PROJE UYGULAMA SÜRECİ 2010 YILI MALİ DESTEK PROGRAMLARI PROJE UYGULAMA EĞİTİMLERİ

Transkript

1 PROJE UYGULAMA SÜRECİ 2010 YILI MALİ DESTEK PROGRAMLARI PROJE UYGULAMA EĞİTİMLERİ

2 PROJE UYGULAMA EĞİTİMLERİ 2 İÇERİK Eğitim temel olarak; Sözleşme yönetimini, Projelerin izleme çerçevesini, Proje yönetimi, uygulama usul ve esaslarını, Satın alma kurallarını, kapsamaktadır.

3 3 DOKÜMANLAR Eğitimde ve proje uygulaması esnasında kullanılacak temel dokümanlar: Sözleşme ve ekleri Proje Uygulama Rehberi (PUR) ve ekleri Satın Alma Rehberi ve ekleri Görünürlük Rehberi

4 4 SÖZLEŞMELERİN YÖNETİMİ Sözleşme Değişiklikleri Uygun Maliyetler ve Muhasebe Yükümlülükleri Raporlama Yükümlülükleri ve Proje Dokümantasyon Ödeme Prosedürleri

5 Sözleşme Değişiklikleri 5 Sözleşmede değişiklik yapılması mümkündür ama projenin başlangıçtaki haliyle uygulanılması esastır. Sözleşme, iki farklı yolla değiştirilebilir: Küçük Değişikliklerde Bildirim Mektubu Büyük Değişikliklerde Zeyilname

6 Sözleşme Değişiklikleri 6 Sözleşme Ek II-Genel Koşullar Madde 9 - Sözleşme Değişiklikleri Sözleşme değişiklikleri için uyulması gereken ilkeler a) Değişiklik gerekçelerini açıklama b) Eşit muamele ilkesi c) Proje amacını değiştirmeme d) Sözleşme süresi içerisinde olma e) Geriye dönük olamama f) Mali destek miktarı artırılamaz.

7 Sözleşme Değişiklikleri 7 Küçük Değişiklikler için Bildirim Mektubu Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir? 1. Projenin temel amacını etkilemeyen, 2. Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler, 3. Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler, 4. Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenmiş halindeki) uygun maliyetlerinin yüzde 15 i veya altında olduğu değişiklikler (bu yöntem, idari maliyetler ile ilgili kalemlerde değişiklik yapmak için kullanılmaz),

8 Sözleşme Değişiklikleri 8 Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir? 1. Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği, 2. Banka hesabı değişikliği, 3. Adres değişikliği ve telefon numarası değişikliği, 4. Belirli bir bütçe kalemine ayrılan tutarı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri, 5. Ekipman modelinin yeni teknolojiler paralelinde değiştirilmesi (aynı amaca hizmet etmek koşuluyla), 6. Proje denetçisi değişikliği gibi durumlarda başvurulabilirsiniz.

9 Sözleşme Değişiklikleri 9 Küçük Değişiklikler için Bildirim Mektubu Sözleşme kapsamındaki küçük değişiklikleri Ajansın ön onayı olmadan uygulayabilirsiniz. Ancak bu değişiklikleri takip eden 10 gün içinde, PUR- Ek 1 i kullanarak hazırlamış olduğunuz bildirim mektubunu Ajansa iletmelisiniz. Bildirim mektubunda yapılan değişiklik ve gerekçesi ayrıntılı bir şekilde belirtilmelidir.

10 Sözleşme Değişiklikleri 10 Küçük Değişiklikler için Bildirim Mektubu!!! Ajans, bildirim mektubunun kurallara uygunluğunu denetler ve uygun olmayan bildirimleri reddedebilir.!!! Eğer değişiklikler projenin mali istikrarını ve hesap verebilirliğini veya proje amacını tehdit ediyorsa, Ajans; faaliyetler, bütçe, banka hesabı ve denetçi gibi unsurlardaki küçük değişiklikleri onaylamayabilir.!!! Bu durumda Ajans yararlanıcıya yazılı bir bildirim gönderir.

