ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ ĠMZA YETKĠLERĠ ve RESMĠ YAZIġMA KURALLARI YÖNERGESĠ

Transkript

1 ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ ĠMZA YETKĠLERĠ ve RESMĠ YAZIġMA KURALLARI YÖNERGESĠ Bursa, 2011

2 ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ ĠMZA YETKĠLERĠ ve RESMĠ YAZIġMA KURULLARI YÖNERGESĠ BĠRĠNCĠ BÖLÜM ESASLAR GENEL ESASLAR Amaç MADDE 1- Bu yönergenin amacı; Uludağ Üniversitesi'nde Rektör adına imzaya yetkili görevlileri belirlemek, verilen yetkileri belli bir ilkeye bağlamak, toplam kalite yönetimi ilkeleri doğrultusunda hizmeti ve iģ akıģını hızlandırarak bürokratik iģlemleri en alt düzeye indirmek, hizmette verimlilik ve etkinliği artırmak, kalite odaklı olmayı benimsetmek, alt kademelere yetki tanıyarak sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirerek, iģlerine daha dikkatli ve istekli olmalarını özendirmek, personel arasında aidiyet duygusunu güçlendirmek, üst görevlilerin iģlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarıp önemli konularda daha etkin kararlar almasını kolaylaģtırarak, temel sorunlarla ilgilenmeleri için yeterli zaman bulmalarını sağlamak, paydaģlara kolaylık sağlayarak, Ġdareye karģı güven ve saygınlık imajlarını güçlendirerek geliģtirmek ve amir ve memurların "Kamu Görevlileri Etik DavranıĢ Ġlkeleri ile BaĢvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin" birinci maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket edilmesini sağlamaktır. Kapsam MADDE 2- Bu yönerge; 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu ve diğer ilgili mevzuat uyarınca, Uludağ Üniversitesi ve bağlı birimlerin yapacakları yazıģmalarda ve yürütecekleri iģlemlerde, Rektör adına imza yetkisi kullanılma Ģekil ve Ģartları ile diğer hususları kapsar. Hukuki Dayanak MADDE 3- Bu yönerge, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 13. maddesi, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5187 sayılı Basın Kanunu, 124 Sayılı Yükseköğretim Üst KuruluĢları Ġle Yükseköğretim Kurumlarının Ġdari TeĢkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıģtır. Tanımlar MADDE 4- Bu Yönergede yer alan; Yönerge : Uludağ Üniversitesi Rektörlüğü Ġmza Yetkileri Yönergesini, Üniversite : Uludağ Üniversitesini, Rektör : Uludağ Üniversitesi Rektörünü, Rektör Yardımcısı : Uludağ Üniversitesi Rektör Yardımcılarını, Genel Sekreter : Uludağ Üniversitesi Genel Sekreterini, Ġç Denetim Birim Yöneticisi : Ġç Denetim Birimi BaĢkanı veya Rektörce görevlendirilmiģ iç denetim birimi sorumlusunu Ġç Denetçi : Uludağ Üniversitesi Ġç Denetçilerini, Dekan : Uludağ Üniversitesi Fakültelerinin Dekanlarını, Enstitü Müdürü : Uludağ Üniversitesine bağlı Enstitülerin Müdürlerini, Yüksekokul Müdürü : Uludağ Üniversitesi Yüksekokullarının Müdürlerini, Meslek Yüksekokulu Müdürü : Uludağ Üniversitesi Meslek Yüksekokullarının Müdürlerini, Merkez Müdürü : Uludağ Üniversitesi Uygulama ve AraĢtırma Merkezi Müdürlerini, Bölüm BaĢkanı : Uludağ Üniversitesi Rektörlüğü Bölüm BaĢkanlarını, Bilimsel AraĢtırma Projeleri Koordinatörü : Uludağ Üniversitesi Bilimsel AraĢtırma Projeleri Koordinatörünü,

3 Döner Sermaye ĠĢletme Müdürü : Uludağ Üniversitesi Döner Sermaye ĠĢletme Müdürünü, Daire BaĢkanı : Uludağ Üniversitesi Daire BaĢkanlarını, Hukuk MüĢaviri : Uludağ Üniversitesi Hukuk MüĢavirini, Akademik Birim Amiri : 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununa göre Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul Müdürlükleri, Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri, Uygulama ve AraĢtırma Merkezi Müdürlükleri ve hiyerarģik yapıdaki en üst amirini, Uluslararası Akademik ĠliĢkiler Kurulu BaĢkanını ve Bilimsel AraĢtırma Projeleri Koordinatörünü, Ġdari Birim Amiri : 124 nolu Kanun Hükmünde Kararnameyle belirtilen Genel Sekreter ve Genel Sekretere bağlı tüm Daire BaĢkanlarını, Hukuk MüĢavirini, Güvenlik Müdürünü, Sivil Savunma Uzmanını, Döner Sermaye ĠĢletme Müdürünü, Basımevi Müdürünü, vb. birimlerin amirlerini, Yetkililer : Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter, Ġç Denetim Birimi Yöneticisi, Bilimsel AraĢtırma Projeleri Koordinatörü, Enstitü Müdürleri, Fakülte Dekanları, Yüksekokul Müdürleri, Meslek Yüksekokulu Müdürleri, Uygulama ve AraĢtırma Merkezi Müdürleri, Rektörlük Bölüm BaĢkanları, Daire BaĢkanları, Hukuk MüĢaviri, Döner Sermaye ĠĢletme Müdürü ve Büro Amirlerini ifade eder. MADDE 5- YazıĢmalarla ilgili olarak aģağıdaki ilke ve yöntemler uygulanır. 1. Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiģ olan yetkiler kullanılamaz. 2. Yetkiler, sorumluluk anlayıģının gereklerine uygun olarak yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanılır. 3. Akademik ve idari hiyerarģi içinde her kademe, bilmesi gereken konularda görev ve sorumluluğu ile bağlantılı olarak bilgi sahibi edilir. 4. Yetkililer, kendi üstlerinin bilmesi gereken konuları takip edip, üstüne bildirmekle; her makam sahibi, imzaladığı yazılarda, üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. 5. Rektör, Üniversitenin tüm birimleri ile; Rektör Yardımcıları, kendilerine bağlı birimlerle; Genel Sekreter, Üniversite idari birimleri ile; Dekanlar, Fakülteleriyle; Müdürler, kendisine bağlı Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Uygulama ve AraĢtırma Merkeziyle; Bölüm BaĢkanları, Bölümleriyle; Daire BaĢkanları ve diğer birim ve büro amirleri ise kendi birimleri ile ilgili olan tüm konularda bilgi ve sorumluluk sahibidirler. 6. Yapılacak yazıģmalarda, 02 Aralık 2004 tarih ve Sayılı Resmi Gazete de yayınlanarak yürürlüğe giren "Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik" hükümlerine riayet edilecektir. 7. Resmi YazıĢmalarda kullanılacak sayı satırında yer alan kod numarası; Tüm Akademik Birimlerde; Bölüm, Anabilim Dalı/ Bilim Dalı, Anasanat Dalı/ Sanat Dalı, Ġdari Birimlerde ġube Müdürlükleri ve ġeflikler için Yükseköğretim Kurulu BaĢkanlığı nın tarih ve sayılı yazısında belirtildiği biçimde, dosya numarası ise, Yükseköğretim Kurulu BaĢkanlığı nın tarih ve sayılı yazısı ekinde yer alan Yükseköğretim Üst KuruluĢları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı kitapçığında belirtildiği biçimde kullanılacaktır. 8. Üniversitenin resmi yazıģmaları Üniversite Antetli ve logolu kağıdı ile yapılır (EK-1). Renkli baskı olmadığı sürece yazıģmalarda mutlaka siyah-beyaz logo kullanılacaktır (EK-2). 9. Tüm resmi yazıģmalarda Uludağ Üniversitesi Kurumsal Yazı Temelleri kullanılacaktır (EK- 3). 10. Bir sayfayı aģmayan resmi yazıģmalarda, ilgili yönetmelik çerçevesinde belirlenen yazıģma kurallarına ve ölçülerine uyulmalıdır (EK-4). 11. Bir sayfayı aģan resmi yazıģmalarda, ilgili yönetmelik çerçevesinde belirlenen yazıģma kurallarına ve ölçülerine uyulmalıdır (EK-5a). Devamlı sayfalarda sayfa sayısı sağ alt köģede adres çizgisinin üzerinde kalacak ve sayfa sayası ile toplam sayfa sayısını gösterecek Ģekilde 10 karakter boyutunda yazılacaktır (EK-5a,b)

