Avrupa Konutları Atakent 3 Denetim Kurulu Raporu Sıra no: 2014/2 Tarih: 30 Haziran 2014

Transkript

1 Avrupa Konutları Atakent 3 Denetim Kurulu Raporu Sıra no: 2014/2 Tarih: 30 Haziran Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu 41. Maddesi ve İstanbul İli Küçükçekmece İlçesi Halkalı 851. Ada 4 Parsel Avrupa Konutları Atakent 3 Toplu Yapı Yönetim Planı 33. Maddesi çerçevesinde, 01/02/2014 Tarihinde yapılmış olan seçimli Genel Kurul esnasında 2 yıl için seçilen yönetimin 2014 yılı Şubat-Nisan Dönemi ilk 3 aylık faaliyetlerini kapsayacak şekilde mali ve idari konular Denetim Kurulumuzca incelenmiş olup, denetim çalışmasına ilişkin açıklamalarımız aşağıdaki gibidir. 1. İncelemenin dayanağı ve raporun konusu Kat Mülkiyeti Kanunu 41. maddesi ve Avrupa Konutları Atakent 3 Toplu Yapı Yönetim Planı nın 33. maddesi hükümleri çerçevesinde Denetim Kurulumuz tarafından Ana Taşınmaz Temsilciler Kurulu nu bilgilendirmek üzere 2014 yılı Şubat- Nisan ilk 3 aylık dönemi için denetim çalışması gerçekleştirilmiş olup, işbu raporun konusunu aşağıdaki ana başlıklar oluşturmaktadır. - Mali konulara ilişkin yapılan çalışma ve bulgular - Ana gayrimenkulün yönetim tarzına ilişkin düşünce ve öneriler 2. İnceleme dönemlerine ilişkin defter tasdik bilgileri Denetim Kurulumuz tarafından yapılan çalışmaya dayanak teşkil eden yasal defterlerin noter tasdikine ilişkin bilgiler aşağıda yer almaktadır. Defterin adı Dönemi Tasdik tarihi Tasdik no Yevmiye Defteri /12/ Kebir /12/ Yapılan incelemeler 3.1. Mali konulara ilişkin yapılan çalışma ve bulgular Harcamalara ilişkin incelemeler Site yönetimi muhasebe birimi tarafından takip edilerek kayıt altında alınan harcama ve gelir kalemlerine ilişkin 3 aylık dosyaların tamamı incelenmiş, gider belgeleri görülmüş, gelir çeşitleri ve hesap yöntemleri ile ilgili bilgi alınmış olup aşağıdaki bulgular tespit edilmiştir. a. Gider pusulası ile yapılan ödemeler Belirlenen günlük ihtiyaçlar çerçevesinde, sitedeki mevcut teknik kadro tarafından yapılamayacağı anlaşılan günlük bazı konularda dışarıdan hizmet alındığı anlaşılmıştır. Alınan hizmetlere ilişkin yapılan ödemeler gider pusulası ile belgelendirilmekte ve kasadan nakit olarak hizmeti veren ilgiliye ödenmektedir. Bu esnada düzenlenen belgeler incelenmiş ve bazı gider pusulalarının ekinde hizmetin kimden ve neden alındığı konusunda yeterli açıklamanın olmadığı görülmüştür. Bu çerçevede, gider pusulası ile ödemesi yapılan günlük işler ile ilgili olarak gider pusulasının yanı sıra; - Hizmetin niteliği - Neden gerektiği - Kimin talep ettiği - Kimin onayladığı - Hizmet alınan kişinin kimliği Sayfa 1 / 10

2 gibi bilgilerin yer alacağı standart bir formun hazırlanarak bundan böyle gider pusulası eki yapılarak takip edilmesi faydalı olacaktır. Aksi durumda yapılan ödemenin niteliği anlaşılmayabilmekte ve denetimler esnasında ilave araştırma yapılması ve sorgulanmasına neden olabilmektedir. b. Mal ve hizmet alımlarına ilişkin teklif süreci 31 Mart 2014 tarih ve 2014/1 sayılı Özel Amaçlı Denetim Kurulu Raporu, tarihinde Yönetim Kurulu Üyelerine tevdi edilmek üzere imza karşılığı olarak Suat YEŞİL e elden teslim edilmiş idi. Bahsi geçen Rapor un 3.4-Satın Alma Süreçleri başlıklı maddesi; tarih ve 2 sıra no lu Denetim Kurulu Kararımızda hesap döneminin ilk üç ayının içinde olmamız ve satın alma işlemlerinin devam ettiği ve edeceği düşüncesiyle uygulama ile ilgili kontrollerimizi bir an önce yapabilmemiz adına mevcut ve 3.3 no lu maddede belirtilen potansiyel uygulama kararları çerçevesinde güncellenme ihtimali olan 2014 Hesap Dönemi İşletme Projesi çerçevesinde; yılı içerisinde yapılacak olan mal ve hizmet alımları ile ilgili olarak Yönetim Kurulu tarafından hazırlanmış bir Mal ve Hizmet Satın Alma Süreçleri yönergesi olup olmadığının sorulmasına, - varsa bir örneğinin Denetim Kurulu na verilmesinin talep edilmesine, - yok ise de 2014 yılı Nisan ayı sonuna kadar tamamlanacak olan üç aylık denetim çalışması sonuçlanana kadar bu yönergenin oluşturularak Denetim Kurulu na verilmesinin talep edilmesine karar verilmiş idi. Bu çerçevede Yönetim Kurulu tarafından Denetim Kurulumuza verilen bilgi; halihazırda