1 B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR...2 C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER Fiziksel Yapı Organizasyon Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve İç Kontrol...18 BÖLÜM 2- AMAÇ VE HEDEFLER A. BİRİMİN AMAÇ ve HEDEFLERİ...19 B. TEMEL POLİTİKALAR ve ÖNCELİKLER...19 BÖLÜM 3- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ ve DEĞERLENDİRMELER 20 A. MALİ BİLGİLER Bütçe Uygulama Sonuçları Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar...30 B. PERFORMANS BİLGİLERİ Personel Hareketleri Eğitim Faaliyetleri Evrak Kayıt ve Haberleşme Hizmetleri Satın Alma Hizmetleri Taşınır Mal İşlemleri Gerçekleştirme İşlemleri Sağlık Ünitesi Hizmetleri Güvenlik Hizmetleri Sosyal ve İdari Hizmetler Teknik Hizmetler Kalite Yönetim Faaliyetleri BÖLÜM 4- KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. ÜSTÜNLÜKLER B. ZAYIFLIKLAR C. DEĞERLENDİRME İÇ KONTROL VE GÜVENCE BEYANI...109

3 1.GENEL BİLGİLER A. MİSYON ve VİZYON MİSYONUMUZ İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığının; mevzuatla belirlenmiş görev ve yetki sınırları içinde, değişen koşullara ve beklentilere cevap verecek şekilde, kalite, katılımcılık, eşitlik, mesleki uzmanlık, hesap verebilirlik, saydamlık, kişisel verilerde gizlilik ve ulaşılabilirlik ilkeleri doğrultusunda, personel ve teknik altyapısını geliştirerek güçlendirmek ve Hazine Müsteşarlığının fonksiyonlarını verimli ve etkili bir şekilde yerine getirebilmesini sağlamak amacıyla, en iyi destek hizmetini sunacak şekilde çalışmalarını yürütmektir. VİZYONUMUZ Hizmet sunumu ve organizasyon yapısı bakımından ulusal düzeyde model olarak kabul edilen, güçlü dinamik ve güvenilir bir yönetim yapısını oluşturmak, korumak ve ileriye götürmek yolunda Birim çalışanlarımızın tümünün katılımıyla hizmet ve faaliyetlerimizi yürüten bir yapıya ulaşmaktır.

4 B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Hazine Müsteşarlığı teşkilat yapısı içinde yardımcı birimler arasında yer almaktadır. İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığının görev ve yetkileri, 4059 Sayılı Hazine Müsteşarlığı ile Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun 5 inci maddesinin (g) bendi ile bu bentte atıfta bulunulan 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanunun 29 uncu maddesiyle belirlenmiştir. Buna göre; a) Gerekli araç, gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek, b) İhtiyaç duyulan bina ve arazinin kiralanma, satın alma işlemlerini yürütmek, c) Mali işlerle ilgili hizmetlerini yürütmek, d) Güvenlik, temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım ve taşıma hizmetlerini yapmak, e) Sosyal tesislerin kurulması ve yönetimi ile ilgili hizmetleri düzenlemek ve yürütmek, f) Personelin ve ailelerinin sağlık hizmetlerinden yararlanmalarını sağlamak, g) Müsteşarın direktif ve emirlerini ilgililere duyurmak ve işlemlerini takip etmek, Bakanlığın (Müsteşarlık) iç ve dış protokol hizmetlerini yürütmek, Müsteşarlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakları tutmak ve yaymak, h) Müsteşarlığa gelen yazı ve mesajlardan gerekenlerin Bakan veya Müsteşara sunulmasını sağlamak, genel evrak, arşiv ve haber merkezinin hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek, süreli evrakın zamanında işleme konulmasını sağlamak, ı) Müsteşar tarafından verilecek diğer görevleri yapmak; İdari ve Mali ve İşler Dairesi Başkanlığının yasal görevleri olarak belirlenmiştir.

5 C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER 1. FİZİKSEL YAPI Hazine Müsteşarlığı; İnönü Bulvarı No Emek ANKARA adresinde bulunan m2 yerleşke içerisinde yeralan A Blok ( m2), B Blok (8391 m2), C Blok (2617 m2), D Blok (3407 m2) ve E+F Blok (5593 m2) olmak üzere toplam 6 boluktan oluşan hizmet binasında faaliyet göstermektedir. Birim, Müsteşarlık yerleşkesindeki altı ayrı hizmet binasının aşağıda belirtilen muhtelif bölümlerinde faaliyetini sürdürmektedir. Tablo 1: Birimin Yerleşimi Blok Oda No Alan (m2) Kullanılma Amacı A Başkanlık A Birim Evrak ve Personel Şube Müdürlüğü B Z0 305 Genel Evrak Arşiv ve Haberleşme Şube Müdürlüğü A Bütçe İşlemleri Şube Müdürlüğü A Satın Alma Şube Müdürlüğü D Zemin Taşınır Mal İşlemleri Şube Müdürlüğü A Gerçekleştirme Şubesi E Bodrum 380 Kurum Tabipliği D Z04,16,10,11 57 Kalite Yönetim Şubesi Müdürlüğü B BZ Koruma ve Güvenlik Şube Müdürlüğü A B1-07, ZO GHM, ZO, Balgat ve Emek Giriş Kontrol Noktalar A Sosyal ve İdari İşler Şube Müdürlüğü A Z Nöbetçi Şoför Odası B B1-27,29, Araç Sevk, Yakıt Takip, Şoför Dinlenme Odaları C Zemin,Balkon 842 -Hikmet Esen Konferans Salonu F Bodrum 620 -F Blok Spor Salonu ve İşletim Merkezi A Teknik İşler Şube Müdürlüğü B B-1 39, Marangoz Atölyesi ve Dinlenme Odası B B2-2,2A Kaynak ve Alüminyum Atölyesi ve Dinlenme Odası A B Isıtma Soğutma ve Sıhhi Tesisat İşletim Merkezi - Anahtar, İnşaat, Boya, Bölme ve Peyzaj Atölye ve Servisleri F FB ,15 92 A B1-11,15-17, Telefon, Elektrik, Tesisat Atölye ve Dinlenme Odaları A B1-O Asansör, Yangın Algılama ve Otomasyon Servisi B B Faks Fotokopi Atölyesi Toplam 4.779

6 2. ORGANİZASYON YAPISI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı, Başkana doğrudan ya da Başkan Yardımcıları üzerinden bağlı hizmet üniteleri vasıtasıyla faaliyetlerini sürdürmektedir. Organizasyon Şeması : BAŞKANLIK Sekreterya Kalite Yönetim Şb. Kurum Tabipliği Başkan Yardımcılığı Başkan Yardımcılığı Başkan Yardımcılığı Bütçe İşlemleri Şb. Satın Alma Şb. Genel Evrak Arşiv ve Haberleşme Şb. Birim Evrak ve Personel Şb. Gerçekleştirme Şb. Sosyal ve İdari İşler Şb. Teknik İşler Şb. Koruma ve Güvenlik Şb. Taşınır Mal İşlemleri Şb.

