Prof. Dr. İhsan Efeoğlu

Transkript

1 Prof. Dr. İhsan Efeoğlu ATATÜRK ÜNİVERSİTESİ Mühendislik Fakültesi Makine Müh. Bölümü Erzurum :00 1

2 1-Giriş 1. Doğru proje fikrinin oluşturulması ve uygun fon kaynağının tespit edilmesi, 2. Ortaklık ve konsorsiyum oluşumu dahil projenin her yönüyle geliştirilmesi, 3. İlgili fon sağlayıcıya proje başvurusunun yapılması, prosedürlerinin takibi, projenin yönetilmesi, 2

3 Proje teklifinin teknik, bilimsel ve mali kısmının bütünüyle oluşturulması: 1. Dünyadaki mevcut durumun incelenmesi 2. Proje kapsamında bütün içeriğin uygun biçimde şekillendirilmesi ve anlatılması 3. İş-zaman çubuk grafiği / İş paketleri 4. İş paketleri arasındaki ilişki 5. Proje yönetim yapısı 6. Proje bütçesinin oluşturulması 7. Proje ortaklarının bilgilerinin toplanıp derlenmesi 8. Proje teklifinin sunulması (elektronik ve ıslak imzalı) 3

4 Proje Yönetim Süreçleri: (sistem mühendisliği açısından) 1.Başlangıç Süreçleri, 2.Planlama Süreçleri, 3. Sunma Süreci (1001? 1007?) 4.Yürütme Süreçleri, 5.İzleme ve Kontrol Süreçleri, 6.Kapanış Süreçleri 4

5 Proje Maliyet Yönetimi: Proje Maliyet Yönetimi; Projenin onaylanan bütçe çerçevesinde tamamlanabilmesi için: maliyetlerin planlanması/tahmini, bütçelenmesi, finanse edilmesi, fonlanması, yönetilmesi ve kontrolü süreçlerini içerir. 5

6 1. Proje Maliyet Yönetiminin Planlanması Çevresel işletme faktörleri, Organizasyon kültürü ve yapısı maliyeti etkileyebilir. Pazar şartları, bölgesel ve küresel pazarda hangi ürünlerin, hizmetlerin ve sonuçların bulunduğu, Birden fazla ülkeden kaynaklanan döviz kurları, Organizasyonel süreç varlıkları, Mali kontrol prosedürleri (çalışma sürelerini raporlama, gerekli harcamaların gözden geçirilmesi, sözleşme hükümleri) 6

7 Proje Maliyet Yönetiminin Planlanması (devam) Uzman Görüşü, Analitik teknikler, Projenin finansmanı için stratejik seçeneklerin belirlenmesini de gerektirebilir. Bu seçeneklerden bazıları kendi öz kaynaklarına dayalı finansman (ayni-nakti), Dış kaynaklı finansman sayılabilir. Toplantılar, Proje ekibi/ekipleri maliyet yönetimi planını geliştirmek/gözden geçirmek için planlama toplantıları yapabilir. 7

8 Proje Maliyet Maliyet Kontrolü Şunları İçerir; 1. Onaylanmış bütçe değişimine yol açan faktörlerin etkilenmesi, 2. Tüm değişiklik taleplerinin vakitlice yerine getirilmesinin sağlanması, 3. Gerçekleşen değişimlerin gerçekleştikleri anda ve gerçekleştikleri şekilde yönetilmesi, 4. Harcamaların dönem içinde izin verilen bütçe değerini aşmamasının sağlanması, 5. Çalışma performansının harcanan fonla karşılaştırılarak izlenmesi, 6. Tüm proje paydaşalrının onaylanmış değişikliklerden ve bunlara bağlı maliyetlerden haberdar edilmesi, 7. Beklenen bütçe aşımlarının kabül edilebilir sınırlara çekilmesi 8

