Yönetici El Kitabı GİRİŞ - TARİHÇEMİZ

Transkript

1 Yönetici El Kitabı GİRİŞ - TARİHÇEMİZ

2 içindekiler Aramıza Hoş Geldiniz Tarihçemiz Vizyonumuz Misyonumuz Kalite Politikamız RTB nin Tanim ve Görevler * Borsaların Tanımı * Borsanın Faydaları Borsamızın Organları * Meclis * Yönetim Kurulu * Disiplin Kurulu Organizasyon Yapısı * Meclis * Yönetim Kurulu * Disiplin Kurulu * Rize Ticaret Borsası Organizasyon Şemaşı Faaliyet Birimimiz

3 Aramıza Hoşgeldiniz Ülkemizde 5174 yasa ile çalışması düzenlenen Borsamız, üyelerimizin müşterek ihtiyaçlarını karşılamak, meslekî faaliyetlerini kolaylaştırmak, mesleğin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini sağlamak, mensuplarının birbirleri ve halk ile olan ilişkilerinde dürüstlüğü ve güveni hâkim kılmak üzere meslekî disiplin, ahlâk ve dayanışmayı korumak ve 5174 sayılı kanunda yazılı hizmetler ile mevzuatla borsalara verilen görevleri yerine getirmek amacıyla, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği altında tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşudur. Sizlere verilen bu kitapçık, Borsamızda bulunduğunuz yönetim hayatı süresince devamlı başvuracağınız bir çalışmadır. Borsamızda yönetim pozisyonunda bir birey olarak yapmanız gereken işlemler, dikkat edilecek konular kronolojik bir sıra ile sizlerin bilgisine sunulmuştur. Özen ve dikkatle incelenip, gereken sorumlulukları yerine getirildiğinde istenmeyen olumsuzlukların önüne geçilmiş olacaktır. Amacımız; Borsa kaynaklarını etkili ve verimli kullanarak; Ülke ve bölge ekonomisine hizmet eden ve katkı sağlayan Rize ilinin gelişiminde öncü bir kuruluş olan, sorunların çözümü yönünde faaliyette bulunan, gelişen ve değişen dünya şartlarına uyum sağlayan, kalite odaklı çalışan bir kurum olmak. Bölgemizin ve ülkemizin milli değeri olan Türk Çayına hak ettiği değeri kazandırarak, uluslararası düzeyde rekabet edebilirliğine ve Avrupa da tek çay üreticisi olarak ülkemizin Avrupa pazarına girmesine katkıda bulunmaktır. Siz değerli yöneticilere düşen görev amaçlarımız çerçevesinde Borsamıza ve Rizemize hizmet etmektir. Bu görevi hakkıyla yerine getireceğinize inancım tamdır. Borsa çatısı altında biz bir aileyiz size ailemize hoş geldiniz diyorum. GİRİŞ - TARİHÇEMİZ Mehmet ERDOĞAN Yönetim Kurulu Başkanı -3-

4 Tarihçemiz Rize Ticaret Borsası; Tuncer Ergüven başkanlığında Mevlana Karali, Rıfkı Karaca, İsmet Tezel, Hamit Tali, A. Mahir Akmehmet, Haluk Eyüpoğlu ve Genel Sekreter İsmail Kocaman tarafından tarihinde 6404 sayılı Sanayi ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Müdürlüğü izniyle kurulmuştur. Ticaret Borsaları, 5174 sayılı kanunda yazılı esaslar çerçevesinde borsaya dahil maddelerin alım satımı ve borsada oluşan fiyatların tespit, tescil ve ilanı işleriyle meşgul olmak üzere kurulan kamu tüzel kişiliğine sahip kurumlardır. Rize Ticaret Borsası olarak Rize ili dahilinde çay, fındık, kasaplık canlı hayvanlar, et, deri, yumurta, bal, un, kivi vb. ile iştigal eden gerçek ve tüzel kişilerden oluşan üyelerimize hizmet vermekteyiz. 230 üyemizin 178 tanesi kuru çay üretici firmalarından 44 ü kasaplardan geri kalan kısmı ise fındık ve un üreten firmalardan oluşmaktadır. -4-