7 3. BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR Tablo 2: Birim Teknolojik Malzeme Dağılımı Malzeme Adı Adet Bilgisayar Ekranı 178 Bilgisayar Sistem Kutusu 82 Bilgisayar Thin Client 96 Bilgisayar Yazıcı 36 Büro Tipi Telefon Makinası 210 Dizüstü Bilgisayar 2 DVD Player 1 El Kamerası 2 El Telsizi 32 Faks Makinası 3 Fotoğraf Makinası 1 Fotokopi Makinası 4 Hesap Makinası 2 Hesap Makinası Şeritli 14 Manyetik Kart Hazırlama Makinası 1 Projeksiyon Cihazı 1 Renkli Kamera 62 Röntgen Cihazı 1 Ses, Işık, Görüntü Sistemi 1 Tarayıcı 1 Telefon Makinası (Norstar) 6 Televizyon 4 Tepegöz 1 Video (Oynatıcı) 6 Video Kayıt Cihazı 1

8 Tablo 3: Müsteşarlık İnternet Portalından Sunulan Hizmetler Sıra No Hizmet Adı 1 Kalite Yönetim Sistemi ( * 2 Hizmet ve Malzeme Talepleri Yönetim Sistemi ( ** 3 HM Intranet Servisi ( 4 HM Personel Güncelleme Modülü 5 Evrak Bilgi Sistemi 6 E-Bütçe 7 Lojman Tahsis Sistemi 8 Yangın Algılama ve Asansör Sistemi 9 Emekli Sandığı Kurum Uygulaması 10 Ayniyat Takip Programı 11 Kamera Takip Sistemi 12 Turnike Geçiş, Araç, Ziyaretçi ve Personel Kayıt Sistemi *Kalite Yönetim Sistemi: İMİD nin sahip olduğu ISO:9000 kalite belgesi çerçevesinde gerekli dokümantasyonun en güncel şeklini barındıran web sitesidir. ** Hizmet ve Malzeme Talepleri Yönetim Sistemi (HTYS): HTYS, hizmet taleplerinin elektronik ortamda alındığı ve sonuçlarının kaydedilerek raporlandığı bir web sitesidir. Diğer sistemlerle organik bir bağı olmayan bu web sitesi İMİD Kalite şubesince yönetilmektedir.

9 4. İNSAN KAYNAKLARI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığında tarihi itibarıyla 249 personel görev yapmaktadır. Birim çalışanlarının %82 sini bay, % 18 ini ise bayan personel oluşturmaktadır. Tablo 4: Personelin Cinsiyete Göre Dağılımı (Kişi Sayısı) Unvan Bay Bayan Toplam Kariyer Meslek Memurları Hazine Uzmanı 2 2 Şube Müdürü (Hazine Uzmanı) Başkan Yardımcısı 2 2 Daire Başkanı 1 1 Ara Toplam (1) Destek Hizmetlerinde Çalışanlar Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Şefi 4 4 Sözleşmeli Personel Şoför Hizmetli Dağıtıcı 3 3 Daktilograf 1 1 Laborant 1 1 Hemşire 2 2 Teknisyen Tekniker 2 2 Memur V.H.K.İ Bilgisayar İşletmeni Şef Diş Tabibi Daire Tabibi 2 2 Mühendis Mimar Ayniyat Saymanı 1 1 Şube Müdürü Başkan Yardımcısı 1 1 Ara Toplam (2) Genel Toplam (1+2)

10 Tablo 5: Birim Personelin Eğitim Durumu Unvan Kariyer Meslek Memurları İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y. Lisans Doktora/Üstü Toplam Hazine Uzmanı 2 2 Şube Müdürü (Hazine Uzmanı) Başkan Yardımcısı Daire Başkanı 1 1 Ara Toplam (1) Destek Hizmetleri Çalışanları Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Şefi Sözleşmeli Personel Şoför Hizmetli Dağıtıcı Daktilograf 1 1 Laborant 1 1 Hemşire 2 2 Teknisyen Tekniker 2 2 Memur V.H.K.İ Bilgisayar İşletmeni Şef Diş Tabibi 2 2 Daire Tabibi Mühendis 2 2 Mimar Ayniyat Saymanı 1 1 Şube Müdürü 8 8 Başkan Yardımcısı 1 1 Ara Toplam (2) Genel Toplam (1+2)

11 Tablo 6: Personelin Hizmet Yılı ve Yaş Grubuna Göre Dağılımı Yaş Grubu Hizmet Süresi Unvan Kariyer Meslek Memurları Şube Müd. (Hazine Uzmanı Hazine Uzmanı Başkan Yardımcısı Daire Başkanı Ara Toplam (1) Destek Hizmetleri Personeli K. Güvenlik Görevlisi K. Güvenlik Şefi Sözleşmeli Personel Şoför Hizmetli Dağıtıcı Daktilograf Laborant Hemşire Teknisyen Tekniker Memur V.H.K.İ Bilgisayar İşletmeni Şef Diş Tabibi Daire Tabibi Mühendis Mimar Ayniyat Saymanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Ara Toplam (2) Genel Toplam (1+2) Toplam Toplam

12 Tablo 7: Personelin Unvan Bazında Şubelere Göre Dağılımı Başkanlık Birim Evrak ve Personel Şb. Genel Evrak Haberleşme ve Arşiv Şb. Bütçe İşlemleri Şb. Satın Alma Şb. Taşınır Mal İşlemleri Şb. Gerçekleştirme İşlemleri Şb. Sosyal ve İdari İşler Şb. Unvan Başkan 1 1 Teknik İşler Şb. Kalite Yönetim Şb. Koruma ve Güvenlik Şb. Kurum Tababliği Başkan Yrd. 3 3 Hazine Uzmanı 2 2 Şube Müdürü (Hazine Uzmanı) Şube Müdürü Ayniyat Saymanı 1 1 Mimar 2 2 Mühendis 2 2 Diş Tabibi 2 2 Daire Tabibi 2 2 Şef Bilgisayar İşl V.H.K.İ Memur Tekniker Teknisyen Hemşire 2 2 Laborant 1 1 Daktilograf 1 1 Dağıtıcı Hizmetli Şoför Sözleşmeli Per K.Güvenlik Şefi 4 4 K.Güvenlik Gör Toplam Toplam

13 Tablo 8: Birim Personelin Kadro Yerlerine Göre Dağılımı Kadro Durumu Personel Sayısı İMİD de Görevli Toplam Personel Sayısı 249 Kadrosu ile İMİD'de Görevli 231 Kadrosu İMİD de Olmayıp İMİD de Görevli 18 Kadrosu İMİD de Olup Başka Birimlerde Görevli 71 İMİD Kadrolu Toplam Personel 302 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı kadrosunda bulunan personelin %76 sı birimde, %24 ü ise diğer birimlerde görev yapmaktadır. İdari ve Mali İşler Dairesinde görev yapan personelin, % 93 ü birim kadrosunda, %7 si ise Müsteşarlığın diğer birimlerinin kadrosunda bulunmaktadır. Tablo 9: Birimlere Göre İMİ Kadrolu Personelin Dağılımı Şube Müdürü Mühendis Şef Tekniker Bilg. İşletmeni VHKİ Memur Hizmetli Dağıtıcı TOPLAM BAK BAKAN ÇALIŞMA GRUBU 2 2 BELEDİYE UZLAŞMA KOM. (KAF) 1 1 DEİ EKA HKK 3 3 HUKUK KAF KİT MAKAM 1 1 MFİB 1 1 PER SAV 1 1 SDK 1 1 SDK/İST SGDB SGM TUGM YBS 1 1 TOPLAM

