TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı

Transkript

1 TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı TASLAK ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ TALİMATI (Taslak EBYS Talimatı) Hazırlayan: Fatih AYDOĞAN Melih ÇİNKAYA Erhan MERZİFON 1 / 23

2 İÇİNDEKİLER İçindekiler BİRİNCİ BÖLÜM... 3 Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar... 3 Amaç... 3 Kapsam... 3 Dayanak... 3 Tanımlar... 4 İKİNCİ BÖLÜM... 7 Sistem ve Rol Tanımlamaları... 7 Rol Tanımlamaları... 7 Güvenlik Kodu Tanımlamaları... 8 Kullanıcı İşlemleri... 8 Birim Tanımlamaları Gerçek / Tüzel Kişi Tanımlama İşlemleri Kurum Yönetimi İşlemleri ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Uygulama ve Genel Esaslar Gelen evrak kayıt, dağıtım ve tebliğ etme işlemleri; Evrakların oluşturulması, paraf, imza, onay ve dağıtım işlemleri; Giden evrak sevk işlemleri; Evrak klasör işlemleri; Vekâlet işlemleri; Kurum dışı kullanıcı işlemleri; Çevre ve Şehircilik Bakanlığı na gönderilecek evrak işlemleri; DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Yükümlülükler, Çeşitli ve Diğer Hükümler Yükümlülükler Çeşitli Hükümler Talimat Geçiş Hükümleri Yürürlük / 23

3 BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar Amaç MADDE 1. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü, yoğun evrak akışına sahip, bilgi güvenliği ön planda olan, bilgiye erişim hızının ve bilgi güvenilirliğinin önem arz ettiği bir kurum olması nedeniyle, gelişmiş bir belge yönetim sistemine ihtiyaç duymuş ve çözüm olarak Elektronik Belge Yönetim Sistemini (EBYS) uygulamaya geçirmiştir. Bu sayede, belgelerin merkezi bir yapıda toplanması, süreçlerinin hızlandırılması, baştan sona takip edilmesi, raporlanması, etkinlik, verimlilik, kurumsal arşiv, maliyet tasarrufu, kurum içi ve kurum dışı gerçek ve tüzel kişilerle, bilişim teknolojileri üzerinden resmi yazışmalarını yapmayı ve bu yazışmaları güvenli elektronik arşiv yapısıyla saklamayı amaçlamaktadır. Ayrıca Elektronik Belge Yönetim Sisteminin uygulanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam MADDE 2. Bu Talimat, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü merkez teşkilatı, Bölge Müdürlükleri, Tapu Müdürlükleri ve Kadastro Müdürlüklerinin kurum içi ve kurum dışı, kurum, kuruluş, gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmaların elektronik ortamda hızlı ve güvenilir bir şekilde yapılmasını kapsamaktadır. Dayanak MADDE 3. Bu Talimatın uygulanmasında, aşağıda bilgileri verilmiş kanun, yönetmelik ve genelgeler dayanak olarak gösterilmiştir. a) tarih ve 6083 sayılı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, b) 23/01/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, c) 11/02/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu, d) 23/07/1965 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, e) 1/11/1984 tarihli ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, f) 9/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3 / 23

4 g) 23/05/2007 tarih ve 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, h) 26/9/2004 tarih ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, i) 02/12/2004 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, j) 25/08/2011 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, k) 19/01/2013 tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği, l) 16/05/1988 tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik, m)15/07/2008 tarih ve 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Hakkındaki Başbakanlık Genelgesi, n) 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Hakkındaki Başbakanlık Genelgesi, o) TSE Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı hakkında yönetmelik p) T.C Kalkınma Bakanlığı e-yazışma paket uygunluğu q) TÜBİTAK elektronik imza uygunluk denetimi r) TÜBİTAK zaman damgası Tanımlar MADDE 4. Bu Talimatta yer alan kısa adlar ve tanımları Kısa Adı ÇŞB TKGM Elektronik Belge Yönetim Sistemi Tanımı Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar 4 / 23

