HASTANE B LG S STEM TEDAR K SÜREC BA LATAN HASTANE DAREC LER Ç N ÖNER LER

Transkript

1 EK HASTANE B LG S STEM TEDAR K SÜREC BA LATAN HASTANE DAREC LER Ç N ÖNER LER Bu doküman, bir artname de ildir. T.C. Sa l k Bakanl Devlet Hastanelerinde, Hastane Bilgi Sistemi (HBS) al m sürecinde dikkate al nacak baz noktalara dikkat çekmek ve al m sürecinde hastane yöneticilerine baz önerilerde bulunmak amac yla haz rlanm t r. Haz rlayan: Dr. M. Mahir ÜLGÜ Doküman Sürümü: 1.0 Tarih: ubat 2008 Durum : Onayl T.C. Sa l k Bakanl Bilgi lem Daire Ba kanl

2 HASTANE B LG S STEM TEDAR K SÜREC BA LATAN HASTANE DAREC LER Ç N ÖNER LER 1. HALEYE A T GENEL B LG LER Metodu ne olursa Hastane Bilgi Sistemi(HBS) tedarikinde, teknik artnamelerde aç kl a kavu turulmas tavsiye edilen baz hususlar n ba l klar a a dad r. Ba l klar n alt nda ise baz örneklere yer verilmi tir. Bu örneklerin birebir kopyalanmas yanl t r. Her bir hastane kendi tedarik metoduna kendisi karar vermeli, ihtiyac olan mal ve/veya hizmetleri bizzat belirlemelidir Projenin ( in) Ad Örnek 1 ( Hastanesi, Hastane Bilgi Sistemi Sat n Al m halesi) Örnek 2: ( Hastanesi, Hastane Bilgi Sistemi Hizmet Al m halesi) 1.2. Projenin Tan m A- Mal al mlar için: Örnek 1: En az. adet kullan c lisansl Hastane Bilgi Sistemi Uygulama Yaz l m, Veri Taban Yönetim Sistemi. Örnek-2: En az. adet kullan c lisansl Hastane Bilgi Sistemi Uygulama Yaz l m, Veri Taban Yönetim Sistemi, Sunucu letim Sistemleri, stasyonu letim Sistemleri, Ofis Uygulama Paketleri, A Güvenlik Yaz l m, Sunucu Antivirus Yaz l m, stasyonu Antivirus Yaz l m, Firewall yaz l m, Sald r Tespit Yaz l m. Örnek 3: Hastane Bilgi Sistemi için a a da amac, kapsam, artlar ve muhteviyat tan ml Sistem Odas Ürünleri, Yerel A (Network) ürünleri, muhtelif bilgisayar, çevre birimleri ve sarf malzeme al m. B- Hizmet al mlar için: Örnek-1:... y l süreli, en az..adet kullan c lisansl, a a da amac, kapsam, artlar ve muhteviyat tan ml ürün ve elemanlarla birlikte hastanemizin otomasyon ihtiyaçlar n kar lamak üzere komple Hastane Bilgi Sistemi hizmeti Örnek-2:... y l süreli, Hastanemizde kurulu bulunan otomasyon sisteminin i letilmesi ve veri kay t hizmetlerinin yürütülmesi için kullan c eleman hizmeti. Örnek-3:... y l süreli, Hastanemizde kurulu bulunan hastane bilgi sistemi uygulama yaz l m, Veri Taban Yönetim Sistemi, Sunucu ve stasyonlar letim Sistemleri, Ofis Uygulama Paketleri bak m onar m, teknik destek, güncelleme ve kullan c e itim hizmetleri al m. Örnek 4:... y l süreli, Hastane Bilgi Sistemi kapsam nda yer alan ve Hastanemizde kurulu bulunan Sunucu, stasyonlar, Yaz c lar, Taray c lar, Network Cihazlar ve kablolama sisteminin parças z/parça dahil bak m hizmeti. 2

3 1.3. Projenin Amac Bu projenin amac hastanemize ba vuran tüm hastalar n kar lama, kay t, kabul, muayene, tetkik, tedavi, randevu, sevk, reçete, yat, ameliyat, taburcu, di er sa l k hizmetleri ve idari ve mali hizmetlerinin elektronik ortamda yürütülmesi ve hizmetlerin hiçbir noktada kay p ve kaça a u ramaks z n, Sa l k Bakanl nca belirlenen/belirlenecek olan standartlara uygun olarak kay t alt na al nmas ile bu kay tlar n, mevzuat ve hastane idaresinin ihtiyaçlar na uygun olarak i lenmesi, hizmet ve malzeme kay tlar n n ilgili Sosyal Güvenlik Kurumlar na faturaland r lmas, kaydedilen verilerin elektronik ortamda iletim ve payla m, ihtiyaç duyulacak ba ka verilerin di er sistemlerden hastane sistemine elektronik olarak aktar lmas, hastanemizde kay tl verilerin hastane idaresince belirlenecek olan baz lar ndan üretilen t bbi ve idari verilerin kitap, kitapç k, web sitesi vb yay n organlar