T.C. GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KOMİTESİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI HK YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM

Transkript

1 Sıra No İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KOMİTESİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI HK YÖNERGE : GMKA/Yönerge/10 Revizyon No : 2 Tarih : 29/08/2013 BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1- Bu Yönergenin amacı, Güney Marmara Kalkınma Ajansı nın amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesi; varlık ve kaynaklarının korunması; muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulması; mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve makul düzeyde güvenilir olarak üretilmesi amacıyla oluşturulan İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesinin çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2- Bu Yönerge, Ajans dâhilinde oluşturulan İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesinin hizmet alanları, çalışma ilkelerine, görev, yetki ve sorumluluklarına, ilgili konularda Ajans personelinin sorumluluklarına ilişkin usul ve esasları kapsar. Hukuki Dayanak MADDE 3- Bu Yönerge, 28/09/2006 tarih ve sayılı Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 11. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- Bu Yönergede geçen; Sayfa 1/7 1

2 a) Ajans: Güney Marmara Kalkınma Ajansı nı, b) Başkan: İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesinin Başkanını, c) Koordinatör: İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesinin Koordinatörünü, d) Raportör: İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesinin Raportörünü, e) İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesi: Ajans Genel Sekreteri Başkanlığında, iç kontrol koordinatörü, raportörü, birim başkanları, YDO koordinatörlerinden oluşur. f) Üst Yönetim: Ajans Yönetim Kurulunu ve/veya Genel Sekreteri ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesi Çalışma İlkeleri MADDE 5- İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesinin çalışma ilkeleri şunlardır: (a) İç Kontrol Sistemi çalışma esasları arasında işlem ve faaliyetlerdeki hataları bulmak ile birlikte belirlenen amaçlara ulaşmada etkisiz ve gereksiz faaliyetleri de belirler. (b) İç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, geliştirilmesi, uygun bir şekilde yürütülmesinin gözetilmesi ve belgelendirilmesi de dâhil olmak üzere iç kontrol sistemini içine alan Ajansın iç kontrol faaliyetlerinden üst yönetim sorumludur. (c) İç kontrol, Ajansın organizasyon yapısını, işleyişini, görev yetki ve sorumlulukları, karar alma süreçlerini kapsayan ve Ajansın çalışanlarının tamamının rol aldığı dinamik bir süreçtir. İç kontrol bütün Ajans personelini içine alır, her bir personel görev tanımı çerçevesinde kendisine verilen iş/işlemleri etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütmek zorundadır. Bu nedenle bütün birimlerdeki mali ve mali olmayan her türlü faaliyet ile Ajansın eylem ve işlemleri iç kontrolün kapsamına dâhildir. (d) İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesi çalışmalarını bir bütünlük içinde sonuç odaklı yürütür; dürüstlük, şeffaflık, hesap verebilirlik, duyarlılık, katılımcılık, ilkelerini esas alır. (e) Yöntem ve süreçlerin belirlenmesinde risk esaslı bir yaklaşımla yasal ve idari yapı, personel ve mali durumun Ajans a özgü koşulları göz önünde bulundurulur. Sayfa 2/7 2

3 (f) Gerek görüldüğü takdirde iç kontrol faaliyetleri konusunda uzman kişi ve/veya kurumlardan eğitim ve danışmanlık hizmeti de satın alınabilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesi Üyeleri ve Görevleri İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesi Üyeleri ve Toplantı MADDE 6- Ajans Genel Sekreterine bağlı olarak çalışan İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesi, bir koordinatör, bir raportör, birim başkanları ve yatırım destek ofisi koordinatörlerinden oluşmaktadır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesi 6 ayda bir toplanır. İhtiyaç duyulması halinde Başkanın ve/veya Koordinatörün önerisiyle olağanüstü toplanabilir. Komite toplantılarına İç Denetçi ve Hukuk Müşaviri de görüşlerine başvurulmak üzere katılabilir. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesi çalışmaları Başkanının uygun gördüğü bir koordinatör tarafından yürütülür. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesi Başkanının Görevleri MADDE 7- İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesi Başkanlığı Ajans Genel Sekreteri tarafından yürütülür. Başkanın görevleri arasında şunlar yer almaktadır: (a) Mevcut iç kontrol sistemlerini Kamu İç Kontrol Standartları örnek alınarak yapılan çalışmalar sonucunda elde edilecek çıktı veya sonuçların uygulanmasını sağlamak, (b) Ajansın, misyonunun ve amaçlarının gerçekleştirilmesi; gelir, gider ve varlıklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesi; kötüye kullanım, usulsüzlük ve yolsuzlukların önlenmesi; mali ve operasyonel bilgilerinin doğruluğunun ve güvenilirliğinin sağlanması; faaliyetlerin mevzuata uygunluğunun sağlanması için gerekli olan faaliyetleri belirlemek, gereken önlemleri almak, Sayfa 3/7 3