11 Sözleşme Değişiklikleri 11 Sözleşme Değişiklikleri için Zeyilname Ajansın ön onayı gereken temel değişikliklerdir. Geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri kapsayamaz. Sözleşmedeki temel değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz.

12 Sözleşme Değişiklikleri 12 Zeyilname hazırlanmasını gerektiren durumlar: Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmayacak ya da başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmeyecek şekilde: 1. Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler, 2. Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin yüzde 15 ini aşan değişiklikler,

13 Sözleşme Değişiklikleri 13 Sözleşme Değişiklikleri için Zeyilname 3. Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması, 4. Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi, 5. Proje ortaklarının ve/veya iştirakçilerinin çekilmesi ya da eklenmesi, 6. Sözleşme süresinin uzatılması, 7. Mücbir hallerde Zeyilname hazırlanabilir.

14 Sözleşme Değişiklikleri 14 Sözleşme Değişiklikleri için Zeyilname Projenizden sorumlu izleme uzmanı, zeyilname taleplerinin uygunluğu hakkında destek sağlayacaktır. Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık olabileceğinden dolayı sadece çok gerekli olduğunda zeyilname yapmanız önerilir.

15 15 UYGUN MALİYETLER Projenize sağlanan mali destek, maliyet esasına göre verilmiştir. Sözleşme Ek III (bütçe), projenin uygun maliyet tahminini yansıtmaktadır. Ara ve nihai mali raporların değerlendirilmesi sırasında, Ajans tarafından projenin uygun maliyetleri belirlenecektir. Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, almış olduğunuz ön ödemelerin bir kısmının iadesine yol açabilir. Ajansın toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış mali destek oranından (%) daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız. (bkz. Özel Koşullar Madde 3.2) Diğer bir deyişle, eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir.

16 Uygun Maliyetler 16 Sözleşme Ek II Madde 14.1, maliyetlerin uygunluğu için genel ilkeleri tanımlar. Bu koşullar aşağıdaki gibidir: Maliyetler proje bütçesine dahil edilmiş olmalıdır. (Sözleşme Ek III) Maliyetler projeyi yürütmek için gerekli olmalıdır. Ajansa yapacağınız ödeme taleplerine konu olan faaliyetler, Sözleşme Ek I de kesin olarak tanımlanmış olmalıdır. Destekleyici belgelerle desteklenmesi, Yararlanıcı veya ortakları tarafından gerçekleştirilmesi gerekir.

17 Uygun Maliyetler 17 Ayrıca aşağıdaki hususlara dikkat etmeniz gerekir: Faaliyet tanımında yer almayan ya da zeyilname/bildirim yoluyla onaylanan faaliyet değişiklikleri dışında kalan faaliyetler için yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan ya da raporlanan faaliyetlerin dışında yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır.

18 Uygun Olmayan Maliyetler 18 Bu destek programı kapsamında uygun olmayan bazı maliyetler aşağıdaki gibidir: 1. Yararlanıcının ve proje kapsamında görev alan kişilerin kusur ve ihmalleri sebebiyle doğacak olan ceza, zam, faiz ve sair giderler, 2. Borçlar; zarar veya borç karşılıkları, 3. Faiz borcu, 4. Hali hazırda başka bir kapsamda finanse edilen kalemler, 5. Arazi veya bina alımları, bina yapımı, istimlak bedelleri, 6. İkinci el ekipman alımları, 7. Kur farkından doğan zararlar,

19 Uygun Olmayan Maliyetler Projenin uygulanmasına katılan kamu görevlilerinin maaşları, 9. Proje başlangıcından önce yapılan hazırlık çalışmalarının ve diğer faaliyetlerin maliyetleri, 10. Yararlanıcı ya da ortakları dışındakiler tarafından gerçekleştirilen maliyetler, 11. Salt sözleşmeye, teminatlara ve Ajans ile yararlanıcı arasındaki mali ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç ve sair giderler, 12. Üçüncü taraflara verilen krediler, 13. Sınırlı deneme üretimleri haricinde hammadde maliyetleri, 14. Binek araç alımı, 15. Projeyle ilgisi olmayan harcamalar.