ile yay mlanmas, Resmi kurumlardan gelen taleplerin de erlendirilmesi ve i lenmesi, Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Yönerge, Genelge ve di er resmi tebligatlar n mevcut otomasyon sistemine yans t lmas ve taleplerin gerçekle tirilmesi, Hastanenin finans, insan kaynaklar, zaman, araç, gereç, malzeme gibi kaynaklar n n tasarrufuna ve verimliliklerinin art r lmas na yönelik i ak düzenlemelerinin yap lmas, di er elektronik sistemlerle entegre komple bir sistem kurulmas d r Projenin Kapsam Bu proje dan ma, hasta kay t ve kabul, poliklinik, yat, tetkik, tedavi, ameliyat ve taburcu i lemleri, laboratuar ve görüntüleme birimleri, eczane, ambar, stok kontrol, sat n alma, vezne, faturalama ve muhasebe i lemleri, bilgi yönetimi, ar iv, istatistik, insan kaynaklar, kalite ve performans i lemleri, hak edi ler, ameliyathane, a z ve di sa l, kan merkezi, diyet, cihaz takip i lemleri ile hastanede üretilen verilerin i lenmesi, raporlanmas, iletilmesi, payla lmas, saklanmas, veri taban nda yer alan tüm verilerin gerekti inde kullan lmak üzere ba ka bir veri taban na eksiksiz aktar lmas, ihtiyaç duyulacak ba ka verilerin(kimlik Payla m Sistemi (KPS), Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi (ÇKYS), elektronik faturalama süreçleri (MEDULA), Sa l k NET, Merkezi Hastane Randevu Sistemi(MHRS), Tele-T p/tele-sa l k, vb.) di er sistemlerden hastane sistemine ya da hastane sisteminden di er sistemlere elektronik olarak aktar lmas, i ak düzenlemelerini sa layacak yaz l mlar n sa lanmas, sisteme veri aktarabilecek cihazlar n sistemle entegrasyonunun yap lmas d r Hizmet Al m halelerinde in Görülmesi S ras nda Gerekli Olan Yaz l mlar A. Hastane Bilgi Sistemi Uygulama Yaz l m : Bu yaz l m bile eni için kaç kullan c lisans al naca aç kça yaz lmal d r. Lisans say s kullan c ba na, sunucu i lemcisi ba na ya da s n rs z olabilir. Ancak say maliyeti etkileyen bir unsur oldu undan do ru tespit edilmesi önemlidir. B. Uygulama Sunucu Yaz l mlar : E er hastaneye ait güncel ve lisansl Sunucu letim Sistemleri, Sunucu Antivirus Yaz l m ve Veri Taban Yönetim Sistemi yoksa Hastane Bilgi Sistemi Uygulama yaz l m ile birlikte bu yaz l mlar da istenmelidir. C. Di er yaz l mlar: Yukar da yer alan yaz l mlar haricindeki hastanede güncel ve lisansl i letim sistemleri, güvenlik yaz l mlar (firewall, sald r tespit, i istasyonu antivirüs yaz l m, vb), ofis uygulama paketleri, a yönetim yaz l mlar vb. yok ise; hale sonland r l p yüklenici belli olduktan hemen sonra yükleniciden dan manl k hizmeti al nmak suretiyle bu lisanslar için uygun çözüm üretilebilir Hizmet Al m halelerinde in Görülmesi S ras nda Gerekli Olan Hizmetler A. Yaz l m Bak m, Uyarlama ve Güncelleme Hizmeti: Yaz l m bak m, teknik destek, güncelleme, uyarlama ve entegrasyon hizmeti. 3

4 B. E itim Hizmeti: Uygulama yaz l m ve haz r (paket) yaz l mlar n yönetim, kullan m, bak m ve yedeklenmesine yönelik e itim. C. Dan manl k Hizmeti: Sistemin iyile tirilmesine ve geli tirilmesine yönelik Dan manl k Hizmetleri. D. Entegrasyon Hizmeti: Halihaz rda hastanenin bilgi sistemine veri aktarabilecek durumda olan ve hastanenin bilgi sisteminden di er bilgi sistemi ve cihazlara veri/bilgi aktar m yapabilen tüm cihaz ve sistemlerin entegrasyonu. E. Veri Haz rlama ve Kay t Hizmeti: Hastaneye ba vuran hastalar n verileriyle di er idari verilerin sisteme kaydedilmesi ve bu verilerin kontrol hizmeti. F. Veri Aktar m Hizmeti: Sözle me süresi sonunda, gerekmesi halinde sözle me(ler) süresince sisteme kaydedilmi tüm veriler; Verilerin tutuldu u veri taban na ait, tablo adetleri, tablolardaki kay