5 EBYS BELGENET DTVT Belge Doküman Birim Elektronik İmza Elektronik Belge Dosya Planı Elektronik Ortam Genel Evrak Servisi Genel Müdürlük Başkanlık EBYS Şube Müdürlüğü İmza sahibi olan süreç içerisinde yönetmek amacıyla kullanılan sistem Elektronik Belge Yönetim Sistemi TÜRKSAT A.Ş tarafından geliştirilmiş Elektronik Belge Yönetim Sistemi için kullanılan ürünün adı Devlet Teşkilatı Veri Tabanı Kurum içi kurum dışı gerçek ve tüzel kişiler arasında Herhangi bir işlemin, kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından üretilmiş; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu işlem için delil teşkil ederek mülkiyet zincirini muhafaza eden, ıslak imzayla ya da güvenli elektronik imzayla imzalanmış ve kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgidir. Resmi belge niteliği taşımayan ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleştirilmesinde kullanıcıların bilgi maksatlı olarak kullanabilecekleri kaynaklardır Kurum Personelinin görev yaptığı birim yada servistir. Kalemle atılan ıslak imzanın aynı hukuksal geçerliliğe sahip olan sayısal karşılığıdır. Bir elektronik veriye eklenen ve göndereni emsalsiz teşkil eden sayısal koddur. Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belge Resmi belgelerin hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayar, gezgin elektronik araçlar, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünleri Genel Müdürlük adına Taşra birimlerinde ise ilgili birimler adına evrak teslim almaya ve evrak göndermeye yetkili birim Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Şube Müdürlüğü Güvenli Elektronik imza ya da elektronik imza oluşturmak 5 / 23

6 KEP LDAP Resmi Yazı Amir TÜBİTAK Zaman Damgası E-yazışma paketi Mobil imza maksadıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi, Kayıtlı Elektronik Posta, Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklini Lightweight Directory Access Protocol, TCP/IP üzerinde çalışan dizin servislerini sorgulama ve değiştirme maksadıyla kullanılan uygulama katmanı protokolü Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve/veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi ifade eder. Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı, Daire Başkanı, Şube Müdürü, Tapu Müdürü, Kadastro Müdürü Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırmalar Kurulu Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı, kaydedildiği zamanın tespit edilmesini sağlayan elektronik bir veridir. Elektronik ortamdaki belirli bir verinin paketlendiğini, içeriğinin değiştirilmediğini kanıtlar Elektronik ortamlarda kullanabilecek nitelikli elektronik sertifikayı alıp kullanmayı ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda tarif edilen Elektronik İmzanın GSM SIM kartları kullanılarak atılmasını sağlayan servisi, 6 / 23

7 İKİNCİ BÖLÜM Sistem ve Rol Tanımlamaları Rol Tanımlamaları MADDE 5. (1) EBYS de; Sistem Yöneticisi, Birim Proje Sorumlusu, Standart, Birim Evrakçısı, Giden Evrakçı, Gelen Evrakçı, Arşiv Sorumlusu, Amir, EBYS Yardım Masası, Elektronik İmza Yetkisi rolleri sabit olarak bulunmaktadır. a) Sistem Yöneticisi rolü: Tüm sistem üzerinde yönetim hakkına sahip olan roldür. b) Birim Proje Sorumlusu rolü: İlgili birimdeki sistem tanımlamaları, kullanıcı işlemlerini ve birime ait belgeleri görüntüleme yetkisine sahip olan roldür. Bu role sahip kullanıcı sayısı aynı birim için 3 ü geçemez. c) Standart rolü: Ayrıca kurumdaki tüm kullanıcıların sahip olduğu rolü tanımlar. d) Birim Evrakçısı rolü: Birime gelen evrakları görme ve havale onayına sunma yetkisine sahip roldür. e) Giden Evrakçı rolü: Posta işlemi ve giden evrak kaydetme yetkisine sahip roldür. f) Gelen Evrakçı rolü: Kuruma/birime gelen fiziksel evrakları sisteme kaydetme yetkisine sahip roldür. roldür. g) Arşiv Sorumlusu rolü: Kuruma/birime ait fiziksel evrakları arşivleme yetkisine sahip h) Amir rolü: Birim amirleri için gerekli yetkiye sahip roldür. i) EBYS Yardım Masası rolü: Sistemde Genel Müdürlüğe bağlı tüm birimlerde sistem tanımlamaları, kullanıcı işlemleri, klasör işlemleri vb. işlemlerde yardım alabileceğiniz personele verilen roldür. j) Genel Evrak Raporu: Rolün tanımlı olduğu birim ile bu birime bağlı alt birimlerdeki belge olmuş evrakları sorgulamak ve raporlamak için kullanılan ve sadece birim amirine ait roldür. (2) 5. maddenin 1. fıkrasında belirtilen rollerin tüm aksiyonlarının kontrolü sistem yöneticisi tarafından oluşturulmaktadır. Gerekli durumlarda rollerdeki aksiyonlar sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilir. (3) Sistem Yöneticisi yeni rol eklenmesi gerektiği durumlarda Bilgi Teknolojileri Daire Başkanı nın onayı ile bu işlemi gerçekleştirir. 7 / 23