5 Tarihçemiz Rize, tek başına Türkiye çay üretiminin % 85 ini karşılamaktadır. Türkiye genelinde bin ton aralığında kuru çay üretimi yapılırken ilimizde yıllık ortalama bin ton aralığında kuru çay üretimi yapılmaktadır. Haliyle çay tescilinin borsa işlem hacmi içerisinde büyük yer tutuyor olması son derece doğaldır. Rize Ticaret Borsası kurulduğu yıldan itibaren ilk yıllarındaki işlem hacmi ve 2010 yılı sonu itibariyle işlem hacmi karşılaştırıldığında çok hızlı bir yükseliş ivmesi kazanmış netice itibariyle bölgesinde güçlü, ülke sıralamasında işlem hacmi olarak 10 sırada yer almaktadır. Rize merkezde küçük bir ofiste kurulan borsamız 2007 tarihinden itibaren çalışmalarını mülkiyeti kendine ait olan 4600 m² kapalı alana sahip zemin katla birlikte toplan beş kattan oluşan son teknolojiyle donatılmış modern bir binada sürdürmektedir. Borsamız, idari ve yönetim katları, yemek ve toplantı salonları tam teşekküllü akredite Gıda Kontrol Laboratuarı ndan oluşmaktadır. Ayrıca Borsa binamızda Kadın Girişimciler, Genç Girişimciler Kurulu ve T.C. Doğu Karadeniz Kalkınma Ajansı Rize Yatırım Destek Ofisi ne zemin katta, Rize KOSGEB Hizmet Müdürlüğü ne ise birinci katında yer tahsis edilmiştir. Borsamız 5174 sayılı TOBB kanununda yazılı görevler dışında bölgemizin ve ilimizin ekonomik-sosyal sorunlarına eğilip bu sorunları çok iyi analiz edip sorunlara çözüm önerileri bulmaktadır. Bölgemizin gelişimi için Avrupa Birliği ile ortaklaşa projeler yürütmektedir. Borsamızda toplam 19 personel bulunmaktadır. Bütün personel Genel Sekreterliğe bağlı olarak yönetilmektedir. Personel laboratuar, 4 Güvenlik, Ardeşen Tescil Büromuz da bir ve geriye kalan personel Genel Sekreterliğin idari kadrolarında görev yapmaktadır. GİRİŞ - TARİHÇEMİZ -5-

6 -6-

7 -7- MİSYONUMUZ- VİZYONUMUZ - KALİTE POLİTİKAMIZ

8 Misyonumuz Borsa vizyonumuz çerçevesinde üyelerimize verdiğimiz hizmet kalitesini sürekli artırmak, kaynaklarımızı etkili ve verimli kullanarak; bölge ekonomisine hizmet eden, sorunların çözümü yönünde faaliyette bulunan bir kurum olmak. Türk Çayına hak ettiği değeri kazandırarak, uluslararası düzeyde rekabet edebilirliğine katkıda bulunmak. -8-

9 Vizyonumuz Gelişen ve değişen dünya şartlarına uyum sağlayarak kalite odaklı çalışan bir kurum olmak; ülke ve bölge ekonomisine katkı sağlayan Rize ilinin gelişiminde öncü kuruluş olmak; Dünyanın en doğal çayı olan Türk Çayı nı uluslararası arenada tanıtıp ihracatımızı artırmak. MİSYONUMUZ- VİZYONUMUZ - KALİTE POLİTİKAMIZ -9-

10 Kalite Politamız Rize Ticaret Borsası olarak; Kalitemizi devamlı kılmak ve etkinleştirmek ancak ve ancak eğitimli, sorumluluğunun bilincinde, yeniliklere açık, verimli, kendisini geliştiren, ekip çalışmasına katılan, dinamik, azimli, fedakar, kalite yönetim sistemini öğrenen uygulayan ve geliştiren çalışanlarla başarabileceğimize inanmaktayız. Sunulan borsa hizmetlerinde ulusal, uluslararası akreditasyon yönetim standartlarını takip ederek kurumsal ve toplumsal faydayı sağlayan, mevcut kaynakları etkin kullanan, ileriye dönük strateji ve hedefleri destekleyen bu alanda ilimizde çalışan tüm kuruluşlara öncülük edebilen, gelecekte ortaya çıkabilecek olumsuzlukları öngören stratejik bir kalite yönetim sistemi anlayışına sahip mükemmelliği arayan, memnuniyeti sağlayan bir kurum olmak kalite politikamızdır. Mehmet ERDOĞAN Yönetim Kurulu Başkanı -10-

