TS EN ISO 9001: 2008 KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠ YÖNETĠMĠN GÖZDEN GEÇĠRMESĠ TOPLANTI TUTANAĞI TOPLANTI GÜNDEMĠ VE GÖZDEN GEÇĠRĠLEN KONULAR

Transkript

1 TS EN ISO 9001: 2008 KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠ YÖNETĠMĠN GÖZDEN GEÇĠRMESĠ TOPLANTI TUTANAĞI Toplantı Tarihi: 25/01/2012 TOPLANTI GÜNDEMĠ VE GÖZDEN GEÇĠRĠLEN KONULAR 1. Önceki Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısından devam eden etkinlikler, yılı Kuruluş İçi Kalite Tetkik sonuçlarının görüşülmesi, 3. Müşteri memnuniyeti ve müşteri geri beslemesi sonuçları, (Anket Analizleri, Öneri, İstek ve Memnuniyetler) Yapılan iyileştirmeler. 4. Birimlerin 2011 Yılı Hedeflerinin değerlendirilmeleri, 5. Birimlerin 2011 yılı performans değerleri (proses ölçüm sonuçları), 6. Hizmet ve etkinliklerin gerçekleştirmesi sırasında ortaya çıkan uygunsuzlukların analizi, 7. Düzeltici/Önleyici Faaliyetlerin gerçekleşmeleri, 8. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılan değişiklikler ve iyileştirme için öneriler. 1. Önceki Yönetimin Gözden geçirilmesinde alınan kararlar çerçevesinde gerçekleģtirilen etkinlikler; 1. Öneri, İstek ve Memnuniyetlerle ilgili yapılan Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin (İyileştirmelerin) öğrencilere ve çalışanlara duyurulması ile ilgili dokümanların (Tutanak, yazı v.b.) bir nüshasının Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına göndermektedirler. 2. İç tetkiklerde uygunsuzluğu bulunan birimler uygunsuzlukları ile ilgili Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler yaparak uygunsuzluklarını gidermişlerdir. Tetkik Raporlarında tetkikçiler tarafından yazılan öneriler doğrultusunda birimler tarafından eylem planları hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına göndermiştir. 3. Anket sonuçlarında (soru bazında) Memnuniyetsizlik oranının % 10 ve üzerinde gerçekleşen birimler eylem planları yaparak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına göndermişlerdir. 4. Eğitim öğretim birimlerinin 2012 yılı hedefleri kurulan komisyon tarafından belirlenerek strateji geliştirme dairesinin web sitesinde yayınlanmıştır. 5. KYS Proses Performansı Ölçümü ve veri analizleri ile ilgili ölçüm sisteminin gözden geçirilmesi çalışmalarının Proseslerin birleştirilerek revize edilmesi çalışmaları birlikte yürütülmesinin uygun olacağı kararlaştırılmıştır. 6. Hizmet ve etkinliklerin gerçekleşmesi sırasında ortaya çıkan uygunsuzlukların analizi yapılmış olup; Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürünün daha etkin çalıştırılması amacıyla, Uygunsuzluk Formlarının (00.00.FR.26 A/B) tüm birimlerce kullanılması kararlaştırıldı YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 1 / 22

2 7. Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürlerinin istenilen seviyede çalıştırılması için Birimlerin Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin DÖF takiplerini daha etkin yapmaları kararlaştırıldı. 8. Faaliyetlerinin daha etkin yapılabilmesi ve personelin bilinçlendirilmesi amacıyla çalışanlara TS- EN-ISO- 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi, Dokümantasyon Eğitimi ve Kuruluş İçi Kalite Tetkik Eğitiminin Mayıs ayı içerisinde yapılması planmıştır Aralık ayında Tıp Fakültesi, İşletme Fakültesi, Hukuk Fakültesi, Bilgisayar ve Bilişim Fakültesi, Eğitim Bilimleri Enstitüsü Sisteme dahil edilmiş Prosesleri, Kek, ve Prosedürler Kendilerine teslim edilmiştir YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 2 / 22

3 2. KuruluĢ Ġçi Kalite Tetkik Planı doğrultusunda gerçekleģtirilen KuruluĢ Ġçi Kalite Tetkikleri sonucunda meydana çıkan uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler ile tetkikçi gözlem ve önerileri: 2.1. İç Tetkikler sonucunda ortaya çıkan uygunsuzluklar ve tetkikçi gözlem ve önerileri S.NO TETKİK EDİLEN BİRİM GENEL SEKRETERLĠK HUKUK MÜġAVĠRLĠĞĠ BASIN VE HALKLA ĠLĠġKĠLER MÜDÜRLÜĞÜ KORUMA VE GÜVENLĠK ġube MÜDÜRLÜĞÜ BASIMEVĠ MÜDÜRLÜĞÜ PERSONEL DAĠRESĠ BAġKANLIĞI UYGUNSUZLUKLAR 1. Ana proseste talimatların talimatlarda ise formların yazılmadığı tespit edildi. 2. Doküman arģiv saklama listelerinin oluģturulmadığı tespit edildi. 1. Doküman gözden geçirmelerin yapılmadığı, 2. Görev tanımlarının güncellenmediği, 3. Öneri istek uygulamalarında tarih ve ilgiliye geri bildirilmediği görüldü. 1. Akademik Tayin ġube Müdürlüğünde evrakların Standart Dosya Planına uygun olmayan Ģekilde gelen-giden evrak isimli klasörlerde muhafaza edildiği, evrakların muhafazasında kullanılan diğer dosyalarında standart dosya planına göre kodlanmadığı/kullanılmadığı görülmüģtür.(4.2.4) 2. SAÜ. Kayıt ve dosyalama yönergesine aykırı olarak alt proseslerde Gelen Evrak zimmet defterinin kullanılmadığı, Giden Evrak Zimmet Defteri ile kayıt defterinde kayıt sıra numaralarının paralel olmadığı görülmüģtür. (4.2.4) 3. Dokümanların Kontrolü Prosesine aykırı olarak Ana Proses dosyasında bazı proseslerin kontrolsüz olarak çoğaltılarak konulduğu görülmüģtür. (4.2.3) 4. Ana proses bazında bir arģiv sorumlusu görevlendirilmekle birlikte birim arģivi bulunmadığı, Alt proseslerde her biri ayrı birim arģivi gibi kullanılan arģiv alanları oluģturulduğu, ancak proses akıģ Ģemalarında bu hususun ifade edilmediği, Malzemesi Takip Defterinin (73.04.FR.03) TETKİKÇİNİN GÖZLEM VE ÖNERİLERİ 1- Yazı iģlerinde evrak izlenebilirliği uygundur. 2- Defterlerde daksil kullanılmaması önerildi. 3- ÇalıĢanların KYS ile ilgili bilgilerinin yenilenmesinin yararlı olacağı görüldü. 4- Katkı sağlayacağı düģünülen personele Kalite Eğitimlerinin verilmesi uygun olacaktır. 5- Tüm proses çalıģmalarında etkileģim Ģemasının eksik olduğu görüldü, 6- Defterlerde mühürlerin, yıl sonu kapamalarının yapılmadığı defter sonu Ģerhlerin eksik olduğu görüldü. 7- Proseste yeterli personel bulunduğu ve personelin çalıģma ortamlarından memnun olduğu görülmüģtür. 1- Mevcut personel sayısının yetersiz olduğu gözlenmiģtir. 2- Defter sonlarının kayıt Ģerhi düģülmesi önerilmiģtir. 1. Gelen-giden evrak zimmet iģlemlerinin kayıt ve dosyalama yönergesine göre yapılması önerilmiģtir. 2. Evrak sevk iģlemlerinin proseste belirtildiği Ģekilde yapıldığı görüldü, sevk edilen evraka birim sorumlusunca imza ve parafe yapılması önerilmiģtir. 3. Birim arģiv sorumlusunun görevlendirildiği ve düzenli tutulduğu görüldü. ArĢivde arģivlik malzeme dıģında malzeme bulundurulmaması önerildi. 4. Hedeflerin ölçülebilir olarak belirlenmesi performans değerlendirilmesinde kolaylık sağlayacaktır. 1. Dosyalama ve evraklar düzenli bir Ģekildedir. 1. Tetkik sonucunda güncellemelerin yapıldığı görüldü. 2. KYS konusunda personel ilgili ve gayretli görülmüģtür YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 3 / 22

