BELEDİYELERDE PERFORMANSIN ÖNEMİ VE GEREĞİ

Transkript

1

2 BELEDİYELERDE PERFORMANSIN ÖNEMİ VE GEREĞİ Kanuni denetimlerin kamu harcamalarının denetiminde yetersiz kalması, Halkın kamu kesimi tarafından sunulan hizmetlerin nitelik ve niceliklerini daha fazla sorgulaması, Medya ve kamuoyunun kamu yönetiminin faaliyetlerini daha duyarlı izlemesi, Bu ve benzeri nedenler, ülke yönetimlerinin yeni ve farklı denetim uygulamalarına gitmelerine neden olmuştur.

3 Belediyelerde Performans Yönetimini Gerekli Kılan Hususlar Kaynak Kullanımı ; temelde toplum tarafından oluşturulmuş olup, topluma hizmet amacıyla, toplumun zaten kıt olan kaynaklarını kullanmaktadır. Toplumsal Sorumluluk ; belediye hizmetlerinde etkinlik, kalite ve verimlilik anlayışı, belediyelerin topluma karşı görevi ve varlık gerekçesinin sonucudur. Kanuni Sorumluluk ; Belediyelerde etkinlik, verimlilik ve kalite artışı, toplumsal zaruretin yanı sıra hukuki bir zorunluluktur sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik, Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile belediyelere bu alanda zorunluluk getirilmektedir.

4 Belediyelerde Performans Yönetimini Gerekli Kılan Hususlar Yeni Kamu Yönetimi Anlayışı ; Toplam Kalite Yönetimi, ISO 9001 kalite yönetim sistemi, yeniden yapılandırma, kıyaslama gibi işletme yönetimi alanındaki gelişmeler, belediyelerde de uygulama alanı bulmaya başlamıştır. Şeffaflık ve Hesap Verilebilirlik ; Demokratik kültürün gelişmesi ve kamu yönetiminde yeni gelişmeler, şeffaflığı ve kamu yönetiminin yönetilenlere hesap verebilmesini esas almaktadır.

5 Performans Yönetimi Bir kurumun, kuruluş amaç ve hedefleri doğrultusunda ürettiği/sunduğu mal ve hizmetleri başarılı bir biçimde gerçekleştirebilmesi için kullandığı yol, yöntem ve araçlar konusunda yapılan faaliyetlerdir. Performans: Performansın değişik tanımları göz önüne alındığında, bu kavramın hem hedeflere ulaşım seviyesini hem de hedefe ulaşım çalışmalarının etkinlik ve verimliliğini kapsadığını görülmektedir. Hedeflere ulaşmak için kullanılan kaynakların ne kadar verimli kullanıldığı, iş yapma biçimimizin ne kadar doğru olduğu, çabalar sonucu elde edilen sonuçların bizi hedefe ne kadar yaklaştırdığı gibi hususlar da performans kavramının içinde yer almalıdır. Etkinlik Verimlilik Tutumluluk

6

7 Performans Yönetimi Nedir? Performans yönetimi, örgütün istenen amaçlara yöneltmek için örgütün mevcut ve geleceğe ilişkin durumları ile ilgili bilgi toplama, bunları karşılaştırma ve performansın sürekli gelişimini sağlayacak yeni ve gerekli etkinlikleri başlatma ve sürdürme görevlerini yüklenen bir yönetim İyileştirmeye dönük eylemler Strateji: Amaç ve Hedefler Performans ölçülerinin belirlenmesi sürecidir. Bilgini raporlanması Somut hedeflerin seçilmesi Bilgi sağlanması

8 Performans Değerlendirme/Ölçüm Bir kişi veya kurumun amaçlarına ulaşmak için yaptığı çalışmaların bu amaçlara ne kadar uygun olduğunun, bir başka ifade ile yeterliliğinin ölçülmesidir. Bir kurumun performansının ölçülmesinde kullanacak kriterler neler olmalıdır? Kalite Karlılık Verimlilik Maliyet Yenilik Müşteri Memnuniyeti Çalışanların Memnuniyeti