14 5. SUNULAN HİZMETLER Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğü Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğünde; Birime gelen ve Birimden çıkan her türlü evrak akışının sağlanması ve kaydının yapılması, Birim personel bilgileri, personel hareketleri ile personelin özlük haklarının takip edilmesi, kaydının tutulması iş ve işlemlerini (1) Şube Müdürü, (3) Şef, (3) Memur olmak üzere toplam (7) personel ile yapmaktadır. Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesi Müdürlüğü Genel Evrak, Arşiv ve Haberleşme Şubesi Müdürlüğünde; Hazine Müsteşarlığına gelen ve giden evrak işlemleri yanında kurum arşiv hizmetleri ve telefon operatörlüğü hizmetleri de yürütülmektedir. Gelen evrakın kayda alınması, zimmetle ilgili birim ya da kişiye teslim edilmesi, çıkan evrakın kaydının yapılarak postaya ya da ilgilisine verilecek hale getirilmesi, PTT Şubesine veya ilgilisine teslim edilmesi, kurum arşivi ile ilgili olarak her türlü işlemin koordinasyonu ve yürütülmesi, dışarıdan Hazine ile Dış Ticaret Müsteşarlıklarına gelen telefon aramalarının ilgilisine irtibatlandırılmasının İMİ Dairesi Başkanlığı Kalite Yönetim Sistemine uygun olarak gerçekleştirilmesi iş ve işlemlerini (1) Şube Müdürü, (8) Şef, (6) Bilgisayar İşletmeni, (5) Memur, (6) V.H.K.İ, (2) Dağıtıcı, (3) Hizmetli olmak üzere toplam 31 personel ile yapmaktadır. Bütçe İşlemleri Şubesi Müdürlüğü Bütçe İşlemleri Şubesi Müdürlüğü; Maliye Bakanlığı'nın Bütçe Çağrısı ve Bütçe Hazırlama Rehberi, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığınca hazırlanan Yatırım Genelgesi ve eki Yatırım Hazırlama Rehberi, Yüksek Planlama Kurulunca yayımlanan Orta Vadeli Mali Plan ile Bakanlar Kurulu tarafından kabul edilen Orta Vadeli Programda belirtilen esaslar çerçevesinde İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı ile sorumluluğunda bulunan (Özel Kalem, Müsteşarlık Müşavirliği ile Ekonomi Müşavirlikleri ve Ataşelikleri) birimlerin 3 yıllık bütçe tekliflerinin hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına teslim edilmesi, söz konusu bütçe teklifi ile ilgili Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol

15 Genel Müdürlüğü ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığındaki görüşmelere katılınması, Plan ve Bütçe Komisyonu ile TBMM Genel Kurulu'nda Bütçe Kanun Tasarısının görüşmelerinin takip edilmesi, Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda Başkanlığımıza ve ayrıca Özel Kalem, Müsteşarlık Müşavirliği, Ekonomi Müşavirlikleri ve Ateşeliklerine tahsis edilen ödeneklere ilişkin Ayrıntılı Harcama Programı tekliflerinin hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı'na gönderilmesi, Ayrıntılı Harcama Programının vize işleminden sonra serbest bırakılan ödenekler dahilinde ödenek gönderme belgelerinin düzenlenmesi, ödenekler arasında gerekli aktarma, revize, tenkis işlemlerinin yapılması ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına bildirilmesi ile ödeme emri belgelerini n onaylanarak ilgili Muhasebe Müdürlüklerine gönderilmesi iş ve işlemlerini (1) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (2) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni olmak üzere toplam (4) personel ile yapmaktadır. Satın Alma Şubesi Müdürlüğü İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Satın Alma Şubesi; 4059 sayılı Kanunun atıfta bulunduğu Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında 3046 sayılı Kanunun 29 uncu maddesi çerçevesinde ihtiyaç duyulan bina ve arazinin kiralanması ile gerekli mal ve hizmet alımlarını, (2) Şef, (2) Bilgisayar işletmeni, (3) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (2) Memur ve (1) Hizmetli olmak üzere toplam (9) personel ile yapmaktadır. Taşınır Mal İşlemleri Şubesi Taşınır Mal İşlemleri Şubesi; ilgili yönetmelik hükümleri çerçevesinde satın alma, imalat, üretim, hibe veya protokol ile temin ettiği tüketim ve dayanıklı taşınırların depoya alınması ve kullanıma verilmesi, taşınırlarda oluşacak bozulma, çürüme, zaiyat ve fire gibi çeşitli nedenlerle meydana gelen azalmaların kayıt ve takip edilmesi, stok takip işlemlerinin yapılması, taşınır mal giriş ve çıkışlarında taşınır işlem fişlerinin tanzim ve ilgili defterlere kaydedilmesi, atıl duruma gelen malzemelerin terkin işlemlerinin yapılması, ilgili kurum ve kuruluşlara bedelsiz devir işlemlerinin yapılması, depo stoklarının kontrolü, depoların düzeninin sağlanması ve sayımı, depoların stok durumuna

16 göre ihtiyaç listesi düzenlenmesi ve satın alım için ilgili şubeye bildirimde bulunulması, personelin ihtiyaç duyduğu tüketim ve dayanıklı taşınırların kullanıcılarına tesliminin sağlanması ve gerekli kayıt işlemlerinin yapılması iş ve işlemlerini (1) Ayniyat Saymanı, (1) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (1) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (1) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (5) personel ile yapmaktadır. Gerçekleştirme İşlemleri Şubesi Müdürlüğü Gerçekleştirme İşlemleri Şubesi Müdürlüğü; Müsteşarlığımız yurt dışı teşkilatı idari giderlerinin, birimlerin yurt içi, yurt dışı, geçici ve sürekli görev yolluklarının, merkez (HKK ve SDK hariç) ve yurt dışı teşkilatında çalışan personel ve bakmakla yükümlü oldukları aile fertlerinin tedavi ve ilaç giderlerinin, Başkanlığımız Satın alma Şubesi Müdürlüğünce satın alımı gerçekleştirilmiş her türlü mal ve hizmet faturalarının ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi ile yurt dışı teşkilatında çalışan sigortalı personelin tedavi giderlerine ilişkin belgelerin Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığına iletilmesi iş ve işlemlerini takip ederek; (1) Şube Müdürü, (4) Şef, (2) Bilgisayar İşletmeni, (3) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni ile (6) Memur olmak üzere toplam (16) personel ile yapmaktadır. Sosyal ve İdari İşler Şubesi Müdürlüğü Sosyal ve İdari İşler Şubesi; Dış Ticaret Müsteşarlığı ile müşterek kullanılan hizmet binaları ile Gündüz Bakım Evi ve Pembe Köşkün genel temizlik hizmeti ile ihtiyaç duyulan taşıma taleplerinin; dışarıdan hizmet almak suretiyle yerine getirilmesi, bu hizmetlerin takip ve kontrolünün yapılması hizmet araçlarının sevk ve idaresini sağlanması, Hazine Müsteşarlığının kullanımındaki kamu konutları ile ilgili tahsis ve tahsis sonrası işlemlerin yürütülmesi, diğer kamu kurum ve kuruluşlarından sağlanan kamp kontenjanlarının personele kullandırılması, yönetimi ve işletilmesi, Dış Ticaret Müsteşarlığına ait Gündüz Bakımevine Hazine Müsteşarlığı personelinin 3-6 yaş grubu çocuklarının ayrılan kontenjan dahilinde yerleştirilmesi, Konferans Salonu ve Hazine Sanat Galerisinde; Ulusal ve Uluslararası Basın toplantıları, Seminer, Panel, Sahne gösterisi (Konser, tiyatro vb), Sergiler ve Kokteyl faaliyetleri yapılması ile Spor Salonunun kullandırılması, Hazine ile Dış Ticaret Müsteşarlıkları personeline