8 Güvenlik Kodu Tanımlamaları MADDE 6. a) EBYS de Çok Gizli, Gizli, Özel, Kişiye Özel, Hizmete Özel, Tasnif Dışı, Normal olmak üzere 7 farklı güvenlik kodu tanımlanmıştır. b) Güvenlik kodları kullanıcıların bu gizlilik derecelerine uygun evrak oluşturması ve oluşturulmuş evrakları görmesini sağlamaktadır. c) Güvenlik kodlarında değişim gerekliliği durumunda bu değişimi yardım masası ve sistem yöneticisi tarafından yapılır. d) Güvenlik kodlarında yapılan değişimlerin gerekçeleri Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanınca onaylanır ve EBYS Şube Müdürlüğünce saklanır. Kullanıcı İşlemleri MADDE 7. a) EBYS' de yeni kullanıcı tanımlamaları EBYS yardım masası tarafından yapılacaktır. b) EBYS' de kullanıcı birim değişiklikleri EBYS yardım masası tarafından yapılacaktır. c) Genel Müdürlükte çalışan tüm personel birimlerindeki görev ve mesleki ünvanlarına göre EBYS ne kullanıcı olarak tanımlanacaktır. d) Tanımlanan her yeni kullanıcı 5. Maddenin 1. bendinde yer alan standart kullanıcı rolü verilecektir. Diğer roller birim amirlerinin kurumsal e-postasından yazılı olarak mail gönderilmedikçe tanımlanmayacaktır. e) Yeni kullanıcıların EBYS ile ilgili Active Directory' deki kullanıcı tanımlamaları EBYS Yardım Masası tarafından yapılacaktır. f) Sisteme tanımlanan kullanıcıların, sisteme girişinde şifre kontrolleri Active Directory üzerinden yapılmaktadır. Tüm kullanıcıların kullanıcı adlarının bulunması gerekmektedir. g) EBYS ile ilgili olarak Active Directory Kullanıcıları bulunmayan (yeni kullanıcılar)personele, kullanıcı açılması işlemleri birim proje sorumlularınca takip edilecektir. h) Active Directory ye tanımlanacak kullanıcıları, birim proje sorumluları kurumsal e- posta adreslerinden birim amirlerini bilgi tutarak mail atacaklardır. i) Sisteme kayıt yapılacak kullanıcılara sisteme giriş tipi olarak E-İmza ve LDAP ile giriş işaretlenecektir. j) Sistem Yöneticisi yetkisine sahip kullanıcılar belirlenerek, Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanınca onaylanır ve EBYS üzerinden duyuru yönetimiyle tüm birimlere bildirilir. 8 / 23

9 k) EBYS Yardım Masasında görevlendirilecek personel Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanınca onaylanır ve EBYS üzerinden duyuru yönetimiyle tüm birimlere bildirilir. l) Daire Başkanlıkları ve Bölge Müdürlükleri Birim Proje Sorumlularının değiştirilmesi gerektiği durumlarda; Daire Başkanı veya Bölge Müdürlüğü tarafından EBYS Şube Müdürlüğüne EBYS üzerinden evrak oluşturarak bildireceklerdir. m)daire Başkanlıkları ve Bölge Müdürlüklerinin alt birimlerdeki kullanıcılara Birim Proje Sorumlusu rolü verilmesi gereken durumda, EBYS Şube Müdürlüğüne EBYS üzerinden evrak oluşturarak bildireceklerdir. n) Kullanıcının görevli olduğu birim tanımlaması, kullanıcı kaydı sırasında yapılacaktır. Kullanıcının fiilen görev yaptığı birim dışında, aynı anda başka birimde de tanımlanması gerektiğinde, tanımlanacak birimlerin amiri tarafından kurumsal e-postaları ile üst birim amirlerini ve EBYS Şube Müdürünü bilgi tutarak EBYS Yardım masasına mail atacaklardır. o) Tanımlanan tüm kullanıcılara Standart rolü verilecektir. Amir olan kullanıcılara Amir rolü tanımlaması yapılacaktır. Bu roller dışında rol tanımlanması talepleri, birim amirlerince belirlenecektir. p) Kullanıcı tanımlamalarında amir olan kullanıcılara Çok Gizli güvenlik kodu, diğer kullanıcılara ise Hizmete Özel güvenlik kodu tanımlanacaktır. q) Kullanıcılara farklı Güvenlik kodu (Çok Gizli, Gizli vb.) verilmesi talebi Birim Amirlerince belirlenir. r) Güvenlik kodu değişecek kullanıcının; kullanıcı bilgileri, güvenlik kodu değişecek birim ve hangi güvenlik koduna sahip olacağını, EBYS üzerinden EBYS şube müdürlüğüne evrak oluşturarak bildirecektir. Güvenlik kodu değişikliği şifahen bildirilmesi durumunda bildiren amirin makamı ve unvanına istinaden talimat hakkında bilgi verilecektir. s) Kullanıcılara tanımlı oldukları birim bazında ve yaptıkları işlemler doğrultusunda klasör erişimleri verilmesi zorunludur. Kullanıcının görevli olduğu birimde tanımlı tüm klasörlere erişim yetkisi verilmesi durumunda EBYS Şube Müdürlüğüne EBYS üzerinden evrak oluşturularak bildirilecektir. t) Kurum personelinin birimden ilişiğinin kesilmesi gerektiği durumlarda personel, EBYS de gelen evraklarının tümünü kapatıp, imza, paraf, kontrol v.b için gelmiş tüm evraklarının işlemlerini bitirecektir. Personelin açık evraklarıyla ilgili işlemleri bitirmediği sürece birim amirleri tarafından ilişiği kesilmeyecektir. 9 / 23

