Taşra Paydaş Analizi Muş Defterdarlığı Çalışması cak 2007

Transkript

1 T.C. MALİYE BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Taşra Paydaş Analizi Muş Defterdarlığı Çalışması cak 2007 BİLGİ PAYLAŞIM RAPORU SAYI: 7 Hazırlayanlar Mehmet ABONOZ Atilla ÇAKIR Pınar TAÇYILDIZ 05 Şubat 2007

2 STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA... 3 DURUM ANALİZİ... 4 Paydaş Analizi... 4 İç Paydaşlar... 4 Dış Paydaşlar... 4 Müşteriler (Yararlanıcılar)... 5 PAYDAŞ ANALİZİ ÇALIŞMALARI... 6 İÇ PAYDAŞ ANALİZİ... 6 FAALİYET ADIMLARI... 6 İç Paydaş (Personel) Bilgilerinin Toplanması... 6 Bilgi Formlarının Gözden Geçirilmesi... 6 Bilgi Formu Ön Uygulaması... 7 Ön Uygulama Sonuçlarının Değerlendirilmesi ve Bilgi Formuna Son Şeklinin Verilmesi... 7 Defterdarlık Tarafından Verilen Hizmetlerin Tespiti... 7 Bilgi Formunun Bütün Paydaşlara Uygulanması... 7 Bilgi Formlarının Değerlendirilmesi... 7 DIŞ PAYDAŞ ANALİZİ... 8 FAALİYET ADIMLARI... 8 Dış Paydaşın Belirlenmesi... 8 Görüşme Tekniklerinin Belirlenmesi... 8 Mülakat, Anket ve Toplantı Tekniklerinin Uygulanması... 8 Mülakat Notlarının ve Bilgi Formlarının Değerlendirilmesi... 9 Ek

3 STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA Dünyada ve ülkemizde yaşanan hızlı değişimler, kamu kurumlarının sorunlarını geçici tedbirlerle zamana yayılması yerine, etkili ve güvenilir bir kamu yönetimini sağlamak, kalıcı çözümler üretebilmek, meydana gelebilecek sorunları önceden görerek önlemler almak için; stratejik düşünme, stratejik kararlar alma ve stratejik yönetim süreçlerinin geliştirilmesini zorunlu kılmaktadır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ikincil mevzuatın yayımlanması ile stratejik yönetim ve planlama anlayışı ülkemizde kanuni zemine kavuşmuştur. Stratejik yönetim ile kamu idarelerinin politika oluşturma kapasitelerinin arttırılması, bütçe hazırlama ve uygulama süreçlerinde mali disiplin sağlanması, kamu kaynaklarının belirlenen stratejik önceliklere göre dağıtılması, bu kaynakların etkin ve verimli bir şekilde kullanılıp kullanılmadığının izlenmesi ve bunun üzerine kurulu bir hesap verme sorumluluğunun geliştirilmesi zorunluluğu ortaya çıkmıştır. Kamuda stratejik yönetim yaklaşımının benimsenmesi, iyi yönetişim açısından önemli bir adımdır. Stratejik yönetim bağlamında oluşturulan stratejiler, kamuda planlama, yönetme ve istenilen yönde sonuç alma açısından yararlar sağlamaktadır. Ayrıca benimsenen stratejiler, kurumun çevre içinde kendini nasıl konumlandıracağı sorusuna da ışık tutmakta, kurum seviyesinde başarı faktörlerinin veya kritik konuların belirlenmesini beraberinde getirmektedir. Kurumlar, benimsedikleri stratejiler aracılığı ile kurumun güçlerini bu amaçlar etrafında toplayabilmekte, çevre ile olan ilişkilerini düzenleme şansına sahip olabilmekte, çevredeki değişimleri takip edebilmekte, kurum üzerinde var olan olumsuz etkilerin zamanında fark edilmesine fırsat bulmakta, karmaşık ve dinamik bir çevrede kurumun faaliyet sahalarının belirlenmesi söz konusu olabilmektedir. Bu kapsamda hazırlanacak stratejik planlarda izlenecek yol haritası konusunda Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı yapmış olduğu çalışmaların sonrasında Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzunu yayımlamıştır. Bilimsel metotlara uygun olarak hazırlanacak stratejik planlarda var olması gereken aşamalara ve bu aşamalarda kullanılacak yöntemlere bu kılavuzda yer verilmiştir. Bunları aşamaları şöyle özetleyebiliriz; Stratejik Yönetim Süreci Plan ve Programlar Paydaş Analizi GZFT Analizi Kuruluşun varoluş gerekçesi Temel İlkeler Arzu edilen gelecek Orta vadede ulaşılacak amaçlar Spesifik, somut ve ölçülebilir hedefler Amaç ve hedeflere ulaşma yöntemleri Detaylı iş planları Maliyetlendirme Performans programı DURUM ANALİZİ MİSYON VE İLKELER VİZYON AMAÇLAR VE HEDEFLER STRATEJİLER FAALİYETLER VE PROJELER Neredeyiz? Nereye ulaşmak istiyoruz? Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? 3

