İHALELERDE TEKLİF ZARFLARI

Transkript

1 Murat ARAPGİRLİ İHALELERDE TEKLİF ZARFLARI 1. GİRİŞ 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 1 30 uncu maddesine göre teklif kapsamında istenen bilgi ve belgeler bir zarf içerisinde idareye sunulur. Mezkur Kanunun 31 inci maddesinde belli istekliler arasında ihale usulüne göre yapılan ihalelerde ön yeterlik için yapılan başvurularda istenen bilgi ve belgelerin teklif zarflarının niteliklerini haiz bir zarf (başvuru zarfı) ile sunulması gerektiği hükme bağlanmıştır. Başvuru veya teklif zarfı 2 ihalede istenilen bilgi ve belgeleri içeren, ön ve arka yüzünde bazı bilgilerin yer aldığı zarf olarak tanımlanabilir. İhalede istenilen bilgi ve belgelerin sayısından dolayı bunlar her zaman bir zarf içerisine sığmayabilir. Böyle durumlarda zarf yerine kutu, paket gibi başka bir saklama aracıyla da teklifler sunulabilir ve bunlar da teklif zarfı olarak kabul edilir TEKLİF ZARFLARININ SUNULMASI Teklif zarflarının idareye sunulma şekli ve zamanı belli kurallara tabi kılınmıştır Teklif Zarflarının İdareye Teslimi Teklif zarfları ihale saatine kadar idareye teslim edilir. İhale komisyonunun ise teklif zarflarını teslim alma yetki ve görevi bulunmamaktadır. İstekliler tarafından hazırlanan teklif zarfları idareye elden teslim edilebileceği gibi posta yoluyla da gönderilebilir. Teklif zarfını elden idareye teslim eden kişinin isteklinin yetkilisi olmasına gerek yoktur sayılı Kanunun 30 uncu maddesine göre, teklif zarflarının posta yoluyla gönderilmesi durumunda ancak iadeli taahhütlü mektupla gönderilmesi mümkündür. Bu nedenle, iadeli taahhütlü mektup dışında kargo veya Acele Posta Servisi (APS) gibi farklı posta araçlarıyla gönderilen teklif zarflarının bir tutanağa bağlanarak istekliye iade edilmesi gerekir. İdare, teklif zarfını teslim alırken teklif zarfının kanunen taşıması gereken özellikleri taşıyıp taşımadığını kontrol etmeden alır. Zarfı teslim alan idare görevlisi, zarfın kanunen taşıması gereken özellikleri haiz olmadığını fark etse dahi bu durumu istekliye veya teklif zarfını getiren kişiye bildiremez, düzeltilmesini veya tamamlanmasını talep edemez. İdare teklif zarfını aldıktan sonra standart formlar içerisinde yer alan Teklif Zarfı Alındı Belgesi 5 tanzim eder. Teklif zarfı idareye elden teslim edilmişse bu Belgeden iki nüsha düzenlenir ve bir nüshası ihale işlem dosyasında muhafaza edilirken bir nüshası ise zarfını teslim eden kişiye verilir. Teklif zarfının idareye posta yoluyla gönderildiği durumlardaysa bu Belgeden bir nüsha düzenlenir ve ihale işlem dosyasında muhafaza edilir Teklif Zarflarının Teslim Zamanı tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. 2 Bu yazıda benzer kullanımlardan kaçınmak amacıyla aday istekli, başvuru zarfı teklif zarfı, son başvuru da ihale kavramları içinde kullanılmıştır. 3 Örneğin Kurulun; tarihli ve 2011/UM.II-1652 sayılı kararı, tarihli ve 2012/UM.II-1998 sayılı kararı 4 Örneğin Kurulun tarihli ve 2012/UM.I-2701 sayılı kararı 5 Örneğin Standart Form KİK005.0/H Ön Yeterlik Başvurusu/Yeterlik Başvurusu/ Teklif Zarfı Alındı Belgesi 1