10 u) Fiilen çalıştığı birimden farklı birime nakli yapılan veya kurumdan tamamen ilişiği kesilecek personel birim amiri tarafından, EBYS Şube Müdürlüğüne EBYS üzerinden evrak oluşturularak bildirilecektir. v) Naklen atama (tayin) durumunda personel, tüm evraklarında işlemlerini tamamladıktan sonra, ayrılacağı birimin Birim Proje Sorumlusuna kurumsal e-postası ile yazılı olarak bildirecektir. Birim Proje Sorumlusunca kullanıcının aktif birimi pasifleştirilecek ve kullanıcının pasifleştirildiğine dair ayrılacağı birimin amirine kurumsal e-posta ile yazılı olarak bildirecektir. w) Bölge Müdürlükleri ve Daire Başkanlıkları arasındaki naklen atama (tayin) durumunda; personelin başladığı birimin Birim Proje Sorumlusunca EBYS yardım masasına birim amiri ve EBYS şube müdürü bilgi tutularak kurumsal e-posta ile yazılı olarak bildirilecek ve kullanıcının yeni birimine aktarılıp aktif hale getirilmesini takip edecektir. x) Genel Müdürlükte görevli bir personelin görevden el çektirilmesi durumunda ilgili kullanıcının durumu ve üzerindeki belgeleri devredeceği kişi üst amiri tarafından EBYS Şube Müdürlüğüne EBYS üzerinden evrak oluşturarak bildirir. İlgili kullanıcının EBYS üzerindeki tüm yetkileri ve belgeleri Yardım Masası Personeli ya da Sistem Yöneticisi tarafından kaldırılır veya devredilir. Birim Tanımlamaları MADDE 8. a) Genel Müdürlükteki tüm birimlerin EBYS sistemine tanımlanması ve yönetiminden Sistem Yöneticileri sorumludur. b) Yeni kurulan, kapatılan, bağlı olduğu üst birimi değiştirilen birimler; EBYS Şube Müdürlüğüne EBYS Üzerinden evrak oluşturularak bildirilecektir. Yeni kurulan, kapatılan, bağlı olduğu üst birim değişikliği olan birimler DTVT de tanımlı olan idari birim kimlik kodu kullanılarak sisteme kaydı Sistem Yöneticisi tarafından yapılacaktır. c) Sistemdeki birimlerin fiziki arşiv birimi, posta birimi değişiklikleri gerektiğinde talepler birim proje sorumlularınca yardım masası personeline kurumsal e-postları ile yazılı olarak bildirilecektir. d) Birimlerin iletişim bilgilerinin güncellenmesi ve değiştirilmesi işlemleri Birim Proje Sorumlularınca yapılacaktır. 10 / 23