20 Muhasebe Yükümlülükleri 20 Çift girişli defter sistemi kullanılmalı Harcamalar kolaylıkla tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalı, mümkünse proje için ayrı hesaplar kullanılmalı Mali rapor, yararlanıcının ve ortaklarının muhasebe ve defter tutma sistemleri, muhasebe kayıtları ile uyumlu olmalı Alınan mali destek iki yolla muhasebeleştirilebilir: 1. Alınan mali destek, gelir olarak kaydedilebilir. Tüm kamu kuruluşları bu metodu kullanmalıdır, 2. Özkaynak yönteminde ise alınan mali destek özel fon olarak kaydedilebilir. Ancak, bu durumda, satın alınan demirbaşın mali destek oranına tekabül eden kısmı amortismana tabi tutulmaz.

21 21 Raporlama Yükümlülükleri 1. Ara dönem teknik ve mali rapor; 2. Nihai teknik ve mali rapor; 3. İki aylık yararlanıcı beyan raporları; 4. Mali destek miktarı TL nin üzerinde olan ve Ajansın talep ettiği projelerde bakiye ödeme talebi ile birlikte denetim raporu; 5. Proje Sonrası Değerlendirme Raporu

22 Raporlama Yükümlülükleri 22 RAPOR SUNAN SUNULAN MAKAM DÖNEM İÇERİK Yararlanıcı Beyan Raporu Yararlanıcı Yararlanıcı bilgi sistemine girer. 2 aylık Projenin ilerlemesine bağlı olarak gerçekleşen harcamalar, satın almalar, faaliyetler, elde edilen çıktılar ve ortaya çıkan sorunlar Ara Rapor (Teknik ve Mali) Yararlanıcı İDRB Sözleşmede belirtilen dönemlerde, ara ödeme talebi ve rapor dönemine ait harcama belgeleri ile birlikte Ara ödeme talebine esas oluşturacak şekilde projenin mali ve teknik ilerleme sürecine ait bilgiler Nihai Rapor (Teknik ve Mali) Yararlanıcı İDRB Sözleşmede belirtilen tarihten sonra olmamak üzere, proje uygulamasının tamamlanmasından itibaren otuz gün içinde, son ödeme talebi ve rapor dönemine ait harcama belgeleri ile birlikte Son ödemeye ve projenin sonlandırılmasına esas oluşturacak şekilde projenin tamamlanma sürecine ait mali ve teknik bilgiler Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Yararlanıcı İDRB Proje kapanışından üç ay sonra veya herhangi bir zamanda Ajansın talebi üzerine Projenin sonuçlarının başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra yararlanıcı tarafından değerlendirilmesi, izlenimler, sorunlar ve öneriler

23 Raporlama Yükümlülükleri 23 Ara ve Nihai Raporlar Bu raporlar; gerçekleştirilen faaliyetleri, çıktıları, projenin son durumunu gösterdikleri ve ödemeye esas teşkil ettikleri için izleme sürecinin çok önemli araçları ve aşamalarıdır. Ön ödemenin kapatılması ile ara ve nihai ödemenin yapılabilmesi için ilk başta bu raporların sunulması gerekmektedir. Ara veya nihai ödemeler, ilgili raporun Ajans tarafından uygun bulunması halinde yapılır.

24 Raporlama Yükümlülükleri 24 Ara ve Nihai Raporlar Projenize ilişkin Ara Raporu (EK 4.1), ödeme talebi ile birlikte, sözleşmede belirtilen raporlama döneminin bitimini müteakip yedi gün içinde Ajansa sunmalısınız. Nihai raporu (EK 4.2) ise, ödeme talebi ile birlikte, proje uygulama süresinin bitimini müteakip en geç otuz gün içinde Ajansa sunmanız gerekir.

25 Raporlama Yükümlülükleri 25 Ara ve Nihai Raporlar Teknik bölümde; proje faaliyetleri, proje yönetimi, ortakların katılımı, paydaşlarla ilişkiler, görünürlük, performans göstergelerindeki ilerlemeler, projenin genel değerlendirmesi ve varsa küçük sözleşme değişiklikleri hakkındaki bildirimler ve sözleşme değişikliklerine ilişkin bilgiler yer alır.

