Cep Yönderi Dizisi. Cep Yönderi Dizisi yöneticilerin ifl yaflam nda her gün karfl laflt klar

Transkript

1 Görev Devretmek

2 Cep Yönderi Dizisi Cep Yönderi Dizisi yöneticilerin ifl yaflam nda her gün karfl laflt klar en yayg n meydan okumalara ivedi çözümler öneriyor. Dizi içinde yer alan her kitapta, güçlü ve zay f yanlar n z tespit etmeye ve kritik becerilerinizi keskinlefltirmeye yarayan kullan fll araçlar, testler ve gerçek yaflamdan al nm fl örnekler yer al yor. ster masa bafl nda, ister bir toplant da ya da yolda olun, bu cep kitapç klar size iflinizin günlük talepleriyle daha h zl, daha kavray fll ve daha etkin bir biçimde bafla ç kma imkân n verecektir. Dizinin kitaplar : Ekip Liderli i Toplant Yönetimi Zaman Yönetimi Proje Yönetimi Liderlik Koçluk Geribildirim Etkili fl Yaz lar Sonuç Al c Müzakere Etkin Sunumlar Stres Yönetimi nsanlar kna Etmek Kriz Yönetimi Kariyerinize Yön Vermek Üstünüzü Yönetmek Bir Çal flan flten Ç karmak

3 Görev Devretmek Her Gün Karfl laflt n z Sorunlara Uzman Çözümler

4 ISBN Delegating Work Harvard Business School Publishing Corporation, 2007 Türkçe yay n haklar Akçal Telif Haklar taraf ndan sa lanm flt r. Optimist Yay nlar Telefon: Faks : e-posta: bilgi@optimistkitap.com Optimist yay n no. : 157 Konu : fl-yönetim Çeviren : Melis nan Yay ma haz rlayan : Cemal Engin Bas m : fiubat 2009, stanbul Düzelti : Mutlu Dinçer Düzenleme : Nermin Uçar Vatan Bask ve cilt : Elma Bas m: Halkal Cad. No: 164 B-4 Blok Sefaköy - K.çekmece stanbul Telefon:

5 çindekiler Yönderin Mesaj : Görev Devretme Sanat nda Neden Uzmanlaflmal y z? 9 Görev Devretmek: Temel Bilgiler 11 Görev Devretmek Nedir? 13 Görev devretmenin amac, yararlar ve zorluklar üzerine yararl bilgiler. Görev devretmenin amac 14 Görev devretmenin yararlar 15 Görev devretme hakk nda yöneticilerin genel endifleleri 17 Görev devretmek ve yetkilendirmek 22 Görev devretme becerilerinizin gelifltirilmeye ihtiyac var m? 23 Etkin Görev Devri çin Yol Gösterici lkeler 25 Kilit görev devretme kararlar almak için stratejiler. Do ru ortam oluflturmak 26 Görev devretme yaklafl m seçmek 27 çindekier 5

6 Görev Devretmeye Haz rlanmak 31 Baflar l bir görev devretmenin zeminini haz rlamaya iliflkin fikirler. Görev devretme nedenlerinizi belirlemek 32 Hangi görevlerin devredilece ine karar vermek 32 Hangi görevlerin devredilmeyece ini bilmek 36 Görev için gerekli becerileri saptamak 37 Görevi do ru kifliyle efllefltirmek 38 Görevlendirmeyi Yapmak 43 Görevi devretmeniz için stratejiler. Görüflmeyi düzenlemek 44 Yetki vermek 49 Devredilen Görevin Takibi 51 fllerin planland gibi yürüdü ünden emin olman n yollar. Atanm fl bir görevi takip etmek 52 Destek sa lamak 55 Ters giden görev devirleriyle bafla ç kmak 56 Sorunlar ele almak 60 Tamamlanm fl bir görev üzerine derinlemesine düflünmek 64 Görev devretme becerilerini ekip liderlerine ö retmek 64 6 çindekier

7 puçlar ve Araçlar 69 Görev Devretmek çin Araçlar 71 Görev devretme becerilerinizi de erlendirmenize, görev devretmeye haz rlanman za, atanm fl bir görevi takip etmenize ve devredilmifl bir görev için personel seçmenize yard mc olacak çal flma tablolar. Kendinizi S nay n 77 Bu k lavuzda sunulan kavramlar n yararl bir özeti. Neler ö rendi inizi görebilmeniz için bu testi bir kere kitab okumadan önce, bir kerede sonra yapman zda yarar vard r. Test sorular n n do ru yan tlar 81 S kça Sorulan Sorular 85 Görev devretmekle ilgili ortak soru iflaretlerine yan tlar. Notlar 87 Akl n za gelen fikirleri an nda not etmek için kullanabilirsiniz. çindekier 7