11 Gerçek / Tüzel Kişi Tanımlama İşlemleri MADDE 9. a) Gerçek/Tüzel Kişi Kayıtları Birim Proje Sorumluları ile Tüzel ve Gerçek Kişi Kaydetme rolüne sahip kullanıcılar tarafından yapılacaktır. b) Gerçek Kişi ya da Tüzel Kişi kaydedilmeden önce sorgulanarak sistemde kayıtlı olup olmadığı kontrol edilip mükerrer kayıtların önüne geçilecektir. c) Gerçek Kişi kayıt menüsüne, sadece gerçek kişilerin kaydı yapılacak olup; TC Kimlik numarası doğru olarak girilecektir. Gerekli durumlarda gerçek kişiye ait kimlik numarası doğrulama ya da sorgulama işlemleri Kimlik Paylaşım Sisteminden (MERNİS ten) yapılacaktır. d) Tüzel Kişi kayıt menüsüne sadece tüzel kişilerin kaydı yapılacak olup; Vergi Kimlik numarası doğru olarak girilecektir. e) Zorunlu durumlarda Gerçek Kişide TC Kimlik Numarası, Tüzel Kişilerde ise Vergi Kimlik Numarası girilmeden kayıt yapılabilir. Ancak bu eksik bilgiler araştırılarak temin edilir ve gerekli güncelleme işlemi yapan kullanıcı tarafından en kısa sürede güncellenir. f) İsimsiz Dilekçe gelmesi durumunda direk sisteme alınmayacak olup; bu dilekçeler evrak merkezlerince üst yazıya bağlanarak ilgili birime gönderilir. g) Tüzel Kişi kayıt ekranından gerçek kişi, kurum ve birim girişi yapılmayacaktır. h) Gerçek Kişi kayıt ekranından tüzel kişi, kurum ve birim girişi yapılmayacaktır. Kurum Yönetimi İşlemleri MADDE 10. a) Kurum Yönetimi ekranında Devlet Teşkilatı Veri Tabanında (DTVT) kayıtlı olan tüm kurumlar sisteme eklenecektir. b) EBYS de bulunmayan kurumların sisteme eklenmesi talepleri EBYS Yardım Masası Personeline iletilecektir. Eklenmesi talep edilen kurumların DTVT de kayıtlı olmaması durumunda sisteme ekleme işlemi gerçekleştirilmez. 11 / 23

12 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Uygulama ve Genel Esaslar Gelen evrak kayıt, dağıtım ve tebliğ etme işlemleri; MADDE 11. (1) Gelen evrakta yapılacak evrak kayıt işlemlerinde; a) Gelen her tür belge ve evraklar ilgili birim tarafından tasnif edilecek; EBYS uygulaması kullanılarak kayıt ve takibi yapılacaktır. b) Kurum dışından gelen belgelerin tüm ekleri ile birlikte taranması esastır. Ancak, 20 sayfadan daha fazla fiziksel eki olan belgeler, taranamayacak boyuttaki harita vb. basılı doküman ile ekinde gönderilen klasör, dosya, CD, DVD, gazete, kitap, dergi, broşür ve benzeri basılı süreli veya süresiz yayınlar, sisteme fiziksel ek olarak girilecek, sadece üst yazıları taranacaktır. c) 20 sayfadan daha fazla fiziksel eki olan belgeler, harita vb. basılı doküman ile ekinde gönderilen klasör, dosya, CD, DVD, gazete, kitap, dergi, broşür ve benzeri basılı süreli veya süresiz yayınların taranması gereken durumlarda tarama işlemi yazının havale edildiği birim tarafından yapılacaktır. Zaman damgası yüklü birimler dışında kalan birimlerce taranan evraklar zaman damgası almayacaktır. d) İlgili mevzuata göre gizlilik özelliği taşıyan belgeler(ihale dosyası, özlük bilgileri, mal bildirimleri vb.) tarama bürolarında açılmayacak, dış zarfları veya var ise dilekçe, üst yazısı taranıp sisteme dahil edildikten sonra usulüne uygun olarak ilgilisine teslim edilecektir. e) İlgili mevzuata göre gizlilik özelliği taşıyan belgenin taranması gerektiği durumlarda; tarama işlemi sadece gizli evrakları görme yetkisine sahip personel tarafından yapılacak ve sisteme gizli evrak olarak kaydedilecektir. f) Kurum dışından elektronik yöntemlerle (kurumsal e-posta, faks vb.) gönderilen evraklar sisteme alınacaktır. g) Bilgi edinme birimine, genel evraktan havale edilen evraklar, Bilgi edinme birimince değerlendirilerek EBYS üzerinden ilgili birime yönlendirilecektir. h) Bilgi Edinme Birimine doğrudan elektronik ortamda gelen kurumsal e-postalar, Bilgi Edinme Birimi tarafından zaman damgası almak suretiyle sisteme aktarılacak ve ilgili birime yönlendirilecektir. 12 / 23

