Yeminli Mali Müşavirlik Bağımsız Denetim ve Danışmanlık. Sayı: Konu: Anonim ve Limited Şirketlerde Olağan Genel Kurul Zorunluluğu

Transkript

1 Sirküler Sayı: Konu: Anonim ve Limited Şirketlerde Olağan Genel Kurul Zorunluluğu Anonim ve Limited Şirketlerde olağan genel kurul toplantıları Türk Ticaret Kanunu nun (TTK) 409 ve 617 nci maddeleri ve Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük Ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmeliğin ilgili hükümlerine göre, her yıl hesap döneminin bittiği günü izleyen ilk üç ay içinde yapılacaktır. İlgili mevzuat hükümlerine göre hesap dönemi takvim yılı olan Anonim Şirketlerde ve Limited Şirketlerde olağan genel kurul toplantıları en geç 31 Mart 2015 tarihine kadar yapılmak durumundadır. 1. Limited Şirketlerde Olağan Genel Kurullarla İlgili Esaslar Limited şirketlerde genel kurul, müdürler tarafından toplantıya çağrılır. Şirket sözleşmesi uyarınca ve gerektikçe genel kurul olağanüstü olarak da toplantıya çağrılır. Çağrılı Genel Kurul Genel kurul, toplantı gününden en az on beş gün önce toplantıya çağrılır. Şirket sözleşmesi ile bur süre uzatılabilir veya on güne kadar kısaltılabilir. Çağrısız genel kurul Bütün payların sahipleri veya temsilcileri, aralarında biri itirazda bulunmadığı takdirde, genel kurula katılmaya ve genel kurul toplantılarının yapılmasına ilişkin hükümler saklı kalmak şartıyla, çağrıya ilişkin usule uyulmaksızın, genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı var olduğu sürece karar alabilirler. Toplantıda tüm pay sahipleri yada temsilcilerinin hazır bulunması zorunludur. Kararlar toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğu ile verilir. Çağrısız genel kurulda, gündeme oybirliği ile madde eklenebilir; aksine esas sözleşme hükmü geçersizdir. Temsil TTK nın 617 nci maddesine göre Toplantıya çağrı, azlığın çağrı ve öneri hakkı, gündem, öneriler, çağrısız genel kurul, hazırlık önlemleri, tutanak, yetkisiz katılma konularında anonim şirketlere ilişkin hükümler, Bakanlık temsilcisine ilişkin olanlar hariç, kıyas yoluyla uygulanır. Her ortak kendisini genel kurulda ortak olan veya olmayan bir kişi aracılığıyla temsil ettirebilir. Ayrıca olağan genel kurul toplantılarından önce genel kurula ibraz edilmek üzere faaliyet raporunun, varsa denetim raporunun ve karşılaştırılabilir finansal tabloların hazırlanması gerekmektedir. Hazır Bulunanlar Listesi TTK nın 417 nci maddesine göre; Yönetim kurulu, Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca genel kurula katılabilecek kayden izlenen payların sahiplerine ilişkin listeyi, Merkezi Kayıt