9 Performans Değerlendirme/Ölçüm Performans yönetimini gerçekleştirebilmek için gerekli en önemli şartlardan biri, kurum için geçerli bir ölçüm modelinin geliştirilmesidir. Performans yönetiminden amaç, etkin olabileceğimiz alanlardaki etkinliğimizin ölçümü olduğuna göre, performans yönetimi örgüt, sistem, süreç ve çalışanlar üzerine bina edilmelidir. Organizasyonlar, stratejilerine göre bir performans tanımı yapmalı ve buna göre en uygun performans ölçüm sistemini ve kriterlerini kullanmalıdır.

10 Performans Değerlendirme Niçin Yapılır? Böylesi bir çalışmanın yapılmasından amaç, sadece kurumun başarı karnesini görmek değil, karneyi görerek, bundan sonra daha iyiye ulaşmak için neler yapılması gerektiğini, aksamaların nereden kaynaklandığını görmek ve bu bilgilerden hareketle başarı derecesinin artırılması için gereken iyileştirmeleri yapacak verilere ulaşmaktır. Performans çalışması, kendisinden bekleneni verebilmesi, kurumun gelişimi için nelerin yapılması gerektiğinin görülmesi amacıyla, geniş çerçevede yapılmalıdır. Sadece çalışanların performans ölçümüne dayalı bir modelde, problem doğuran diğer unsurlar görülemeyeceği için doğru verilere ulaşılamamış olacaktır.

11

12 BELEDİYELER İÇİN PERFORMANS YÖNETİMİ Belediyenin performansını etkileyen hususlar iç ve dış etkenler olarak ikiye ayrılır. Dış Etkenler: Mevzuat, ülkenin ekonomik ve sosyal hayatındaki gelişmeler, belediyenin mali kaynakları ile ilgili hukuki ve piyasa şartlarından kaynaklanan değişmelerdir. İç Etkenler: Belediyenin örgütsel yapısı, iş yapma biçimi ve çalışanlarıdır.

13 Belediye Performans Yönetiminde Kullanılacak Model Klasik model özel sektör için geliştirilmiş olduğundan özellikle maliyet ve karlılık üzerine bina edilmiştir. Diğer bir model de insan kaynakları endeksinde değerlendirme yaklaşımıdır. Bu modeller dikkate alınarak geliştirilen yeni model tüm unsurlar önem dereceleri de dikkate alınarak değerlendirilmesini kapsamaktadır. Belediyeye yönelik performans yönetiminde temel yaklaşım finansal tabloların iyileştirilmesi değil, müşteri memnuniyetidir.

14 1-Müşteri: Belde ve Belde Halkı 5393 sayılı Belediye Kanunu na göre belediye, belde ve belde halkına hizmet için vardır. Dolayısıyla, belediyelerin müşterileri belde ve belde halkıdır. 2-Mali Yapı Belediyelerin belde ve belde halkına verecekleri hizmetlerin etkin biçimde gerçekleştirilebilmesi için mali yapılarının güçlü olması gerekmektedir. 3- Kurumsal Yapı Kurumun performansını etkileyen, iş ve işlemlerin yapılış biçimi olan süreçlerin performansı, kurumu oluşturan birimlerin performansı ile iş ve işlemleri yapan personelin performansı olmak üzere üç ayrı başlık altında değerlendirilmelidir.