uygulanan bir satın alma sürecinin olduğu ancak yukarıda bahsi geçen şekilde yazılı olarak Mal ve Hizmet Satın Alma Süreçleri yönergesi bulunmadığı şeklindedir Mart 2014 tarihlerinde gerçekleştirilen limitli denetim esnasında satın alma ile ilgili bir çalışma yapılmamış olup Yönetim Kurulu na bu konuda tarih ve 2 no lu Kararımız ile yöneltilen ve işbu raporumuz ile de tekrarlanan talebimiz ile ilgili cevabi çalışmasının tamamlanmasını müteakip gerekli denetim ve değerlendirme yapılacaktır. şeklinde ifade edilmişti yılı ilk 3 aylık hesap dönemi Şubat-Nisan ayını içermekte olup 15 Mayıs tarihine kadar tamamlanan muhasebe hesap ve mutabakat kapama işlemlerini müteakip denetim çalışmamız gerçekleştirilmiş olup, yapılan denetim esnasında konu Yönetim Kurulu na sözlü olarak hatırlatılmasına rağmen henüz bir çalışma yapılarak işbu raporumuz tarihine kadar Denetim Kurulu na verilmemiştir. İncelemelerimiz esnasında aşağıda detayları verilen bazı örnek satın alımlarla ilgili olarak da herhangi bir teklif alındığına, karşılaştırıldığına ya da değerlendirme sürecine tabi olduğuna ilişkin bir emareye rastlanmamıştır. Bu da aynı tutarlı alımlarda farklı uygulamalara neden olmaktadır. Tedarikçi Fatura no Tutar (TL) Açıklama Başaran Anahtar , Hidrolik aksam Burak Temizlik Malz , Islak kuru vakum/cila Makinesi Ömeroğulları , Elektrik malzemesi Ömeroğulları , Elektrik malzemesi NK Kimya , Malzeme Has Elektronik ve Plastik , Elektronik malzeme Gözde Elektrik , Malzeme İş bu raporumuz ile Yönetim Kurulu na bu konuda bir Mal ve Hizmet Satın Alma Süreci hazırlanması gerektiğini hatırlatırız. Raporumuzun Yönetim Kurulu na imza karşılığı tevdi edilmesini müteakip 15 gün içinde çalışmanın istenilen şekilde tamamlanarak Denetim Kurulu na tevdi edilmemesi halinde Temsilciler Kurulu nun toplantıya çağırılarak bu suretle karar alınmasının tavsiye edileceğini hatırlatmak isteriz. c. Talep fişleri b maddesinde belirtilen süreç yoksunluğu yanı sıra yapılan bazı teknik malzeme alımları ile ilgili olarak düzenlenen talep fiş lerin de de istekte bulunan personelin imzasının olmadığı görülmüştür. İncelememiz esnasında bazı prensipler sözlü olarak izah edilmiş ise de yazılı kural yoksunluğu bu tarz düzenlemelerde eksiklik olarak görülmektedir. d. Onay süreci gerektirmeyecek küçük miktardaki kasadan nakit harcamalar Yapılan inceleme esnasında Mal ve Hizmet Satın Alma Süreci kapsamında değerlendirilemeyeceği düşünülen kasadan yapılan küçük tutarlı harcamalara ilişkin de bir düzen ve prensip belirlenmesi gerektiği kanaati oluşmuştur. Bu çerçeve; gıda, eczane, kafe, taksi gibi muhtelif harcamalara ilişkin olarak alınan belgelerin bir A4 kağıda yapıştırılarak kimin, hangi Sayfa 2 / 10

3 amaçla, kimin onayıyla bu harcamayı yaptığının (örneğin; taksi fişleri için, kimin, hangi amaçla, kimin onayıyla, nereden nereye gittiği gibi) izahatının bulunması yapılan bu tarz harcamaların keyfiyeti ile ilgili kuşkuları giderecektir Gelirlere ilişkin incelemeler Reklam gelirleri Yönetim Kurulu nun belirlemiş olduğu aşağıdaki tarife çerçevesinde site içinde çeşitli reklam türlerine göre ücretlendirme yapılarak ilgililerinden siteye gelir olarak tahsil edilmektedir. REKLAM SEÇENEKLER İ POŞETLE DAİRELERE TOPLU DAĞITIM (CUMA GÜNLERİ) POŞETLE DAİRELERE ÖZEL DAĞITIM (TEK FİRMA) A3 DUYURU PANOSU A4 DUYURU PANOSU FİYATLANDIRMA MİKTARI 2,300 2, AD.BLOK DUYURU PANOLARI 28 AD.BLOK DUYURU PANOLARI REKLA M YAYIN SÜRESİ TEK DAĞITIM SMS 2,300 1 KERE ASANSÖR PANO A3 ASANSÖR PANO A4 56 ADET ASANSÖR 56 ADET ASANSÖR TUTAR (TL) DIŞARI YILLIK ANLAŞMA (TL) SİTE İÇİ TİCARİ ALANLAR TUTAR (TL) , ÜCRETSİZ YILLIK ANLAŞMA (TL) ÜCRETSİ Z TEK DAĞITIM 1, , ALINMAZ ALINMAZ ALINMA Z SİTE SAKİNLERİNE (ÖZEL DERS VS) YILLIK TUTAR ANLAŞM (TL) A (TL) ALINMAZ ALINMAZ 7 GÜN ALINMAZ ALINMAZ ALINMAZ 7 GÜN ALINMAZ ALINMAZ ALINMAZ ALINMA Z ALINMAZ ALINMAZ ALINMA Z ALINMAZ 7 GÜN 1, ALINMAZ ALINMAZ ALINMAZ 7 GÜN ALINMAZ ALINMAZ ALINMAZ 2014 yılı ilk dört aylık döneminde bu tarz reklamlardan elde edilen toplam gelir 31,300 TL olup Yönetim Kurulu adına bu konu muhasebe ve idari birimlerce yakından takip edilmektedir Kira gelirleri Avrupa Konutları Atakent 3 mülkiyetinde bulunan ticari ünitelerden Yönetim Kurulu tarafından belirlenmiş olan aşağıdaki kira bedelleri aylık düzenli olarak tahsil edilmekte ve gelir kaydedilmektedir. AYLIK DÜKKANLAR M2 Metrekare KİRA AİDAT başına ortalama kira HELİN PERDE 32 2, AVRUPA EMLAK 65 4, LOSTRA CLUP HOUSE (DERNEK) TUĞBA KURU TEMİZLEME 60 1, AVRUPA OTO YIKAMA 372 2, Sayfa 3 / 10

