AFYONKARAHİSAR TİCARET VE SANAYİ ODASI

Transkript

1 AFYONKARAHİSAR TİCARET VE SANAYİ ODASI STRATEJİK PLANI

2 Önsöz Bulundukları bölgelerin ekonomik ve sosyal kalkınmalarında Ticaret ve Sanayi Odalarına çok önemli görevler düşmektedir. Odalarımız üzerlerindeki bu büyük sorumluluğun gereklerini yerine getirmek için, özverili ve planlı hareket etmek zorundadırlar. Dünyada yaşanan büyük dönüşüme hem kamu yönetimi, hem de özel sektör olarak birlikte ve uyumlu bir biçimde ayak uydurmamız gerekmektedir. Kurumsallaşamayan, çağdaş yönetim ilkelerini içselleştiremeyen, bilgiye dayalı politikalar üretemeyen, kısacası planlı hareket edemeyen organizasyonların günümüz şartlarında ulusal bazda bile mevcudiyetlerini sürdürebilme şansları pek kalmamaktadır. 223 yılında Ülkemizi gelişmiş 1 ülke arasına sokacak olan da, 5 Milyar $ ihracatı gerçekleştirecek olan da odalarımızın üyeleri olan özel sektörümüzdür. Özel sektörümüze bu zorlu görevde yol gösterecek, destek olacak ve yanlarında yürüyecek olan kurumlar odalarımızdır. Özel sektörümüzün kurumsallaşmalarını, verimlilik temelli çalışarak rekabet avantajını yakalamalarını ve uluslararası piyasalara açılmalarını sağlamak için odalarımızın üyelerine etkin bir biçimde hizmet sunması gerekmektedir. Odalarımız dünyadaki bu değişim ve dönüşüm sürecine ayak uydurabilmek için, kendilerine yeni vizyon belirlemeli ve bu vizyon çerçevesinde kapasitelerini geliştirmelidir. Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası olarak, bu bilinçle, üyelerimize çağdaş hizmet sunabilmek için, yaşadığımız değişim ve dönüşüm sürecini verimli biçimde yönetmemiz gerekmektedir. Odamızın kurumsallaşması adına kurmuş olduğumuz ISO 91 Toplam Kalite Yönetim Sisteminin uygulanabilirliğini günden güne içselleştiriliyor olmak bizleri güçlü kılacaktır. Hazırladığımız Stratejik Plan ile odamızı tüm paydaşlarımızla beraber belirlemiş olduğumuz Vizyona gerçekten taşıyacak yol haritasını belirlemiş olacağız. Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası nın yıllarına ait II. Dönem Stratejik Planının hem odamıza hem de bölgemizin kalkınmasına önemli katkı sağlayacağı

3 düşüncesiyle, başta danışman Dr. Yüksel VARDAR olmak üzere, hazırlanma aşamasında katkı vermiş olan herkese teşekkürlerimi sunuyorum. Saygılarımla, Hüsnü SERTESER Yönetim Kurulu Başkanı

4 İÇİNDEKİLER BÖLÜM 1 GİRİŞ... 5 BÖLÜM 2 GENEL BİLGİLER... 8 Afyonkarahisar Hakkında... 8 Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası Hakkında... 1 BÖLÜM 3 MEVCUT DURUM ANALİZİ Süreçler Paydaşlar İç Çevre Analizi Güçlü Yönler Zayıf Yönler Dış Çevre Analizi... 4 BÖLÜM 4 GELECEĞİN TASARIMI Ortaya Çıkan Durum Planın Temel Bileşenleri Stratejik Amaçlar Hedefler Kurumsal Performans Göstergeleri BÖLÜM 5 MALİYETLENDİRME BÖLÜM 6 İZLEME VE DEĞERLENDİRME BÖLÜM 7 SONUÇ EKLER Ek 1: Mevzuat Ek 2: Odacılık

5 BÖLÜM 1 GİRİŞ Günümüzde hızla gelişen teknoloji ile ürün/hizmetler daha hızlı yer değiştirmekte, veri ve para akışı daha hızlı sağlanmaktadır. İlk başta bilişim ve iletişim teknolojilerinde başlayan bu dönüşüm, ekonomiye de sirayet ederek tüm alanlarda, Küreselleşme adı altında bir bütünleşme sürecini başlatmıştır. Küreselleşmenin neden olduğu bu entegrasyon, sanayi ve ticaret yaşamını da etkileyerek, önce ülkeleri daha sonrasında şirketleri uluslararası rekabete zorlamıştır. Günümüzde şirketler, sadece yöresel ve bölgesel değil, hizmetlerini uluslararası koşullara göre şekillendirmektedir. Gelişmiş ülkeler, küreselleşmenin getirdiği rekabet koşullarına uyum sağlarken, özel sektör odaklı politikalara yönelerek, ekonomik kalkınmanın en önemli sacayağı olan özel sektörü Yönetişim adı altında tüm karar alma süreçlerine dâhil etmiştir. Ülkemizde de özel sektöre ayrı önem verilmekte; kamu özel sektör işbirliği platformları oluşturularak, Kalkınma Planları, Eylem Planları ve Strateji Belgeleri başta olmak üzere tüm karar alma süreçlerinde ve yapılan düzenlemelerde özel sektörün görüşleri dikkate alınmaktadır. Bu süreç, özel sektörün tek ve kanuni temsilcisi olarak, odalarımızın yönetimlerine önemli bir rol ve sorumluluk yüklemektedir. Çağdaş Oda yapısına kavuşamayan odaların bu değişim ve dönüşüm sürecinde sürdürülebilirliği sağlamaları oldukça güçtür. Bu bilinçle, amacı, üyelerine olduğu kadar, bölgesinin ekonomik ve sosyal kalkınmasına da hizmet edebilmek olan Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası (Afyonkarahisar TSO); kurumsal bir yapıya ulaşmak ve vermiş olduğu hizmetlerde kalite standartlarını yakalamak 5

6 amacıyla, ISO 91 Toplam Kalite Yönetim Sistemini kurmuş ve bu yıl ISO 12 Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi ni başarıyla uygulayarak, belgelendirilmeye hak kazanmıştır. Ayrıca, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği nin (TOBB) TOBB Oda ve Borsa Akreditasyon Sistemine entegre olmayı hedefleyen Oda, 25 yılından itibaren Akredite Oda olarak hizmet vermektedir. Küreselleşmenin yarattığı tüm bu trendler, Afyonkarahisar TSO nun, geleceğini sağlıklı bir şekilde planlaması ve belirlediği vizyona ulaşması gerektiği sonucunu ortaya koymaktadır. Bu çerçevede oda, yıllarına ait II. Dönem stratejik planını hazırlamıştır. Planın dayanakları aşağıda sunulmaktadır: Plan hazırlanırken, genellikle odalarımızın düştüğü yanılgıya düşülmemeye özen gösterilmiş; Planın, odayı vizyonuna taşıması gerektiğinden odanın stratejik planı olarak hazırlanmış, bölgenin stratejik planına dönüşmesi gibi kritik bir yanlışa düşülmememeye özel dikkat gösterilmiştir. Plan odayı bulunduğu konumdan vizyonuna taşıyacak amaç, hedef ve stratejileri bütünlük ve içsel tutarlılık içerisinde hiyerarşik bir yapı içerisinde ortaya koymaktadır. Plan odanın, kamu adına yürüttüğü faaliyetlerin yanısıra, çağdaş odacılık hizmetleri olarak tanımlanan; üyelerin sorunlarına çözüm getirecek, ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak hizmetleri de en iyi biçimde sunmaya yönelik amaç ve hedefleri içermektedir. Plan, odanın bölgesel kalkınmadaki rol ve önemini daha da ileriye taşıyacak; bölgesel ve sektörel sorunların tespiti, çözüm önerilerinin (politikaların) geliştirilmesi ve sürecin takip edilmesinin etkin ve verimli biçimde yerine getirilmesi için odada sürüdülebilir bir yapı oluşturulmasını sağlayacak amaç ve hedefleri içermektedir. Plan, odanın hizmetlerini en iyi biçimde verebilmesi, bölgesel kalkınmada önemli bir aktör olabilmesi için; kurumsal bir yapı içerisinde, kaynaklarını en iyi biçimde planlamayı, planı etkin olarak yönetmeyi, politika geliştirme ve karar süreçlerinde bilgi teknolojlerini verimli biçimde kullanmayı, üyeleriyle ilişkileri güçlendirmeyi ve odanın tanıtımını geliştirmeyi sürüdürülebilir bir biçimde yerine getirecek bir yönetim anlayışı ve örgütlenmeyi hedeflemektedir. 6

