UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI E-DEFTER İŞLEMLERİ

Transkript

1 UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI E-DEFTER İŞLEMLERİ

2 İçindekiler UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI E- DEFTER... 2 A-UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTAL GİRİŞ: : E-Defter Verileri : E-Defter Listesi : Yardımcı Uygulama : Arşiv Yükleme :

3 UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI E- DEFTER 13/12/2011 tarih sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğ ile standartları yayımlanan yevmiye defteri ve defteri kebirin elektronik ortamda oluşturulması imkanı getirilmiştir. E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin GİB de duyurulan format ve standartlara uygun biçimde elektronik ortamda hazırlanması, kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uyumlu yazılım olarak onay almış Uyumsoft İ-Dönüşüm Bağımsız E-Defter Uygulamamızın işleyişi ve kullanım kılavuzu aşağıda detaylı olarak açıklanmıştır. A-UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTAL GİRİŞ: adresinden mailinize gönderilen portal admin kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yapabilirsiniz. Şekil 1:Uyumsoft Giriş Ekranı 1. : Gib sistemine gönderilecek defterlerinizin yüklendiği, arşivlendiği ve görüntülendiği kısımdır. 2

4 Şekil 2:Portal ana ekranı Defter gönderme işlemlerine başlamadan önce Uyumsoft Portal üzerinden E-Defter Firma Bilgileri - Muhasebeci Bilgileri - Sorumlu Kişi Bilgileri alanları doldurulmalıdır. E-Defter firma bilgileri ve Muhasebeci bilgilerinin doldurulmaması durumunda defteriniz gönderim esnasında hata alacaktır. Şekil 3:E-defter firma bilgileri ekranı Burada dikkat edilmesi gereken konu ise; özel hesap dönemine tabi iseniz Mali Yıl Başlangıcınızı ona göre düzeltmenizdir. Muhasebe bilgileri kısmını doldururken dikkat edilmesi gereken kısımlar; Şekil 4: Muhasebeci Bilgileri ekranı 3

5 Şekil 5:Muhasebeci düzenle ekranı SM/SMMM ve ya YMM bir işletme için defter oluşturuyorsa, bu durumda muhasebeci bilgileri alanına SM/SMMM veya YMM ye ait unvan ve ad-soyadı yazılacaktır. Bu durumda SM/SMMM veya YMM ye ait sözleşme bilgilerinin de doldurulması gerekmektedir. Eğer defterler işletme bünyesinde tutuluyorsa, bu işletmenin muhasebe bölüm yetkilisinin unvanı ve adı-soyadı yazılacaktır. Bu durumda sözleşme ile ilgili alanlara tire (- ) işareti konulmalıdır E-Defter Verileri : Uyumsoft ile entegre çalışan muhasebe programlarından defterlerinizi portala direk gönderim yapabiliyorsunuz. Portala giden defterinizi defter işlemleri defter verileri kısmından gönderdiğiniz ayın yevmiye defterini ve kebir defterini görebilirsiniz. Uyumsoft ile entegre olmayan muhasebe programı kullanıyorsanız, defterinizi xml ya da csv formatı ile bilgisayarınıza kaydedip bu kaynak verileri manuel olrak portal üzerinden, defter işlemleri defter verileri yeni yükle kısmından dosyanızı seçerek yükleyebilirsiniz. Yüklenen defterlerinizi defter verileri kısmında her hangi bir hata alınmadıysa tamamlandı konumunda görebilirsiniz. Tamamlandı yazısı sadece defterinizi başarılı bir şekilde yüklediğinizi gösterir. Şekil 6:Kaynak veri listesi ekranı Kaynak verileri yükledikten sonra yandaki mavi kutucuğa tıklayıp kaynak log kayıtlarından, Uyumsoft tarafından otomatik olarak yevmiye defterine ve kebir defterine başarılı bir şekilde dönüştürülüp dönüştürülemediği gözlemlenmelidir. Yevmiye defterinde hata tespit edilmezse kebir de başarılı bir şekilde oluşacaktır. Hata tespit edilirse aşağıda da görüldüğü gibi kaynak log kayıtlarında kebir oluşturma iptal edildi hatası görülecektir. 4