4 GÜLEN EMLAK 46 1, AVRUPA KAFE SİTE LOKALİ 249 2, FORUM AKADEMİ , SİGORTA ACENTESİ 33 1, FORUM AKADEMİ , PARTİ ÇUVALI ÇİĞ KÖFTECİ Toplam 23, , Görüleceği üzere bahse konu ticari alanların kira bedelleri kıyaslandığında metrekare başına ortalama bir kira bedeli hesaplanamamaktadır. Bunun sebebi Denetim Kurulumuza site sakinlerinin ihtiyacı, ticari faaliyetin cinsi, tahmini gelir seviyesi gibi bazı kriterlerin dikkate alınarak kiracı ile karşılıklı konuşulup karar verildiği şeklinde açıklanmıştır. Kanaatimizce bahsi geçen kriterler yerinde olmakla birlikte bu konuda; - site sakinleri arasında bir memnuniyet ve ihtiyaç anketinin yapılmasının - çıkacak sonuçlar çerçevesinde mevcut kira kontratlarının kontrat sürelerinin sonuna yakın hukuki gerekleri yerine getirilmek suretiyle dikkate alınmasının ve - çıkan anket sonuçları dikkate alınarak gerekirse farklı ticari faaliyette bulunabilecek kiracılar bulunması için çalışma yapılmasının doğru bir uygulama olacağı kanaatindeyiz. Yukarıda teamüle aykırı görünmekte olan Club House kira bedelinin düşüklüğünün sebebinin bir dernek olarak faaliyet gösteren spor kompleksinin faaliyetlerini sürdürebilmesi için ihtiyacı olan destekten kaynaklandığı anlaşılmaktadır. Bu uygulama Yönetim Kurulu tarafından benimsenmiş olsa da Denetim Kurulu olarak öncelikle site yaşam kalitesi açısından gerekli olan bu kompleksin sürdürülebilir bir gelir seviyesinde kalabilmesi için destek verilmeden önce ilgili derneğin kayıtlarının denetime açılarak bu durumun Temsilciler Kurulu tarafından da benimsenerek desteklenmesinin sağlanması gerektiği kanaatindeyiz. Zira, destek ihtiyacı durumunun sadece dernek yöneticileri tarafından sözlü olarak iletildiği ancak bununla ilgili herhangi kanıtlayıcı bir belge/bilgi tevsik edilmediği anlaşılmaktadır. Bahsi geçen denetim/bilgi ihtiyacı ile ilgili olarak Denetim Kurulumuzun talebi, Yönetim Kurulu nun bu durumu ilgili dernek yöneticilerine iletmesi ve denetim/bilgi ihtiyacının izah edilmesidir. Aksi durumda sadece dernek yöneticilerinin sözlü talepleri çerçevesinde ticari amaçla yürütülen bu hizmetin sürdürülebilirliği için rayicin çok altında bir kira tespit edilerek desteklenmesinin izahatı olamayacaktır. Sayfa 4 / 10

5 3.1.3 Bütçe ile ilgili yapılan incelemeler GİDER KALEMLERİ FARK TL (+/-) Bütçe Gerçekleşe Açıklama n 1 Personel Gideri 46, , İşten çıkartılan personel, raporlu olması 701, nedeniyle ücret almayan personel, işten çıkartma sonrası yerine ikame personel alınması arasında zaman olması gibi nedenlerle oluşan farktır 2 Güvenlik Gideri - 31, İdari (Yönetim Hizmetleri) Giderleri 4 Teknik ve Temizlik Sarf Malzeme Giderleri - 24, , Havuz Giderleri - 18, Tamir-Bakım- Onarım Giderleri 7 Bahçe-Peyzaj Giderleri - 17, , Elektrik Giderleri - 1, Su Giderleri - 3, Jeneratör Yakıt 12, Giderleri 11 Diğer Giderler - 9, GİDERLER TOPLAMI 49, , , , , , , , , , , , Aylık birim fiyattaki artış nedeniyle oluşan farktır 79, Yılın ilk aylarında (kış) yüksek doğal gaz tüketimi ve yılbaşı programı harcaması yapılması nedeniyle oluşan farktır 89, Artaş tarafından süregelen teknik destek sayesinde normalde ücretli olarak alınabilecek bazı tamir bakım masraflarının ücretsiz gerçekleşmesi. Yangın sistemleri, asansör, jeneratör gibi teknik ekipman yedek parça/bakım onarım harcamalarının henüz gerçekleşmemiş olması 100, Dönem olarak havuz kullanımı henüz başlamadığından beklenen harcamalar henüz gerçekleşmemiştir. 140, Asansör muayenelerine ilişkin fatura geldiğinde bu fark kapanacaktır. 16, Peyzaj ile ilgili harcamalar yeni yapılmaya başlanmamıştır. 304, Fark ihmal edilebilir düzeydedir. 58, Fark ihmal edilebilir düzeydedir. - Henüz alım yapılmamıştır. 26, Planlanan alımın erken yapılmış olmasından kaynaklıdır. Tabloda Fark TL kolonunda görülen eksi (-) değerler bütçelenenden fazla harcamaları, diğerleri de bütçelenenden az harcamaları temsil etmektedir. Denetim çalışmamız esnasında bu farkların sebepleri yukarıdaki şekilde izah edilmiş olup, Ocak-Nisan döneminde 49,416.77TL bütçe fazlası olduğu görülmüştür. Denetim kapsamımız Şubat-Nisan olmasına rağmen bütçe çalışmasının Ocak-Nisan dönemini kapsayan şekilde temin edilen bilgiler ışığında yapıldığını belirtmek isteriz. 3.2 İdari konulara ilişkin inceleme, tespit ve önerilerimiz Güvenlik Araç girişleri Sayfa 5 / 10

