VoIP Ortamlarında Kartsız Faks Sunucuları

Transkript

1 VoIP Ortamlarında Kartsız Faks Sunucuları IP Üzerinden Fax Bütünleştirmesi için Stratejiler Ses Veri Faks FaxBack, Inc. bu belgede ve NET SatisFAXtion içerisinde online olarak yardımcı olmak için geçen bilgileri Gizli Bilgi olarak değerlendirmektedir. Bu Gizli Bilgilere erişiminiz ve kullanımınız, FaxBack ve NET SatisFAXtion yazılım lisan anlaşmasında belirtilen, yürütülen ve uymayı taahhüt ettiğiniz şartlar ve koşullar altındadır. Telif Hakları 2006 FaxBack, Inc. Tüm Hakları Saklıdır da yayınlanmıştır

2 İçindekiler VoIP Ortamlarında Kartsız Faks Sunucuları Faks Teknolojisine Genel Bir Bakış 1 Bir Sonraki Değişim: IP üzerinden Faks 4 Kartsız Fakslama 6 NET SatisFAXtion IP Kartsız FoIP Çözümünün Faydaları 7 NET SatisFAXtion IP Uygulaması: Teknik Özellikler 9 Basit Kurulum 10 Bir Son Kullanıcı Bakış Açısı 13 Bir Yönetici Bakış Açısı 14 Özet 16

3 İdari Özet Günümüzde şirketler, telefon ve faks altyapısı maliyetlerini önemli oranda düşürmek için, IP üzerinden Ses (VoIP) ağlarına dönüşümün büyük faydaları olduğunu düşünmektedirler. Kuruluşlar, eski PBX sistemleri yerine IP etkin çözümlere (Cisco, 3Com, Alcatel ve Nortel IP sistemleri gibi) geçmeye karar verdikçe, IP üzerinden faksa (FoIP) olan talep de giderek artmaktadır. Faks, dünya çapında, bilgi alışverişine dayanan yüz binlerce şirket için sarsılmaz bir iletişim aracı olmaya devam etmektedir. E posta her ne kadar günlük iletişim için yaygın bir biçimde benimsenmiş olsa da, faks yasal geçerliliği sayesinde, hassas ve önemli ticari belgelerin aktarılmasında hala tercih edilmektedir. Kullanıcılar, her gün, sözleşmeler, yasal belgeler, satış kotaları, satın alma siparişleri, sipariş onayları, etkinlik duyuruları, üyelik başvuruları ve daha birçok önemli ticari bilgiyi fakslamaktadır. Gerçekten de, faksın uzun süredir arkasında ses olan lider telefonculuk uygulaması olmasına şaşırmamak gerekmektedir. Benzer bir şekilde şirketler artık, fakslamayı uygulamalar aracılığıyla otomatik hale getirerek, faks makineleri ve eski moda faks sunucularının dahil olduğu, oturmuş faks teknolojilerini değiştirmenin yollarını aramaktadırlar (VoIP ağlarına faks bütünleştirerek IP altyapılarını yükseltmek için). Bu tanıtım yazısı, NET SatisFAXtion IP faks yazılımının teknik özelliklerini ve VoIP ortamlarına nasıl uyum sağladığını değerlendirmektedir. Yazı aynı zamanda, şirketlerin pahalı faks donanımı alımlarını aşmasına olanak sağlayan, günümüzün birçok VoIP sisteminde bulunan dahili faks becerilerinden nasıl faydalanılacağını da anlatmaktadır. Sonuç olarak yazı, şirketlerin IP faks yazılımı uyguladıkları takdirde edinecekleri kazanımları derinlemesine incelemektedir. FaxBack Hakkında FaxBack, yaklaşık 25 yıldır faks teknolojisine yön veren kuruluşlar arasında en önde yer almıştır. NET SatisFAXtion yazılımının yaratıcısı ve faks yazılımı pazarının öncüsü olan FaxBack, güvenilir faks çözümleri geliştirme konusunda mükemmel bir geçmişe sahiptir. Aralarında, IRS, Boeing, Coca Cola, Sysco, BMW, WebMD, Adobe, City of Hope ve Amerika Birleşik Devletleri Savunma Bakanlığı nın da bulunduğu binlerce kuruluş, FaxBack in faks ürünlerini konuşlandırmıştır. AT&T, Intel ve Symantec gibi birçok teknoloji sağlayıcısı, FaxBack ürünlerini OEM (Original Equipment Manufacturer Orijinal Cihaz Üreticisi) olarak kullanmakta ve dağıtmaktadır. Mükemmel destek ve eğitim, yukarıda yer alan şirketlerin neden FaxBack ürünlerini kullanmaya devam ettiğini ve güvenilir FoIP çözümleri konuşlandırmak üzere pazar lideri rehberliği için neden FaxBack e başvurduklarını açıklayan nedenlerden bir kaçıdır. Faks Teknolojisine Genel Bir Bakış Yıllar önce ilk televizyonun pazarı vurmasıyla, radyonun modası geçmiş hale geldiğinin varsayılmasına oldukça benzer bir şekilde, faksın yerini de diğer elektronik iletişim biçimlerinin alacağı öngörülmüştür. Ve yine radyoya benzer bir şekilde, faks sadece varlığını sürdürmekle kalmamış, aynı zamanda arkasında bulunan teknoloji de gelişmeye ve büyümeye devam etmiştir. Gerçektende, analistler, faks pazarının 2001 yılından bu yana istikrarlı bir biçimde büyümesini hayretle karşılamaktadırlar. Sayfa 1