4 Bütçeleme Raporlama Karşılaştırma Geri besleme Ölçme yöntemlerinin belirlenmesi Performans göstergeleri Uygulamaya yönelik ilerleme ve sonuçların değerlendirilmesi İZLEME PERFORMANS ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME Başarımızı nasıl takip eder ve değerlendiririz? DURUM ANALİZİ Paydaş Analizi Stratejik planlama sürecinin ilk adımı olan durum analizi, kuruluşun neredeyiz? sorusuna cevap verir. Kuruluşun geleceğe yönelik amaç, hedef ve stratejiler geliştirebilmesi için öncelikle, mevcut durumda hangi kaynaklara sahip olduğunu ya da hangi yönlerinin eksik olduğunu, kuruluşun kontrolü dışındaki olumlu ya da olumsuz gelişmeleri değerlendirmesi gerekir. Dolayısıyla bu analiz, kuruluşun kendisini ve çevresini daha iyi tanımasına yardımcı olarak stratejik planın sonraki aşamalarından daha sağlıklı sonuçlar elde edilmesini sağlayacaktır. Katılımcılık stratejik planlamanın temel unsurlarından biridir. Kuruluşun etkileşim içinde olduğu tarafların görüşlerinin dikkate alınması stratejik planın sahiplenilmesini sağlayarak uygulama şansını artıracaktır. Diğer yandan, kamu hizmetlerinin yararlanıcı ihtiyaçları doğrultusunda şekillendirilebilmesi için yararlanıcıların taleplerinin bilinmesi gerekir. Bu nedenle durum analizi kapsamında paydaş analizinin yapılması önem arz etmektedir. Paydaşlar, kuruluşun ürün ve hizmetleri ile ilgisi olan, kuruluştan doğrudan veya dolaylı, olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen veya kuruluşu etkileyen kişi, grup veya kurumlardır. Paydaşlar, iç ve dış paydaşlar ile müşteriler (yararlanıcılar) olarak sınıflandırılabilir. İç Paydaşlar Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş içindeki kişi, grup veya (varsa) bağlı ve ilgili kuruluşlardır. Kuruluşun çalışanları, yöneticileri ve kuruluşun bağlı olduğu bakan, iç paydaşlara örnek olarak verilebilir. Dış Paydaşlar Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş dışındaki kişi, grup veya kurumlardır. Kuruluş faaliyetleriyle ilişkisi olan, diğer kamu ve özel sektör kuruluşları, kuruluşa girdi sağlayanlar, sendikalar, ilgili sektör birlikleri dış paydaşlara örnek olarak verilebilir. 4