26 FAALİYETLER Araştırmalar /çalışmalar Raporlar Yayımlar Yayımların kopyaları Seminerler, konferanslar, çalışma toplantıları Eğitim Uzmanlar Fotoğraflar Teknik Dokümantasyon Örnek Dokümanlar Program Sunum listeleri / konferans raporları El ilanı Katılımcı listesi Konuşmacı listesi Toplantı notları (uygun olduğu durumlarda) Basın kupürleri Geri bildirim formları (uygun olduğu durumlarda) (EK 3) Eğitimin detaylı tanımı eğitim modülleri, konu başına eğitim saatleri, yöntemler vb. Eğitim çizelgesi Eğitimcilerin listesi Geri bildirim formları (EK 3) Eğitim değerlendirme raporları Zaman çizelgeleri (EK 5.1) Çıktıların kopyaları Faaliyet raporları 26

27 Raporlama Yükümlülükleri 27 Ara ve Nihai Raporlar Mali bölümde ise, yine raporun ait olduğu dönemde yapılan masrafların her öğesini ayrıntılarıyla anlatan ve yapılan masrafların her başlığını, miktarını, projenin ilgili bütçe kalemini gösteren tablolar (EK EK 4.2 Ara/ Nihai Mali Rapor) hazırlanır; destekleyici belgeler eklenir. Nihai rapor mülkiyet transferi ile ilgili belgeleri de içermelidir.

28 Mali Dokümantasyon 28 HARCAMALAR Tüm harcamalar İnsan Kaynakları Seyahat Taşeronlardan temin edilen mal, hizmet ya da yapım işleri DOKÜMANLAR Fatura ve makbuz gibi satın alma belgeleri Banka hesap özeti, borç makbuzu, taşeron ödemeleri gibi ödeme belgeleri Onaylanmış raporlar, seminer, konferans ve eğitim katılım belgeleri (ilgili belgeler ve elde edilen malzemeler, katılımcı listeleri ile sertifikalar dahil olmak üzere) gibi hizmetlerin gerçekleştiğine dair belgeler Hesap defterleri, alt hesaplar ve bordro hesapları, demirbaş kayıtları ve ilgili diğer muhasebe bilgileri gibi yararlanıcının muhasebe kayıtları (bilgisayar ya da elle tutulmuş) Sözleşmeler, ücret beyanları, tüm proje personelinin aylık zaman çizelgeleri ve çıktıları gibi personel ve bordro kayıtları Seyahat biletleri (uçak seyahati tercih edilmesi durumunda uçuş kartları da dahil olmak üzere) Araç kiralama: Acente faturası ve katedilen mesafenin özet listesi Araba: Benzin masrafları için, katedilen mesafenin özet listesi, kullanılan araçların ortalama yakıt tüketimi ve benzin maliyetine ilişkin destekleyici belgeler (EK 5.3) İhale belgeleri, ihaleye katılanların teklifleri ve değerlendirme raporu gibi satın alma usullerine ilişkin belgeler Sözleşme ve sipariş formları gibi taahhüt belgeleri Tedarikçiden tesellüm makbuzları gibi mal alımlarına ait belge Kabul belgeleri gibi yapım işlerinin tamamlandığına dair belgeler

29 İNSAN KAYNAKLARI Proje kapsamında yeni istihdam öngörülüyorsa, İş Sözleşmesi yapılmalı, SGK ya İşe Giriş Bildirgesi verilmelidir. İnsan kaynakları maliyeti, personelin resmi olarak işe giriş yaptığı tarih itibariyle hesaplanacaktır. Bütçede insan kaynakları kaleminde yer alan tutar, çalışanın alacağı ücreti ve diğer tüm yasal yükümlülükleri içeren toplam maliyettir. (YARARLANICININ TOPLAM MALİYETİ) Ücret ve yasal kesintilere ait ödemeler proje hesabından yapılmalıdır.

