Flint Group Hediẏe Ve Eğlence Poliṫi kasi

Transkript

1 Flint Group Hediẏe Ve Eğlence Poliṫi kasi

2 I AMAÇ İş ikramlarının alınması ve verilmesi (hediye, yemek, seyahat ve eğlence) iş ortaklarımızla ilişki kurmak için tasarlanmış yaygın bir iş uygulamasıdır. Aynı zamanda alınan veya verilen ikramla ilgili olarak iş konusunda objektif ve adil kararlar alma yeteneğimizden kesinlikle ödün verilmemesi veya ödün verilmiş gibi görünmemesi gerektiğinden, kritik öneme sahiptir. Flint Group un kusursuz itibarı Yol Gösterici İlkelerimizden biri olan Dürüstlük anlayışı ile ürün ve hizmetlerinin üstünlüğü üzerine kurulmuştur. Aldığımız iş kararlarının ve iş ortaklarımız tarafından alınan kararlarda her zaman hediye, yemek veya eğlence ikramları karşılığında değil sunulan ürün veya hizmetlerin değerinin esas alındığından emin olmamız gerekir. Hediye ve Eğlence Politikası ("Politika") Flint Group'un mevcut veya potansiyel bir iş ilişkisi olan herhangi bir kişi ile hediye, yemek ve eğlence ikramı alışverişi yapılması konusunda yol gösterici ilkeler ve sınırları belirler. Politika aynı zamanda Flint Group'un Devlet yetkilileriyle olan ilişkisindeki pozisyonunu da netleştirir. Politika Flint Group'un hediye ve eğlence ikramı kabul etme veya önerme davranışının makul, uygun ve yönetimin gözden geçirmesine tabi olacak şekilde yapılmasını sağlama konusundaki taahhüdünü yansıtır. Altın bir kural olarak, lütfen bu hususlar konusunda dikkatli olun. Herhangi bir hediye veya eğlence ikramı takdim veya kabul etmekle doğru şeyi yapıp yapmadığınız konusunda herhangi bir soru ya da şüpheniz varsa, müdürünüz, hukuk departmanı veya Dürüstlük ve Uygunluk ekibi ile görüşün. Politikalar herhangi bir olası sonucu kapsamaz, dolayısıyla şüpheye düşmeniz durumunda müdürünüze sorun veya Hukuk Departmanına danışın. II KAPSAM Bu Politika Flint Group ile Flint Group'un iş yaptığı üçüncü taraflar (müşteriler, tedarikçiler, distribütörler, temsilciler vb. gibi) arasında alınan veya verilen tüm hediye, yemek daveti, seyahat ve eğlence ikramları için geçerlidir. Politika tüm Flint Group yöneticileri, yetkilileri, çalışanları ve Flint Group adına iş yapan yükleniciler ve müşavirler için geçerlidir. III POLİTİKA BEYANI Flint Group ödül olarak veya ayrıcalıklı muameleyi teşvik için herhangi bir hediye ve eğlence ikramı sunulmasını ve alınmasını yasaklar. Belli durumlarda, mütevazi hediye ve eğlence ikramları kabul edilebilir. Örneğin, bir iş yemeği bilgi alışverişi yapmanın rahatlatıcı bir yolu olabilmektedir. Bunun yanında, hediye ve ikramların büyüklüğü, verilme sıklığı ve koşullarına bağlı olarak ABD Federal Yolsuzluk Uygulamaları Yasası ("FCPA"), İngiltere Rüşvet Yasası ve/veya yürürlükteki ulusal kanunları ihlal ederek rüşvet, siyasi ödeme veya haksız nüfuz kullanımı uygulaması teşkil edebilir. Flint Group, Mesleki Davranış Kurallarında belirtildiği gibi herhangi bir devlet yetkilisine doğrudan veya dolaylı olarak herhangi bir teklif, vaat, hediye veya ödeme alma yetkisi veya başka bir fayda sağlanması ya da sağlanmasına aracılık edilmesini yasaklar. Bu politikanın ihlali işten çıkarmaya kadar varabilen disiplin cezalarına yol açar - ciddi vakalarda adli veya cezai kovuşturma başlatılabilir. A HEDİYELER Bir hediye önermede, vermeden veya kabul etmeden önce, aşağıda öngörülen kurallar ve yol gösterici ilkeleri gözden geçirmeniz ve bunlara uymanız gerekir. Her zaman uygulamamız gereken kilit