17 yönelik her türlü yazı, ilan, broşür ve duyuruların asılmasının sağlanması, açılacak resim ve benzeri sergiler ile kurslar için koordinasyon sağlanması, sergi ile ilgili gerekli duyuru, davetiye ve kokteyl işlerinin yürütülmesi, sanatsal etkinliklerin daha verimli olabilmesi bakımından sanat çevrelerinde gerekli araştırmaların yapılması ve kamu kuruluşlarında bu konularda incelemelerde bulunulması, yapılan stand açma başvuruları değerlendirildikten sonra uygun görülenlere belirlenen yer, gün ve saatlerde gerekli hizmetin sağlanabilmesi için stand açılmasına izin verilmesi ve takibinin yapılması iş ve işlemlerini; (1) Şube Müdürü, (3) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (2) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (4) Memur, (1) Daktilograf, (1) Dağıtıcı, (5) Hizmetli, (1) Tekniker, (3) Teknisyen, (22) Şoför, ve (2) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (46) personel ile yapmaktadır. Teknik İşler Şubesi Müdürlüğü Şube içerisinde yer alan, Anahtar, Kaynak, Marangoz, Boya, Alüminyum, Asma Tavan ve Bölme Pano, İnşaat, Döşeme Atölyeleri, Tesisat, Peyzaj Servisi, Elektrik, Telefon, Asansör, Yangın Otomatik Kontrol Sistemleri ve Fotokopi- Faks Atölyeleri marifetiyle, Müsteşarlık hizmet binalarımızın kullanımına esas olan; ısıtma-soğutma, havalandırma, sıhhi tesisatın uygun şartlarda çalıştırılması, dahili ve harici haberleşme sistemlerinin işletilmesi ve bakımı, elektrik, asansör yangın sitemleri ve otomatik kontrol sistemleri ile fotokopi ve faks makinalarının çalışır halde olabilmesi için gerekli olan teknik bakımların ve sözleşmelerin sağlanması ve takibi, binalarımızın genel amaçlı tamir onarım ve bakım işlerinin yürütülmesi, çalışan tüm personelin kullanımında bulunan yardımcı malzemelerin tamir ve bakımları ile Müsteşarlığımız yeşil alanı ve iç mekan bitkilerinin peyzaj işlerinin yapılması ve Şubenin teknik faaliyetlerini sürdürebilmesi için gerekli kaynağın sağlanmasına yönelik gerekçeli bütçe önerilerinin hazırlanması hizmetlerinin gerçekleştirilmesi iş ve işlemlerini; (2) Mimar, (1) Tekniker, (22) Teknisyen, (2) Hizmetli, (31) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (58) personel ile yapmaktadır.

18 Kalite Yönetim Şubesi Müdürlüğü TS-EN-ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistem standartlarına uygun olarak Başkanlığımız girdi ve kaynaklarının koordine edilerek en uyumlu şekilde çalıştırılmasının sağlanması, gerçekleştirilen faaliyetlerdeki hata seviyesinin sıfıra indirilmesi ve kalite düzeyinin sürekli iyileştirilmesi ile Başkanlığımız faaliyetlerinden etkilenen kişi ve birimlerin memnuniyetinin sağlanması, Kalite Yönetim Sistemi (KYS) oluşturulmasını teminen temel doküman olan Kalite El Kitabının (KEK) hazırlanması, duyurulması ve güncellenmesi, KYS çerçevesinde oluşan kayıtların kontrol yöntemini n belirlenmesi, KYS üzerinden iletişim kurulmasıyla; istek, öneri ve şikayetlerin alınması, değerlendirilmesi, KYS'nin, TS-EN-ISO 9001:2008 standardının şartlarına uyduğunun, etkin olarak uygulandığının teyit edilmesi, varsa eksikliklerinin saptaması için planlı dönemlerde yapılacak iç tetkik faaliyetlerinin yönteminin belirlenmesi, KYS faaliyetlerinde belirlenmiş standart şartlarına göre ortaya çıkan uygunsuzlukların tespiti, tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi, sebeplerinin belirlenmesi, tekrarının ve muhtemel uygunsuzlukların önlenmesine yönelik sistem oluşturulması, KYS'nin yeterliliğinin ve etkinliğinin değerlendirmesi, değişiklik ve diğer gereksinimlerin belirlenmesi amacıyla planlı aralıklarla yapılan Yönetimin Gözden Geçirme toplantılarına yönelik yöntem oluşturulması ve sonuçların izlemesi, Başkanlık faaliyet raporlarının hazırlanması, Başkanlık Makamının istediği hususlarda en kısa sürede gerekli araştırmaların yapılması, sonuçların sunulması ve gerektiğinde araştırmayla ilgili birimlerin yönlendirilmesi, Başkanlık İntranet Sayfasının ve KYS Web Sitesinin güncellenmesi ile İMİD Başlanlığı duyurularının e-posta ile bildirilmesi iş ve işlemlerini; (1) Şube Müdürü, (1) Bilgisayar İşletmeni, (1) Memur olmak üzere toplam (3) personel ile yapmaktadır. Ayrıca, Kalite Yönetim Şubesi nde Başkan tarafından verilen konuları araştırmak, raporlayarak sunmak ve Kalite Yönetim Şubesi ile ilgili verilen görevleri de yerine getirmekten sorumlu (5) Şube Müdürü, (2) Hazine Uzmanı ve (2) Mühendis olmak üzere toplam (9) personelden oluşan Araştırma, Geliştirme ve Danışma Grubu görev yapmaktadır.

19 Kurum Tabipliği Kurum Tabipliği, Hazine Müsteşarlığı personeli ve bakmakla yükümlü oldukları kişilere yönelik koruyucu sağlık hizmetleri ile kendi başvuruları üzerine birinci basamak ayakta teşhis, laboratuvar hizmetleri, tedavi ve rehabilite edici sağlık hizmetleri ve Hazine Müsteşarlığı yerleşkesi içindeki acil müdahalenin verildiği hizmet birimidir. Kurum Tabipliğinde; (2) Daire Tabibi, (2) Diş Tabibi, (2) Hemşire, (1) Laborant, (1) Şef, (1) Bilgisayar İşletmeni, (1) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (3) Sözleşmeli Personel olmak üzere toplam (13) personel görev yapmaktadır. Koruma ve Güvenlik Şubesi Müdürlüğü Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlıkları yerleşkesi içerisinde sabotaj, yangın, soygun, yağma, zorla işten alıkoyma gibi her türlü tehlikeye karşı devlet malı ve personelinin korunma ve kollanması; kurum personeli, geçici personel ve misafirler ile malzeme getiren araçların güvenli ve kontrollü bir şekilde yerleşkeye giriş-çıkışlarının sağlanması iş ve işlemleri; (4) Koruma ve Güvenlik Şefi, (1) Şef, (1) Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni, (2) Memur, (3) Teknisyen ve (31) Koruma ve Güvenlik Görevlisi olmak üzere toplam (42) personel ve Özel Güvenlik Görevlisi ile yapılmaktadır.

