Onaylayan: Gen. Müdür Tarih: 28/9/2009 Versiyon: 1

Transkript

1 Tarih: 28/9/2009 DOKÜMANTE EDİLMİŞ KALİTE PROSEDÜRLERİ Belgelerin kontrolü Bu prosedürün amacı, kalite yönetim sisteminde yer alan tüm belge ve verilerin geliştirme, inceleme, onay ve dağıtım işlemleriyle ilgili gereklilikleri belirlemektir. Ayrıca, bu prosedür sayesinde yalnız onaylanmış belge ve verilerin kullanıldığından da emin olunur. Bu prosedür, kalite yönetim sistemi, kalite el kitabı, kalite süreç ve prosedürleri, kalite politikası ve kalite hedefleriyle ilgili tüm belge ve verilere uygulanır. Genel Belgelerin hepsinin sunum şekli incelenir. Güncelleştirilmiş belgelere her personel erişebilir. Belgelerin kontrolü Yeni bir belge oluştururken veya mevcut bir belgede değişiklik yaparken, kalite yöneticisinin söz konusu belge veya belgeleri kullanan personelle işbirliği yapması gerekir. Her durumda, belgenin onay tarihi ve numarası belirtilmelidir. Her belgenin kendine özel bir kod numarası vardır., kuruluşun elinde olan ve kalite yönetim sisteminde tanımlanan kullanımdaki tüm belge ve kayıtların bir listesini tutar. Ayrıca, bu belgeleri alan kişileri gösteren bir listeyi de saklar. gerektiğinde listelerin güncelleştirilmesinden, geçersiz olanların ayrılıp kaldırılmasından ve geçerli/geçersiz tüm listelerin saklanmasından sorumludur. Yeni bir belge oluşturmak veya var olan bir belgeyi güncelleştirmek süreç(ler) ve prosedür(ler)de kaydedilmelidir. Kalite El Kitabı, süreçler ve kalite prosedürlerinin kontrolü, kalite el kitabını, süreçleri ve kalite prosedürlerini yayına hazırlar. Kalite el kitabında, süreçlerde ve kalite prosedürlerinde yapılacak olan değişikliklerden kalite yöneticisi sorumludur. Şirketin faaliyetlerinde ufak bir değişiklik olsa bile bunu belirtmek gerekir. Ayrıca, personel görevlerinde veya personelin durumunda kaliteyi etkileyebilecek bir değişiklik yapılırsa, kalite kontrol prosedürlerinde bir değişiklik olursa ve kalite yönetim sistemiyle ilgili yeni belgeler veya dosyalar eklenirse bunların belirtilmesi gerekir. alan kişi belge ve kaydı, bilgi/veri, istenen bilgileri temin etmek (örneğin, herhangi bir işlemi tetkik/kontrol ettiğini belirtmek) veya bilgi edinmek amacıyla kullanan herhangi bir personeli tanımlar.

2 Her durumda kalite yöneticisi değişiklikten etkilenen şeyleri (bu birden fazla olabilir) revize eder ve yapılan revizyonun onaylandığı tarihi ve değişikliği belirtmek suretiyle ilgili kalite el kitabında, süreç ya da kalite prosedürlerinde kaydetmek zorundadır. Değişen kısımlar el kitabından çıkarılır, yerlerine yenileri konur ve bunun bir kopyası çekilerek saklanır. Son olarak, yapılan değişiklikler şirketteki her el kitabının ilk sayfasında bulunan kontrol bölümüne yazılır. Kalite el kitabının, süreç ve kalite prosedürlerinin her incelenen/kontrol edilen kopyasını kalite yöneticisi imzalar. Kayıtların kontrolü ün amacı kalite kayıtlarını toplamak ve bunları kolay bulunabilecek şekilde dosyalamaktır. Diğer bir amaç da kayıtların ne kadar süreyle saklanacağını kararlaştırmaktır. şirketin kalite kayıtlarının tümüne uygulanır. Tüm şirket personeli Kalite kayıtları, basılmış veya elektronik olarak ya da iki şekilde de saklanır. Kalite yöneticisi elektronik olarak saklanan kayıtları zaman zaman kopyalamak suretiyle olabilecek zararlardan korur. Kişisel bilgisayarlar bir ağ kanalıyla bağlıdır, kayıtlar merkezi sunucuda güvenli olarak saklanır ve bu şekilde herkesin elektronik dosyaları açma olanağı vardır. Basılı kayıtların zarar görme ihtimalini azaltmak, kayıtlara kolay ulaşıp takip edebilmek için bunlar güvenli bir şekilde dosya dolaplarında saklanır. işletmenin kalite yönetim sistemine kayıtlı olan kullanımdaki tüm kayıtların bir listesini tutar. Ayrıca, her kayıttan sorumlu olan personelin, kaydın nasıl saklandığının ve ne süreyle saklanacağının listesi de tutulur.

