HİZMETE ÖZEL HİZMETE ÖZEL -1-

Transkript

1 -1-

2 PAZARYOLU KAYMAKAMLIĞI BÜROLARI İŞ VE GÖREV BÖLÜMÜ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM GENEL ESASLAR MADDE 1- AMAÇ Valilik ve Kaymakamlık büroları Kuruluş Görev ve Çalışma Yönetmeliği gereğince görevliler arasında iş bölümü yapmak suretiyle hizmetin daha verimli ve süratli yürümesini sağlamaktır. MADDE 2- TANIMLAR: a) Yönetmelik : Valilik ve Kaymakamlık büroları Kuruluş Görev ve Çalışma Yönetmeliği ni, b) Yönerge : Pazaryolu Kaymakamlığı Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönergesi ni, c) Kaymakamlık: Pazaryolu Kaymakamlığı nı, d)kaymakamlık Büroları: Yönetmeliği nin 9. maddesinde belirtilen İldeki Birimlerin alt bürolarını ifade eder. MADDE 3- SORUMLULUK: Evrakın alınması, kaydının yapılması cevapların yazılması ve yasalara uygun biçimde gecikmeden ilgili yerlere ulaştırılması, gizlilik dereceli bilgilerin muhafazasından ilgili büro görevlisi sorumlu olacaktır. İKİNCİ BÖLÜM MADDE 4- KAYMAKAMLIK BÜROLARI 1- Evrak Kayıt ve Havale Bürosu 2- İşlemler Bürosu 3- Özel Kalem Bürosu 4- Protokol İşleri Bürosu 5- İdare Kurulu Bürosu 6- Hukuk İşleri Bürosu 7- Mahalli İdareler Bürosu 8- Dernekler Bürosu 9- Basın ve Halkla İlişkiler Bürosu 10- Bilgi İşlem Bürosu 11- Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon Bürosu 12- Afet Acil Yardım Ve Durum Bürosu 13- Kriz Merkezi Bürosu 14- İnsan Hakları Bürosu 15- Tüketici Hakları Başvuru Masası MADDE 5-BÜROLARDAKİ GÖREVLİLER 1- Yazı İşleri Müdürü V. : Salih BELLİ 2- Bilgisayar İşletmeni : Semra OKUDAN 3- V.H.K. işletmeni V. : Gülsüm GÜRBÜZ 4- Şoför : İsmail ÇİÇEK 5- Sekreter : Samet GÜLER 6- Temizlik İşçisi : Veysel KURT 7- Temizlik İşçisi : Ali ATAN -2-