4 12. Akademik Birimler Üniversite Senatosu tarafından onaylanmıģ logolarını Kurum logosu solda, birim logosu sağda olmak üzere belirtilen ölçü aralığında kullanabilirler (EK-6). 13. Birim Antetli kağıtlarında aldıkları belgelerin kurumsal logolarını belirtildiği Ģekilde kullanabilirler (EK-7-8). 14. Üniversite faks kapakları Kurumsal Kimlik Kılavuzunda belirtildiği Ģekilde kullanılacaktır (EK -9-10). 15. A4 ve diplomat zarflar; Kurumsal Kimlik Kılavuzunda belirtilmiģ olup, resmi yazıģmalar dıģında kalan teģekkür, kutlanma ve davet gibi yazıģmalarda kullanılacaktır (EK ). 16. Tüm birimlerimiz tarafından kullanılacak olan TeĢekkür ve Onur Belgeleri Kurumsal Kimlik Kılavuzunda tanımlandığı Ģekilde kullanılacaktır (EK-13-14). 17. Uludağ Üniversitesi Rektörü, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreteri, Enstitü Müdürleri, Fakülte Dekanları, Yüksekokul Müdürleri, Meslek Yüksekokulu Müdürleri, Uygulama ve AraĢtırma Merkezi Müdürleri, resmi yazılar dıģındaki yazıģmalar için hazırlanmıģ olan Kurumsal Kimlik Kılavuzunda belirtilen kağıdı kullanılırlar (EK-15a,b). 18. Klasör sırtlarında Ana Dosya ve 1. Alt Konu kodu yer alır. 2. ve 3. Alt Konu Kodları ile yapılan yazıģmalar aynı klasör içinde yarım gömlek dosyalar kullanılarak arģivlenir. Klasör sırtları, Kurumsal Kimlik Kılavuzunda belirtilen Ģekilde klasör ölçüsüne uyarlanarak kullanılır (EK-16). 19. Tüm birimler, her türlü tasarımda, logoların renkli, siyah beyaz ve zemin üzerindeki kullanımları Kurumsal Kimlik Kılavuzunda belirtilmiģ olan renk kodları ve yazı karakterlerine riayet etmekle yükümlüdürler (EK -17a,b,c,d). Bu kılavuzda yer almayan ve Uludağ Üniversitesi Senato su tarafından onaylanan birim logoları Senato dan geçtiği Ģekilde kullanılmalıdır. 20. Elektronik posta ile yapılan resmi iģ ve iģlemlerde mutlaka uludag.edu.tr uzantılı mail adresleri kullanılacaktır. Birimlerin kendilerini tanımlayacak bir kısaltma ile birime ait bir mail adresi kullanması zorunludur. 21. Yazılar, son imzaya kadar yer alan bütün ara kademe amirlerinin parafı olmadan imzaya sunulamaz. Her bir paraf sahibi parafın atıldığı tarihi mutlaka belirtmelidir. 22. Birim amirleri birimlerince yazılan bütün yazılardan sorumludurlar. 23. Üniversite dıģı kurum-kuruluģ ve kiģilere yapılacak yazıģmalar, bu yönergede belirtilen yazıģmalar hariç Rektör veya Rektör Yardımcısı imzası ile yapılır. 24. Ġdari birimlerden Rektörlük Makamına hitaben yazılması gereken yazılar, konularına göre Rektör Yardımcıları ya da Genel Sekreter imzası ile yazılır. 25. Daire BaĢkanlıkları arasında yapılacak rutin yazıģmalar imza yetki devri çerçevesinde yapılır. 26. Rektör ve Rektör Yardımcıları tarafından, Daire BaĢkanı ve Hukuk MüĢavirinden yazılı ve sözlü olarak istenilen her türlü görüģ, bilgi, belge ve doküman ilgili birim amiri tarafından görevi isteyen üst amire sunulmak üzere Genel Sekreter e bilgi verilerek teslim edilir. Bilginin yazılı olması halinde birim amirleri görevi isteyen üst amire sunulmak üzere konuyu kendi imzaları ile Genel Sekreterlik Makamına yazılı olarak sunar. 27. Akademik Birimler, eğitim amaçlı konularda, doğrudan kendi aralarında ve kendilerine bağlı birimlerle bu yönergede belirlenen ilkeler doğrultusunda yazıģma yapabilirler. 28. Rektörlük ve bağlı birimlerden Akademik Birimlerin Sekreterliklerine yapılan yazıģmaların dönüģleri ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜNE Dekan imzası ile yazılır Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve ilgili yönetmelik gereğince Rektörlük bünyesinde Üniversiteye bağlı tüm akademik ve idari birimlere 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca yapılan baģvurular ilgili birim tarafından cevaplandırılacak ve aylık olarak Genel Sekreterliğe yazılı olarak bilgi verilecektir. 30. Yetkilinin izin vb. nedenlerle bulunmadığı hallerde, vekili imza yetkisini kullanarak, yetkiliye yapılan iģ ve iģlemle ilgili bilgi verir. 31. Rektör tarafından bu yönerge ile devredilen yetkiler Rektör onayı olmadan birim amirlerince daha alt kadrolara devredilemez. 32. Rektör Yardımcılarından biri herhangi bir nedenle yerinde olmadığı zamanlarda ona ait imza yetkisi diğer Rektör Yardımcısı tarafından kullanılır. Ġzinli, görevli ya da raporlu oldukları zamanlarda dönüģlerine kadar hizmetlerin nasıl yürütüleceği ayrıca belirtilir.

5 33. Bir tasarruf, tercih, gizlilik veya teklif içeren yazılar, bizzat Genel Sekreter veya ilgili Rektör Yardımcısı tarafından Rektöre sunularak imzalatılır. 34. Bir izin veya onayın kaldırılması veya düzeltilmesi, alınıģındaki usule uyularak yapılır. 35. Yazıların ilgili olduğu birimde hazırlanması ve gönderilmesi asıldır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde Genel Sekreterlik Bürosunca hazırlanır. Bu tür yazılarda Rektörün imzasına sunulmadan önce ilgili birimin bağlı olduğu Rektör Yardımcısının parafı alınacaktır. Ġlgili yazı imzadan çıktıktan sonra bir fotokopisi, alındı ibaresi asıl pelurun arkasında olacak Ģekilde imza karģılığı ilgili birime teslim edilir. 36. Yazılar ekleri ve varsa öncesine ait ilgileri ile birlikte imzaya sunulacaktır. Evraklar imzaya sunulurken, Evrak Kayıt Biriminde kalacak tek nüsha pelur imza kartonunun sol sayfasına, (altında geçmiģ bilgileri bulunan) ikinci pelur imza kartonunun sağ sayfasına, arka sağ sayfaya ise ilgili yere gidecek asıl nüsha (dağıtımlı yazılarda arka sol sayfadan baģlanarak devam edilir) yerleģtirilecektir. 37. Uludağ Üniversitesi ve Uludağ Üniversitesi ne bağlı birimlerin kurum dıģında yapacakları ikili anlaģmalar ve protokollere iliģkin ilgili kiģi, kurum ve/veya kuruluģlar tarafından hazırlanan taslak, Hukuk MüĢavirliği tarafından incelenerek, Genel Sekreterliğe imzaya hazırlanmak üzere teslim edilir. 38. Uludağ Üniversitesi ve Uludağ Üniversitesi ne bağlı birimlerin kurum dıģında yapacakları ikili anlaģmalar ve protokollerin Rektör tarafından imzalanması esastır. Alınan onayla imzalanan anlaģma ve protokollerin asılları Genel Sekreterlikte muhafaza edilir. Asılların Genel Sekreterlik Bürosuna tesliminden ilgili birim amiri sorumludur. MADDE 6- Bu yönergenin uygulanmasından; 1. Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından, belirtilen usul ve sürelere uygunluğunun sağlanmasından Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter ile tüm akademik ve idari birim amirleri, 2. YazıĢmaların; yazıģma kuralları ve mevzuata uygun olarak yapılmasından, yazıların dosyalanma ve korunmasından birim amirleri ve birimlerin ilgili görevlileri, 3. Gelen evrakın ve imzalanan yazıların ilgililere süratle ulaģtırılması ve tekide mahal verilmeyecek Ģekilde süratle cevaplandırılmasından ilgili birim amiri ve birimindeki tüm görevliler, 4. Gizlilik dereceli bilgi ve evrakın, ilgisiz kiģilerin eline geçmesinden ve bilmemesi gereken kiģilerin konudan haberdar olmasından birim amiri ve tüm ilgililer, 5. Birimlerden çıkan tüm yazılardan birinci derecede birim amiri ve sonra yazıda parafı olan tüm ilgililer, 6. Rektörlük Makamına veya diğer görevlilerin imzasına getirilen ve kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından Rektör Sekreterleri ve Genel Sekreterlik görevlileri, sorumlu olacaklardır. ĠKĠNCĠ BÖLÜM UYGULAMA ESASLARI MADDE 7- Üniversiteye 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca yapılacak, müracaat Ģikayet ve diğer baģvurularla ilgili olarak, aģağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması uygun görülmüģtür. 1. E-posta baģvuruları, ilgili formların 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve yönetmeliğe göre eksiksiz doldurulması durumunda Genel Sekreterlik tarafından değerlendirilecek ilgili Rektör Yardımcısı veya Genel Sekreter onayıyla ilgili daireye gerekiyorsa yazılı olarak havale edilecektir. 2. Rektörlüğe Bilgi Edinme BaĢvurusu kapsamında gelen dilekçeler Genel Sekreterlik Bürosu tarafından ilgili dairelere ilgili Rektör Yardımcısının veya Genel Sekreterin onayıyla yazılı olarak havale edilecektir.