11 Borsaların Tanımı 5174 sayılı Odalar, Borsalar ve Birlik (TOBB) kanunun 28. Maddesine göre; Ticaret borsaları, bu Kanunda yazılı esaslar çerçevesinde borsaya dahil maddelerin alım satımı ve borsada oluşan fiyatlarının tespit, tescil ve ilanı işleriyle meşgul olmak üzere kurulan kamu tüzel kişiliğine sahip kurumlar olarak tanımlanmaktadır. Borsa denildiğinde genellikle hisse senetlerinin işlem gördüğü menkul kıymet borsaları akla gelmektedir. Ancak ticaret borsaları ile menkul kıymet borsaları arasında farklar bulunmaktadır. İkisini birbirinden ayıran en temel fark; ticaret borsalarında zirai ürünlerin işlem görmesidir. Ticaret borsaları, hukuki mevzuatla sınırları belirlenmiş mali ve idari özerkliğe sahip kurumlardır. Bir başka ifadeyle; devlete herhangi bir parasal yük getirmeden kendileri kaynak yaratan, kullanan, hatta kamu kuruluşlarına kaynak aktaran kuruluşlardır. Ayrıca, kendi üyeleri arasından seçimle gelmiş kurullar tarafından yönetilmektedir. Ticaret borsaları aynı zamanda piyasa ekonomisinin önemli bir parçasıdır. Çünkü, ticaret borsalarında, tarım ürünlerinin fiyatları, arz-talep koşullarına göre oluşmaktadır Sayılı Odalar, Borsalar ve Birlik Kanununun 34. Maddesine Göre Ticaret Borsalarının Görevleri: RTB NİN TANIM VE GÖREVLERİ

12 Borsaların Tanımı Borsaya dahil maddelerin, borsada alım satımını tanzim ve tescil etmek. Borsaya dahil maddelerin borsada oluşan her günkü fiyatlarını usulü dairesinde tespit ve ilan etmek. Alıcı ve satıcının, teslim ve teslim alma ile ödeme bakımından yükümlülüklerini, muamelelerin tasfiye şartlarını, fiyatlar üzerinde etkili şartları ve ihtilaf doğduğunda ihtiyari tahkim usullerini gösteren ve Birliğin onayıyla yürürlüğe girecek genel düzenlemeler yapmak. Yurt içi ve yurt dışı borsa ve piyasaları takip ederek fiyat haberleşmesi yapmak, elektronik ticaret ve internet ağları konusunda üyelerine yol göstermek. 51 inci maddedeki belgeleri düzenlemek ve onaylamak. Borsaya dahil maddelerin tiplerini ve vasıflarını tespit etmek üzere laboratuar ve teknik bürolar kurmak veya kurulmuşlara iştirak etmek. Bölgeleri içindeki borsaya ilişkin örf, adet ve teamülleri tespit etmek, Bakanlığın onayına sunmak ve ilan etmek. Borsa faaliyetlerine ait konularda ilgili resmi makamlara teklif, dilek ve başvurularda bulunmak; üyelerinin tamamı veya bir kesiminin menfaati olduğu takdirde bu üyeleri adına veya kendi adına dava açmak. Rekabeti bozucu etkileri olabilecek anlaşma, karar ve uyumlu eylem niteliğindeki uygulamaları izlemek ve tespiti halinde ilgili makamlara bildirmek. Mevzuatla bakanlıklara veya diğer kamu kurum ve kuruluşlarına verilen işlerin, bu Kanunda belirtilen kuruluş amaçları ve görev alanı çerçevesinde borsalara tevdii halinde bu işleri yürütmek. Üyelerinin ihtiyacı olan belgeleri vermek ve bunlara ilişkin gerekli hizmetleri yapmak. Yurt içi fuarlar konusunda yapılacak müracaatları değerlendirip Birliğe teklifte bulunmak. Sair mevzuatın verdiği görevlerle, ilgili kanunlar çerçevesinde Birlik ve Bakanlıkça verilecek görevleri yapmak. -22-