13 i) İhale zarfları genel evraktan üst yazı eklemeden sayı alınarak kaydedilirse, havale edilen birim standart dosya planındaki ilgili dosya kodunu seçerek evrakı EBYS' de kapatacaktır. (2) Gelen evrak dağıtım işlemleri; a) Genel Evrak Birimine elektronik veya fiziksel ortamda gelen her türlü evrakın kayıt ve takibi EBYS uygulaması kullanılarak yapılır. b) Özel Kalem ve Teftiş Kurulu Başkanlığı na gelen evrakların kayıt takibi ilgili birim tarafından yapılır. c) Evrak kayıt birimi tarafından kaydı yapılan ve zaman damgası alarak elektronik ortama geçirilen evrakların, fiziksel örnekleri ile elektronik ortamdaki örnekleri, işlem yapılmak üzere ilgili birime havale edilir. d) Fiziksel örnekleri ilgili birimin arşivinde tutulur. e) İlgili birimler fiziksel evraklarını genel evrak servisinden teslim alırlar. f) Genel evraka ulaşan evraklar ilgili birime gereği yapılması için havale edilecektir. g) Dağıtımı yanlış yapılan evraklar zaman kaybetmeden yeniden dağıtım için genel evrak servisine ivedi şekilde iade edilecektir. Genel evrak servisine zamanında iade edilmeyen evraklarla ilgili olarak evrakın son havale edildiği birim sorumludur. h) Evrakın havale edildiği birim, gelen evrakın kendisi ve kurum içinde herhangi bir birimle ilişkili olmadığına kanaat getirirse; evrakı bir üst yazıyla ilgilisi gerçek,kurum veya tüzel kişiye iade eder. i) Birime gelen evrak; Birim evrakçısı tarafından Birim Amirinin havale onayına sunularak gereği, bilgi, tebliğ için ilgili personele gönderilir. j) Birim evrakçısının ilgili evrakı gereğini yapacak personele direkt olarak havale edebilmesi birim amirinin sorumluluğundadır. k) Bir birime gelen evrak, alt birimlerine dağıtımı EBYS üzerinden yapılmak üzere gereği ya da bilgilendirme maksadı ile havale edilebilecektir. l) Genel evrak işlemleri merkez birimler dışında kalan taşra birimlerinde birimlerin evrak servislerince yapılacaktır. (3) Gelen evrak Tebliğ etme işlemleri; a) Birime gelen bir evrakın o birimde görevli personel ya da personellere Tebliğ edilmesi gerektiği durumular da, işlem birim amirince EBYS üzerinden yapılacaktır. b) Kullanıcılar kendilerine gelen belgeleri yasal süresi içinde EBYS üzerinden Tebellüğ etmek zorundadır. 13 / 23

14 c) Ayrıca Birim Amirlerinin EBYS üzerinden Tebliğ edilen belgeleri Tebligat Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine göre fiziksel olarak ilgili personel ya da personellere tebliğ etmeleri gerekmektedir. Evrakların oluşturulması, paraf, imza, onay ve dağıtım işlemleri; MADDE 12. (1) Evrakların oluşturulması, onay akışları, paraf işlemleri: a) Evraklar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak, kurumun belirlediği kurumsal kimlik şablonları doğrultusunda hazırlanacaktır. b) Oluşturulan yazılar var ise ilgileri dikkate alınarak hazırlanır ve tüm ilgi, ilişik ve ekleri bağlantılarına uygun olarak EBYS menüleri kullanılarak sistemden yazı içinde belirtilir, fiziksel olarak yazılmaz. c) Sistemde oluşturulan yazılara eklenecek olan tüm ek, ilgi, ilişiklerin dışarıdan eklenmesi durumunda bu bilgi ve belgeler sisteme dosya olarak eklenecektir. Fiziksel olarak eklenen eklerle ilgili olarak 11. maddenin 1. fıkrasının b bendindeki hükümler uygulanacaktır. d) Evrakların üzerindeki sayı ve tarih alanları EBYS tarafından otomatik olarak verilmektedir. e) Sistem haricinde bir evrak numarası kullanılmayacaktır. f) Kurum içi yazışmalar sadece elektronik ortamda yapılır. Ancak nitelikleri açısından EBYS de hazırlanamayacak belgeler (çok gizli vb.) fiziksel olarak hazırlanıp, Giden Evrak Kayıt menüsünden üst verileri girilecek, evrak tarih ve sayısının sistemden alınması sağlanacaktır. Giden Evrak Kayıt menüsünden üst verileri kaydedilen belgelerin taranarak eklenip eklenmeyeceğine evrakı fiziksel olarak imzalayan amir karar verecektir. g) EBYS ne aktarılamayacak ekler ile özellik arz eden ve/veya içeriğinin görünmemesi gereken ekler, sistem üzerinde hazırlanan üst yazının fiziksel çıktısına eklenerek, ilgililerine fiziksel olarak gönderilecektir. (Plan, proje, harita gönderimi gibi) h) Evrakı oluşturan kişi; evrakın dağıtımı yapılacak olan birim, kurum, gerçek ya da tüzel kişi seçimlerini sistem üzerinden yapacaktır. Evrak oluşturulurken dağıtım yerleri seçimi hiyerarşik kurallara uygun olarak seçilmek zorundadır. i) EBYS üzerinden makam atlayarak yazı yazılmayacaktır. Hukuki konularla ilgili yazışmalarda Hukuk Müşavirliği ne direkt yazı yazılabilecektir. 14 / 23

