BSI3IABORATUVARIPERİYOBİK BAKIM TEKNİK ŞARTNAMESİ

Transkript

1 TC. Sağlık Bakanlığı Türkiye Halk Sağlığı Kurumu BSI3IABORATUVARIPERİYOBİK BAKIM TEKNİK ŞARTNAMESİ

2 l.konu Başkanlığımız; Mikrobiyoloji Referans Laboratuvarları Daire Başkanlığında bulunan; BSL3 Laboratuvarının 1 (bir) yıllık bakım ve onarımları yapılacaktır. Bu kapsamda; a) îklimlendirme cihazları, b) Nemlendirme cihazı, e) Soğutma gurubu, d) Tüm soğutma sistemi ekipmanları (pompalar, göstergeler, serpantinler, vs.) e) Isıtma sistemi ve Duvar tipi ısıtma kazanı, f) Isıtma ve soğutma sistemi ekipmanları, (pompalar, vanalar, göstergeler, vs.) g) Atık hava cihazı, h) Atık hava filtreleri, i) Son basamak HEPA filtreleri, j) Hava debi ayar cihazları (VAV-CAV) k) Tüm elektrik sistemi, 1) Tüm aydınlatma armatürleri, m) Jeneratör ve transfer panoları, n) UPS sistemi ve panoları, o) Otomasyon sistemi ve panoları, p) Elektronik ve mekanik tüm basınç, nem ve sıcaklık göstergeleri, q) Duvar panelleri, r) Asma tavan sistemi, s) Malzeme kapanları, t) Normal ve şişme contalı kapılar ve panoları ile otomasyonu, u) Otoklav cihazı, v) Dekontaminasyon kabini, w) Biyogüvenlik kabinleri, x) Basınçlı hava sistemi y) Kompresörler, z) Nötralizasyon sistemi, aa) Kartlı geçiş sistemi, bb) Tüm alarmların kontrolü, cc) Fan-Coiller, dd) Damperler, ee) Yangın algılama sistemi; İlk bakımda gerekli kontroller yapılarak, arızalı ekipmanlar tespit edilecek ve bütün bu işlemler bittikten sonra sistemin artı ve eksi basınç ayarları yapılıp laboratuardaki havanın dışarıya kontrolsüz bir şekilde çıkması engellenecektir. Firma ayrıca periyodik bakım kapsamında kendi yapacağı işler ile ilgili olarak önce bir risk analizi yapacak ve bu risk analizinde bakımı yapılan ekipmanların durması veya arızalanması halinde biyogüvenlik açısından tüm sisteme, çalışanlara ve çevreye etkisi ve bir sonraki bakıma kadar ilgili ekipmanların arızalanması olasılığının hangi derecede olduğu dâhil bütün riskleri değerlendirecek ve bu risk analizi sonuçlarına dayanarak bakım programını hazırlayacaktır.