13 Borsanın Faydaları Liberal ekonomilerin önemli kurumlarından biri olan Ticaret Borsalarının faydaları ise şöyle sıralanabilir: Çiftçinin ürettiği tarım ürünleri piyasanın mevcut şartları içinde gerçek değerine ulaştığı ölçüde, Devletin tarım sektöründe destekleme politikaları sebebiyle üstleneceği mali yük azalır. Tarım ürünleri ve hayvansal ürünlerin alım satımının borsaya tescili ile kayıt dışı ekonominin kayıt altına alınması sağlanmakta, böylece devletin bu ürünlerde stopaj, kdv ve vergi kayıp ve kaçakları önlenmektedir. Ticaret borsaları, önceden tahmini mümkün dalgalanmaları da istikrara kavuşturur. Ticaret Borsaları, Müteahhitlik Piyasasında Çalışan Kişiler İçin Avantaj Sağlar: İşadamı, ticaret borsasında taahhüt ettiği teslim tarihi ve mal miktarı ile uyumlu olarak ve bu maldan vadeli alım yaparak riskten kurtulmuş olur. RTB NİN TANIM VE GÖREVLERİ Ticaret Borsaları, İhracatçıya Avantaj Sağlar: Gıda, tekstil gibi sanayi dallarında çalışan üretici ihracatçılar vadeli alım sözleşmeleri yaparak, ihracat taahhütlerini zamanında ve istenilen kalite ve fiyatta yerine getirme imkanını bulabilmektedirler. Ticaret Borsaları Tüketici Menfaatlerini Korur: Ticaret Borsaları üretimi ve tüketimi son derece yaygın olan tarım ürünlerinin bölge ve zaman bakımından fiyat farklarını kısmen telafi ederek, tüketicinin menfaatlerine uygun adil ve gerçek fiyatların oluşumuna katkıda bulunur. -23-

14 Borsanın Faydaları Ticaret Borsaları Üreticiye Fayda Sağlar: Borsalar üreticilerin, ürünlerini çok miktarda alıcı karşısında arz edebildikleri, böylece o günkü şartlar içinde, güvenle ve gerçek fiyatla satabildikleri bir piyasadır. Ticaret Borsalarına sadece borsaya kayıtlı üyeler girebilirler ve borsada işlem yapabilirler. Bu sınırlamanın tek istisnası tarım üreticileridir. Bu sebeple, her borsada satıcıların önemli bir bölümünü tarım üreticileri oluşturur. Tahkim Yöntemiyle İhtilafların Çözümünde Zaman Kaybı Yaşanmaz: Üyeler arasında meydana gelen anlaşmazlık ve uyuşmazlıklar Hakem Heyetleri marifetiyle çözülür. -24-

15 -23- BORSAMIZ ORGANLARI - ORGANİZASYON YAPIMIZ

16 Meclis Meclis Organizasyon Yapısı Borsa Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu üyelerini seçmek. Kendi üyeleri arasından birlik genel kurulu delegelerini seçmek. Yönetim Kurulu tarafından yapılacak teklifleri inceleyip karara bağlamak. Uyulması zorunlu mesleki kararlar almak. Çalışma alanları içindeki ticarî ve sınai örf, adet ve teamülleri tespit ve ilân etmek. Aylık mizanı ve aktarma taleplerini incelemek ve onaylamak. Üyeleri arasında veya üyelerin yapmış oldukları sözleşmede yer alması halinde bu sözleşmelerle ilgili olarak çıkan ihtilafları çözmek üzere tahkim müesseseleri kurmak, mahkemeler tarafından istenecek hakem ve bilirkişi listelerini onaylamak. Borsaya kayıtlı üyeler hakkında disiplin kurulu tarafından teklif edilecek cezaları karara bağlamak. Yıllık bütçe ve kesin hesapları onaylamak ve yönetim kurulunu ibra etmek, sorumluluğu görülenler hakkında takibat işlemlerini başlatmak. Taşınmaz mal almaya, satmaya, inşa, ifraz, tevhit ve rehin etmeye, ödünç para almaya, kamulaştırma yapmaya, okul ve derslik yapmaya, bu Kanun hükümleri çerçevesinde şirket ve vakıf kurmaya veya kurulu şirketlere ortak olmaya karar vermek. Borsa iç yönergesini kabul etmek ve Birliğin onayına sunmak. Yönetim kurulunca borsaya kayıt zorunluluğuna veya üyelerin derecelerine ilişkin olarak verilecek kararlara karşı yapılan itirazları incelemek ve kesin karara bağlamak. Mesleklere ve sorunlara göre ihtisas komisyonları ve danışma kurulları kurmak. Yurt içi ve yurt dışı sınaî, ticarî ve ekonomik kuruluşlara üye olmak ve kongrelerine delege göndermek. Tahsili imkânsızlaşan alacakların takibinden vazgeçme veya ölen, ticareti terk eden ve borsaya olan aidat borçlarını, yangın, sel, deprem ve benzeri tabiî afetler gibi, iradesi dışında meydana gelen mücbir sebeplerden dolayı ödeme güçlüğü içinde olan üyelerin aidat borçlarının ve gecikme zamlarının affı ve/veya yeniden yapılandırılmaları ile Borsa veya üyeler adına açılacak davalar konusunda yönetim kurulundan gelen teklifleri inceleyip karara bağlamak ve gerekli gördüğünde bu yetkisini yönetim kuruluna devretmek. Borsa çalışmalarına veya Türk ekonomik hayatına önemli hizmetler vermiş kimselere meclisin üye tam sayısının üçte ikisinin kararıyla şeref üyeliği vermek. İlgili mevzuatla verilen diğer görevleri yerine getirmek. -24-