3 MADDE 6-BÜROLARDAKİ PERSONELİN GÖREVLERİ: İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ NÜN (Salih BELLİ) A-YAZI İŞLERİ BÜROLARINDAKİ GENEL GÖREVLERİ 1- Kaymakamlığa gelen dilekçelerin kaydı yapılmadan gönderileceği ilgili kurumu belirlemek, kayıt sonrası imzalanmasından ve imzasına müteakiben yerine ulaştırılıp ulaştırılmadığının izlenmesinden, 2- Kaymakamlığa gelen özel haberleşme ve gizlilik taşıyan yazışma işlemlerini yürütmek ve takip etmek. 3- Büro hizmetleri ile ilgili olarak gelen vatandaşları dinlemek ve gerekli olan bilgi cevapları vermek. 4- Büro içerisinde koordinasyonu sağlamak. 5- Bürodaki iş ve işlemlerin iş akımına uygun olarak süratli ve verimli yürütülmesini sağlamak. 6- Kaymakam tarafından verilecek diğer iş ve işlemlerin zamanında ve noksansız olarak yürütülmesini sağlamak. 7- Kaymakamlık bünyesindeki büroların düzenli, süratli ve iş akımına uygun olarak süratli ve kaliteli olarak yürütülmesini sağlamaktan, Sayılı Memurlar ve diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkındaki Kanun ile ilgili kararların yazılıp e-içişleri sistemi üzerinden kayıtlarının tutulmasından, 9- İlçe İdare Kurulu Üyesi olarak toplantılara katılıp oy kullanmaktan ve İlçe İdare Kurulunda diğer kararların yazdırılmasından, kararlarla ilgili diğer işlemlerin yasalara uygun olarak yürütülüp yürütülmediğinin izlenmesinden, Ayrıca İdare Kurulundan çıkan Askerlik ve diğer istişare kararların yazılması, kayıt ve işlemlerin tamamlandıktan sonra ilgili dairelere gönderilmesini takibini yapmaktan, 10- Kaymakamlık personelinden dosyası ilçede tutulan şahısların özlük işlemlerine ait dosyaların tutulmasından, 11- Kaymakam tarafından verilen soruşturma ve kovuşturmaları yapmaktan ve takip etmekten, 12- İlçe idare Kurulunca M.M.M.K. na göre verilen kararların yazımı, deftere kaydı ve bunlarla ilgili işlemlerden, 13- Kaymakamlığa ait giderlerin tahakkukunu sağlamaktan, 14- Kaymakamlık dairelerinin bakım, temizlik ve muhafazasını kontrolden, 15- Valilik ve Kaymakamlık büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği nde belirtilen diğer tüm işleri yapmaktan sorumludur. 16- Yazı İşleri Müdürlüğü Bürosuna gelen tüm evrakları incelemek, cevap vermek ve cevap verilmesi gerekli olanlara ilgili büro görevlisine gereğini yaptırmak, takip etmek sonuçlandırılmasını, gerekli olmayan evrakların dosyalanması ve takibini sağlamak Sayılı Kanun gereğince hazırlanan dosyaların noksansız olarak incelenmesi sonucu Kaymakam tarafından verilen kararın usulüne uygun yazıldıktan sonra karar defterine kayıt işlemini yapıp, İnfaz Memuruna kararın gönderilmesi ve infaz tutanağının dosyasına konulduktan sonra işlem tamamlanmış ise dosyanın muhafaza edilmesini sağlamak. 18- Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğü emrinde çalışan personelin izin günlerini belirtmek, izin kullanacak personele izin vermek üzere Kaymakama arz etmek, 19- Pazaryolu Kaymakamlığı Büroları Kuruluş, Görev Ve Çalışma Yönergesindeki büroların tüm görev dağılımını yapmak, yapılacak iş ve işlemleri takip etmek, -3-

4 B- ÖZEL KALEM BÜROSU: C- PROTOKOL İŞLERİ BÜROSU: D-BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER BÜROSU: E-HUKUK İŞLERİ BÜROSU: F-İNSAN HAKLARI BÜROSUNU: G-TÜKETİCİ SORUNLARI HAKEM HEYETİ BAŞKANLIĞI: VERİ HAZIRLAMA VE KONTROL İŞLETMENİ NİN (Gülsüm GÜRBÜZ) 1- Yazı İşleri Müdürü nün izinli olduğu zaman yerine vekalet etmekten, 2- İdare Kurulu Bürosu : a- İdare Kurulu Bürosu iş ve işlemlerini kayıt altına almak, b- İdare Kurulu kararlarını e-içişleri sistemi üzerinden yazmak, c- İdare Kurulu kararlarının kurul üyelerince imzalanmasını sağlamak, d-idare Kurulu kararlarının dağıtımını ve dosyalama işlemini gerçekleştirerek sonuçlandırmak, e- Büronun; Pazaryolu Kaymakamlığı Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönergesinde belirtilen diğer iş ve işlemlerini yapmak, 3- Mahalli İdareler Bürosu : a- Belediye Meclis Kararlarını teslim almak, e-içişleri sistemine kaydını yapmak ve süresinde iade yazısını yazmaktan, b- Köylere Hizmet Götürme Birliği Meclis Kararlarını teslim almak, sistem ve deftere kaydını yapmak ve süresinde iade yazısını yazmaktan, c- Büronun; Pazaryolu Kaymakamlığı Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönergesinde belirtilen diğer iş ve işlemlerini yapmak, e- Mahalli İdareler Bürosu ile ilgili tüm iş ve işlemleri yapmaktan, Kaymakam ve Yazı İşleri Müdürü tarafından verilen diğer görevleri yapmaktan, 4- Pazaryolu Kaymakamlığı Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönergesi ile Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde oluşturulmuş bulunan İdare Kurulu Bürosu, Mahalli İdareler Bürosu, Dernekler Bürosu, Afet Acil Yardım ve Durum Bürosu ve Kriz Merkezi Bürosuna ait tüm iş ve işlemleri ile diğer tüm yazışmalarını daktilo etmekten ve sonuçlandırmaktan, -4-

