T.C. İzmir Büyükşehir Belediyesi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik

Transkript

1 T.C. İzmir Büyükşehir Belediyesi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik BİRİNCİ BÖLÜM Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam Madde 1 Bu Yönetmeliğin amacı; Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Bu Yönetmelik, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ve bağlı birimlerinin çalışma usul ve esaslarını kapsar. Dayanak Madde 2 Bu Yönetmelik, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 4749 sayılı Kamu Finansmanı ve Borç Yönetiminin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili yönetmelikleri, Kent Konseyi Yönetmeliği, Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğe dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3 Bu Yönetmelikte geçen; a) Belediye: İzmir Büyükşehir Belediyesini, b) İdare: İzmir Büyükşehir Belediyesini, c) Meclis: İzmir Büyükşehir Belediyesi Meclisini, d) Başkan: İzmir Büyükşehir Belediye Başkanını, e) Üst Yönetici: Başkan, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarını, f) Daire Başkanlığı: Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığını, g) Daire Başkanı: Strateji Geliştirme Dairesi Başkanını, h) Harcama Birimleri: Kurum organizasyon yapısında yer alan meclis kararı ile ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi olan daire başkanlıkları, müdürlükler ve bunlara eş değer statüdeki birimleri, i) Kanun: 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununu, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat ve Yönetim Teşkilat Madde 4-30/04/2014 tarih ve sayılı meclis kararı ile kurulan Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı aşağıda belirtilen bağlı müdürlüklerden oluşur: a) Strateji Geliştirme ve Koordinasyon Şube Müdürlüğü b) İç Kontrol Şube Müdürlüğü c) Kent Konseyi Şube Müdürlüğü 1

2 d) Finansman Şube Müdürlüğü e) AB Hibe Projeleri Şube Müdürlüğü Yönetim Madde 5- Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığında sunulan hizmetler; bu yönetmelik hükümleri çerçevesinde, daire başkanlığı ile daire başkanlığına bağlı şube müdürlükleri tarafından düzenlenir ve yürütülür. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Daire Başkanlığı ve Bağlı Müdürlüklerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları Daire Başkanlığı nın Görev, Yetki ve Sorumlulukları Madde 6 Aşağıda belirtilen görevler, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülür: a) Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde idarenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak. b) İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak. c) İdarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek. d) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak. e) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak. f) Strateji Planlama Üst Kurulu ile İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek. g) Belediyenin, borçlanma ve geri ödemeler ile ilgili banka işlemlerini yürütmek; nakit, mevduat ve mali borç yapısının takibini yapmak. h) Ulusal ve uluslar arası hibelerden yararlanmak üzere belediyemiz adına proje başvurularında bulunmak aynı kapsamda proje ortaklıkları geliştirmek. i) Kent konseyi proje ve faaliyetlerine yönelik teknik ve idari alt yapı hizmetlerini yürütmek. j) Üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. Strateji Geliştirme ve Koordinasyon Şube Müdürlüğü nün Fonksiyon ve Görevleri 1-Stratejik Yönetim, Planlama ve Koordinasyon Fonksiyonu Madde 7 Stratejik yönetim, planlama ve koordinasyon fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: a) İdarenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, idarenin stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık 2

3 hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek. b) İdarenin misyon, vizyon ve ilkelerinin belirlenmesi çalışmalarını yürütmek. c) Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak. d) İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek. e) Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak. f) İdarenin üstünlüklerini ve iyileştirmeye açık alanlarını tespit etmek. g) Stratejik planlamaya ilişkin diğer destek hizmetlerini yürütmek. h) İdare faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek. i) İdare performans programını hazırlamak. j) İdare faaliyet raporunu hazırlamak. 2-Performans Ölçütleri Geliştirme ve İzleme Fonksiyonu Madde 8 Performans ölçütleri geliştirme ve izleme fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: a) İdarenin görev alanına giren konularda ölçülebilir, ulaşılabilir ve güvenilir nitelikte performans ölçütleri geliştirmek. b) İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak. c) İdarenin ve/veya birimlerin belirlenen performans ölçütlerine uyumunu ve kurumsal hedeflerine ulaşma düzeyini değerlendirerek üst yöneticiye sunmak. 3-Yönetim Bilgi Sistemi Fonksiyonu Madde 9 Yönetim bilgi sistemi fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: Stratejik yönetim kapsamında; a) Yapılan tüm çalışmalara ait verilerin periyodik olarak ilgili birimlerden toplanması, derlenmesi, güncellenebilir şekilde veri tabanında saklanması. b) İstatistiksel analizinin yapılması. c) Kurum içi çeşitli düzeylerde raporlanmasına ilişkin hizmetleri yerine getirmek. İç Kontrol Şube Müdürlüğü nün Fonksiyon ve Görevleri 1-İç Kontrol Sisteminin Geliştirilmesi Fonksiyonu Madde 10 İç kontrol sisteminin geliştirilmesi fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: a) Birimlerin iş akışlarının hazırlanmasını koordine etmek, hazırlanan iş akışlarını referans alarak kurumsal süreç hiyerarşisini oluşturmak ve güncel tutmak. b) Kamu iç kontrol standartlarını analiz etmek, kurum içerisinde standartları hayata geçirmek, standartların gereği olan eylemleri belirlemek ve kurumun eylem planını oluşturmak. 3