2 Kuruluşundan sağlayacağı pay sahipleri çizelgesi ne göre düzenleyecektir. Ayrıca Yönetim kurulu, kayden izlenmeyen paylar ile ilgili olarak genel kurula katılabilecekler listesini düzenlerken, senede bağlanmamış bulunan veya nama yazılı olan paylar ile ilmühaber sahipleri için pay defteri kayıtlarını, hamiline yazılı pay senedi sahipleri bakımından da giriş kartı alanları dikkate alır. Yukarıda belirtilen hükümlere göre genel kurula katılabilecekler listesi, yönetim kurulu başkanı tarafından imzalanır ve toplantıdan önce genel kurulun yapılacağı yerde bulundurulur. Listede özellikle, pay sahiplerinin ad ve soyadları veya unvanları, adresleri, sahip oldukları pay miktarı, payların itibarî değerleri, grupları, şirketin esas sermayesi ile ödenmiş olan tutar veya çıkarılmış sermaye toplantıya aslen ve temsil yoluyla katılacakların imza yerleri gösterilir. Genel kurula katılanların imzaladığı liste hazır bulunanlar listesi adını alır. Toplantıda Bulundurulması Gerekenler Limited Şirket genel kurullarında aşağıda yer alanların bulundurulması gerekmektedir. Şirketin esas sözleşmesi, Pay defteri, Toplantıya çağrının yapıldığını gösteren gazete ve diğer belgeler,(çağrılıda) Müdürler kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporu, Denetçi raporu,(varsa) Finansal tablolar, Gündem, Hazır bulunanlar listesi, Genel kurul erteleme üzerine toplantıya çağrılmışsa bir önceki toplantıya ilişkin toplantı tutanağı, fiziki ve/veya elektronik ortamda hazır bulundurulur Oy Hakkı ve Hesaplanması TTK 618 nci maddeye göre ortakların oy hakkı esas sermaye paylarının itibarî değerine göre hesaplanır. Şirket sözleşmesinde daha yüksek bir tutar öngörülmemişse her yirmibeş Türk Lirası bir oy hakkı verir. Ancak, şirket sözleşmesi ile birden fazla paya sahip ortakların oy hakları sınırlandırılabilir. Ortak, en az bir oy hakkını haizdir. Şirket sözleşmesinde açıkça düzenlenmişse yazılı oy da verilebilir. Ayrıca, Şirket sözleşmesi oy hakkını, itibarî değerden bağımsız olarak her esas sermaye payına bir oy hakkı düşecek şekilde de belirleyebilir. Bu hâlde en küçük esas sermaye payının itibarî değeri, diğer esas sermaye paylarının itibarî değerleri toplamının onda birinden az olamaz. Oy hakkının esas sermaye paylarının sayısına göre belirlenmesine ilişkin şirket sözleşmesi hükmü aşağıdaki hâllerde uygulanmaz: a) Denetçilerin seçimi. b) Şirket yönetimi ya da onun bazı bölümlerinin denetimi için özel denetçi seçimi. c) Sorumluluk davası açılması hakkında karar verilmesi. Oy Hakkından Yoksunluk TTK 619 ncu maddeye göre, Herhangi bir şekilde şirket yönetimine katılmış bulunanlar, müdürlerin ibralarına ilişkin kararlarda oy kullanamazlar. Ayrıca şirketin kendi esas sermaye payını iktisabına

3 ilişkin kararlarda, esas sermaye payını devreden ortak oy kullanamazlar. Ortağın bağlılık yükümüne veya rekabet yasağına aykırı faaliyetlerde bulunmasını onaylayan kararlarda ilgili ortakta oy kullanamayacaklar arasında sayılmaktadır. Toplantıda Karar Alma TTK nın 620 nci maddesindeki hüküm uyarınca Kanun veya şirket sözleşmesinde aksi öngörülmediği takdirde, seçim kararları dâhil, tüm genel kurul kararları, toplantıda temsil edilen oyların salt çoğunluğu ile alınacaktır. Önemli kararlar olarak tanımlanacak Aşağıdaki genel kurul kararları, temsil edilen oyların en az üçte ikisinin ve oy hakkı bulunan esas sermayenin tamamının salt çoğunluğunun bir arada bulunması hâlinde alınabilir: Şirket işletme konusunun değiştirilmesi. Oyda imtiyazlı esas sermaye paylarının öngörülmesi. Esas sermaye paylarının devrinin sınırlandırılması, yasaklanması ya da kolaylaştırılması. Esas sermayenin artırılması. Rüçhan hakkının sınırlandırılması ya da kaldırılması. Şirket merkezinin değiştirilmesi. Müdürlerin ve ortakların, bağlılık yükümüne veya rekabet yasağına aykırı faaliyette bulunmalarına genel kurul tarafından onay verilmesi. Bir ortağın haklı sebepler dolayısıyla şirketten çıkarılması için mahkemeye başvurulması ve bir ortağın şirket sözleşmesinde öngörülen sebepten dolayı şirketten çıkarılması. Şirketin feshi 2. Anonim Şirketlerde Olağan Genel Kurullarla İlgili Esaslar Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük Ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre olağan genel kurul toplantısı; şirket organlarının seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemlerini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakereler yapmak ve karar almak üzere her hesap dönemi için yapılan toplantılardır. Toplantı Yeri İlgili yönetmeliğe göre Genel kurul toplantıları, esas sözleşmede aksine hüküm olmadıkça, şirketin merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırları içinde yapılır. Şirket merkezinin bulunduğu yerde toplantının hangi adreste yapılacağı esas sözleşmede özel olarak belirtilmemişse, bunu belirleme yetkisi toplantı çağrısı yapanlara aittir. Çağrıya Yetkili Olanlar ve Çağrı Usulü Olağan ve olağanüstü genel kurullar ile imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu, görev süresi sona ermiş olsa bile yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılır. Yönetim kurulunun mevcut olmaması veya devamlı olarak toplanamaması yahut toplantı nisabının oluşmasına imkan bulunmaması halinde, TTK nın 410 uncu maddesinin ikinci fıkrasına göre, mahkemeden izin alan pay sahibi genel kurulu toplantıya çağırabilir.