test hediye veya eğlence bir ödül ya da ayrıcalıklı muameleyi teşvik amaçlı mı yapılıyor veya makul çerçevede bu şekilde yorumlanabilir mi sorusunu kendimize sormaktır. Cevabınız evet ise, bu tip uygulamalar bu Politika kapsamında yasaklanmıştır. Flint Group tarafından veya Flint Group'a önerilen bir hediye, eğlence daveti, seyahat veya ağırlamanın kabul edilebilir olup olmadığını nasıl anlarsınız? Öncelikle, yol gösterici olması için bu Politikayı inceleyin. - Sonra bir adım geri atın ve aşağıdaki soruları kendinize sorun: - Niyet nedir? İlişki kurmak mı yoksa başka bir niyet mi? - Bu bilgiler gazete manşetlerinde çıkarsa nasıl görünür? Durum tersine dönse ve Flint Group'un bir rakibi bu hediyeyi verseydi? Bu durum size uygunsuz veya haksız görünür müydü? Eğer yukarıdaki sorulardan birine rahat cevap vermekte zorlanıyorsanız, yöneticinize veya Hukuk departmanı üyelerinden birine danışın. Ayrıca, değerli bir şeyi kabul edip etmemek konusunda emin değilseniz yöneticinize sorun. Eğer yöneticiniz bir organizasyonda yer alıyorsa, daha yüksek seviyeden bir müdüre danışın veya hukuk departmanıyla irtibat kurun. Her zaman dürüstlüğü göz önünde bulundurun verdiğimiz ya da aldığımız bir hediye ve ağırlama açısından denetime karşı koyabilecek şekilde davrandığımızdan emin miyiz? Hediye Nedir? 2 F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y

3 Hediye, siz ya da aile bireylerinizden, hane halkından biri veya yakın kişisel ilişki içinde olduğunu başka herhangi birisi ya da sizin denetiminizde hareket eden herhangi bir kişi (temsilciler ve diğer üçüncü taraflar dahil) ileride bir şeyi gerçekleştirmek için aldığınız veya verdiğiniz nakit, hediye sertifikası, ayrıcalık, hizmet ve vaatler dahil olmak üzere herhangi bir değere sahip her şeyi kapsar. Kendi paranızla veya kısmen kendi paranızla alınan hediyeler bu Politika kapsamına girer. Bu politika kapsamına giren kalemlere ilişkin örnekler için ek 1'e bakınız: Hediyeler talep edilmeden verilmiş, işle ilgili, nakit dışı veya nakit olarak kullanılabilir olmayan (örneği, bir hediye sertifikası kabul edilmez) ve Flint Group ürün veya hizmetlerini tanıtmak, sergilemek veya açıklamak için verilen hediyeler gibi minimum değere sahipse (50 EURO altı) uygun kabul edilebilir. Belli durumlarda Hediye veya eğlence ikramı verilmesi veya alınmasına KESİNLİKLE izin verilmez: - Resmi bir İhale/Satış İşlemi sırasında: Herhangi bir resmi ihale veya satış sürecinin (Flint Group'un mevcut veya potansiyel bir müşterisi veya iş tedarikçisi olduğu) herhangi bir aşamasına dahil olmuş durumdaysanız herhangi bir hediye veya iş ikramı alamaz ve veremezsiniz. - Alan tarafı etkileme veya ödüllendirme niyetiyle verildiğinde: Alan tarafın kararını etkileyen veya etkileyecek gibi görünen hediyelerin verilmesi veya kabul edilmesi hiçbir şekilde uygun değildir ve adli ceza veya para cezasına yol açabilir. - Herhangi bir kişinin bir iş veya herhangi bir türde hizmet karşılığında bir hediye önermesi veya talep etmesi durumunda, teklifi reddetmeniz ve durumu derhal bölüm müdürünüz ve Hukuk Departmanına bildirmeniz gerekir. Nakit veya nakit benzerleri: Nakit veya nakit benzeri içeren herhangi bir hediyeye hiçbir durumda izin verilmez, nakit, ürün veya hizmetle değiştirilebilen hediyeler kesinlikle yasaktır. Örneğin, hediye sertifikalarının verilmesi kabul edilemez. Hediye Verme Toplam itibari değeri 100 Euro'nun altında olan hediyelere (aynı