6 Şekil 7:Kaynak log kayıtları ekranı 1.2 E-Defter Listesi : E-Defter listesi kısmında portala gönderilmiş veya manuel olarak yüklenmiş olan defterlerin durumlarını görebilirsiniz. Yevmiye defterini ve kebir defteriniz başarılı olarak oluşturulmuş ise aşağıda da görüldüğü üzere yevmiye defteri ve büyük defter imzasız dosya hazır konumunda görülmektedir. Şekil 8: Edefter Listesi ekranı Eğer defterlerinizde bir hata tespit edilmiş ise Hata yazısı ile gösterilmektedir. Alınan hata sebebini görebilmek için Defter butonuna girip schematron kontrolü sekmesinden hata sebebini ayrıntılı görebilirsiniz. Şekil 10: Defter listesi ekranı Şekil 9: Defter menü ekranı 5

7 Şekil 11: Defter Schematron Kayıtları Ekranı Defter butonundan; defterlerinizi görüntüleyebilir, xml ya da html formatında indirebilir veya defterinizi iptal edebilirsiniz. 1.3.Yardımcı Uygulama : Yardımcı uygulamalardan defterlerimizi imzalamak için e-defter yöneticisi programını indiriyoruz. Bu programı indirdiğimizde masaüstünde Uyumsoft E-Defter Yöneticisi programını görebilirsiniz. Programı açtığınızda aşağıdaki ekran açılacaktır. 6

8 Şekil 12: Defter İmzalama Uygulaması Ekranı Kurulum işlemi tamamlandıktan sonra Araçlar seçeneğinden Ayarlar sekmesi seçilir. Uyumsoft tarafından gönderilen WebServis Kullanıcı Adı ve Şifre bilgisi sisteme girilir. Şekil 13: Ayarlar ekranı Akıllı Kart Ayarları sekmesine de KAMUSM den almış olduğunuz Akis Kart şifresi girilmelidir. Şifrelerinizi bir kez girmeniz yeterlidir. 7

9 Gerekli ayarlamalar yapıldıktan sonra portalda ki defterleri uygulamaya çekmek için; Öncelikle Akis Kartı (mali mühür) bilgisayara takıp Akis Kart İzleme Aracından karta giriş yapıyoruz. Daha sonra ARA butonuna tıklayıp portalda kontrollerini sağladığımız imzasız dosya hazır şeklinde bekleyen defterlerimizi sisteme çekiyoruz. Çekmiş olduğumuz imzasız defterleri CTRL tuşu ile önce yevmiyeler sonra kebirler olmak kaydı ile sırasıyla seçip defter işlemleri imzala seçeneği ile imzalama işlemini başlatıyoruz. Defterlerin imzalanma durumunu mavi renkle görülen Konsol kısmından veya Durum kısmından takip edebilirsiniz. İmzalama işlemi tamamlandık sonra beratlarını oluşturmak için ; 8

10 İmzalanmış defterleri CTRL ile seçip Berat İşlemleri sekmesinden oluştur diyoruz. Oluşturduğumuz beratları tekrar seçip berat işlemleri imzala, son olarak da defterleri seçip berat işlemleri gönder diyoruz. Tamamlandı yazdıktan sonra defter beratlarınız başarılı birşekilde GİB e gönderilmiş demektir. Gönderim işlemini hızlandırmak için sayfada sürekli yenileme yapabilirsiniz. Tüm bu işlemlerden sonra portalda E-Defter İşlemleri sekmesinden E-Defter Listesine gelerek Defter ve Berat butonlarından görüntüleme yapabilirsiniz. İsterseniz bu defter ve beratları bilgisayarınıza pdf ya da xml şeklinde indirebilirsiniz de. 1.4.Arşiv Yükleme : Uyumsoft ile yapmış olduğunuz anlaşma dahilinde defterlerinizi sadece saklama hizmetinden yararlanabilirsiniz. Defterlerinizi Uyumsoft bünyesinde saklamak için; Arşiv yükleme dosya seç kısmından 1. Ay dan başlamak sureti ile her ayın ayrı ayrı yevmiye defteri- kebir defteri- gib onaylı yevmiye beratı- gib onaylı kebir beratının xml formatlarını sırasıyla yüklüyoruz. Yüklemiş olduğunuz bu defterleri Defter Listesinde görebilirsiniz. 9