4 S.NO TETKİK EDİLEN BİRİM ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ DAĠRESĠ BAġKANLIĞI ĠDARĠ VE MALĠ ĠġLER DAĠRESĠ BAġKANLIĞI BĠLGĠ ĠġLEM DAĠRESĠ BAġKANLIĞI KÜTÜPHANE VE DOK. DAĠRESĠ BAġKANLIĞI SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAĠRESĠ BAġKANLIĞI YAPI ĠġLERĠ VE TEKNĠK DAĠRESĠ BAġKANLIĞI STRATEJĠ GELĠġTĠRME DAĠRESĠ BAġKANLIĞI SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ UYGUNSUZLUKLAR kullanılmadığı, (Sicil ġube Müdürlüğünde özlük dosyaları için ArĢiv defteri kullanıldığı ancak söz konusu defterlerin güncel olan ArĢiv Malzemesi Takip Defteri (73.04.FR.03) niteliğinde olmadığı görülmüģtür.) ArĢiv sorumlusu görevlendirmelerinin yapılmadığı görülmüģtür. (4.2.4) 5. Akademik Tayin ġube Müdürlüğü alt prosesinde Gelen Evrak defteri tutulmadığı, gelen evrak bilgilerinin bilgisayar ortamında izlendiği ve dönemsel olarak çıktılarının alındığı, Özlük hakları tahakkuk ġube Müdürlüğünde de bilgisayar ortamında iģlenen gelen evrak bilgilerinin dönemsel olarak çıktılarının alınıp ciltletilerek Gelen Evrak Defteri haline getirildiği görülmüģtür. 6. Ana proseste giden evrak iģlemleri yapıldığı ve giden evrak defteri tutulduğu halde proses akıģ Ģemasında söz konusu iģlemler yer almadığı görüldü. 1. Hasta sevk iģlemlerinin halen proseste gözükmesi gözden geçirmelerin yapılmaması ve güncel doküman listelerinin iģlenmemesi TETKİKÇİNİN GÖZLEM VE ÖNERİLERİ 1. Defterlerde daksil kullanıldığı, ana proseste hasta sevk iģlemlerinin kaldırılmadığı gözlenmiģtir. 2. Ana Proseste Hasta Sevk ĠĢlemleri faaliyet olarak görünmektedir, bu uygulama kalktığından prosesten çıkartılması önerilmiģtir. 1. Tüm personelin KYS ni benimsedikleri ve uyguladıkları gözlenmiģtir. 2. TaĢınır mal kayıt Kontrol biriminde gelen-giden evraklar standart dosya planına göre ayrı tutulmaları gerekirken tek klasörde tutulmaktadır. Dosyalamanın dosya planına göre yapılması önerilmiģtir. 3. Genel Hizmetler ġube Müdürlüğünün Proses ve proses planlarının tekrar gözden geçirilmesi önerilmiģtir. 4. ArĢiv ġube Müdürlüğü ve Genel Hizmetler ġube Müdürlüğünün hedeflerinin hedef değerlendirme formuna iģlenmesi takip açısından verimli olacaktır. 5. TaĢınır Mal Kayıt Kontrol biriminde Doküman ArĢiv Saklama Listelerinin güncellenmesi önerilmiģtir. 1. Defterlerin tutulduğu, arģiv çalıģmasının yapıldığı,kalite toplantılarının kayıt altına alındığı, 77.01,77.02 numaralı proseslerin hedeflerine tüm birimlerin destek verdiği gözlendi. 2. Sistem prosedürlerinin okunmasının çalıģmaların ve sistemin faydalarını arttıracağı anlatıldı.. 1. Birim KYS uygulamalarında örnek teģkil edecek düzeydedir. Birimin tüm çalıģanları personel sayısı az olmasına rağmen müģteri odaklı olarak en üst düzeyde çalıģmaktadır. 2. Ġdari iģlerde temizlik takip formunun kullanılması denetimi sağlayacaktır. 3. Defterlerde kayıt yapılırken evrakların konusu belirtilen kodlarında kayıtta yazılması takibi kolaylaģtıracaktır. 1. Bir önceki tetkik raporunda belirtilen dosya düzeni ile ilgili uygulamanın devam ettiği görülmüģtür. 1. Birim faaliyetleri KYS ne göre iģlemektedir. 2. Gelen-giden evrak sistem yazılımı evraklara ulaģımda büyük kolaylık sağlamıģtır. ArĢivleme ulaģılabilirlik ve düzen öne çıkan ayrı bir güzelliktir. 1. Gelen evrak kayıt defteri ile gelen evrak zimmet defterinin birbirine paralel gitmediği, bütçe Ģube müdürlüğünde ise gelen evrak zimmet defterinin kullanılmadığı görülmüģtür. Üniversitenin diğer birimlerinde de yönergenin tam olarak anlaģılamadığı bu konuda hizmetiçi eğitim verilmesi yararlı olacaktır. 2. Personelin konularına hakim oldukları ve titizlikle çalıģtıkları 3. gözlenmiģtir YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 4 / 22

