"Vatanını En Çok Seven, Görevini En Đyi Yapandır!" Mustafa Kemal Atatürk

Transkript

1 1

2 "Vatanını En Çok Seven, Görevini En Đyi Yapandır!" Mustafa Kemal Atatürk 2

3 BĐRĐM / ÜST YÖNETĐCĐ SUNUŞU... 1 I. GENEL BĐLGĐLER... 2 A. MĐSYON VE VĐZYON... 2 B. YETKĐ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 2 C. ĐDAREYE ĐLĐŞKĐN BĐLGĐLER Fiziksel Yapı Örgüt Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Đnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve Đç Kontrol Hizmeti... 9 II. AMAÇ VE HEDEFLER A. ĐDARENĐN AMAÇ VE HEDEFLERĐ B. TEMEL POLĐTĐKALAR VE ÖNCELĐKLER III. KURUMSAL KABĐLĐYET VE KAPASĐTENĐN DEĞERLENDĐRĐLMESĐ A. ÜSTÜNLÜKLER B. ZAYIFLIKLAR C. DEĞERLENDĐRME IV. ÖNERĐ VE ÖNLEMLER EKLER:... 1 Ek 1- Đç Kontrol Güvence Beyanı... 1 Ek 2- Daire Başkanlığı Teşkilat Şeması

4 BĐRĐM / ÜST YÖNETĐCĐ SUNUŞU Başkanlığımızın 3 şubesinde çalışan toplam 8 personelimiz ile (2 si aday memur) Başkanlığımız sorumluluğundaki işler yürütülmeye çalışılmaktadır yılında 5 adet Akademik, 2 adet Sözleşmeli personel ilanına çıkılmış, ilan sonuçlarına göre akademik personelin atamaları yapılmış, sözleşmeli personelin sözleşmeleri imzalanmıştır. KPSS sonuçları ile yapılan yerleştirmeler sonucunda ise 76 adet idari personelin atamaları yapılmıştır ve 2009 yıllarında Üniversitemizde göreve başlayan aday personelimize Hizmet Đçi Eğitimler verilmiş ve 30 Aralık 2009 tarihinde asaleti tasdik olanlara yemin töreni düzenlenmiştir. Üniversitemiz Bilgi Đşlem Daire Başkanlığı tarafından yazılımı gerçekleştirilen Akademik Personel Otomasyonu Ağustos 2009 dan itibaren kullanılmaya başlanmış, bilgi girişleri ve düzenlemeleri halen sürmektedir. Đdari Personel otomasyonunun yazılımına da başlanmıştır. Ayrıca Başkanlığımız web sayfası - yine Bilgi Đşlem Daire Başkanlığı ile koordineli bir çalışma sonucu hazırlanarak hizmete sunulmuştur. Web sayfamızda yer alan belge-formlar ile temel mevzuatlar (kanun-yönetmelik) hem kurumsallaşma hem de bilgiye ulaşım konularında katkı sağlamıştır. Başkanlığımız, görev ve sorumluluk alanına giren işleri; kanun ve yönetmelikler çerçevesinde kendini sürekli geliştiren, fikir üreten, teknolojiyi hizmet gereci yapan personelin üstün gayretleri ile daha hızlı, daha verimli ve daha etkin bir biçimde yürütmeyi sürdürecektir. Berrin GÜNDOĞDU Personel Daire Başkanı 1