30 İDARİ MALİYET KALEMİNİN KAPSAMI 30 İdari maliyetler yedek akçe olarak değerlendirilemez. Proje yönetimi ve gözetimi ile ilgili olmak ve başka bir kalem altında bütçelendirilmemiş maliyetler; 1. İhale için gazete ilan bedeli 2. Noter bedeli 3. İhale ile ilgili olan posta ve kargo bedeli 4. DİKA tarafından talep edebilecek görünürlüğe ilişkin harcamalar (proje tabelası (1x2m boyutlarında), levha, branda vs.) 5. Banka işlemlerinden doğan havale, eft masrafları 6. Mevzuatlarla zorunlu sigorta giderleri 7. Yönetimi ve gözetimine ilişkin kırtasiye malzemesi (toner, kartuş vb. uygun maliyettir; flash bellek, hard disk uygun değildir.)

31 Raporlama Yükümlülükleri 31 Ara ve Nihai Rapor İçeriği 1. Teknik Bölüm ve Destekleyici Belgeleri 2. Mali Bölüm ve Destekleyici Belgeleri 3. (Varsa) Ödeme Talebi 4. İlgili döneme ait eş finansman tutarının bankaya yatırıldığına dair banka dekontu

32 Raporlama Yükümlülükleri 32 Ara ve Nihai Raporlarda Dikkat Ara ve nihai teknik rapor standart formları kullanılmalıdır (EK 4.1 ve EK 4.2) Raporları ajansa sunmadan önce taslak hallerini mutlaka izleme uzmanına inceleterek görüşlerini alınız. Raporların son halini, iki kopya halinde hazırlayarak CD ye basılı haliyle beraber Ajansa sunmalısınız. Raporların sunulmasının gecikmesi durumunda Ajansa yazılı bir açıklama sunmak zorunludur.

33 Raporlama Yükümlülükleri 33 İki Aylık Yararlanıcı Beyan Raporları Projenin sonuçlarının başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra değerlendirilmesine yardımcı olacak, izlenimlerin, sorunların ve önerilerin yer aldığı önemli bir rapordur. Bu raporlar her iki ayda bir aynı kesim tarihine sahip olacaktır. Örneğin, Temmuz-Ağustos dönemi için yararlanıcılar Eylül ayının ilk haftası içinde raporlama yapmalıdırlar. İki aylık yararlanıcı beyan raporları (EK 4.3) yararlanıcılar tarafından bilgi sistemine internet yoluyla girilmelidir.

34 Raporlama Yükümlülükleri 34 İki Aylık Yararlanıcı Beyan Raporları Bu rapor beş ana kısımdan oluşacaktır: 1. Temel sözleşme bilgileri 2. Raporlama dönemindeki bütçe gerçekleştirmeleri 3. Gerçekleşen faaliyetler 4. Satın alma faaliyetleri 5. Yararlanıcının ihtiyaçları

35 Raporlama Yükümlülükleri 35 Yararlanıcı Beyan Raporlarında Dikkat Standart formda bütçe, faaliyetler, satın almalar ve göstergelerle ilgili en güncel bilgiler sunulmalıdır. Raporu internet üzerinden sunma imkânlarının bulunmadığı durumlarda raporu basılı olarak Ajansa göndermek mümkündür fakat bu konuda Ajansı Bilgilendirilmelidir.

36 Raporlama Yükümlülükleri 36 Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Yararlanıcılar, projenin sonuçlarının başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra değerlendirilmesini, izlenimleri, sorunları ve önerileri içerir. EK 4.5 e göre hazırlanır Projenin tamamlanmasından üç ay sonra Ajansa sunulur.

37 37 ÖDEME PROSEDÜRLERİ Ödeme prosedürleri sözleşmenin Özel Koşullarının dördüncü maddesinde düzenlenmiştir.