20 6. YÖNETİM VE İÇ KONTROL Müsteşarlık faaliyetlerinin eşgüdüm içinde yürütülmesini sağlamak için Müsteşar başkanlığında birim amirleriyle düzenlenen periyodik yöneticiler toplantılarına Başkanlığımızca aktif katılım sağlanmaktadır. 26 Aralık 2007 tarihli Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ve Stratejik Plan çerçevesinde Müsteşarlığımızda uluslararası en iyi uygulamalar seviyesinde bir iç kontrol sistemi kurulmasına yönelik çalışmalara tarafımızca da katkı sağlanmaktadır.

21 II. AMAÇ VE HEDEFLER A. BİRİMİN AMAÇ ve HEDEFLERİ Hazine Müsteşarlığı Stratejik Planında yer alan stratejik önceliklerden; İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığının dolaylı ilişkili olduğu ve destek vereceği hedefler şunlardır: Kurumsal ve Yönetsel Mükemmeliyeti Sağlamak amacı kapsamında; Araştırma geliştirme ve yenilikçilik yaklaşımının kurum kültürünün bir parçası haline getirilmesi İnsan kaynakları yönetiminin geliştirilmesi Sürekli performans iyileştirme anlayışının hakim kılınması Bilişim teknolojileri yönetişiminin uluslararası en iyi uygulamalar seviyesine çıkarılması Kurumsal iletişimin güçlendirilmesi B. TEMEL POLİTİKALAR ve ÖNCELİKLER Temel politika ve önceliklerimizin belirlenmesinde; Dokuzuncu Kalkınma Planı, Bilgi Toplumu Stratejisi ve Orta Vadeli Mali Plan ile Hazine Müsteşarlığı Stratejik Planı ( ) esas alınmış olup bu çerçevede; Başkanlığımız için en önemli stratejik amaç Kurumsal ve Yönetsel Mükemmeliyet olarak belirlenmiştir.

22 III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. MALİ BİLGİLER 1. Bütçe Uygulama Sonuçları Başkanlığımız 2008 yılı içinde görev ve sorumluluklarının ifası için kendisine tahsis edilen toplam TL lik ödeneğin TL sini kullanmıştır. Toplam ödeneğin ve harcamaların son üç yılda ki dağılımı aşağıda Grafik 1 ve Grafik 2 de gösterilmiştir. Grafik 1: İMİD Yıllara Göre Ödenek Tahsis Durumu Tutar TL TL TL TL TL TL TL TL TL - TL TL 2006 YILI ÖDENEK TUTARI TL TL 2007 YILI ÖDENEK TUTARI Yıllar 2008 YILI ÖDENEK TUTARI Grafik 2: İMİD Yıllara Göre Ödenek Harcama Durumu Tutar TL TL TL TL TL TL TL TL - TL TL 2006 YILI HARCAMA TUTARI TL 2007 YILI HARCAMA TUTARI TL 2008 YILI HARCAMA TUTARI Yıllar

23 2008 Yılı İMİD Operasyonel Harcamaları ve Gerçekleşmeler 01.1 Memurlar (Personel Giderleri) 2008 yılı ödeneği YTL olup, bu tertibe YTL ödenek eklenmiş ve yıl sonu ödeneği YTL olmuştur. Harcama ,22 YTL, harcama oranı %99,97 olarak gerçekleşmiştir Sözleşmeli Personel (Personel Giderleri) 2008 yılı ödeneği YTL olup, Harcama ,50 YTL, harcama oranı %98,58 olarak gerçekleşmiştir Memurlar (Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri) 2008 yılı ödeneği YTL olup, Harcama ,18 YTL, harcama oranı % 89,43 olarak gerçekleşmiştir Sözleşmeli Personel (Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri) 2008 yılı ödeneği YTL olup, Harcama YTL, harcama oranı % 87,17 olarak gerçekleşmiştir Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda YTL ödenek tahsis edilmiş olup, Başkanlığımız tertibinden YTL ödenek eklenmiş ve yıl sonu ödeneği YTL olmuştur. Harcama YTL, harcama oranı %89,70 olarak gerçekleşmiştir ,18 YTL lik kalan ödenek ise Maliye Bakanlığının tarih ve sayılı 2008 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Genelgesinin (Sıra No:4) harcamalarda tasarruf sağlanması amacı nedeniyle kullanılamamıştır Yolluklar Bu tertibe 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda YTL ödenek tahsis edilmiş ve harcama YTL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı 33,61 dir.

24 03.4 Görev Giderleri Bu tertibe 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda YTL ödenek tahsis edilmiş ve harcama YTL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı % 46,66 dir Hizmet Alımları 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe YTL ödenek tahsis edilmiş olup, Döviz kurlarındaki artış nedeniyle Müsteşarlığımız hizmet binasının Elektrik, Su, Doğal gaz ve Akaryakıt vb. giderlerine mevcut ödeneğin yeterli olmayacağı gerekçesiyle tedbiren bu tertibden Başkanlığımız Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları tertibine YTL ödenek aktarılmış olup, toplam ödenek YTL olmuştur. Harcama ,08 YTL, harcama oranı %92,58 olarak gerçekleşmiştir Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile bu tertibe YTL ödenek tahsis edilmiştir. Harcama YTL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı % 96,46 dır ,18 YTL lik kalan ödenek ise Maliye Bakanlığının tarih ve sayılı 2008 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Genelgesinin (Sıra No:4) harcamalarda tasarruf sağlanması amacı nedeniyle kullanılamamıştır Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri 2008 yılında YTL ödenek tahsis edilmiştir. Hizmet binalarındaki kullanım ömürleri dolmuş tamiri mümkün olmayan teçhizatların yenilenmesi ile tadil ve onarımlarının yapılması, personel çalışma alanlarının daha fonksiyonel hale getirilerek verimliliğin artırılması ve yeni atanan personel için çalışma alanları ihdas edilebilmesine yönelik bölme pano yapımında kullanılmak üzere, alçıpan ihtiyaçlarının karışanabilmesini teminen bu tertibe, Müsteşarlık Müşavirliğinin Yolluklar tertibinden YTL lik ödenek aktarılmıştır. Yıl sonu ödeneği toplam YTL olmuştur. Bu tertipden YTL harcama yapılmış, harcama oranı %71,16 olarak gerçekleşmiştir.

25 03.9 Tedavi ve Cenaze Giderleri 2008 yılında YTL ödenek tahsis edilmiştir. Bu tertipten YTL ödenek Müsteşarlığımız birimlerinin ihtiyaçlarını karşılamak için düşülmüş olup, toplam ödenek YTL olmuştur. Harcama 496,226,89 YTL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı %94,97 dir Cari Transferler 2008 yılı bütçe ödeneği YTL olup, Bu ödeneğin tamamı Merkez Teşkilatı için Dış Ticaret Müsteşarlığının yemekhane yönetimi hesabına aktarılmıştır Mamul Mal alımları Bu tertibe YTL ödenek tahsis edilmiş olup, harcama YTL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı 14,82 dir Gayrimenkul Büyük Onarım Giderleri Müsteşarlığımız Hizmet Binasının büyük onarım giderleri için YTL ödenek tahsis edilmiş olup, 2008 Yılı Yatırım Programında yer alan 2008K proje numaralı İdari Bina Onarımı projesi kapsamında, Hizmet Binasının Büyük Onarım işleri için Bayındırlık ve İskan Bakanlığının Gayrimenkul Büyük Onarım Giderleri tertibine YTL ödenek aktarılmıştır. Başkanlığımızca harcama YTL olarak gerçekleşmiştir.