6 Siteye girişler prensip olarak kat maliklerinin her bir daire için satın aldıkları en fazla iki araç için otomatik geçiş cihazı ile gerçekleştirilmektedir. Bu konu ile ilgili olarak; - Mevcut otomatik geçiş sahibi araçların tespiti - İkiden fazla geçiş cihazına sahip olan dairelerin fazlalarının bilgi verilmek suretiyle geçiş hakkının iptali - İlgili dairede ikamet etmeyenler tespit edilmesi durumunda geçiş hakkının iptali gibi potansiyel olarak güvenlik zafiyetine sebep olabilecek durumların tespit edilerek işlem yapılması ve temsilciler kuruluna bilgi verilmesi gerektiği kanaatindeyiz. Ayrıca idari personel ile yapılan görüşmeler esnasında daire sakinlerinin kapı girişi için kullandıkları manyetik kartların araç girişleri esnasında güvenlik kulübelerine yakın bariyerde de kullanılabilecek şekilde teknik düzenleme yapıldığı öğrenilmiştir. Her ne kadar manyetik kart gösterilmek suretiyle araç girişi yapılması girişlere bir kayıt yaratıyor ise de bu uygulamanın otomatik geçiş kullanımına alternatif görülerek alımını azaltması endişesiyle konuyla ilgili olarak otomatik geçişi özendirici alternatif çözümler bulunmasının faydalı olacağı kanaatindeyiz Misafir araç girişleri Misafir araç girişleri esnasında sadece dairenin aranarak onay alınmasından ziyade, araç sürücüsünden kimlik alınarak aracın ön camına Misafir Araç yazılı bir kart verilmesi, giriş-çıkış saatlerinin kaydedilmesi, aracın bahsedilen daire blok a gidip gitmediğinin takip edilmesi ve gitmediyse bu konuda derhal gerekli müdahalenin yapılması gerektiği kanaatindeyiz. Özellikle kuaför, market, pastane, restoran ve kafeye gelen misafir araçlarının en azından hafta sonu kabul edilmemesi, bu konuda gelen taleplerin de geri çevrilmesi gerektiğini düşünüyoruz. Bu tarzda kabuller özellikle kuaför, restoran ve kafe bölümlerinde kontrol edilemeyen ve müdahale de edilemeyen bilinçsiz araç parklarına ve site sakinlerinin bu yerlerden yararlanma haklarının gasp edilmesine sebebiyet vermektedir Belirli saatlerde ilave güvenlik önlemleri Güvenlik şirketi ile yapılan sözleşme çerçevesinde sabah ve akşam yoğun saatlerde araç giriş-çıkışlarında sıkıntı yaşanmamasını temin etmek üzere ilave personel bulunmaktadır. Aynı yaklaşım, özellikle akşam saatlerinde site içinde bulunan Migros un önündeki araç yoğunluğu esnasında site sakinleri arasında herhangi bir problemin yaşanmasını engellemek amacıyla da gösterilmelidir. Zira, iş dönüşü aracını, geçici süre dahi olsa, başka araçların giriş çıkışlarını engelleyecek şekilde park ederek alışverişe giden site sakinleri ile aynı amaçla orada bulunan ve alışverişi tamamlayarak aracını park yerinden çıkartmak isteyen site sakinleri arasında sıkça sorun yaşanmaktadır. Araç sahiplerinin olmaması gerektiği şekilde park eden sakinlerimizin takip edilerek nereye gittiklerini gözlemlemek ve gerektiğinde derhal haber verip herhangi bir sorun yaşanmasını engellemek üzere 1 (bir) güvenlik personelinin saat saatleri arasında görev yapması gerektiği kanaatindeyiz Güvenlik kameraları Site genelinde bulunan güvenlik kameraları ana giriş ve çıkışların yanı sıra hemen her blok girişini takip edecek şekilde konuşlandırılmıştır. Ancak, kapalı otoparklarda blok girişlerini takip edenler haricinde kamera bulunmamakta ve otoparkın genelinde meydana gelen ufak çaplı çarpma-sürtme ya da kasti bazı zarar verici davranışlar takip edilememektedir. Son zamanlarda bazı blokların otopark girişlerindeki manyetik kapıların üst üste ciddi şekilde zorlanarak maddi zarar verildiği, asansörlerdeki tabelaların söküldüğü ve bu davranışların da hangi daire sakini tarafından yapıldığı tespit edilememektedir. Bu gibi