15 3- Kurumsal Yapı A Süreç Performansı Süreç performansı, ürün veya hizmetin üretilmesi için kullanılan bu yönetimlerin ne derece başarılı olduğunun değerlendirilmesini kapsayacaktır. B Birim Performansı Birimlerin ne kadar etkin ve verimli çalıştığının ölçülmesi anlayışına dayanmaktadır. C İnsan Kaynakları Performansı Kurumda çalışanların performans değerlendirmesi, görevi ne olursa olsun bireylerin çalışmalarını, etkinliklerini, eksikliklerini, yeterliliklerini, fazlalıklarını, yetersizliklerini, kısacası, bir bütün olarak tüm yönleri ile gözden geçirilmesidir D İş Yoğunluğu İş yoğunluğunu ölçmenin yolu, iş analizlerinin yapılmasını gerektirmektedir. Her birimin hangi işleri yaptığı, bu işleri normal şartlarda ne kadar süre içinde yapması gerektiği ortaya konabildiği takdirde, bu birimde iş yoğunluğunun, dolayısıyla eleman ihtiyacı olup olmadığının tespiti mümkün olacaktır.

16 4- Öğrenme Kurum çalışanlarının kapasitelerinin geliştirilmesi, diğer kurum ve kuruluş çalışmalarının yakından takip edilerek, kendi kurumumuzla karşılaştırılması, varsa yeni ve başarılı uygulamaların kuruma uyarlanması, kurumun faaliyet alanları ile ilgili gelişmelerin takibi ve bu alanda araştırmalar yapılması gibi konuları içermelidir. 5-Vatandaşın Performans Algılaması Belediyeler tarafından yapılan çalışmaların vatandaş tarafından nasıl algılandığı sorgulanmalıdır. Belediye çalışmalarının vatandaşlar tarafından beğenilip beğenilmediğinin ölçüldüğü kamuoyu yoklamaları ile sınırlı tutulmamalıdır.

17

18 PERFORMANS YÖNETİMİ MODELİNİN OLUŞTURULMASI Kurumsal Hadeflerin Belirlenmesi ( Statejik Hedefler) Temel Çalışma Alanları ile İlgili Hedeflerin Belirlenmesi (Taktiksel Hedefler) Birim Hedeflerinin Belirlenmesi (Operasyonel Hedefler) Ölçüm Kriterlerinin Belirlenmesi Veri Toplama Değerlendirme İyileştirme/Geliştirme

19 Modelin Açıklanması Stratejik Hedefler Stratejik hedefler, belirli bir zaman diliminde kuruluşun ulaşmayı hedeflediği kavramsal sonuçlardır. Taktiksel Hedefler Stratejik hedeflere ulaşabilmek için temel çalışma alanlarında belirlenmiş ana hedeflerdir. Operasyonel Hedefler Taktiksel hedeflere ulaşabilmek için belirlenmiş spesifik, ölçülebilir alt hedeflerdir.

20 Modelin Açıklanması Stratejik Hedef İmarlı, altyapısı tamamlanmış, sosyal, kültürel, eğitsel ve sportif donatıları yeterli, ticari hayatı zengin, toplumsal dayanışmanın güçlü olduğu bir kent oluşturmak suretiyle örnek kent olmak. Taktiksel Hedef Operasyonel Hedef Düzey 1 Düzey 2 İmar Plan Çalışmalarının Artırılması Planlı alanları %60 tan % 70 e çıkarılması 70 hektar alanda imar uygulaması. Bölge planının tamamlanması Bölgenin imar uygulamasının yapılması

21 Modelin Açıklanması Ölçüm Kriterlerinin Belirlenmesi Ölçüm kriterlerinin belirlenmesi iki aşamada gerçekleştirilmelidir. Birinci aşamada; Performans ölçümünde hangi kriterlerin kullanılacağı belirlenmesidir. İkinci aşamada; performansı etkileyen kurum içi performans kriterleri, yani birim performansı, süreç performansı ve çalışanların performansı ile ilgili kriterler belirlenmelidir. Veri Toplama Belediyeler için yılda bir defa genel performans değerlendirmesi için veri toplanmalıdır. Bunun dışında birimlerin kendi içlerinde performanslarını takip edebilmek için 3 aylık periyotlarla çalışmalar, özellikle kritik birimler için gerekli olabilir. Değerlendirme Toplanan verilerin değerlendirilmesi, performans yönetiminin en hassas konularındandır. Değerlendirmenin, gerçek durumu yansıtması, sebep sonuç ilişkilerini iyi tahlil etmesi gerekmektedir. İyileştirme / Geliştirme Performans değerlendirilmesi sonucunda elde edilen bilgiler ışığında iyileştirme ya da geliştirme yapılması gereken konular belirlenmeli, yeni belirlenen duruma göre hedefler revize edilmelidir.