8 Yönderin Mesaj : Görev Devretme Sanat nda Neden Uzmanlaflmal y z? Gelen kutunuz her zaman dolu mu? Sadece sizin yapabilece iniz çal flmalar yüzünden düzenli olarak fazla mesaiye mi kal yorsunuz? Bu sorulardan birini evet olarak yan tlad ysan z o halde ifl yükünüzün bir k sm n da tman zda fayda var. Görev devretmek size, astlar n za ve flirketinize pek çok avantaj sunar. Sizin için: Görev devretmek, belli beceri ve yetkilerinizi gerektiren projelere odaklanman za yönelik zaman kazand r r. Astlar n z için: Görev devretmek, bireylerin var olan becerilerini art rmalar na ve yeni beceriler gelifltirmelerine yard mc olarak motivasyonu art rabilir ve ayr ca, sizinle grubunuz aras ndaki güven ve iletiflimi güçlendirebilir. fiirketiniz için: Etkili bir görev devri, bir görevi do ru düzeydeki do ru kiflinin yerine getirmesini ve böylelikle tüm verimlili in ve üretkenli in artmas n temin eder. Bütün bu yararlar na ra men pek çok yönetici görev devrederken tedirgin olur. Neden mi? Baz lar grup ve proje üzerindeki kontrollerini yitirmekten korkar ve sorumluluktan uzaklaflaca ndan endifle eder. Zaman dar Yönderin Mesaj 9

9 olan di erleri ise, görevi bir baflkas na ö retmek için programlar nda zaman yaratmaya çal flmaktansa ifli kendileri yaparlar. Ve kalanlar da, görev devretmekten kaç n rlar, çünkü kötü deneyimler yaflam fllard r sözgelimi birisine devredilmifl bir görev çok kötü yerine getirilmifltir ya da son teslim tarihi tutturulamam flt r. Ancak, e er etkili bir biçimde görev devrederseniz, uzun vadede böylesi korkular nadiren hakl ç kar. Görev devretmekten pek çok yarar elde etmenize yard mc olacak bu k lavuz, görev devretme yaklafl m n nas l seçece inizi, baflar l bir görev devretme için nas l bir ön haz rl k yapaca n z ve devretti iniz görevleri nas l denetleyece- inizi gösterecektir. Görev devretmeyi ö renmek her ne kadar çok çal flmay gerektirse de, alaca n z karfl l k bu kilit ifl becerisinde uzmanlaflmak için harcad n z zamana ve enerjiye de ecektir. Thomas L. Brown, Yönder Thomas L. Brown, yönetim liderli i üzerine yay mlanm fl dört yüzden fazla makale yazm flt r. Liderlik üzerine ilk online kitap olan ve yirmi birinci yüzy lda liderlik görünümlerini ve duygusunu araflt ran Ateflin Anatomisi: Yeni Bir flletme Ruhunu Atefllemek (The Anatomy Of Fire: Sparking A New Spirit Of Enterprise) adl kitab n yazar - d r. Industry Week, Harvard Management Update, Financial Times baflta olmak üzere pek çok yay nda makaleler yay mlam fl ve onlarca büyük flirketi tan tm flt r. 10 Görev Devretmek

10 Görev Devretmek: Temel Bilgiler

11 Görev Devretmek Nedir?

12 Görev devretmenin temellerinde ustalaflmak için, yöneticilerin bu konu hakk ndaki genel endiflelerine ek olarak, bunun amac n ve yararlar n araflt rmakla bafllayal m. lerleyen sayfalarda ayr nt lar yla ele al - nacak bu bölümler, görev devretme becerilerinizin gelifltirilmeye ihtiyaç duyup duymad n belirlemenize yard mc olacakt r. Görev devretmenin amac En basit haliyle söylemek gerekirse görev devretmek, belli bir görevin ya da projenin bir kifli taraf ndan bir baflka kifliye atanmas n ve görevin atand kiflinin bu görevi ya da projeyi tamamlama konusunda taahhütte bulunmas n gerektirir. Bir görev verdi inizde, bir baflka kifliye yaln zca sorumluluk de il ayn zamanda belirlenmifl standartlar devam ettirme konusunda yükümlülük de aktar rs n z. Görev devretme, baflar l yöneticilerin sergiledi i en önemli becerilerden biri oldu u gibi, çok çal flan yöneticilerin genellikle ihmal etti i ya da gözden kaç rd becerilerden biridir. E er yapmak için daha az zaman ve görev atamalar n planlamak, kaynaklar düzenlemek ve yard ma ihtiyac olan insanlara koçluk yapmak için daha fazla zaman harc yorsan z, etkin biçimde görev devretmeyi biliyorsunuz demektir. 14 Görev Devretmek