17 Meclis Organizasyon Yapısı Meclis Başkanı Meclis Başkan Yardımcısı Meclis Başkan Yardımcısı Katip Üye Meclis Üyesi Meclis Üyesi Meclis Üyesi Meclis Üyesi Meclis Üyesi Meclis Üyesi Meclis Üyesi Meclis Üyesi BORSAMIZ ORGANLARI - ORGANİZASYON YAPIMIZ Meclis Üyesi Meclis Üyesi

18 Yönetim Kurulu Mevzuat ve meclis kararları çerçevesinde borsa işlerini yürütmek. Bütçeyi, kesin hesabı ve aktarma tekliflerini ve bunlara ilişkin raporları borsa meclisine sunmak. Aylık hesap raporunu borsa meclisinin incelemesi ve onayına sunmak. Borsa personelinin işe alınmalarına ve görevlerine son verilmesine, yükselme ve nakillerine karar vermek. Disiplin kurulunun soruşturma yapmasına karar vermek, bu Kanun uyarınca verilen disiplin ve para cezalarının uygulanmasını sağlamak Hakem, bilirkişi ve eksper listelerini hazırlamak ve onaylanmak üzere meclise sunmak. Bu Kanunda ve ilgili mevzuatta öngörülen belgeleri tasdik etmek. Borsanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadî ve sınaî durumu hakkında yıllık rapor hazırlayıp meclise sunmak. Hazırladığı borsa iç yönergesini meclise sunmak. Ticaret ve sanayiye ait her türlü incelemeyi yapmak, çalışma alanı içindeki ticarî ve sınaî faaliyetlere ait endeks ve istatistikleri tutmak ve meclisçe belirlenen maddelerin piyasa fiyatlarını takip ve kaydetmek ve bunları uygun vasıtalarla ilân etmek. Borsa personelinin disiplin işlerini bu Kanunda ve ilgili mevzuatta öngörülen esas ve usuller çerçevesinde karara bağlamak. Yüksek düzeyde vergi ödeyen, ihracat yapan, teknoloji geliştiren üyelerini ödüllendirmek. Bütçede karşılığı bulunması kaydıyla sosyal faaliyetleri desteklemek ve özendirmek, bağış ve yardımlarda bulunmak, burs vermek, meclis onayı ile okul ve derslik yapmak. Hakem veya hakem heyeti seçmek. Bu Kanunla ve sair mevzuatla borsalara verilen ve özel olarak başka bir organa bırakılmayan diğer görevleri yerine getirmek. -26-

19 Yönetim Kurulu Organizasyon Yapısı Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı Yönetim Kurulu Üyesi Yönetim Kurulu Başkanı Yönetim Kurulu Sayman Üye Yönetim Kurulu Üyesi BORSAMIZ ORGANLARI - ORGANİZASYON YAPIMIZ -27-

20 Disiplin Kurulu a) Borsaya kayıtlı üyelerin disiplin soruşturmalarını bu Kanunda ve ilgili mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun olarak yürütmek. b) Meclise, borsaya kayıtlı üyeler hakkında disiplin ve para cezası verilmesini önermek. Organizasyon Yapısı Disiplin Kurulu Başkanı Üye Üye Üye Üye -28-

21 -29- BORSAMIZ ORGANLARI - ORGANİZASYON YAPIMIZ

22 Rize Ticaret Borsası Organizasyon Şemaşı Rize Ticaret Borsası Hesapları İnceleme Komisyonu Hukuk Müşavirliği Mali Müşavirlik Meclis Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu Başkanı Genel Sekreter Akreditasyon ve Kalite Yönetim Temsilcisi Laboratuar Akreditasyon ve Kalite Yönetim Temsilcisi Genel Koordinatör Basın ve Halkla İlişkiler Sorumlusu Sekreter Laboratuar Müdürü Laboratuar Birim Sorumlusu Genel Sekreter Yardımcısı Tescil Müdürü Evrak ve Sicil Memuru Muhasebe Memuru Laboratuar Elemanı Bilgi İşlem Personeli İkram Personeli Şöfer Aşçı Temizlik Personelik Güvenlik Şefi Güvenlik Görevlisi -30-