9 Bütçenin Belirlenmesi: Bütçenin Belirlenmesi; Onaylanmış bir maliyet çizgisi belirlemek üzere herbir aktivitenin ya da, çalışma iş paketlerinin (İP)** tahmini maliyetlerinin bir araya toplanması sürecidir. Bu süreç; proje performansının izlenebilmesini ve kontrol edilmesini sağlayan maliyet temel çizgisini belirler. ** : Projenin aktivitelerini, kilometre taşlarını, çalışma paketlerini ve mali-bilimsel/teknolojik hedefler için planlanan başlangıç ve bitiş tarihlerini içerir. 9

10 YASAL DAYANAK: 278 sayılı Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu Kurulması Hakkındaki Kanunun 16 ncı maddesi hükmü gereğince Maliye Bakanlığı ile TÜBİTAK ın müştereken hazırladığı: TÜBİTAK Kaynaklarından Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ile Özel Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanmasına ve TÜBİTAK Tarafından Yürütülen Dış Destekli Projelerin Harcamalarının Gerçekleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller 10

11 Projelerin yürütülmesinde ve harcamaların gerçekleştirilmesinde hangi mevzuata uyulacaktır? Kamu Ar-Ge Projelerinde: TÜBİTAK Kamu Kurumları Ar&Ge Projeleri Destekleme Programı Projeleri ile TÜBİTAK Birimlerince Yürütülen Projelere İlişkin Yönetmelik TÜBİTAK Kamu Kurumları Araştırma Projelerini Destekleme Programı Kapsamındaki Projelere İlişkin İdari ve Mali Esaslar TÜBİTAK Kaynaklarından Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ile Özel Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanması ve TÜBİTAK Tarafından Yürütülen Dış Destekli Projelerin Harcamalarının Gerçekleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller TÜBİTAK Araştırma-Geliştirme Projelerine Ait İhale Esasları Proje Destekleme Sözleşmesi Diğer Projelerde: TÜBİTAK Proje Teşvik ve Destekleme Esaslarına İlişkin Yönetmelik TÜBİTAK Hızlı Destek Programı Esasları TÜBİTAK Bilimsel ve Teknolojik İşbirliği Ağları ve Platformları Kurma Girişimi Projeleri (İŞBAP) Destekleme Programına İlişkin Esaslar Araştırma Projelerinde Uygulanacak İdari ve Mali Esaslar Uluslararası Projelerde, İkili İşbirliği Anlaşma Metinleri TÜBİTAK Araştırma-Geliştirme Projelerine Ait İhale Esasları Proje Destekleme Sözleşmesi 11

12 1601-TÜBİTAK YENİLİK VE GİRİŞİMCİLİK ALANLARINDA KAPASİTE ARTIRILMASINA YÖNELİK DESTEK PROGRAMI UYGULAMA ESASLARI 12

13 13

14 TANIMLAR: Müşteri (Kamu Ar-Ge) Ar-Ge ye dayalı çözüme ihtiyacı olan, Proje yürütücüsü kurum/kuruluşları belirleyen, Bu kurum ve kuruluşlarla protokol yapan, Projeyi ve beklenen sonuçlarını tanımlayan, Proje çıktılarını kullanmayı taahhüt eden, TÜBİTAK a destek başvurusunda bulunan, Öneri Formunu ve Sözleşmesini imzalayan, Projeyi TÜBİTAK ile eşgüdümde izleyen Kamu kurumu/kuruluşudur. Proje Yürütücüsü (1001): Sözleşmeye taraf olan ve proje yazma, yürütme beceri ve deneyimine sahip, projenin bilimsel, teknik, idari, mali ve hukuki her türlü sorumluluğunu taşıyan ve yazışmaları yapan araştırmacıyı, Proje Yürütücüsü (Kamu Ar-Ge)(1007): Proje Yürütücüsü Kurum/Kuruluş tarafından proje faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla görevlendirilen ve proje yürütme sorumluluğunu taşıyan kişiyi veya kişileri ifade eder. Proje Yürütücüsü Kurum/Kuruluş: Proje Personeli: 14