t say lar n içeren özet bir rapor, tablo yap lar, ili kileri, anahtar alanlar ile ilgili bilgileri içeren gerekli dokümantasyon, ba ka bir sistemde kullan lmak üzere hastane idaresi gözetiminde yeni yükleniciye eksiksiz teslim edilir. Teknolojik imkanlar ölçüsünde Veri aktar m gerçekle ip bu verilerin yeni uygulamada kullan labilirli i anla lana kadar hem eski hem yeni yüklenicinin sorumlulu u devam eder. Veri aktar m hizmetinin söz konusu olabilece i bir ba ka durum, Ayn idari yap alt nda olmas na ra men uzak ya da farkl lokasyonlarda yer alan ve lokal veri tabanlar nda tutulan verilerin ortak veri taban na aktar lmas ve bu verilerin i lenmesi Hizmetin Görülmesi S ras nda Gerekli Olan Sistem Odas, Bilgisayar Ve Çevre Birimleri, Network Cihazlar Ve Kablolar Listesi Adet Tipi Sunucu ( Madde X.X.X de teknik özellikleri tan ml ) Adet Tipi Sunucu ( ) Adet Tipi Switch ( ) Adet Tipi Switch ( ) Adet Tipi Modem ( ) Adet Tipi Router ( ) Adet Tipi Firewall Cihaz ( ) Adet Tipi Kabinet ( )..ölçüsünde yükseltilmi taban ( ) Adet Tipi sistem odas klimas ( ) Adet Tipi Masa Üstü Bilgisayar ( ) Adet Tipi Masa Üstü Bilgisayar ( ) Adet Tipi Ta nabilir Bilgisayar ( ) Adet Tipi Ta nabilir Bilgisayar ( ) Adet Tipi LCD Ekran ( ) Adet Tipi KIOSK Cihaz ( ) Adet Tipi El Bilgisayar ( ) Adet Tipi Taray c ( ) Adet DVD Yaz c ( ) Adet Harici Hard Disc ( ) Adet Tipi Laser Yaz c ( ) 4

5 Adet Tipi Barkod Yaz c ( ) Adet Tipi Barkod Okuyucu ( ) Adet Tipi Ses Kay t Cihaz ( )..Ölçüsünde.. Tipi Fiber kablo ( +. Mt. )( )..Ölçüsünde.. data aktar m kablosu (+. Mt.) ( )..Ölçüsünde.. tipi kablo kanal (+. Mt.) ( ). Adet Duvar Tipi Data Prizi ( ) 1.8. Proje Sürecinde Çal t r lacak Elemanlar Proje sürecinde çal t r lacak elemanlar, sürekli ve geçici olarak 2 farkl ekilde ele al nabilir. Geçici ve/veya sürekli elemanlar n nitelik ve say lar aç kça belirtilmelidir Bilgi sistemi kapsam nda al nacak mal ya da hizmetin kalitesinin yüksek olmas önemlidir. Ancak artnamelerde yer verilen anahtar teknik personelin say ve nitelikleri ihtiyac kar layacak düzeyde tutulmal ve niteliklerin belgelenebilir olmas na dikkat edilmeli, (Örnek-1; e itimci t bbi sekreter tan m nda eleman n t bbi sekreterlik diplomas ile bu vasf belgelenir, ancak e itimcilik vasf na dair resmi olmayan bir belge geçersizdir. Örnek- 2; MEB onayl ya da üretici firma taraf ndan verilmi sertifika istenebilir. Ancak rekabeti engelleyecek ifadelere yer verilmemeli ve bunun için M.E.B. onayl sertifika VEYA üretici firmadan al nm sertifika eklinde ifade edilmelidir.) anahtar teknik personel say lar da ihtiyaçlara uygun bir ekilde tespit edilmeli, bu parametreler rekabeti engelleyici bir unsur olarak kullan lmamal d r artname ve sözle melerde, resmi tatil ve bayram tatili günlerinde, özellikle de vardiya sistemi uygulanan hastanelerde; Veri kay t hizmetleri ile haftan n 7 günü 24 saat (7/24) esas na göre teknik destek ve bak m hizmetlerinde çal t r lacak personele dair düzenlemeler dikkatle yap lmal d r. Özellikle veri kay t hizmetlerinde çal t r lacak personelin bu günlere ait sigorta, fazla mesai, yemek ve ula m gibi haklar ile vardiya saatlerindeki çal malar ndan do abilecek haklar, temizlik ve güvenlik hizmetlerinde çal t r lan elemanlarda oldu u gibi titizlikle gözetilmeli ve ihale dokümanlar nda bu hususlara yer verilmelidir Eleman hizmetinin al nd hastanelerde, habersiz ve izinsiz i e gelmeyen (bir ya da hastanenin büyüklü üne göre s n rl say da birkaç eleman olabilir) eleman n yerine belirli bir temin süresi tan maks z n ayn gün ve saatte benzer nitelikte personel istenmemelidir Y llara sari yap lan ihalelerde