5 S.NO TETKİK EDİLEN BİRİM DÖNER SERMAYE ĠġLETMESĠ MÜD. SOSYAL BĠLĠMLER ENSTĠTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ FEN BĠLĠMLERĠ ENSTĠTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ MÜHENDĠSLĠK FAKÜLTESĠ Ġ.Ġ.B.F. ĠLAHĠYAT FAKÜLTESĠ GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESĠ TEKNĠK EĞĠTĠM FAKÜLTESĠ FEN-EDEBĠYAT FAKÜLTESĠ EĞĠTĠM FAKÜLTESĠ SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ UYGUNSUZLUKLAR 1. Bölüm kurul defterlerinin olmadığı ve kararların giden evrak dosyasında muhafaza edildiği görüldü TETKİKÇİNİN GÖZLEM VE ÖNERİLERİ 1. Defterlerde daksil kullanılmaması önerilmiģtir. Defter sonlarına mühür ve sayfa sayısı Ģerhi konulması önerilmiģtir. 2. Satınalma iģlemlerinde tedarikçi değerlendirmelerinin etkin biçimde yapılması tavsiye edilmiģtir. 3. DıĢ Kaynaklı Doküman Listesinin güncellenmesi önerildi. 4. Tedarikçi Değerlendirmelerinin yapılması önerilmiģtir. 1. ArĢiv odası kontrolünde arģiv defterinin kullanıldığı tespit edilmiģ ancak fiziki mekan olarak uygun olmadığı gözlenmiģtir. ArĢiv odası olarak baģka bir mekanın hazırlanacağı belirtilmiģtir 1. Hiçbir iyileģtirme çalıģmasına rastlanmamıģtır. Ancak birime öneri,istek kutularından bir bildirim gelmemiģtir. Buna rağmen çalıģanların ve öğrencilerin kutulara yönlendirilmesi iyileģtirmeyi gerektireceğinden memnuniyeti arttıracaktır. 2. Aylık toplantılarda her birim çalıģanının bir sistem prosedürünü sunum yapması sistemin iģlerliğini daha uygun hale getirecektir. 1- Kayıtların gayet düzenli ve tertipli olduğu gözlenmiģtir. ArĢivler diğer birimlere örnek teģkil edecek Ģekilde düzenlenmiģtir. 2- Yangın tüplerinin bakım periyotlarına titizlikle uyulması tavsiye edilmiģtir. 1. Birim içi toplantılar yapılmakta ve Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili etkinliklerin paylaģıldığı gözlemlenmiģtir. 2. Yönetici ve personele gayretli çalıģmalarından ötürü teģekkür edilmiģtir. 1. Kayıt ve dosyalama yönergesine göre defterlerin kullanımına baģlandığı görüldü. 1. Fakülte sekreteri çalıģanların konulara hakim oldukları ve titizlikle çalıģtıkları gözlenmiģtir. Fakültede alçı ve çamur iģleri ile uğraģılmasından dolayı temizlik ihtiyacı için 1 adet personele daha ihtiyaç bulunmaktadır. 3. Defterlerin sayfa sonu Ģerhlerinin eksik olduğu gözlendi. Yazı iģlerinde gelen evrak defteri ile zimmet defteri numaralarının paralel gitmediği görüldü. Bölüm sekreterliklerinde gelen evrak zimmet defterinin tutulmadığı tespit edildi. 4. Doküman gözden geçirmelerin düzenli yapılmadığı gözlendi. 5. Görünen eksikliklere rağmen çalıģanların iģlerine hakim oldukları, evrakların ulaģılabilirliği konusunda sıkıntı yaģanmadığı gözlenmiģtir. 1. Sistem prosedürlerine uyulmaktadır Ana Proses ve alt proseslere ait KYS tarafından uygun görülen Dokümanların gözden geçirilmesi, güncellenmesi ve onaylanması Dokümanların Kontrolü Prosedürüne uygun yapılmamıģ Ana ve alt proseslerde ArĢiv saklama listesinde revizyon takip edilmemektedir Ana ve alt proseslerde belirtilen dıģ kaynaklı dokümanların, dıģ kaynaklı doküman listesine eksik kaydedildiği tespit edilmiģtir Güncel doküman listesinde ana ve alt proseslerde tanımı bulunmayan dokümanlar belirtilmiģtir Proseslerde bulunan sistem formlarının kayıtların kontrolü prosedürü gereğince 4 yıl süre ile saklanması gerektiği halde ilgili formlara ulaģılamamıģtır Tüm proseslerde etkileģim Ģemasının mevcut olmadığı görülmüģtür ArĢiv sorumlusunun görevlendirilmesi yapılmamıģ ve görev teslim formu teslim edilmemiģtir. 1. Ana ve alt proses sorumlularına tetkik soruları yöneltilirken ilgili maddelerin açıklaması yapılarak değerlendirilmeler gerçekleģmiģtir. 2. Hedeflerin belirlenirken alt proseslerdeki tüm personelden yazılı olarak hedef önerileri istenmesi, bunların ölçülebilirliliğinin proses içinde bir komisyonda değerlendirilerek hedeflerin belirlenmesi daha sağlıklı olacağı gözlemlenmiģtir. 3. Ana prosesde güncel doküman listesinin ilk sayfasındaki tarih yeni tarih diğer sayfaların tarihi eski tarih olduğu görülmüģtür. 4. Ana proses dosyasında eski tarihli güncel doküman listelerinin geçersiz sayılmadığı görülmüģtür 5. Ana proses doküman gözden geçirme formunda don dört yılın dokümanları görülmemiģtir. 6. Ana proses de yürürlükten kaldırılan dokümanlara rastlanmıģtır. 7. Evrak kayıt defterlerinde düzeltmelerin üstü çizilmeden daksil ile yapıldığı görülmüģ olup gerekli uyarılar ilgili proses sorumlularına yapılmıģtır. 8. Satınalma prosesinde kullanılan satınalma onay defterinin ilgili prosesde tanımlanmadığı halde kullanıldığı görülmüģtür. 9. Yazı ĠĢleri prosesinde gelen ve giden evrak incelemesi neticesinde evraklara ulaģılabilirliği tespit edilmiģtir. 10. Kalite Politikasının güncellendiği fakat çalıģanların çok fazla benimseyemediği görülmüģtür YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 5 / 22

6 S.NO TETKİK EDİLEN BİRİM SAĞLIK YÜKSEK OKULU B.E.S.Y.O DEVLET KONSERVATUVARI SAKARYA M.Y.O HENDEK MESLEK YÜKSEK OKULU AKYAZI MESLEK YÜKSEK OKULU UYGUNSUZLUKLAR Satınalma proses sorumlusunun görev tanımının imza karģılığı teslim edilmediği görülmüģtür Kayıtların ulaģılabilirliği ve muhafazası, kayıt defterlerinin tasnifi, dokümanların gözden geçirilmesi 1- Doküman gözden geçirmelerin etkin olarak yapılmadığı, 2- Yeni personelin görev tanımlarının imza karģılığı verilmediği tespit edildi. TETKİKÇİNİN GÖZLEM VE ÖNERİLERİ 11. Toplantı davetlerinin kiģilere tebliğ edilmesiyle ilgili her hangi bir kanıta rastlanmamıģtır. 12. Ana Prosese bağlı alt birimlerde verilen hizmet ve standarda uygun olarak çalıģanların görev tanımlarına göre yeterliklerinin gözden geçirilmesi gerektiği gözlemlenmiģtir. 13. Öğrenci iģleri birimindeki personelin birimin verdiği hizmet doğrultusunda yeterliğinin ölçülmesi ve gerekli iyileģtirmelerin yapılması hizmet verimini olumlu etkileyeceği gözlemlenmiģtir. 14. Eğitim Faküıtesi Sekreterliği alt proseslerinde görevli personelin KYS konusunda yeterli eğitim, bilgi ve deneyim e sahip olmaması nedeni ile Eğitim Faküıtesi personelinin KYS konusunda eğitim alması gerektiği gözlemlenmiģtir. 15. Yazı iģleri ve Bölüm sekreterliği proseslerinde hizmet kayıtlarının proses planlarına uygun olarak yapıldığı ve saklandığı ve ulaģılabilirliğinin çok kolay olduğu görülmüģtür. 1- Birim fiziki alan yetersizliği mevcuttur. 2- Defterlerde tarihler atlanmıģtır. 3- Alt proseslerde gözden geçirmelerin yapılması önerildi. 4- Birim toplantılarında çalıģan personelin sistem prosedürlerini sunum olarak hazırlayıp sunması yararlı olacaktır. 5- Öneri-istek formlarının geri dönüģünün web ortamında da duyurulması yararlı olacaktır. 1- Gelen-giden kayıtlarının yazı iģlerince tutulduğu, 2- arģiv çalıģmalarının yapıldığı, 3- kalite toplantılarının yapıldığı, 4- doküman gözden geçirmelerin belirtilen tarihlerde yapılması hatırlatıldı. 5- Destek dokümanların akademik birimlerde ortak kullanıldığı gözlendi. 6- Sistem prosedürlerinin okunması sistemin iģleyiģinin faydalarını arttıracaktır. 2- Mevcut proseslerin yürütülmesi etkin dağıtılmamıģtır. Bir idari personelde 4 proses bulunmaktadır. 3- ĠĢ planı ve çalıģma takvimi düzenlenmesi ile daha sağlıklı bir çalıģa ortamı sağlanacaktır. 4- Ġdari personele KYS ve yazıģma kuralları ile ilgili eğitim verilmesi sağlıklı olacaktır. 1- Ofislerin çalıģan sayısı ve iģ yoğunluğuna göre yeterli fiziksel kapasiteye sahip olmadığı görülmüģtür. 2- ArĢiv odası kontrolünde arģiv defterinin tutulduğu, yangın tüpünün bulunduğu tespit edilmiģ ancak fiziki mekan ve saklama için kullanılan dolapların uygun olmadığı gözlenmiģtir yılı kalite hedeflerine ulaģıldığı halde 2011 hedeflerinin de aynı olduğu görüldü yılında yüksekokul kararlarında çoğunluk sağlamadan karar alındığı ve defterlere iģlendiği görüldü. 3- Kalite politikasının güncellenmediği ve çalıģanlarla paylaģılmadığı görüldü. 4- Yazı iģleri ve bölüm sekreterliklerinde hizmet kayıtlarının proses planlarına göre uygun yapıldığı ve saklandığı ayrıca ulaģılabilirliğin çok kolay olduğu görülmüģtür. 1- SAÜ. Kayıt ve Dosyalama yönergesine göre iģlem yapılmadığı, 2- Satınalma ve muayene komisyonu iģlemlerinde onay ve sıra numaralarını takip edecek bir defterin kullanılması önerilmiģtir. 3- Kalorifer dairelerinde; destek formların içerisinde yer alan fuel-oil/dogalgaz/katı yakıtlı kazanların kullanılması klavuzu gibi çalıģma esaslarını içeren dokümanların bulundurulması önerilmiģtir YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 6 / 22