15 Araştırmacı / Yardımcı Personel / Danışman / Bursiyer Proje Yürütme Grubu (PYG) (Kamu Ar-Ge) (1007): Projenin birden çok Proje Yürütücüsü Kurum/Kuruluş ile birlikte gerçekleştirilecek olması durumunda; Tüm Proje Yürütücüsü Kurum/Kuruluşların temsil edildiği, Projenin bilimsel ve teknik olarak sözleşmeye uygun sekilde yürütülmesinden, Projeye ilişkin raporların verilmesinden, hazırlanmasından ve sunulmasından, Harcamaların projenin gereklerine uygunluğunun sağlanmasından, Sorumlu olan ve sadece Proje Yürütücülerinden oluşan grubu, Proje Yöneticisi (Kamu Ar-Ge) (1007): Projenin birden çok proje Yürütücüsü Kurum/Kuruluş ile birlikte gerçekleştirilecek olması durumunda PYG tarafından seçilen, PYG adına idari sorumluluk taşıyan, PYG yi (tüm proje yürütücüsü kurum ve kuruluşları) temsilen yazışmaları yapan kişidir. 15

16 Harcama Yetkilisi : Kamu Projelerinde, kurum/kuruluşun projeden sorumlu olmak üzere sözleşmeye yürütücü kuruluş adına imza atan yönetici ve/veya üst yönetici tarafından belirlenen kişi. Diğer projelerde, proje yürütücüsü Gerçekleştirme Görevlisi: / İhale Yetkilisi: Muhasebe Yetkilisi: Desteklenmesi uygun bulunan projeler için,, Projenin Yürütüldüğü Kurumun Muhasebe Yetkilisi tarafından her bir proje ve/veya projeler için hesap açılır ve banka hesap numaraları TÜBİTAK a bildirilir. Tipik SSSlar: 1. Hangi bankalarda proje hesabı açılacak? Kamu Gelişme raporu dönemine ait kullanılamayan ödenek ne olacaktır? İzlenecek 3. Proje tamamlandığında hesapta artan para ne olacaktır? TÜBİTAK a iade 4. En fazla ne kadar ön ödeme alınabilir? 25,000 TL 5. Ön ödeme talepleri nasıl yapılır ve nereden alınabilir? Ön ödeme talepleri, Proje Yürütücüsü tarafından veya görevlendireceği mutemet(ler) tarafından proje hesabındaki ödeneğe bağlı olarak ve harcama kalemi (ekonomik sınıflandırma kodu) belirtilmeksizin toplam tutar üzerinden Birime yapılır. Talep edilen ön ödeme, Birim tarafından projeye ait özel hesaptaki ödenek kontrolünü müteakip, harcama yetkilisi tarafından onaylandıktan sonra muhasebe yetkilisince dört işgünü içerisinde proje hesabından, ilgililerin banka hesabına aktarılır 6. Mahsup nasıl Yapılacak? / Artan Para ne yapılacak? / Ön ödeme üzerinde harcama yapılırsa ne olacak? / Kaç kere ön ödeme alınabilir? / Zamanında kapatılmayan ön ödeme? 16

17 Projelerin yürütülmesinde ve harcamaların gerçekleştirilmesinde hangi belgeler kullanılacaktır? o Gerçekleştirme Görevlisi Atama onayı, o Ön Ödeme (Avans ) Talep Formu o Avansla ilgili harcama talimatları o Ön Ödeme (Avans ) Mahsup Formu o TÜBİTAK Gecici Gorev Yollugu Bildirgesi o Burslu öğrenci formları o Özel Araç Kiralama Belgesi o SSK'lı Çalıştırma Bilgi Formu o Doğrudan Temin için Görevlendirme Onayı o Doğrudan Temin Alımı Talep Formu o Teklif Formu o Tubitak Alımları Yaklaşık Maliyet Tutanağı o Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı o Tubitak Alımları Doğrudan Temin Onayı o Ödeme Belgeleri 17