5 5- Kendi sorumluluğunda olan yazışmaların dosyalama sistemine göre düzenlenmesinden ve arşive kaldırılmasından, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve kişilere verilen evrakların zimmetli verilmesinden, zimmet evraklarının dosyalanmasından, 6- Kaymakam ve Yazı İşleri Müdürü tarafından verilecek diğer iş ve işlemleri yapmaktan, BİLGİSAYAR İŞLETMENİ NİN (Semra OKUDAN) 1- Evrak Kayıt ve Havale Bürosu: a-kaymakamlığa posta veya elektronik ortamda gönderilen; kişilerce veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca elden getirilen her nevi dilekçeyi kabul etmek ve İmza Yetkileri Yönergesi gereğince yetki verilen görevlilerin havalesine ve imzasına hazırlamak, imzalanmasını takip etmek ve ilgili yerlere intikalini sağlamak ve sonuçlanmasını izlemek, b-kaymakamlık adına posta veya elektronik ortamda gelen ve Kaymakamlık birimlerinden çıkan evrakı almak, kaydetmek, görevli merci, kişi veya ilgili birimlere dağıtmak, ulaştırmak ve postalamak, c-kaymakamlığa gelen ve giden evrakların kayıt işlemlerini yapmak, bekleme dosyasını tutmak, günlü evraklar üzerinde ivedili, önem sırasına göre işlem ve yazışmaları yapmak ve tüm evrakın posta işlemlerini günü birlik yapmaktan, d- Evrak hareketi ile ilgili istatistikî bilgi ve raporları sistem üzerinden sorgulamak ve hazırlamak, 2- Pazaryolu Kaymakamlığı Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönergesi ile Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde oluşturulmuş bulunan Evrak Kayıt ve Havale Bürosu, İşlemler Bürosu ve Bilgi İşlem Bürosuna ait tüm iş ve işlemleri ile diğer tüm yazışmalarını daktilo etmekten ve sonuçlandırmaktan, 3- Demirbaş, Arşiv, Kitaplık ve Dokümantasyon işleri ve Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon Bürosuna ait iş ve işlemleri yapmaktan, 4- Kendi sorumluluğunda olan yazışmaların dosyalama sistemine göre düzenlenmesinden ve arşive kaldırılmasından, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve kişilere verilen evrakların zimmetli verilmesinden, zimmet evraklarının dosyalanmasından, 5- Kaymakam ve Yazı İşleri Müdürü tarafından verilecek diğer iş ve işlemleri yapmaktan, ŞOFÖR ÜN (İsmail ÇİÇEK) 1- Sorumluluğunda bulunan (25 EC 801 resmi plakalı Makama tahsisli 25 AA 114 Makam aracı ve 25 EC 003 plakalı) araçları hizmet amaçları dahilinde verilen talimatlar doğrultusunda teknik ve trafik kurallarına uygun olarak kullanmak, 2- Araçların bakım, temizlik ve basit onarımını yaparak her an kullanıma ve göreve hazır durumda bulundurmak, görev dönüşünde aracı park yerinde bırakmak ve gerekli emniyet tedbirlerini almak, 3- Aracın periyodik bakımı, trafik muayeneleri ve Karayolları Motorlu Araçlar Zorunlu Mali Sorumluluk Sigortasının yaptırılması için idareye bilgi vermek, 4- Akaryakıt fişlerini zamanında idareye teslim etmek, 5- Sorumluluğundaki aracın kaza yapması halinde olaya bilirkişi çağırarak gerekli raporları tutturmak ve amirlerine bilgi vermek, 6- Taşıt görev formu olmadan (Kaymakam dışında) hiçbir aracı hizmete çıkarmamak, 7- Aracın arızalanması halinde, idareye haber vererek arıza tespit raporu düzenleyerek tamir ettirmek, -5-