22 Belediyelerde Performans Yönetiminin Oluşturma Aşamaları Belediye Üst Yönetiminin Bilgilendirilmesi Çekirdek Ekibinin Belirlenmesi Birimlerin Bilgilendirilmesi Birimlerden Yeterli Eleman Seçilmesi ve Eğitilmesi Hedeflerin Belirlenmesi Ölçümlemenin Belirlenmesi Uygulama Çerçevesinin Belirlenmesi Uygulamanın Başlatılması Sürekli İyileştirme Kıyaslama

23 Performans yönetimi anlayışında yönetimin görevi 1) Örgütün ortak amacı ve görevini, örgütü oluşturan en alt sistemlere kadar bu sistemlerin özel amaçlarını da içerecek biçimde tüm örgüte benimsetmek. 2) Örgüt içerisinde yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya doğru karşılıklı bilgi akışını süratli ve etkin bir şekilde sağlayacak bir iletişim sistemi oluşturmak. 3) Yönetilen birimlerin performansını sürekli geliştirmek için gerekli tedbirleri almak bu amaçla işletmenin tamamı ya da gerekli görülen birimlerini içine alan ve özellikle çalışanlar için performans ölçüm ve denetim sistemi oluşturup uygulamak.

24 Performans yönetiminin aşamalarını Birinci Aşama; örgütün amacına daha etkin biçimde ulaşabilmesi için gerekli stratejilerin ve geleceğe yönelik hedeflerin belirlenmesi. İkinci Aşama; örgütün mevcut performans düzeyinin ölçülmesi ve değerlendirilmesi, yönetim sistemleri ve süreçlerin stratejilere uygunluğunun sağlanmasıdır. Üçüncü Aşama; performansı geliştirmek için önlemleri belirlemek, bunlara ilişkin taktikleri hazırlamak ve uygulamaya koymaktır. Denetim geribildirim; işlevini çalıştırarak, performanstan beklenenlerin gerçekleştirilmesini sağlamaya çalışır. Gerekli olduğunda hedeflerde ve stratejilerde düzeltme yapılabilmesini sağlayacak bilgileri yönetime sunar.

25 Belediye Balanced Scorecart Oluşturulması Belediyelerin performans yönetimi kapsamında hedeflerin belirlenmesi, bu hedeflere ulaşım düzeyini ölçecek kriterlerin tespit edilebilmesi çalışmaları ilk aşamada yapılmalıdır. Birinci aşama belediyenin genel hedefleri ve ölçüm kriterlerinin belirlenmesi, ikincisi ise birimlerin hedefleri ve ölçüm kriterlerinin belirlenmesidir. Hedef Gerçekleşen Performans Müşteri (Kent ve Kentli) Finans Kurum İçi Ar-Ge Planlı alanları %60 tan % 70 e çıkarılması 10 hektar alanda İmar Uygulaması yapılması % 20 Gelir Artışı Gelir/Gider karşılama oranının % 100 Olması Vatandaş şikayetlerinin 3 gün içinde cevaplandırılması Birimlerin ortalama performansının %10 artması 3 Belediye ile kıyaslama yapılması Personel Memnuniyet Seviyesinin % 20 artırılması Ortalama Kurum Performansı

26

27 Belediyelerde Performans Planlamasında Yaşanan Sorunlar Kamu sektöründe mal ve hizmetler piyasada satılmadığından karlılık ölçütü kamu için uygun bir ölçüt değildir. Kamu sektöründeki sonuçlar soyuttur. Gerçekleşen faaliyetlerde sonuçlar belirlenebilse bile bu sonuçlar yıllar önce yapılmış faaliyetlerin sonuçları olabilir. Göstergeler kamu sektöründe özel sektördeki gibi açık ve izlenebilir değildir. Performans ölçüm ve denetiminde tam ve doğru bilgilerin eksikliği dolayısıyla kamu yöneticileri hedefleri ekonomik, etkin ve etkili olarak değerlendiremeyeceklerdir.