5 I. GENEL BĐLGĐLER A. MĐSYON VE VĐZYON Üniversite personelinin; atama, sağlık, izin, sicil, kadro, emeklilik gibi özlük işleri ile ilgili işlemleri yapmak. Üniversitenin tüm birimlerinde çalışan personeli bilgilendirerek, süratli, doğru, verimli, düzenli, uyumlu ve koordineli hizmet sunmak. Günün şartlarına ve değişimine ayak uydurmada yetersiz kalmamak için personelin yapısal değişimine de hizmet verebilecek yeni personel politikaları oluşturarak Üniversitemizin işleyişi ve gelişimine katkıda bulunmak. Personel rejimi ile personel dağılımı konularında orta ve uzun vadeli projeler üreterek insan ve mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak. Üniversitemizde; araştıran, öğrenen, öğrendiğini uygulayan, sorunlara çözüm üreten, paylaşan, kendini geliştiren, gelişim ve değişimlere ayak uydurabilen, mutlu personel profili yaratabilmek. B. YETKĐ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1. Üniversitemizin insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak, personel sisteminin geliştirilmesi ile ilgili önerilerde bulunmak. 2. Üniversitemizin akademik ve idari personelinin atama, ayrılma, emeklilik ve tüm özlük işleri ilgili işlemleri yapmak. 3. Sürekli olarak personelin eğitim ihtiyacını tespit etmek, sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için gerekli bilgi ve donanımla donatılmalarını sağlamak. Đdari personelin hizmet içi eğitim programlarını düzenlemek ve uygulamak. 4. Hizmet faaliyetlerinin ekonomik, etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak. 5. Yıllık çalışma programlarını ilgili birimlerle işbirliği yaparak hazırlayarak Genel Sekreter e sunmak. 6. Astların belirlenen politikaları anlamalarını ve belirlenmiş faaliyetlerin uygulanmasını sağlamak üzere gerekli yönlendirmeyi yapmak, işleri koordine etmek ve gerektiğinde yardımcı olmak. Temel fonksiyon olarak belirlenen faaliyetlerin etkin, verimli, ekonomik ve nitelikli olarak yerine getirilebilmesi için kendinin ve astlarının faaliyetlerini 2

6 programlamak, gerekli durumlarda çizelgelemek ve rutin işlerin formlara bağlanarak işlerin basitleştirilmesine çalışmak ve sonucu Genel Sekreter e iletmek. 7. Birim faaliyetlerinin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi için birime tahsis edilen personel, yer, malzeme ve diğer kaynaklarla geleceğe yönelik olarak hedefler ve standartlar belirlemek. 8. Birimdeki personel arasında ve bunlarla görev ilişkisi bulunan diğer birimlerin personeli arasında aksamayan, uyumlu bir iletişim ve işbirliği düzeni kurmak. 9. Birim içinde etkin bir kayıt ve dosya sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek. 10. Birim faaliyetlerinin etkin bir şekilde uygulanıp yürütülebilmesi için gereken düzeyde sorumluluk ve yetkiyi astlarına devretmek, sonuçlara yönelik sorumluluk ve yetkiyi elinde tutmak. 11. Daire faaliyetlerinin yürütülebilmesi için gerekli elemanların seçiminde, görevden alınmalarında, terfi ve atamalarında, ödüllendirme ve cezalandırılmalarında Genel Sekreter e öneride bulunmak. Astlarından kendisine iletilen personel hareketlerine ilişkin önerileri incelemek, değerlendirerek onaylanmak üzere bir üst makama sunmak. 12. Başkanlığa havale edilen iş ve evrakların astlara havalesini yapmak, cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak. Sorumlulukları: Üniversite mevzuatı ve bu talimatla kendisine verilen görevlerin Anayasa, kanun, yönetmelik ve bu gibi mevzuata uygun olarak yerine getirilmesinden, yetkilerinin zamanında kullanılmasından Genel Sekreter e karşı sorumludur. C. ĐDAREYE ĐLĐŞKĐN BĐLGĐLER 1. Fiziksel Yapı Daire Başkanlığımız, 40 ar m 2 lik iki büro ile yaklaşık 15 m 2 lik arşiv ve 15 m 2 lik depodan oluşan fiziki yapı ile hizmet vermektedir. 2. Örgüt Yapısı Düzce Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı Teşkilatlanması: Teşkilat Şeması (Ek 2) 3