7 S.NO TETKİK EDİLEN BİRİM SAPANCA MYO. GEYVE M.Y.O KARASU M.Y.O. PAMUKOVA M.Y.O. ADAPAZARI M.Y.O. SAĞLIK HĠZMETLERĠ M.Y.O. ALĠ FUAT CEBESOY M.Y.O. FERĠZLĠ M.Y.O. KAYNARCA SEYFETTĠN SELĠM M.Y.O. YABANCI DĠLLER BÖLÜM BAġKANLIĞI UYGUNSUZLUKLAR 1- Proseslerde doküman ve arģiv saklama listelerinde dosya kodlarının belirtilmediği, 2- TaĢınır Mal Kayıt Kontrol biriminde demirbaģları gösteren Dayanıklı TaĢınır Mal Listesinin güncel olmadığı, 3- Bölüm Sekreterliklerinde kullanılan evrak kayıt defterlerinin güncel olmadığı ve kayıt sıralarının zimmet defteri ile paralel olmadığı, 4- ArĢivde imha edilmesi gerekirken imha edilmeyip muhafazası devam eden evrakların varlığı, 2005 öncesi dosyaların dosya muhteviyatlarının bulunmadığı görüldü. 1. Döf ler anlaģılır bir Ģekilde iģlenmemiģ, 2010 yılı iç tetkikte bulunan uygunsuzluklar giderilmemiģ aynı hatalar devam etmektedir. 2. Kalite hedefleri belirlenmesine rağmen değerlendirme formu düzenlenmediği görüldü Kayıtların Kontrolü; Bölüm sekreterlikleri tarafından alınması gereken bazı dilekçelerin Müdürlük tarafından kayıt altına alınmaksızın iģleme alındığı, bazı resmi yazıların da gelen evrak kayıt defterine alınmaksızın tutulduğu, TETKİKÇİNİN GÖZLEM VE ÖNERİLERİ 1- Birim arģivinin saklama koģullarına uygun olmadığı, 2- Birim çalıģanlarının motivasyonunun üst düzeyde olduğu görüldü. 1. Birim faaliyetleri KYS e uygundur. 2. Tüm eğitim-öğretim birimlerinde olduğu gibi Gelen- Giden ve Zimmet defterlerinin kullanımının sıkıntılı olduğu, defterlerin yenilenmediği, hala eski kodların kullanıldığı görüldü. 1. Ana ve alt proseslerin revize edilmesi gerektiği gözlenmiģtir. 2. Doküman arģiv saklama listesinin gözden geçirilmesi önerilmiģtir. 3. Birimde personel ihtiyacı gözlenmiģtir. 4. Birim personeli KYS ile ilgili eğitim talebinde bulunmuģlardır. 1- Sistem prosedürlerine uyulduğu gözlenmiģ, personelin KYS ne inanarak sistem formlarını kullandıkları gözlenmiģtir. KYS ni anlayarak uyguladıkları ve bunu da ifade ettikleri için birimi ayın birimi olarak seçilmesini önermekteyiz. 1. Kayıtların gayet düzenli olduğu gözlenmiģtir. Birimde yapılan hizmetler göze alındığında birim için ayrı bir proses belirlenmelidir 1. Prosedürlerin birim çalıģanları tarafından yeteri kadar bilinmediği gözlenmiģtir. 2. Proses ölçüm formlarının eksik ve hatalı doldurulduğu gözlenmiģtir. 3. Toplantı gündem formları eksik ve hatalı doldurulmuģtur. Gündem maddeleri ile alınan kararların örtüģür olması gerektiği hatırlatılmıģtır. 4. Gelen-giden evrak kayıtları eksik yapılmıģtır. 5. Birime KYS uygulamaları ile ilgili bilgi verilmesi uygun olacaktır Gelen-Giden Evrak ve Zimmet Defterlerinde yapılan yazım hatalarında daksil kullanılmaması,olası bir yanlıģlıkta sehven kayıt ibaresinin kullanılması. Mühürleri eksik olan sayfaların mühürlenmesi önerildi. 2. Tedarikçi değerlendirmelerin yapılması önerildi. 3. Doküman ve ArĢiv Malzemesi Saklama Listesindeki Düşünceler bölümü doldurulması önerildi. 4. Yeni uygulamaya konulan Gelen Evrak Zimmet Defterinin uygulamaya konulması. 5. Ġdari ve bölüm derslik sıkıntılarının olduğu görülmüģtür. 1. Kayıtların gayet düzenli olduğu gözlenmiģtir. Birimin yeni oluģu ve fiziki alan yetersizliği nedeniyle arģiv oluģturamadığı gözlenmiģtir. 2. Birim çalıģanlarının sistem prosedürlerini okuması faydalı olacaktır. 1. Doküman ve ArĢiv Malzemesi Saklama Listesinde Dokümanların ÇalıĢma Ofisinde saklama sürelerinin belirlenmesi önerilmiģtir. 2. ArĢiv Görevlisinin ve görev tanımlarının belirlendiği görülmüģ olup, arģiv odasında arģiv sorumlusunun ve 2011 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 7 / 22