4 Birçok şirket için bu bir sürpriz olmamıştır. Faks, güvenilir ve evrensel bir iletişim teknolojisi yöntemidir ve birçok iş akışı süreci içerisine yerleşmiş durumdadır. Düzenleyici uyumluluk, ticari süreç gelişimi, uygulama bütünleştirmesi ve cihaz birleşimi gibi girişimler, şirketleri faks makinelerini değiştirmeye ve toner alımlarını geçmişte bırakmaya iten etmelerden sadece birkaçıdır. Otomatik faks yazılımına geçme sonucu sağlanan maliyet tasarrufları, birçok kuruluşun en son faks yazılımı geliştirmelerinden haberdar olmaya devam etmesini tetiklemiştir. Faks Makinelerinden Faks Yazılımına İlginç bir şekilde birçok şirket, hala faks makinelerini kullanmaya ve konuşlandırmaya devam etmektedir. Çok düşük faks hacimleri olan şirketler için bu seçenek tutarlı görünebilir. Ancak, 1980 lerin sonunda anlaşıldığı üzere, bir belgenin çıktısını alıp, gönderilen ya da alınan her faks için faks makinesine yürümek oldukça büyük bir zaman kaybıdır. Ve bu fakslar kolaylıkla takip edilememektedir. Faks makineleri aynı zamanda, daha fazla ofis cihazının ve telefon hattının bakımını ve hizmetini gerektirerek, yöneticilerin üzerine daha fazla iş yükü ve maliyet yüklemektedir. Faks yazılımının ilk sürümleri, kişilerin kendi bilgisayarlarından faks gönderip almasına olanak sağlayan faks modemlerinin bilgisayarlara takılmasını içermekteydi. Esasında bu yöntem, ev bilgisayarları için uygun olan ve hala yaygın bir şekilde kullanılan yöntemdir. Ancak daha büyük talepler faks yazılımının gelişmesine neden olmuştur. Şimdilerde, ağ üzerinden fakslama, birçok kuruluşun ileti altyapısının temel bileşenidir. Son kullanıcıların artık bir belgenin çıkıtsını alması ve faks makinesine yürümesi gerekmemektedir. Fakslar tüm uygulamalardan gönderilmekte ve aynı şekilde tüm uygulamalara da gönderilmektedir. Faks durumu, izlemelerin ve uyarıların güvenli bir şekilde günlüğü tutulurken, kolaylıkla izlenebilmektedir. Gizli fakslar sadece ilgili alıcılar tarafından görüntülenmektedir. Gelen fakslar günlüğü hızlı bir şekilde tutulmakta ve uygun alıcıların kolaylıkla görüntülemesi, açıklama ekleyebilmesi ve uygun bir şekilde iletmesi için, e posta kutularına yönlendirilmektedir. Tüm fakslar, kolay geri alınabilmeleri için arşivlenmekte ve saklanmaktadır. Daha büyük işletmeler, gelişimi daha da ileriye götürmüştür. Ağ üzerinden fakslama yazılımını bir kurumsal girişim olarak benimsemenin yanında, üretim faksı olarak da bilinen, uygulama fakslamasına da sahiptirler. Uygulama fakslaması, faksların büyük yığınlar halinde doğrudan, ana çatılar (mainframe), ERP ve CRM sistemleri gibi arka plan görevlerini gerçekleştiren uygulamalardan gönderilmelerine olanak sağlamaktadır. Bu süreç, çıktı almak ve satın alma siparişleri ve faturalar gibi önemli ticari belgeleri e posta olarak göndermek gibi maliyetli süreçlerin yerini alarak, kuruluşlara her ay on binlerce dolar tasarruf sağlamaktadır. Bu belgeleri üreten kritik ticari uygulamalar ve faks yazılımları arasındaki bütünleştirmeler konusunda önemli gelişmeler kaydedilmiştir. En son gelişmelerden bazıları, Xerox, HP, Canon ve diğer çok işlevli çevre birimlerine (peripheral) faks özelliği eklemeyi de içermektedir. Bu, kullanıcıların bir ağ yazıcısından tarama yapmaları ya da çıktı almalarının yanında aynı faks yazılımını kullanarak faks çekmelerine de olanak tanımaktadır. Peki, bu yıllar boyunca ne katmıştır? Ölçeklenebilirlik. Yıllar boyunca sadece lider faks yazılımı şirketleri pazarın artan talebine karşılık verebilmiştir. Sadece kuruluşun tüm uygulamalarıyla faksı bütünleştirmekle kalmayıp aynı zamanda, arka planda çalışan teknolojinin de artan hacmi yönetmesini garanti altına almıştır. Sadece sağlam faks yazılımı kullanan kuruluşlar, daha fazla son kullanıcıdan, kuruluşun doğal olarak edindiği ilave uygulamalardan ve birden çok konumun eklenmesinden kaynaklanan yüksek faks hacimleriyle başa çıkabilmiştir. Birden çok konumda bulunan ağ üzerinden fakslama yazılımları oldukça önemli bir etmen haline gelmiştir ve yük dengelemesi ve en az maliyetli yönlendirme özellikleri ile birlikte, kuruluşların, maliyet tasarruflarını genişletmelerine olanak sağlamaktadır. Sayfa 2

5 Nasıl Çalışır? Sağlam bir işletme faks çözümü, atanmış bir ağ faksı sunucusuna ihtiyaç duymaktadır. NET SatisFAXtion gibi bir faks sunucusu yazılımı sunucu üzerine kurulmaktadır. Geleneksel faks sunucuları aynı zamanda, faks kartı denilen ve aynı faks sunucusuna kurulan faks donanımını gerektirmektedir. Faks yazılımı daha sonra, faks verilerini gönderip almak için faks donanımını kullanmaktadır. Kart, atanmış telefon hatları ya da kurumsal PBX sistemine olan bağlantılar aracılığıyla POTS ağına bağlanmaktadır. Geleneksel Faks Sunucusu Yapılandırması: Bir faks sunucusu, ağ yazıcısına benzer biçimde çalışır. Ağ üzerindeki uygulamalardan aşağıda durur ve daha sonra faks sunucusuna kurulmuş olan faks kartı donanımı aracılığıyla PBX sistemine bağlanır. Faks sunuculara aşağıdaki etmenlere bağlı olarak birçok yolla yapılandırılabilirler: Günlük faks hacmi nedir? Her gün kaç sayfa gönderilip alınmaktadır? Yazılımı kaç son kullanıcı kullanacaktır? Faks sunucusu hem gelen hem de giden fakslar için mi kullanılacaktır? Yazılım hangi uygulamalarla bütünleşecektir? Faks sunucu(larını)sunu kaç farklı konum kullanacaktır? Kuruluşun tahmin edilen büyümesi nedir? Sayfa 3