personele verilecek k dem tazminat bedellerinin kim taraf ndan kar lanaca aç kça belirtilmeli, e er bu fark Yüklenici taraf ndan ödenecek ise artnameye aç kça yaz lmal, uygun olmayan teklifler de erlendirmeye al nmamal d r. 2. HASTANE B LG S STEMLER TEDAR K SÜREC NDE D KKAT ED LMES GEREKEN GENEL HUSUSLAR 2.1. Hastane Bilgi Sistemi tedarikinin ilk a amas, olurluk çal mas d r. Bu çal ma için kurum yöneticileri, idari yetkililer, hekimler ve teknik ki ilerin kat l m yla bir teknik komisyon olu turulmal d r. Bu komisyon, ihale komisyonuna teknik dan manl k yapabilecek ki ilerden olu turulmal d r leyen bir yaz l m süreci, kullan c lar n önemsiz de i iklik istekleri ile bölünmemeli ve yaz l mc n n esas yapmas gereken mevzuat uygulamalar aksat lmamal d r. 5

6 2.3. Olurluk raporu, artname ve hale Komisyonlar için Kurum dahilinde yeterli say ve nitelikte teknik personel bulunmamas halinde di er kamu kurum ve kurulu lar ndan eleman teminine gidilebilir. Bunun da mümkün olmad hallerde sistem gereklerini belirlemek üzere dan manl k hizmeti sat n al nabilmektedir. Özellikle büyük ölçekli projelerde Dan manl k Hizmeti sat n al nmas önerilmektedir. Dan manl k hizmeti al nmas hakk ndaki yasal düzenlemeler için 4734 Say l Kamu hale Kanunu ve 4735 Say l Kamu haleleri Sözle mesi Kanunu ndan yararlan labilir Yaz l m kullanacak personelin yaz l m ihtiyaçlar n ve minimum gereklerini belirlemeye yönelik çal maya özellikle kat l m sa lanmal d r Sistemlerin hasta odakl olmas uzun dönemde Hastane Bilgi Sistemini amac na ula t rmada daha etkin bir yakla md r Gelecekte geli meye ve geni lemeye uygun yap da bir a alt yap s n n tasar m oldukça önemlidir Olurluk raporu son haline getirildikten sonra, bu raporda belirlenen esaslar çerçevesinde al nacak donan m ve yaz l m n teknik özelliklerini belirten teknik ihale dokümanlar haz rlanmal d r. Bu dokümanlarda özellikle e itim, bak m, garanti ve garanti sonras hizmetler gibi artlar titizlikle ele al nmal d r hale dokümanlar n n haz rlanma sürecinde daha önce bilgi sistemi sat n alm bulunan benzer çaptaki kurumlarla temas edilerek bilgi birikimlerinden yararlan lmal d r. Bu bilgiler al n rken; Hastanelerin mevcut yatak kapasiteleri, yerle im olarak da l m, kullan c say lar, aktif birim say s, PC say s, günlük hasta say s, server yap land r lmas, a altyap s, vb. özellikleri göz önüne al nmal d r Al c, sat nald sistemi bir bütün olarak dü ünmeli, ihtiyaca ve artlara uygun al mlar yaparak ve i letim sürecinde do ru sözle me yönetimi uygulayarak kar s nda mümkün oldukça tek bir sorumlu bulundurmal d r Yap lacak ilk yat r m, daha sonraki olas geni leme ve geli tirme maliyetleri, tek firmaya ya da markaya ba ml l k ve farkl yaz l m/donan m altyap lar n n birarada çal abilmesi gibi faktörler gözönüne al nmal ve Al c için do ru tercih belirlenmelidir Al c taraf ndan artname hakk nda gelecek sorular cevaplamak üzere telefon hatt, faks veya adresleri olu turulmal ve duyurulmal, bu süreç mümkün oldu unca yaz l olarak i letilmelidir Teknolojinin geli ebilirli i göz önünde bulundurulmal, al nacak sistemler yatay ve dikey geni lemeye uygun olmal ve di er sistemlerle kar l kl veri al veri i yapabilmeli, yani bir ba ka sistemle entegre edilebilmelidir Al nacak sunucu (server) kapasite ve say s n n belirlenmesinde, tutulacak kay tlar n yan s ra yaz l m n hacmi, yedekleme, internet eri imi ve elektronik posta i lemleri de gözönüne al nmal, bu hesaplar da olurluk çal mas nda aç kça ortaya konmal d r Kurulacak a (network) ve di er donan m bile enlerinin teknik özellikleri ve kalite standartlar belirlenirken Sa l k