MKYS/İş Zekası-Karar Destek Sistemi Analiz Kılavuzu

Transkript

1 2014 MKYS/İş Zekası-Karar Destek Sistemi Analiz Kılavuzu Stok Takip ve Analiz Daire Başkanlığı Stok Yönetim Birimi Hazırlayan: Ecz. Neşe KAYA

2 İÇİNDEKİLER: İçindekiler Tablosu ŞEKİLLER... 2 KULLANICI GİRİŞ SAYFASI... 3 ANA SAYFA EKRANI... 4 BİRLİK ANALİZ... 5 Birlik Analiz Başlıklar... 6 Birlik Stok Kayıt Düzeni.. 7 MKYS-TDMS Uyum Analizi Örneği.. 8 Aylar İtibari İle Stok Seviyesi Stok Düzeyleri (İlaç-Tıbbi Sarf) Satın Alma Analizi KURUM ANALİZ 2014 MODÜLÜ STOK ANALİZ MODÜLÜ Hareket Görmeyen Malzeme Analizi Hareket Görmeyen Malzeme Analizi Örnek.. 17 AYLIK TÜKETİM TAKİPLERİ STOK DÜZEYLERİ LİSTESİ S a y f a 1 Sayfa 1 / 23

3 ŞEKİLLER: ŞEKİL 1: KULLANICI EKRAN GİRİŞİ... 3 ŞEKİL 2: ANA SAYFA EKRANI MODÜL SEÇME BÖLÜMÜ... 4 ŞEKİL 3: ANA SAYFA EKRANI BİRLİK ANALİZ MODÜLÜ... 5 ŞEKİL 4: BİRLİK ANALİZ MODÜLÜ KRİTER SEÇİMİ... 5 ŞEKİL 5: BİRLİK STOK KAYIT DÜZENİ... 7 ŞEKİL 6: MKYS-TDMS UYUM ANALİZİ ÖRNEĞİ... 8 ŞEKİL 7: BİRLİK AYLAR İTİBARİYLE STOK KAYIT DÜZENİ... 9 ŞEKİL 8: BİRLİK STOK DÜZEYLERİ (İLAÇ) ŞEKİL 9: BİRLİK STOK DÜZEYLERİ (TIBBİ SARF) ŞEKİL 10: BİRLİK STOK DÜZEYLERİ VE STOK DÜZEYİ PUANLARI (İLAÇ/TIBBİ SARF) ŞEKİL 11: SATIN ALMA YÖNTEMİ ANALİZİ ŞEKİL 12: SATIN ALMA YÖNTEMİ DAĞILIMI ŞEKİL 13: ANA SAYFA EKRANI KURUM ANALİZ 2014 MODÜLÜ ŞEKİL 14: KURUM ANALİZ 2014 MODÜLÜ KRİTER SEÇİMİ ŞEKİL 15: STOK ANALİZ GİRİŞ MODÜLÜ ŞEKİL 16: STOK ANALİZ MODÜLÜ SEÇİM EKRANI ŞEKİL 17: STOK ANALİZ MALZEME SORGULAMA SONUÇLARI ŞEKİL 18: STOK ANALİZ MODÜLÜ EXCEL E AKTARMA ŞEKİL 19: HAREKET GÖRMEYEN MALZEMELERİN TESPİTİ İÇİN ÖRNEK BİR EXCEL TABLOSU ŞEKİL 20: AYLIK TÜKETİM TAKİPLERİ GİRİŞ MODÜLÜ ŞEKİL 21: AYLIK TÜKETİM TAKİPLERİ MODÜLÜ KRİTER SEÇME ŞEKİL 22: İLAÇ TÜKETİMLERİ AYLIK TÜKETİM TAKİP TABLOSU ŞEKİL 23: TIBBİ SARF VE LABORATUVAR KİT TÜKETİM VE HİZMET ALIMI AYLIK TAKİP TABLOSU ŞEKİL 24: STOK DÜZEYLERİ LİSTESİ MODÜLÜ ŞEKİL 25: STOK DÜZEYLERİ LİSTESİ MODÜLÜ KRİTER SEÇİMİ ŞEKİL 26: STOK DÜZEYLERİ LİSTESİ TABLOSU S a y f a 2 Sayfa 2 / 23

4 KULLANICI GİRİŞ SAYFASI Şekil 1: Kullanıcı Ekran Girişi Sisteme Giriş Yetkisi: Genel Sekreterlikleri ve Bağlı Sağlık Tesislerinde görevli MKYS şifresi bulunan personel sisteme giriş yapabilir. Şekil-1 Ekranındaki Kullanıcı Kimliği (TC Kimlik No) ve Parola girildikten sonra Şekil-2 ekranı gelir. S a y f a 3 Sayfa 3 / 23