18 Tipik SSSlar (devam): 7. Faturalar kimin adına düzenlenecek? Atatürk Üniversitesi, TÜBİTAK-MAG 105M Doğrudan temini kim yapcak? Harcama Yetkilisi / Görevlendireceği personel 9. Doğrudan temin nasıl gerçekleştirilecektir? 10. Doğrudan temin yoluyla yapılacak satınalmalarda yazılı veya en az 3 teklif alınması zorunlu mudur? 11. İhale nasıl gerçekleştirilecektir? 12. İhale komisyonu kimlerden oluşacak? 13. İdari ve teknik şartname kim tarafından hazırlanacak? 14. İhale nasıl sonuçlandırılacak? 15. Alınan mal ve hizmetlerin kabulü için komisyon oluşturulacak mı? Kimler olacak? 16. Alınan malzeme nereye kaydedilecektir? 17. Proje sonunda Müşteriye devredilecek dayanıklı taşınır ların ayniyat kayıtları nasıl yapılacak? 18. Projelerde kabul edilen malzeme veya hizmetin tür ve niceliğinin değiştirilmesi yapılabilir mi? Projelerde teklif edilen malzeme/hizmetin tür ve niceliğinin değiştirilmemesi esas olmakla birlikte, zorunlu olması halinde, buna ilişkin gerekçeli başvuru, müşteri uygun görüşü, TÜBİTAK ın onayı ile karara bağlanır. Bu karar, TÜBİTAK tarafından ilgililere bildirilir. 18

19 Tipik SSSlar (devam): 19. Toplam ödeneği değiştirmeden, proje bütçesinde öngörülen bir mal veya hizmet yerine öngörülmeyen yeni bir mal ve hizmet alımı yapılabilir mi? Genel olarak bu tür talepler uygun görülmemektedir. Fakat Ek ödenek hangi durumlarda ve nasıl istenebilir? Kur artışı veya mücbir sebeplerden kaynaklanan ödenek yetersizliği durumunda / Araştırmanın gerektirdiği yeni bir mal veya hizmet alınması ihtiyacı durumunda 21. Proje personeline ne ödenir? Kamu çalışanı ise; Proje Teşvik İkramiyesi (PTİ), Projeye alınacak personel ise; Sözleşmede belirlenen aylık ücret. 22. Kişiye bir ayda ödenebilecek PTİ miktarları ne kadardır? (Kamu Ar-Ge Projeleri) Kamu personeli olarak projede yer alan kişilere bir ayda aldığı ücretin % 75 ini geçmemek kaydıyla TÜBİTAK tarafından belirtilen üst limitlerde, PTİ (brüt) ödenebilir: Proje Yöneticisi : TL/ay Proje Yürütücüsü : TL/ay Diğer Proje Personeli : TL/ay Zamanının % 40 ını projeye ayıran kamu personelinin projeye katkı oranı tam olarak kabul edilir. Bu kişilere verilecek PTİ, kişinin bir ayda ödenmekte olan tutarın ve belirlenen limitler esas alınarak projeye ayırdığı zamana (katkı oranı) göre hesaplanır(katkı oranı: Projeye ayıracağı zaman yüzdesi /%40). PTİ, proje bütçesine ilave edilir ve sözleşme buna göre hazırlanır. Sözleşme ekinde, PTİ alacak kişiler tarafından imzalanmış olan PTİ ödeme planı tablosu yer alır. Proje Teşvik İkramiyesinin hesaplanmasında, projenin panel puanı ile Araştırmacıların projeye katkı oranları (%100 üzerinden) dikkate alınır. 19