6 3. Akademik ve Ġdari Birimlere doğrudan yapılan yazılı baģvurular o birimce cevaplandırılacak ve Genel Sekreterliğe konuyla ilgili bilgi verilecektir sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve ilgili yönetmeliğe göre yapılacak baģvurular, kanunda belirtilen kapsam ve süreler içinde cevaplandırılacaktır. Verilecek cevaplardan birim amirleri doğrudan sorumlu olacaktır. 5. Bilgi Edindirme konusunda kendisine baģvurulan birim amiri, konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dıģında görürse, dilekçeler Genel Sekreterliğe sunulacak ilgili Rektör Yardımcısının veya Genel Sekreterin vereceği direktife göre gereği yapılacaktır. 6. Bütün birim amirleri, kendi görev alanlarına giren konularla ilgili baģvuruları doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklanması ise, bunu dilekçe sahiplerine 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun'da belirtilen usule uygun olarak, yazılı Ģekilde bildirmeye yetkilidirler. Bilgi edinmeye iliģkin yapılan yazıģmaları aylık periyotlarla Rektörlüğe yazılı olarak bildirirler. 7. Doğrudan Rektörlük Makamına yapılan yazılı baģvurular, bir özellik arz etmediği, Rektör veya Rektör Yardımcıları tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı, bir ihbar ya da Ģikâyeti kapsamadığı takdirde, Genel Evrak Bürosunda kaydı yapılıp, dilekçenin ilgili daireye gönderilmesi sağlanacaktır. Bu Ģekilde ilgili birime giden dilekçeler iģleme konulacak ve sonucu 4982 sayılı Yasalarda belirtilen usule uygun olarak dilekçe sahibine yukarıda yazılı esaslar dahilinde yazılı olarak bildirilecektir. 8. BaĢvurularla ilgili tereddüt edilen hususlar ilgili Rektör Yardımcısı veya Genel Sekreter tarafından çözülecektir. MADDE 8- Gelen Yazıların kayda alınmasında ve Evrak Havalesinde aģağıdaki ilke ve yöntemler uygulanır. 1. KĠġĠYE ÖZEL yazılar Genel Evrak Bürosu tarafından teslim alınarak, açılmadan zarfın üzerine kayda alındığı tarih ve kayıt numarası ve sevk yerine Genel Sekreter yazılarak Genel Sekretere sunulur. Genel Sekreter tarafından Rektör veya Rektör Yardımcılarından kimin adınaysa adı geçene arz edilir. Yapılacak havaleye göre sevk yeri Genel Evrak Bürosunca değiģtirilir. 2. ÇOK GĠZLĠ yazılar Genel Evrak Bürosu tarafından teslim alınarak, açılmadan Genel Sekretere sunulur. Rektör veya Rektör bulunmadığı zamanlarda ilgili Rektör Yardımcısına arz edilerek, havaleyi takiben Genel Evrak Bürosunda kayda alınacaktır. 3. Rektörlük Makamı na gelen GĠZLĠ ve ĠVEDĠ yazılar Genel Sekreter tarafından, diğer bütün yazılar Genel Evrak Bürosunda açılacaktır. Ġlgili memur tarafından gideceği yer yazıldıktan sonra kaydı yapılarak, görev bölümüne göre ayrım yapıldıktan sonra ilgili birime gönderilecektir. 4. Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreter tarafından kendilerine gelen evrak incelendikten sonra Rektörün görmesi gerekenlere (T) takdim iģareti ve tarih (T/ / /.) konularak Makama sunulması sağlanacak, Rektörün görüģ ve talimatını müteakip Genel Evrak Bürosunca ilgili birime gönderilecektir. 5. Rektörlük birim amirleri, kendilerine Rektör, Rektör Yardımcıları ya da Genel Sekreter havalesini taģımadan gelen evraklar hakkında, birim amirleri kendi inisiyatiflerinde Rektör, Rektör Yardımcıları ya da Genel Sekretere bilgi verecekler ve talimatlarını alacaklardır. MADDE 9- Giden Yazıların hazırlanmasında ve imzaya sunulmasında aģağıdaki ilke ve yöntemler uygulanır. 1. Rektör veya Rektör Yardımcıları tarafından imzalanıp gönderilecek tüm yazılar, BaĢbakanlığın Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak hazırlanacaktır. 2. Rektör adına yetki verilmiģ Makamlarca imzalanacak yazılarda, yazının sağ alt köģesine yazıyı imzalayanın adı ve soyadı yazıldıktan sonra, altına Rektör a. Ġbaresi konulacak, bunun altına da memuriyet unvanı yazılacaktır.