7 Odanın alışılagelmiş düzen içerisinde (rutin olarak) yürüttüğü faaliyetlerin; vizyonun gerçekleşmesine anlamlı katkı sağlayamayacağı düşüncesiyle ve gereksiz kalabalığa meydan vermemek adına, plana dâhil edilmemesi benimsenmiştir. Yıllık İş Planları (Faaliyet Planları) hazırlanırken, bu tür faaliyetlerin ayrı bir bölümde ele alınmasının uygun olacağı düşünülmektedir. Bu yaklaşımla, planın maliyetlendirme aşamasında; personel ve bahse konu olan faaliyetlere ait sabit giderler ele alınmamış, sadece ve özellikle Odayı vizyonuna taşıyacak stratejilere ilişkin maliyetler hesaplamaya dâhil edilmiştir. Plan yukarıda belirlenen dayanaklar üzerine inşaa edilmiştir. Planın; ulusal makro politikalara ters düşmeyecek biçimde hazırlanması için; TOBB, TÜBİTAK (Vizyon 223), Kalkınma Bakanlığı ( Kalkınma Planı), Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı (Sanayi Strateji Belgesi ve Sektörel Stratjiler), Ekonomi Bakanlığı (223 İhracat Stratejisi ve Eylem Planı, Yatırım Ortamının İyileştirilmesi Koordinasyon Kurulu-YOİKK) ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı gibi, bağlı olduğumuz ve etkileri açısından camiamızı ilgilendiren kurumların vizyonları, hedef ve stratejileri incelenmiştir. Planın, belirlenen vizyon doğrultusunda, odayı Çağdaş Odacılık anlayışına ve yapısına taşıyacağı konusundaki inancımız tamdır. 7

8 BÖLÜM 2 GENEL BİLGİLER Afyonkarahisar Hakkında km 2 yüzölçümü ve kişilik nüfusa sahip Afyonkarahisar, Türkiye nin İstanbul dan sonra en büyük ikinci kavşak noktasıdır. Beş bin senelik bir yerleşim merkezi olan il, tarihi eserler bakımından çok zengin olup, ilde Hitit ve Frigyalılara ait tarihi kalıntılar, Selçuklu ve Osmanlı devrine ait zengin eserler bulunmaktadır. Çevresinde Eskişehir, Konya, Isparta, Denizli, Uşak ve Kütahya illeri bulunan Afyonkarahisar a bağlı toplam 18 ilçe, 59 belde ve 42 köy bulunmaktadır. Mevcut potansiyeli ve artan haklı ilgi neticesinde Bakanlar Kurulu 28 Yılında aldığı kararla Afyonkarahisar'ı termalin başkenti ilan etmiştir. Türkiye deki termal tesislerin yatak kapasitesinin üçte biri AFYONKARAHİSAR da bulunmaktadır. Afyonkarahisar seracılıkta jeotermal enerjiyi kullanma bakımından Türkiye genelinde ilk sırada yer alıyor Türkiye nin jeotermal başkenti ifadesini kendine slogan edinen Afyonkarahisar da jeotermal enerji birçok alanda kullanılmaya devam ediliyor. Turizm ve kentin ısıtılmasının yanı sıra jeotermal seracılıkta da Afyonkarahisar ın jeotermal varlığı büyük önem arz etmeye başladı. Sanayi ve turizm sektörlerinde güçlü olmayı hedefleyen ilin temel sanayi ürünleri mermer ve gıdadır. İscehisar ilçesinde dünyanın en kaliteli beyaz mermeri çıkmaktadır. Bunun dışında et, sucuk ve yumurtacılıkta bilinen önemli markalar, Türkiye yumurta ve et borsalarına yön vermektedir. Tuğla ve kiremit sektörü de önemli bir konuma sahiptir. 8

9 Ayrıca il açısından oldukça önemli olan diğer sektörlerin üretimine baktığımızda; Lokum, Kaymaklı Şeker, Pişmaniye ve Diğer Şekerleme Ürünleri önemli yer almaktadır hektar toplam tarım alanına sahip Afyonkarahisar, Türkiye nin en büyük 1 tarımsal alanıdır. İlin tarım alanlarının %39 u sulanan, %61 i ise sulanmayan tarım arazilerinden oluşmakta olup, önde gelen ürünler haşhaş, patates, kiraz, vişne buğday, arpa, şeker pancarı, salatalık ve elmadır. İlde organik tarım uygulamaları yaygın olarak kullanılmaktadır. İlin 213 yılı sonu itibariyle ihracat rakamı Dolar olup, aynı dönem ithalat rakamı Dolar dır. Bu göstegelere bakıldığında Afyonkarahisar ın, cari fazla veren önemli ihracat merkezlerinden biri olduğu gözükmektedir. Kalkınma Bakanlığı tarafından 211 yılında yapılan illerin ve bölgelerin sosyo-ekonomik gelişmişlik sıralaması araştırmasında, Afyonkarahisar 43. sırada yer almıştır. 213 yılsonu itibariyle %5,6 olan işsizlik oranı ile Afyonkarahisar, Türkiye ortalamasının altında işsizlik oranına sahiptir. Türkiye de işsizlik oranı en düşük 5. il olmasına rağmen, nitelikli eleman bulamama önemli sorunlardan biridir. İstanbul Sanayi Odası tarafından her yıl açıklanan ISO 5 listesinde Afyonkarahisar dan firma bulunmamaktadır. Afyonkarahisar da kayıtlı işyeri sayısı 178 olup, bu işyerlerinde çalışan toplam sigortalı sayısı dır. 213 yılsonu itibariyle Kurumlar Vergisi Mükellef Sayısı olan Afyonkarahisar da, Gelir Vergisi Mükellefi Sayısı 1312 dir. İlde toplam 9 adet Organize Sanayi Bölgesi (OSB) bulunmaktadır. Bunların 7 tanesi faal, 2 tanesi kuruluş aşamasındadır. Merkezde Afyonkarahisar OSB Bolvadin ilçesinde Afyonkarahisar Bolvadin OSB, Dinar ilçesinde Afyonkarahisar Dinar OSB, Emirdağ ilçesinde Afyonkarahisar Emirdağ OSB, İscehisar da İscehisar Mermer İhtisas OSB, Sandıklı ilçesinde Sandıklı OSB, Dazkırı da Afyonkarahisar Dazkırı Dokuma ve Konfeksiyon OSB Kuruluş aşamasında 9

10 Şuhut ilçesinde Afyonkarahisar Şuhut OSB, Sinanpaşa da Afyonkarahisar Merkez 2 OSB Kuruluş aşamasında İl sınırları içerisinde 554 km devlet yolu, 48 km il yolu ve km köy yolu bulunmakta olup, il yollarının %32 si bölünmüş yoldur. İl sınırları içerisinde 364 km demiryolu bulunmaktadır. 212 yılında kurulan ve bölgesel nitelikte hizmet veren Zafer Havalimanı, Afyonkarahisar merkeze 59 km uzaklıktadır. Havalimanından iç ve dış hat seferleri yapılmaktadır. Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası Hakkında 5174 sayılı kanunun kendisine verdiği yetki ve görevler çerçevesinde faaliyetlerini yürüten oda bünyesinde toplam 153 üyeye sahip 27 meslek komitesi bulunmaktadır. 213 yılsonu itibariyle 4.5 si faal olmak üzere toplam üyeye hizmet verilmektedir. Oda, m 2 alana sahip akıllı hizmet binasına 213 yılında taşınmıştır. Oda bünyesinde Ticaret Sicil, Oda Sicil, Kapasite Raporları, Ekspertiz Raporları, ATR ve Menşei Belgeleri, K belgesi gibi hizmetler başta olmak üzere, eğitim ve danışmanlık, dış ticaret raporları, yurtdışı iş gezisi, fuar gezileri vb. hizmetler verilmektedir. Oda da 25 yılından itibaren ISO 91 Kalite Yönetim Sistemi uygulanmakta olup, oda aynı yıl TOBB Oda/Borsa Akreditasyon Sistemine entegre olarak Akredite Oda unvanına sahip olmuştur. Ayrıca, bu yıl ISO 12 Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi belgesi alarak, müşteri memnuniyetini en yüksek seviyede tutma vizyonuna katkı sağlamıştır. Hizmet binasında, ABİGEM Afyonkarahisar Temsilciliği, Türk Patent Enstitüsü (TPE) Dokümantasyon Merkezi, TSE Belgelendirme Merkezi, Kalkınma Ajansı, Kredi Garanti Fonu, Kütüphane TURSAB Türkiye Seyahat Acentaları Birliği, Ün Gümrük, TÜKODER ve Sosyal tesisimiz bulunmaktadır. Oda bünyesinde Kalkınma Ajansı desteğiyle "Mesleki Yabancı Dil Eğitim ve Gelişim Merkezi" kurularak, düzenli geliri olmayan genç ve kadınlara İngilizce dil eğitimi, sosyal medya iletişimi eğitimi, girişimcilik ve yeni iş fikirleri eğitimleri verilmektedir. Ayrıca yine oda bünyesinde kurulan Tüketici Komisyonu ile tüketici sorunlarının tespit edilmesi ve çözüm önerilerinin geliştirilmesi amaçlanmaktadır. 1