38 Ödeme Prosedürleri 38 Ön Ödeme Ara Ödeme Nihai Ödeme KOBİ % 50 % 40 % 10 % 100 KÖA % 40 % 40 % 20 % 100

39 Ödeme Prosedürleri 39 Ödeme DİKA Yararlanıcı Oran Ön (a) (b) % Ara (c) (d) % Nihai (e) (f) % Toplam % Örneğin; Proje Bütçesi TL, Destek Oranı: %50 Ön Ödeme: (a) kadar ödeme avans olarak yatırılır. Ara Ödeme: Eğer (c) kadar ödeme talep ediliyorsa (a)+(b)+(c)+(d) kadar harcama yapılarak Ara Rapor verilir. Ara Rapor incelenip onaylanarak (c) kadar ödeme ödenir. Nihai Ödeme: (e) ve (f) tutarındaki harcama yapıldıktan sonra Nihai Rapor verilir, (e) kadar ödeme inceleme sonucunda ödenir.

40 Ödemelerle İlgili Genel Esaslar Ödemeler, ön ödeme hariç, hakediş esasına göre yapılır. 2. Ödeme talepleri sözleşmeye bağlanmış faaliyet takvimine göre yapılır. 3. Ödeme yararlanıcının ödeme talebine istinaden yapılır. 4. Ödeme talebinde bulunulması ajansın ödeme yapacağı anlamına gelmez. 5. Ödemelerin hak edilmesi için usulüne uygun harcanması gerekir. 6. Projeye ilişkin tüm ödemeler proje hesabından bir başka hesaba transfer şeklinde yapılır. 7. İlgili harcama belgeleri sunulmak kaydıyla bir defada 300 TL ye kadar olan harcamalarda banka hesabından transfer yapma zorunluluğu bulunmamaktadır ve bu şekilde yapılacak harcamaların toplamı aylık 1000 TL yi geçemez. 8. Proje personeli, tedarikçi, hizmet sağlayıcı, taşeron gibi projeye dahil olan taraflar dışında başka hiç kimseye proje hesabından transfer yapılamaz.

41 ÖN ÖDEME 41 Sözleşme imzasından sonraki 45 gün içinde yapılacak ilk izleme ziyareti sonrasında, Risk değerlendirmesine göre KOBİ için desteğin %50 si, KÖA için desteğin %40 ı Avans şeklinde, Kâr amacı güden gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından Teminat Mektupları alındıktan sonra, Mükellef yararlanıcıların proje uygun maliyeti üzerinden sözleşmenin iki nüshası için damga vergisi tahakkukuna ait belgenin Ajansa sunulması sonrasında, Proje hesabına, yatırılır.

42 ARA ÖDEME 42 Ödeme talebine istinaden hak ediş usulüne göre yapılır. Sözleşmede belirlenen dönemde, Sunulan Ara Raporun incelenmesi ve uygun bulunup onaylanmasına bağlıdır. Proje bütçesinin KOBİ için en az 50 si, KÖA için en az % 40 ı tamamen harcanmış olmalıdır. Ödeme talebine eklenecekler Teknik Rapor Mali rapor Ödeme Belgeleri Alt sözleşmeler

43 NİHAİ ÖDEME 43 Sözleşmede belirlenen dönemde,(faaliyetlerin tamamlanması sonrasında, proje bitiş tarihi beklenmeksizin nihai rapor sunularak talep edilebilir.) Sunulan Nihai Raporun incelenmesi sonucunda yapılır. Nihai ödemenin yapılabilmesi için ödemelerin yapılmış olması ve malın/hizmetin teslim alınmış olması veya yapım işinin tamamlanmış olması ön koşuldur.

44 44 UYARILAR!!! Ara ve nihai mali raporların değerlendirilmesi sırasında, Ajans projenin uygun maliyetlerini belirler. Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, almış olduğunuz ön ödemelerin bir kısmının iadesine yol açabilir. Ajans toplam uygun maliyetlerin kayda bağlanmış mali destek oranından daha fazlasını ödemez. Eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir.

45 45 ÖNEMLİ HATIRLATMALAR Önemli satın alma faaliyetlerinin faturalarını kestirmeden önce ajansa inceletmeniz de yarar vardır. Ajans tarafından talep edildiğinde bütün dokümanları hazır bulundurmalısınız. Denetçilerce kontrol edilmek üzere bütün dokümanları proje bitiminden sonra beş yıl boyunca arşivlemelisiniz.

46 46