8 S.NO TETKİK EDİLEN BİRİM TÜRK DĠLĠ BÖLÜM BAġKANLIĞI ATATÜRK ĠLKELERĠ VE ĠNKILAP TARĠHĠ BÖLÜM BAġKANLIĞI SAÜSEM MÜDÜRLÜGÜ UYGUNSUZLUKLAR Uygunsuzluk Sayısı Toplamı: 32 TETKİKÇİNİN GÖZLEM VE ÖNERİLERİ görev tanımının asılması önerilmiģtir. 3. Güncel Doküman Listesinin Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre yapılması önerilmiģtir 4. Personele istekli ve gayretli çalıģmalarından dolayı teģekkür edilmiģtir. 1. ArĢiv Görevlisinin ve görev tanımlarının belirlendiği görülmüģ olup, arģiv odasında arģiv sorumlusu ve görev tanımı ile arģiv yerleģim planının hazırlanarak arģive uygun bir yere asılması önerilmiģtir. 2. Doküman ve ArĢiv Malzemesi Saklama Listesinde Dokümanların ÇalıĢma Ofisinde saklama sürelerinin belirlenmesi önerilmiģtir. 3. Güncel Doküman Listesinin Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre yapılması önerilmiģtir. 4. Personele istekli ve gayretli çalıģmalarından dolayı teģekkür edilmiģtir. 1. ArĢiv Görevlisinin ve görev tanımlarının belirlendiği görülmüģ olup, arģiv odasında arģiv sorumlusu ve görev tanımı ile arģiv yerleģim planının hazırlanarak arģive uygun bir yere asılması önerilmiģtir. 2. Doküman ve ArĢiv Malzemesi Saklama Listesinde Dokümanların ÇalıĢma Ofisinde saklama sürelerinin belirlenmesi önerilmiģtir. 3. Güncel Doküman Listesinin Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre yapılması önerilmiģtir. 4. Personele istekli ve gayretli çalıģmalarından dolayı teģekkür edilmiģtir. 1. Kayıtların gayet düzenli olduğu gözlenmiģtir. ArĢiv diğer birimlere örnek olacak Ģekilde düzenlenmiģtir. Öneri Sayısı Toplamı: birimde Yapılan tetkikler sonucunda 12 birimde 32 adet uygunsuzluk tespit edilmiş ve bu uygunsuzlukların giderilmesi kapsamında çalışmalar yapılmıştır YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 8 / 22

9 2.2. İç Tetkikler sonucunda ortaya çıkan uygunsuzluklarla ilgili yapılan Düzeltici Faaliyetler S. NO BĠRĠM ADI UYGUNSUZLUK SAYISI YAPILAN DÖF SAYISI GÖZLEM VE ÖNERĠ SAYISI 1 Genel Sekreterlik Hukuk MüĢavirliği Personel Dai.BĢk Öğrenci ĠĢl.Dai.BĢk Ġdari ve Mali ĠĢl.Dai.BĢk Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BĢk Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk Yapı ĠĢleri ve Tekn.Dai.BĢk Kütüphane ve Dok.Dai.BĢk Strateji Gel.Dai.BĢk Basın ve Halkla ĠliĢkiler Müdürlüğü Basımevi Müdürlüğü Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md Döner Sermaye ĠĢl.Müd Sosyal Bilimler Enstitüsü Fen Bilimleri Enst.Md Mühendislik Fak.Dek Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi Teknik Eğitim Fakültesi Ġlahiyat Fakültesi Eğitim Fakültesi Fen Edebiyat Fakültesi Güzel Sanatlar Fakültesi Sağlık Yüksek Okulu Beden Eğitimi ve Spor Y.O Devlet Koservatuvarı Sakarya M.Y.O Hendek M.Y.O Akyazı M.Y.O Sapanca Meslek Yüksekokulu Geyve Meslek Yüksekokulu Adapazarı M.Y.O Pamukova M.Y.O Md Sağlık Hizmetleri M.Y.O Ali Fuat Cebesoy M.Y.O Karasu Meslek Yüksekokulu Ferizli Meslek Yüksekokulu Kaynarca S. Selim M.Y.O Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı A.Ġ.Ġ. Tarihi Bölüm BaĢkanlığı Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı SAÜSEM TOPLAM YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 9 / 22

10 D.F. S. NO SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ 3. Kalite Yönetim Sistemi Master Planı (00.00.PL.02) ve 8.1 MüĢteri memnuniyeti Değerlendirme Anketleri bölümü uyarınca gerçekleģtirilen anket uygulaması ve müģteri memnuniyetleri: yılı anket ortalamaları; Ana/Alt Prosesler Anket ve MüĢteri Memnuniyeti % Düzeltici Önleyici/Faaliyet 1 Genel Sekreterlik %79, Hukuk MüĢavirliği Personel Dairesi BaĢkanlığı %84, Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı %81, Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı %92, Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı %77, Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı %77, Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢkanlığı %71, Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi BaĢkanlığı %82, Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı %64, Basın ve Halkla ĠliĢkiler Müdürlüğü %75, Basımevi Müdürlüğü %68, Koruma ve Güvenlik ġube Müdürlüğü %75, Döner Sermaye ĠĢletmesi Müdürlü %58, Atatürk Ġlk. ve Ġnkılap Tarihi Bölüm BaĢkanlığı Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı Sosyal Bilimler Enstitüsü %88, Fen Bilimleri Enstitüsü %98, Mühendislik Fakültesi %70, Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi %87, Teknik Eğitim Fakültesi %65, Ġlahiyat Fakültesi %80, Eğitim Fakültesi %91, Fen Edebiyat Fakültesi %94, Güzel Sanatlar Fakültesi %82, Sağlık Yüksek Okulu %52, Beden Eğitimi ve Spor Yüksek Okulu %77, Devlet Koservatuvarı %81, Sakarya Meslek Yüksekokulu %80, Hendek Meslek Yüksekokulu %78, Akyazı Meslek Yüksekokulu %78, Sapanca Meslek Yüksekokulu %61, Geyve Meslek Yüksekokulu %79, Adapazarı Meslek Yüksekokulu %74, Pamukova Meslek Yüksekokulu %80, Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu %80, Ali Fuat Cebesoy Meslek Yüksekokulu %80, Karasu Meslek Yüksekokulu %71, Ferizli Meslek Yüksekokulu %79, Kaynarca S.Selim Meslek Yüksekokulu %80, SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi %95,76 0 KYS GENELĠ: %78, YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 10 / 22

11 ayrı noktada bulunan öneri, istek ve memnuniyet kutularından tarihleri arasında çıkan öneri, istek ve memnuniyetlerin sayıları: Memnuniyet Öneri-istek Yapılan Faaliyet S.NO Birimler Sayısı Sayısı Önleyici Düzeltici 1 Genel Sekreterlik Hukuk MüĢavirliği Personel Dairesi BaĢkanlığı Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢkanlığı Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi BaĢkanlığı Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı Basın ve Halkla ĠliĢkiler Müdürlüğü Basımevi Müdürlüğü Koruma ve Güvenlik ġube Müdürlüğü Döner Sermaye ĠĢletmesi Müdürlü Atatürk Ġlk. ve Ġnkılap Tarihi Bölüm BaĢkanlığı Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı Sosyal Bilimler Enstitüsü Fen Bilimleri Enstitüsü Mühendislik Fakültesi Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi Teknik Eğitim Fakültesi Ġlahiyat Fakültesi Eğitim Fakültesi Fen Edebiyat Fakültesi Güzel Sanatlar Fakültesi Sağlık Yüksek Okulu Beden Eğitimi ve Spor Yüksek Okulu Devlet Koservatuvarı Sakarya Meslek Yüksekokulu Hendek Meslek Yüksekokulu Akyazı Meslek Yüksekokulu Sapanca Meslek Yüksekokulu Geyve Meslek Yüksekokulu Adapazarı Meslek Yüksekokulu Pamukova Meslek Yüksekokulu Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Ali Fuat Cebesoy Meslek Yüksekokulu Karasu Meslek Yüksekokulu Ferizli Meslek Yüksekokulu Kaynarca S.Selim Meslek Yüksekokulu SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi KYS GENELĠ: yılında kutulardan çıkan 437 adet öneri ve istek karşılığında 35 adet DÖF yapılmıştır YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 11 / 22