5 Müşteriler (Yararlanıcılar) Kuruluşun ürettiği ürün ve hizmetleri alan, kullanan veya bunlardan yararlanan kişi, grup veya kurumlardır. Müşteriler dış paydaşların alt kümesidir. Paydaş analizi ile Planlama sürecinin ilk aşamalarında paydaşlarla etkili bir iletişim kurularak bu kesimlerin ilgi ve katkısının sağlanması, Paydaşların görüş ve beklentilerinin tespit edilmesi, Kuruluşun faaliyetlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesine engel oluşturabilecek unsurların saptanması ve bunların giderilmesi için stratejiler oluşturulması, Paydaşların birbirleriyle olan ilişkilerinin ve olası çıkar çatışmalarının tespit edilmesi, Paydaşların kuruluş hakkındaki görüşlerinin alınmasıyla kuruluşun güçlü ve zayıf yönleri hakkında fikir edinilmesi, Paydaşların hangi aşamada katkı sağlayacağının tespit edilmesi, Paydaşların görüş, öneri ve beklentilerinin stratejik planlama sürecine dâhil edilmesiyle planın bu kesimlerce sahiplenilmesi ve planın uygulanma şansının artması amaçlanır. Paydaş analizi aşağıda yer alan aşamalardan oluşur; Paydaşların tespiti, Paydaşların önceliklendirilmesi, Paydaşların değerlendirilmesi, Görüş ve önerilerinin alınması ve değerlendirilmesi. Paydaş görüşleri alınırken; Mülakat, Anket uygulaması, Atölye çalışması, Toplantı, gibi yöntemlerden biri veya birkaçından faydalanılabilir. Hangi yöntemin uygulanacağına karar verilirken görüşülecek kişi sayısı, paydaşın erişilebilirliği, paydaşın önemi ve etkisi gibi etkenler göz önüne alınır. Örneğin, kuruluş üzerindeki etkisi güçlü olan paydaşlarla yüz yüze görüşme yapılması, bu kesimlerle olan iletişimin güçlendirilmesinde etkili olabilecektir. Görüşülecek kişi sayısının yüksek olduğu durumlarda ise anket uygulanması daha uygun olabilir. 1 1 DPT Müsteşarlığı- Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu, Sürüm 2, s

6 PAYDAŞ ANALİZİ ÇALIŞMALARI Stratejik yönetim ve planlama hakkında yapılan literatür taramaları bize stratejik yönetimin temel öğesinin katılımcılık olduğunu göstermektedir. Katılımcılık, stratejik planın sahiplenilmesi ve uygulanması için önemli bir unsurdur. Katılımcılığın sağlanması için kurumun her biriminin ve her kademesinde bulanan personelinin önemli olduğu ve bu sürecin onların desteği olmadan hayata geçirilemeyeceği vurgulanmalıdır. Katılımcılığın sağlanması için kurumun stratejik plan çalışmalarında bu konuda gereken önemi göstermesi gerekmektedir Maliye Bakanlığı Stratejik Plan çalışmalarının ilk aşaması olan durum analizi çalışmasının bir aşamasını oluşturan paydaş analizinde katılımcılığın sağlanması ve planın sahiplenilmesi amacıyla, paydaş analiz çalışmalarının yapılması uygun görülmüş ve bu çalışmaların ilk örneği Bakanlığımız Muş Defterdarlığı nda yapılmıştır. İÇ PAYDAŞ ANALİZİ Maliye Bakanlığı Stratejik Plan çalışmaları kapsamında, Muş Defterdarlığı nda gerçekleştirilen paydaş analizinde iç paydaşa ilişkin yapılan çalışmalar sırasıyla aşağıdaki aşamalardan oluşmuştur. 1. İç paydaş (personel) bilgilerinin toplanması, 2. Üst yönetim ve memurlar için hazırlanan iç paydaş bilgi formlarının gözden geçirilmesi, 3. Bakanlığımız iç paydaş analizine ilk örnek oluşturacağından ön uygulamanın yapılması, 4. Ön uygulama sonuçlarının değerlendirilmesi ve iç paydaş bilgi formuna son şeklinin verilmesi, 5. Defterdarlık bünyesinde görev yapan müdürlüklerin sunduğu hizmetler ve bu hizmetlerin sunumda yaşanılan sorunlar hakkında bilgi alınması, 6. Genel uygulamaya başlanılması, 7. Bilgi formlarının değerlendirilmesidir. FAALİYET ADIMLARI İç Paydaş (Personel) Bilgilerinin Toplanması Muş Defterdarı ve Personel Müdürü ile yapılan çalışma toplantısında Defterdarlık merkez ve taşra teşkilatı personeli hakkında iç paydaş analizinde kullanılmak üzere gereken bilgiler alınmıştır. Bilgi Formlarının Gözden Geçirilmesi Stratejik Planlama Çalışma Grubu üyeleri tarafından hazırlanan ve paydaş analizinde kullanılacak olan iç paydaş bilgi formu üzerinde tartışılmış ve son düzenlemeler yapılmıştır. 6