6 Bu soruların cevapları, hem faks sunucusu yazılımının türünü ve ilave eklenti (add on) modüllerini hem de gereken faks kartı donanımın türünü belirleyecektir. Aşağıdaki tablo, kuruluşun büyüklüğünü, öngörülen hacmini ve ölçeklendirilebilirliğini temel alarak, muhtemel yapılandırmaların ana hatlarını çizmiştir. Faks Sunucusu Uygulaması Küçük Orta Büyük Faks Yazılımı Fax Donanımı 100 Çalışan Günde ortalama gönderilen ve alınan 500 faks Masaüstünden ve küçük uygulamalardan fakslama 1 konum Beklenen büyüme sınırlı Küçük İşletmeler için NET SatisFAXtion 4 Bağlantı Noktalı/Kanallı Faks Kartı Çalışan Günde ortalama gönderilen ve alınan 500 faks Masaüstünden, e postalardan ve küçük ERP uygulamalardan fakslama 2 konum Beklenen büyüme orta derecede NET SatisFAXtion Enterprise 8 Bağlantı Noktalı/Kanallı Faks Kartı Çalışan Günde ortalama gönderilen ve alınan faks Masaüstünden, e postalardan, Ana Çatıdan, ERP ve CRM konumlarından fakslama Birçok konum Şirket birleşmesi beklentisi NET SatisFAXtion Enterprise Her sunucu için çoklu T1 Kartı Bir faks sunucusunu kurmak, bakımını sağlamak ve desteklemek, maalesef genellikle, iki ayrı sağlayıcıyla birlikte çalışmayı gerektirmektedir (faks yazılımı sağlayıcısı ve faks donanımı sağlayıcısı). Sorunlu alanları gidermek, iki temas noktası olduğundan dolayı çoğu zaman zor olabilmektedir. Bu durum özellikle, sağlayıcılardan biri diğeriyle uyumsuz bir ürün iyileştirmesi piyasaya sürüdüyse, ciddi bir sorun oluşturabilmektedir. Bir Sonraki Değişim: IP üzerinden Faks VoIP, çoğu kişi tarafından iletişim teknolojisinde bir atılım olarak görülmekte ve hali hazırda ciddi bir kitleye ulaşmaktadır. VoIP sayesinde gerçekleşen maliyet tasarrufları, birçok kuruluşu, ses ve veri ağlarını birbirine yakın hale getirmeye itmiştir. İşletme ağı cihazları yeni bir iyileştirme döngüsüne girdiğinden, şirketler IP tabanlı ağlara geçmeyi tercih etmektedir. Daha fazla kuruluşun VoIP konuşlandırmasından dolayı, faks gibi IP etkin ortamla bütünleşen ve ortamı yükselten uygulamaların benimsenmesi de giderek artmaktadır. Kuruluşlar ister hala faks makinelerini, isterse PBX sistemine bağlı olan geleneksel faks sunucularını kullansın, IP üzerinden faks çözümüne geçmek hiç olmadığı kadar kolaydır ve maliyet tasarruflarını daha da genişletmektedir. Faks, kuruluşların ileti ve iletişim altyapılarının ayrılmaz bir bileşeni haline gelmiştir ve Cisco, 3Com ve Alcatel gibi nerdeyse tüm IP ağ geçitlerinde faks için dahili destek bulunmaktadır. Sayfa 4

7 IP Üzerinden Faksın Gerçekleri Eğer sadece faks makinenizi VoIP telefonculuğu sisteminize bağlayabileceğinizi düşünüyorsanız, büyük ihtimalle sonuç karşında hayal kırıklığına uğrayacaksınız demektir. Bir VoIP bağlantısı üzerinde çalışan tüm telefonculuk cihazları hakkında duymuş olabileceğiniz iddiaların aksine, VoIP için kullanılan ses kodlayıcıları (codec) genellikle faks makinelerinde kullanmak için yeterince hızlı değildir. 9,6 kbps'ye kadar veri aktarımını destekleyen ses kodlayıcıları genellikle en yüksek kalitede VoIP donanımında bulunmaktadır ancak, bu oranlar bile sadece düşük kalitedeki faks makinelerini desteklemektedir. V.34bis'i (bazı durumlarda Super3G fakslama da denilen) de içeren, günümüzün faks teknolojisi, 33,6 kbps'lik bant genişliği desteğini gerektirmektedir. Böylelikle, basit matematik, eski faks makinelerinizi VoIP ağınıza bağlayıp, kabul edilebilir bir performans alamayacağınızı açık bir şekilde göstermektedir. Ancak bu nokta, IP üzerinden faksın devreye girdiği yerdir. İki FoIP ITU (International Telecommunication Union Uluslararası Telekomünikasyon Birliği) standardı mevcuttur. T.38 gerçek zamanlı fakslama ve T.37 saklamalı ve yönlendirmeli fakslama. Hem T.37 hem de T.38, bir FoIP ağından fakslanan aktarımları alabilecek var olan faks makineleri ile uyumluluğu sağlamak üzere, iki yöntemle de aktarılan verileri tanımlamak için T.30 faks tanımını kullanmaktadır. T.37 ya da T.38 faks aktarımları, V.34bis standardının geleneksel bir faks ortamında yaptığı gibi, T.30 verilerini taşımaktadır. E faks gibi T.37 standardının saklama ve yönlendirme becerileri kullanan hizmetler, kullanıcıların faksları e posta gibi göndermelerine olanak sağlarken, gerçek zamanlı fakslama ya da faks ile ilişkilendirilmiş beklenen yasal statüyü sağlamamaktadır. Faks, bir e posta gibi, daha sonra bir e posta eklentisi şeklinde fiziksel olarak fakslanacağı bir faks cihazına aktaran bir e posta sunucusuna gönderilmektedir. Bu yöntem aynı zamanda, faks sunucuları için gereken BT desteğini azaltabilmektedir, ancak, yüksek maliyetler de dahil olmak üzere muhtemel sınırlamaları da beraberinde getirebilmektedir. Diğer hizmet sağlayıcıları, faksı desteklemek için kendi VoIP ağlarını kullanmaktadırlar. Ancak bunlar, kullanıcıların geleneksel bir faks makinesinin içerisine takması gereken bir Analog Uçbirim Bağdaştırıcı (Analog Terminal Adaptor ATA) donanım cihazına ihtiyaç duymaktadır. Bu hizmetler genellikle kullanıcılara, doğrudan bir alıcının masaüstüne faks gönderme becerisini sağlamamaktadır. Bu tür sınırlamalar yüzünden birçok şirket var olan VoIP ağlarını fakslama için kullanmamaktadır. Bununla birlikte, altyapılarına ekledikleri VoIP becerilerini düşündüklerinde, ilave bir çaba ve maliyet gerektirmeden, neredeyse her durumda FoIP becerilerine de eklediklerinin farkında olmamaktadırlar. Alternatif olarak, faks, alıcının bulunduğu yerdeki bir faks makinesine de yönlendirilebilmektedir. Kulağa yeterince basit gelse de, bir takım zorlukları bulunmaktadır. Örneğin, T.37 standardı aracılığıyla faks göndermek, alıcı cihazın gerçek kapasitelerini bilmediğiniz anlamına gelmektedir, çünkü gönderici ve alıcı cihazlar arasında hiçbir görüşme meydana gelmemektedir. T.37 standardı, manüel faks aktarımında var olan becerilerden daha fazlasını sunmamaktadır. Cihazlar arasında görüşme olmadığı için, faks en düşük kalitedeki ayarlarlar ile gönderilmekte ve alıcı cihazın sahip olabileceği, yüksek çözünürlük ya da renkli basım gibi gelişmiş özelliklerden faydalanamamaktadır. Bu süreç, bu yöntemi kullanarak aktarabileceğiniz belge türlerini sınırlamaktadır. T.37 bağlantısı üzerinden gönderilen fakslar aynı zamanda, geleneksel faks makineleri ve T.38 becerisine sahip ağ faks cihazları aracılığıyla gönderilen gerçek zamanlı fakslar için mahkemelerce kabul edilen yasal korumalardan yararlanamamaktadır. T.38 aracılığıyla gerçekleşen bir bağlantı, kullanıcılara daha çok geleneksel faks makinelerine benzer bir deneyim sağlamaktadır. IP ağı üzerinden gerçek zamanlı faks sayesinde, kaynak faks cihazı, hangi değişkenlerin (parameter) kullanılacağını belirlemek için, alıcı faks cihazıyla görüşür, faksı iletir ve onay alır. Gönderici, bu gerçek zamanlı bağlantıyı kullanarak, faks uyumlu her tür cihaza faks aktarabilmektedir. Sayfa 5