5 ANA SAYFA EKRANI Şekil 2: Ana Sayfa Ekranı Modül Seçme Bölümü Şekil-2 Önce ekranın sağ üst köşesindeki Kumanda Tablolarına tıklanır, daha sonra açılan ekranda Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemine tıklandığında Şekil-3 ekranı gelir. S a y f a 4 Sayfa 4 / 23

6 BİRLİK ANALİZ Şekil 3: Ana Sayfa Ekranı Birlik Analiz Modülü Şekil-3 Açılan ekranda sağ üst köşedeki Birlik Analiz butonuna tıklandığında Şekil-4 ekranı gelir. Bu modül Genel Sekreterlik ve bağlı Sağlık Tesisleri düzeyinde çeşitli analizler yapabileceğimiz verileri içerir. Şekil 4: Birlik Analiz Modülü Kriter Seçimi Şekil- 4 Açılan ekranda Üst Kurum Adı, İl ve Birlik Adı bilgileri girilip Uygula butonuna basılırsa en son bulunulan aya ait bilgi notu ekrana gelir. S a y f a 5 Sayfa 5 / 23

7 Bilgi Notunda Genel Sekreterlik düzeyinde aşağıdaki başlıkları içeren analizler bulunur. 1-Stok Kayıt Düzeni 2-Aylar İtibariyle Stok Seviyeleri 3-İlaç Tıbbi Sarf Aylık Verileri ve Stok Kayıt Düzeyleri 4-Kurum Göstergeleri Tablosu 5-Net Hizmet Tahakkuk, Giderler ve İlaç ve Tıbbi Sarf Tahakkuk 6-Fiili Stok Analizi 7-Tüketim Analizi 8-İlaç Ve Farmakolojik Ürünler ATC Koduna Göre Tüketim Analizi 9-Medikal Malzemeler Branş Koduna Göre Tüketim Analizi 10-Devir Detay Analizi 11-Satın Alma Analizi 12-Satın Alma Yöntemi Analizi 13-Dayanıklı Taşınır Analizi 14-Tüketim Malzemeleri Gurubu Analizi Bunlardan ilki Stok Kayıt Düzeni dir. Bakınız Şekil-5 S a y f a 6 Sayfa 6 / 23

8 Birlik Stok Kayıt Düzeni: Şekil 5: Birlik Stok Kayıt Düzeni Şekil-5 Açılan sayfada birliğe ait MKYS ve TDMS Kayıt Düzenleri takip edilebilir. İlgili Genelge gereği (2008/75 sayılı Kurum Stok Kayıtları Genelgemiz) Genel Sekreterliklerimiz ve bağlı Sağlık Tesislerinde her türlü giriş ve çıkış işlemlerinin MKYS kaydının yapılması, giriş işlemlerinin mal kabülünden itibaren 10 gün içinde, her türlü çıkış işlemleri de takip eden ayın 6 sına kadar TDMS ye bildirilmesi gerekir.) İlgili ekrandan bu konu ile ilgili analizler yapılabilir. Örnek bir analiz için bakınız Şekil-6. S a y f a 7 Sayfa 7 / 23

9 Örnek: Şekil 6: MKYS-TDMS Uyum Analizi Örneği Sağlık Tesisinin MKYS giriş fişlerini 2 ayda bir saymanlığa gönderdiği, MKYS çıkışlarını ise düzensiz olarak TDMS bildirdiği görülmektedir. S a y f a 8 Sayfa 8 / 23

10 Aylar İtibari İle Stok Seviyesi: Şekil 7: Birlik Aylar İtibariyle Stok Seviyesi Şekil-7 İlgili ekranda Genel Sekreterliğin Aylar itibariyle Stok Seviyesi grafik olarak takip edilebilir. S a y f a 9 Sayfa 9 / 23

11 Şekil 8: Birlik Stok Düzeyleri (İLAÇ) Şekil-8 İlgili ekranda Birliğe bağlı Sağlık Tesislerinin İlaç Stok Düzeyleri güncel olarak takip edilebilir. S a y f a 10 Şekil 9: Birlik Stok Düzeyleri (TIBBİ SARF) Şekil-9 İlgili ekranda Birliğe bağlı Sağlık Tesislerinin Tıbbi Sarf Stok Düzeyleri güncel olarak takip edilebilir. Sayfa 10 / 23