7 3. Yazılar, yazıyı yazan görevliden baģlayarak aģama sırasına göre imzalayacak makama (Rektör veya Rektör Yardımcısı) kadar olan ara kademeyi kapsayacak Ģekilde sıralı amirlerce paraf olunacaktır. 4. Makam oluruna sunulacak iç denetimle ilgili olmayan onay yazılarında, ilk teklifte bulunan ilgili birim amirinin imzasından sonra, yazının sol alt tarafına Uygun Görüşle Arz Ederim ibaresi yazılacak, altına tarih konulduktan sonra, imza için uygun bir boģluk bırakılıp, görev dağılımına göre ilgili Rektör Yardımcısının ve Genel Sekreterin imzası açılacaktır. Ġlgili Rektör Yardımcısının Uygun GörüĢü alınmadan hiçbir teklif onay için Makama sunulmayacaktır. Kalite Kayıtları gereği yapılan yazıģmalarda açılan tarih kısımları kesinlikle boģ bırakılamaz. Olur tarihi ve arz tarihi mutlaka imzayı atan kiģi tarafından imza atılan kalem ile doldurulmalıdır. 5. YazıĢmalarda standardizasyona özen gösterilecektir. Bu bağlamda örneğin; onaylarda Onay, Uygundur, Muvafıktır gibi deyim ve ifadeler yerine, onay için sadece Olur deyimi kullanılacak ve imza için yeterli bir açıklık bırakılacak; yazıların sonuç bölümünde yer alan Arz Ederim, Saygılarımla Arz Ederim, Rica Olunur ve benzeri ifadelerin yerine Arz Ederim ve Rica Ederim deyimleri kullanılacaktır. 6. Yazıların Türkçe Dil Bilgisi Kurullarına ve günümüz Türkçe sine uygun hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak yazılması zorunludur. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ĠMZA YETKĠLERĠ MADDE 10- Üniversitemizin görev ve sorumluluğu altında bulunan hizmetlerde, imzaya yetkili makamların belirlenmesi ile yetki kullanımı aģağıdaki ilke ve usullere göre yapılır. a) Rektör tarafından yürütülecek iģler ile imzalanacak yazılar ve onaylar; 1. CumhurbaĢkanlığı Genel Sekreterliği, TBMM BaĢkanlığı ile birim ve komisyonları, BaĢbakanlık, Genel Kurmay BaĢkanlığı, Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği, Yükseköğretim Kurulu BaĢkanlığı, Üniversitelerarası Kurul BaĢkanlığı, SayıĢtay BaĢkanlığı, ÖSYM BaĢkanlığına ve Ġç Denetim Koordinasyon Kuruluna yazılacak yazılar, 2. Bakanlar imzasıyla gelen yazıların cevapları ile BaĢbakanlık ve Bakanlıklara sunulan (YÖK kanalıyla) Rektörlük görüģ ve tekliflerini içeren yazılar, 3. Vali, Garnizon Komutanı, BüyükĢehir Belediye BaĢkanı ve Cumhuriyet BaĢsavcısı imzası ile gelen yazılara verilecek cevaplar ile bu kurumlara yazılacak önemli nitelikteki yazılar, 4. Sermaye Piyasası Kurulu (SPK), Kamu Ġhale Kurumu (KĠK), Bankacılık Düzenleme Ve Denetleme Kurumu (BDDK), Enerji Piyasası Düzenleme Ve Denetleme Kurumu (EPDK) ve Türkiye Ġstatistik Kurumu (TUĠK) BaĢkanlıklarına yazılacak yazılar, 5. Türkiye Bilimsel ve Teknolojik AraĢtırma Kurumu (TÜBĠTAK), 6. Bakanlıklara gönderilen mali iģ ve iģlemlerle ilgili her türlü yazıģma, 7. Diğer Üniversitelerden Rektör imzasıyla gelen önemli nitelikteki yazıģmalara verilecek cevaplar, 8. Mevzuat gereğince bizzat Rektör tarafından baģkanlık edilmesi gereken toplantı ve kurullar, 9. Mevzuatta öngörülen ve mutlaka Rektör tarafından yapılması gereken öneriler, kararlar ve iģlemler, 10. Basın ve yayın organlarına demeç verme, 11. Kurum ve kuruluģlarla yapılacak tüm protokol ve anlaģmalar, 12. Rektörlük Makamınca uygun görülen tebrik yazıģmaları, 13. Ġç Denetim Birim Yöneticisince sunulan yıllık ve üç yıllık çalıģma plan ve programını onaylama, 14. Ġdari ve disiplin soruģturma açılması, yürütülmesi, sonuçlandırılması ile ilgili yazıģma ve onaylar, 15. Rektör Yardımcıları, Dekan, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, AraĢtırma Merkezi Müdürleri ile Rektörlüğe bağlı Bölüm BaĢkanları, Genel Sekreter, Ġç Denetim Birim

8 Yöneticisi, Ġç Denetçiler ve Daire BaĢkanlarının yıllık izin, mazeret izni, sağlık izni ve vekalet onayları, 16. Üniversite birimleri ile Üniversite dıģındaki kurum ve kiģilerden gelen önemli teklif ve yazılara verilecek cevaplar, Üniversitenin yatırım teklifleri ve yıllık programların uygulanması ile ilgili yazılar, 17. Özel Kanunlarda belirtilen hususlar saklı kalmak üzere, Üniversite kadrosuna atanan tüm personelin ilk görev yerlerinin belirlenmesi, 18. Üniversite içinde yer değiģikliğine iliģkin, 2547 Sayılı Kanuna tabi tüm personel ile 657 Sayılı Kanuna tabi personelden ġube Müdürü ve üstü idari görevlerdeki personelinin geçici görevlendirme ile boģ bulunan yönetici durumundaki idari kadrolara vekalet ve tedvir yazıları ile onayları ve Muhasebe Yetkiliğine vekalet onayları, 19. Ġlgili personeli görevden uzaklaģtırma ve göreve iade onayları, 20. Açıktan atama ile ilgili kadro talep yazıları, Sayılı Kanunun 31., 38., 39., 40/a, 40/b, 40/c, 40/d ve 41. maddelerine iliģkin yapılan görevlendirmeler ile ilgili olurlar, 22. Emeklilik Belgelerinin onaylanması, Sayılı Yükseköğretim Kanunu uyarınca yapılan görev süresi uzatma onayları, 24. Açıktan, naklen, yeniden, asalet tasdiki, unvan değiģikliği, Dekan, Müdür ve baģka birimlerden atanacak yardımcılara dair onaylar ile istifa onayları, 25. Ġlan edilen Profesör ve Doçent kadrolarının jürilerine gönderilen yazılar, 26. Akademik personelin yolluklu veya 15 günden fazla yurtiçi görevlendirmelerine iliģkin görevlendirme yazıları, 27. Tüm personelin yurtdıģı görevlendirme onayları, 28. Ġlgili birimde öğretim elemanı olmadığı durumlarda Bölüm BaĢkanlarının atama onayları, 29. SoruĢturma açılması, yürütülmesi, sonuçlandırılması ile ilgili yazıģma ve onaylar. 30. Diplomaların onaylanması, 31. Üniversite Ģenlikleri ile ilgili olurlar ve onay yazıları, 32. Kısmi zamanlı öğrenci alım onayı, B sözleģmeli personelin yıllık sözleģmeleri, 34. Öğrencilerin yurtdıģı kültür ve spor faaliyetleri görevlendirme onayları, 35. Üniversitenin Stratejik Planı, Faaliyet Raporu, Yatırım Değerlendirme Raporu, Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu, Performans Programı, Yatırım Programı, Bütçe Çağrısı ve Ayrıntılı Finansman Programı ile ilgili onaylar, Yılı Yönetim Dönemi Hesabı, Kesin Hesap Cetveli ve Bütçe-Kesin Hesap kanun tasarı teklifi ile ödenek gönderme ve tenkis hariç) bütçe iģlemleri, sayılı Kanuna göre yapılacak ihalelerin; ihale onay belgesi ve komisyon kararı onayları, 37. Yıllara sâri olarak yapılması düģünülen ihalelerin üst yönetici onayları, 38. Rektörlüğe veya tüm birimlere yapılan bağıģların kabulü ile ilgili onaylar, 39. Yasa ve yönetmeliklerle Rektöre bırakılmıģ yazıģmalar ile bu yönergede ayrıca sayılmayan yazıģmalar ve Rektörün imzalamayı uygun gördüğü diğer onay ve yazılar ile ayrıca sayılmayan iģler, b) Rektör Yardımcıları tarafından yürütülecek iģler ile imzalanacak yazılar ve onaylar; 1. Görev bölümüne uygun olarak Rektörün imzalayacağı yazılar dıģında kalan onay ve yazılar, 2. Rektörün, çeģitli nedenlerle makamında bulunmadığı zamanlarda Rektör tarafından imzalanması gereken, ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar, 3. Türk Patent Enstitüsü, Türkiye Radyo Televizyon Kurumu (TRT), Anadolu Ajansı vb. kurumlara yazılacak önem ve özelliğine göre belirlenen yazılar, 4. Rektörün imzasına sunulacak, görevli olduğu Daire BaĢkanlıkları ile ilgili bütün yazıların parafı, 5. SoruĢturma açılması, yürütülmesi, sonuçlandırılması ile ilgili yazıģma ve onayların parafı, 6. Üniversite birimleri ile Üniversite dıģındaki kurum ve kiģilerden gelen önemli teklif ve yazılara verilecek cevaplar, 7. Rektör imzasıyla gelen önemli yazıların dıģında diğer üniversitelerle yapılan yazıģmalar,