7 Bilgi Formu Ön Uygulaması Muş Defterdarlığı nın Bakanlığımız paydaş analizinde ilk uygulama birimi olması sebebiyle, hazırlanan iç paydaş bilgi formunda var olabilecek aksaklıkların önceden tespiti ve düzeltilmesi için Muş Defterdarlığı bünyesinde görev yapan müdürlüklerden Milli Emlak Müdürlüğü ve Muhasebe Müdürlüğü personeline iç paydaş bilgi formları dağıtılarak, ön uygulama başlatılmıştır. Ön Uygulama Sonuçlarının Değerlendirilmesi ve Bilgi Formuna Son Şeklinin Verilmesi Yapılan ön uygulama kapsamında iç paydaş bilgi formları toplanarak değerlendirilmiştir. Değerlendirme sonucunda iç paydaş bilgi formuna son şekli verilmiştir. Defterdarlık Tarafından Verilen Hizmetlerin Tespiti Stratejik Planlama Çalışma Grubu üyeleri tarafından defterdarlık bünyesinde görev yapan birimlerin müdürleri ile çalıştıkları birimler tarafından sunulan hizmetlerin tespiti ve bu hizmetleri sunarken karşılaştıkları sorunların tespit edilmesi amacıyla bir toplantı düzenlenmiştir. Bu toplantı sırasında birim müdürlerine ayrıca stratejik yönetim ve planlama hakkında bilgi verilmiştir. Muş Defterdarlığı merkez teşkilatında bulunan birim müdürleriyle yapılan görüşmelere ek olarak Defterdarlık taşra birimlerinde görev yapan Malmüdürleriyle de görüşmeler yapılmış ve paydaş analizinde kullanılacak olan bilgiler tespit edilmiştir. Bilgi Formunun Bütün Paydaşlara Uygulanması Ön çalışmalar sonucunda elde edilen bilgiler ve yapılan düzenlemeler sonucunda genel uygulamaya başlanılması uygun görülmüş ve genel uygulama kapsamında Muş Defterdarlığı merkez ve taşra teşkilatında görevli üst yöneticilere ve memurlara uygulanmak üzere iç paydaş bilgi formu dağıtılmıştır. Bilgi Formlarının Değerlendirilmesi Üst yönetim ve memurlara yönelik ayrı ayrı hazırlanan bilgi formları toparlanarak değerlendirme aşamasına geçilmiştir. Bu değerlendirmede; çoktan seçmeli sorular değerlendirilerek istatistikî veriler elde edilmiş ve gruplandırılmıştır. Yorum sorularında ise en çok tekrarlanan cevaplar puanlandırılarak analiz yapılmıştır. Sonuçlar üst yönetim bilgi formlarına verilen cevaplar ve memurlar tarafından bilgi formlarına verilen cevaplar olmak üzere gruplandırılarak genel değerlendirme raporuna yansıtılmıştır. 7

8 DIŞ PAYDAŞ ANALİZİ Bakanlığımızın sunduğu hizmetlerden en çok yararlananların dış müşteri olması sebebiyle Muş Defterdarlığı nda gerçekleştirilen dış paydaş analizi çalışmaları esnasında aşağıdaki iş ve işlemler yapılmıştır. 1. Muş Defterdarlığı nın sunduğu hizmetlerden faydalanan dış paydaşların belirlenmesi ve önceliklendirilmesi, 2. Belirlenen dış paydaşlar ile görüşme tekniklerinin belirlenmesi, 3. Dış paydaşlara mülakat, anket ve toplantı tekniklerinin uygulanması, 4. Dış paydaş mülakat notlarının ve bilgi formlarının değerlendirilmesidir. FAALİYET ADIMLARI Dış Paydaşın Belirlenmesi Stratejik Planlama Çalışma Grubu tarafından paydaş analizi çalışmalarının başlangıç noktası olarak seçilen Muş Defterdarlığı yapılacak çalışma için önceden bilgilendirilmiştir. Bilgilendirme sonrasında Defterdar ve Defterdarlık üst düzey yöneticileri, 178 sayılı KHK ve mevzuatı da dikkate alarak, Defterdarlığın sunmuş olduğu hizmetler, hizmetlerden yararlananlar belirlenmiş ve önceliklendirilmiştir. Görüşme Tekniklerinin Belirlenmesi Defterdarlık tarafından yapılan ön çalışmalar sonucu önceliklendirilen dış paydaşlar ile mülakat, anket, atölye çalışması ve toplantı yöntemlerinden hangi veya hangilerinin kullanılmasının gerektiği konusuna karar verilmiş, uygulanacak teknik konusunda hizmetlerden yararlanma, hizmetleri etkileme, hizmetlerden etkilenme ve sayı gibi kriterler dikkate alınmıştır. Mülakat, Anket ve Toplantı Tekniklerinin Uygulanması Bir önceki aşamada alınan karar doğrultusunda Muş Defterdarlığı dış paydaş analizine dâhil olan kurum, kuruluş ve mükellefler ile bunlara uygulanan görüşme teknikleri aşağıdaki gibidir. Kamu Kurum ve Kuruluşları Valilik İl Belediye Başkanlığı Başsavcılık İl Jandarma Alay Komutanlığı İl Emniyet Müdürlüğü İl Milli Eğitim Müdürlüğü Yapılan Görüşme Şekli Mülakat yapıldı. Mülakat yapıldı. 8