11 Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası, Türk Alman Ticaret ve Sanayi Odası (TD-IHK) ve DEİK üyesi olup, yurtdışında temasta olduğu odalar aşağıda sunulmuştur: Erbil Ticaret ve Sanayi Odası (Irak) Süleymaniye Ticaret ve Sanayi Odası (Irak) Duhok Ticaret ve Sanayi Odası (Irak) Carrara Ticaret ve Sanayi Odası (İtalya Kardeş Oda) Alicante Ticaret ve Sanayi Odası (İspanya) Düsseldorf Ticaret ve Sanayi Odası (Almanya) Selanik Meslekler Odası (Yunanistan) Liverpool Ticaret ve Sanayi Odası (İngiltere) Ayrıca Bulgaristan Kırcaali Belediyesi ile işbirliği protokolü imzalanmıştır. Başlıca iştirakler aşağıdaki gibidir: T.C Merkez Bankası T. Halk Bankası BALO (Büyük Anadolu Lojistik Organizasyonu) Afyonkarahisar ABİGEM A.Ş Şuhut Organize Sanayi Bölgesi İscehisar Mermer Organize Sanayi Bölgesi Sinanpaşa Organize Sanayi Bölgesi TEKNOPARK TEKMER Teknoloji Merkezi Afyon Yumurta A.Ş Afyon Mermer A.Ş Afjet A.Ş Ayrıca Gecek Termal A.Ş de bağlı ortaklığı bulunmaktadır. 11

12 BÖLÜM 3 MEVCUT DURUM ANALİZİ Ülkemizde kamu kurumu niteliğinde meslek örgütü olarak tanımlanmış Ticaret ve Sanayi Odaları Anayasa nın 135. Maddesi gereğince hazırlanan 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği İle Odalar ve Borsalar Kanunu na göre kurulmaktadırlar. Sözkonusu Kanuna göre Odaların tanımları, görevleri ve gelirleri ayrıntılarıyla Ekler bölümünde ele alınmıştır. Bu bilgiler ışığında Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası nın Mevcut Durum Analizi ne öncelikle süreçlerin tanımlanmasıyla başlanmıştır. Paydaşların tanımlanmasından sonra iç ve dış çevre analizleri gerçekleştirilmiştir. 3. Süreçler Tüm kurumlarda olduğu gibi, Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası nda da tüm faaliyetleri iki ana süreç altında toplayabilmek mümkündür. Bunlar: Hizmetler ve bu hizmetlerin sağlıklı biçimde yerine getirilebilmesinde önemli rolü olan Destek Faaliyetleri dir. Oda da, üyeye sunulan Hizmetler in tümü, karakteristik olarak iki ana başlık altında toplanabilmektedir. Birincisi; Kanun ve yönetmeliklerle Odalara verilmiş ve Kamu adına yerine getirilen görevler olup, bu görevlerin ifası aşamasında, kanun ve yönetmelik dışında, Oda nın herhangi bir inisiyatif kullanması söz konusu olamamaktadır. Oda bu konuda ancak, mevzuata aykırı olmayacak biçimde, üye memnuniyeti mahiyetinde bazı önlemler 12

13 alabilmektedir. Oda bu durumda sadece uygulayıcı (operatör) konumunda olduğundan, bu karakteristikteki hizmetler Operasyonel Hizmetler olarak nitelendirilebilmektedir. İkincisi; Oda nın misyonu gereği, Kamu adına yürüttüğü hizmetlerinin dışında, üyelerinin ihtiyaç ve beklentilerine, çağın gereklerine uygun biçimde, cevap verebileceği türde hizmetler olup, gerçek anlamda çağdaş odacılık faaliyetleri olarak nitelendirilmektedir. Bu tarz hizmetler, üye memnuniyetini yönetim anlayışının merkezine yerleştirmiş kurumların, üyelerinin ihtiyaç ve beklentilerini karşılamaya yönelik olarak sunduğu hizmetler olup, zaman, mekân ve tercihlere göre farklılıklar göstereceğinden, bu farklılıklara karşılık, kurum tarafından yeni hizmet tarzlarının (taktiklerin) geliştirilmesi gerekmektedir. Oda da bu nitelikteki hizmetler Taktik Hizmetler olarak adlandırılmaktadır. Destek Faaliyetleri ise, Oda nın üyelerine sunduğu hizmetlerin, kesintisiz ve kaliteli biçimde gerçekleştirilmesini sağlayacak; yönetimsel kararların alınması, örgütlenme biçimin düzenlenmesi ve tüm faaliyetlerin planlanması gibi konuları içermektedir. İdari ve Mali işler adı altında tüm kurumlarda uzun yıllardır yürütülen Klasik Destek Faaliyetleri nin yanı sıra, günümüzde; Toplam Kalite Yönetimi, Proje Geliştirme, Araştırma Geliştirme ve Kurumsal Yönetişim gibi konuların içerildiği Stratejik Destek Faaliyetleri olarak adlandırılabilecek faaliyetler, özellikle çağdaş yönetim anlayışı içerisinde, çok önemli rol oynamaktadır. Bu yaklaşımla; Oda daki Destek Faaliyetleri ; İlki, Stratejik Destek Faaliyetleri, İkincisi de, Klasik Destek Faaliyetleri olmak üzere iki grup altında toplanabilmektedir. Bu çerçevede, Oda daki tüm süreçler ve faaliyetler Tablo 3. te bütüncül biçimde sunulmaktadır. 13

14 Tablo : Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası nın Süreçleri Ana Süreç Süreç Faaliyet HİZMETLER Operasyonel Hizmetler Taktik Hizmetler Ticaret Sicili / Tescil-İlan Oda Sicili Kıymetli Evrak Satışı ve Belge Hazırlama -Onaylama Üyeler Arası İletişim Ağı Politika Geliştirme ve Üyeleri Temsil İş Geliştirme, Eğitim, Bilgi, Danışmanlık ve Destek Uluslararası Ticaret Sosyal Sorumluluk DESTEK FAALİYETLERİ Stratejik Destek Faaliyetleri Klasik Destek Faaliyetleri Çağdaş Yönetim (Kurumsal Yönetişim, Kurumsallaşma, ISO 91, TOBB Oda/borsa Akreditasyon sistemi) Araştırma & Geliştirme Planlama ve Kaynakların Yönetimi Tanıtım / Haberleşme ve Yayınların Yönetimi Bilişim Teknolojileri Yönetimi Üye İlişkileri Yönetimi Proje Geliştirme ve Yönetimi Bilgi İşlem/Teknik Destek Mali İşler İdari İşler 14