medeniyet dışı davranışların takip edilebilmesi ve gerektiğinde zararın derhal rücu edilebilmesi için otoparktan girildikten sonraki manyetik kapı ile otoparktan site altına giriş arasındaki boşluğa ve ayrıca B-2 katı asansörlerin bulunduğu alanı da gözleyecek şekilde kamera sisteminin genişletilmesi gerektiği kanaatindeyiz. Ayrıca ana sisteme bağlı olmasa bile asansörlerde kayıt yapabilen kamera konması faydalı olacaktır. Yanı sıra, bazı blok aralarının kamera kapsamı dışında kalması nedeniyle münferiden yaşanmış ve adli vaka olarak değerlendirilebilecek nitelikteki vukuatlar söz konusu olduğu bilinmektedir. Bu olumsuz örneklerin de göz önüne alınarak eksikliklerin süratle giderilmesi gerektiğini düşünüyoruz Spor sahalarının kullanımı Sitemiz spor alanları oldukça modern ve birden fazla spor aktivitesine imkan verecek şekilde düzenlenmiştir. Yönetim Kurulu nun, bu alanların sadece site sakinleri tarafından kullanılmasına yönelik tedbirleri alması gerekmekte olup, sitemizde yaşayan sakinlerimizin dışarıdan grup şeklinde arkadaş getirerek özellikle halı saha maçları gibi toplu aktivitelerle diğer site sakinlerinin haklarını gasp etmeleri engellenmelidir. Münferiden de olsa bu tarz olaylar duyulmakta olup güvenlik birimlerinin müdahale edemediği bilinmektedir. Sayfa 6 / 10

7 Havuzların kullanımı Sitemizde ortak kullanıma açık bulunan dört havuz alanı bloklar arasında paylaştırılmış ve kullanıma ilişkin bilgi site sakinleriyle paylaşılmıştı. Ancak, 2013 yılı yaz ayı süresince bu havuzların kullanımları esnasında yaşanan olumsuz olaylar, bu konuda yoğun dönem başlamadan Yönetim Kurulu tarafından ciddi ve takip edilebilir kararların alınmasını gerektirmektedir. Bunlar; - Havuz girişlerinde manyetik kart göstermeksizin turnikeden geçilmesinin engellenmesi, turnike sistemi yetersiz kalıyorsa buna ilişkin yeni düzenleme yapılması, - Bir kişinin bir manyetik kart ile birden fazla kişiyi havuza almasının engellenmesi - Bu kontrolü yapacak olan personelin muhtemel itiraz ya da diğer cebri davranışlar karşısında gerekli önlemleri derhal alması üzere bir aksiyon planı üzerinde mutabık kalınması ve bunun muhakkak uygulanması - Bu konuda ısrarcı olmayan ya da kuralları uygulamaktan imtina eden personel ile ilgili idari işlem yapılması - Yönetim tarafından konulmuş kurallara uymak konusunda zorluk yaşayan site sakinleri ile ilgili önce sözlü uyarı sonrasında da süreklilik arz etmesi halinde genel düzeni bozucu davranış nedeniyle adli işlem yapılacağının kendisine belirtilmesi ve bunun uygulanması - Bu kişilerin tespit edilerek gerektiğinde hakim müdahalesi ve hatta gerekli yargı yolları kullanılarak açık artırma yolu ile dairesinin satın alınması konusunda gerekli işlemlerin derhal ve geciktirilmeksizin yapılarak site genel ahenk ve düzeninin korunması - Havuzların kullanımındaki temel insani, ahlaki ve toplumsal kuralların uygulanması gerektiği konusunda güvenlik personelinin bilgilendirilmesi ve bunları takip etmeleri konusunda bilinçlendirilmeleri şeklinde sıralanabilecek olup bu tarzda sıkı takip uygulamaları sitemizin kaliteli yaşam standartlarını medeni seviyelerde tutacaktır Otopark kullanımı ve yanlış park edenlerin durumu Site genelinde yeterli kapalı otopark alanı bulunmasına rağmen binaların önüne keyfi şekilde park ederek karşılıklı araç geçişini engelleyen az sayıda site sakini bulunduğu ve bu sakinlerin kimler olduğu bilinmektedir. Müteaddit defalar sözlü ve yazılı uyarılmalarına rağmen bu davranışlarından vazgeçmeyen ve site sakinlerine kasıtlı rahatsızlık veren bu şahısların uzun süren ve sonuçsuz kalan uyarı süreçleri yerine gerekli yargı yolları kullanılarak açık artırma yolu ile dairesinin satın alınması ve sitemizin ahengini bozan bu şahısların süratle bertaraf edilmesi konusunda gerekli işlemlerin derhal ve geciktirilmeksizin yapılarak site genel ahenk ve düzeninin korunması gerektiği inancındayız. Ana Taşınmaz Temsilciler Kurulu ilk resmi toplantısında bu konunun gündeme alınarak gerekli işlemlerin başlatılması gerektiği kanaatindeyiz Club House Dışarıdan Üye Kabulü ve Dernek Üyeliği Talepleri Dışarıdan Üyelik Yönetim Kurulu nun 3 Mayıs 2014 tarih ve 