20 Tipik SSSlar (devam): 23. Bir kişiye aynı projeden veya farklı projelerden hem PTİ, hem de burs ödemesi yapılabilir mi? Hayır. 24. Bir kişi birden fazla projeden Proje Teşvik İkramiyesi alabilir mi? Evet. Birden fazla projede görev alan bir kişinin alabileceği aylık toplam Proje Teşvik İkramiyesi, yürütücü Proje Teşvik İkramiyesi üst sınırının iki katından fazla olamaz. 25. Projeye yeni araştırmacı alınır mı? Bu kişiye PTİ ödenir mi? Alınabilir. Hayır 26. Projeden ayrılan bir araştırmacının yerine alınan araştırmacıya PTİ ödenir mi? Ek ödenek getirmeyecekse, Evet 27. Burs miktarları en fazla ne kadar olabilir? İstenen burs miktarlarının toplamı aylık TL den fazla olamaz Projede yer alacak bursiyerlere TÜBİTAK tarafından belirlenen üst sınırlara kadar burs ödemesi yapılabilir. Bursiyer Kurumda veya başka bir kuruluşta, ücret karşılığı çalışmıyor ise:??? Yüksek Lisans Öğrencisi : TL/ay Bursiyer ücretli çalşıyor ise: YL:300TL/ay Doktora Öğrencisi : TL/ay PhD: 400TL/ay Doktora sonrası araştırmacılar : TL/ay Proje Süresi ve Bütçesi Nedir? En az 18 ay, en fazla 36 aydır. Araştırma projeleri destek üst limiti (Burs dahil, Proje Teşvik İkramiyesi (PTİ), Kurum hissesi ve yurtdışı araştırmacı giderleri hariç) yıllık bütçe sınırlaması olmaksızın TL dir. 24. Burs alacak öğrenci birden fazla projede yer alması halinde hepsinden burs alabilir mi? Sadece bir projeden burs alabilir. 20

21 Tipik SSSlar (devam): 25. Burs alacak öğrenci başka bir üniversitede YL/Doktora öğrencisi veya başka bir kurum/kuruluşta çalışıyor olabilir mi? Tez konusu ile direkt ilişkisi olması koşulu ile, Evet. 26. Türkiye deki üniversitelerde lisansüstü öğrenim gören yabancı uyruklu kişiler proje kapsamında Burs alabilirler mi? Evet. 27. Sözleşmesi imzalanmasından sonra, Bursiyer ödeneğin artırılması için fasıl aktarımı ve/veya ek ödenek talep edilebilir mi? Hayır. 28. Bursiyer ödemelerinin zamanında yapılmaması halinde sorumluluk kimde? Proje Yürütücüsünde. Gerekçe TÜBİTAK a bildirilmesi gerekir. 29. Proje kapsamında yapılacak seyahat harcamaları neleri kapsar ve ne kadar ödenir? Yurtiçi: TÜBİTAK Yönetmenliği, Yurtdışı :6245 Sayılı Kanun Hükümleri 30. Proje kapsamında yurt içi ve yurt dışı konferanslara katılım veya yurt dışında çalışma ziyaretleri için ödemeler nasıl olacak? (Kamu Projeleri hariç diğer projelerde) Bilimsel toplantılara katılma, çalışma ziyaretleri ve benzeri faaliyetler için yapılacak olan yurtiçi / yurtdışı seyahatlere toplam olarak; yılda YTL yi, proje süresince YTL yi geçmemek şartıyla, ayrıntılı gerekçe talep edilmeksizin ödenek verilir. 31. Kurum hissesi nedir? Nasıl Hesaplanır? Projenin aşamalarında, Yürütücü Kurum/Kuruluşun imkanlarından faydalanılması karşılığında proje maliyetine bağlı olarak hesaplanan ve proje bütçesi içinde yer alan tutardır. Kurum hissesi, PTİ dışında kalan proje bütçesinin en fazla %10 una tekabül eden ödenektir 32. Kurum hissesi nasıl gönderilir ve harcanır? İkinci tranfer dönemini müteakiben gönderilir. Projenin fiilen yürütüldüğü kuruluş yetkilisinin talebi ve proje yürütücüsünün talep edilen harcamanın Ar-Ge niteliğine ilişkin uygun görüşü ile projenin harcamalara ilişkin tabi olduğu Esas ve Usuller çerçevesinde harcanır. 21

22 Referanslar: 1. TÜBİTAK 1001 Uygulama Esaları 2. TÜBİTAK Tarafından Yönetilen kaynaklara ilişkin Yönetmelik 3. Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Klavuzu, Project Manegement Institu, USA 22

23 İLGİNİZ İÇİN TEŞEKKÜR EDİYORUM 23