15 3. Paydaşlar Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası nın paydaşları, Oda dan doğrudan ya da dolaylı olarak hizmet alan, ürün ve hizmetleriyle Oda yı doğrudan ya da dolaylı etkileyen kişi, kurum ve kuruluşlar analiz edilerek belirlenmiştir. İlişkide olunan gerçek ve tüzel kişiler; Kuruma girdi sağlayan, iş birliği yapılan, Kurum faaliyetlerinden etkilenen, Kurumu etkileyen, ürün ve hizmet sunulan kesimler dikkate alınarak, Paydaş Tablosu oluşturulmuştur. Yapılan Paydaş Analizi çalışması ile paydaşlarımız önem sırasına konmuştur. Bu çalışma, Oda nın geleceğini planlamak için ihtiyaç duyduğumuz durum analizi çalışmalarımıza davet edeceğimiz paydaşların belirlenmesine de katkı sağlamıştır. Tablo : Afyonkarahisar TSO Paydaş Tablosu Paydaş Adı Paydaş Türü Öncelik Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği İç Paydaş Birlikte Çalış Oda Meclisi İç Paydaş Birlikte Çalış Oda Yönetim Kurulu İç Paydaş Birlikte Çalış Oda Meslek Komiteleri İç Paydaş Birlikte Çalış Oda Üyeleri İç Paydaş Birlikte Çalış Oda Çalışanları İç Paydaş Birlikte Çalış Kadın Girişimciler Kurulu İç Paydaş Birlikte Çalış Genç Girişimciler Kurulu İç Paydaş Birlikte Çalış Afyonkarahisar Valiliği Dış Paydaş İşbirliği Yap Afyonkarahisar Belediye Başkanlığı Dış Paydaş İşbirliği Yap Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü Dış Paydaş İşbirliği Yap İl Özel İdaresi Genel Sekreterliği Dış Paydaş İşbirliği Yap Zafer Kalkınma Ajansı Dış Paydaş Birlikte Çalış Bilim Sanayi ve Teknoloji İl Müdürlüğü Dış Paydaş İşbirliği Yap Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğü Dış Paydaş İşbirliği Yap Sosyal Güvenlik Kurumu İl Müdürlüğü Dış Paydaş İşbirliği Yap Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğü Dış Paydaş İşbirliği Yap İl Defterdarlığı Dış Paydaş İzle İl Vergi Dairesi Dış Paydaş İzle Afyonkarahisar Esnaf ve Sanatkâr Odası Dış Paydaş İşbirliği Yap KOSGEB İl Hizmet Merkezi Müdürlüğü Dış Paydaş İşbirliği Yap Afyonkarahisar ABİGEM Dış Paydaş Birlikte Çalış Afyonkarahisar Ticaret Borsası Dış Paydaş İşbirliği Yap İlçe Oda/Borsaları Dış Paydaş İşbirliği Yap Yerel/Ulusal Basın Dış Paydaş İşbirliği Yap Afyonkarahisar OSB Müdürlüğü Dış Paydaş İzle Afyonkarahisar İŞ-KUR Dış Paydaş İşbirliği Yap 15

16 3.3. İç Çevre Analizi Bu bölümde, Oda nın mevcut durumunu ve geleceğini etkileyebilecek, iç ortamdan kaynaklanan ve Oda nın kontrol edebildiği koşulların ve eğilimlerin incelenerek güçlü ve iyileştirilmeye açık yönlerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi amaçlanmaktadır. İç çevre analizi aşamasında, öncelikle, Oda nın mali, beşeri, teknolojik ve fiziksel kaynaklarının yeterliliği hususunda, verilere dayalı durum değerlendirmesi yapılacaktır. Kurumların vizyonlarının doğru biçimde belirlenebilmesi ve belirlenmiş vizyona kurumu taşıyacak amaç ve hedeflerin sağlıklı bir biçimde ortaya konabilmesi ancak ve ancak; Kurumların Hizmet Kapasitesi ile Kurumsal Kapasiteleri hakkında durum değerlendirmesinin gerçekçi bir biçimde yapılmasına bağlıdır. Bu sebepten dolayı, Oda mızın Hizmet Kapasitesi ve Kurumsal Kapasitesi hakkında gerçekçi bir değerlendirme de bu bölümde yapılmaya çalışılacaktır. 16

17 3.3. Organizasyon Yapısı Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası nın organizasyon şeması aşağıdaki şekildedir: 17

18 3.3. Fiziksel Şartlar Odanın hizmet binası, tarihinde Odamıza 49 yıllığına üst kullanım hakkı verilmiş olan Mülkiyeti T.C. Maliye Bakanlığı Milli Emlak Genel Müdürlüğüne ait 29,2- m² lik arazi üzerninde bulunan, Aralık 212 tarihinde yapı kullanma izni alınan toplam m²'lik 5 katlı binasında, Ocak 213 tarihinden beri hizmet vermektedir. Hizmet birimleri binanın ikinci katında yer almakta olup, çalışan başına düşen alan yaklaşık 84 m 2 civarındadır. İkinci katta A blok bölümünde; Zafer Kalkınma Ajansı, ABİGEM, TSE, TSE Arşivi, Ün Gümrük, TURSAB yer almaktadır. Bodrum katında teknik birimler ve arşiv yer almakta olup, zemin katında banka ve noter için yer ayrılmıştır. Birinci katta, sosyal aktivitelerin gerçekleştirilebileceği lokal ve ana restoran yer almaktadır. 3. kat Yönetim Katı olup; Meclis Başkanı ve Yönetim Kurulu Başkanı nın odalarının yanısıra, Yönetim Birimleri, Meslek Komiteleri Toplantı Salonu, Yönetim Kurulu Toplantı Salonu, Genç ve Kadın Girişimciler Kurulu Odaları, İlçe Oda ve Borsa Başkanları Odası, Bilgi İşlem Odası, Sanayi-Üniversite Odası, Basın Odası, Eğitim Salonu, Mesleki Yabancı Dil Eğitim ve Gelişim Merkezi, Kütüphane ve Kredi Garanti Fonu Şubesi yer almaktadır. 4. Katta Meclis Toplantı Salonu, Fuaye ve Toplantı Salonu bulunmaktadır. 5. Katta VIP Salonu bulunmaktadır. 18

19 Mali Yapı Gelir-Gider 7., 6., 5., 4., 3.,,,., Gelir (TL) Gider (TL) Gider/Gelir (Oran) Gelir-Gider (TL) Tasarruf (Oran) 211 2,738, ,189, ,548, ,73, ,493, ,236, ,17,7615 2,514, ,592, Yıllar İtibariyle Gelir Gider Dağılımı 5.., 4.., 3..,.,.,, Gelir (TL) Gider (TL) Giderin Gelire Oranı (Gider/Gelir),65,6,55,5,45,

20 Tasarruf,6,55,5,45,4,35, Önceki Yıla Göre Değişim Oranı Gelir Gider Bir Önceki Yıla Göre Değişim Oranı 8, 6, 4, 2,, -2, 1 2 Gelir Gider Ana Fasıllar Bazında Giderler (TL) Personel 452, , ,557 Dışarıdan Sağlanan Fayda ve Hizmetler 215, , ,7486 Basın Yayın 23, , ,6.9 Sabit Kıymet 12, , , Genel Yönetim 66, , ,947 Birlik Aidatı 23, , , Eğitim ve Fuar 143, , , Bağış ve Yardımlar 31, , ,5. Vergi, Resim ve Harçlar 14, ,177 5,5685 Finansman Giderleri 1, , , Faiz Giderleri.. 514,981 Diğer.. 2,

21 Ana Fasılların Gider İçindeki Oranı Personel Dışarıdan Sağlanan Fayda ve Hizmetler Basın Yayın Sabit Kıymet Genel Yönetim Birlik Aidatı Eğitim ve Fuar Bağış ve Yardımlar.3.1. Vergi, Resim ve Harçlar Faslı Finansman Giderleri... Faiz Giderleri...2 Diğer... Ana Fasılların Gider İçindeki Payı,4,35,3,25,2,15,1,5,

22 Ana Fasılların Gider İçindeki Payı,4,35,3,25,2,15,1,5, Ana Fasılların Gider İçindeki Oranı Personel Basın Yayın Genel Yönetim Eğitim ve Fuar Vergi, Resim ve Harçlar Faslı Faiz Giderleri Dışarıdan Sağlanan Fayda ve Hizmetler Sabit Kıymet Birlik Aidatı Bağış ve Yardımlar Finansman Giderleri Diğer Ana Fasıllar Bazında Gelir (TL) Kayıt Ücreti ve Yıllık Aidat 499, , ,84.7 Geçmiş Yıl Yıllık Aidat 339, , ,667.2 Geçmiş Yıl Munzam Aidat 195, , ,4165 Munzam Aidat 585, , ,635 Hizmet (Tic. Sicil vb.) 358,29 394, ,18. Belge Bedeli 163, , , Bağış ve Yardımlar 191, , , Faiz 228, , ,639 Sair (İştirakler vb.) Kira Gelirleri 174, , ,23. Diğer 3,. 1,488 23,