3 Sayfa 3 Periyodik bakımlar sırasında risk analizinin yenilenmesi gerektiği ortaya çıkarsa, Firma tekrar risk değerlendirmesi yaparak bakım programını revize edecektir. Periyodik bakım kapsamında firmanın bakım öncesinde yapması gerekenler aşağıda sıralanmıştır. 1) Biyogüvenlik kabinlerinin yıllık validasyon-sertifıkasyonları 2) HEPA filtrelerin yıllık sızdırmazlık testleri 3) Otoklavın periyodik validasyonu 4) Ortam dekontaminasyon sisteminin bakımı, kalibrasyonu, periyodik validasyonu 5) Tüm laboratuarın kurum resertifıkasyonunun yaptırılması 2. GENEL ŞARTLAR 2.1 Koruyucu bakım işlemleri sözleşmenin yapılacağı tarihten itibaren, ilk ayın sonuna kadar Madde 4 te açıklandığı şekilde firma tarafından dekontaminasyon işlemlerine müteakip, Bakım ve Servis yapılacaktır. Sonraki dönemlerde, her üç aylık dönemde sistemi durdurmadan ve dekontamine etmeden dışarıdan küçük bakım ve servis kontrolleri yapılıp, bir sonraki bakım ve Servis için gerekli yedek parçaların tespiti yapılacaktır. Bu işlem periyodik olarak tekrarlanacaktır. Ancak acil müdahale gerekirse sistem dekontamine edildikten sonra acil müdahale edilmesi gereken yerlere müdahale edilecektir. Bir takvim yılında ilki büyük, diğer üçü küçük olmak üzere üçer aylık aralıklarla en az 4 periyodik bakım ve servis yapılacaktır. Büyük Bakım ve Servis süresi iş kapsamına ve tespit edilecek arızalı ekipmanlara göre dekontaminasyon yapıldıktan sonra 7 gün içerisinde yedek parça tespiti yapılarak kuruma yazılı olarak bildirilecek, uygulama periyodu için Kurum, Firma ya gerekli olan sarf ve yedek parçaların tedariğini sağlayacak, arızalı parçaların tedarikine istinaden büyük bakım yapılarak sistem çalışır hale getirilecektir. Ayrıca sistemin veya donanımın bir veya birkaç parçasının arızalanması sonucu oluşacak ani işlev kaybı görüldüğü takdirde kurum tarafından firmaya mail veya yazı ile haber verildiği tarihten itibaren 2 (iki) iş günü (48 saat) içerisinde müdahale edilecektir Sistemin bakımı esnasında kullanılacak her türlü bakım sarf malzemesi ve bakım için gerekli takım, el aletleri (yağ, alkol, temizleme bezleri, alet, edevat, cihaz vb.) firma tarafından temin edilecek ve bunun için herhangi bir ücret talep edilmeyecektir Sistemde bulunan arızalı parçanın öncelikle yerinde onarımı gerçekleştirilmeye çalışılacaktır. Bunun mümkün olmadığının Başkanlığımız ve Firma teknik elemanlarının tutacağı ortak tutanakla belirlendiği takdirde firma parçayı taşıma masrafı ve sorumluluğu ve masrafları kendisine ait olmak üzere teknik servisine götürülmesi ve 48 saat içinde onarımım tamamlayarak tüm fonksiyonlarını yerine getirebilecek şekilde veya yeni ekipmanla sisteme montajının yapılmasını sağlayacaktır. Onarımı mümkün olmayan parçaların yeniden tedarik edilmesi Başkanlığımız ve Firma teknik elemanlarının tutacağı ortak tutanakla belirlenecektir. 3. PARÇA DEĞİŞİMLERİ: 3.1. Firma, sözleşme süresince sistemin kesintisiz çalışmasını sağlayacaktır. Bu amaçla; sistemdeki periyodik olarak değişmesi gereken filtre (HEPA, G4, F7 ve F9) ve diğer yedek parçaların, bakım süresince malzeme temini Kurum tarafından montaj ve demontajları Firma tarafından yapılacaktır. Filtre ve yedek parçalar, firmanın vereceği listelere göre Kurum tarafından temin edilerek bir sonraki bakım dönemine hazırlanacaktır Tamiri mümkün olan parçaların kurum ve firma teknik elemanları tarafından verilecek ortak kararla tamiri yapılarak çalışması sağlanacaktır.