12 4. Birimlerin 2011 Yılı Altı Aylık Kalite Hedeflerinin GerçekleĢmelerinin Değerlendirilmesi; Kalite Yönetim Sisteminin uygulandığı birimler tarafından 2011 yılında ulaşılan ve performans ölçümü yapılmış bulunan kalite hedefleri tablosu aşağıda verilmiştir. Sıra Ana Proses Performansı Ana/Alt Prosesler No (Kalite Hedefi) % 1 Genel Sekreterlik %94, Hukuk MüĢavirliği %100, Personel Dairesi BaĢkanlığı %87, Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı %100, Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı %96, Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı %100, Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı %98, Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢkanlığı %100, Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi BaĢkanlığı %100, Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı %96, Basın ve Halkla ĠliĢkiler Müdürlüğü %87, Basımevi Müdürlüğü %100, Koruma ve Güvenlik ġube Müdürlüğü %100, Döner Sermaye ĠĢletmesi Müdürlü %100, Atatürk Ġlk. ve Ġnkılap Tarihi Bölüm BaĢkanlığı %100, Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı %100, Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı %100, Sosyal Bilimler Enstitüsü %100, Fen Bilimleri Enstitüsü %100, Mühendislik Fakültesi %100, Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi %98, Teknik Eğitim Fakültesi %100, Ġlahiyat Fakültesi %100, Eğitim Fakültesi %33, Fen Edebiyat Fakültesi %100, Güzel Sanatlar Fakültesi %99, Sağlık Yüksek Okulu %90, Beden Eğitimi ve Spor Yüksek Okulu %100, Devlet Koservatuvarı %92, Sakarya Meslek Yüksekokulu %100, Hendek Meslek Yüksekokulu %100, Akyazı Meslek Yüksekokulu %100, Sapanca Meslek Yüksekokulu %96, Geyve Meslek Yüksekokulu %100, Adapazarı Meslek Yüksekokulu %92, Pamukova Meslek Yüksekokulu %100, Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu %100, Ali Fuat Cebesoy Meslek Yüksekokulu %100, Karasu Meslek Yüksekokulu %100, Ferizli Meslek Yüksekokulu %100, Kaynarca S.Selim Meslek Yüksekokulu %75, SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi %98,00 0 Kalite Yönetim Sistemi Kalite Hedefleri GerçekleĢme Performansı (%) Yapılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet %96,07 4 Birimlerin 2011 yılında hedef gerçekleşmesi genel ortalaması %96,07 olarak gerçekleşmiştir YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 12 / 22

13 5. Birimlerin Performans Değerleri; SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ Kalite Yönetim Sistemi Master Planı 8.6 Proses Performanslarının Ölçülmesi bölümü uyarınca ana/alt proseslerin performansı. (Müşteri memnuniyeti sonuçları, Kalite hedefi gerçekleşmeleri, İç Tetkik sonuçları ve DÖF lerin değerlendirilmesi sonucu belirlenmiştir.) S.No Ana/Alt Prosesler Anket % Ana Proses Yapılan Performansı (Kalite ĠyileĢtirmeler Hedefi) % Ġç Tetkik % Performans % 1 Genel Sekreterlik %79,31 %94, ,00 88,24 2 Hukuk MüĢavirliği --- %100,00-100,00 90,91 3 Personel Dairesi BaĢkanlığı %84,78 %87, ,25 87,50 4 Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı %81,39 %100, ,00 79,00 5 Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı %92,51 %96, ,00 99,58 6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı %77,35 %100, ,00 88,33 7 Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı %77,28 %98, ,00 84,35 8 Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢkanlığı %71,64 %100, ,88 89,87 9 Kütüphane ve Dok. Dairesi BaĢkanlığı %82,68 %100, ,00 87,25 10 Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı %64,17 %96, ,88 98,38 11 Basın ve Halkla ĠliĢkiler Müdürlüğü %75,21 %87, ,00 84,72 12 Basımevi Müdürlüğü %68,50 %100, ,63 76,05 13 Koruma ve Güvenlik ġube Müdürlüğü %75,37 %100, ,75 91,84 14 Döner Sermaye ĠĢletmesi Müdürlü %58,22 %100, ,00 74,83 15 Atatürk Ġlk. ve Ġnk. Tarihi Bölüm BaĢkanlığı --- %100,00-100,00 90,91 16 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı --- %100,00-100,00 90,91 17 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı --- %100,00-100,00 90,91 18 Sosyal Bilimler Enstitüsü %88,03 %100, ,00 89,15 19 Fen Bilimleri Enstitüsü %98,93 %100, ,00 94,50 20 Mühendislik Fakültesi %70,27 %100, ,00 90,86 21 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi %87,69 %98, ,64 22 Teknik Eğitim Fakültesi %65,52 %100, ,00 84,15 23 Ġlahiyat Fakültesi %80,65 %100, ,88 84,35 24 Eğitim Fakültesi %91,44 %33, ,00 69,18 25 Fen Edebiyat Fakültesi %94,06 %100, ,00 94,30 26 Güzel Sanatlar Fakültesi %82,05 %99,00-100,00 91,46 27 Sağlık Yüksek Okulu %52,71 %90, ,00 80,58 28 Beden Eğitimi ve Spor Yüksek Okulu %77,77 %100, ,00 66,67 29 Devlet Koservatuvarı %81,55 %92, ,88 84,87 30 Sakarya Meslek Yüksekokulu %80,11 %100,00-100,00 83,35 31 Hendek Meslek Yüksekokulu %78,69 %100, ,75 91,97 32 Akyazı Meslek Yüksekokulu %78,68 %100, ,00 89,33 33 Sapanca Meslek Yüksekokulu %61,14 %96, ,50 85,41 34 Geyve Meslek Yüksekokulu %79,96 %100, ,00 85,05 35 Adapazarı Meslek Yüksekokulu %74,44 %92,00-100,00 83,96 36 Pamukova Meslek Yüksekokulu %80,26 %100, ,00 83,88 37 Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu %80,85 %100, ,75 94,41 38 Ali Fuat Cebesoy Meslek Yüksekokulu %80,00 %100, ,88 86,71 39 Karasu Meslek Yüksekokulu %71,97 %100, ,00 83,92 40 Ferizli Meslek Yüksekokulu %79,75 %100, ,00 81,45 41 Kaynarca S.Selim Meslek Yüksekokulu %80,72 %75, ,00 76,15 42 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi %95,76 %98,00-100,00 92,45 TOPLAM 78,46 96, ,56 86, Yılında Proseslerin ortalama performansı % 86,44 olarak gerçekleşmiştir YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 13 / 22

14 1.Resmi yazıģma kurallarına uyulmamıģtır. 2.Standart dosya planı kodları hatalıdır. 3.Yazının ekleri eksik/hatalıdır. 4. Dağıtım birimleri eksik/hatalıdır. 5.YanlıĢ birime / daireye / kuruma yazılmıģtır. 6. Paraf / imza yetkilisi eksik / hatalıdır. 7. Yazım ve imla hataları vardır. 8. Yazı içeriği uygunsuzdur. 9. Mevzuata uygun değildir. 10. Diğer T O P L A M SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ 6. Hizmet ve etkinliklerin gerçekleģtirilmesi esnasında ortaya çıkan uygunsuzluklar; 2011 Yılında gerçekleşen uygunsuzluklar; H A T A VE N O K S A N L I K L A R 2011 YILI S.NO B Ġ R Ġ M L E R 1 Genel Sekreterlik Hukuk MüĢavirliği Personel Dairesi BaĢkanlığı Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı Yapı ĠĢleri veteknik Dairesi BaĢkanlığı Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi 9 BaĢkanlığı Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı Basın ve Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü Basımevi Müdürlüğü Özel Güvenlik TeĢkilatı Koruma ve Güvenlik 13 Müd Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğü Atatürk Ġlkeleri ve Ġnkılap Tarihi Bölüm BaĢkanlığı Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı Sosyal Bilimler Enstitüsü Fen Bilimleri Enstitüsü Mühendislik Fakültesi Dekanlığı Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi Dekanlığı * Teknik Eğitim Fakültesi Dekanlığı Ġlahiyat Fakültesi Dekanlığı Eğitim Fakültesi Dekanlığı Fen Edebiyat Fakültesi Dekanlığı Güzel Sanatlar Fakültesi Demanlığı Tıp Fakültesi Dekanlığı Sağlık Yüksekokulu Müdürlüğü Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Devlet Konservatuvarı Sakarya Meslek Yüksekokulu Hendek Meslek Yüksekokulu Akyazı Meslek Yüksekokulu Sapanca Meslek Yüksekokulu Geyve Meslek Yüksekokulu Adapazarı Meslek Yüksekokulu Pamukova Meslek Yüksekokulu * Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Ali Fuat Cebesoy Meslek Yüksekokulu Karasu Meslek Yüksekokulu Ferizli Meslek Yüksekokulu Kaynarca Seyfettin Selim Meslek Yüksekokulu Sürekli Eğitim Merkezi Müdürlüğü T O P L A M Uygun olmayan hizmetin değerlendirilmesinde kullanılan 00.FR.26 A/B formu ile 51 adet uygunsuzluk tespit edilmiş ve yapılan düzeltici faaliyetlerle uygunsuzluklar giderilmiştir YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 14 / 22