alan tarafa bir takvim yılı içinde verilen) ek onaya gerek kalmaksızın (devlet yetkililerine verilen hediyeler hariçtir, bkz. Bölüm D) izin verilebilir. Daha yüksek tutarlar, bir kopyası yerel finans ve muhasebe departmanına gönderilmek üzere ekte sunulan Form A ile sorumlu Yönetim Kurulu yetkilisinin yazılı onayını gerektirir. Hediye Kabul Etme Hediye(ler)in itibari değeri 50 Euro'yu aşıyorsa (hediyeyi veren aynı kişiden bir takvim yılı içinde), Flint Group standartlarının bu tip hediyeleri almanıza izin vermediğini açıklayarak hediyeyi iade etmelisiniz. Çabuk bozulan bir ürünü iade etmek mümkün olmadığında, isimsiz olarak hayır kurumuna bağışlanmalı veya Flint Group adına kabul edilmeli ve ofisteki diğer çalışanlarla paylaşılmalıdır. İş tedarikçilerinden gelen indirimler veya diğer ayrıcalıklı muameleler ancak alışveriş indirim kartları gibi söz konusu ülkede tanınması ve geniş çapta tüm Flint Group çalışanlarının kullanımına sunulmuş olması durumunda kabul edilebilir. Flint Group yöneticileri, yetkilileri ve çalışanları nakit veya nakit benzeri (hediye kartları da dahil) bir hediye kabul edemez. B EĞLENCE Yasal iş faaliyetleriyle bağlantılı olarak alışılmış ve makul iş yemekleri için yapılan ödemeler uygundur ve izin verilir. Ancak, aşırıya kaçan veya savurgan yemek veya eğlence ikramları bu Politika kapsamında kesinlikle yasaktır. Eğlence Nedir? Eğlence bir müşteri, iş tedarikçisi veya diğer Flint Group iş ortaklarından biriyle birlikte katıldığınız seyahat, otel konaklamaları, yemekler ve kültürel veya spor etkinliklerinden oluşur. (Etkinliğe alan kişiyle birlikte katılmadığınız sürece, yemek veya biletler eğlence kapsamına girmeyen etkinlik olmaktan çıkar, hediye haline gelir ve işbu Politikadaki hediye kısıtlamalarına tabi tutulur.) Eğlencenin değeri ve sıklığı rüşvetçilik görünümü yaratabileceği için dikkatle takip edilmelidir. Yapılan harcama her bir etkinlik bazında aşağıdaki tutarların altında kalıyor ve aynı kişiyle bağlantılı olarak yılda dört (4) defayı aşmayacak şekilde harcama yapılıyorsa, ek bir onay gerekmez: Kişi başı 25 EURO kahvaltı Kişi başı EURO öğle yemeği Kişi başı 100 EURO akşam yemeği Kişi başı 100 EURO diğer eğlenceler (spor etkinliği bileti gibi) Yukarıdaki sınırları aşan bir eğlence etkinliği sağlamayı düşünüyorsanız, sorumlu Yönetim Kurulu üyesinin önceden yazılı onayını almanız gerekir. Daha yüksek tutarlar veya daha sık eğlence etkinlikleri bazı özel durumlarda veya belli bir ülkedeki yaşam maliyetlerinin daha yüksek olmasından dolayı uygun olabilmektedir. Yerel para birimine göre daha düşük maliyetlerin uygun olduğu belli ülkeler için daha düşük tutarlar belirlenebilir sorumlu Yönetim Kurulu üyesi, İK Başkan Yardımcısı, İletişim, Dürüstlük ve Uyum Birimi tarafından onaylanarak. F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y 3

4 Flint Group çalışanların mümkün olduğunca bu sınırlar dahilinde kalmasını bekler, ancak siz farkında olmadan eğlenceye beklenenden fazla harcarsanız, sorumlu Yönetim Kurulu yetkilisinin sonradan onayını almak için başvurabilirsiniz. Sonrada alınan onaylar istisnadır, tekrarlayan sonradan onay taleplerinde bulunulmaması teşvik edilir ve bunların masrafları karşılanmayabilir. Çalışanlar herhangi bir eğlence etkinliğini ancak tanıtım amaçlarına uygun ve makul olması, mevcut ilişkilerin normal seyrinde önerilmesi veya kabul edilmesi durumunda ve iş görüşmelerinin yapıldığı durumlarda