26 ÖZEL KALEM Grafik 3: ÖZEL KALEM Yıllara Göre Ödenek Tahsis Durumu Tutar TL TL TL TL TL TL TL TL TL TL - TL TL TL 2006 YILI ÖDENEK TUTARI 2007 YILI ÖDENEK TUTARI Yıllar TL 2008 YILI ÖDENEK TUTARI Grafik 4: ÖZEL KALEM Yıllara Göre Ödenek Harcama Durumu TL TL TL Tutar TL TL TL - TL 2006 YILI HARCAMA TUTARI 2007 YILI HARCAMA TUTARI Yıllar 2008 YILI HARCAMA TUTARI 03.2 Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda YTL ödenek tahsis edilmiş ve harcama YTL, harcama oranı % 95,91 olarak gerçekleşmiştir. 245,17 YTL lik kalan ödenek ise Maliye Bakanlığının tarih ve sayılı 2008 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Genelgesinin (Sıra No:4) harcamalarda tasarruf sağlanması amacı nedeniyle kullanılamamıştır.

27 03.3 Yolluklar Bu tertibe 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda YTL ödenek tahsis edilmiş ve harcama YTL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı % 42,95 dır Hizmet Alımları 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe YTL ödenek tahsis edilmiş ve harcama YTL, harcama oranı % 65,52 olarak gerçekleşmiştir Temsil ve Tanıtma Giderleri 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe YTL ödenek tahsis edilmiş ve harcama YTL, harcama oranı % 65,83 olarak gerçekleşmiştir Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile bu tertibe YTL ödenek tahsis edilmiştir. Harcama YTL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı % 73,99 dir ,87 YTL lik kalan ödenek ise Maliye Bakanlığının tarih ve sayılı 2008 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Genelgesi nin (Sıra No:4) harcamalarda tasarruf sağlanması amacı nedeniyle kullanılamamıştır Tedavi ve Cenaze Giderleri 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe YTL ödenek tahsis edilmiş olup, Müsteşarlığımız Özel Kalemine İç Denetçilerinin atanması nedeniyle ödenek yetersiz kalmış olup, Bu tertibe Başkanalığımız Tedavi ve Cenaze Giderleri Tertibinden YTL aktarma yapılmış, Yıl sonu ödeneği YTL, harcama YTL, harcama oranı %66 olmuştur.

28 MÜSTEŞARLIK MÜŞAVİRLİĞİ Grafik 5: Müsteşarlik Müşavirliği Yıllara Göre Ödenek Tahsis Durumu TL TL TL TL Tutar TL TL TL TL TL - TL 2006 YILI ÖDENEK TUTARI 2007 YILI ÖDENEK TUTARI 2008 YILI ÖDENEK TUTARI Yıllar Grafik 6: Müsteşarlik Müşavirliği Yıllara Göre Ödenek Harcama Durumu Tutar TL TL TL TL TL TL TL TL TL - TL TL 2006 YILI HARCAMA TUTARI TL 2007 YILI HARCAMA TUTARI Yıllar TL 2008 YILI HARCAMA TUTARI 03.2 Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda YTL ödenek tahsis edilmiş olup, Bu tertibden 400 YTL ödenek düşülmüş, toplam ödenek YTL olmuştur. Harcama 655,00 YTL ve harcama oranı %24,42 YTL dir. Kalan 945,10 YTL lik ödenek ise Maliye Bakanlığının tarih ve sayılı 2008 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Genelgesinin (Sıra No:4) harcamalarda tasarruf sağlanması amacı nedeniyle kullanılamamıştır.

29 03.3 Yolluklar Bu tertibe 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda YTL ödenek tahsis edilmiş olup, bu tertipten Müsteşarlığımız İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığının Gayri Menkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri tertibine YTL ve Müsteşarlığımız Banka ve Kambiyo Müdürlüklerinin Gayri Menkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri tertibine YTL aktarma yapılmış olup toplam ödenek YTL olmuştur. Harcama YTL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı %0,040 dır Hizmet Alımları 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe YTL ödenek tahsis edilmiş olup, bu tertibe Müsteşarlık Müşavirliğinin tertibinden 400,00 YTL ödenek eklenmiştir. Yıl sonu toplam ödenek 2.400,00 YTL olup harcama YTL, harcama oranı % 93,29 olarak gerçekleşmiştir Tedavi ve Cenaze Giderleri 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe YTL ödenek tahsis edilmiştir. Harcama YTL ve harcama oranı %84,38 olarak gerçekleşmiştir.

30 EKONOMİ MÜŞAVİRLİKLERİ VE ATEŞELİKLERİ Grafik 7: Ekonomi Müşavirlikleri ve Ateşelikleri Yıllara Göre Ödenek Tahsis Durumu Tutar TL TL TL TL TL TL TL TL TL TL TL 2006 YILI ÖDENEK TUTARI TL 2007 YILI ÖDENEK TUTARI Yıllar TL 2008 YILI ÖDENEK TUTARI Grafik 8: Ekonomi Müşavirlikleri ve Ateşelikleri Yıllara Göre Ödenek Harcama Durumu Tutar TL TL TL TL TL TL TL TL TL 2006 YILI HARCAMA TUTARI TL 2007 YILI HARCAMA TUTARI Yıllar TL 2008 YILI HARCAMA TUTARI 03.2 Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Bu tertibe 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda YTL ödenek tahsis edilmiş ve harcama ,32 YTL, harcama oranı % 66,27 olarak gerçekleşmiştir ,68 YTL lik kalan ödeneğin ise Maliye Bakanlığının

31 tarih ve sayılı 2008 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Genelgesinin (Sıra No:4) harcamalarda tasarruf sağlanması amacı nedeniyle kullanılamamıştır Yolluklar Bu tertibe 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda YTL ödenek tahsis edilmiş ve harcama ,74 YTL olarak gerçekleşmiştir. Harcama oranı % dir Hizmet Alımları 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe YTL ödenek tahsis edilmiş ve harcama ,97 YTL, harcama oranı % 32,40 olarak gerçekleşmiştir Temsil ve Tanıtma Giderleri 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe YTL ödenek tahsis edilmiş ve harcama YTL, harcama oranı % 42,98 olarak gerçekleşmiştir Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri 2008 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununda bu tertibe YTL ödenek tahsis edilmiş ve harcama ,86 YTL, harcama oranı % 42,57 olarak gerçekleşmiştir ,14 YTL lik kalan ödenek ise Maliye Bakanlığının tarih ve sayılı 2008 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Genelgesinin (Sıra No:4) harcamalarda tasarruf sağlanması amacı nedeniyle kullanılamamıştır Tedavi ve Cenaze Giderleri 2008 yılı ödeneği YTL olarak tahsis edilmiştir. Bu tertibe YTL ödenek eklenmiş ve yıl sonu ödeneği YTL olmuştur. Harcama ,13 YTL, harcama oranı % 86 olarak gerçekleşmiştir.