8 Kartsız Fakslama Artık, önde gelen IP ağ geçitlerinin faksı (T.38) desteklemesinden dolayı, bir VoIP ortamına faks bütünleştirmenin en büyük faydası, pahalı ve gereksiz faks kartı donanımı ortadan kaldırma becerisidir. Geçtiğimiz on beş yıl boyunca, faks teknolojisini uygulamış işletmeler (ister bağımsız faks istemcileri isterse çoklu T1 işletme faks sistemleri olsun), atanmış faks kartlarına yatırım yapmaya zorlanmıştır. Yüksek hacimli fakslamaya sahip büyük işletmeler için, faks donanımı maliyetleri çoğu zaman faks yazılımı maliyetlerini aşmaktadır. Kartsız Bir Çözüm Sayesinde Gerçekleşen Maliyet Tasarrufları Tüm büyüklükteki kuruluşlar, faks sunucusu alımı yapmadan önce, konuşlandırma seçeneklerini ve FaxBack in NET SatisFAXtion IP si gibi, faks donanımı gerektirmeyen bir FoIP fax çözümüne karşın, atanmış bir faks donanımı gerektiren çözümlerin benimsenmesinden kaynaklanan maliyetleri gözden geçirmelidir. VoIP e gösterilen taleple birlikte, birçok kuruluş, kartsız faks sunucu çözümlerinden faydalanmak ve önemli oranda maliyet tasarrufu kazanmak için, FoIP çözümlerini uygulama arayışı içine girmiştir. Aşağıdaki tablo, FaxBack in iki faks yazılımı çözümü teklifi olan NET SatisFAXtion ve NET SatisFAXtion IP nin başlangıç maliyetlerini ve değerlendirmelerini karşılaştırmaktadır. Bir VoIP Ortamında Küçük Ofis Ev Ofisi/KOBİ ler (SOHO/SMB) için Faks Konuşlandırma Maliyetleri Küçük Ofis Ev Ofisi/KOBİ ler Geleneksel Faks Sunucuları Faks donamı ile birlikte NET SatisFAXtion NET SatisFAXtion IP Kartsız FoIP Çözümü Fax Kartı Donanımı Kart başına dolar* 0 Telefonculuk Kurulum Masrafları (ilave hatların yanında var olan telefon hatlarının taşınması ile ilgili olan maliyetler) dolar** 0 PBX Donanımı Hat Kartları Hat başına dolar** 0 *Bir işletme ortamında genellikle bir T1/E1 ya da bölünmüş (fractionalized) T1 gerekmektedir ** Maliyetler sağlayıcıya göre değişir: binlerce dolar olabilmektedir Sayfa 6