Bakanl Bilgi lem Daire Ba kanl taraf ndan her y l güncellenerek yay nlanan Bilgisayar ve Çevre Birimleri Al m K lavuzu na ba vurulmal d r Al nacak terminal bilgisayar ve yaz c say lar belirlenmeli ve yak n gelecekte olas yer de i iklikleri ve kapasite art r m mutlaka dikkate al nmal d r. Bu a amada kurulmas dü ünülen otomasyon ihtiyaçlar n belirlemek için dan manl k hizmeti sat n al nabilir Garanti sonras nda sistemin fiziksel ve fonksiyonel olarak iyile tirilmesi, kapasite art r m gibi i ve i lemlerin planlamas ihale öncesinde yap lmal d r Sistemin i letilebilmesi için d ar dan eleman çal t rman n kaç n lmaz oldu u durumlarda bu hizmet, öncelikle bilgisayar yaz l m ve/veya donan mlar alan nda faaliyet gösteren bir firmadan al nmal d r. 6

7 2.18. Al c n n mevcut donan m ve lisanslar varsa ve bunlar n kullan lmas dü ünülüyorsa, yeni uygulamalarda kullan l p kullan lamayaca n n önceden bilinmesi gerekir. Bunlar aras ndan dü ük harcamalar yap larak upgrade ve/veya update edilebilecek olanlar n n belirlenmesi teklif bedellerini etkileyebilece inden mevcut yaz l m ve donan m n en az a a da belirtilen içerikte artname ekine konmas önerilir. Mevcut sisteme ait bilgilerin düzenlenmesinde dikkate al nacak baz parametreler: a. Ana sunucu marka, model veya performans, kapasite ve say (lar)s. b. Bilgisayar ve çevre birimleri(masa üstü, diz üstü, avuç içi bilgisayarlar, yaz c, barkod okuyucu, vb.) marka, model veya performans, kapasite ve say lar. c. leti im a, aktif ve pasif cihazlar n marka, model veya performans, kapasite ve say lar. d. Kurum ad na lisansl yaz l mlar n ad, lisans say lar ve versiyonlar (ana sunucu ve terminal i letim sistemleri, ofis paketleri, veri taban yönetim sistemi, (varsa) a yönetim yaz l mlar, güvenlik yaz l mlar, di er yaz l mlar). e. Mevcut haz r yaz l mlar n en son güncelleme tarihleri ve y ll k destek bedellerinin ödenip ödenmedi i bilgisi. f. Kullan lan yaz l m modülleri ve programlama araçlar. g. Kurum bünyesinde bulunan ve otomasyon sistemine veri aktarabilecek durumda olan her tür elektronik, elektro-mekanik cihaz ad, say s, marka ve modelleri, bu cihazlar n kendine özgü kapasite de erleri. h. Ayr ca, sistemin i letilmesi ve süreklili i ile ilgili görevli teknik görevli ve kullan c say lar ve istihdam ekilleri Proje a amalar, artnamede net bir ekilde s ralanmal d r Sat n al nan sistemleri için garanti sonras bak m, destek ve güncelleme (upgrade) hizmeti ve bu hizmet maliyetlerinin daha önemli oldu u unutulmamal d r artnameler, maddeler halinde ve s ral düzgün bir ekilde, mükerrer madde numaras olmayacak ekilde düzenlenmelidir Al c, sat nalma sonras nda sözle me yönetimi sürecinde teknik de erlendirmeleri yapabilecek deneyimli personel görevlendirmelidir Yüklenici, donan mlar dahil sistemin düzenli ve kesintisiz olarak 7/24 esas na göre çal mas n temin etmelidir. Yüklenicinin, hastanede kesintisiz hizmet verebilecek yap lanmaya sahip olmas beklenmelidir steklinin, hastaneye sonradan kazand r labilecek di er yaz l mlar ve veri taban yönetim sistemleri ile entegrasyon sa lanmas konusunda yetenekli olmas beklenmelidir. T bbi sistemlerin kapsam n n geni olmas (Laboratuar Bilgi Sistemleri(LIS), Radyoloji Bilgi Sistemi(RIS) ve Radyolojik Görüntü Ar ivleme ve letim Sistemi (PACS), vb.) büyük ve komplex sistemlerin hasta kay tlar ile e le tirilmi olarak tutulmas n gerektirmesi) nedeniyle entegrasyon önemlidir. HBS de bulunan Radyoloji Modülü ile PACS da bulunan Radyoloji Bilgi Sistemi uygulama yaz l mlar ndan birinin kullan lmas gerekecektir. Bu nedenle bu konuda gerekli ara t rmalar önceden yap lmal ve buna göre Teknik artname düzenlenmelidir Personel lemleri Modülü için Sa l k Bakanl n n uygulamaya almakta oldu u Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi ne ait nsan Kaynaklar Yönetim Sistemi Modülü nde kullan lmakta olan model dikkate al nmal ve ileride bu sistemle entegrasyon sürecine haz rl kl olunmas sa lanmal d r Yaz l m lisans belgeleri terminal bilgisayar say s na göre, sunucu i lemci say s na göre ya da s n rs z olarak düzenlenebilir. Al c ne istedi ini aç kça belirtmelidir. 7