6 8- Kaymakam tarafından verilen diğer görevleri yapmak. 9- Şoför, kendisine verilen görevlerin zamanında, düzenli ve mevzuata uygun olarak yürütülmesinden, teslim edilen aracın talimatlara uygun olarak kullanılmasından, bakımından ve emniyetinden Kaymakam ve Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumludur. SEKRETER VE SANTRAL GÖREVLİSİNİN (Samet GÜLER) 1- Kaymakamlık Makam ve bekleme salonunun işçilerce her gün muntazam bir şekilde temizletilmesini takip etmek, gereken yerlere paspas yaptırmak ve temiz kalmasını sağlamaktan, 2- Yazı İşleri Müdürlüğü ve bağlı bürolarının işçilerce her gün muntazam bir şekilde temizletilmesini takip etmek, gereken yerlere paspas yaptırmak ve temiz kalmasını sağlamaktan, 3- Kaymakamlık katında bulunan koridor ve tuvaletlerin işçilerce her gün muntazam bir şekilde temizletilmesini takip etmek, gereken yerlere paspas yaptırmak ve temiz kalmasını sağlamaktan, 4- Kaymakamlık Makamına gelen ve giden tüm evrakların makama sunulması, imzalanmasına müteakiben dairelerce hemen alınmasını sağlamaktan, 5- Kaymakamlık Makam sekreterliği hiçbir zaman boş bırakılmayacak, Kaymakamın Makamda olmadığı zamanlarda bizzat veya telefonla Kaymakam ile görüşmek isteyenlerin notu alınarak, Kaymakamın Makama gelişinde hemen iletilecektir. 6- Kaymakama gelen telefon ile not alınması gereken durumlarda ise verilen notlar alınacak veya telefonlar Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürüne bağlanacaktır. İlçe Kaymakamının köylere gitmesi halinde mesai saati gelmesinde talimat iletilmeden daire kapatılmayacaktır. Tüm personel Kaymakam Makamında bulunması durumunda mesainin bitimi ile daireyi hemen terk etmeyecekler, Kaymakamın Makamdan çıkışını bekleyeceklerdir. 7- Kaymakamlık bekleme salonunda (sekreterlikte) yüksek sesle konuşulmayacak, konuşanları usulünce uyaracaktır. Yersiz sohbet veya dedikoduların yapılmasına müsaade etmeyecektir. 8- Kaymakam Şoförü ve Yardımcı Hizmetler Personeli, diğer daire Amirleri, Memurları ve Vatandaşlarımıza son derece kibar ve nazik davranacaklardır. 9- Vatandaşlarımızın görüşme iş ve maksadı ile Makama girişlerinde bu görevlilerce içeriye tek tek alınmaları sağlanacak, yağışlı günlerde vatandaşların makama girmeden evvel ayakkabılarını silmeleri kendilerine uygun bir şekilde hatırlatılacaktır. 10- Makamda görevli tüm personelin Kılık - Kıyafet yönetmeliğine uygun biçimde giyinmeleri, Makam girişlerinde ceketli, kravatlı olacakları, ceketlerinin önü ilikli, ayrıca saç ve sakal tıraşları ile ayakkabılarının boyalı olmasına dikkat ve özen gösterilecektir. 11- Sekreter Samet GÜLER in izinli veya raporlu olması durumunda Sekreterlik görevi Gülsüm GÜRBÜZ veya Semra OKUDAN dan hangisi Yazı İşleri Müdürünce uygun görülürse o kişi tarafından yürütülecektir. TEMİZLİK İŞÇİLERİNİN (Veysel KURT ve Ali ATAN) 1- Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yapılan iş bölümü ile verilen işleri yapmaktan ve aksatmadan rutin olarak yerine getirmekten, 2- Verilen görevlerin takibi ve yaptırılması için Sekreter Samet GÜLER in talimatlarına uyularak bu konularda Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumludurlar. 3- Yazı İşleri Müdürlüğü ve SYD Vakfınca kurum dışına gönderilecek evraklar ve posta işlemlerinde verilen işleri zamanında ve güvenli bir şekilde yapmaktan, 4- Çay ocağında temizlik, düzen ve intizamına dikkat etmek, israf etmeden usulüne uygun olarak amacı dışında kullanmamak, 5- İzin almaları gerektiğinde bizzat Yazı İşleri Müdürü nden almak, -6-

7 MADDE 7- Bu yönergede belirlenmiş hususlar yönetmelik hükümlerine ve Kaymakamlık emrine göre yerine getirilecektir. MADDE 8- Bu yönergede belirlenmiş husus ve esaslarda kişilere verilmiş olan sorumluluklara hiyerarşik olarak uyulması zorunludur. MADDE 9- Bu Yönerge Pazaryolu Kaymakamı tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. 30/01/2012 Salih BELLİ Yazı İşleri Müdürü V. O L U R./01/2012 Taner TENGİR Kaymakam -7-