9 Bir VoIP Ortamında Büyük İşletmeler için Faks Konuşlandırma Maliyetleri Büyük İşletmeler Geleneksel Faks Sunucusu Faks donamı ile birlikte NET SatisFAXtion NET SatisFAXtion IP Kartsız FoIP Çözümü Fax Kartı Donanımı Kart başına dolar* (Brooktrout, Eicon) 0 Telefonculuk Kurulum Masrafları (ilave hatların yanında var olan telefon hatlarının taşınması ile ilgili olan maliyetler) $2,000** 0 PBX Donanımı Hat Kartları Hat başına dolar** 0 *Bir işletme ortamında genellikle bir T1/E1 ya da bölünmüş (fractionalized) T1 gerekmektedir ** Maliyetler sağlayıcıya göre değişir: binlerce dolar olabimektedir Yukarıdaki çizelgelerde gösterildiği gibi, kuruluşlar, bir VoIP yönlendiricisinde T.38 in işlevselliğinden faydalanarak, ilave telefonculuk/pbx cihazları satın almaktan ya da faks donanımını, PBX donanımını ya da telefonculuk cihazlarını bir üst modele geçirmek için gerekli olan ve yinelenen masrafları karşılamaktan kurtulmuş olacaklardır. Daha küçük uygulamalar için faks donanımı, faks bağlantı noktalarının markasına ve sayısına bağlı olarak 500 ila dolar arasında bir fiyata mal olabilmektedir. Bunun yanında daha büyük işletmeler için akıllı faks kartlarının maliyeti, kart başına dolara kadar çıkabilmektedir. VoIP in ortaya çıkmasından önce, eski faks donanımları bir faks sunucusunun alınmasını zorunlu kılmaktaydı. Gerçekten de, T.38 fakslamasını desteklediğini iddia eden birçok faks sunucusu sağlayıcısı, bunu faks yazılımları aracılığıyla gerçekleştirememekte ve hala kuruluşlardan atanmış bir faks donanımı satın almalarını talep etmektedir. Sonuç: Bir faks kartının maliyetine, muhtemelen tüm VoIP kurulumunun maliyetini karşılayabilirsiniz. NET SatisFAXtion IP Kartsız FoIP Çözümünün Faydaları Aşağıda listeleneler, NET SatisFAXtion IP çözümünün uygulamamasından kaynaklanan birçok faydanın sadece bir kaçıdır: Yükseltilmiş IP Ağları NET SatisFAXtion ın gerçek zamanlı, güvenli, kartsız faks sunucusu sayesinde, belgeler, hedef noktasına en yakın PSTN son nokta ağ geçidine ulaşıncaya kadar, VoIP etkin ağlarda (WAN lar ve VPN ler de dahil olmak üzere) dijital olarak kalmaktadır. Bu süreç, göndericinin bir faks makinesinin önünde, faksın alıcıya ulaşmasını gerçek zamanlı olarak izlemesiyle aynı hissi vermekte ancak bunun masaüstlerinden gerçekleşmesi rahatlığını sağlamaktadır. Sayfa 7

10 Uygulama Bütünleştirmesi Ticari süreçler, kolaylıkla var olan uygulamalar ve grup yazılımı (groupware) araçları ile bütünleşerek, düzene sokulabilmektedirler. NET SatisFAXtion IP, var olan telefon defterleri ile ve bunun yanı sıra, VoIP, IP sesli posta ve çok işlevli cihazlarla (multi function devices MFPs) doğrudan çalışabilmektedir. Buna ek olarak, NET SatisFAXtion IP, faks sunucusunu tüm temel ticari uygulamalara bağlayan, pazar lideri yazdırma otomasyonu teknolojisiyle birlikte gelmektedir. Önemli Maliyet Tasarrufları ve Hızlı Yatırım Getirisi (ROI) FaxBack, faks hacmine bağlı olarak, aylar, haftalar hatta günler içerisinde anında kendini ödeyen çok hızlı bir yatırım getirisi gösterebilmektedir. Kullanıcıların faks kullanmasını etkin hale getirerek, zaman, para ve manüel süreçlerden kaynaklanan yazılı kopya maliyetlerinden tasarruf ettirmektedir. Gereksiz Cihazların Ortadan Kaldırılması Faks makinelerinin yanında, ilave telefon hatları ya da eklenmiş altyapı ihtiyaçları gibi, faks sunucusun ihtiyacı olan telefonculuk gereksinimleri de ortadan kaldırılmıştır. Atanmış PBX hattı kartları artık gerekli değildir. Ve en önemlisi, VoIP etkin yönlendiricilerden faydalanmak, kuruluşların eski moda faks donanımından tamamen kurtularak, faks sunucuları yatırımlarını önemli oranda azaltmalarına olanak sağlamaktadır. Daha Düşük Toplam Sahiplik Maliyeti (Total Cost of Ownership TCO) NET SatisFAXtion IP sayesinde, analog telefon hatlarına, faks kartlarına, tonerlere, kağıtlara ve donanım bakımına gerek bulunmamaktadır. Pahalı faks kartlarına ve karmaşık donanım yapılandırmalarına ihtiyaç yoktur. Sonuç, düşük başlangıç yatırımı ve önemli oranda daha düşük yıllık bakım maliyetidir. Eski Konuşlandırmalardan Kolay Geçiş NET SatisFAXtion IP, hali hazırda VoIP ağlarına yatırım yapmış olan kuruluşların, belirli bir amaç için üretilen eski PBX telefonculuğu donanımından ve geleneksel faks sunucularının hala talep ettiği özel hatlardan kurtulmalarına olanak sağlamaktadır. Arttırılmış Üretkenlik Belgelerin ve formların %90 nının bir bilgisayar üzerinde oluşturulduğu hesaplanmıştır. Bu belgeleri bağımsız bir faks makinesinden göndermek için çalışanların şunları yapması gerekmektedir: 1. Bir ağ yazıcısından belgeyi yazdırmak 2. Masalarından ayrılmak 3. Binanın herhangi bir yerinde, faks makinesinin bulunduğu yere yürümek 4. Bir kapak sayfası doldurmak 5. Eğer varsa, sırada beklemek ve sonunda 6. Belgenin iletildiğine dair onay beklemek Çalışmalar göstermiştir ki, bir faksı göndermek ortalama dokuz dakika sürmektedir. Faksları almak ise (çoğu zaman faks makinesine gidip gelmeleri, başka birinin faksını bulmayı, düzenlemeyi ve fakslar henüz ulaşmadıysa rastgele ve boşa harcanan gidiş gelişleri içeren) ortalama 5,3 dakika sürmektedir. Sayfa 8