4 Sayfa Sistemde arıza nedeni ile bakım periyodu haricinde değişmesi zorunlu parçalar Teknik İşler Biriminin hazırlayacağı bir tutanak ile belirlenerek acil alımı Kurum tarafından gerçekleştirilecek ve bakımı yapan firma tarafından montajı yapılacaktır Bakım sırasında kullanılacak olan tüm ölçüm cihazlarının geçerli kalibrasyon sertifikası olacaktır Yıl boyunca firma soğutma, iklimlendirme ve havalandırma sistemlerinde uzman bir teknik personeli (20-35 yaş aralığında) sürekli bulunduracak ve kurumumuz yapı ve teknik işler birimi emrine tayin edecektir. 4. BÜYÜK BAKIM ve SERVİS ÖNCESİ YAPILACAK İSLER Firma, Sistemin komple durdurulması gereken büyük bakım öncesinde Kurum muhafaza sınırı içindeki bütün ekipmanlar, biyogüvenlik kabinleri, hava kanalları ve odalar, malzeme kapanları, egzost HEPA filtre ünitesi ve oda HEPA filtrelerini önceden valide edilmiş metodlara ve sonuçlara göre dekontamine edecek ve bağımsız bir uzman tarafından onaylı, dekontaminasyon işlemleriyle ilgili validasyon çalışması raporunu ve son dekontaminasyon işlemlerinin başarılı olduğuna dair sonuçları Kuruma verecektir. Kurum teknik personelleri, gerekli görülmesi halinde çalışmalara gözlemci olarak katılabilir. Firma büyük bakım öncesi dekontaminasyon işlemleri programını önceden Kurum'a bildirmek zorundadır. Firma; geçerli biyogüvenlik kabini sertifıkasyon raporu, dekontaminasyonla ilgili bütün validasyon çalışmaları ve son dekontaminasyon işlem raporlarının tamamını inceleme hakkına sahiptir, rapor ve sonuçların verilmemesi, işlemlerin eksik yapılması veya yapılmaması, numune alınmasını istediği noktalarda mikroorganizma bulunduğunun tespit edilmesi halinde Firma bakım yapmaz ve bu durumla ilgili gerekli düzeltmeleri yapımını sağlayarak, bakıma başlar. Aksi takdirde madde 2.1 deki sürenin aşılması durumunda firmanın hak edişinden sözleşme bedeli üzerinden günlük %1'lik ceza kesilir. Eğer küçük bakımlarda sistemin durdurulmasını gerektirecek bir bakım yapılması zorunluluğu oluşursa Firma, büyük bakım öncesi yapılması gereken dekontaminasyon işlemlerini kuruma yaptırdıktan sonra yukarıda belirtilen bilgi ve dokümanları verir ve bakım işlemi yapılır. 5. BAKIM ve SERVİS TE YAPILACAK İSLER 5.1. Büyük Bakım ve Servis te (İlk Bakım) Yapılacak İşler Büyük bakımda aşağıda sıralanan tüm cihaz, ekipman ve sistemlerin işlerliliği kontrol edilecek, eksikler tespit edilecek, arızalı olduğu belirlenen ekipmanlar değiştirilecektir. Bu işler yapılmadan önce BSL 3 laboratuarı Firma tarafından Madde 4 te açıklandığı gibi dekontamine edilecektir. A sasıda sıralanan ekipmanlar ve sistemlerin bakımı sırasında neler yapılacağı tek tek tarif edilerek tekliflerle birlikte kuruma sunulacaktır. Firma yaptığı periyodik bakım işlemlerini uygun şekilde kaydetmek ve iş bitiminde kayıtları Kuruma vermek zorundadır. Burada bakım işlemlerinin öncelikli hedefi, BSL3 laboratuarının, çalışanları ve çevreyi riske sokmadan sürekli olarak ve uygun şekilde çalışmasının sağlanmasıdır. a) İklimlendirme cihazlarının kusursuz işlediğinin sağlanması ve tespiti, b) Taze hava ve atık hava sistemleri hava debilerinin istenen değerleri sağlaması ve kontrolü, c) Taze hava cihazlarındaki filtrelerin değiştirilmesi d) Nemlendirme cihazı bakımı

5 e) Soğutma gurubu bakımı (gaz kaçak tespiti, drayer değişimi, gaz şarjı, pompa bakımı vs.) f) Tüm soğutma sistemi ekipmanları (pompalar, ısı değiştiriciler, vanalar, göstergeler, vs.) g) Isıtma sistemi ve duvar tipi ısıtma kazanı bakım ve onarımı, (pompalar, göstergeler, vs. dâhil) h) Tüm elektrik sistemi, i) Tüm otomasyon sistemi, j) Dizel jeneratör grubu ve transfer panoları k) Dizel jeneratör yakıt tankı I) UPS sistemi ve panoları, m) Atık hava cihazı, n) Atık hava filtreleri, o) Taze hava son basamak HEPA filtreleri sızdırmazlık testleri gerekirse değiştirilmeleri, p) Debi ayar cihazları (VAV-CAV) q) Malzeme kapanları, r) Normal kapılar ve şişme contalı kapılar ile bağlı hava tesisatları ve hava panosu, s) Dekontaminasyon odası, t) Duvar panelleri sızdırmazlığı, u) Asma tavan sistemi sızdırmazlığı, v) Motorlu jalûziler w) Data ve telefon sistemi x) Karbodioksit gaz sistemi y) Kablo ve boru geçişlerinin sızdırmazlığı z) Elektronik ve mekanik tüm basınç ve sıcaklık göstergeleri, aa) Aydınlatma armatürleri, bb) Biyogüvenlik kabinleri, cc) Basınçlı hava sistemi ve kompresör, dd) Nötralizasyon sistemi, ee) Otoklav cihazı ff) Kartlı geçiş sistemi gg) Oda hava değişim katsayılarının kontrolü ve istenilen değerlerin sağlanması hh) Atık hava filtrelerinin sızdırmazlık testleri ii) Sistemdeki tüm alarmların kontrolü ve giderilmesi jj) Tüm duvar ve asma tavan birleşim yerlerinin kontrolü gerekirse yenilenmeleri kk) Odalar arası basınç farklarının kontrolü ve ayarları II) Hava akış yönlerinin kontrolü ve ayarları mm) Fan-Coiller, nn) Damperler, oo) Yangın algılama sistemi; 5.2. Küçük Bakım ve Servis te (Üç Aylık Periyodik Bakım) Yapılacak İşler