15 j) Başmüfettiş, Müfettiş, İç Denetçi kendilerine verilen görevini ifa edecek şekilde yazışma yapabileceklerdir. k) Evrakı oluşturan kişi; kendisini ilk parafçı olarak belirleyecek olup; onay akışının (paraf, kontrol, imzacı seçimini) hiyerarşik kurallara uygun olarak seçilmesi zorunludur. EBYS üzerinde evrak onay akışı seçilirken amir atlayarak onay akışı oluşturulmayacaktır. l) Yazı üzerinde Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak parafçı sayısı belirlenecektir. m) Onay akışı oluşturulurken en alt birimden oluşturulan bir evrakın imzacısı aynı birimin amiri olabileceği gibi üst birimlerinden birinin amiri de imzacı olarak belirlenebilir(kadastro Biriminde oluşturulan bir evrakın imzacısı Kadastro İl Müdürü, Bölge Müdürü, Genel Müdür olabilir.). n) Kullanıcıların sistem üzerinden, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile Dilekçe Kanunu hükümlerini dikkate alarak dilekçe oluşturabileceklerdir. o) EBYS nin teknik nedenlerle çalışmaması durumunda EBYS üzerinden yazışma işlemlerine ara verilecektir. Ancak günlü yazılara verilecek cevaplar ile Hukuki ya da Mali yönden sistemin çalışmadığı saatler içinde yazılması zorunlu olan yazılar fiziksel olarak yazılacak ve daha sonra sisteme aktarılacaktır. p) Kullanıcıların bulundukları birimlerde Elektrik, internet vb. teknik arızalar nedeni ile evrak üretilememe durumunda; bu durumun belgelenmesi şartı ile 12. maddenin 1. fıkrası o bendi hükümlerine göre hareket edilecektir. q) Olur yazıları dağıtımının üst yazıya bağlanarak yapılması esastır. Ancak Yıllık, Günlük, Mazeret ve Hastalık İzinleri; birim içinde hazırlanan görevlendirme olurları; birim içinde hazırlanan ihale ve komisyon görevlendirme olurları üst yazıya bağlanmadan Olur Yazısı üzerinde dağıtım listesi belirlenerek de gönderilebilir. r) Yıllık, Günlük, Mazeret ve Hastalık İzinleri üst yazıya bağlanmaksızın olur yazısı üzerinden dağıtımı yapılan belgelerin, kişilerin özlük dosyalarının tutulduğu birimleri kapsayacak şekilde düzenlenecektir. s) Yıllık, Günlük, Mazeret ve Hastalık İzinleri ile görevlendirme olurları Kurumsal Kimliğe uygun şablon olarak sisteme kaydedilecek ve kullanıcılar bu şablonları kullanarak olur yazısı oluşturacaktır. 15 / 23