28 Belediyelerde Performans Planlamasında Yaşanan Sorunlar Performans ölçüleri çoğu zaman siyasal tercihler tarafından belirlenmektedir. Performans ölçümü maliyetsiz bir süreç değildir. İşlem maliyeti denen bu maliyetlerin performans ölçümünden sağlanan faydayı aşmaması gerekir. Ölçüm esnasında kalite ve tüketici memnuniyetini ölçmek zordur. Uygulamada bazı teknik konuların çözümlenmesinde teknik elemanlara ihtiyaç duyulmaktadır; fakat bu teknik eleman ihtiyacı bazen karşılanamamaktadır.

29 DEĞERLENDİRME Performans yönetimi sürekli yeni açılımlarla gelişmeye devam eden bir yönetim modelidir. Bu modelin kamu yönetimlerinde uygulanması yolundaki çalışmalar çok yenidir yılında başlatılan kamu reformu çerçevesinde 2005 yılında yasalaşmıştır. Bununla beraber 2002 yılında içişleri bakanlığı tarafından başlatılan Bürokratik Kültürden Vatandaş Odaklı Kamu Hizmet Kültürüne Geçiş Programı çerçevesinde gönderilen talimat, bu yönde çalışmalar yapılmasının gerekliliğini ortaya koymuştur. Bu talimatta yapılması istenen çalışmalar özetle şunlardır.

30 Bürokratik Kültürden Vatandaş Odaklı Kamu Hizmet Kültürüne Geçiş Programı Vatandaş beklenti ve ihtiyaçları dikkate alınarak katılımcı anlayışla hedeflerin belirlenmesi ve hedeflere ulaşmak için stratejik planların yapılması Birimler arası iletişim ağının kurulması İş tanımları, iş analizleri ve iş akış şemalarının hazırlanması Çalışma mekânlarında açık ofis sistemi olarak bilinen salon sistemine geçilmesi Vatandaşa verilen hizmetlerin basit, hızlı ve kaliteli olarak tek noktadan verilmesi çalışmalarının yapılması Hizmet masaları oluşturularak, vatandaş hizmet temsilcileri görevlendirmek Standart başvuru formlarının hazırlanması

31 Bürokratik Kültürden Vatandaş Odaklı Kamu Hizmet Kültürüne Geçiş Programı Başvuru sahibine işin izleyeceği aşamalar, süreler ve bitiş tarihi konusunda bilgi verilmesi Kaliteyi artırmak için süreç analizi çalışmalarının yapılması Performans ölçüm sisteminin oluşturulması İş denetimlerinde performansa dayalı denetim yapılması STK ve vatandaşların hizmetlerin belirlenmesi, yürütülmesi ve denetimine etkin katılımının sağlanması Vatandaşın bilgi ve belgelere ulaşım imkânının sağlanması Vatandaş ve STK ların katılacağı danışma kurullarının oluşturulması Üst yönetimin vatandaş ve personelle daha fazla iletişim içinde olması

32 DEĞERLENDİRME Performans yönetimi için gerekli olan düzenlemelerin birçoğu (Ödüllendirme, yetkilendirme, vb) mevzuata göre çok sınırlı yapılabilmektedir. Dolayısıyla Nasıl? yapılacağı hakkında düzenlemelerin yer almadığı bu talimat, sonuç itibariyle iyi niyet temennisinden öteye geçememektedir. Bu konuda ilgili kanunların ivedilikle çıkartılması gerekmektedir. Verilecek yetkiye dayanarak ilgili kurumlar gerekli hukuki düzenlemeleri yapmaya yetkili olmalıdırlar.