2 Teklif zarfları ilan veya davetten itibaren son başvuru 6 veya ihale saatine kadar idareye ulaştırılmalıdır. Uygulamada teklif zarflarının ihale saatinden çok az bir süre önce idareye sunulduğu görülmektedir. Böyle durumlarda teklif zarflarının teslim alma işlemi ihale saatini geçebilmektedir. İdarenin teklif zarflarının teslim alma işleminin ihale saatini geçmesi durumunda söz konusu zarfları teslim alıp alamayacağı hususu tartışmalı bir konudur. İstekliler her ne kadar teklif zarflarının teslimi için ihale saatinden çok kısa bir süre önce olsa bile zamanında idareye teslime geldikleri göz önüne alındığında ihale saatinden sonra dahi teklif zarflarının teslim alınması gerektiği ileri sürülebilir. 7 Tekliflerin hazırlanması ve sunulması için ihale ilanı veya ihaleye davet ihaleden belli bir süre önce yapılmaktadır. Yine ihaleye katılan isteklilerin basiretli tacir gibi davranma yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu durumda istekliler ihaleye çok az bir süre kala idareye geldiklerinde teklif zarfı teslim işlemlerinin tamamlanmayacağını göz önünde bulundurmalıdırlar. Mevzuatta da teklif zarflarının idare tarafından ihale saatine kadar alınabileceği, bu saatten sonra ise kesinlikle alınamayacağı hüküm altına alınmıştır. Sonuç olarak, ihale saatinden sonra teklif zarflarının teslim alınması hiçbir koşulda mümkün değildir. İhale saatinden sonra posta yoluyla idareye ulaşan teklifler idare tarafından alınmakla birlikte ihale komisyonuna teslim edilmez ve açılmadan iade edilir. İade edilen bu zarfların arkalı önlü fotokopisini almaya gerek yoktur. İhale saatinden sonra posta yoluyla gelen zarflar için postayı getiren görevlinin de imzasının bulunduğu standart form şeklinde düzenlenmiş bir tutanak tutulur BİRDEN ÇOK TEKLİF ZARFI SUNULMASI İhalelerde kural olarak birden çok teklif zarfının sunulmaması gerekir. Buna karşılık uygulamada birden çok teklif zarfının sunulduğu görülmektedir. Birden çok teklif zarfının sunulması üç farklı şekilde olabilir: İlk olarak, bir zarfın içerisinden başka bir zarf çıkabilir. Bu durumda en dıştaki zarf Kanunun aradığı şartları sağlıyorsa ilk zarf açılır. İçinden çıkan ikinci zarfın Kanunun aradığı şartları taşımasına gerek yoktur. Yani ikinci zarfın üzerinde herhangi bir bilgi yazılı olmasa veya yapıştırılan yeri imzalı ve kaşeli/mühürlü olmasa dahi sunulan teklif zarfı geçerli olarak kabul edilir. İkinci olarak, iki ayrı zarf birbirine yapıştırılarak verilebilir. Genellikle ihalede istenilen bilgi ve belgelerin çokluğundan dolayı tek zarfın yeterli olmadığı durumlarda ikinci zarfın sunulduğu görülebilmektedir. Bu durumda tek zarf verildiği kabul edilerek değerlendirme yapılmalıdır. 9 Son olarak ise, mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif 10 verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif teklifler iki ayrı zarf ile sunulur. 6 Başvuru, belli istekliler arasında ihale usulüne göre yapılan ihalelerde ön yeterlik için yapılan başvurudur. 7 Sait Yalazay, Eşitlik İlkesi Çerçevesinde 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu Kapsamındaki İhalelerde Tekliflerin Hazırlanması, Sunulması ve Değerlendirilmesi, Yüksek Lisans Tezi, 2010, s Standart Form KİK007.0/H Postadaki Gecikme Nedeniyle İşleme Konulmayan Ön Yeterlik Başvurusunun/Yeterlik Başvurusunun/İhale Teklifinin Alınış Zamanına İlişkin Tutanak 9 Örneğin Kurulun tarihli ve 2007/UM.Z-1645 sayılı kararı 10 Alternatif teklif, ihale dokümanında hüküm bulunması halinde, bir ihalede aynı aday veya istekli tarafından ihale konusu malın teknik şartnamesinde belirlenen asgari özellik ve şartları sağlamakla birlikte birbirinden farklı teknik özelliklere sahip ürünlerin, asıl teklifin yanı sıra alternatif olarak sunulmasıdır. (Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m. 3) 2