önermeli veya kabul etmelidir. Belli bir türde bir eğlence etkinliğinin uygunluğu elbette yapılan harcamanın makullük seviyesine ve dahil olunan faaliyet türüne bağlıdır. Müşterilerin katılmak üzere davet edildiği ve bu politika kapsamında uygun sınırlarda bulunan Golf Turnuvası gibi etkinlikler savurganlık değildir ve uygun kabul edilir. Bunun gibi belli başlı etkinlikler sorumlu Yönetim Kurulu üyesi ve CEO'nun onayını. Genel olarak Flint Group'un itibarını tehlikeye sokan eğlence tarzları özellikle ayrımcılık gözetmeyen bir şirket olarak her zaman uygunsuzdur. Örneğin, yetişkinlere yönelik eğlence mekanları hiçbir durumda uygun kabul edilemez. Sunulan mal ve hizmetlerin yanlış açıklandığı faturalar, gider iddialarını desteklemek için ibraz edilmesi durumunda, gider formunu sunan kişi tarafından yapılan bir sahte muhasebe muamelesi görecektir. C SEYAHAT Mevcut veya müstakbel bir müşterinin seyahat ödemeleri için yöneltilen herhangi bir talep sadece sorumlu Yönetim Kurulu üyesi tarafından onaylanabilir ve ancak iyi niyetli, makul ve doğrudan (a) ürün veya hizmetlerin tanıtımı, teşhiri veya açıklanması veya (b) müşteri ile bir sözleşmenin yürütülmesi veya tevdi edilmesi ile ilişkili olması durumunda onaylanacaktır. Bir tedarikçi tarafından ödenen herhangi bir seyahatin sorumlu Yönetim Kurulu üyesi tarafından da onaylanması gerekecektir. D DEVLET YETKİLİLERİ Mesleki Davranış Kurallarında belirtildiği gibi, aşağıda detayları verilen bir istisna olmak kaydıyla, Flint Group Hukuk Departmanının önceden açıkça yazılı onayı alınmadan herhangi bir koşul altında ulusal, bölgesel, eyalet veya yerel düzeyde herhangi bir devlet yetkilisine doğrudan veya dolaylı olarak herhangi bir teklif, vaat, hediye veya ödeme alma yetkisi veya başka bir fayda, çıkar ya da konaklama sağlanması ya da sağlanmasına aracılık edilmesini yasaklar. Devlet yetkililerine verilen kek, çikolata vb. gibi düşük değere sahip ürünlerde bile önceden yetkilendirme olmadan kabul edilebilir herhangi bir minimum değer yoktur. Bir devlet yetkilisi dünyanın herhangi bir yerindeki herhangi bir kamu memuru veya yetkilisi veya herhangi bir hükümet çalışanını kapsar. Flint Group, aşağıda detayları verilen bir istisna olmak kaydıyla, üniversiteler veya kamu hizmeti şirketleri gibi kamu iktisadi veya kamu kontrolündeki kuruluşlar; siyasi partiler ve Dünya Ticaret Örgütü gibi uluslararası kamu örgütlerine herhangi bir teklif, vaat, hediye veya ödeme alma yetkisi veya başka bir fayda, çıkar ya da konaklama sağlanması ya da sağlanmasını yasaklar. Bu kurala gösterilebilecek tek istisna kısmen veya tamamen devlet mülkiyetinde olan müşterilerdir. Devlet mülkiyetindeki bu müşterilere belli koşullar altında, ancak yine hediye/eğlencenin değerine bakılmaksızın sadece Hukuk Departmanının önceden yazılı onayını almak kaydıyla hediye ve eğlence etkinlikleri sağlanabilir. E HEDİYE VE EĞLENCELER İÇİN MUHASEBE PROSEDÜRLERİ Hediye ve eğlencelerin uygun olduğundan emin olmak için, tüm hediye ve eğlence etkinliklerinin açık bir şekilde raporları ve bunlar için alınan onayların yerel veya bölgesel finans ve muhasebe ekipleri tarafından tutulması gerekir. Hediye veya eğlence etkinlikleri için yapılan herhangi bir harcama Flint Group'un defter ve kayıtlarında dikkatli bir şekilde ve detayları eksiksiz verilerek kaydedilmesi ve gider raporlarına ayrıca girilmesi gerekir. Bu raporlar en azından hediye veya eğlence etkinliğinin