4 c) Hazırlanan eylem planı hakkında periyodik olarak ilerleme raporu oluşturularak üst kurul onaya sunmak ve sonrasında ilgili Bakanlığa göndermek. d) Kontrol ortamı analizi modeli geliştirmek ve uygulayarak güncelliğini sağlamak. e) Risk değerlendirme çalışmalarını başlatmak ve belirlenen risklere atanan kontrol faaliyetlerinin takibini sağlamak. f) Birim bazında risk değerlendirme raporu hazırlamak. 2- Yönetim Bilgi Sistemi Fonksiyonu Madde 11 Yönetim bilgi sistemi fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: İç kontrol sisteminin geliştirilmesi kapsamında; a) Yapılan tüm çalışmalara ait verilerin periyodik olarak ilgili birimlerden toplanması, derlenmesi, güncellenebilir şekilde veri tabanında saklanması. b) İstatistiksel analizinin yapılması. c) Kurum içi çeşitli düzeylerde raporlanmasına ilişkin hizmetleri yerine getirmek. İzmir Kent Konseyi Şube Müdürlüğü nün Fonksiyon ve Görevleri 1- İzmir Kent Konseyi ve bağlı meclisler ile çalışma gruplarının taleplerinin karşılanması fonksiyonu Madde 12 İzmir Kent Konseyi ve bağlı meclisler ile çalışma gruplarının taleplerinin karşılanması fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: a) İzmir Kent Konseyi ve bağlı meclisler ile çalışma gruplarının proje ve faaliyetlerinin gerçekleştirilmesine yönelik teknik ve idari alt yapı hizmetlerini kanun çerçevesinde yürütmek. Finansman Şube Müdürlüğü nün Fonksiyon ve Görevleri 1- İç ve Dış Finansman Fonksiyonu Madde 13 İç ve dış finansman fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: a) İdarenin ihtiyaç duyduğu nakdi veya gayri nakdi finansmanı yerel ve/veya yabancı kaynaklardan sağlamak. b) Sağlanan iç ve dış finansmanın kullanımı ve geri ödemelerinin takibini sağlamak. c) Nakit ve mevduat yapısının takibini sağlamak. 2- Kredi Derecelendirme Koordinasyon Fonksiyonu Madde 14 Kredi derecelendirme koordinasyon fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: a) Uluslararası derecelendirme kuruluşları ile iletişime geçerek idarenin kredi derecelendirme notunu sağlamak. 4