15 7. Düzeltici / Önleyici Faaliyetlerin GerçekleĢmesi; yılında gerçekleşen Düzeltici Faaliyetler; SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ Yapılan Düzeltici Faaliyetin Konusu Sıra Düzeltici Faaliyeti Yapan Birim/Bölüm No: Adı Ġç Öneri- Anket Hedef Uygunsuzluk Diğer TOPLAM Tetkik Ġstek 1 Genel Sekreterlik Hukuk MüĢavirliği 0 3 Personel Dairesi BaĢkanlığı Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢkanlığı Kütüphane ve Dok. Dairesi BaĢkanlığı Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı Basın ve Halkla ĠliĢkiler Müdürlüğü Basımevi Müdürlüğü Koruma ve Güvenlik Müdürlüğü Döner Sermaye ĠĢletmesi Müdürlüğü Atatürk Ġlk.ve Ġnk.Tarihi Bölüm BaĢkanlığı 0 16 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı 0 17 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı 0 18 Sosyal Bilimler Enstitüsü Fen Bilimleri Enstitüsü Mühendislik Fakültesi Dekanlığı Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi Teknik Eğitim Fakültesi Dekanlığı Ġlahiyat Fakültesi Dekanlığı Eğitim Fakültesi Dekanlığı Fen Edebiyat Fakültesi Güzel Sanatlar Fakültesi 0 27 Sağlık Yüksekokulu M Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Devlet Konservatuvarı Sakarya Meslek Yüksekokulu 0 31 Hendek Meslek Yüksekokulu Akyazı Meslek Yüksekokulu Sapanca Meslek Yüksekokulu Geyve Meslek Yüksekokulu Adapazarı Meslek Yüksekokulu 0 36 Pamukova Meslek Yüksekokulu Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Ali Fuat Cebesoy Meslek Yüksekokulu Karasu Meslek Yüksekokulu Ferizli Meslek Yüksekokulu Kaynarca S. Selim Meslek Yüksekokulu Sürekli Eğitim Merkezi Müdürlüğü 0 TOPLAM Yılında İç Tetkikler, Hedefler, Anketler, Öneri ve İstekler, uygunsuzluklar ve diğer faaliyetler neticesinde 174 adet Düzeltici Faaliyet yapılmıştır YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 15 / 22

16 yılında gerçekleşen Önleyici Faaliyetler; SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ Yapılan Önleyici Faaliyetin Konusu Sıra Önleyici Faaliyeti Yapan Birim/Bölüm Adı No: Ġç Tetkik Anket Öneri- Hedef Uygunsuzluk Diğer TOPLAM Ġstek 1 Genel Sekreterlik 0 2 Hukuk MüĢavirliği 0 3 Personel Dairesi BaĢkanlığı 0 4 Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢkanlığı Kütüphane ve Dok. Dairesi BaĢkanlığı Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı 0 11 Basın ve Halkla ĠliĢkiler Müdürlüğü 0 12 Basımevi Müdürlüğü 0 13 Koruma ve Güvenlik Müdürlüğü Döner Sermaye ĠĢletmesi Müdürlüğü 0 15 Atatürk Ġlk.ve Ġnk.Tarihi Bölüm BaĢkanlığı 0 16 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı 0 17 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı 0 18 Sosyal Bilimler Enstitüsü Fen Bilimleri Enstitüsü Mühendislik Fakültesi Dekanlığı Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 0 22 Teknik Eğitim Fakültesi Dekanlığı Ġlahiyat Fakültesi Dekanlığı Eğitim Fakültesi Dekanlığı 0 25 Fen Edebiyat Fakültesi 0 26 Güzel Sanatlar Fakültesi 0 27 Sağlık Yüksekokulu M Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Devlet Konservatuvarı 0 30 Sakarya Meslek Yüksekokulu 0 31 Hendek Meslek Yüksekokulu Akyazı Meslek Yüksekokulu 0 33 Sapanca Meslek Yüksekokulu Geyve Meslek Yüksekokulu Adapazarı Meslek Yüksekokulu 0 36 Pamukova Meslek Yüksekokulu Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 0 38 Ali Fuat Cebesoy Meslek Yüksekokulu 0 39 Karasu Meslek Yüksekokulu Ferizli Meslek Yüksekokulu Kaynarca S. Selim Meslek Yüksekokulu Sürekli Eğitim Merkezi Müdürlüğü 0 TOPLAM Yılında Hedefler, Anketler, Öneri ve İstekler, uygunsuzluklar ve diğer faaliyetler neticesinde 83 adet Önleyici Faaliyet yapılmıştır YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 16 / 22