9 8. SayıĢtay sorgu ve ilamları ile ilgili olarak, kiģi, ilgililer, sorumlular ve birimlerle yazıģmalar, 9. Hukuki davalarda görevlendirilecek bilirkiģiler ile ilgili yazıģmalar, 10. Büyükelçilik ve konsolosluklara yazılan öğrencilerin vize vb. iģlemleri ile ilgili yapılacak rutin yazılar, 11. Emniyet Müdürlüklerine yazılan güvenlik talebini içeren yazılar, 12. Kadro bildirimi ve onay yazıları, 13. Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu ile önemli nitelikteki yazıģmalar, 14. AsayiĢ ve güvenlik ile ilgili önemli yazıģmalardan kurum içi olanlar, 15. Yargı Kararlarının kiģilere bildirme yazısı ile soruģturmacının isteği doğrultusunda ilgili birimlerden bilgi ve belge isteme yazısı, 16. Tüm birimleri ilgilendiren yazılar ile emir niteliği taģıyan yazılar, 17. Akademik personelin kademe ilerleme ve aylıksız izin onayları, 18. Birimler ve kiģilerle yapılacak olan dolu kadro aktarımı ve münhal kadrolarla ilgili yazılar, 19. Doçentlik baģvuruları ile ilgili jüri üyelerine ve Üniversitelerarası Kurulu BaĢkanlığına yazılan eser incelemelerine ait yazılar ile emekli profesörlerin bildirilmesine dair yazıların onayları, 20. Personel atamaları ile ilgili kararname ve onayların üst yazıları ile personelin görevden ayrılıģ veya göreve baģlayıģlarının, Üniversite dıģı kurumlara ve Üniversite içi akademik birimlere bildirilmesine dair yazılar, Sayılı Kanunun 31., 38., 39., 40/a, 40/b, 40/c, 40/d ve 41. maddelerine iliģkin yapılan görevlendirmeler ile ilgili yazıģmalar, Sayılı Devlet Memurları Kanununun 89. madde görevlendirmeleri, 23. Profesörlük ve Doçentlik atamasıyla ilgili yazıģmalar, 24. Derece ilerlemesi ile ilgili onaylar, 25. Açıktan ve naklen atama ile ilgili kurumlarından muvafakat isteme ve onay öncesi yapılması gereken iģlemlere iliģkin yazılar ve diğer birim içi yazıģmalar, 26. Personelin aylıksız izin onayları, 27. Birimlerle olan Tıpta Uzmanlık Sınavı ve Yandal Uzmanlık Sınavı ile ilgili yapılan yazıģmalar, 28. Akademik personelin yurtiçi yolluksuz görevlendirme onayları, 29. Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu kararlarının ilgili akademik birimlere gönderilmesine iliģkin üst yazılar, 30. Rektör onayı alındıktan sonra araģtırma merkezine müdür atama, yönetim kurulu oluģturma, merkez kurulması ve merkez yönetmelikleri ile ilgili yazılar, Kendi birimlerinde yazılıp, Rektör veya Rektör Yardımcısının imzasından çıkan kararname ve olurların (terfi, görevlendirme), Personel atamaları ile ilgili kararname ve onaylarının üst yazıları ile personelin görevden ayrılıģ veya göreve baģlayıģlarının, Üniversite dıģı kurumlara ve Üniversite içi tüm birimlere bildirilmesine dair yazılar, 31. Arızi mahiyette iģlerin gördürülmesi amacıyla yapılacak görevlendirmeler, 32. Hurdaya ayırma nedeniyle her yıl Maliye Bakanlığınca belirlenecek tutarın üstünde olan demirbaģ tutanaklarının onaylanması, 33. Üniversiteye ait veya üniversiteye tahsisli gayrimenkuller ile ilgili olarak diğer kurumlarla yapılan yazıģmalar, sayılı Kanuna göre yapılacak taģınmazların ihalesine iliģkin ihalelerin birimler arası yazıģmaları, 35. Üniversite Stratejik Planı, Üniversite Faaliyet Raporu, Yatırım Değerlendirme Raporu, Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu, Performans Programı, Yatırım Programı, Bütçe Çağrısı, Yıllık Faaliyet Raporu ile ilgili olarak yayınlanan kanunla ilgili tebliğler ve yönetmeliklere ait yapılan kurum içi yazıģmalar, 36. Ġçeriğine göre üniversite Ģenlikleri ile ilgili yazıģmalar, 37. Üniversitemiz öğrenci kulüpleri ile ilgili rutin yazılar, 38. Üniversitemiz salonlarında düzenlenecek konferans ve seminer izinleri, 39. Kısmi zamanlı öğrenciye iliģkin yazıģmalar, 40. Sağlık kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı komisyon ve kurullarına davet yazıları, 41. Öğrencilerin yurtiçinde düzenlenen spor-kültür alanlarında üniversiteler arası yarıģmalara katılması için gerekli onayın verilmesi,

10 42. Kampus içerisinde stant açılması ile ilgili yazılar ve onaylar, 43. Öğrenci harçlarının tahsili ve iadesi ile ilgili yazıģmalar, 44. Bilimsel AraĢtırma Projeleri Komisyon BaĢkanlığına yazılan mali konular hariç her türlü yazıģmalar, 45. Rektör tarafından verilen diğer görevlere dair yazı ve onaylar. c) Genel Sekreter tarafından yürütülecek iģler ile imzalanacak yazılar ve onaylar; 1. Rektör ve Rektör Yardımcılarının imzalayacakları yazıların parafı, 2. Konusuna göre idari birimlerden Rektörlük Makamına hitaben yazılması gereken yazılar, 3. Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu kararlarının ilgili idari birimlere gönderilmesine iliģkin üst yazılar, 4. SoruĢturma açılması, yürütülmesi, sonuçlandırılması ile ilgili yazıģma ve onaylar, 5. Anma ve kutlama günleri ve bayram programlarına iliģkin tebliğler, 6. Yazılı, görsel ve iģitsel medyanın üniversiteden talep ettiği haber konularında Basın ve Halkla ĠliĢkiler Müdürü tarafından yürütülmesi gereken yazıģmalar, 7. Yazılı, görsel ve iģitsel medyada yer alan Uludağ Üniversitesi ni doğrudan ya da dolaylı yollardan ilgilendiren, 5187 sayılı Basın Yasası kapsamında cevap ve düzeltme haklanın kullanılması gerekli koģulları yaratan haberlerle ilgili yazıģmalar, 8. Basın ve Yayın kuruluģlarına gönderilecek Basın Bülteni ve Basın Bilgilendirme yazıları, 9. Üniversite internet sitesinde yayınlanacak duyuruların onayları, Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamı dıģındaki baģvuru dilekçelerine verilen cevaplar ile bilgi ve belge istemleri hakkında ilgili Ģahıslara yazılan yazılar, 11. Önem derecelerine göre Fakülte Sekreterliklerine yazılabilecek yazılar, 12. Teknik personelin Ģantiye görevlendirme yazıları ile yapım iģlerinde kontrol olarak görevlendirme yazıları, 13. Rektörlük birimlerinde bulunan idari personelin ve kendisine bağlı birim amirlerinin (Ġç Denetçiler hariç Rektör tarafından onaylanacaklara teklifte bulunmak ) yıllık, mazeret ve sağlık izin onayları, 14. Kendine bağlı birimler arasında koordinasyonu sağlayıcı yazı veya talimatlar ile bu birimlerin hizmet akıģı ve düzenlenmesine iliģkin yazılar, 15. Ġdari personelin yurtiçi görevlendirme onayları, 16. Özlük iģlerinin bildirilmesine, hizmet içi eğitim çalıģmalarına yönelik yazıların personele duyurulmasına iliģkin yazılar, 17. ÇeĢitli afiģ, broģür, duyuru, internet duyurusu, fuar, stand açma talepleri ve ilanların ilgili akademik ve idari birimlere gönderilmesine dair yazılar, 18. Satınalma taleplerinin üst yazıları, 19. Öğrenci yurt aidatı ve depozitolarının iade edilmesi ve hesap aktarımlarının banka ve Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığına bildirilme yazıları, 20. Bilimsel AraĢtırma Projeleri Birimine yazılan yazıģmalar, 21. Rektörlük Makamı tarafından verilen diğer görevlere dair yazı ve onaylar. d) Genel Sekreter Yardımcısı tarafından yürütülecek iģler ile imzalanacak yazılar ve onaylar; 1. Rektör, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreter tarafından imzalanacak yetkilendirildiği alanlarla ilgili olan yazıların parafı, 2. Genel Sekreterlik ve genel sekreterliğe bağlı (Daire BaĢkanlıkları ve Hukuk MüĢavirliği dıģındaki) birimlerde görevli personelin görevden ayrılıģ ve göreve baģlayıģlarının idari birimlere bildirilmesine dair yazılar, 3. Rektörlük Makamı ve Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevler. e) Daire BaĢkanları, Hukuk MüĢaviri, Döner Sermaye ĠĢletme Müdürü, Harcama Yetkilisi, Ġhale Yetkilisi, Muhasebe Yetkilisi, Bilimsel AraĢtırma Projeleri Koordinatörü ve Birim Amirleri tarafından yürütülecek iģler ile imzalanacak yazılar ve onaylar; 1. Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcıları tarafından imzalanacak yazıların parafı,