8 2.27. Yüklenici, Al c n n istedi i süre içinde sistemi asgari ihtiyaçlar kar lar ve çal r bir duruma getirmelidir. Bu süre, artnamede aç k bir ekilde ifade edilmi olmal d r. Bu süre sonunda Muayene ve Kabul Komisyonunca bir ara de erlendirme yap lmal d r. Denetlenen sistem, komisyon taraf ndan yeterli görülürse bir sonraki a amada kesin kabul i lemlerine geçilmelidir. Ancak kullan c lar n görü lerine ba vurmadan ve sistemden al nan raporlar tatmin edici bir nitelik kazanmadan Kesin Kabul yap lmamal d r Hastane Bilgi Sistemi Uygulama Yaz l m n n, Ulusal Sa l k Veri Sözlü ü ile entegrasyonu konusunda Al c ve Sat c aras ndaki i lerin ve yap lan i lere ait bedellerin tespitine artname ve tekliflerde yer verilmelidir Bilgi sistemleri konusunda e itimli, deneyim sahibi i gücünün hastanelerde istihdam uzun vadeli çözümü olan bir sorun oldu undan mevcut artlar dahilinde ak lc çözümler üretilmelidir Sistem güvenli i için idareye ait Antivirus yaz l m, Firewall, IDS (sald r tespiti), VPN ba lant imkân sunan donan m ve yaz l m bile enleri varsa bunlar kullan lmal, sistem kuruldu unda bunlar da haz r ve çal r durumda olmal d r. Güvenlik ile ilgili her türlü i ve i lem, ilk planda ele al nmal d r. E er güvenlikle ilgili gerekli olan donan m ve yaz l m yoksa bunlar Al c taraf ndan sa lanmal d r Yüklenicinin sa l k bili imi konusunda tecrübe sahibi 1(bir) T p Doktoru istihdam ediyor olmas önemlidir Yaz l m ve tüm donan m n bak m ve i letim hizmetlerinin yüklenici taraf nda tek elde toplanmas ve sistemin kesintisiz i letilmesinden tek bir muhatab n sorumlu olmas birçok aç dan daha tercih edilir bir durumdur Yüklenici, yaz l m garanti süresinin bitiminden sonraki en az 5 (be ) y ll k süre için, ücreti kar l yaz l m bak m, destek, güncelleme ve e itim hizmetleri vermeyi taahhüt etmelidir Garanti d olan bilgisayar ve çevre birimlerin ar zalar na müdahale, yaz l m sa layan gerçek ya da tüzel tek ki i taraf ndan sa lanmal d r.gerekli olabilecek yedek parça, donan m ve yaz l mlar n Al c taraf ndan temini tercih edilmelidir Sat n al nan Uygulama yaz l mlar için ek lisans al mlar nda yeni al nacak lisanslar n kullan c ba na bedeli, uygulama yaz l m n n kullan c ba na dü en ihale bedelinin güncellenmesi ile hesaplanabilir. Örne in; Kullan c ba na güncel yaz l m bedeli y llara göre ÜFE oranlar kadar art r larak bulunabilir. Özetle; ileri dönemlerde gerekebilecek ek lisanslar n bedellerinin tespitinde izlenecek yöntem, kullan lacak formülasyon ya da taahhüt yeterince aç k ve anla l r olmal d r Bilgisayar Programlar 5846 Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu nun 2. Maddesi kapsam nda ilim ve edebiyat eseri olarak korunmaktad r. Ülkemizde Lisans tescili konusunda yetkili Makam T.C. Kültür Bakanl d r. Bu alanda çal an ve ticari amaç gütmeyen bir birlik olan di er kurulu ise BSA(Business Software Alliance) d r. BSA ya göre Lisans tan m Telif haklar alt nda üretilen bir ürünün üretici firma aç s ndan nas l kullanaca n n tan mland bir sözle medir. Bunun kapsam lisans sözle mesinde veya üretici firman n ek uyar lar ile belirtilir eklindedir. Bu