17 8. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılan değiģiklikler ve iyileģtirme önerileri; Yapılan DeğiĢiklikler; Genel sekreterlik basın ve halkla ilişkiler şube müdürlükleri iletişim Koordinatörlüğü olarak yeniden yapılandırıldığından KYS kapsamı dışına alınmıştır yılında eğitim öğretim birimlerinde uygulanmak üzere; iyileştirme komisyonu kurulmuş ve komisyon tarafından ortak anket soruları ve ortak hedefler belirlenmiş ve birimlerce uygulanmıştır yılı İç Tetkik planı hazırlanarak tarihleri arasında yapılmıştır. Tetkikler neticesinde 32 adet uygunsuzluk çıkmış ve yapılan DÖF ler sonucu uygunsuzluklar giderilmiştir. Ayrıca; Tetkikçiler tarafından 123 adet gözlem ve öneri yazılmıştır. İç tetkik sonuçları YGG Toplantısına sunulmuştur. Eğitim öğretim birimleri prosesleri ve destek dokümanları gözden geçirilmesi ve iyileştirilmesi için iyileştirme komisyonları kurulmuştur. Komisyon çalışmaları çalışmaları çerçevesinde gerekli revizyonlar yapılmıştır. Kalite El Kitabı (KEK), Master Planı ve KYS Dokümanlarında yapılan değişiklikler ile ilgili revize çalışmaları yapılmıştır. ĠyileĢtirme Önerileri; Uygunsuzluğun kontrolü prosedürünün daha etkin yönetilebilmesi için tüm birimlerin uygunsuzluk tespit formunun kullanılmasını arttırmak. Öneri, istek ve memnuniyet uygulamasının daha verimli hale getirilmesi için ana proses sorumlularının etkin uygulamalar yapması. ( öneri, istek kutularındaki formların takibi, öğrencilerin bilgilendirilmesi, geri dönüşümlerin yapılması ve yapılan iyileştirmelerin öğrencilere ve çalışanlara web ortamında da duyurulmasının sağlanması v.b.) Anket analizleri yapılırken kararsızların anket analizine ne şekilde dahil edileceğini değerlendirmek üzere çalışmalar yapılması. Birimlerin web ankette yapılan anketlerin kağıt ortamında iç tetkikler döneminde tetkikçiler tarafından yapılmasının değerlendirilmesi.(dağıtılıp toplanarak Strateji Geliştirme Dairesine verilerek değerlendirmenin Strateji Geliştirme Dairesi tarafından yapılması) Kalite Yönetim Sisteminin daha etkin hale getirilmesi amacıyla otomasyona geçilmesi. (42 ve sisteme yeni katacak 6 birimde uygulanan KYS uygulamaları kağıt ortamında takip yapıldığından hem kağıt israfı ve hem de zamandan tasarruf sağlanacaktır. Uygulamaların birim yöneticilerince takibi kolaylaşacaktır.) KYS uygulanan birimlerde kalite çalışmalarını yürüten personele KYS uygulamaları ile ilgili eğitim verilmesi. DEĞERLENDĠRME VE SONUÇ; Yapılan iç tetkiklerde yıllara göre değerlendirildiğinde bir önceki yıla nazaran uygunsuzluklarda azalma görülmüştür. Tetkikçi önerilerinin birimlerce dikkate alınması ve DÖF yapılması. Müşteri memnuniyeti uygulamalarında; anket analizleri sonucu bir önceki yıla göre memnuniyet oranında düşüş olduğu görülmüş olup bu düşüşün anketlerin web ortamında yapılmasından kaynaklandığı görülmüştür. Bu konuda iyileştirme yapılması. Öneri, İstek ve memnuniyet kutularından çıkan Öneri ve İstek sayılarının bir önceki yıla göre azaldığı ve Öneri İstek Memnuniyetler çerçevesinde yapılan iyileştirmelerin çok düşük kaldığı görülmüş olup birimlerimizin öneri ve istekler doğrultusunda daha fazla DÖF yapmaları gerekmektedir. ÖİM ler neticesinde yapılan geri bildirimlerin etkin bir şekilde gerçekleştirlmesi 2011 yılı hedef gerçekleşmeleri bir önceki yıla nazaran daha yüksek olduğu belirlenmiştir. Birimlerin 2011 yılı proses performanslarının genel ortalaması % 86 olarak gerçekleştiği görülmüştür YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 17 / 22

18 Uygunsuzluların yapılan analizinde; Genel Sekreterliğin dışındaki birimlerde uygunsuzluklarla ilgili formların etkili bir şekilde kullanılmadığı görülmüş olup birimlerin uygunsuzlukları daha etkin takip etmeleri. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin incelenmesi sonucunda bir önceki yıla göre önemli bir değişikliğin olmadığı görülmüştür. Sonuç Yapılan değerlendirmeler neticesinde, hizmetlerin daha etkin yapılabilmesi ve olarak: değerlendirilebilmesi için aşağıdaki kararlar alınmıştır. KARAR NO I. II. III. IV. V. VI. VII TARĠHĠNDE YAPILAN YÖNETĠMĠN GÖZDEN GEÇĠRMESĠ (YGG) TOPLANTISINDA ALINAN KARARLAR ALINAN KARAR Bir önceki YGG Toplantısında alınan kararlardan devam eden etkinlikler görüşüldü; - Öneri, İstek ve Memnuniyetlerle ilgili yapılan Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin (İyileştirmelerin) öğrencilere ve çalıģanlara duyurulması ile ilgili dokümanların (Tutanak, yazı v.b.) bir nüshasının Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilmesi kararlaştırıldı yılı Kuruluş İçi Kalite Tetkik sonuçları görüşüldü; - Uygunsuzluk bulunan birimlerin uygunsuzlukları ile ilgili Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler yaparak uygunsuzlukların giderildiği tespit edildi. Tetkik Raporlarında tetkikçiler tarafından yazılan öneriler doğrultusunda her birim tarafından eylem planları hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderildi Yılı Kuruluş içi Kalite Tetkik Planının uygulanmasına karar verildi. Müşteri memnuniyeti anketleri ve müşteri geri beslemesi sonuçları görüşüldü; -Anket sonuçlarında (soru bazında) Memnuniyetsizlik oranının % 10 ve üzerinde gerçekleşen birimler eylem planları yaparak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderildi. -Öneri, İstek ve Memnuniyetlerle ilgili yapılan geri dönüşümlerle ilgili dokümanların (duyurular, Tutanak, yazı v.b.) bir nüshasının Strateji Geliştirme Dairesi başkanlığına gönderilmesine devam edilmesi kararlaştırıldı. - Web üzerinden gerçekleştirilen Genel Sekreterliğe bağlı İdari Birimlerin ve Daire Başkanlıklarının Hizmet Değerlendirme anketlerinin ve uygulanan analiz tekniğinin SAÜDEK Anket Komisyonu ile gözden geçirilerek kağıt ortamında iç tetkik faaliyetleri sırasında tetkikçiler tarafından uygulanmasına karar verildi. Birimlerin 2011 yılı hedeflerinin değerlendirilmesi sonucunda, genelde hedeflere ulaşıldığı görülmüştür. - Eğitim Öğretim Birimlerimizin 2012 yılı hedefleri kurulan komisyon tarafından belirlenerek strateji geliştirme dairesinin web sitesinde yayınlanmıştır. Birimlerin 2011 performans değerleri (proses performansı ölçüm sonuçları)görüşüldü; -KYS Proses Performansı Ölçümü ve veri analizleri ile ilgili ölçüm sisteminin gözden geçirilerek iyileştirilmesi çalışmalarının Proseslerin birleştirilerek revize edilmesi çalışmaları birlikte yürütülmesinin uygun olacağı kararlaştırılmıştır. -Hizmet ve etkinliklerin gerçekleşmesi sırasında ortaya çıkan uygunsuzlukların analizi yapılmış olup; Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürünün daha etkin çalıştırılması amacıyla, Uygunsuzluk Formlarının (00.00.FR.26 A/B) (00.00.FR.21) tüm birimlerce kullanılması kararlaştırıldı. KYS uygulanan birimlerde yapılan Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler görüşüldü; -Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürlerinin istenilen seviyede çalıştırılması için Birimlerin Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin DÖF takiplerini daha etkin yapmaları kararlaştırıldı YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 18 / 22

19 VIII. IX. - Faaliyetlerinin daha etkin yapılabilmesi ve personelin bilinçlendirilmesi amacıyla çalışanlara TS-EN-ISO- 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi, Dokümantasyon Eğitimi ve Kuruluş İçi Kalite Tetkik Eğitiminin Mayıs ayının ikinci yarısında yapılması planlanmıştır. - KYS kapsamındaki birimlere yönelik olarak KYS bilgilendirme eğitimlerinin Stratejik Planlama Şb.Md. tarafından planlanarak verilmesi kararlaştırıldı. -Üniversitede işe yeni başlayan idari personele KYS ile ilgili bilgilendirme eğitimi verilmesi kararlaştırıldı. - Yeni açılan birimlerin KYS kapsamına alınmasına yönelik çalışmalar tamamlanmış olup, İletişim Koordinatörlüğü olarak tekrar yapılandırılan Basın ve Halkla İlişkiler Şb.Md.nün KYS kapsamından çıkarılmasına karar verildi. EKLER : 1 - Toplantı Katılım Listesi (3 Sayfa) 2011 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 19 / 22

20 2011 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 20 / 22

21 2011 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 21 / 22

22 2011 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 22 / 22