23 -25- FAALİYET BİRİMLERİMİZ

24 FAALİYET Meclis Organizasyon BİRİMLERİMİZ Yapısı Genel Sekreterlik: Ticaret Borsası personelinin sevk ve idaresi, eğitimi, gelişimi ve verimliliğinin artırılması, borsa organlarının öngördüğü süreler içersinde düzenli olarak mevzuatın toplanması, kararların icrası, borsa tüzel kişiliğini ilgilendiren her konuda gereken bilgi ve belgelerin sağlanması ve gerekli görülenlerin ilgili organlara sunulması, borsa üyelerinin mesleklerine dair sorunlarının ve yürürlükteki mevzuata uygun isteklerini değerlendirmeye alarak, Yönetim Kurulu na ve Meclis e raporlanması işlerini yürütür. Bütün borsa personelinin amiridir. Tescil: Üyelerin alış ve satış işlemlerinin ( Üyelerin göndermiş olduğu Fatura ve Müstahsil evrakları ) tescil işlemleri,var ise borsamız üyelerine ait diğer borsalarda yapılan tescillerin teyit edilmesinin yanı sıra,kayıtlı olan firmaların alım- satımlarının tescile intikal edip etmediğini kontrolü ve tescil noksanı görülen firmaları tespit edilmesi başlıca görevleridir. Sicil: Borsaya üye olmak isteyen kişi, kurum ve kuruluşlara üyelik evraklarını hazırlatmak, takip etmek, bilgilerin güncel olmasını sağlamak, üye sicil dosyalarının takibi, üyenin talebi üzerine faaliyet kayıt sureti vermek, üyelik kaydı tamamlanan şahıs veya şirketlere kayıt bildirim formu göndermek, üyelik kaydının kapatılmasından sonra terkin belgesi göndermek başlıca görevleridir. Muhasebe: Genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri ve TOBB bütçe ve Muhasebe yönetmeliği ile ilgili mevzuat hükümlerine göre muhasebe kayıtlarını tutmaktan sorumludur. Üyelerin hesaplarının takibini yapar. Banka işlemlerini yürütür. Günlük Tescil işlemlerinin tahsilat kontrolünü yaparak tescil servisiyle teyitleşmek. Kayıtlı üyeler ile ilgili aidat tahsilatlarının takibinden sorumludur. Laboratuar: Başta üyelerimiz ve diğer kuruluşlardan gelen Siyah Çay analizlerini yaparak raporlamaktır. Borsamız laboratuarı TS EN IEC standardı doğrultusunda akredite olmuştur. -26-

25 Kalite Yönetim Sistemi Nedir? Bir kuruluşu kalite açısından yönlendiren ve kontrol eden yönetim sistemidir. Kuruluş İçinde Tüm Çalışanların Kalite Politikasını Bilmesine Gerek Var Mıdır? Kalite politikası kuruluşun anayasasıdır. Kaliteyi doğrudan etkileyen özellikle politikanın uygulanmasından sorumlu yönetim kadrosu başta olmak üzere her kademe çalışanın kalite politikasını ve bu kapsamda üzerine düşen görev, yetki ve sorumlulukları bilmesi gereklidir. SORU CEVAPLARLA KALİTE SİSTEMİMİZ Kalite hedefleri oluşturulurken nelere dikkat edilmelidir? Kalite hedefi ölçülürken her şeyden önce hedefin ölçülebilir, sayısal değerler içermesi gerekmektedir. Gerçekçi erişilebilir, hedefin izlenmesi ve ölçülmesi için uygun veri akışının olup olmadığı gibi konular dikkate alınmalıdır. Görev yetki sorumluluklar hakkında nerden bilgi alabilirim? Borsamız organizasyon el kitabında görev tanımlarınız yapılmıştır. Oradan ayrıntılı bilgi edinebilirsiniz. -25-