6 Üç aylık periyodik bakımda aşağıda sıralanan tüm cihaz, ekipman ve sistemlerin işlerliği kontrol edilecek, eksikler tespit edilecek, arızalı olduğu belirlenen ekipmanlar değiştirilecektir. Bu bakımlar yapılırken BSL3 laboratuvarı firma tarafından dekontamine edilmeyecektir. Firma yaptığı periyodik bakım işlemlerini uygun şekilde kaydetmek ve iş bitiminde kayıtları Kuruma vermek zorundadır. Burada bakım işlemlerinin öncelikli hedefi, BSL3 laboratuarının, çalışanları ve çevreyi riske sokmadan sürekli olarak ve uygun şekilde çalışmasının sağlanmasıdır. Gerekirse dekontamine edilmesi mecbur olmayan bölgelerde sistem durdurularak parça değişimi yapılabilir. Bu periyodik bakımlarda belirlenen arızalar veya olası arızalarda, BSL3 laboratuarının işlerliğini kayıp etmemesi için hayati önem arz eden durumlarda Firma Kurum dan tüm sistemin dekontamine edilmesini talep edebilir. Kurum'un ilgili laboratuvar personellerince gerekli dekontaminasyon işlemleri yapılır. Küçük bakım ve serviste yapılacak işlemler aşağıdakileri kapsayacaktır: a) îklimlendirme cihazları, b) Nemlendirme cihazı, c) Soğutma gurubu, d) Tüm soğutma sistemi ekipmanları (pompalar, göstergeler, serpantinler, vs.) e) Isıtma sistemi ve Duvar tipi ısıtma kazanı, f) Isıtma ve soğutma sistemi ekipmanları, (pompalar, vanalar, göstergeler, vs.) g) Atık hava cihazı, h) Atık hava filtreleri, i) Hava debi ayar cihazları (VAV-CAV) j) Tüm elektrik sistemi, k) Tüm aydınlatma armatürleri, 1) Jeneratör ve transfer panoları, m) UPS sistemi ve panoları, n) Otomasyon sistemi ve panoları, o) Elektronik ve mekanik tüm basınç, nem ve sıcaklık göstergeleri, p) Malzeme kapanları, q) Normal ve şişme contalı kapılar ve panoları ile otomasyonu, r) Basınçlı hava sistemi s) Kompresörler, t) Kartlı geçiş sistemi, u) Tüm alarmların kontrolü, v) Fan-Coiller, w) Damperler, 5.3. Sistem üzerinde bakım bittikten sonra ve sistem kararlı duruma ulaştıktan sonra hiçbir şekilde kapı alarmı, kirli filtre alarmı, basınç alarmı kalmayacak aksi takdirde döneme ait bakım geçerli sayılmayacaktır Yapılan tüm bakımlar Kurumumuz Yapı ve Teknik İşler Birimi personeli gözetiminde yapılacak olup arızalı olan parçalar karşılıklı tutanak altına alınarak belirlenecektir. 6. İSTENİLEN DOKÜMANLAR:

7 S a y f a Teklif verecek firmada, daha önceden BSL3 Laboratuvarı imalat veya servis ve bakım yapmış olması referansı istenebilecektir. Firma BSL3 laboratuarında kullanılan her ekipmanın bakımını kesinlikle üretici firmalar veya onların temsilcileri ile organize edecek ancak tüm BSL3 laboratuarının işlevinden tamamen kendisi sorumlu olacaktır. (Örneğin Jeneratörün bakımını üretici firma veya üretici firmanın yetkili servisi yapacak ancak FİRMA bu işin organizasyonunu üstlenip BSL3 laboratuarının bir parçası olan bu ekipmanın kendisi arızasız işlese bile tüm sistemin işlevini etkilemeyeceği ve birbirleri ile uyumlu çalıştığının garantisini yaptığı test sonuçları ile beraber yazılı olarak verecektir). Üretici firma veya yetkili servis elemanları tarafından yapılmayan servis ve bakımlar kesinlikle kabul edilmeyecek, servis ve bakımın üretici firmalar veya onların yetkili servisleri tarafından yapıldığı verilecek olan dokümanlarda belgelenecektir. Bu belgelerin eksik olduğu servis ve bakım yapılmamış sayılacaktır. Ekipmanların bakımını yapacak olan personel imalatçı firma tarafından verilen güncellenmiş yetkili teknik servis veya daha önce imalatçı firmanın yetki veya yeterliliğini almış hamil-i ihtisas (bu konuda eğitim görülmüş olduğunu ispatlayan vesikalar) belgelerinden herhangi biri veya birkaçını Kurum istediği takdirde göstermek mecburiyetindir. Hangi marka ekipmanların kullanıldığını Firma teklif vermeden önce gelip yerinde Yapı ve Teknik İşler Birimi personeli nezaretinde belirleyecektir Periyodik bakım programı ve bu programa temel alınan risk analizi sonuçları Bakım ve onarımlarda kullanılacak periyodik değişim gereken filtre ve yedek parçaların teknik özellikleri ve miktarını belirten liste Bakım ve onarımlarda çalıştırılacak teknik elemanların isimlerini, eğitimlerini ve mesleklerini bildirir liste Tüm ölçüm cihazlarının kalibrasyon sertifikaları. 7. İS GÜVENLİĞİ, BİYOGÜVENLİK. GARANTİ VE YAPTIRIMLAR: 7.1. Bakım ve onarım işlemlerinde çalıştırılan elemanların iş güvenliklerinden ve sistemin Biyogüvenlik özelliği göz önünde bulundurularak laboratuvar içerisinde yapılacak olan tüm çalışmaların buna göre organize edilmesinden firma sorumlu olacaktır Ehliyetsiz kişiler tarafından verilebilecek zararların önlenmesi açısından firma elemanlarının Başkanlığımız birimlerinde çalışmaları esnasında firmaya ait yaka kimlikleri takılacaktır. İşe başlamadan önce bildirilen elemanlarda değişiklik yapıldığında bu durum yazıyla Başkanlığımıza bildirilecektir Firmanın periyodik bakımda değişimini sağladığı yedek parça en az 1 (bir) yıl garantili olacak, bu süre içerisinde elektrik akımının düzensiz gelmesinin sebep olduğu arızalanan parçalar haricinde arızalanan değiştirilmiş parçalar ücretsiz değiştirilecektir Kurum tarafından sebep olunmadığının belirlenmesi halinde, Firma bakım ve onarımlar esnasında cihaza verebileceği zararları, periyodik bakımın zamanında yapılmaması ile cihaz arızalarına gecikmeli müdahaleden doğabilecek kurum zararlarını tazmin etmeyi taahhüt edecektir. Bu tür zararların tazmin şekli aşağıdaki gibi olacaktır. a) Zamanı içinde yapılmayan periyodik bakımlarda; sözleşme bedeli üzerinden geç kalınan her gün için günlük %1 hak edişinden kesinti, b) Arıza bildiriminde meydana çıkabilecek gecikmeli müdahalelerde sistemin tamamen durduğu her iş günü gecikme için sözleşme bedeli üzerinden günlük %1 hak edişinden kesinti, c) Onarım ve bakım esnasında sisteme verilebilecek zararlar ile geçerli bir sebebe dayanmadan uzun süre onarımı bekletilen parçalar için ve şartnamenin diğer hükümlerine ^ J

8 uyulmaması halinde kurum verilen zararın tanzimi için hukuki yolllara başvurmakta serbesttir. 8. KONTROL VE MUAYENELER 8.1. Firma her türlü bakım, kalibrasyon işlemleri ile yerinde yapılabilen onarım işlemlerini Başkanlığımız Yapı ve Teknik İşler Birimi, teknik elemanları nezaretinde yapacaktır. Firma elemanları yaptığı işlemlerle ilgili bilgi verecek, Başkanlığımız personelinin sorularını cevaplandıracaktır Sisteme yapılan her türlü bakım ve onarım işleri firmaya ait matbu servis raporuna (5 suret halinde) işlenecek, bu raporlardan biri kullanıcı birimin açacağı dosyada, biri Yapı ve Teknik İşler Biriminde muhafaza edilecek, diğeri ise aylık ödemelerde tahakkuk evrakına eklenecektir Dönem ödemeleri esnasında Yapı ve Teknik İşler Birimi elemanlarınca da imzalanmış servis raporlarına göre fatura tanzim edilecek, eğer varsa o döneme ait cezai yaptırım tutarı faturadan düşülecektir. İş bu teknik şartname tarafımızca 8 ana başlık altında 8 (sekiz) sayfa olarak düzenlenmiş olup, tekliflerle birlikte bu şartnamenin tüm maddelerinin kabul ve taahhüt edildiği şartname suretinin her sayfasına basılacak firma kaşesi ve atılacak imza ile belirtilmelidir