23 Ana Fasılların Gider İçindeki Oranı Kayıt Ücreti ve Yıllık Aidat Geçmiş Yıl Yıllık Aidat Geçmiş Yıl Munzam Aidat Munzam Aidat Hizmet (Tic. Sicil vb.) Belge Bedeli Bağış ve Yardımlar Faiz Sair (İştirakler vb.)... Kira Gelirleri Diğer...1 Ana Fasılların Gelir İçindeki Payı,25,2,15,1,5 Kayıt Ücreti ve Yıllık Aidat Geçmiş Yıl Yıllık Aidat Geçmiş Yıl Munzam Aidat Munzam Aidat Hizmet (Tic. Sicil vb.) Belge Bedeli Bağış ve Yardımlar Faiz Sair (İştirakler vb.) Kira Gelirleri Diğer

24 Ana Fasılların Gelir İçindeki Payı,25,2,15,1,5, Kayıt Ücreti Yıllık Aidat Munzam Aidat Hizmet (Tic. Sicil vb.) Belge Bedeli Bağış ve Yardımlar Faiz Sair (İştirakler vb.) Diğer Oda, camiada örnek gösterilebilecek nitelikteki yeni hizmet binasını, tahsisli hazine arazisi üzerine yapmıştır. Araziye ilişkin ödemeler konusunda odanın 2 alternatif seçeneği bulunmaktadır. Birincisi, kat irtifakı biçiminde olup; yıllık ödemesi , TL. dir (%7 lik tahmini artış oranıyla) 249 yılının sonuna kadar ödenecek toplam rakamın , TL. olması beklenmektedir. İkincisi ise arazinin satın alınmasıdır. Bu durumda 16.35m 2 arsanın alım bedeli (bina payı dâhil) Mayıs 214 itibari ile , TL. olarak hesaplanmaktadır. Şehir merkezinde, kira getirisi olan eski bir hizmet binasına sahip olmasına rağmen, hem hizmet binasının yapımı, hem de araziye ilişkin ödemelerde dolayı an itibarıyla odanın ciddi anlamda (5 milyon TL civarında), ancak sürdürülebilir, borcu bulunmaktadır. Yeni yasa çerçevsinde borçlarını yeniden yapılandırmış, üyelerinden alacaklarını planlamış olan Oda; Stratejik Planında var olan maliyetleri bu anlayış içerisinde yürütmeyi hedeflemelidir. 24

25 Mali yapıya ilişkin veriler incelendiğinde: Odanın bütçesinin 4 milyon TL civarında olduğu görülmektedir. Bu kaynak, odanın mevcut yapısını koruması, hizmetlerinin aksama yaşanmadan sağlanması ve çok büyük yatırımlar gerektirmeyen belli başlı iyileştirmeleri geçekleştirebilmesi için yeterlidir. Buna ek olarak, odanın hizmetlerini daha etkili hale getirebilmesi için gerekli olan (özellikle, Ar-Ge ve Proje geliştirme konularında ihtiyaç olacak) yeni insan kaynağı ve bilişim teknolojileri yatırımı için yeterli finansman sağlayabileceği öngörülmektedir. Yıllar itibariyle, gelirin artış trendi ile giderin artış trendinin aynı oranda olmadığı, gider kalemlerinin artış trendinin gelire göre daha yüksek olduğu, bunun da yıllara göre tasarruf oranlarına yansıdığı görülmektedir. Gelir ve Giderler bazı ana fasıllar bazında incelendiğinde; ana gider kalemlerinin personel, birlik aidatı ve dışarıdan sağlanan fayda ve hizmetler olduğu, ana gelir kalemlerinin ise, yıllık ve munzam aidat, kayıt ücretleri, iç ve dış ticaretle ilgili belge hazırlama ve onaylama hizmetleri olduğu, bunlara ilave olarak faizden ve kiradan önemli ölçüde gelir sağlandığı görülmektedir. Giderlerde 213 yılında, faiz giderlerinde diğer yıllara göre belirgin bir artış olduğu görülmektedir. Gelirlerde ise; 212 yılında yıllık aidatlarda belirgin bir düşüş olduğu, buna karşılık belge gelirlerinin 212 yılında diğer yıllara göre yüksek olduğu görülmektedir. Bu bilgilerin dışında; Odanın bütçe performansının, son üç yılın değerlendirmesi yapıldığında gelirler düzeyinde tahminlerin yaklaşık %4 üzerinde gerçekleştiği, buna karşılık gider bütçesinde ise son üç yıla bakıldığında tahminlerin altında bir gerçekleşme sağlandığı görülmektedir. Denk bütçe esasına göre yapılmasına rağmen, gelirler, sürekli artı olarak gerçekleşmiştir. Herhangi bir finans uzmanının istihdam edilmediği odada likit varlıklar vadeli mevduatta değerlendirilmektedir. Bunun dışında başka değerlendirme araçları kullanılmamaktadır. 25

26 İnsan Kaynakları Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası nda toplam 17 kişi çalışmaktadır. Personelin demografik özelliklerine ilişkin bilgiler, grafikleriyle beraber aşağıda yer almaktadır. Cinsiyet Dağılımı 29% 71% Erkek Kadın Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası; 12 erkek 5 kadın olmak üzere toplam 17 personele sahiptir. Yaş Aralığı 12% 53% 35% Personelin %53 ü (9 kişi) yaş aralığında, %35 i (6 kişi) 18-3 yaş aralığında, %12 si (2 kişi) ise yaş aralığındadır. Hizmetlerinin doğrudan üyeye sunulduğu birimlerde çalışan kadronun daha genç olduğu görülmektedir. 26

27 Lisans Lise Yüksek Lisans 4 Eğitim Durumu Yüksek Okul Ortaokul Lisans Lise Yüksek Lisans Yüksek Okul Ortaokul Çalışanların 1 u Üniversite, 1 i Yüksek Lisans mezunudur. Bununla birlikte çalışanların 1 si Yüksek Okul, 4 ü Lise ve 1 i Ortaokul mezunudur. Bu göstergelere bakıldığında Yüksek Okul ve üstü eğitim durumuna sahip 12 kişi (%71) bulunmaktadır. Genç ve dinamik kadroya sahip Odada, eğitim seviyesi de oldukça iyidir. Bu durum, oda yönetiminin insan kaynağına ve bu kaynağın yönetimine verdiği önemin açık bir göstergesi olarak algılanmaktadır. 6 6 Hizmet Süresi yıl 6-1 yıl yıl 16-2 yıl Hizmet süresine bakıldığından 1-5 yıl arası toplam 6 kişi, 6-1 yıl arası hizmet süresine sahip 6 kişi, yıl arası hizmet süresi olan 4 kişi ve 16-2 yıl arası hizmet süresi olan 1 kişi bulunmaktadır. Eğitim seviyesinin yüksek olduğu kişilerin, diğer personele göre yeni olduğu göze 27

28 çarpmaktadır. Odada yabancı dil bilen personel sayısı 6 dır. Bu durum özellikle Odanın AB projelerinde aktif rol alması ve Ar-Ge kapasitesinin gelişmiş olmasında önemli bir etkendir Teknolojik Altyapı Afyonkarahisar Ticaret ve Sanayi Odası adresinden hizmet verdiği bir web sayfasına sahiptir. Web sayfası dinamik içerikle zenginleştirilmiş, Üye Bilgi Sistemi, Canlı Destek gibi modüllerle Oda, üye hizmetlerinin bazılarını elektronik ortama taşımıştır. Bilindiği üzere Bilişim Teknolojileri, günümüzde verimliliğin artırılmasında önemli araçlardan biri haline gelmiştir. Bu kapsamda, özellikle dünyanın her yerinden ulaşılabilen web siteleri, kurumların dünyaya açılan kapısı olarak kurumun gücünü yansımaktadır. Bu anlamda web sitesinin güncelliğinin sağlanarak, içerik ve görsel yönden zenginleştirilmesi odanın imajını güçlendirecektir. Bunun yanısıra Oda hizmetlerinin sunumunda bilişimin payının artırılması, bazı hizmetlerin elektronik ortama taşınması verimliliği de artıracaktır. Bu sebeple, Oda da güçlü bir «Bilişim Teknolojileri Yönetimi» anlayışının oluşturulması, çağın gerekliliklerine ayak uydurmak açısından oldukça önem arz etmektedir. Odanın sahip olduğu teknolojik altyapı aşağıda sunulmaktdır: Odada; - 17 adet bilgisayar, - 1 adet dizüstü bilgisayar, - 5 adet tarayıcı, - 1 adet faks makinesi, - 3 adet fotokopi makinesi, - 22 adet yazıcı, - 4 adet sunucu, - 3 adet LCD TV, - 4 adet fotoğraf makinesi, - 9 adet projeksiyon cihazı ve perdesi bulunmaktadır. Bilgisayarlarda lisanslanmış işletim sistemi olarak Windows ve ofis programı olarak lisanslı 28