26 Akreditasyon ve Kalite yönetim sistemi dokümanlarımız nelerdir? Kalite El kitabı, Prosedürler / Prosesler, Talimatlar, Formlar, Planlar Dış kaynaklı doküman nedir? Dış kurum / kuruluşlar tarafından hazırlanan (Kanun, Genelge vb.) ve çalışma sistemi içerisinde kullanılması gereken standartlar (ISO 9001 standardı gibi ) bu kapsamda değerlendirilir. Sisteme yeni oluşturduğum bir dokümanı ( Talimat, Form vb.) nasıl dahil etmeliyim? Bunun için Revizyon İstem Formu nu Yeni Doküman kısmını işaretleyerek doldurmanız gerekir. Bu formda talep ettiğiniz dokümanın içeriği hakkında genel bilgi vererek formu birim sorumlusuna onaylatıp Kalite Yönetim Temsilcisine iletmeniz yeterli olacaktır. Birimimizdeki bazı dokümanlar artık işlerimizi yansıtmıyor ve güncel değiller. Bu durumda bu dokümanlar için nasıl bir işlem yapmam lazım? Eğer dokümanı bundan sonraki çalışmalarınızda kullanmayacaksanız Revizyon İstem Formu nu Doküman İptali kısmını işaretleyerek doldurmanız, eğer dokümanı kullanılması ancak bazı kısımlarının güncellenmesi gerekli ise Revizyon İstem Formu nu Revizyon İsteği kısmını işaretleyerek doldurmanız gerekir. Bu formda talep gerekçeniz hakkında genel bilgi vererek formu birim sorumlusuna onaylatıp Kalite Yönetim Temsilcisine iletmeniz yeterli olacaktır. Bu aşamadan sonra gerekli olan işlemleri Akreditasyon ve Kalite Yönetim Temsilcisi gerçekleştirecektir. Kendi birimimde oluşturduğum bir dokümanı (Talimat, Form vb.) tek başıma kodlayarak ya da kodlamadan kullanmam mümkün mü? Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde hazırlanan tüm dokümanlar belirli bir kontrol uygulamaları mantığı ile hazırlanmalıdır. Biriminizde oluşturduğunuz doküman veya kayıtların Akreditasyon ve Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanmaması durumunda ilerleyen dönemlerde doküman kontrolünde sıkıntılar yaşanmasına neden olacaktır. Bunun önlenmesi açısından oluşturduğunuz dokümanları Akreditasyon ve Kalite Yönetim Temsilcisi ne iletmeniz en uygun olanıdır. Dokümanların Kontrollü Kopya olarak dağıtılmasındaki amaç nedir? Bu uygulamanın amacı oluşturulan tüm dokümanların tek merkezden (Akreditasyon ve Kalite Yönetim Temsilcisi ) kontrol edilmesini sağlamaktır. Kontrollü Kopya kaşesi orijinal dokümanların dışında birimlere dağıtılacak olan kopyalara basılır. Bu şekilde birimlere dağıtılacak olan dokümanların Kalite Biriminin onayından geçmiş olduğu belirlenir. Kırmızı renkle Kontrollü Kopya kaşesi basılan dokümanlar tekrardan birim çalışanları tarafından çoğaltılamaz. -26-

27 Kontrollü Kopya tanımlanan dokümanın özelliği nedir? Borsamız birimleri tarafından hazırlanan; güncellenmesi, baskısı ve dağıtımı tanımlanan kontrollü şartlar altında imza karşılığı yapılan, kontrolsüz değiştirilemeyen dokümanlardır. Nasıl eğitim talep edebilirim? Eğitim ihtiyacınız olduğunu düşünüyorsanız Eğitim Talep Formunu Birim sorumlunuza onaylatıp Kalite Yönetim Temsilcisine iletmeniz gerekmektedir. Değerlendirilen talebe ait bilgiler Kalite Yönetim Temsilcisinden tarafınıza iletilecektir. Her eğitimden sonra eğitim etkinliği değerlendirmesi yapılması şart mıdır? Evet. Eğitim etkinliği değerlendirmesi özellikle kalite ile ilgili eğitimler ve hizmet kalitesine doğrudan etkisi olan diğer eğitimlerin ardından eğitimci veya belirlenen kişi tarafından yapılması zorunludur. Müşteri memnuniyeti ölçümleri yapılması şart mıdır? Evet. Müşteri memnuniyeti ölçümlerimizi üyelerimizin beklenti ve ihtiyaçlarının anlaşılması, bu beklenti ve ihtiyaçların ne kadar iyi karşıladığımızın tanımlanması, elde edilen sonuçlara göre hizmet standardımızın geliştirilmesi amacıyla uygularız. Sürdürülebilir müşteri memnuniyeti ancak sürekli kaliteli hizmet ile sağlanabilir İç tetkik nedir ve hangi periyotlarda gerçekleştirilecektir? İç tetkik ISO 9001 standardı gereği yürütülen, sistemin kuruluş içerisindeki etkinliğini ölçmek ve gerekli tedbirlerin alınmasını sağlayan incelemedir. Tetkikte amaç Üzüm yemektir, bağcıyı dövmek değil. Elbirliği ile zayıf ve geliştirilecek yanların objektif olarak tespiti, oluşabilecek problemlerin önceden tahmini ve sistemin geliştirilmesi amacıyla gerçekleştirilir. Denetim periyodu, faaliyetin ürün kalitesi açısından kritikliği ve geçen dönemlerde yaşanan problemlerin derecesi sayısı doğrultusunda azalıp artabilmektedir. SORU CEVAPLARLA KALİTE SİSTEMİMİZ Proses performansı belirlerken nelere dikkat edilmelidir? Proses performans ölçme sistemi, bir organizasyon içerisinde, karar almak ve bu kararları uygulamak sürecine destek olmak ve koordine etmek amacıyla bilgi toplama işlemidir. Unutulmaması gereken en önemli husus, bu faaliyetin bir bilgi toplama işlemi olduğu ve toplanan bilginin, kurumun kalite hedeflerini desteklemesi gerekliliğidir. Proses performanslarının değerlendirilmesinde; proses çıktılarının değişkenliğini incelenmesi, proses çıktılarının iş akışı,prosedür,teknik şartname gibi kriterlere uygunluğunu ve hedefleri ne kadar karşıladığını tespit gibi konulardan belirlenebilir. -27-