11 Faks makineleri ve/veya çok işlevli cihazlarlar aracılığıyla fakslama, çalışanların zamanlarını önemli oranda almaktadır. Ölçeklenebilirlik NET SatisFAXtion IP, değişen işletme ihtiyaçlarınızı ayarlayan yöntemleri kolaylıkla iyileştirmeyi garanti altına almak için VoIP sistemiyle ölçeklenmektedir. Merkezi Arşivleme Fakslar, kolay dosya yönetimi, izleme, yönlendirme ve geri alma için otomatik olarak merkezi bir konumda saklanmaktadır. Düzenleyici Uyumluluk ve Gizlilik HIPAA, Sarbanes Oxley, Gramm Leach Bliley ve diğer düzenleyici kanunlar, daha önce hiç olmadığı kadar büyük gizlilik koruması, belge aktarımı güvenliği ve sorumluluk gerektirmektedir. NET SatisFAXtion IP, VoIP ağları boyunca aktarılan tüm belgelerin merkezi, denetlenebilir kayıtları ile birlikte güvenilir ve virüssüz aktarımlarını garanti altına almak için, VoIP şifrelemesi ile birleştirilebilmektedir. Arttırılmış Çalışma Zamanı Geleneksel bir faks sunucusu ile yöneticiler, faks donanımını kurmak için, sunucuyu kapatmak zorundadır. Kartsız bir faks çözümünde, sistemin yeniden başlatılması ve sonradan gelen aksaklıklar ortadan kaldırıldığı için, daha büyük bir esneklik mevcuttur. Bunun yanında, faks donanımının da ortadan kalkmasıyla, artık sadece tek bir temas noktası bulunmaktadır. Sayfa 9

12 NET SatisFAXtion IP Uygulaması: Teknik Özellikler Buraya kadar açıklandığı üzere, bir FoIP çözümü uygulamanın iki temel yolu bulunmaktadır: faks kartı donanımı ile ya da faks kartı donanımı olmadan. NET SatisFAXtion IP yazılımı, VoIP ortamına istenildiği zaman sorunsuz ve başarılı bir geçişi sağlamak için, var olan bir Cisco yönlendiricisine ya da atanmış faks donanımı ile birlikte eski bir PBX ortamına uygulanabilmektedir. Ancak, NET SatisFAXtion IP kurulumları genellikle, aşağıdaki grafikte gösterildiği gibi, kartsız yöntemi izlemektedir. NET SatisFAXtion IP Kartsız Faks Çözümü Kartsız bir sistem ile faks yazılımı, Cisco, 3Com, Alcatel ve diğer birçokları gibi, IP ağ geçitlerinde bulunan dijital işaret işlemcilerini (digital signal processors DSPs) tamamlamaktadır. Daha sonra DSP, aktarımların yönetilmesinin bütün ağır işini yapmakta ve T.38 i T.30 a dönüştürmektedir. İki bağlantı noktasından birçok tam DS3 lere ((1344 bağlantı noktaları/56 T1 ler) ölçeklendirilebilir olması sayesinde, kuruluşların, faks sunucusunun pahalı yenilemeleri ya da değişimlerine gerek olmaksızın, büyüme ve değişim gerçekleştirmelerine olanak sağlanmaktadır. NET SatisFAXtion IP Kurulumunun Ön Gereksinimleri NET SatisFAXtion IP çözümünün en temel ayırt edici özelliklerinden biri, kurulum kolaylığıdır. Diğer FoIP çözümleri ile karşılaştırıldığında, NET SatisFAXtion IP yazılımı kurulumu genellikle bir saatten daha az sürmektedir. Diğer çözümler yoğun ve zorlu faks kartı kurulumlarını gerektirmektedir. Sayfa 10

13 Sorunsuz bir kurulum için FaxBack, NET SatisFAXtion IP uygulamasından önce aşağıdaki adımların izlenmesini önermektedir: 1. VoIP kurulumunuzu tamamlayın NET SatisFAXtion IP yi, var olan ve oturmuş bir VoIP ortamına eklemek oldukça idealdir. Eğer kuruluşunuz, VoIP altyapısına henüz geçtiyse, proje planınızın FoIP i içerdiğinden emin olun. 2. Ağ Protokolünüzü belirleyin NET SatisFAXtion IP kurulumundan önce, IP ağınız üzerinde hangi VoIP protokolünü kullanacağınızı belirlemeniz gerekmektedir. NET SatisFAXtion, SIP ağ geçidini kullanarak, şu üç protokolle de çalışabilmektedir: MGCP, SIP ve H.323. Yapılandırma ise yönlendiricinin kullandığı protokole bağlı olarak değişmektedir. Media Gateway Control Protocol (MGCP), medya ağ geçidi denetleyicileri ya da çağrı üstenicileri (agent) denilen, harici çağrı kontrol öğelerinden gelen telefonculuk ağ geçitlerinin kontrolü için kullanılmaktadır. MGCP Ortamı Bir MGCP Ortamında, uygun sayıdaki gelen telefon hatları, ön görülen faks hacmini barındırmak için SIP ye atanmaktadır Oturum Başlatma Protokolü (Session Initiation Protocol SIP), görüntü, ses, anlık ileti gönderip alma, oyun oynama ve sanal gerçeklik gibi çoklu ortam (multimedia) bileşenleri içeren, etkileşimli bir kullanıcı oturumu başlatılması için bir Internet Engineering Task Force (IETF) protokolüdür. SIP, kullanıcıların iletişimleri ve herhangi bir konumdan hizmetleri başlatıp almasını ve ağların kullanıcıları nerede olurlarsa olsunlar tanımalarına olanak sağlamaktadır. Sayfa 11