3 Bu sayılanların dışında birbirinden bağımsız iki ayrı zarf sunulması durumunda ise iki ayrı teklifin sunulduğu kabul edilmelidir. Bu durumda Kanunun Yasak fiil ve davranışlar başlıklı 17 nci maddesine göre hareket edilir. 4. TEKLİF ZARFLARININ İNCELENMESİ İdare teklif zarflarını ihale saatinde bir tutanak 11 ile ihale komisyonuna teslim eder. İhaledeki ilk oturum herkese açıktır yani teklif versin ya da vermesin isteyen herkes bu oturuma katılabilir. Pazarlık usulünde ikinci tekliflerin açıldığı oturum da birinci oturum gibi herkese açık olarak gerçekleştirilir. Komisyonun sayılan oturumlar dışındaki diğer tüm oturumları ise halka kapalı bir şekilde yapılır. İhale komisyonu, teklif zarflarını bu halka açık oturumlarda alınış sırasına göre inceler. İhale komisyonu teklif zarflarını aldıktan sonra ilk olarak teklif zarflarının dış yüzeylerini kontrol eder. Zarfta yer alması gereken hususların yer almadığı tespit edildiğinde ihaleye katılan istekliler veya temsilcileri ihale salonunda bulunsa bile bu eksiklik kesinlikle tamamlatılamaz Teklif Zarflarının Ön Yüzünün İncelenmesi Teklif zarflarının ön yüzünde yer alması gereken bilgiler Kanunun 30 uncu maddesinde sayılmıştır. Bu bilgiler şunlardır: a) İsteklinin adı ve soyadı veya ticaret unvanı, b) Tebligata esas açık adresi, c) Teklifin hangi işe ait olduğu, d) İhaleyi yapan idarenin açık adresi. Bu sayılan hususların dışında ihale kayıt numarası (İKN) veya ihale tarihi gibi başka bir hususun zarfın üzerinde yer alması zorunlu değildir. 12 Teklif zarfında isteklinin adı ve soyadı veya ticaret unvanı yer almalıdır. Tacirler ticari işlemlerinde ticaret unvanı kullanırlar. Ticaret unvanının kısaltılarak yazılması halinde de tam olarak yazıldığı kabul edilir. 13 İhaleye katılan kişinin tacir olmaması halinde ise ad ve soyadını yazması gerekir. İsteklinin ortak girişim olması durumundaysa ortak girişimin adı yazılır. Zarfın üzerinde isteklinin yazışma adresi bulunmalıdır. Bu adresin teklif zarfının içerisinde yer alan belgelerdeki adresle aynı olması gerekir. Ortak girişimlerde adres olarak ortak girişimi oluşturan tüm ortakların adresi yazılabileceği gibi sadece pilot veya koordinatör ortağın adresinin yazılmasının da yeterli olduğu söylenebilir. Çünkü idare, yazışmalarını pilot veya koordinatör ortakla yapmaktadır. Teklifin hangi işe ait olduğu teklif zarfının üzerinde yer alması gereken diğer bir bilgidir. Burada yazılı olan iş ile ihale konusu işin adının karışıklığa mahal vermeyecek şekilde aynı veya benzer olması gerekir. Zarfın üzerinde İKN varsa, her İKN bir ihaleyi temsil ettiğinden işin adı kısa bir şekilde yazılsa bile işin adının tam olarak yazıldığı kabul edilir Örneğin Standart Form KİK006.0/H Alınan Ön Yeterlik Başvurusu /Yeterlik Başvurusu / Teklif Zarflarının İhale Komisyonuna Teslimine Dair Tutanak 12 Örneğin Kurulun tarihli ve 2011/UY.II-1348 sayılı kararı 13 Örneğin Kurulun tarihli ve 2012/UM.I-1931 sayılı kararı 14 Kurulun tarihli ve 2008/UH.I-3945 sayılı kararında; Alınan ihale kayıt numarası (İKN) her bir ihale için o ihaleyi diğer ihalelerden ayırt edici özelliğe sahip bir kimlik niteliği taşımaktadır. Dolayısıyla teklif zarfı üzerinde bulunan İKN numarasının teklifin hangi işe ait olduğunu açıkça gösterdiği göz önünde 3