16 (2) Evrak Paraf, İmza, Dağıtım işlemleri; a) Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda son imza sahibine kadar paraflar elektronik imza (paraf) ya da güvenli elektronik imza yoluyla atılır. Elektronik paraf da fiziksel olarak atılan parafla aynı sonuçları doğurur. b) Elektronik ortamda oluşturulan belgeler sistem tarafından ekleri ile birlikte elektronik yazışma paketine dahil edilip, güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalanacaktır. c) Elektronik ortamda oluşturulan belgelerin imza ya da olurları güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalanması esastır. Ancak, evrakın son imzasını atacak ya da olurunu verecek amirin güvenli elektronik imzasının ya da mobil imzasının olmaması, arızalanması, kaybolması gibi durumunda; imza ya da oluru EBYS üzerinden elektronik imza yoluyla atacak; belgenin bilgisayar çıktısı alındıktan sonra; ıslak imza ile son imza aşaması tamamlanacaktır. d) Birim amirleri, güvenli elektronik imzalarının arızalanması ya da kaybolması durumunda, EBYS üzerinden elektronik imza yoluyla belge imzalaması yetkisinin verilmesi için EBYS Şube Müdürlüğüne başvuracaktır. e) Yurt dışına gönderilecek veya yabancı dilde yapılacak yazışmalarda imza ya da olurların güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalanması ile birlikte son imza aşaması ıslak imza ile de tamamlanacaktır. f) Elektronik ortamda son imzası güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile tamamlanan evrakın yazıcıdan çıktısının alınması sırasında, bilgisayar ortamında otomatik olarak, 5070 sayılı elektronik imza kanunu gereği bu belge elektronik imza ile imzalanmıştır. Şeklinde şerh sistem tarafından düşecektir. g) Genel Müdürlük içi birimler arası yazışmalarda belgeler güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalanarak, EBYS üzerinden gönderimi sağlanacaktır. Bu belgelerin ıslak imzalı belge gönderme zorunluluğu olan birimler (henüz EBYS ye geçmeyen birimler) haricinde ayrıca fiziksel gönderimi yapılmayacaktır. h) EBYS üzerinde posta birimi belirlenmesi mevcut işleyişe göre Birim Proje Sorumlularınca düzenlenecektir. i) Kurum dışına yazılan yazıların dış suretleri postalanacak evraklar menüsünden evrak postalama yetkisine sahip kullanıcılarca yapılacaktır. j) Dış kurumlara gönderilecek yazılarda evrak doğrulama kodu olmayan evrak suretinin gönderimi yapılmayacaktır. 16 / 23

17 k) Dış kurumlara gönderilecek doğrulama kodu bulunan yazıların evrak postalama yetkisine sahip kullanıcılarca bilgisayar çıktısı alındıktan sonra ilgili birim amirince yetkilendirilmiş personel tarafından tarih kaşesi ve mühür basılıp imzalanacaktır. Yazı, birden çok sayfa ise yetkilendirilmiş personel tarafından tarih kaşesi ve mühür her sayfaya basılacaktır. Bu Evrakın 5070 Sayılı Kanun gereğince E-İmza ile imzalandığı tasdik olunur ifadesinin basılamadığı durumlarda yetkilendirilen personel tarafından el ile yazılacak ya da kaşe ile basılacaktır. Yazı, birden çok sayfa ise, Bu Evrakın 5070 Sayılı Kanun gereğince E-imza ile imzalandığı tasdik olunur ifadesi, yetkilendirilmiş personel tarafından her sayfaya el ile yazılacak ya da kaşe ile basılacaktır. l) Evrakın bilgisayar çıktısını alıp Bu Evrakın 5070 Sayılı Kanun gereğince E-İmza ile imzalandığı tasdik olunur şerhini onaylayacak ilgili birim amirince yetkilendirilmiş personel; belgenin şeklini, yazı biçimini, yazımlarda bir kayma olup olmadığını kontrol etmek zorundadır. Evrakın şekli yönden bir hatanın olduğunun tespit edilmesi durumunda, evrak yeniden elektronik ortamda imzaya sunulacak ve yazıyı imzalayacak kişi veya kişilere bilgi verilecektir. m) Genel Müdürlük içi ya da dışı yazışmalarda, evrak güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalandıktan sonra, belge üzerinde ve içeriğinde değişiklik yapılamaz. Bu tip değişikliklerin yapılması halinde 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu nun 204, 205 inci maddeleri ve ilgili diğer hükümler kapsamında gerekli cezai ve idari işlem yapılması yoluna gidilecektir. n) Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı, Teftiş Kurulu Başkanı, İç Denetim Birimi Başkanı, Hukuk Müşaviri, Daire Başkanı, Daire Başkanı Yardımcısı, Bölge Müdürü, Bölge Müdür Yardımcısı, Şube Müdürü, İşletme Müdürü, İşletme Müdür Yardımcısı, Tapu Müdürü, Tapu Müdür Yardımcısı, Kadastro İl Müdürü, Kadastro Birim Sorumluları, İşletme Şefi gibi birim amirleri yetki ve sorumluluk sahaları içinde evrak imzalayabileceklerdir. Giden evrak sevk işlemleri; MADDE 13. Giden evrak sevk işlemlerinde evrakı oluşturan birim ya da birimler tarafından; a) Elektronik ortamdan çıkış kaydı ve sayısı alınmamış hiçbir evrak, dağıtılmak üzere, giden evrak servisine teslim veya havale edilmez. 17 / 23