14 Bir SIP Ortamında, H.323, Call Manager ile faks trafiğini yönlendirmek için kolaylıkla aynı ana telefon hattına eklenebilmektedir H.323, Internet de dahil olmak üzere IP tabanlı ağlar boyunca, ses, görüntü ve veri iletişimi için temel oluşturan, bir standarttır. Call Manager ın bir sonraki sürümü ile SIP desteklenecektir. Bunun gerçekleşeceği zamana kadar, Call Manager ile iletişimi sağlamak için, H.323 ü bir SIP Ağ Geçidi ile yapılandırmak gerekmektedir. H.323 SIP ye atanmış aynı ana hatlara eklenebildiğinden, kolayca yapılandırılabilmektedir. 3. Faks hacminizi belirleyin Faks sunucusunu ne kadar son kullanıcın kullanacağını, ne kadar uygulamanın bütünleşeceğini, sunucunun hem gelen hem de giden fakslama için mi kullanılacağını ve zamanla ne kadar daha hacmin ekleneceğini göz önünde bulundurun. Eğer emin değilseniz, size yardımcı olması için bir FaxBack satış temsilci ile temasa geçin. Bu etmenler, kuruluşunuzun ihtiyaçları barındırmak için doğru yazılımın uygulanmasını ve yönlendiricilerin uygun biçimde yapılandırılmasını garanti altına alacaktır. 4. Faks sunucusunu yapılandırın Aşağıda, bir NET SatisFAXtion IP Sunucusu için tavsiye edilen sistem özellikleri ve yönlendirici gereksinimleri listelenmiştir: FaxBack, NET SatisFAXtion IP nin aşağıda yer alan tavsiye edilen özelliklerle sisteminizde çalışmasını garanti altına alarak, ağ altyapınıza yaptığınız yatırımları korumaktadır. 1,6GHz ya da daha yüksek Intel uyumlu işlemci 512MB RAM 20GB Sabit Sürücü Microsoft Windows İşletim Sistemi: Windows 2000, XP, Windows 2003 Server Microsoft Internet Explorer 6.0+ Yönlendirici Gereksinimleri: Bir Cisco Yönlendirici (1700, 1800, 2600, 2800, 3600, 3700 ve 3800 serilerinin yanında AS5300, AS5400 ve AS5800 serileri) Yönlendiricide, DSP kart(lar)ı kurulu olmalı ve SIP ya da H.3232 kullanan bir Ses Ağ Geçidi olarak yapılandırılmalıdır. T.38 protokolü, ses hizmeti altında etkinleştirilmeli ve fakslama için kullanılacak olan her arama eşi (dial peer) için eklenmiş olmalıdır Sayfa 12

15 Basit Kurulum FoIP çözümünü uygulamak aşağıdaki basit adımları içermektedir: NET SatisFAXtion IP yazılımını yapılandırılmış sunucu üzerinde kurmak IP yönlendiricisine bağlamak Faks sunucusunu yapılandırmak E posta ağ geçidini kurmak Uyarıları ayarlamak Bir Son Kullanıcı Bakış Açısı NET SatisFAXtion IP, kusursuz bir şekilde çoğu e posta sistemi (Microsoft Exchange gibi) ile bütünleşmektedir. Böylelikle gelen fakslar doğrudan ve güvenli bir şekilde bir kullanıcının e posta kutusu tarafından alınmaktadır. PDF ya da TIFF eklentisi olarak gönderilen fakslar, kolaylıkla tıklanabilmekte ve online olarak görüntülenebilmektedir. Bu süreç, yazılı kopya çıktılarına olan ihtiyacı ortadan kaldırmakta ve herhangi birinin hassas bir bilgiyi görüntüleyememesini garanti altına almaktadır. Faksın tanıdık bir ara yüzle bütünleşmesi sayesinde, çalışanlar arttırılmış verimlilik (doğrudan masaüstlerinde yer alan kullanıcı uygulamalarından faks gönderip alarak) ve üretkenlikten faydalanmaktadır. Bu süreç, kullanıcıların, müşteri ihtiyaçlarına ve rekabetçi dinamiklere, gelişmiş hızlı cevap verme yeteneği ve daha düşük maliyetlerle, cevap vermelerine olanak sağlamaktadır. Sayfa 13

16 NET SatisFAXtion IP, masaüstü kullanıcılarına hangi uygulamada çalışırlarsa çalışsınlar, o uygulamadan basitçe Dosya > Faksa Yazdır komutu vermelerine olanak sağlamaktadır. Buna ek olarak, kullanıcılar gerçek zamanı uyarıları masaüstlerinden alabilmektedirler (bir faks makinesinin önünde, faksın alıcı cihaza gönderilmesini izlerken yaşadıkları güven düzeyinin aynısı sağlayarak). Bu süreç, bir faks belgesinin iletildiğini bilmenin güvenliğini sağlamaktadır. Bir Yönetici Bakış Açısı FaxBack, ortamlarına VoIP i yeni konuşlandırmış şirketler için, tam bir ağ envanteri oluşturmalarını önermektedir. Bunun gibi tam bir sistem ve ağ envanteri oluşturmak, uzun vadede zaman ve para tasarrufuna sağlayabilmektedir. Buna ek olarak FaxBack, daha büyük işletmeler ya da birden çok konumda bulunanlar için, pilot projelerin ya da denemelerin FoIP sürecini hayata geçirmenin bir parçası haline gelmesini tavsiye etmektedir. Sayfa 14

17 Geçmişte, faks sunucusu gibi yeni uygulamalar eklemek, daha fazla cihaz (faks donanımı, ilave sunucular) eklemek ve dolayısıyla artan maliyetler ve ağ karmaşıklığı anlamına gelmekteydi. Ancak tüm kuruluş boyunca ses, görüntü, veri ve faksı, dönüştürmek için IP telefonculuğu çözümleri konuşlandırmayı isteyen şirketler, basit yönetim, sanal olarak sınırsız ölçeklendirilebilirlik ve yüksek kullanılabilirlik talep etmektedir. NET SatisFAXtion IP, IP sistemlerinizle (Cisco gibi) uyum içinde çalışmakta, yönetimsel yükünüzü ve ağınızın toplam sahip olma maliyetini önemli oranda azaltarak, konuşlandırılabilmekte ve merkezi olarak yönetilebilmektedir. Özet olarak, BT yöneticileri için kartsız faks teknolojisi konuşlandırmanın en önemli faydaları şunlardır: Merkezi yönetim ve idare Bir IP telefonculuğu ağı için tek bir yapılandırma Şirketinizin iş akışı süreçlerinin yoğun evrak gerektiren kısmının ortadan kaldırılmasına yardımcı olmaktadır (çalışan üretkenliğini arttırarak, müşteri hizmetlerini geliştirerek ve belge doldurmanın gereksiz maliyetlerini ortadan kaldırarak) Yeni cihazların (faks donanımı) konuşlandırılması ve yönetilmesi ihtiyacını ortadan kaldırarak, BT sermaye yatırımını ve işletim maliyetlerini azaltmaktadır Sonuç = maliyet tasarrufları! BT uzmanları, merkezi yönetimden ve kartsız faks teknolojisinin düşük sahip olma maliyetlerinden oldukça memnun olacaklardır. Sayfa 15