4 İdarenin adresi de teklif zarfının ön yüzünde bulunması gereken zorunlu unsurlardan biridir. Zarfın üzerindeki idare adresinin bazen kısa olarak yazıldığı görülmektedir. Eğer bu şekilde yazılan adres ile o zarf idareye ulaşabiliyorsa ise bu adresin doğru olduğu kabul edilir. Teklif zarfının üzerinde yer alması gereken zorunlu unsurların ayrı bir kağıda yazılarak daha sonra bu kağıdın zarfın ön yüzüne yapıştırılması şeklinde yapılan yaygın bir uygulama vardır. Zorunlu bilgilerin yer aldığı bu kağıtların yapıştırıldıktan sonra imzalanması ve kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekli değildir Teklif Zarflarının Arka Yüzünün İncelenmesi Teklif zarfının arka yüzünde zarfın yapıştırılan yerinin imza ve kaşelenmesi/mühürlenmesi hususu incelenir. Zarfın yapıştırılan yerinin imzalanmaması veya kaşelenmemesi/mühürlenmemesi durumunda bu eksiklik tamamlatılamaz. 15 Söz konusu bu imzanın isteklinin yetkilisine ait olması gerekir. Ancak yerleşik içtihatlara göre, teklif zarfları açıldıktan sonra teklif zarfının içindeki yetki belgelerinden (imza sirküsü ve vekaletname gibi) bu imzanın yetkili kişiye ait olup olmadığının incelenmesi sonucunda imza sirküsü veya beyannamesindeki imza ile teklif zarfındaki imza aynı olmasa bile zarfın yetkili kişi tarafından imzalandığı kabul edilmelidir. 16 Kamu İhale Genel Tebliğinin inci maddesindeki açıklamaya göre ortak girişimlerde teklif zarfının yapıştırılan yerinin tüm ortaklar tarafından imzalanması zorunlu olmayıp, herhangi bir ortak tarafından imzalanması yeterlidir. Örneğin bir iş ortaklığında pilot ya da özel ortağın teklif zarfını imzalaması yeterli olacaktır. Kutu, paket gibi kağıt zarflar dışında başka bir saklama aracı ile teklife ilişkin bilgi ve belgelerin sunulduğu durumlarda bu kutu veya paketin açılır kapanır yerlerinin imzalanarak kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekir. 18 Zarfın yapıştırılan yerinin imzalanması ve kaşelenmesinden/mühürlenmesinden amaç teklif zarflarının yapıştırıldıktan sonra açılmamasının sağlanmasıdır. Bu bir tür güvenlik önlemidir. Bu nedenle istekliler teklif zarflarını önce yapıştırmalı, yapıştırdıktan sonra imzalayıp kaşelemeli/mühürlemelidir. Zarfın yapıştırılan yerindeki imza ve kaşenin/mührün kayması durumunda teklif zarfı usulüne uygun olarak imzalanmış ve kaşelenmiş/mühürlenmiş kabul edilmez. Bu hususta Kurulun tarihli ve 2009/MK-167 sayılı kararında; Uyuşmazlık konusu olayda ise; dosya da yer alan ihale CD si ile diğer bilgi ve belgelerden de anlaşıldığı üzere bir istekli tarafından verilen teklif zarfı üzerinde yer alan imza ile kaşenin bütünlük arzetmediği dolayısıyla zarfın sonradan açıldığı izlenimi verdiği ve bu konuda da davacı şirket ile davalı kurum arasında herhangi bir görüş ayrılığı bulunmadığı da açıktır. bulundurulduğunda başvuru sahibinin teklif zarfında teklifin hangi işe ait olduğunun belirtilmemesi gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işlemi ihale mevzuatına aykırıdır. denilmiştir. 