3 İç kalite denetimleri Kalite yönetim sistemi, iç denetiminin hedefi ISO 9001 koşullarının yerine getirilip getirilmediğini ve özellikle kalite el kitabıyla gerekli süreç ve prosedürlere uyulup uyulmadığını kontrol etmektir., şirketin kalite yönetim sisteminin tümüne ve yapılan hizmetin kalitesini etkileyen işlemlerin hepsine uygulanır. Genel müdür İç kalite denetimi yılda en az bir kere kalite yöneticisi tarafından yapılır. Denetim sırasında genel müdür veya/ve dış danışman kalite yöneticisine yardımcı olur. Bunlar aynı zamanda kalite yöneticisinin sorumluluklarını denetleyen kişilerdir. Kalite yönetim sisteminin denetimleri iç kalite kontrol soru formu ndaki sorulara göre yapılır. Kalite yönetim sisteminin denetimi kalite yöneticisinin hazırladığı programa göre yapılır. Kalite yönetim sistemi uygulaması değerlendirilirken incelenen kriterler işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığıyla ilgilidir. Soru formundaki soruların yanıtları şirketin kalite yönetim sistemi kapsamındaki işlemleri tam olarak yerine getirip getirmediğini belirler. Burada olabilecek sapmaların düzeltilmesi için yönetim düzeltici faaliyetler alır. Kalite yöneticisi alınan düzeltici faaliyetleri etkinlikleri açısından değerlendirir. İç denetimden elde edilen sonuçlar kalite yöneticisi tarafından tüm personele duyurulur ve yönetimin gözden geçirildiği toplantıda bunlar incelenir.

4 Hatalı ürünlerin kontrolü Bu prosedürün amacı hataların belirlenmesi, problemlerin kaydedilmesi ve düzeltici faaliyetlerin yapılmasıdır., şirket veya müşteriler tarafından belirlenen temel problemlerin hepsine uygulanır. Genel müdür Zarar gören mallar, gecikmeler, unutulanlar, bir siparişin yerine getirilmesinde yapılan kusurlar hata kapsamına girer. Hatalar öncelikle Hata belgesine kaydedilir. Hata, alınması kararlaştırılan düzeltici faaliyetler aracılığıyla ilgili personel tarafından düzeltilir. Sonunda yapılan işlem, hatayı düzelten kişi tarafından tekrar kontrol edilir. Eğer yapılan yanlışlık bir sipariş veya bir müşteriyle ilgili olursa o zaman müşteriyle ilgilenen kişi müşterinin kendisine bilgi verir. Şirkette sistematik olarak tekrarlayan birtakım hatalar veya hata eğilimleri varsa, bunların anlaşılması için, yapılan hatalar yönetim tarafından da incelenir. Düzeltici faaliyetler Bu prosedürün amacı yapılan hataların analizi, nedenlerinin araştırılması, alınacak düzeltici faaliyetlerin programlanması ve bunların sonuçlarının değerlendirilmesidir. Bu prosedür, gecikmeler, hatalar, eksiklikler, müşteri şikâyetleri, hatalı ürünler, vb tüm problemlere uygulanmaktadır. Düzeltici faaliyetlerin planlanması veya uygulanması tüm şirket personelini ilgilendirir. Düzeltici faaliyetler, müşteri şikâyeti vasıtasıyla veya şirket tarafından belirlenmiş olsun, herhangi bir problemi derhal çözümlemek için uygulanan süreçler veya

5 kullanılan prosedürlerdir. Düzeltici faaliyet almak gerekmese bile müşterilerin şikâyetlerini incelemek gerekir. Düzeltici faaliyetler hatalı olan her durumda uygulanabilir. Bir hata olduğu zaman kalite yöneticisi bunu inceler, gerekirse düzeltilmesi için alınacak önlemi belirtir ve uygulama sürecinde kontrol eder., hataların düzeltilmesi için alınan düzeltici faaliyetleri kaydeder. Farkında olduğu her problemi ve o problemi ortaya çıkaran kişinin adını kayda geçirir. Problemin nedenleri incelenir, düzeltilmesi için alınması gerekli olan önlemler ve bunların uygulanmasından kimin sorumlu olacağı belirtilir. En son olarak, alınan düzeltici faaliyetlerin sonuçları kaydedilir. Düzeltici faaliyetlerle ilgili belgeler yönetim tarafından düzenli olarak incelenir. Önleyici faaliyetler Bu prosedürün amacı alınması gerekli olan önleyici faaliyetlerin yararını ve analiz yöntemlerini kararlaştırmak ve bunların nasıl uygulanacağına ve nasıl değerlendirileceğine karar vermektir. Bu prosedür, kalite yönetim sisteminde yer alan tüm prosedürlere uygulanır. Önleyici faaliyetlerin planlanması veya uygulanmasıyla tüm şirket personeli ilgilidir. Önleyici faaliyetler, ortaya çıkacağına dair belirtiler olan veya daha önce tekrarlamış olan bir problemin önlenmesi için yapılan her türlü faaliyeti kapsar., önleyici faaliyetlerin uygulanmasından sorumludur. Her olası problem için alınması gereken önlemi belirler ve bunu yönetim toplantılarında veya herhangi başka bir yolla açıklar. Alınması gereken bir önleyici faaliyetin iyi sonuç vermesi için şirketin süreç ve prosedürlerinde değişiklik yapmak gerekebilir. Alınan önleyici faaliyetler, uygulanan problemin analizi, olası nedeni, ilgili kişilerin adları ve sonuçların değerlendirilmesiyle birlikte ilgili belgelere kaydedilir. bu belgeleri saklar ve bunlar yönetim toplantılarında incelenir. Ayrıca, belgelerin içeriğini herkesin bilmesi için, bunların bir kopyası işyerindeki duyuru panosuna asılır veya kalite yöneticisi toplantı yaparak bunlar hakkında bilgi verir.