11 ve 4735 Sayılı Kanunlar gereği ihale yetkilisi sıfatıyla ve 5018 Sayılı Kanun gereği harcama yetkilisi sıfatıyla yazılan yazılar ve onayların imzalanması, 3. Üst Yönetimin talebi üzerine ilgili makama verilmek üzere Genel Sekretere sunulan görüģ, bilgi ve çalıģma belgelerinin üst yazıları, 4. BUSKĠ, UEDAġ, BURSAGAZ, Türk Telekom vb. kurumlar ile yapılan rutin yazıģmalar, (Yapı ĠĢleri ve Teknik Daire BaĢkanlığı) 5. Giyim Yardımı Yönetmeliğine göre giyim yardımından yararlanacak personelin giyim yardımı cetvellerinin onaylanması, (Harcama Yetkilisi) 6. Temsil, ağırlama tertibinden yapılan harcamalara ait belgelerin imzalanması, (Harcama Yetkilisi) 7. Araç ve sürücü görevlendirme onayları, (Yapı ĠĢleri Daire BaĢkanı, Ġdari ve Mali ĠĢler Daire BaĢkanı) 8. Üniversite mekânlarında kullanılan su ve elektrik tüketimleri (Yapı ĠĢleri ve Teknik Daire BaĢkanlığı) ile kira (Ġdari ve Mali ĠĢler Daire BaĢkanı) ve yakıt tutarlarının (Yapı ĠĢleri Daire BaĢkanı) ilgililere bildirimi ve santral aracılığı ile yapılan özel telefon görüģme ücreti bildirimi (Daire BaĢkanlıkları) gibi rutin yazılar, 9. Ġdari personelin kademe ilerlemesi onayları, (Personel Daire BaĢkanı) 10. Naklen atamalarda sicil dosyasının istenilmesi ve gönderilmesi ile ilgili yazıģmalar, (Personel Daire BaĢkanı) 11. Sendika üye olma ve üyelikten çekilme yazıları, (Personel Daire BaĢkanı) Sayılı Kanunun 108. maddesi uyarınca herhangi bir sebeple aylıksız izin değerlendirme onayları, (Personel Daire BaĢkanı) 13. Yıllık sağlık izin formu teklifleri, (Personel Daire BaĢkanı) 14. Çıkartılan Akademi ve Ġdari Personel Kimliklerinin birimlere gönderilmesi ile ilgili Fakülte Sekreterlikleri ile yapılacak yazıģmalar, (Personel Daire BaĢkanı) 15. Pasaportla ilgili yazılar ve onayları, (Personel Daire BaĢkanlığı) 16. Rektörlük Oluru alınmıģ görevlendirmelerin Enstitü, Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Sekreterliklerine bildirilmesi, (Personel Daire BaĢkanı) 17. Kamu ve özel kurum ve kuruluģlara mezuniyet teyit yazıları (Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanı) 18. Destek hizmeti birimleri olarak belirlenen Personel Daire BaĢkanlığı, Ġdari ve Mali ĠĢler Daire BaĢkanlığı, Yapı ĠĢleri ve Teknik Daire BaĢkanlığının Rektör onayı ile verilen destek hizmeti ile ilgili ilgili daire anteti ile yapılan yazıģmalar, (Ġdari ve Mali ĠĢler Daire BaĢkanı) 19. Öğrenci bursları ile ilgili vakıf ve derneklerle yapılan yazıģmalar, (Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanı) 20. EK-C Belgesi ile ilgili Enstitü, Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Sekreterlikleri ile yapılacak yazıģmalar, (Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanı) 21. Kimlik Kartları ile ilgili Enstitü, Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Sekreterlikleri ile yapılacak yazıģmalar, (Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanı) 22. Rektör Ġmzasından çıkan Diplomaların Enstitü, Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Sekreterlikleri ile yapılacak yazıģmalar, (Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanı) 23. Askerlik ġubeleri ile yapılan rutin yazıģmalar, (Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanı) 24. Diğer Üniversitelerden gelen öğrencilerin, hasta sevki kâğıtlarının imzalanması, (Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı) 25. Federasyon tarafından görevlendirilen veya Rektör oluru alınmıģ, spor-kültür etkinliklerine katılacak öğrencilerin Enstitü, Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Sekreterliklerine bildirilmesine iliģkin yazıģmalar (Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı) 26. Yemekhane hizmetleri ile ilgili Belediye ve Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı laboratuarlarına yazılan rutin yazılar, (Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı) 27. KreĢ ve Anaokulu aidat kesintisi ve depozito iadesinin Enstitü, Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Sekreterlikleri ile idari birimlere bildirilme yazıları, (Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı) 28. Sosyal güvencesi olmayan öğrencilere verilen sağlık karneleri, (Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı) 29. ĠĢveren vekili olarak part-time ve stajyer öğrenci ile 4-B sözleģmeli personelin sigorta giriģ evrakları, (Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı)

12 30. AfiĢ, billboard, salon ve stant kiralama sözleģmeleri, (Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı) 31. Aylık yemek listesi ve yemek doküman cetvelleri, (Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı) 32. Kütüphane etkinliklerinde görev alan veya katkıda bulunanlara yazılan teģekkür yazıları, (Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanı) 33. Üniversite Sporları Federasyonu müsabakalarına katılım formu, (Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı) 34. Gençlik ve Spor Müdürlüğü sporcu lisans tescil onay belgesi, (Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı) 35. Sporcu lisansı için sağlık raporu formu, (Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı) 36. Sporcu kafilesi listesi onayı, (Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı) 37. Ġhale ve iç kontrol sürecindeki görüģ yazıları, (Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanı) 38. Ödenek gönderme iģlemleri, (Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanı) 39. Firma ve kiģilere ait hakediģlerden kesilen vergi ve yasal kesintilerine iliģkin yazılar (Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanı) 40. Kamu zararından doğan alacakların ilgili mevzuat hükümlerine göre taksitlendirme yetkisi, (Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanı) 41. Gelir ve alacakların tahsili ve takibine iliģkin yazıģmalar, (Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanı) 42. SayıĢtay sorguları ve ilamların tebliğ iģlemleri, (Muhasebe Yetkilisi) 43. Bankalara yazılan her türlü hesap açma, kapatma, aktarma vs. talimat yazıları (Muhasebe Yetkilisi) 44. Sosyal Güvenlik Kurumu, Vergi Daireleri, Sendikalar ve Ġcra Müdürlükleri ile muhasebe iģlemlerine yönelik yapılan yazıģmalar, (Muhasebe Yetkilisi) 45. Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin harcama birimlerince uygun görüģ sorulanlar için düzenlenen muvafakat yazısı (Muhasebe Yetkilisi) 46. Gizlilik içermeyen Emniyet Müdürlüğü, Savcılık ve Mahkemelerce istenen personel bilgilerine iliģkin ilgili Daire BaĢkanlıkları ve Enstitü, Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Sekreterlikleri ile yapılacak yazıģmalar, (Hukuk MüĢaviri, Avukat) 47. Emniyet Müdürlüğü, Savcılık ve Mahkemelerce istenen öğrenci bilgilerine dair Fakülte Sekreterliği ile yapılacak yazıģmalar, (Hukuk MüĢaviri) 48. Açılan icra takibi, dava veya ihtar, ihbar ile temlikle ilgili konularda cevap verebilmek için konusu ile ilgili olarak Enstitü, Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Sekreterlikleri ile Daire BaĢkanlıklarına ve gerçek kiģilere yazılacak yazılar, (Hukuk MüĢaviri) 49. Yargısal süreç kapsamında yargı mercilerine Hukuk MüĢaviri olarak Kurum adına verilecek bilgi yazıları, 50. Rektörlük tarafından DanıĢtaya, Bölge Ġdare Mahkemelerine, Ġdare Mahkemelerine ve Vergi Mahkemelerine açılan davaların dilekçeleri ve davalara ait savunma yazıları, (Hukuk MüĢaviri, Avukat) 51. Üniversite Ġç Denetim Birimi ile idari ve akademik birimlerden gele 3628 Sayılı Mal Bildiriminde Bulunma RüĢvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Yasası gereğince adli mercilere suç ihbarı içeren raporların gönderilmesi ve yazıların yazılması, (Hukuk MüĢaviri, Avukat) 52. Bilimsel AraĢtırma Projeleri nin satınalma iģlemleri ile Yönetim Kurulu kararları doğrultusunda ödenek kaydı, ödenek aktarılması gibi mali konulardaki yazıģmalar, (Bilimsel AraĢtırma Projeleri Koordinatörü) 53. Yapım iģlerinde Yapı-Denetim Görevlisi olurları (Ġhale Yetkilisi) 54. Üniversite Ġç Denetim Birimi yönetimi ile idari ve akademik birimlerden gelen 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunma RüĢvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Yasası gereğince adli mercilere suç ihbarı içeren raporların gönderilmesi ve yazıların yazılması, (Hukuk MüĢaviri) 55. Hukuki konularda Hukuk MüĢaviri tarafından yürütülmesi gereken ve ayrıca yetki devri yapılan yazıģmalar, 56. Rektörlük Makamı ve Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevlere ait yazı ve onaylar,