15 Örneğin Kurulun tarihli ve 2012/UH.I-592 sayılı kararı 16 Örneğin Kurulun tarihli ve 2012/UM.III-2982 sayılı kararında bu hususa ilişkin olarak; Sartaş Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.ne ait teklif mektubunda yer alan imza ile şirket müdürüne ait imza sirkülerinde yer alan imzanın aynı veya farklı kişilere ait olup olmadığına ilişkin idarece herhangi bir kriminal inceleme yaptırılmadan, söz konusu imzalar arasında bir benzerlik görülmediğine ve yetkili kişi tarafından teklif mektubunun imzalanmadığına ilişkin bir sonuç ve karara varılamayacağı, imzası inkar olunmayan belgenin geçerli olduğunun kabul edilmesi gerektiği ve başvuru sahibinin teklif zarfında sunulan tüm belgelerin teklif vermeye yetkili şirket müdürü tarafından imzalandığını ikrar ettiği anlaşıldığından; başvuru sahibi tarafından ihale dosyasına sunulan teklif mektubu ile diğer evrakın yetkili kişi tarafından imzalandığının ve teklif mektubunun bağlayıcı olduğunun kabul edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır. denilmiştir tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. 18 Örneğin Kurulun tarihli ve 2012/UM.II-1998 sayılı kararı 4

5 Her ne kadar davalı kurum tarafından ihale mevzuatında ihale saatinden önce istekli tarafından teklif zarfının açılıp kapatılmasını yasaklayan bir düzenlemeye yer verilmediği öne sürülmekte ise de yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri uyarınca teklif zarflarının ihale komisyonuna teklif edilmesinden önce hangi şekil şartlarına sahip olması gerektiği tüm ayrıntısıyla sıralanmış olup bunlar arasında "Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir hükmüne de yer verilmiştir. Söz konusu hükümle, zarfın içerisinde bulunan teklifin ihale komisyonunca herkes önünde açılması ve şeffaflık-güven ilkeleri açısından isteklileri tereddüde düşürecek bir davranışa imkan tanınmamasının istenildiği şüphe dışıdır. Dava konusu uyuşmazlıkta anılan istekli tarafından sunulan teklif zarfının kapağının açılarak sonradan tekrar kapatıldığı açıktır. Bu durum ise diğer istekliler arasında zarfın sonradan öğrenilen bir bilgi nedeniyle açılarak teklifin değiştirildiği izlenimi verebilecektir ki bu durum Kamu İhale Kanununun "temel ilkeler" başlıklı 5 inci maddesinde yer alan "ihalede saydamlık ve güven" ilkesi ile bağdaşmamaktadır. denilmiştir Teklif Zarflarının Uygun Olmaması İlk oturumda teklif zarflarının Kanunun 30 uncu maddesinde sayılan hususları taşımadığının anlaşıldığı durumunda bu husus standart form şeklinde düzenlenmiş bir tutanağa 19 bağlanır ve bu zarfların arkalı önlü fotokopisi alınarak açılmadan imza karşılığı elden veya posta yoluyla sahibine iade edilir. 20 Eğer uygun olmayan zarf yanlışlıkla değerlendirmeye alınıp açılmışsa, idare hatalı işlemini her zaman geri alabileceğinden daha sonraki bir aşamada (örneğin kapalı oturumda) dahi bu zarfları değerlendirme dışı bırakmalıdır. Kısaca belirtmek gerekirse usulüne uygun olmayan teklif zarfının açılması o zarfı mevzuata uygun bir zarfa dönüştürmeyecektir. 