29 Microsoft Office programları kullanılmaktadır. Bilgisayarların virüslere karşı güvenliği için Antivirüs programları kullanılmaktadır. Oda bünyesinde Bilgi İşlem Sistem Odası mevcut olup, tam donanımlı güvenlik sistemine sahiptir. 4 sunucunun yer aldığı sistem odasına, yetkili kişiler parmak izi ile giriş yapabilmektedir. Üye bilgileri, TOBB-Net programı kullanılarak tutulmakta ve güncelliği sağlanmaktadır.. Bunun yanı sıra, Türkiye Ticaret Sicili Otomasyon Yazılımı olan ve hâlihazırda pilot olarak uygulanmakta olan Mersis otomasyonu da kullanımaktadır. Oda, akıllı bina sistemine geçerek, hizmelerinde müşteri memnuniyetini esas almıştır. Binada her odada yangın ve ısı dedektörleri mevcut olup, merkezi sistemden kontrol edilmektedir. Üye memnuniyetini en üst düzey çıkarmak amacıyla Oda tarafından aşağıda verilen hizmetler sunulmaktadır: Numaratör sistemi, Meclis salonunda yabancı misafirler için 3 ayrı dilde simultane çeviri sistemi, Elektronik konferans sistemi ve elektronik oylama imkânı, 3 ayrı dilde (Türkçe, İngilizce ve Almanca) anons sistemi, Güvenlik amacıyla kamera sistemi kurulmuş olup, sistem 24 saat hizmet vermektedir. İç iletişimin sağlanması amacıyla Intranet sistemi kullanılmakta olup, Intranet üzerinden hızlı mesajlaşma ve e-posta imkânları bulunmaktadır. Odanın web sayfasında üyelerin ve tüm paydaşların soruları için Canlı Destek hattı mevcuttur. Buna ek olarak hizmet binasında yer alan Mesleki Yabancı Dil Eğitim ve Gelişimi Merkezi nde 26 adet laptop, 25 adet mikrofonlu kulaklık, 1 adet projeksiyon cihazı ve perdesi, 1 adet hoparlör sistemi mevcuttur. Bu bilgiler ışığnda; odanın bilişim teknolojileri kullanım düzeyinin iyi durumda olduğu görülmektedir. Bu anlamda hizmetlerin bazılarının web sitesi üzerinden verilmesi ve elektronik ortama taşınmasına ilişkin çalışmalar yürütülmelidir. 29

30 3.3.6 Odanın Hizmetlerinin ve Kurumsal Kapasitesinin Değerlendirilmesi Durum Analizinin sağlıklı bir şekilde yapılabilmesi için, Odanın Kurum Kültürü yani, Hizmet ve Kurumsal kapasitesinin doğru biçimde tespit edilmesi kritik önem arz etmektedir. Aşağıdaki tablolarda; sunulan hizmetler ve destek faaliyetlerinin odada ne nitelikte gerçekleştirldiğinin incelemesi gerçekçi biçimde yapılmaya çalışılmıştır. Bu tespitler yapılırken; uluslararası düzeyde Çağdaş Odacılığın yegâne kanıtı niteliğinde olan, TOBB Oda/Borsa Akreditasyon Kılavuzu, referans doküman olarak ele alınmıştır. Odalarda gerçekleştirilen Stratejik Plan çalışmaları aşağıdaki tabloda elde edilen sonuçların, bazı nüanslarla beraber, tüm odalar için genellikle geçerli olduğunu ortaya koymaktadır. 3

31 Ana Süreç Süreç Faaliyet Dayanak/Açıklama/İyi Uygulama Göstergeleri Odanın durumu (Güçlü / İyileştirme gerektiren yönlerin değerlendirilmesi) Ticaret Sicili / Tescil, İlan 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği İle Odalar ve Borsalar Kanunu Madde Sayılı Türk Ticaret Kanunu Ticaret Sicili Yönetmeliği, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Yönetmeliği Hizmetler mevzuata uygun biçimde verilmektedir. Mevzuat çerçevesinde yürütülen Ticaret Sicili/Tescil-ilan hizmetleri, TOBB un ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığının sağlamış olduğu bilişim imkânlarıyla sunulmaktadır. Odanın bu sürece müdahale etme konusunda herhangi bir inisiyatif alması söz konusu değildir. HİZMETLER Operasyonel Hizmetler Oda Sicili Kıymetli Evrak Satışı ve Belge Hazırlama - Onaylama Mevzuata uyum, İhtiyaç beklenti ve memnuniyet anketleri, bilişim teknolojileri kullanım düzeyi, çalışan performansının yönetimi 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği İle Odalar ve Borsalar Kanunu ve Oda Muamelat Yönetmeliği. Mevzuata uyum, İhtiyaç beklenti ve memnuniyet anketleri, bilişim teknolojileri kullanım düzeyi, çalışan performansının yönetimi 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği İle Odalar ve Borsalar Kanunu Madde 26. ve İlgili Mevzuat Mevzuata uyum, İhtiyaç beklenti ve memnuniyet anketleri, bilişim teknolojileri kullanım düzeyi, çalışan performansının yönetimi Oda Sicil hizmetleri, TOBB un sunduğu yazılımlarla gerçekleştirilmektedir. Oda, belirlemiş olduğu vizyona ulaşabilmesi için, bilişim teknolojilerine yatırım yapmalıdır. Nihai aşamada, tüm belgelendirme hizmetlerinin elektronik ortama aktarılması hedeflenmelidir. Bu kapsamda, yeni teknolojileri de takip ederek, planlı bir biçimde odadaki tüm faaliyetlerin entegre hale geleceği bir yapı hedeflenmeli ve TOBB un ve ilgili kuruluşların sağlamış olduğu bilişim imkanları ile uyum sağlanmalıdır. Operasyonel hizmetlerde üye ihtiyaç, beklenti ve memnuniyet seviyesinin ölçümü için çalışmalar yapılmaktadır. Ancak, bu verilerin istatistiksel yöntemlerle değerlendirilmesi ve bu doğrultuda iyileştirme politikalarının üretilmesi için mevcut kapasite iyileştirilmelidir. Üyelerin taleplerinin en hızlı biçimde karşılanması amacıyla çalışanların yetkinlikleri geliştirilmeli ve Performans Yönetim Sistemi etkin olarak işletilmelidir. 31