13 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÇEġĠTLĠ HÜKÜMLER MADDE 11 - ÇeĢitli Hükümler 1. Tüm onay ve yazıģmalarda Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik esasları aynen ve mutlaka uygulanacak, söz konusu yönetmelik tüm birim amirlerince incelenerek personele tebliğ edilecektir. 2. Resmi yazılar ikisi pelur biri asıl olmak üzere üçer nüsha olarak yazılacaktır. 3. Üniversite'nin resmi yazıģmalarında standart Ģablon kullanılacaktır. (EK -1) Tüm yazıģmalarda Üniversitenin resmi logosu kullanılır. Akademik ve Ġdari Birimlerin resmi yazılarında ise Kurumsal Kimlik Kılavuzu'nda belirtilen biçimde logo kullanılabilecektir. (EK -6) Uludağ Üniversitesi ve Akademik Birimlerin Yıldönümü logoları ilgili yıl için geçerli olup, yıl bitiminde kesinlikle kullanılmayacaktır. 4. Üniversitemiz ve bağlı birimlerinden çıkan yazıların baģlıklarında, ilk satıra kısaltması, ikinci satıra ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ, üçüncü satıra ise ilgisine göre Ġç Denetim Birimi, bağlı akademik birimler ile Genel Sekreterlik ve sekreterliğe bağlı Müdürlük ve ilgili Daire BaĢkanlıkları ve Hukuk MüĢavirliği, adı küçük harflerle ortalanarak koyu tonda yazılacaktır. 5. Onaylarda, yazıyı teklif eden birim amirinin adı soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazıldıktan sonra, teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa teklif edilen birim ile onay bölümü arasına uygun boģluk bırakılarak Uygun görüģle arz ederim. ifadesiyle (Rektör tarafından onaylanacak yazılarda ilgili Rektör Yardımcısının) adı soyadı ve unvanı yazı alanının soluna yazıldıktan sonra, uygun boģluk bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle OLUR yazılarak, olurun altında onay tarihi, imza için uygun boģluk bırakılarak onaylayanın adı soyadı ve altına unvanı yazılacaktır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle kısaltılarak yazılır. 6. Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüģünün alınmasını gerektiren onay ve yazılarda, koordinasyonun sağlanması bakımından ilgili birim amirinin veya görevlinin de imzası veya parafı alınacaktır. 7. Günlü ve süreli evraklar titizlikle takip edilecek, bu konuda meydana gelecek aksamalardan birim amiri ve ilgili görevliler sorumlu tutulacaktır. 8. Rektör Yardımcıları, görev alanlarına giren çeģitli konulardaki toplantılara Rektör adına baģkanlık edecekler ve alınan kararlar ile toplantı sonuçları hakkında sonradan Rektöre bilgi sunacaklardır. 9. Rektörün baģkanlığında yapılacak toplantı gündemi, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter veya ilgili birim amiri tarafından bir gün evvel Rektöre sunulacaktır. 10. Öğrencilerin geçici mezuniyet belgeleri, Akademik Birim Amirleri tarafından imzalanacaktır. Akademik Birim Amirleri bu yetkisini Enstitü, Fakülte ve Yüksekokul Enstitü Sekreterine devredebilir. 11. Kayıtları Enstitü, Fakülte veya Yüksekokullarda tutulan öğrencilerin iģlemleri (askerlik, baģarı durumları, sınıfı, kayıt tarihi, mezuniyet durumu, öğrenci belgesi ve transkript gibi yazıģmalar) Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlıkları ve Yüksekokul Müdürlüklerince yapılır. 12. Rektörlüğe gelen posta; çok gizli, gizli, kiģiye özel ve isme gelenler dıģında evrak servisinde görevli personel tarafından açılarak kaydı yapılacaktır. Genel Sekreter tarafından havale edilenler dıģındaki evraklar imza kartonlarına yerleģtirilerek Genel Sekreterliğe bırakılacaktır. Gelen evraklar Genel Sekreter tarafından incelendikten sonra Rektör ve Rektör Yardımcıları tarafından görülmesi gerekenler ayrılarak, diğerleri ilgili birimlere havale edilecektir. Havaleden çıkan evraklar, Genel Evrak Bürosu tarafından kaydedilerek zimmetle dağıtımı yapılacaktır. Rektörlük birimlerinden çıkan yazıların da kaydı yapılarak zimmetle dağıtımı yapılacak, postaya verilmesi gereken evraklar posta zimmeti ile gönderilecektir. 13. Üniversiteye bağlı birimlerden ve çeģitli kurumlardan gelen, Rektör, Rektör Yardımcısı ve Genel Sekreter havalesine gerek olmayan; basın bülteni ve broģür istek yazıları, onay, kanaat ve görüģ belirtmeyen yazılar, terfi tarihi bildirme, Enstitü Müdürleri, Fakülte Dekanları ve

14 Yüksekokul Müdürleri dıģındaki diğer personelin izin dönüģü göreve baģlamaları, istirahat raporları, ataması daha önce yapılmıģ personelin özlük dosyası ile ilgili bilgiler, emekli sandığı sicil numaraları, askerlik sevk tehir yazıları, öğrencilerle ilgili bilgi isteme yazıları, tedavi faturaları gibi rutin yazılar evrak kayıt görevlileri tarafından ilgili birimlere havale edilecektir. 14. Akademik ve idari birimlere yapılan her türlü stand açma, broģür dağıtma, afiģ asma vb. baģvuru yazıları ile üniversite ve birimlerinin adı kullanılarak yapılmak istenen organizasyon, fuar, Ģenlik vb. istek yazıları Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığına gönderilecektir. BaĢvurular Kurumsal Kimlik Yönetimi bağlamında Rektör veya ilgili Rektör Yardımcısı tarafından değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır. Düzenlenen seminer, sempozyum, kongre ve konferansların duyurulması ve varsa basılı materyalin ilgili birimlere ulaģtırılması Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı tarafından yapılır. 15. Üniversite tarafından ve diğer kurum ve kuruluģlarla ortaklaģa gerçekleģtirilen Seminer, sempozyum, kongre ve konferans düzenleme yazıģmaları, duyuru ve afiģleri ile ilgili iģlerin takibi Basın ve Halkla ĠliĢkiler Birimi tarafından yapılacaktır. MADDE 12- Bu yönerge, bütün akademik ve idari birimlerdeki memurlara imza karģılığı okutulacak ve Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ile birlikte bir örneği birim amirinde hazır bulundurulacaktır. Birimlere bağlı alt kademelere yönergenin bir fotokopisi dağıtılacaktır. BEġĠNCĠ BÖLÜM YÜRÜRLÜK ve YÜRÜTME YÜRÜRLÜK MADDE 13-Bu Yönerge, Uludağ Üniversitesi Senatosu nda kabul edildiği 19 Ağustos 2011 tarihinde yürürlüğe girer. YÜRÜTME MADDE 14-Bu Yönerge hükümlerini Uludağ Üniversitesi Rektörü yürütür.