18 Özet Birleşmiş ağların cazibesi ve birleşmeden kaynaklanan birçok fayda, çoğu kuruluşu VoIP teknolojini benimsemeye ve ses ve veri ağlarını birleştirmeye itmiştir. VoIP, iletişim endüstrisindeki geniş çaplı dönüşümün ilk adımıdır. Dünyanın, sesin, verinin, görüntünün (ve faksın) derinlemesine bütünleştiği ve bilgi paylaşımının anında ve neredeyse her koşulda kusursuz gerçekleştiği, her yerde birden bulunan çoklu ortam iletişimlerinin geleceğine doğru hali hazırda ilerlemeye başladığı yadsınamaz bir gerçektir. NET SatisFAXtion IP, var olan VoIP altyapılarına faksı da bir bileşen olarak eklemek isteyen kuruluşlar için, kanıtlanmış ve güvenilir bir IP üzerinden faks çözümüdür. NET SatisFAXtion IP, VoIP ortamlarıyla kusursuz bir biçimde bütünleşmekte ve fakslamanın, var olan VoIP altyapısını kullanan herhangi bir uygulamadan otomatik olarak gerçekleşmesini sağlamaktadır. Diğer maliyetli IP faksı çözümlerinin aksine NET SatisFAXtion IP, faks kartı donanımı gerektirmemektedir, kurulumu kolaydır ve birden çok sağlayıcı ile çalışmaktan kaynaklanan gerilimi ortadan kaldırmaktadır. FaxBack, VoIP etkin ortamların çoğuyla birlikte çalışabilen, tamamen kartsız faks yazılımı çözümü üreterek, bu vizyonu etkin hale getirmekte başrol oynamaktadır. Faksı, ses ve veri ile bileştirmek, basit maliyet tasarruflarının çok ötesinde, şirketin ileti yöntemini değiştirme potansiyeline sahiptir. İster bir KOBİ, isterse büyük bir işletme ya da hizmet sağlayıcı olun, FaxBack, bütünleştirilmiş kartsız faks sunucusu çözümü sayesinde, bir sonraki verimlilik düzeyine ulaşmanıza yardımcı olabilmektedir. Faks yazılımı çözümlerinde pazar lideri olan FaxBack, IP etkin telefonculuk kurulumlarının yeni çağının gereksinimlerini karşılamak üzere NET SatisFAXtion IP yi geliştirmiştir. FaxBack, maliyet etkin, güvenli ve verimli faks aktarımını kolaylaştırarak, faks iletişimleri ve dünya çapındaki iletilerinin birleştirilmesine yardımcı olmakta, yenilik yaratılmasındaki bir sonraki nesli ve pazar büyümesini teşvik etmektedir. FaxBack, 25 yıla yakın bir zamandır, kuruluşların iletişim yollarını radikal bir biçimde basitleştiren çözümleriyle, lider faks ileti sistemi şirketi olmuştur. Size, ödül kazanmış ağ faksı sunucuları, talep üzerine faks (fax on demand), yayınlama (broadcasting), Web ten faksa uygulamalar ve en son, bilgi süreçlerini kolaylaştıran ve zamana karşı duyarlı bilgileri alıcılara daha önce hiç olmadığı kadar hızlı ileten ve maliyetleri azaltan, gerçek zamanlı, IP üzerinden noktadan noktaya faks çözümü sunmaktadır. Faks iletişimlerini kontrol altına almak ve basitleştirmek isteyen kuruluşlar için tasarlanmış olan FaxBack yazılım uygulamaları, içlerinde AT&T, ARCO, Bank of America, Compaq, Kaiser Permanente, Kodak, NEC, Sherwin Williams ve Wells Fargo'nun da bulunduğu dünya çapında binlerce kuruluş tarafından kullanılmaktadır. Gayrimenkulden üretime, seyahatten eğitim ve sağlığa kadar neredeyse her sektörden sayısız kuruluş, faks iletişimi ihtiyaçları için çözümlerimize güvenmektedir. Kuruluşunuzun IP üzerinden faks teknolojisine geçişi için önünü açın. Daha fazla bilgi için, adresinden web sitemizi ziyaret edin ya da bizi bugün numaralı telefondan arayın. Sayfa 16

19 Şekil (Sayfa 11) Incoming Phone Lines VoIP Router Dedicated to MGCP Dedicated to SIP to accommodate fax traffic Gelen Telefon Hatları VoIP Yönlendiricisi MGCP ye atanmış Faks trafiğini barındırmak üzere SIP ye atanmış Şekil (Sayfa 12) SIP or H.323 Environment Incoming Phone Lines VoIP Router SIP or H.323 reside on the same phone trunk SIP ya da H.323 Ortamı Gelen Telefon Hatları VoIP Yönlendiricisi SIP ya da H.323 aynı ana telefon hattında bulunmaktadır Şekil (Sayfa 14) SENDING A FAX BİR FAKS GÖNDERMEK 1. Open the document you want to fax that contains the fax address information on the page.the fax will be sen to this fax address. Sayfa üzerinde faks adresini bilgisini içeren, fakslamak istediğiniz belgeyi açın. Faks bu adrese gönderilecektir. 2. Then simply print to the FaxOut printer to send the document as a fax. Daha sonra, belgeyi faks olarak göndermek için basitçe, FaxOut yazıcısına yazdırın. 3. The document is converted to a fax image and then a new Outlook e mail message is launched. The fax address information from the printed document is automatically located from the document and used to address to e mail. No other addressing of the fax is required. Belge bir faks imgesi biçimine dönüştürülür ve daha sonra yeni bir Outlook e posta iletisi başlatılır. Yazdırılan belge üzerindeki faks adresi bilgisi otomatik olarak belgede bulunur ve e postanın gideceği adres olarak kullanılır. Faks için herhangi başka bir adres gerekmez. 4. In Outlook you can add any additional cover sheet text or change any fax options. Send the message to deliver the fax. Outlook üzerinde ilave kapak sayfası ekleyebilir ya da herhangi bir faks seçeneğini değiştirebilirsiniz. Faks iletilmek üzere ileti gönderilir.