7 3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1) Yazılımlar Başkanlığımızda Microsoft Ofis Programları kullanılmakta olup, Akademik Personel otomasyon deneme sürümü Bilgi Đşlem Daire Başkanlığı çalışmaları ile temin edilmiş olup sürümü güncellemeler halen devam etmektedir. Đdari Personel için otomasyon yazılımına ise başlanmış olup, çalışmalar devam etmektedir. 3.2) Bilgisayarlar Dairemizde personelimizin kullanmakta olduğu 9 (dokuz) adet masaüstü bilgisayar bulunmaktadır. 3.3) Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi Đdari Amaçlı Toplam (Adet) Baskı Makinesi 1 Fotokopi Makinesi 2 Faks 1 Tarayıcı 1 Telefon 9 4. Đnsan Kaynakları Personel Daire Başkanlığı Personelini; Daire Başkanı, Sicil Büro 1 (bir) Bilgisayar Đşletmeni, Evrak-Kayıt ve Đdari Büro 2 (iki) Bilgisayar Đşletmeni, 1 (Bir) Memur, Akademik Büro 1(Bir) Bilgisayar Đşletmeni, 2 (Đki) Memur ile 1(Bir) Büro Personeli oluşturmaktadır. 5. Sunulan Hizmetler Daire Başkanlığımızda, 448 idari, 551 akademik ve 116 sözleşmeli personelle ilgili yazışmalar, kademe ve derece terfileri, idari personel için sicil notundan kademe ilerlemesi, akademik personel için ders görevlendirme, tahsil durumunun değerlendirilmesi, hizmet birleştirmesi, görevlendirme, nakil, emeklilik, pasaport, hizmet belgesi, kadro işlemleri gibi özlük işlemlerin yanı sıra alt başlıklarda incelenen işlemlerle de hizmet verilmektedir. 4

8 Gelen Evrak Sayıları Üniversite Personel Daire Başakanlığı Giden Evrak Sayıları Üniversite Personel Daire Başakanlığı

9 2009 yılı sonu itibariyle görev yerine göre personelin sınıf dağılımı aşağıdaki tablodaki gibidir. Birimi G.Đ. H.S. T.H.S. S.H.S. A.H.S. D.H.S. Y.H.S. TOPLAM REKTÖRLÜK TOPLAM Fen Edebiyat Fakültesi Orman Fakültesi Teknik Eğitim Fakültesi Tıp Fakültesi Araştırma ve Uygulama Hastanesi Akçakoca Turizm Đşletmeciliği ve Otelcilik Yüksekokulu Sağlık Yüksekokulu 4 4 Düzce Meslek Yüksekokulu Akçakoca Meslek Yüksekokulu Cumayeri Meslek Yüksekokulu 2 2 Çilimli Meslek Yüksekokulu 2 2 Gölyaka Meslek Yüksekokulu 2 2 Gümüşova Meslek Yüksekokulu 2 2 Kaynaşlı Meslek Yüksekokulu Fen Bilimleri Enstitüsü 2 2 Sağlık Bilimleri Enstitüsü 1 1 Sosyal Bilimler Enstitüsü 1 1 Döner Sermaye Đşletmesi Müdürlüğü 3 3 Yabancı Diller Bölümü 1 1 TOPLAM

10 Akademik Personel Sayısı İdari Personel Sayısı Sözleşmeli Personel Sayısı 7

11 5.1) Akademik Personel Đle Đlgili Hizmetler Tıpta Uzmanlı Eğitimi (TUS) Đle Đlgili Hizmetler 2009 Yılı Tıpta Uzmanlık Eğitimi Ve rile ri Atanan Ayrılan TUE Toplam Naklen Đstifa Görev Süresi Bitimi Diğer Toplam Personel Hareketi Akademik Personel Hareketleri Atanan Ayrılan Açıktan Naklen Đstisna Toplam Emekli Đstifa Naklen Diğer Đstisna Toplam ) Đdari Personel Đle Đlgili Hizmetler Personel Hareketi Đdari Personel Hareketleri Atanan Ayrılan Açıktan Naklen Đstisna Toplam Emekli Đstifa Naklen Diğer Đstisna Toplam Hizmet Đçi Eğitim ve Yemin Töreni Üniversitemize açıktan atama yoluyla atamaları yapılan ve görevlerine başlayan aday personellerin yetiştirilmesi amacıyla Başkanlığımız bünyesinde Hizmet Đçi Eğitim Programları düzenlenmiştir. Eğitime katılan adaylar uygulanan programlar 8