4 Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede belirtilen şekilde, internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketler internet sitelerinde ve her halde Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilan ile çağrılır. Çağrı, toplantıya elektronik ortamda katılma sistemini uygulayan şirketlerde elektronik genel kurul sisteminde de yapılır. Ayrıca, pay defterinde yazılı pay sahipleri ile önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adresini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler iadeli taahhütlü mektupla bildirilir. Genel kurulun toplantıya çağrısı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır. Genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin ilanlarda ve pay sahiplerine gönderilecek mektuplarda; Toplantı günü ve saati, Toplantı yeri, Gündem, Gündemde esas sözleşme değişikliği var ise değişen maddenin/maddelerin eski ve yeni şekilleri, Çağrının kimin tarafından yapıldığı, İlk toplantının herhangi bir nedenle ertelenmesi üzerine genel kurul yeniden toplantıya çağrılıyor ise, erteleme sebebi ile yapılacak toplantıda yeterli olan toplantı nisabı, Olağan toplantı ilanlarında; finansal tabloların, konsolide finansal tabloların, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, denetleme raporunun ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisinin şirket merkez ve şube adresleri belirtilmek suretiyle anılan adreslerde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulduğu, Kanunun 428 inci maddesinde tanımlanan temsilcilerin kimlikleri ve bunlara ulaşılabilecek iletişim bilgileri, yer almak zorundadır. Bütün pay sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, çağrı usulüne uyulmaksızın genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı var olduğu sürece karar alabilirler. Toplantı Gündemi Olağan genel kurul toplantısının gündeminde sırasıyla şu hususlar bulunur: Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması. Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi. Denetçi raporlarının okunması. (Bağımsız Denetime Tabi Şirketlerde) Finansal tabloların okunması, müzakeresi ve tasdiki. Yönetim kurulu üyelerinin ibrası. Kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi. Yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi hakların belirlenmesi. Faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel kurulca onaylanması. Görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi, şayet esas sözleşmede görev süreleri belirtilmemişse görev sürelerinin tespiti. Denetçinin seçimi. (Bağımsız Denetime Tabi Şirketlerde)