15 RESMĠ YAZIġMALARDA UYGULANACAK ESAS ve USULLER HAKKINDA YÖNETMELĠĞĠN ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠNDE UYGULANMASINA ĠLĠġKĠN AÇIKLAMALAR VE ÖRNEKLER YAZI ALANI Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boģluk bırakılarak düzenlenen alandır (EK -1). Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar üç nüsha olarak düzenlenir. Resmî yazıģmalarda A4 (210x297 mm) veya A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Bilgisayarlarla yazılan yazılarda Times New Roman yazı tipi ve 12 karakter boyutu kullanılacaktır (EK -3). Paraf ve adres kısmında yer alan bilgiler 10 karakter boyutunda olacaktır. Özelliği olan metinler farklı yazı tipi ve karakterde yazılabilir. Resmi yazının ikinci sayfası (EK- 5b) deki ölçütler içinde yazılacaktır. Faks gönderileri (EK -9,10) deki biçimde düzenlenecektir. Zarf örnekleri (EK -11,12) deki gibi olacaktır. Üniversite logosunun renkleri ve renk değerlerinin (EK -17a,b,c,d) de belirtildiği gibi kullanılması zorunludur. Rektör, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreter tarafından yapılacak özel yazıģmalarda (EK -15a,b) kullanılacaktır. Kurumsal klasör ve dosya etiketleri (EK-16), biçimde özgün klasör geniģliğine uyarlanarak kullanılacaktır. BAġLIK Kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. kısaltmasından sonra, Üniversitenin adı BÜYÜK HARFLERLE ikinci satıra, idari ve akademik birimlerin adı küçük harflerle üçüncü satıra ortalanarak tümü koyu tonda yazılır. BaĢlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. Resmi yazılarda () kısaltmasının sol tarafında Üniversite logosu, kullanılacaktır. (EK- 1) Bağlı birimlerde Üniversitenin logosu () kısaltmasının sol tarafına, birim logosu ise sağ tarafına konulabilecektir. (EK-6) Renkli baskı olmadığı sürece yazıģmalarda mutlaka siyah-beyaz logo kullanılacaktır (EK-17c). Kalite belgesi ya da benzer anlam ifade eden logolara sahip birimler bu tür logoları da adres bilgilerini bölümünde sol tarafta kullanacaklardır. (EK-7,8) ÖRNEK: 1-REKTÖRLÜK MAKAMI VE REKTÖR YARDIMCILARI Özel Kalemleri tarafından kullanılacak baģlık; ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ

16 2- GENEL SEKRETERLĠK MAKAMI tarafından kullanılacak baģlık; ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Genel Sekreterlik 3- DAĠRE BAġKANLIKLARI tarafından kullanılacak baģlık; ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ. Daire BaĢkanlığı 4- GENEL SEKRETERLĠĞE DOĞRUDAN BAĞLI BĠRĠMLER tarafından kullanılacak baģlık; ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Basımevi Müdürlüğü 5- FAKÜLTELERĠN kullanacakları baģlıklar; a) Fakülte içi ve Rektörlüğe gönderilecek yazılarda; ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ Fakültesi Dekanlığı Birim Logosu b) Fakülte Sekreterlerinin iç yazıģmalarında; FAKÜLTESĠ DEKANLIĞI Fakülte Sekreterliği Birim Logosu c) Fakültelere bağlı Bölüm BaĢkanlığı tarafından yazılan yazılarda; FAKÜLTESĠ DEKANLIĞI Bölüm BaĢkanlığı Birim Logosu

17 6- ENSTĠTÜLERĠN kullanacakları baģlıklar; a) Enstitü içi ve Rektörlüğe gönderilecek yazılarda; ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğü Birim Logosu b) Enstitü Sekreterlerinin iç yazıģmalarında;.. BĠLĠMLERĠ ENSTĠTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ Enstitü Sekreterliği Birim Logosu c) Enstitülere bağlı Anabilim BaĢkanlığı tarafından yazılan yazılarda;.. BĠLĠMLERĠ ENSTĠTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ Anabilim Dalı BaĢkanlığı Birim Logosu 7- YÜKSEKOKULLARIN ve MESLEK YÜKSEKOKULLARININ kullanacakları baģlıklar; a) Yüksekokul/ Meslek Yüksekokulu içi ve Rektörlüğe gönderilecek yazılarda; ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü Birim Logosu b) Yüksekokul/ Meslek Yüksekokulu Sekreterlerinin iç yazıģmalarında; YÜKSEKOKUL/MESLEK YÜKSEKOKULU MÜDÜRLÜĞÜ.. Yüksekokulu/ Meslek Yüksekokulu Sekreterliği Birim Logosu c) Bölüm BaĢkanlığı tarafından yazılan yazılarda; YÜKSEKOKUL/MESLEK YÜKSEKOKULU MÜDÜRLÜĞÜ. Bölüm / Program BaĢkanlığı Birim Logosu

18 8- ARAġTIRMA VE UYGULAMA MERKEZLERĠNĠN kullanacakları baģlıklar; ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Merkezi Müdürlüğü Birim Logosu 9- REKTÖRLÜĞE BAĞLI KURULAN BÖLÜMLERĠN kullanacakları baģlıklar; Beden Eğitimi ve Spor Bölümü, Enformatik Bölümü, Güzel Sanatlar Bölümü, Türk Dili Bölümü, Yabancı Diller Bölümü, aģağıdaki baģlığı kullanacaklardır. ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ. Bölüm BaĢkanlığı SAYI, KONU ve EVRAK KAYIT NUMARASI Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, baģlığın son satırından iki aralık aģağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan baģlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra (kurum ve birim) kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) iģareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) iģareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) iģareti konulur. Sayı; KOD numaranız (Tüm Akademik Birimlerde; Bölüm, Anabilim Dalı/ Bilim Dalı, Anasanat Dalı/ Sanat Dalı, İdari Birimlerde Şube Müdürlükleri ve Şeflikler için Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı nın tarih ve sayılı yazısında belirtildiği biçimde KOD kullanılacaktır)- DOSYA NUMARANIZ (Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı nın tarih ve sayılı yazısı ekinde yer alan Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı kitapçığında belirtildiği biçimde kullanılacaktır-birim evrak kayıt numarası (xxx)/genel evrak kayıt numarası (yyy). Tarih; gün/ay/yıl (rakamla) 07/02/2009 sayı ile aynı satır hizasında yer alacak Ģekilde yazılır. Konu; mutlaka yazılmalıdır. Uzunluğu kısaltması hizasını geçemez. Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan baģlığından sonra, baģlık bölümündeki "" kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir Ģekilde ifade edilir. ÖRNEK: 1 Sayı : B.30.2.ULU xxx/yyy Konu : YazıĢma kuralları... / /.. ÖRNEK:2 Sayı : B.30.2.ULU /yyy Konu : YazıĢma kurallarına iliģkin yönetmelik hazırlama yönetmelik hazırlama.../ /.

19 GÖNDERĠLEN MAKAM Yazının gönderildiği kurum, kuruluģ ve kiģi ile bunların bulundukları yer yeri belirtir. Kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine iliģkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. KiĢilere yazılırken; Sayın kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan küçük harflerle yazılır. ÖRNEK: BURSA VALĠLĠĞĠNE (Ġl Sağlık Müdürlüğü) BURSA VALĠLĠĞĠ (Ġl Sağlık Müdürlüğüne) Sayın Prof. Dr. YeĢim CAN Kale Mah. ġifa Apt. 3/ Beyazıt/ULUDAĞ ĠLGĠ Ġlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karģılık olduğunu veya bazı belgelere baģvurulması gerektiğini belirten bölümdür. "Ġlgi:" yan baģlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. Ġlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "Ġlgi" kelimesinin altı boģ bırakılarak ikinci satıra yazılır. Ġlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç iģareti ") " konularak kullanılır. Ġlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır. Ġlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. Ġlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karģılık veya daha önce yazılmıģ çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir ÖRNEK: Ġlgi: a) tarihli ve 020/2222 sayılı yazımız. b) tarihli ve B.30.2.ULU xxx/yyyy sayılı yazınız.

20 METĠN Metin, "Ġlgi"den sonra baģlayıp "Ġmza"ya kadar süren kısımdır. Metne, "Ġlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "Ġlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak baģlanır. Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru iģareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruģ boģluk bırakılır. Paragraf baģlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden baģlanır. Paragraf baģı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boģluk bırakılır Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Ġmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir. ĠMZA Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluģun "imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir. Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kiģi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "BaĢbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "BaĢbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır. Ġmza iki yetkiliye açıldıysa yetkisi yüksek olanın imzası sayfanın sağına açılır. Ġmza üç yetkiliye açıldıysa en üst yetkilinin imzası solda olmak üzere yetki sırasına göre sıralanır. ÖRNEK:1 (imza) Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör V. ÖRNEK: 2 (imza) Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör a. Rektör Yardımcısı