çerçevede 5846 Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu nun 44. Maddesi gere ince ç kar lan Fikir ve Sanat Eserlerinin aretlenmesi Hakk nda yönetmeli in 4. ve 5. Maddeleri gere ince Yaz l m geli tiren firmalara tahsis edilen Bilgisayar Kod Numaras B L-KOD: XXX eser tescilini ifade etmez Yaz l m üzerindeki Mali Haklar dan i lenme(kullan m) hakk, ço altma hakk, Al c ya verilir. Böyle bir hak devri için eser sahibi ile devralan aras nda sözle me yap lmas gerekmektedir. Bu sözle me, en geç Sat c n n hastanede kurulum çal malar na ba lad gün yap lm olmal d r.(lisans sözle melerinde taraflar n imzas n n bulundu u yaz l ekil, bir geçerlilik art d r.) Ço altma hakk ; yaz l m, yay mlanma amac veya kâr amac güdülmeksizin sadece kurum dahilinde kullanmaya mahsus yap labilir. 8

9 2.39. Hastaneler yap sal ve i levsel bak mdan birbirlerinden büyük farkl l klar göstermektedir. Bu sebeple yaz l m modüllerinden kurumun istek ve ihtiyaçlar na uygun olanlar seçilebilir, modifiye edilebilir, modüller farkl ekillerde gruplanabilir, yap land r labilir, tan mlanabilir Kalite Kontrol ve Takip lemleri gibi uygulamalarla, Kütüphane gibi birimler için ihtiyaç duyulan i levler artnamelere eklenebilir. Bu nedenle kurumun istek ve ihtiyac olan modüller seçilmeli, buna uygun gerekler artnamelerde yer almal d r Döner Sermayeye dair baz kay tlar tutmak isteyen hastaneler DÖNER SERMAYE, F NANSMAN LEMLER MODÜLÜ nün ilgili bölümlerini artnamelerine ekleyebilirler Poliklinik, Laboratuar Defter Kay tlar gibi slak imza gerektirmeyen kay tlar n sadece elektronik ortamda tutulmas na dair Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlü ü nün ilgili mevzuat hükümleri geçerlidir Tele-T p/tele-sa l k uygulamalar n n giderek yayg nla aca da göz önünde bulundurularak buna uygun bir durum de erlendirmesi ve planlama yap lmas önerilmektedir Baz hastanelerde yak n gelecekte uygulamaya al nmas dü ünülen Merkezi Hastane Randevu Sistemi (MHRS) de göz önünde bulundurulmal d r. 3. H BE 3.1. Hibe olarak teklif edilen yaz l mlar en az 1(bir ) y ll k garanti (teknik destek, bak m, onar m, güncelleme, uyarlama, di er bilgi sistemi ve cihazlarla entegrasyon, kullan c e itim ve dan manl k hizmetleri) ile birlikte ve asgari kullan c say s belirlenmi olarak teklif edilmesi halinde al nmal d r Garanti sonras nda ise yine garanti kapsam ndaki hizmetlerin hangi ücret mukabilinde verilece i hibe teklifinde yer almal, hibe teklifinde garanti kapsam ndaki hizmetlerin ücretlendirilmesine ilaveten kullan c say s n n üst s n r geçmesi durumunda ödenecek lisans bedelleri de aç kça yer almal d r Hibe sözle mesi imzalan rken hibe edilen ürünlerin garanti sonras nda hastane taraf ndan kullan m na devam edilip edilmeyece i konusunda Al c n n tümüyle serbest oldu u belirtilmelidir Hibe al nan yaz l mlar n kullan m ndan vazgeçilmesi halinde; Bu sisteme kaydedilen verilerin, yeni sisteme tam ve eksiksiz olarak aktar m da hibe sözle mesi içinde yer almal d r Hizmet al m ihalelerinde, hizmet süresi sonunda, yaz l m ürünlerinin hastaneye hibe edilece ine dair art konamaz. 4. SA LIK NET 4.1. Veri toplamak için tüm payda lar n kullanaca ortak platform Sa l k-net olarak adland r lmaktad r. Bu çerçevede yürütülen çal malar, Bakanl m z n web sitesinin ( e-sa l k linkinde yer almaktad r. Hastane Bilgi Sistemlerinin, Sa l k-net ile entegrasyonu konusunda temel ihtiyaçlar ifade eden Sa l k-net Entegrasyonu çin Hastane Bilgi SistemlerininTemel Gereksinimleri.doc dosyas bahsi geçen web sayfas nda Dokümanlar ba l n n alt nda yer almaktad r Sa l k-net in, sa l k hizmeti sunan tüm kurum ve kurulu lar kapsayan bir sistem olmas nedeniyle; Sa l k bili imi alan nda yap lan çal malar hem sa l k kurum ve kurulu lar n n yöneticilerinin hem de sa l k bilgi sistemi yaz l m üreten gerçek ve tüzel ki ilerin geli meleri izleme zorunlulu u bulunmaktad r Bu itibarla, Sa l k-net Entegrasyonu çin Hastane Bilgi Sistemlerinin Temel Gereksinimleri.doc doküman dikkate al narak; Sa l k kurum ve kurulu yöneticilerinin halen 9