5 Lüzum görülecek sair hususlar. (Lüzum görülen sair hususlar gündeme açıkça yazılmalıdır. Görüşülecek konu önceden tespit edilip gündeme yazılmadan, lüzum görülecek sair hususlar şeklinde bir gündem maddesi belirlenemez.) Esas sözleşmede aksine herhangi bir düzenleme yoksa toplantıyı yönetecek başkan ve gereğinde başkan yardımcısı genel kurul tarafından seçilecektir. Toplantıda Hazır Bulundurulacak Belgeler Genel kurul toplantı yerinde; Şirketin esas sözleşmesi, Pay defteri, Toplantıya çağrının yapıldığını gösteren gazete ve diğer belgeler, Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporu, Denetçi raporu, Finansal tablolar, Gündem, Gündemde esas sözleşme değişikliği varsa, izne tabi şirketlerde Bakanlıktan alınan izin yazısı ve eki değişiklik tasarısı, diğer şirketlerde ise yönetim kurulunca hazırlanmış değişiklik tasarısı, Hazır bulunanlar listesi, Genel kurul erteleme üzerine toplantıya çağrılmışsa bir önceki toplantıya ilişkin toplantı tutanağı, fiziki ve/veya elektronik ortamda hazır bulundurulur. Hazır Bulunanlar Listesi Genel kurul toplantısına katılabilecekler listesi; Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından 2499 sayılı Kanunun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen paylar bakımından pay sahipleri çizelgesine, diğer paylardan senede bağlanmamış bulunan veya nama yazılı olan paylar ile ilmühaber sahipleri için pay defteri kayıtlarına ve hamiline yazılı pay senedi sahipleri bakımından ise giriş kartı alanlara göre yönetim kurulunca hazırlanır ve söz konusu liste yönetim kurulu başkanı veya başkanın yetkilendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından imzalanır. Toplantıda bulunma zorunluluğu Genel kurul toplantılarında murahhas üyeler ile en az bir yönetim kurulu üyesinin hazır bulunması şarttır. Diğer yönetim kurulu üyeleri de genel kurul toplantısına katılabilirler. Denetime tabi olan şirketlerin genel kurul toplantılarında denetçi de hazır bulunur. Bakanlık Temsilcisi Bulundurma Zorunluluğu Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur: Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında.

6 Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında. Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında. Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında. Önemli Hatırlatmalar: Genel kurul gündeminde aşağıda yer alan maddeye muhakkak surette yer verilmelidir. Müdürler Kurulu/Yönetim Kurulu üyelerine TTK 395 ve 396. Maddelerinde sayılı hususlarda gerekli yetki ve izinlerin verilmesi hakkında karar alınması 2015 yılında bağımsız denetime tabi olacak şirketlerin bağımsız denetçi seçimi, şirket genel kurulunca tarihine kadar yapılmalıdır. Şayet 2015 yılında yapılacak olan olağan genel kurulda bağımsız denetçi belirlenmemiş ise, en geç tarihine kadar yapılacak bir olağanüstü genel kurul toplantısı ile seçilmesi gerekmektedir. Anonim şirket yönetim kurulu, genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren bir iç yönerge hazırlamak zorundadır. Hazırlanan iç yönerge genel kurulun onayından sonra yürürlüğe girer. Bu iç yönerge tescil ve ilan edilmek zorundadır (TTK md. 419). Buna göre 2014 yılı olağan genel kurullarını yapacak olan ve henüz iç yönergelerini tescil ettirmeyen anonim şirketlerin tarihine yapılacak genel kurullarında iç yönergelerini gündeme almaları ve tescil ettirmeleri gerekmektedir. Anonim şirket yönetim kurulunun birden fazla üyeden oluşması durumunda; 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu nun 366/1 maddesi gereği, her yıl kendi aralarında görev dağılımı yapmaları ve bu konu hakkında bir yönetim kurulu kararı almaları gerekmektedir. Görev dağılımı kararında başkan ve en az bir başkan vekili seçilmelidir. Anonim şirketlerin esas sözleşmelerini ve limited şirketlerin şirket sözleşmelerini, 6102 sayılı TTK ya uyumlu hale getirmeleri için tarihine kadar süre tanınmıştı. Gerek anonim şirketlerde gerekse limited şirketlerde, ana sözleşme değişikliği yapmak genel kurulun yetkisi dahilinde olduğundan, bugüne kadar ana sözleşmelerini TTK ya uyumlu hale getirmeyen şirketlerin 2015 yılında yapacak oldukları olağan genel kurul toplantılarında bu konuyu gündeme almaları gerekmektedir. REFERANS Sirküler içeriğinde yer alan açıklamalarımız, konuya ilişkin genel bilgiler içermekte olup, REFERANS YMM A.Ş. REFERANS Denetim YMM Ltd.Şti. ve REFERANS A.Ş. ye içerikten kaynaklanan veya içeriğe ilişkin ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.