9 Tapu ve Kadastro Müdürlüğü Bayındırlık İl Müdürlüğü Sağlık İl Müdürlüğü Tarım İl Müdürlüğü Bağ-kur İl Müdürlüğü Devlet Su İşleri İl Müdürlüğü Devlet Hastanesi Kaymakamlıklar Karayolları İl Müdürlüğü P.T.T. Baş Müdürlüğü İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü Muhtarlıklar Noterler Özel Sektör ve Özerk Kuruluşlar Serbest Muhasebeci ve Mali Müşavirler Bankalar Yerel Basın Ticaret Odası Başkanlığı Esnaf ve Sanatkârlar Odaları Birliği Başkanlığı Şoförler Odası Başkanlığı Eczacılar Odası Temsilciliği Baro Başkanlığı Yapılan Görüşme Şekli Mükellefler Gerçek Kişiler Tüzel Kişiler Yapılan Görüşme Şekli Yapılan görüşmeler esnasında, Muş Defterdarlığı nda neden bulunduğu, stratejik planlamanın içeriği, uygulanacak bilgi formlarının niteliği ve sonuçlarının nasıl değerlendirileceği konusunda bilgilendirme yapılmıştır. Ayrıca görüşmelerde bilgi formu uygulanacak dış paydaş sayısı belirlenmiş ve ertesi bilgi formları dış paydaşa ulaştırılmıştır. Mülakat Notlarının ve Bilgi Formlarının Değerlendirilmesi Uygulanan dış paydaş bilgi formlarının toplanması sonucunda genel değerlendirmeye geçilmiştir. Genel değerlendirme amacıyla ilk olarak dış paydaş bilgi formlarında bulunan çoktan seçmeli sorular değerlendirilerek ve elde edilen veriler istatistiksel sonuçlara dönüştürülmüştür. Bilgi formunda sorulan yorum sorularında ise en çok tekrarlanan cevapların puanlandırılması sonucunda analiz yapılmış ve sonuçlar gruplandırılarak genel değerlendirme raporuna yansıtılmıştır. Bakanlığımız stratejik planlama çalışmalarına esas olmak üzere seçilen ve ilk uygulaması Muş Defterdarlığı nda yapılan paydaş analizi esnasında yukarıda ayrıntıları açıklanan iş ve işlemler yapılmış ve sonuçlandırılmıştır. 9

10 Bakanlığımız stratejik planlama çalışmalar kapsamında bundan sonra yapılacak olan paydaş analizi çalışmalarında yukarıda ayrıntıları açıklanan iş ve işlemler veri olarak kabul edilecektir. Yapılan çalışma ayrıca tablo halinde hazırlanarak bu rapor ekinde yer almaktadır. (Ek 1) 10

11 Ek 1 Faaliyet Adımları Sunulan hizmetlerin belirlenmesi* 2. Dış paydaşların belirlenmesi* 3. Dış paydaşların önceliklendirilmesi* 4. Dış paydaş Mülakatlarının yapılması 5. Ön uygulama için form dağıtımı ve değerlendirmenin yapılması 6.İş ve işlemlerin belirlenmesi 7.Genel uygulama için form dağıtımı 8.Müdürler ile Mülakatların yapılması 9.İç paydaş bilgi formlarının değerlendirilmesi 10.Mal müdürleri ile mülakat yapılması 11.İlçe iç- dış paydaş bilgi formu dağıtımı 12. İl Dış paydaş bilgi formu dağıtımı 13. Dış paydaş bilgi formlarının değerlendirilmesi 14. İlçe iç-dış paydaş bilgi formlarının değerlendirilmesi 15. Raporların hazırlanması * Muş Defterdarlığı üst düzey yöneticileri tarafından gerçekleştirilmiştir. 11