5 3- Yönetim Bilgi Sistemi Fonksiyonu Madde 15 Yönetim bilgi sistemi fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: İç ve dış finansman kapsamında ; a) Yapılan tüm çalışmalara ait verilerin periyodik olarak ilgili birimlerden (Belediye nin bağlı kuruluşları, belediye şirketleri, dış kurumlar vb.) toplanması, derlenmesi, güncellenebilir şekilde veri tabanında saklanması. b) İstatistiksel analizinin yapılması. c) Kurum içi çeşitli düzeylerde raporlanmasına ilişkin hizmetleri yerine getirmek. AB Hibe Projeleri Şube Müdürlüğü nün Fonksiyon ve Görevleri 1- Ulusal ve Uluslararası Hibe Programlarına Yönelik Çalışmalar Fonksiyonu Madde 16 Ulusal ve uluslararası hibe programlarına yönelik çalışmalar fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: a) İzmir Büyükşehir Belediyesi adına, ulusal ve uluslararası fon kuruluşlarına yönelik olarak proje hazırlama görevi yürütmek ve bunun yanı sıra sivil toplum kuruluşları, kamu kurumları, özel sektör tarafından gelen proje önerilerini değerlendirmek. b) Belediyemizin yer almasında fayda bulunan büyük çaplı hibe programları kapsamında ulusal ve uluslararası proje ortaklıklarına katılım için gerekli işlemleri yerine getirmek, Belediyemize gelen proje ortaklık taleplerini incelemek, ilgili birimlerle koordinasyon sağlamak, taleplerin kabul edilmesi halinde proje ortağı olarak başvuru aşamasında Belediyemizce yapılacak işlemleri yerine getirmek. c) Belediyemiz tarafından uygulanmış ve/veya uygulanmakta olan projelerin yaygınlaştırılması, ulusal ve uluslararası düzeyde farkındalığının artırılması amacıyla çalışmalar yapmak. d) Hibe projeleri ile ilgili ulusal ve uluslararası düzeyde iletişim geliştirmek ve takip etmek. 2- Kurum İçi ve Kurum Dışı Bilgilendirme Fonksiyonu Madde 17 Kurum içi ve kurum dışı bilgilendirme fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: a) Avrupa Birliği ve çeşitli açık hibe programlarını takip etmek, konu hakkında ilgili birimleri bilgilendirmek, belediye personelinin projeler ve AB standartları konusunda farkındalığını arttırmak. b) Gençler başta olmak üzere toplumun her kesimini AB ve hibe projeleri ile ilgili bilgilendirmek 3- İzmir Ekonomik Kalkınma Koordinasyon Kurulu Sekretaryası Fonksiyonu Madde 18 İzmir Ekonomik Kalkınma Koordinasyon Kurulu sekretaryası fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: a) Toplantı gündemi, organizasyon ve iletişim konularında sekretarya hizmeti vermek, bu kapsamda talep edilen araştırma ve çalışmaları yerine getirmek. 5

6 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı İş ve İşlemleri Stratejik planlama çalışmalarının koordinasyonuna ilişkin iş ve işlemler Madde 19 Stratejik planın hazırlanması, güncellenmesi ve yenilenmesi çalışmalarında koordinasyon görevi daire başkanlığı tarafından yürütülür. Daire başkanlığı tarafından yapılacak stratejik plan hazırlık çalışmalarına idarenin diğer birimlerinin temsilcilerinin katılımı sağlanır. Stratejik planlama çalışmalarında Kanunun 9 uncu maddesi uyarınca yapılan düzenlemelere de uyulur. Performans programı hazırlıklarının koordinasyonuna ilişkin iş ve işlemler Madde 20 Performans programının hazırlanması ve değiştirilmesi çalışmalarında koordinasyon görevi daire başkanlığı tarafından yürütülür. Bu çalışmalarda kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman daire başkanlığı tarafından idarenin ilgili diğer birimlerine gönderilir. Birim performans programları birimler tarafından hazırlanarak belirlenen süre içinde daire başkanlığına gönderilir. Daire başkanlığı, birim performans programlarından hareketle idare performans programını hazırlar. Daire başkanlığı tarafından yürütülen performans programının hazırlık çalışmalarına idarenin ilgili birimlerinin temsilcilerinin katılımı sağlanır. Performans programı hazırlıklarında, Kanunun 9 uncu maddesi uyarınca yapılan düzenlemelere de uyulur. İdare faaliyet raporunun hazırlanmasına ilişkin iş ve işlemler Madde 21 Faaliyet raporları, Kanunun 41 inci maddesi ve bu maddeye dayanılarak yapılan düzenlemelere uygun bir şekilde hazırlanır. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporları, idare faaliyet raporunun hazırlanmasında esas alınmak üzere, daire başkanlığına gönderilir. Daire başkanlığı tarafından harcama birimleri arasında koordinasyon sağlanarak idare faaliyet raporu hazırlanır ve meclise onaya sunulur. Meclis onayından geçen faaliyet raporu Nisan ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanarak, İçişleri Bakanlığına ve Sayıştay a gönderilir. İç kontrol sistemi ve standartlarına ilişkin iş ve işlemler Madde 22 Daire başkanlığı, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunar. Kanuna ve Bakanlıkça belirlenen standartlara aykırı olmamak şartıyla, idarece gerekli görülen her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar daire başkanlığı tarafından hazırlanır ve üst yöneticinin onayına sunulur. Daire başkanlığı tarafından idarenin Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlanır ve üst yöneticinin onayına sunulur. Üst yöneticinin onayı alındıktan sonra hazırlanan eylem planı Maliye Bakanlığı na gönderilir. AB ve Hibe Projelerine ilişkin iş ve işlemler Madde 23 İlgili hibe programlarının takip edilmesi, İdare adına proje hazırlanması, proje ortaklıklarının geliştirilmesi, proje önerileri ile ortaklık taleplerinin değerlendirilmesi, kurum içi ve kurum dışı bilgilendirme faaliyetleri, idarenin stratejik plan, proje programları ve 6