32 Ana Süreç HİZMETLER Süreç Faaliyet Dayanak/Açıklama/İyi Uygulama Göstergeleri Taktik Hizmetler Üyeler arası İletişim Ağı Politika Geliştirme ve Üyeleri Temsil İş Geliştirme, Eğitim, Bilgi, Danışmanlık ve Destek Üyelerin ihtiyaç ve beklentilerinin sürekli takip edilmesi (Anket ve diğer kanallarla), Bu ihtiyaç ve beklentilere çözüm getirecek ürün ve hizmetlerin belirlenmesi (Araştırma) Üyelerin Oda hizmetlerinden faydalanma düzeylerinin sürekli ölçülmesi (veri analizleri) Üyeleri için önemli olan konuların belirlenmesi, çözüm önerilerinin oluşturulması, karar alıcılara sunularak takip edilmesi, Üyelerini temsilen, onların haklarını korumak için, ulusal/uluslararası tüm etkinlik, organizasyon ve oluşumlara katılım, Sektörel ve ekonomik konulardaki görüş ve tutumlarının sürekli ölçülmesi İhtiyaçlara cevap verecek iş geliştirme programlarının gerçekleştirilmesi, üyelerin iş geliştirme, eğitim, bilgi hizmeti ve danışmanlık ihtiyaç ve taleplerinin belirlenmesi (anket ve diğer kanallarla), iş fırsatlarının ortaya konması için piyasa analizlerinin yapılması, bu konular için faaliyet planı, bu işin sürekliliğini ortaya koyacak doküman (proses, prosedür gibi), Odanın durumu (Güçlü / İyileştirme gerektiren yönlerin değerlendirilmesi) Üye ihtiyaç ve beklentileri, anketler ve web sitesi aracılığıyla elde edilmekte, sonuçlar değerlendirilerek Yönetim Kurulu ile paylaşılmaktadır. Mevzuata aykırı olmamak koşuluyla, tüm hizmetler, üyelerinin ihtiyaç ve beklentileri doğrultusunda, en yüksek memnuniyet sağlanacak biçimde verilmelidir. Oda sorun, ihtiyaç ve beklentilerin belirlenmesi konusundaki örgütlenmesini geliştirerek, özellikle Meslek Komitelerinin verimli bir biçimde çalıştırılmasını sağlamalıdır. Odadan beklenen önemli hususlardan biri, kent dinamiklerini harekte geçirerek, özellikle jeotermal turizm ve kent markaları oluşturulması konusunda lobi faaliyetleri gerçekleştirilmesidir. Oda, bölgenin ekonomik kalkınmasına katkı sağlamak üzere, politika geliştirme ve strateji üretme faaliyetleri önem vermeli ve kurumsal yapılanmayı sağlamalıdır Üyeler için düzenlenen eğitimlere katılım beklenen düzeylere erişememekle birlikte, üyeler oda tarafından verilen eğitim ve danışmanlık hizmetlerini çeşitlendirilmesini istemektedir. Öncelikle, eğitimlere ilgi düzeyini artıracak, eğitimlerin kalitesini yükseltecek önlemler alınmalıdır. Ayıca, üyelerin ihtiyaç duyduğu bilgilere erişim sağlanmalıdır. Üyelerin sorunlarının çözümünde, gerektiğinde, danışmanlık ihtiyaçlarını karşılamak için çalışmalar geliştirilmelidir. 32

33 Fuar ve Seyahat Organizasyonları, Anketler, piyasa araştırmaları, faaliyet planları, bu etkinliklerin değerlendirilmesi raporları Oda tarafından iş geliştirme konusunda çeşitli raporlar hazırlamış olup, bu raporlar web sitesinde ve sosyal medyada paylaşılarak üyelere ulaştırılması sağlanmıştır. Özellikle üyelerinin kendi aralarında iş geliştirme fırsatlarını ortaya koyacak araştırmalar yapılmalıdır. Sektörün ihtiyacı olan ara eleman ihtiyacının çözümlenmesinde önemli rol almalıdır. Tüm bunların sürekliliğini sağlayacak sistem ve dokümantasyon hazırlanmalıdır. 33

34 Ana Süreç Süreç Faaliyet Dayanak/Açıklama/İyi Uygulama Göstergeleri Odanın durumu (Güçlü / İyileştirme gerektiren yönlerin değerlendirilmesi) HİZMETLER Taktik Hizmetler Uluslararası Ticaret Üyelerin uluslararası pazarlara açılma sürecinin her aşamasında bilgi ve danışmanlık desteğinin verilmesi, Oda bünyesinde Dış Ticaret konusunda sorumlu bir personel istihdam edilmektedir. Oda da DEİK temsilciliği bulunmaktadır. Buna ek olarak, aylık ve yıllık ihracat raporları hazırlanmakta, bu raporlar basın ve üyelerle paylaşılmaktadır. Ayrıca talep doğrultusunda, yurtdışı iş gezileri düzenlenmekte, fuarlara katılım sağlanmaktadır. Bununla birlikte, odadan önemli bir beklenti, üyelere dış ticaret eğitimleri verilmesi ve bu anlamda danışmanlık hizmetlerinin artırılmasıdır. Bu vizyon doğrultusunda, gerçekleştirilecek faaliyetlerin sinerji yaratan biçimde, etkin ve verimli olarak yürütülmesi ve sürdürülebilirliğinin sağlanması için bir yapılanmaya gidilmelidir. Sosyal Sorumluluk Bölgenin ekonomik ve özellikle sosyal kalkınmasına katkı sağlayacak proje ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesi Oda, bölgesel kalkınmadaki rolünün bilinciyle çeşitli projeler yürütmektedir. Sosyal sorumluluk faaliyetlerinin öncesinde, faaliyetlerin yaratacağı katma değer için sağlıklı değerlendirmelerin yapıldığı, sürekliliğin sağlayanacağı bir yapı kurulmalıdır. 34

35 Ana Süreç DESTEK FAALİYETLERİ Süreç Faaliyet Dayanak/Açıklama/İyi Uygulama Göstergeleri Stratejik Destek Faaliyetleri Kurumsal Yönetişim Araştırma, Geliştirme Planlama ve Kaynakların Yönetimi Tanıtım Haberleşme ve Yayınlar Yönetimin; Oda nın ekonomik istikrarı ve sürdürülebilir gelişmesi için İyi Yönetişim uygulamalarını yerleştirmeyi taahhüt etmesi, (Kurumsallaşma, Toplam Kalite Yönetim Sistemi, TOBB Oda/Borsa Akreditasyon Sistemi, Kurumsal Yönetim ilkeleri), Karar alma ve politika geliştirme süreçlerinde doğru ve güncel bilgilerin kullanıması Yönetim Kurulu ve Meclisin etkin ve verimli çalışması Meslek Komitelerinin etkin ve verimli çalışması Üyelerin belirlenmiş ihtiyaç ve beklentilerine çözüm üretecek araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin yapılması Güçlü bir Mali Politika ile mali kaynakların optimal biçimde yönetilmesi (Stratejik Planlama), her türlü finansal verinin analiz edilerek bilgi üretilmesi, İnsan Kaynağının en verimli şekilde yönetilmesi, çalışan performansının yönetimi Oda nın hizmetlerini ve politikalarını tanıtmak için medyanın etkin kullanılması, üyelerle ve Basın Yayın organlarıyla Oda arasında etkin iletişimi sağlayacak yapının olması ve bunun bir prosedür (strateji) ile sürekliliğinin sağlanması, Etkin, dinamik ve yabancı dil destekli web sitesi, Yetkin personel istihdamı, tüm iletişim faaliyetlerinin etkinlik ve verimliliğinin ölçülmesi, üyelerin tercih ettikleri iletişim kanallarının sürekli sorgulanması, Odanın durumu (Güçlü / İyileştirme gerektiren yönlerin değerlendirilmesi) Kurumsallaşmayı sağlamak için kurulmuş ve uygulanmakta olan ISO 91 TKYS nin sürekli iyileştirilebilir ve sürdürülebilir biçimde uygulanması (içselleştirilmesi) için gerekli önlemler alınmalıdır. Oda, mevzuat çerçevesinde yönetilmektedir. Ancak, Çağdaş Yönetim Anlayışının Oda da yerleştirilebilmesi için, mevzuatın el verdiği ölçüde, Kurumsal Yönetişim uygulamalarına yönelik kararlar alınmalı ve uygulanmalıdır. Bu anlamda profesyonel kadro tarafından, Yönetim Kurulu na bilgi akışı sağlanmalıdır. Kurumsal Yönetim İlkeleri nin, üyelerine de örnek olacak biçimde, Oda da uygulanması için çalışmalar sürdürülmelidir. Meclisin, Meslek Komitelerinin ve Yönetim Kurulunun misyonları doğrultusunda, etkin ve verimli biçimde çalışmasını sağlayacak düzenlemeler yapılmalıdır. Oda da üyelerinin ihtiyaç ve beklentilerine çözüm getirmeye yönelik faaliyetler gerçekleştirmektedir, Bu faaliyetleri Araştırma-Geliştirme çalışması niteliğine kavuşturacak ve sürekliliğini sağlayacak çalışmalar yapılmalı, örgütlenme gerçekleştirilmelidir. Oda, Mali Yönetim Yapısını güçlendirmeli, bu çerçevede güçlü bir mali yapıya ulaşmak için yeni politikalar geliştirmelidir. İnsan kaynağının en iyi biçimde yönetilmesi, hizmet kalitesini geliştirecek ve performansı artıracaktır. Bunun için oda, çalışanlarından maksimum verimi almaya yönelik olarak çalışmalar yürütmelidir. Oda hizmetleri üyelere e-posta ve SMS yoluyla ulaştırılmakta, web sitesinde yayınlanmakta, aynı zamanda sosyal medyada paylaşılmaktadır. Bununla birlikte, üyelerin bilgi teknolojilerini etkin kullanamaması nedeniyle, elektronik ortamda tanıtım yeterli olmamaktadır. Oda hizmetlerini ve politikalarını tanıtmak için medyayı da etkin kullanma çabası içerisindedir. Ancak bu durum şartlara, zamana, mekâna ve konuya göre değişkenlik göstermektedir. Bazı durumlarda medya çok etkili biçimde kullanılabilirken, bazı durumlarda bu etki istenilen düzeyde olmamaktadır. Oda basın ve medya ile ilişkilerinin düzeyini her zaman en yüksek seviyede tutacak biçimde politikasını düzenlemeli ve bu konuda gerekli yapılanmayı gerçekleştirmelidir. Oda Ayrıca, basın yayın organlarıyla gerçekleştirdiği tüm iletişim faaliyetlerinin etkinlik ve verimliliğini ölçecek yapıyı da kurmalıdır. 35