12 Şekil 10: Birlik Stok Düzeyleri ve Stok Düzeyi Puanları (İLAÇ/TIBBİ SARF) Şekil-10 İlgili ekranda Birliğe bağlı Sağlık Tesislerinin İlaç/Tıbbi Sarf Stok Düzeyleri güncel olarak takip edilebilir. Ayrıca bir karne kriteri olan M07 Stok Düzeyi Puanı da bu ekranda güncel olarak takip edilebilir. Bu hesap yapılırken 22-f alımları stoklanmayan hasta başına alınan ürünler olduğun için stok düzeyi puan hesabına dahil edilmez. Örneğin; Şekil 10 da İlaç/Sarf Stok Düzeyi Gün(22-f Hariç) 62 gün olan Sağlık Tesisinin Stok Düzey Puanı:77 olarak hesaplanmıştır tarihli ve 663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşların Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 40 ıncı maddesine dayanılarak hazırlanan, Kamu Hastaneleri BirlikleriVerimlilik Değerlendirmesi Hakkındaki Yönerge de Kriter Grubu Mali, Gösterge Kodu M- 07 olan Mevcut stok tutarı/ aylık ortalama tüketim tutarı birliklerin hastane karnelerine yansıyacak puanlarda aktif olarak rol oynayacaktır hükmü yer almaktadır. S a y f a 11 Sayfa 11 / 23

13 Satın Alma Analizi: Şekil 11: Satın alma Yöntemi Analizi Şekil-11 İlgili modülden seçilen kriterlere göre Birlik Geneli ya da Sağlık Tesisi düzeyinde ilaç, medikal malzeme, laboratuvar malzemelerinin hangi alım yöntemi ile alındığı analiz edilebilir. Burada dikkat edilmesi gereken husus; 22-f Doğrudan Temin Yönteminin tercih edilme oranının yüksek olmaması, daha sıklıkla Çerçeve Antlaşma ve Açık İhale usullerinin tercih edilmesi gerekliliğidir. Şekildeki örnekte Sağlık Tesisinin 22-f (Doğrudan Temin) oranı %55,7 olarak görülmekte olup bu istenilen bir durum değidir. S a y f a 12 Şekil 12: Satın alma Yöntemi Dağılımı Şekil-12 ile de Satın alma Yöntemleri pasta grafiği olarak görülebilir. Sayfa 12 / 23

14 KURUM ANALİZ 2014 MODÜLÜ Şekil 13: Ana Sayfa Ekranı Kurum Analiz 2014 Modülü Şekil-13 Açılan ekranda Kurum Analiz 2014 butonuna tıklandığında Şekil-13 ekranı gelir. Şekil 14: Kurum Analiz 2014 Modülü Kriter Seçimi Şekil-14 Bu ekranda Kriter Seçme bölümünden analizini yapmak istediğimiz Sağlık Tesisi seçilir. Uygula butonuna tıklandığında İlgili Sağlık Tesisine ait seçilen ay itibari ile bir bilgi notu gelir. Bu modül ile Sağlık Tesisi düzeyinde Birlik Analiz Modülünde bulanan aynı başlıklar altında Stok Yönetimi ile ilgili çeşitli analizler yapılabilir. S a y f a 13 Sayfa 13 / 23

15 Bilgi Notunda Sağlık Tesisi ile ilgili aşağıdaki başlıkları içeren analizler bulunur. 1-Stok Kayıt Düzeni 2-Aylar İtibariyle Stok Seviyeleri 3-İlaç Tıbbi Sarf Aylık Verileri ve Stok Kayıt Düzeyleri 4-Kurum Göstergeleri Tablosu 5-Net Hizmet Tahakkuk, Giderler ve İlaç ve Tıbbi Sarf Tahakkuk 6-Fiili Stok Analizi 7-Tüketim Analizi 8-İlaç Ve Farmakolojik Ürünler ATC Koduna Göre Tüketim Analizi 9-Medikal Malzemeler Branş Koduna Göre Tüketim Analizi 10-Devir Detay Analizi 11-Satın Alma Analizi 12-Satın Alma Yöntemi Analizi 13-Dayanıklı Taşınır Analizi 14-Tüketim Malzemeleri Gurubu Analizi S a y f a 14 Sayfa 14 / 23