10 kullan lmakta olduklar Hastane Bilgi Sistemlerinin, Sa l k-net ile adaptasyon süreçleri göz önünde bulundurulmal d r Bu çerçevede, halen bir sözle me kapsam nda HBS kullanan hastanelerimizin, sözle melerinde yer alan Mevzuatla ilgili de i ikliklerin ve Bakanl n talimatlar n n HBS ye aktar lmas... vb. maddeleri referans göstererek; lerleyen süreçte yeni bir HBS almay planlayan hastanelerimizin ise al m yaparken, sözle melerine Sa l k-net ile Bakanl n belirledi i standartlara göre entegrasyonun sa lanmas..., vb. ekilde ba lay c maddeler koymalar gerekir Sa l k- NET entegrasyonu sürecinde Uygulama yaz l mlar n n HL7, DICOM, vb. uyumlu olmas önem arz edecektir. Hastane Bilgi Sistemlerinin bu standartlar destekleyen tüm cihazlar ile haberle ebilmesi ayr ca, hastanelerin ba ka hastanelere verdikleri ya da ba ka hastanelerden ald klar hizmetlerin kar l kl iletilebilmesi ve sistemlerin haberle ebilmesi için bu ve benzeri standartlar n destekleniyor olmas önemlidir. 5. YAPILMAMASI GEREKENLER 5.1. Ba kanl m zca yay mlanan Hastane Bilgi Sistemleri Al m Çerçeve lkeleri Doküman birebir kopyalanarak ihaleye ç k lmamal d r Bir ba ka hastaneden al nan artname kendi ihtiyaçlar n za göre düzenlenmeksizin ihaleye ç k lmamal d r Bir firmadan al nan artname kendi ihtiyaçlar n za göre düzenlenmeksizin ihaleye ç k lmamal d r Uygulama yaz l m ya da firma de i tirmenin sorunlar n tümünü çözece i dü ünülmemeli, sistem, en ba tan uzun vadeli tasarlanmal, k sa aral klarla ve s k s k uygulama yaz l m de i tirilmemelidir Tüm yaz malar sistemli olarak kaydedilmeli, saklanmal, tedarikçilerle olan ili kiler sözel olarak yürütülmemelidir htiyaçlar iyi belirlenmeli, ihtiyaç d (cazip bile olsa) yaz l m ve donan m al nmamal d r htiyaç tespiti titizlikle yap lmal, sezgisel ya da tahmini ihtiyaç tespiti yap lmamal d r Bilgi lem Daire Ba kanl n n 2007/82 say l Genelgesi dikkatle okunmal, demonstrasyon (DEMO) isteklerinde TABLET PC, PDA, GSM operatörü vb. teçhizatlar n kullan labilirlili inin gösterilmesi istenecekse buna göre bir plan haz rlanmal teorik olarak uygulanmas mümkün olan ancak pratikte mümkün olmayan, yeterli sürelerin verilmedi i DEMO ko ullar na, artnamelerde yer verilmemelidir Kurumun gerçek ihtiyaçlar na ve mevzuata uygun Deneyim Belgesi istenebilir ancak Bilgi sistemi al mlar nda isteklilerden çözümlerine ait referanslar istenmemelidir Veri aktar m gerekti inde, verilerin nas l teslim edilece ine, nas l teslim al naca na ve nas l aktar laca na dair artlar mutlaka belirlenmeli, Bilgi lem Daire Ba kanl n n 2006/108 say l Genelgesinden yararlan lmal, aktar lacak veriler dikkate al narak aktar m için makul bir süre belirlenmeli ve Data aktar m süresi olarak 24 saat gibi gerçekçi olmayan süreler verilmemelidir Yaz c lar için gerekli olan erit, kartu, ka t, bas l evrak, fatura vb. sarf malzemesi kapsam nda olan ihtiyaçlar hastane taraf ndan ihtiyaç duyuldukça ve asgari stok seviyeleri de dikkate al narak tedarik edilmeli, bu ihtiyaçlar yaz l m ihalesi kapsam na dahil edilmemelidir Türkçe konu ma tan ma teknolojisi hastanede gerçekten ihtiyaç varsa kullan c say s belirlenip al nmal, aksi halde artnamelerde yer verilmemelidir. 10