4 (c) Ajans İç Kontrol faaliyetlerinde etkinliğin sağlanması adına gerekli eğitimlerin alınmasını sağlamak, (d) Ajans faaliyetlerini yürütürken amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış risklerin değerlendirildiği ve gerekli önlemlerin alındığı Ajans iç kontrol eylem planlarının oluşturulmasını sağlamak ve eylem planını İç Denetçinin görüşünü alarak Yönetim Kurulu onayına sunmak, (e) Komite toplantılarına başkanlık etmek, (f) İç Kontrol faaliyetleri ile ilgili toplantı tutanaklarını, raporları ve eylem planı revizyonlarını kabul etmek ve değerlendirmek, toplantı kararlarının yürürlüğe koyulması için ilgili prosedürü başlatmak, (g) Koordinatörü, raportörü atamak ve görevden almak, Koordinatörün Atanması ve Görevleri MADDE 8- (a) Koordinatör, Komite Başkanının onayı ile bir yıllığına atanır. Komite faaliyetlerinin yürütülmesinden ve koordine edilmesinden sorumludur. (b) İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komitesinin faaliyetlerinin mevzuata ve genel çalışma ilkelerine uygun olacak şekilde gerçekleştirilerek Başkana önerilerde bulunmak, (c) Ajansın İç Kontrol faaliyetleri ile ilgili toplantılara katılmak, (d) Komite kuruluş amaçlarının etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerek gördüğü durumlarda Başkanın onayı ile alt komisyonlar kurmak, (e) Komite Başkanına Raportörün belirlenmesine ilişkin görüş bildirmek, Sayfa 4/7 4

5 (f) İç Kontrol Sistemi çalışmaları ve eylem planı konularında tüm birimleri bilgilendirmek, (g) Başkan tarafından verilen diğer görevleri yürütmek. Raportörün Atanması ve Görevleri MADDE 9- (a) Raportör, Koordinatörün önerisi ve Başkanın onayı ile bir yıllığına atanır. Komite Raportörü, komitenin çalışmalarına ilişkin toplantı tutanaklarının hazırlanması ve tutulmasından sorumludur. (b) Toplantı tutanaklarını ve ilgili çalışmalara dair raporları Başkanın onayına sunmak, (c) İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda Koordinatöre görüş bildirmek, (d) Ajansın İç Kontrol faaliyetleri ile ilgili toplantılara katılmak, (e) İç ve dış denetim raporları, öneriler, ihtiyaçlar ve şikâyetler çerçevesinde Ajansın İç Kontrol Faaliyet Raporunu yılda en az bir defa hazırlamak, (f) Komite Başkanı ve Koordinatörü tarafından verilen diğer görevleri yürütmek. İzleme ve Yönlendirme Komitesinin Atanması ve Görevleri MADDE 10- (a) İzleme ve Yönlendirme Komitesi, Kamu İç Kontrol Standartlarını örnek alarak Ajansın İç kontrol sistemi ile ilgili çalışmalar yapmakla sorumludur. (b) İç kontrol sisteminin daha etkin işletilmesi için mevcut eylem planı üzerinde değerlendirmeler yapmak, çözüm önerilerinde bulunmak ve çözümleri taslak eylem planı haline dönüştürmek, Sayfa 5/7 5

6 (c) İç kontrol sistemiyle ilgili faaliyetlerin İç Kontrol İlkelerine uygunluğunu değerlendirmek, (d) Mevcut iç kontrol eylem planı doğrultusunda her birimce gerçekleştirilen çalışmaları değerlendirmek, (e) Raportör tarafından İç ve dış denetim raporları, öneriler, ihtiyaçlar ve şikayetler çerçevesinde yılda en az bir defa hazırlanan Ajansın İç Kontrol Faaliyet Raporunu değerlendirmek, (f) Komite Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yürütmek. Yönergenin Gözden Geçirilmesi DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli Hükümler MADDE 11- Bu yönerge, komite tarafından ihtiyaç halinde gözden geçirilir, koordinatör tarafından ihtiyaçlar doğrultusunda önerilen değişiklikler komite tarafından gözden geçirildikten sonra Genel Sekreterin onayına sunulur. Yürürlük MADDE 12- Komite tarafından önerilen yönerge değişiklikleri Koordinatör tarafından Genel Sekreterce onaylanmak üzere onaya sunulur ve daha sonra personele tebliğ edilerek yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 13- Bu Yönerge hükümleri, Ajans Genel Sekreteri eliyle yürütülür. Sayfa 6/7 6