28 Birimimizde uygun olmayan bir ürün/hizmet tespit ettiğimizde bunu nasıl kayıt altına almalıyız? Şirketinizin vermiş olduğu yasal şartlar ile Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygun olmayan hizmet tespit ettiğinizde Uygun Olmayan Hizmet/Ürün Rapor Formunu doldurup birim sorumlusuna formu onaylatmalısınız. Birim sorumlusu tarafından uygunsuzluğun incelenerek çözüm yoluna gidilir. Gereğinde uygunsuzluğun tespit edildiği birime Düzeltici / Önleyici Faaliyet İstem Formu tutularak uygunsuzluğun tekrar etmemesi için önlemler alınmasını talep edilecektir. Düzeltici&Önleyici Faaliyetler hangi durumda başlatılır? Düzeltici&Önleyici Faaliyetler uygunsuzluğun / potansiyel uygunsuzluğun belirlenmesinin hemen ardından birim çalışanı tarafından başlatılabilinir. Tespit olunan durum Düzeltici&Önleyici Faaliyet İstem Formu na kayıt altına aldıktan sonra birim sorumlunuzun onayına sunmalısınız. Birim sorumlunuzun talebi uygun bulması durumunda formu Kalite Yönetim Temsilcisine iletmeniz gerekmektedir. Bu aşamadan sonra gerekli planlama ve koordinasyon Akreditasyon ve Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yapılacaktır. Önleyici ile Düzeltici Faaliyet arasındaki fark nedir? Önleyici faaliyet uygunsuzlukların meydana gelmesinden önce tedbir alınması düzeltici faaliyet ise meydana gelen uygunsuzluğun bir daha tekrarlanmamasının önüne geçmek amacı ile yapılan faaliyettir. Bir örnekler ile açıklayacak olur isek; Örnek 1 Düzeltici Faaliyet Örneği: Bulunduğunuz birimde elektrik kesilmeleri/volt problemleri dolayısıyla bilgisayarı kapatmanız problemi ortadan kaldırmamaktadır Burada yapılacak düzeltici faaliyet elektrik kesintisi/volta problemlerine yönelik güç kaynağı tedarik ederek bilgisayarınızı ve çalışmalarınızı korumaktır. Önleyici Faaliyet: Uygunsuzluk veya diğer istenmeyen durum ortaya çıkmadan önce nedenini ortadan kaldırmak için yapılan bir faaliyet. Önleyici Faaliyet Örneği: Bilgisayarla birlikte elektrik kesintisi ve voltaj problemlerini göz önüne alınıp güç kaynağı temin edilmesine önleyici faaliyet denir. Düzeltici Faaliyet Örneği: Bulunduğunuz evinizdeki buzdolabının ( buzdolabı ) kapısını kapatırken problem yaşıyorsunuz. Kapı lastiğinde meydana gelen deformasyondan dolayı kapının kapalı olup olmadığını kontrol etmek zorunda kalıyorsunuz. Sabah kalktığınızda dolap kapısının açık olduğunu ve yiyeceklerin bozulduğunu fark ettiniz. Durumu teknik servise buzdolabı lastiğini değiştirmeniz problemin bir daha yaşanmayacağının göstergesi değildir. Burada yapılacak düzeltici faaliyet kapı lastiklerinin kontrol sıklığının belirlenmesidir. -28-