30 no lu kararındaki 1. Maddede Club House dernek yönetiminin gelir sistemi çevirmeye yetmediği ve dışarıdan üye alarak sorunu çözme isteği üzerine durum değerlendirilmiştir. Bu değerlendirmenin sonucunda komşumuz Acıbadem Hastanesi doktor ve üst düzey yöneticilerinin talepleri üzerine üyelikler kabul karar verilmiştir şeklinde bir ifade aynen yer almaktadır. Denetimimiz esnasında yapılan görüşmemizde de alınan bilgiye göre bu raporun maddesinde bahsi geçen aynı nedenlerle bu kararın alındığı anlaşılmaktadır. Bu karar ile ilgili olarak Denetim Kurulumuzca oluşan kanaat çerçevesinde aşağıdaki soruların cevaplandırılması gerekmektedir; - İş bu raporun Yönetim Kurulu na tevdi tarihi itibariyle Acıbadem Hastanesi personelinden kaç kişi Club House a üye olarak kaydedildiği - Üye olan var ise bu kişilere araç giriş izni verilip verilmediği, - Araç giriş izni verildiyse giriş esnasında Club House üyelik kart mı yoksa site giriş kartı mı gösterdiği (ya da uygulama ne ise detay bilgi) - Araç giriş çıkışlarının spordan ziyade park yerini kullanmak şeklinde olup olmadığının tespitine yönelik bir takibin yapılıp yapılmadığı, - Böyle bir takip yapılıyor ise bunların kayıtlarını kimin ve nasıl tutulduğu, - Bu güne kadar bu şekilde bir tespit yapılıp yapılmadığı, konularının detaylı şekilde temsilciler kuruluna izah edilmesi gerektiği kanaatindeyiz. Bu talebimizdeki esas amacımız; - Bir güvenlik zafiyeti var olmadığı ve gerekli önlemlerin alındığı, - Sadece site sakinlerinin kullanımı amacıyla yapılmış ve site yönetimince kiraya verilen Club House da site sakinlerinin, özellikle yoğun kullanım saatlerinde, hak gaspına maruz kalmadıkları, - Site otoparkının genel otopark amaçlı kullanılmadığı Sayfa 7 / 10

8 konularının açıklığa kavuşturulmasıdır Dernek üyeliği Club House isimli, binası sitemiz mülkiyetinde olan spor kulübü Avrupa Konutları Atakent 3 Kulübü Derneği tarafından işletilmektedir. Bahsi geçen alan içerisinde bulunan spor teknik malzemeleri sitemiz sabit kıymetleri arasında yer almamaktadır. Buradan hareketle, bahse konu tesisin içinde bulunan spor malzemelerinin Avrupa Konutları Atakent 3 Kulübü Derneği mülkiyetinde yer aldığı düşünülmektedir. Her ne kadar tarihinde İstanbul Valiliği İl Dernekler Müdürlüğü B.05.0.DDB sayılı yazısı ile tasdik edilen Tüzük ün 3 no lu maddesinde özel bir şart görülmemiş olsa da, sitemiz sakinleri dernek üyeliği başvuruları, dernek yönetimince kanuni süreler içinde yanıtlanarak reddedilmiştir. Kanaatimiz, bu tesisin oldukça avantajlı koşullarda hizmet verdiği, tesis içindeki olanakların kalite itibariyle oldukça yüksek olduğu ve bu çerçevede hizmet vermesini teminen maddi manevi desteklenmesi gerektiği yönündedir. Ancak, gerek gerekse no lu maddelerde bahsi geçen konularda bilgi yoksunluğu, bilgi edinilmesi amacıyla dernek üyeliği çabalarının da geri çevrilmesi bu konuda site temsilciler kurulunda haklı soruları beraberinde getirmektedir. Bu çerçevede, Yönetim Kurulu nun yukarıdaki konularda herhangi bir tereddüde mahal vermeyecek şekilde gerekli izahatları vermesinin gerekli olduğu kanaatindeyiz. Ayrıca blok temsilerinden 2 kişinin, yönetim kurulu ve denetim kurulu üyelerinden 1 er kişi olmak üzere 4 kişinin derneğin doğal üyesi haline getirilmesi şeffaflık ilkesi gereği kuvvetle tavsiye ediyoruz Bilgi alışverişi Fiziki ve teknolojik olarak her türlü imkana sahip olan ve gerektiğinde de site sakinlerini, daire sahiplerini, kiracıları, temsilciler kurulu üyelerini bu olanakları kullanarak bilgilendirme kapasitesine sahip Yönetim Kurulu nun faaliyetleri ile ilgili olarak, her ne kadar kanuni zorunluluğu olmasa da, karşılıklı iyi niyet, anlayış ve saygı kuralları çerçevesinde kendi belirleyeceği aralıklarla; - bazı konularda görüşlerini almak, soruları yanıtlamak, - yönetimin işini kolaylaştıracak şekilde ve bilgi noksanlığı nedeniyle gereksiz tepkilere yol açmadan alınan karar ve uygulamalar hakkında bilgi vermek amacıyla Temsilciler Kurulu Üyeleri ile en kısa sürede toplantı yapmasının kaçınılmaması gereken bir gereklilik olduğu kanaatindeyiz Temizlik ve atık yönetimi ve bakım/teknik hizmetlerden memnuniyet Denetim çalışmamız