13 Görev devretmenin yararlar Etkin görev devretmenin size, çal flanlar n za ve kuruluflunuza önemli yararlar vard r. Sizinle bafllayal m. Görev devretti iniz zaman, baflkalar n n da yapabilece i görevleri yap lacaklar listenizden ç kararak ifl yükünüzü ve stres seviyenizi düflürürsünüz. Bu, belli becerilerinizi ve yetkilerinize ihtiyaç duyan projelere odaklanman z için kullanaca n z zaman art r r. Ayr ca planlama, ifl analizi yapma, faaliyetleri kontrol etme, kaynaklar temin etme ve kilit insan sorunlar yla ilgilenme gibi daha üst düzey çal flmalarla ilgilenmenize imkân verir. Görev devretmek, sizinle grubunuz aras ndaki güven düzeyini de yükseltir. Güven duymak için önce güven vermelisiniz ve bunun bir yolu görev devretmektir. Görev devretmedeki mesaj fludur: Bu ifli baflaraca na güveniyorum. Bu ayn zamanda, ortak çabayla hedeflere nas l ulafl laca n herkesin ö renmesine yard mc olur. Görev devretmek, çal flanlar n zdan birini terfi ettirmeden önce onun yeteneklerini s naman n da etkin bir yoludur. E er bir çal flana bir dizi görev devrederseniz, k sa süre içerisinde bu kiflinin güçleri ve zay fl klar hakk nda iyi bir fikre sahip olursunuz. yi çal flanlar, görevlerin ve projelerin kendilerine devredilmesinden yarar sa larlar. Her görevlendirme, bir sorumlulu un nas l üstlenilece ini, iflin nas l planlanaca n ve baflkalar n n iflbirli i yapmas n n nas l sa lanaca n ö renmek için bir f rsatt r. Asl nda görev devretmek çal flan- Görev Devretmek Nedir? 15

14 lara, yönetim çal flmalar nda deneyim kazand r r. Ve insanlar gelifltirmek de sizin görevinizin bir parças d r. Görev devretmenin yararlar bafll kl tablo, görev devretmenin size, çal flanlar n za ve kuruluflunuza sa lad - bafll ca avantajlar özetlemektedir. S Z Olsan z Ne Yapars n z? Rahats zl k Verici bir Görev Devri Travis az önce grubunun, kilit önem tafl yan Jardin Emlak n gelifltirme anlaflmas n kazand n bildiren bir e-posta ald. Travis e göre, grupta projeyi yürütebilecek zaman olan birisi yoktu ve elbette ayn fley kendisi için de geçerliydi. Grubun ifl yükü üzerine k sa bir toplant dan sonra Jill, gülümseyerek Travis in ofisine damlad ve bu iflin sorumlulu unu almak için gönüllü oldu unu söyledi. Travis kuflkuluydu. Jill parlak ve hevesliydi, ama yaln zca iki y ll k deneyimi vard. Travis, Jill in ya da grubunun baflar s z oldu unu görmek istemiyordu, özellikle de bu önemli müflteri karfl s nda. Travis, bu ifli Jill e devretme riskine girmeli mi? Ya da baflka bir çözüm var m? S Z olsan z ne yapars n z? Yönderiniz, fiöyle YAPAB - L RS N Z bafll alt nda bir çözüm önerisinde bulunacak. 16 Görev Devretmek

15 Görev devretme hakk nda yöneticilerin genel endifleleri Görev devretmek baz yöneticileri tedirgin eder. Yöneticiler, grup ve proje üzerindeki kontrollerini yitirmekten korkarlar ve sorumluluktan uzaklaflmaktan endifle ederler. Bazen sadece, ifli kendilerinin yapmas n n çok daha verimli olaca na inan rlar. Ancak uzun vadede, böylesi korkular ve inan fllar nadiren hakl ç kar. Görev devretmeye karfl ç kman n yayg n gerekçeleri bafll kl tabloda sergilenen yayg n itirazlar, mant kl yan t ve fikirlerle çürütülmektedir. Görev devretmenin yararlar Kime yarar Görev devretmek nas l yarar sa lar Size Çal flanlar n za Kuruluflunuza Sizinle çal flanlar n z aras ndaki güven ve iletiflim seviyesini yükseltir Ortak grup çabas gerektiren hedeflere ulaflt r r Sizinle çal flanlar n z aras ndaki güven ve iletiflim seviyesini yükseltir Ortak grup çabas gerektiren hedeflere ulaflt r r Görevlerin do ru düzeydeki do ru kiflilere verilmesini sa layarak para kazand r r Kurumsal kaynaklar n en iyi flekilde kullan lmas n sa layarak genel üretkenli i ve verimlili i art r r. Görev Devretmek Nedir? 17