21 Teklif zarflarının incelenmesi tamamlandıktan sonra, en az bir tane geçerli teklif zarfı varsa teklif zarfları açılmadan önce yaklaşık maliyet açıklanır. Sunulan teklif zarflarından hiçbirinin geçerli olmadığının anlaşılması halinde ise yaklaşık maliyet açıklanmadan oturum kapatılır. Pazarlık usulünde yaklaşık maliyet ikinci tekliflerin açıldığı oturumda açıklanır. Teklif zarfının ihale saatinden önce yanlışlıkla idare tarafından açılması halinde bu hatalı işlem düzeltilebilecek bir hatalı işlem olmadığından ihalenin iptal edilmesi gerekir. Buna karşılık, idareye sunulan ve ihale saatine kadar idare tarafından muhafaza edilen zarfların bu aşamada kendiliğinden açılması halinde açılan zarflar diğer zarflarla birlikte komisyona teslim edilir. Komisyon kendiliğinden açılan bu zarfların fotokopisini alarak bu zarfları sahibine iade eder. 5. TEKLİF ZARFLARININ İADESİ İhalelerde verilen teklifler bir icaptır (öneri). Teklif zarfı idareye sunulduktan sonra verilen teklifler geri alınamaz. Yani teklif zarfları isteklilere iade edilmez. 22 İdareye verilen tekliflerin geri alınamaması kural olmakla birlikte, bazı istisnai durumlarda teklif zarflarının iade edilmesi mümkündür Örneğin Standart Form KİK008.0/H Uygun Olmadığı İçin Değerlendirmeye Alınmayan Ön Yeterlik Başvurusu/Yeterlik Başvurusu/Teklif Zarflarına İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı 20 Tebliğ m Örneğin Kurulun tarihli ve 2008/UH.II-4050 sayılı kararı 22 Örneğin Kurulun; tarihli ve 2009/MK-17 sayılı kararı, tarihli ve 2011/UH.III-1477 sayılı kararı 5

6 Bunlardan ilki, ilk oturumda teklif zarfının üzerinde kanunen yer alması gereken hususların yer almadığının tespit edilmesi halidir. Teklif zarfının kanunen taşıması gereken özelliklere sahip olmadığının anlaşılması halinde zarfın arkalı önlü fotokopisi çekilerek açılmadan iade edilir. İkinci olarak, ihale saatinden sonra elden teslim edilen teklif zarfları idare tarafından teslim alınmaz. İhale saatinden sonra posta yoluyla gelen teklif zarfları için tutanak tutulur ve teklif zarfı açılmadan teklif sahibine iade edilir. Son olarak ise, ihale saatinden önce ihalenin Kanunun 16 ncı maddesine göre iptal edilmesi halinde verilen teklifler açılmadan iade edilir. Geçerli teklif zarfının yanlışlıkla iade edilmesi durumunda ise bu hatalı işlemin ihyası mümkün olmadığından ihalenin iptal edilmesi gerekir SONUÇ Elektronik Kamu Alımları Platformunun (EKAP) nihai amacı elektronik ihalenin gerçekleştirilmesidir. Şu an için bazı idarelerde elektronik ihale pilot uygulama olarak yapılmakta ve teklif zarfı olmadan teklifler elektronik olarak sunulmaktadır. Elektronik teklif tüm ihalelerde uygulanıncaya kadar teklif zarflarının kullanılmasına devam edilecektir yılından bugüne kadar yaklaşık dokuz yıldır yürürlükte olan 4734 sayılı Kanuna göre sunulan teklif zarfları incelendiğinde teklif zarflarının kargo veya APS gibi Kanuna aykırı vasıtalarla idareye ulaştırılmaları halinde bile idare tarafından bu teklif zarflarının kabul edildiği görülmektedir. Yine teklif zarflarının yapıştırılan yerinin kaşelenmesi/mühürlenmesi ile imzalanması hususunda kanun koyucunun amacı tam olarak anlaşılamamış ve idareler arasında uygulama birliği sağlanamamıştır. Özetle ihalelerde en temel işlemlerden biri olan teklif zarflarının değerlendirilmesinde 4734 sayılı Kanunun yürürlüğe girdiği günden bugüne değin usule yönelik yapılan hataların yaygınlığı oldukça düşündürücüdür. KAYNAKÇA Sait Yalazay, Eşitlik İlkesi Çerçevesinde 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu Kapsamındaki İhalelerde Tekliflerin Hazırlanması, Sunulması ve Değerlendirilmesi, Yüksek Lisans Tezi, Örneğin Kurulun tarihli ve 2011/UM.I-3095 sayılı kararı 24 Örneğin Kurulun tarihli ve 2010/UH.I-150 sayılı kararı 6