32 2. Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar : 03 Mal ve Hizmet Alım Giderleri: Maliye Bakanlığının tarih ve sayılı 2008 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Genelgesinin (Sıra No:4) harcamalarda tasarruf sağlanması amacı nedeniyle kullanılamamıştır. 06 Sermaye Giderleri: Müsteşarlık Binası çalışma odalarının yer kaplama değiştirilme işleri halılarla birlikte alçıpanlar ve üst tavanlarında değişmesini gerektirdiğinden, maliyetin artması nedeniyle, Müsteşarlık Makamının bilgisi dahilinde bu işlerin yapılmasından vazgeçilmiş olup, 2009 Yılı Bütçesine de bu amaçla ödenek konulmamıştır. Müsteşarlık Hizmet Binasının Kalorifer, hidrofor, klima sistemi, tesisat vanalarında yıl içerisinde meydana gelebilecek arızalara karşı her yıl bütçeye bakım ücreti adı altında tahsis edilen ödenek, 2008 yılında arızaların olmaması nedeniyle harcanmamıştır. Bilgisayar, fotokopi, faks cihazı vb. Büro malzemesi ve makineleri alımlarına yönelik ayrılan ödenekden, 2009 yılı içerisinde İstanbul da düzenlenecek olan IMF ve Dünya Bankası yıllık toplantıları için alınan malzemelerin toplantı sonrasında Müsteşarlığımızda değerlendirilmesi öngörüldüğünden harcama yapılmamıştır. Müsteşarlığımız Hizmet Binasının büyük onarım giderleri ve mantolama işlerinin yapılması için TL tahsis edilen ödenekten, TL ödenek Bayındırlık ve İskan Bakanlığı Bütçesine aktarılmıştır. İhale tarihinde, yer teslimi ise tarihi itibari ile yapılmış, ancak mali yılın sona ermesi nedeniyle işe ait 2008 yılı program ödeneği harcanamadığı için iptal edilmiştir.

33 B. PERFORMANS BİLGİLERİ 1. Personel Hareketleri Faaliyet dönemi içerisinde, Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğünden (1) Şef Başkanlığımızda göreve başlamıştır. Öte yandan Bakan Çalışma Grubuna geçici görevle (1) Memur, Dış Ticaret Müsteşarlığından geçici görevle gelen (1) Koruma Güvenlik Görevlisi kurumuna, Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğüne (1) Bilgisayar İşletmeni, Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığına (1) Memur ve Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğüne (1) Bilgisayar İşletmeni naklen ve 5 personel de emekli olmak üzere toplam 10 personel Başkanlıktan ayrılmış bulunmaktadır 2. Eğitim Faaliyetleri Faaliyet dönemi içinde, birim bünyesinde görev yapan personelin ilgili oldukları konulardaki yenilikleri takip edebilmeleri ve eksikliklerini tamamlamaları amacıyla Kurum içi ve Kurum dışında eğitim almaları sağlanmıştır. Bu kapsamda, alınan eğitim konuları ile bu faaliyetlere katılan birim personel sayısı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Tablo 11: Alınan Eğitimler Eğitimin Konusu Eğitimi Veren Kurum/Yer Kişi Sayısı Proje Yönetimi HM/Personel Dairesi Bşk. TODAİ Sürekli Eğitim Merkezi 1 Avanslar ve Analitik Bütçeleme HM/İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 14 Kamu İhale Süreci HM/İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 14 Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar HM/İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 14 AB ye Yönelik Proje Hazırlanması ve HM/Personel Dairesi Bşk. Değerlendirilmesi /TODAİ Sürekli Eğitim Merkezi 1 Süreç Yönetimi HM/PTT Eğitim Merkezi 1 2.İç Hastalıkları Günleri A.Ü.Tıp Fakültesi 2 İç Hastalıkları XIII.Mezuniyet Sonrası Hacettepe Üniversitesi/ Swiss Eğitim Otel 1 Kurumsal Mükemmelliyet HM/Müsteşarlık Makamı 1

34 Eğitimin Konusu Bilgisayar Eğitimi (Word-Excell-Web) Eğitimi Veren Kurum/Yer HM/Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü HM/Personel Dairesi Bşk. Kişi Sayısı Türkiye de ve Dünya da Kalkınma Bankacılığı Sayılı Kanun ve Kamu HM/Personel Dairesi Bşk. Harcamalarının Denetlenmesi 16 İlk Yardım Eğitimi HM/Personel Dairesi Bşk. 13 Analitik Bütçe Sınıflandırması HM/Personel Dairesi Bşk. 7 Bütçe Yönetim Enformasyon Sistemi HM/Personel Dairesi Bşk. 17 Beden Dili ve Kişisel İmaj Oluşturma HM/Personel Dairesi Bşk. 17 Etkin konuşma ve Diksiyon HM/Personel Dairesi Bşk. 19 Halkla İlişkiler HM/Personel Dairesi Bşk. 19 İkna ve Müzakere Teknikleri HM/Personel Dairesi Bşk. 1 Kurum İçi İletişim HM/Personel Dairesi Bşk. 20 Protokol Kuralları HM/Personel Dairesi Bşk. 24 Rapor Yazma Teknikleri HM/Personel Dairesi Bşk. 10 Stres Yönetimi HM/Personel Dairesi Bşk. 2 Telefonda Etkili İletişim HM/Personel Dairesi Bşk. 9 Zaman Yönetimi HM/Personel Dairesi Bşk. 1 TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi HM/İdari ve Mali İşler Dairesi Temel Eğitimi Başkanlığı 39 Kalite Yönetim Sistemi Dökümantasyon HM/İdari ve Mali İşler Dairesi Eğitimi Başkanlığı 39 Hizmet İçi Talep Sistemi HM/İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 253 İç Tetkik Eğitimi HM/İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 36 Proseslerin Yönetimi, Etkileşimi ve HM/İdari ve Mali İşler Dairesi İyileştirme Teknikleri Eğitimi Başkanlığı 36 ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi HM/Personel Dairesi Bşk. 1 Performans Yönetimi HM/Personel Dairesi Bşk. 1 Proje Yönetimi HM/Personel Dairesi Bşk. 1 Temel Ekonomi HM/Personel Dairesi Bşk. 1 Temel Finansman Bilgisi HM/Personel Dairesi Bşk. 1 Zaman Düzenleme HM/Personel Dairesi Bşk. 1 Kelime İşlemci (Bilgisayar Eğitimi) Elektronik Hesap Tablosu (Bilgisayar Eğitimi) Veri Tabanı Uygulamaları (Bilgisayar Eğitimi) Web Tasarımı (Bilgisayar Eğitimi) Outlook (Bilgisayar Eğitimi) HM/Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü HM/Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü HM/Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü HM/Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü HM/Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü

35 3. Evrak Kayıt ve Haberleşme Hizmetleri Hazine Müsteşarlığına posta, kargo ya da kurye ile veya elden gelen evrakın zarfları açılarak tasnif edilmekte, resmi yazılara ilişkin evrakın kayıt ve bilgisayar giriş işlemleri yapılarak, acil ise hemen, acil değil ise her gün sabah saat 10:00 ile öğleden sonra 15:00 olmak üzere günde iki kez ilgili birimlere zimmetle teslim edilmektedir. Posta yoluyla, kargo ya da kurye ile veya elden gelen personele ait şahsi evrak/ zarflar ise personelin bağlı bulunduğu birimin posta kutusuna bırakılmaktadır. Çıkış numarası alan her türlü evrak posta ile gidecekse Normal Posta, APS, Taahhütlü, İadeli Taahhütlü ve Yurt Dışı olarak sınıflandırılıp gerekli kayıtlar yapıldıktan sonra zimmet karşılığında PTT ye teslim edilmektedir. Evrakların bir sureti çıkış kayıt numara sırasına göre aylık olarak ciltlenerek muhafaza edilmektedir. Müsteşarlık Makamının talimatları gereği, Bakan ve Müsteşar imzalı yazılar ile onayların birer örneği, çıkış numarası aldıktan sonra, ekleriyle birlikte zimmet karşılığı ilgili özel büroya teslim edilmektedir. Hazine Müsteşarlığının toplam 72 adet Resmi Gazete aboneliği bulunmaktadır. Söz konusu gazeteler, günlük olarak Başbakanlık Basımevi nden alınıp tespit edilen miktarlarda ilgili birimlerin posta kutularına bırakılmaktadır Genel Evrak Kayıt İşlemleri döneminde gelen ve giden olmak üzere toplam evrak kaydı gerçekleştirilmiştir. Söz konusu evrak sayısının adedi gelen adedi ise giden evraka aittir. Tablo 12: Genel Evrak Gelen/Giden Kaydı Evrakın Türü Adet Genel Evrak Gelen Genel Evrak Giden Toplam