36 Web sitesi kısmen dinamik olup; üyeleriyle her türlü haberleşmesini sağlayacak ve tüm hizmetlerini buradan sunabilecek biçimde geliştirilmelidir. Üyelerini uluslararası platformlarla buluşturmak için web sitesinin yabancı dil desteği iyileştirilmelidir. Basın ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin daha etkin yürütülmesini teminen bir birim oluşturulması fayda sağlayacaktır. Ana Süreç DESTEK FAALİYETLERİ Süreç Faaliyet Dayanak/Açıklama/İyi Uygulama Göstergeleri Stratejik Destek Faaliyetleri (Devam ) Bilişim Teknolojileri Yönetimi Üye İlişkileri Yönetimi Proje Geliştirme ve Yönetimi Oda nın tüm süreçlerinde Bilgi ve İletişim Teknolojilerinden azami biçimde yararlanması, bilişim stratejisi ve politikası, Yönetim Bilgi Sistemi, Karar Destek Sistemi, Üye İlişkileri Yönetim Sistemi, yetkin BİT personeli, interaktif, dinamik web sitesi Üyeye hizmet (Üyeyle ilgilenme) noktasında en yüksek standartlara sahip olunması, üyeye ilk temas noktasında en iyi hizmet için çalışanının sürekli eğitilmesi, üyenin ihtiyaç, beklenti ve memnuniyetinin sürekli ölçülmesi, izlenmesi ve gözden geçirilmesi, Üye bilgilerinin güncel tutulması, üyeye verilen hizmetlerin takip edilmesi, üye ilişkileri stratejisi, politikası veya prosedürünün oluşturulması Oda nın öncelikle kendi kurumsal kapasitesini geliştirmek ve dolayısıyla, üyelerinin gelişmelerini sağlamak ve nihai aşamada bölgesel ve ulusal refaha katkı sağlamak için dış kaynaklı hibe ve destek projeleri hazırlaması ve yönetmesi, Oda nın proje geliştirme ve yönetme kapasitesi, yetkin personel, Odanın durumu (Güçlü / İyileştirme gerektiren yönlerin değerlendirilmesi) Oda hizmet binası yatırımları esnasında, odanın donanım altyapısı da yenilenmiş ve güncel bir bilişim altyapısına kavuşturulmuştur. Bununla beraber; Bilişim teknolojilerin hem hizmetler hem de yönetim süreçlerinde etkin ve ENTEGRE biçimde kullanılabilmesi için, bütüncül bir bakış açısıyla sistemin analiz edilmesi, gerekiyorsa yeniden tasarlanması gerekmektedir. Bu tür bir çalışma Oda yı belirlemiş olduğu vizyona taşımak, çağdaş odacılık anlayışını yerleştirmek ve en önemlisi verimliliği sağlamak için gereklidir. Oda, üye ile ilişkilerini her zaman en yüksek standartta tutmaya çalışmaktadır. Ancak bu durum, değişkenlik arz etmekte ve üyeler tarafından algılanamamaktadır.. Üye ile ilişkilerin minimum standartlarını belirleyecek, sürekli iyileştirmeyi hedefleyecek ve sürdürülebilirliği sağlayacak bir Üye İlişkileri Yönetim Sistemi nin kurulması gerekmektedir. Çalışanın yetkinlikleri, belirli bir program çerçevesinde geliştirmelidir. Üye bilgilerinin sürekli güncelliğini sağlayacak yapı kurulmalıdır. Bu konuda Meslek Komiteleri aktif çalıştırılarak profesyonel kadronun üzerinden bu yük alınmalıdır. Oda, birçok proje gerçekleştirmekle birlikte, proje kapasitesini üyelerin ihtiyaçları doğrultusunda geliştirmelidir. Oda kaynak yaratmak için mümkün olan her alanda proje geliştirmeyi mümkünse kendi kaynaklarıyla, hedeflemelidir. Bu sebepten, öncelikle, odada proje birimi kurmalı, daha sonra, proje geliştirme ve yönetme kapasitesini geliştirmeye yönelik eğitimler almalıdır. Özellikle, proje yönetme kapasitesindeki gelişim, Oda nın kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasında Kaynak Yönetimi anlayışının içselleştirilmesine de katkı sağlayacaktır. 36

37 Ana Süreç Süreç Faaliyet Dayanak/Açıklama/İyi Uygulama Göstergeleri Klasik Destek Faaliyetleri Bilgi İşlem Mali İşler İdari İşler Donanım, Yazılım, İletişim bakım ve desteği, (sürdürülebilirliği ortaya koyacak doküman ve uygulama kanıtları) Satın Alma, Muhasebe, (sürdürülebilirliği ortaya koyacak doküman ve uygulama kanıtları) Evrak, Arşiv, Bakım, Temizlik, Ulaştırma, (sürdürülebilirliği ortaya koyacak doküman ve uygulama kanıtları) Odanın durumu (Güçlü / İyileştirme gerektiren yönlerin değerlendirilmesi) Destek faaliyetlerinin niteliği, verilen hizmetlerin kalitesini doğrudan etkilemektedir. Oda, konuya ilişkin dokümantasyonu Kalite sistemi içerisinde tanımlamıştır. Uygulanmada etkinlik ve verimliliği sağlayacak tedbirleri almalıdır. 37

38 3.4. Güçlü Yönler Kurumun köklü geçmişinden kaynaklanan tanınırlığı, Kamu kurumları ve sivil toplum örgütleri arasında etkin ve söz sahibi olması, Yeni fikirlere ve yeniliklere açık olması, Sınırları içerisindeki, iktisadi, ticari, sınai faaliyetlere ait endeks ve istatistikleri tutması, ISO 91 Toplam Kalite Yönetim Sistemi ne sahip olması ve TOBB Oda/borsa Akreditasyon sistemi kapsamında akredite bir oda olması, ISO 12 Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi nin uygulanması, Yeterli fiziki şartlara sahip olan akıllı ve modern hizmet binasında hizmet vermesi, Kadın Girişimciler Kurulu nun aktif olması, TOBB gibi güçlü bir camianın parçası olması, Afyon Kocatepe Üniversitesi ile işbirliği içinde olması, Çalışanların çoğunun yüksekokul ve üzeri eğitim seviyesine sahip olması, Odada yabancı dil bilen personel sayısının fazla olması, İstişareye önem veren yönetim anlayışı, Kullanılan cihazların yeni ve teknolojiye uygun olması, Üyelerine hizmette üye memnuniyetine önem vermesi, Kurumsal Kimliği ile güvenilir olması, Hizmet standardlarını artırmak için hem çalışan, hem de üyelerine sürekli eğitim vermesi, Yönetim Kurulu ve Meclisin aldığı kararları üyelere duyurarak, olası olumsuzluklar için, üyeleri bilgilendirmesi, Personelin uyum içinde olması, Sosyal medyanın etkin biçimde kullanılması, Bölgesel fuarların düzenlenmesi, gelişmiş ülkelere teknik gezilerin yapılması, 3.5. Zayıf Yönler Üyelerle iletişimin yetersiz olması, Meslek Komitelerinin etkin çalıştırılamaması, Kurumsallaşmanın tam olarak sağlanamamış olması, Araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin yetersiz oluşu, 38