16 STOK ANALİZ MODÜLÜ HAREKET GÖRMEYEN İLAÇ VE SARF MALZEMELERİN ANALİZİ Şekil 15: Stok Analiz Giriş Modülü Şekil-15 Ana ekrandan Stok Analiz Modülü seçilir. Şekil 16: Stok Analiz Modülü Seçim Ekranı Şekil-16 Açılan modülde tarih aralığı ve analizini yapmak istediğimiz Birlik ya da Sağlık Tesisi seçilir. Hareket türü Yıl Sonu Devri seçilip Uygula butonuna basılır. S a y f a 15 Sayfa 15 / 23

17 Şekil 17: Stok Analiz Malzeme Sorgulama Sonuçları Şekil-17 Seçtiğimiz kriterlere göre Malzeme Sorgulama Sonuçları alınır. Şekil 18: Stok Analiz Modülü Excel e aktarma Şekil-18 Alınan sorgulama sonuçları excel e aktarılır. S a y f a 16 Sayfa 16 / 23

18 Örnek: Şekil 19: Hareket Görmeyen Malzemelerin tespiti için örnek bir Excel Tablosu Şekil-19 Excel Dosyasından analiz yapabilmemiz için gerekli sütunlar seçilir yılından Yıl Sonu Devri İle 2014 yılına devir etmiş, 2014 yılında hiç tüketilmemiş ürünler (Tüketim:0) seçilir. Veriler arasından Fiili Stok Tutarı büyükten küçüğe doğru sıralanarak stoklarımızda bulunan Hareket Görmeyen İlaç ve Tıbbi Sarf Malzemeler tespit edilebilir. S a y f a 17 Sayfa 17 / 23

19 AYLIK TÜKETİM TAKİPLERİ MODÜLÜ Şekil 20: Aylık Tüketim Takipleri Giriş Modülü Şekil-20 Ana Ekranda Aylık Tüketim Takipleri butonuna tıklandığında Şekil-19 ekranı gelir. Şekil 21: Aylık Tüketim Takipleri Modülü Kriter Seçme Şekil-21 Açılan modülde Genel Sekreterliğimiz veya Bağlı Sağlık Tesisinin adı seçilerek Uygula butonuna tıklanırsa Şekil ekrana gelir. S a y f a 18 Sayfa 18 / 23

20 Şekil 22: İlaç Tüketimleri Aylık Tüketim Takip Tablosu Şekil 23: Tıbbi Sarf ve Laboratuvar Kit Tüketim ve Hizmet Alımı Aylık Takip Tablosu S a y f a 19 Sayfa 19 / 23

21 STOK DÜZEYLERİ LİSTESİ Şekil 24: Stok Düzeyleri Listesi Giriş Modülü Şekil-24 Stok Düzeyleri Listesi tıklandığında Şekil-25 ekranı gelir. Şekil 25: Stok Düzeyleri Listesi Giriş Modülü Kriter Seçimi Şekil-25 Açılan ekranda istenilen kriterler seçildiğinde Genel Sekreterlik ya da Sağlık Tesisi düzeyinde Stok Düzeyi ve Puanı hakkında detaylı veriler içeren tablo ekrana gelir. Bakınız Şekil 26 S a y f a 20 Sayfa 20 / 23

22 Şekil 26: Stok Düzeyleri Listesi Tablosu Şekil-26 da örnek bir Genel Sekreterlik için sorgulama yapılmış olup açılan tablo ile Genel Sekreterlik ve Sağlık Tesisleri düzeyinde İlaç, Sarf, İlaç/Sarf Stok Düzeyleri ve Stok Düzey Puanları güncel olarak takip edilebilir. Tablodaki örnekte Genel Sekreterlik düzeyinde ve bağlı birçok Sağlık Tesisinde Stok Düzey Puanlarının 100 tam puanın altında olduğu görülmektedir. Tabloda Stok Düzeyleri gün sayısına göre aşağıda belirtildiği şekilde renklendirilmiştir. Yeşil Sarı Mavi Kırmızı 0-60 GÜN GÜN GÜN 151 VE ÜZERİ Stok Düzey Puanı: Gösterge kodu M-07 ve Gösterge adı Mevcut Stok Tutarı / Aylık Ortalama Tüketim Tutarıdır. Mali amacı Sağlık Tesisinde yüksek mal kabullerinden kaynaklanan finansal riskleri ortadan kaldırmak üzere ilgili mevzuat gereği azami stok miktarıyla çalışılmasını sağlamaktır. Hesaplama için gerekli veriler TDMS ve MKYS programından 3'er aylık dönemlerde alınan mali verilerdir. Bu işlem ilaç ve tıbbi sarf malzemeleri için uygulanır. S a y f a 21 Sayfa 21 / 23

23 S a y f a 22 Sayfa 22 / 23

24 S a y f a 23 Sayfa 23 / 23