36 Tablo 13: Genel Evrak Kaydının Birimlere Göre Dağılımı (Adet) Birimi Gelen Giden Toplam Müsteşarlık Makamı Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığı Sigorta Denetleme Kurulu Başkanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı Hukuk Müşavirliği Müsteşarlık Müşavirliği 1-1 Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü KİT Genel Müdürlüğü Dış Ekonomik İlişkiler Genel Müdürlüğü Banka ve Kambiyo Genel Müdürlüğü Sigortacılık Genel Müdürlüğü Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğü Ekonomik Araştırmalar Genel Müdürlüğü Personel Dairesi Başkanlığı İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği Savunma Uzmanlığı Tutanakla İptal Edilen İade Edilen Evrak ( Müsteşarlık Dışı ) Genel Toplam yılı faaliyet dönemi içinde, gelen ve giden olmak üzere toplam genel evrak kaydı gerçekleştirilmiştir.

37 Grafik 9: Genel Evrak (Gelen/Giden) Kaydının Birimlere Göre Dağılımı (Son İki Yılın Karşılaştırması) 2007 GELEN 2007 GİDEN 2008 GELEN 2008 GİDEN MÜS.MAK. HKK SDK İÇ DEN HUK MÜS.MÜŞ KAF KİT DEİ BAK SGM YSGM TUGM EKA PER İMİ SGDB BASIN SAV TUTANAK İPTAL İADE Tablo 14: Giden Evrakın Teslim Şekline Göre Dağılımı Teslim Şekli Miktar (Adet ) PTT (Posta) Taahhütlü Normal Aps 49 Elden Teslim Onay Zimmet Toplam Posta kanalı ile gönderilen adet evrak için faaliyet dönemi içerisinde toplam ,80 YTL harcama yapılmıştır.

38 Grafik 10: Evrakın Teslim Şekline Göre Dağılımı (Son 3 Yıl) PTT (Posta) Elden Teslim PTT (Posta) Elden Teslim PTT (Posta) Elden Teslim Birim Evrak Kayıt İşlemleri Faaliyet dönemi içinde, Birim Evrak ve Personel Şubesi Müdürlüğünde toplam adet evrak hareketi gerçekleştirilmiştir. Söz konusu evrakın adedi gelen, adedi giden yazışmadan oluşmaktadır. Ayrıca, dönem içerisinde Sağlık Ünitesinden faydalanmak üzere adet hasta sevk belgesi düzenlenmiş ve kayda alınmıştır. Birim Evrak hareketlerinin dökümü aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Tablo 15: Birim Evrak Hareketleri Evrakın Türü Adet Gelen Evrak Giden Evrak Toplam Kurum Arşivi Hizmetleri Faaliyet dönemi içinde B3 katındaki Arşiv bölümünde yangın, su baskını ve benzeri tehlikelerden korunması yönünde tedbirler alınmış, böcek ve haşerelere karşı ilaçlatma ve belirli periyotlar halinde temizlik yaptırılmıştır.

39 Hazine Müsteşarlığının 2007 yılına ilişkin Kurum Arşiv Faaliyet Raporu düzenlenerek Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilmiştir. Ocak ayı içerisinde Müsteşarlığımız tüm birimlerine yazı yazılarak; son işlem tarihi üzerinden 15 yılını doldurmuş bulunan evraklar üzerinde çalışmalara başlanılması ve bu malzemelerle ilgili olarak yapılacak ayıklama ve imha çalışmaları sonucunda arşiv ve arşivlik malzeme çıkması halinde, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredileceği, imhalık malzemelerin ise ayrılarak Başkanlığımız koordinesinde imha işlemi yapılması gerektiği bildirilmiştir. Birimlerden dağıtımlı bir yazı ile ayıklama ve imha komisyonlarında değişiklik olup olmadığının Başkanlığımıza bildirilmesi istenilmiş olup, gelen cevabi yazılar doğrultusunda gerekli çalışmalar yapılarak yeni bir Makam Onayı alınmıştır. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından gönderilen Dosya Planları ile Arşiv Malzemesi Tespit Formları nın birleştirilmesi suretiyle belgenin üretim aşamasından itibaren akıbetinin tayin edilmesinin doğru bir yöntem olacağı düşüncesinden hareketle bu iki çalışmanın Saklama Süreli Dosya Planı adı altında Müsteşarlığımızda yapılacak çalışmalarla ile ilgili olarak yetkili elemanlar ve kurum temsilcileri tarafından müştereken yürütüleceğine dair yazı, görevlendirilmesi istenilen Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilmiştir. Tamamlanmış olan Standart Dosya Planı Çalışması, Saklama Süreli Dosya Planı çalışmalarında da kullanılmak üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü uzmanlarına sunulmuştur. Organizasyon şemalarında değişiklik olması nedeniyle, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı ile Banka ve Kambiyo Genel Müdürlüğüne ait Haberleşme Kodları yeniden düzenlenerek, Başbakanlık Bilgi İşlem Başkanlığına bildirilmiştir.

40 Personel Dairesi Başkanlığı ve Hazine Kontrolörleri Kurulu Başkanlığına ait imhalık malzemenin imha işlemleri prosedüre uygun olarak yapılmıştır. İlgili birimle birlikte yapılan imha işleminden sonra belgelerin birer suretleri adı geçen birime gönderilmiştir Santral Haberleşme Hizmetleri Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlıklarına içeriden ve dışarıdan gelen çağrıların alınması ve ilgililerine yönlendirilmesi işlemleri, telefon santralinde görevli 6 personelle sürdürülmekte ve öğle saatlerinde 1 nöbetçi personel bulundurularak hizmet verilmektedir. Ayrıca, yeni atama, yer değiştirme ve emeklilik gibi nedenlerle dahili telefon numarası değişiklikleri, ilgili birimlerden alınan listeler ile sürekli güncellenmiş ve hizmetin aksatılmadan yürütülmesi sağlanmıştır. 4. Satın Alma Hizmetleri 2008 Mali Yılı Bütçe Kanununda tahsis edilen ödenekler çerçevesinde, Müsteşarlığımız faaliyetlerinin sürdürülebilmesi için gerekli olan hizmetlerin, mal ve malzemelerin mer i mevzuat çerçevesinde temin edilmesi hususunda gerekli çalışmalar şubemizce 2008 yılı içerisinde de sürdürülmüştür. Bu bağlamda; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında açık ihale usulü ile aşağıdaki tabloda belirtilen ihaleler yapılarak hizmet sürekliliği sağlanmıştır.