esnasında, alınan tasarruf tedbirleri çerçevesinde blokların temizliğinden sorumlu olan personel sayısında azaltma yapıldığı bildirilmiş idi. Bu çerçevede bazı bloklarda genel temizlik konusunda şikayetler alınmaktadır. Bu konuda münferit olaylar karşısında idari personelin hemen hareket edebilmesi için gerekli tedbirlerin alınması gerektiği kanaatindeyiz. Ayrıca, atık yönetimi konusunda bilinci geliştirmek ve atık ayrımının daha kolay ve hızlı yapılabilmesini temin etmek amacıyla katlarda bulunan çöp kova alanlarına cam ve plastik atıkların ayrı atılabileceği ilave kutuların konulması tavsiye edilmektedir. Dairelerde ve bloklarda oluşan sorunlar ile ilgili site teknik personeli veya taşeronlar tarafından kat maliklerine ya da kiracılara verilen küçük onarım ve bakım vb hizmetlerinin tamamlanması sonrası, alınan hizmetin ve personelin değerlendirilebileceği bir memnuniyet formunun oluşturulması verilen hizmetlerin kalitesinin ve memnuniyetin ölçülmesinin faydalı bir uygulama olacağı kanaatindeyiz sayı 2014/1 sayılı raporumuz ile sorulan soruya yanıt Bilindiği üzere Denetim Kurulumuzca yapılmış olan inceleme esnasında bütçede Diğer Giderler kalemi altında görülen harcamaların belgelerine örnekleme metoduyla bakılmış ve yapılan harcamaların; ortak alan temizlik, tamir, bakım, teknik malzeme giderleri, sarf malzemeleri alımı, güvenlik ve demirbaş alımları ile alakalı olağan harcamalar oldukları görülmüş idi. Ancak, detay belge incelemesi esnasında aşağıdaki demirbaş harcamalarının Avrupa Konutları Atakent 3 Sitesi bütçesi çerçevesinde yapılıp yapılmaması gerektiği konusunda tereddüde düşülmüş ve aşağıda liste halinde verilen toplam ,21 TL harcama ile ilgili olarak Artaş İnşaat ın konut teslimatı esnasında hazır halde Site Yönetimine teslim etmesi gereken demirbaş mahiyetinde unsurları içerip içermediğinin kontrolü ile ilgili olarak gereğinin yapılması ve Denetim Kurulumuza bilgi verilmesi üzere Avrupa Konutları Atakent 3 Yönetimine bu bilginin arz edilmesine karar verilmiş idi. Sayfa 8 / 10

9 Cari ekstre tarih Tedarikçi Açıklama Tutar (TL) Atitek Elekt. Sis. San. Ve Tic. A.Ş. Geçiş Kontrol Atitek Elekt. Sis. San. Ve Tic. A.Ş. Kart Okuma Alt , Işılmak Dağ. Ve Paz. Ltd. Şti. Şezlong-Sehpa Işılmak Dağ. Ve Paz. Ltd. Şti. Şezlong Işılmak Dağ. Ve Paz. Ltd. Şti. Şezlong-Sandalye Zengin Çadır Teks. San. ve Tic. Şemsiye Takımı Zengin Çadır Teks. San. ve Tic. Şemsiye Takımı Zengin Çadır Teks. San. ve Tic Zengin Çadır Teks. San. ve Tic Zengin Çadır Teks. San. ve Tic. 40 Adet Şemsiye Adet Şemsiye Mermer 885 Toplam ,21 Bahsi geçen sorumuza cevaben Artaş İnşaat Sanayi ve Ticaret A.Ş. ( Artaş ) tarafından tarihinde imza edilen ve tarih ve 168 sıra no ile site yönetimi tarafından kayıtlara alınan ön yazı (Ek.1) ile tarafımıza denetimimiz esnasında tevdi edilen yazıdan hareketle bazı ilave tereddütlerimiz hasıl olmuştur. Bunlar sırasıyla aşağıdaki şekilde olup, Yönetim Kurulu nun cevabi açıklamalarına ihtiyaç duyulmaktadır. a. Yukarıda bahsi geçen yazının Açıklamalar kısmının 2. Maddesinde.site için kart okuma, şezlong sehpa, şemsiye vs. ürün bedellerinin Artaş İnşaat San. Tic. A.Ş. tarafından ödenmeyip, site ortak bütçesinden ödendiği.. ifadesinde kart okuma ile ilgili yapılan masraflar denetim kurulumuzca özellikle belirtilmiş olmasına rağmen yazının devam eden 3. ve 4. maddelerinde sadece şezlong, sehpa, şemsiye gibi taşınabilir nitelikte malzemelere atıfta bulunularak şartnameye uygun hareket edildiği ve bu çerçevede de Emlak Konut GYO A.Ş. tarafından kabul edildiği izah edilmiştir. Bu cümleden hareketle, Emlak Konut GYO nun inşaatı kabulünde Artaş tarafından teslim öncesinde yapılmamış ancak sonradan karar verilerek yapılan kart okuma sisteminin dahil olmadığı anlaşılmaktadır. Ayrıca, TL tutarında yüksek bir harcama oluşturan kart okuma sisteminin değişim kararı ile ilgili yönetim kurulu karar defterinde herhangi bir karar da yer almamaktadır. Bu nedenle Denetim Kurulumuzun bu konudaki değerlendirmesi ve kanaati değişmemiş olup harcamanın Artaş tarafından üstlenilmesi gerektiği düşünülmektedir. Artaş ın talebimize tekrar menfi bir cevap vermesi durumunda yasal yollara başvurmak