tarihi, açıklaması ve değeri ile her bir alıcı/katılımcının adları ve unvanlarını içermelidir. Hediye ve eğlence etkinlikleri makbuzlarının daima aslını ibraz etmeniz gerekir. Hediyelerin büyük gruplara dağıtılması durumunda, bu kayıtlar grup liderlerinin adları ve unvanları, alıcı sayısı ve etkinliğin kısa açıklamasını da içermelidir. Muhasebe departmanı söz konusu bilgileri ilgili yetkilendirme ve geri ödeme talebiyle birlikte bu bilgilerin de sunulmasını gerekli kılar. Hediye, seyahat, konaklama ve Eğlence etkinlikleri için verilen onaylar bölüm müdürünün sorumluluğundadır. Muhasebe departmanı, gerekli onaylar alınmadıkça ödeme yetkilendirmeleri veya geri ödemeleri için yapılan talepleri işleme koymayacaktır. Muhasebe departmanı harcamalar gerçekleştirilmeden önce bu talepleri alması durumunda, talepte bulunan çalışanı gerekli prosedürleri tamamlaması için yönlendirecektir. Muhasebe departmanı harcamalar gerçekleştirildikten sonra bu talepleri alması durumunda, durumu derhal Yönetim Kurulu üyesine bildirecek ve Yönetim Kurulu sorumlu üyesi tarafından kendisine talimat verilene kadar söz konusu talebi işleme koymayacaktır. Çalışanlar geri ödeme sürecinin bir parçası olarak onay, belgelendirme ve/veya teslim alma koşullarından kaçınmaya yönelik aşağıda örnekleri verilen adımları atamaz: - Harcamaları katılımcılar arasında paylaştırma veya her bir alıcının toplam veya 4 F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y

5 kişi başı maliyetini düşürmeye yönelik diğer benzer adımlar. -Eğlence harcamalarının geri ödeme taleplerini toplam tutarı gizlemek/maskelemek amacıyla harcama iddiaları arasında paylaştırma. - Harcamanın niteliği hakkında eksik veya yanıltıcı bir açıklama sunma ya da onaylayan taraflar ve/veya denetçiler için önemli olan bilgileri ibraz etmeme; veya - Katılımcı listesinde tahrifat yapma (örn., kişi başı maliyeti düşürmek için gerçekte var olandan daha fazla katılımcı gösterme veya bazı katılımcıları ibraz etmeme). gidebilen disiplin işlemlerine yol açabilir. Bölüm müdürlerinin eğlence etkinliklerini ve harcama iddialarını gerektiği gibi incelememesi disiplin işlemi yapılmasına yol açabilir. Group Mali Kontrolörü muhasebe departmanı tarafından bu prosedürün uygulanma sürecini gözetip denetleyecektir. Politika Flint Group CEO'su Antoine Fady tarafından onaylanmıştır Yürürlüğe girme tarihi: 1 Nisan 2015 Yukarıda örnekleri verilen kasten yapılan yalan beyanlar işten çıkarmaya kadar Ek 1 bu politikada atıfta bulunulan hediye ve eğlence etkinliği örnekleri Hediye Eğlence - Bir şişe şarap veya hediye sepeti - Yemek / içki ikramları - Spor, müzik, kültürel veya diğer etkinliklere bilet (Flint Group çalışanları ve biletleri sunan veya alan üçüncü taraf çalışanlarının etkinliğe birlikte katılmadığı durumlar) - Spor, müzik, kültürel veya diğer etkinliklere bilet (Flint Group çalışanları ve biletleri sunan veya alan üçüncü taraf çalışanlarının etkinliğe birlikte katıldığı durumlar) - Herhangi bir iş konferansı ile ilişkili olmayan seyahat/konaklamalar - Bir iş konferansına katılım ile ilişkili seyahat/konaklamalar - Nakit ve nakit benzerleri (örn., hediye sertifikaları ve hediye kartları) - Müşterilerle golf gezileri - Ticari eşya (örn., giyim, kupa, kalem, koleksiyon) - Hayır kurumu katkıları - Sergi, spor etkinliği vb. gibi Flint Group'un ev sahipliğini yaptığı büyük etkinlikler F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y 5