12 sonunda yapılan sınavları başarı ile geçmiş ve adaylıkları kaldırılarak asli memurluğa atanmaya hak kazanmışlardır yıllarında Üniversitemize açıktan atanan ve adaylıkları kaldırılan idari personelimize Personel Başkanlığınca günü saat 15:30 da Üniversitemiz konferans salonunda yemin töreni düzenlenmiştir. Törene 72 personelimiz katılmıştır. 6. Yönetim ve Đç Kontrol Hizmeti Başkanlığımız; Akademik Personel, Đdari Personel ve Sicil Büro olmak üzere 3 temel bürodan oluşmakta olup, her büro için bir şube müdürü kadromuz bulunmaktadır. Ancak, idari yapılanmasını tam olarak tamamlayamayan Üniversitemizde yaşanan, alanında bilgili, deneyimli, yetişmiş eleman ihtiyacı sıkıntısı Başkanlığımızda da görülmektedir. Başkanlığımız, yaptığı tüm işlerden Genel Sekreterliğe karşı sorumludur. 9

13 II. AMAÇ VE HEDEFLER A. ĐDARENĐN AMAÇ VE HEDEFLERĐ Stratejik Amaç: Üniversite bünyesinde nitelikli kadroların oluşması için gereken çalışmaları yürütmek. Stratejik Hedef: En kısa zamanda ihtiyaç duyulan boş kadroların tahsisi için gerekli çalışmaları yapmak. B. TEMEL POLĐTĐKALAR VE ÖNCELĐKLER Üniversitemizdeki kadrolara ilişkin görevler, yetkiler ve sorumluluklar ile bu kadro görevlerine atanacaklarda aranan özel niteliklerde değişikliği gerektiren hususları tespit etmek, personelin hizmet içi eğitim programlarını hazırlamak ve uygulamaların hızlı, etkin bir biçimde işlemesini sağlamak. 10

14 III. KURUMSAL KABĐLĐYET VE KAPASĐTENĐN DEĞERLENDĐRĐLMESĐ A. ÜSTÜNLÜKLER Başkanlığımız; bağlantılı olduğu diğer birimlerin ve yönetimin de desteği ile bilgi, malzeme ve donanım gibi konulardaki eksikliklerini kısa sürede tamamlamış ve 2007, 2008, 2009 yıllarında göreve başlayan yeni personelleri ile genç ve dinamik bir yapıya kavuşmuştur. B. ZAYIFLIKLAR Alanında bilgili, deneyimli, yetişmiş eleman ihtiyacı ve otomasyon programı eksikliği. C. DEĞERLENDĐRME Başkanlığımız tüm eksikliklerine rağmen, yönetimin de desteği ile alınan yerinde ve etkili kararlar ile sorumluluğundaki işlerin yürütülmesindeki kabiliyet ve kapasitesini kısa zamanda arttırmıştır. Ancak artan kabiliyet ve kapasitemiz yeterli olmayıp, eksikliklerimizin giderilmesi ile verimliliğimizin daha da arttırılabileceği düşünülmektedir. 11

15 IV. ÖNERĐ VE ÖNLEMLER Sunumda ve Değerlendirme başlığı altında da belirtildiği gibi; başkanlığımızın sorumluluğundaki işlerin yürütülebilmesi için donanım ve insan kaynaklarındaki eksiklikler büyük ölçüde giderilerek, kısa sürede yapılan yoğun çalışmalar sonucunda işlerin düzene sokulması sağlanmıştır. Alanında bilgi ve tecrübeye sahip eleman alımı ile personelin alanında yetiştirilmesi daha hızlı olabilecek, iş akış hızı arttırılabilecektir. Ayrıca edinilecek otomasyon programı ile personelin terfi, intibak, atama, ayrılma, emeklilik gibi özlük işlemleri daha hızlı ve sorunsuz yürütülebilecektir. 12

16 EKLER: Ek 1- Đç Kontrol Güvence Beyanı Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (Düzce Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı ) Berrin GÜNDOĞDU Personel Daire Başkanı 1

17 Ek 2- Daire Başkanlığı Teşkilat Şeması Şube Müdürü(Sicil) Şef Alper DEVECİ Bilgisayar İşletmeni Memur Mustafa Selim AĞAN Bilgisayar İşletmeni Özlem BALDAN Berrin GÜNDOĞDU Personel Daire Başkanı Şube Müdürü (İdari Personel) Şef Bilgisayar İşletmeni Ersin KUYUMCU Memur Memur Fatma ATAY Memur Şef Eles YILMAZ Büro Personeli Şube Müdürü (Akademik Personel) Bilgisayar İşletmeni Şef Pınar TULUK Memur Fatih MUSTAKLIOĞLU Bilgisayar İşletmeni Sekreter 1