üzere ivedilikle ihtar çekilmesi tavsiye olunur. b. Ayrıca, yapılan şemsiye, şezlong ve sehpa alımlarının fatura detayları incelendiğinde bahsi geçen taşınabilir kıymetlerin bir kısmı renk itibariyle kahverengi ve minderli olup sitemiz genelinde kullanılan açık alan havuzlarında bu tarzda malzemeler bulunmamaktadır. Kahverengi şezlong, şemsiye, minder, sandalye ve sehpalar Club House açık ve kapalı havuz alanlarında kullanılmaktadır. Buradan hareketle, ortak kullanım alanı olmayan, üyelik aidatı ile girilip kullanılabilen ve hatta malzemelerinin ekseriyeti de işletmeci derneğe ait olan bu yerler için yapılan harcamaların neden site bütçesinden karşılandığı açıklamaya muhtaçtır Devam eden tazminat davası süreci Sitemiz sakinlerinden birine ait olan bir motosikletin sitemiz kapalı otoparkından çalınması sonrası ilgili mağdur tarafından açılan tazminat davası, İstanbul 6. Tüketici Mahkemesi tarafından görülmektedir. Davaya taraf her ne kadar (davalı) Burga Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti. ise de sitemiz yönetimine yapılan tebligatta Avrupa Konutları Atakent 3 Site Yönetimine de davalı sıfatıyla hitap edildiği görülmüştür. Bu çerçevede, ilgili hukuk müşavirimizden bahsi geçen davanın olası sonuçları çerçevesinde sitemiz yönetiminin bir tazminat ödemeye mecbur kalıp kalmayabileceği, kalınacak ise bu tazminatın kimin tarafından karşılanması gerektiği, kısacası sitemize mali bir yük getirip getirmeyeceği konusunda bilgi verilmesi gerektiği kanaatindeyiz Ticari İşletmelerin Düzenlemeleri Site dahilindeki ticari işletmelerin site planında görünen mevcut alanları aşan şekilde çeşitli kalıcı ve geçici düzenlemeler yaptığı sakinlerden gelen bilgi ve kendi tespitlerimiz ile gözlenmiştir. Özellikle site planlarında yer almayan ve duvar Sayfa 9 / 10

10 örmek şeklinde kalıcı nitelikte, Migros ve Kuaförün arka boşaltma yolunu kapatır şekilde yapılan taşmalar çöp kamyonu ve mal getiren kamyonların giriş-çıkışında sorun yaratmaktadır. Nitekim çöp kamyonunun giriş çıkışı için ilgili alana bir bariyer yapılmış ancak sonra tekrar kaldırılmıştır. Bu taşmaların imara uyumlu olup olmadığı ve şikayet durumunda sitenin imar durumu için bir risk yaratıp yaratmadığının açıklığa kavuşturulması gerekmektedir. Ayrıca kalıcı nitelikte olmayan ancak ilgili işletmeye ek fayda sağlayan tente, camekân gibi düzenlemeler için bir onay mekanizması oluşturulması gerekliliği olduğu görülmektedir. Kat maliklerinin kendi dairelerinde yapacağı düzenlemeler sınırlandırılmışken bu durum uygulama farklılığı oluşturmakta, özellikle ileride teraslı dairelerde yapılacak olası düzenlemelere müdahale şansını azaltmaktadır Evrakların tertip ve düzeni Yapılan ara denetim çalışmalarımıza ilişkin özel notlarımız şu şekildedir; - Denetimimiz esnasında istenilen her türlü bilgi ve belge eksiksiz olarak tarafımıza verilmiştir, - Yapılan mali evrak denetimleri esnasında ilgili aylık dosyaların çok düzenli olduğu ve aranan her türlü evraka hemen ulaşılabildiği görülmüştür, - Bütçe takibine ilişkin Excel dosyaları karşılaştırmalı olarak ve aylar itibariyle detaylı şekilde düzenli olarak takip edilmektedir, - Bu düzen ve tertibin Muhasebe Şefi Murat Günebakmaz tarafından bizzat sağlandığı ve bu nedenle kendisinin takdir edilmesi gerektiği düşünülmektedir. 4. Sonuç Denetim Kurulumuzca gerçekleştirilen denetim çalışması ile ilgili olarak; - Hazırlanan bu raporun Denetim Kurulu Üyelerince imzalanarak Denetim Kurulu Karar Defteri ne yapıştırılmasına, - Hazırlanan bu raporun bir kopyasının Yönetim Kurulu na ya da Yönetim Kurulu Üyelerine iletilmek üzere Site Müdürü ne imza karşılığı verilmesine, - Ana Taşınmaz Temsilciler Kurulu Üyeleri nin bilgilendirilmesi amacıyla gerekli dağıtımın yapılmasını teminen Yönetim Kurulu ndan gereken desteğin talep edilmesine, - Ana Taşınmaz Temsilciler Kurulu Üyeleri nin durumdan haberdar olmaları için Yönetim Kurulu ndan bu gruba toplu SMS gönderiminin talep edilmesine - Mümkün olan en kısa sürede Ana Taşınmaz Temsilciler Kurulu Üyeleri ile bilgilendirme toplantısı yapılmasının tavsiye edilmesine karar verilmiştir. Murat Çolakoğlu Sezer Öztür Görkem Çokçetin Sayfa 10 / 10