7 standartları esas alınarak yerine getirilir. İlgili birim tarafından yapılan çalışmalar ve planlamalar Daire Başkanı ve üst yönetim onayına sunulur. İzmir Ekonomik Kalkınma ve Koordinasyon Kurulu sekretarya görevine ilişkin iş ve işlemler Madde 24 İzmir Ekonomik Kalkınma ve Koordinasyon Kurulu ile ilgili sekretarya görevi, İzmir Ekonomik Kalkınma ve Koordinasyon Kurulu Çalışma Esasları doğrultusunda yerine getirilir. İzmir Kent Konseyi sekretarya görevine ilişkin iş ve işlemler Madde sayılı Belediye Kanunun 76.maddesi ve Kent Konseyi Yönetmeliği doğrultusunda,izmir Kent Konseyi ve bağlı meclisleri ile çalışma gruplarının proje ve faaliyetlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi için ilgili gerekli idari ve teknik altyapı ile bütçede bu amaçla ayrılan ödeneğin kanun ve yürürlükteki ilgili mevzuat kapsamında kullanımını sağlamak üzere gerekli işlemler gerçekleştirilerek üst yönetimin onayına sunulur. İzmir Kent Konseyi'nin ilgili kurullarından gelen görüşler, öneriler ve projeler; belediye meclisinde görüşülmek üzere belediye başkanlığı onayına sunulur ve onay alındıktan sonra gerçekleştirilmesi sağlanır. Finansman yönetimine ilişkin iş ve işlemler Madde 26 Belediye meclisinin verdiği yetkiye dayanılarak, 5393 sayılı kanun ile belirlenen borçlanma limitleri dahilinde; Belediyenin ihtiyaç duyduğu nakdi ve gayrinakdi kredilerin yerli ve/veya yabancı kaynaklardan temini, kullanımı ve geri ödemelerinin takibi, nakit ve mevduat yapısının izlenmesi, belediye bağlı kuruluşları ve şirketlerine garantör olunması ve bu yükümlülüklere ilişkin uluslararası kredi derecelendirme kuruluşlarından kredi notu alınması, analiz, koordinasyon ve üst yönetime raporlanması iş ve işlemlerini yürütür. BEŞİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Uygulama Madde 27 Üçüncü bölüm de yer alan (Madde 6) daire başkanlığı görevleri, bağlı şube müdürlüklerinin çalışma yönergelerinde iş adımları, ayrıntılı olarak yer alır. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Yöneticileri Madde 28 Strateji Geliştirme Dairesi Başkanı ile daire başkanlığına bağlı müdürler, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı yöneticisi olup, daire başkanlığının görevlerinin yerinde ve zamanında gerçekleştirilmesinden üst yöneticiye karşı sorumludur. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı yöneticileri, görev ve yetkilerinden bazılarını sınırlarını açıkça belirtmek, yazılı olmak ve Kanuna aykırı olmamak şartıyla ve üst yöneticinin onayıyla alt birim yöneticilerine devredebilir. Yetki devri, uygun araçlarla ilgililere duyurulur. 7

8 Çalışmalarda İşbirliği ve Uyum Madde 29 Daire başkanlığı faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, daire başkanının başkanlığında şube müdürlerinin katılımı ile ayda bir defadan az olmamak üzere düzenli toplantılar yapar. Bu toplantılarda, daire başkanlığının faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği,çözüm ve uyum sağlanır. Madde 30- Dış Krediler Geri Ödeme Risk Hesabı Belediye ihtiyatlı yaklaşım, mali güvenilirlik, uluslararası finans kuruluşlarına karşı borç geri ödeme isteğinin belirginleştirilmesi amacıyla hazine garantisiz dış borç kredilerinin geri ödemelerinde kullanılmak üzere Dış Krediler Geri Ödeme Risk Hesabı oluşturabilir. Hesabın kaynağı, aylık olarak Maliye Bakanlığı tarafından Belediye ye gönderilen Maliye Payının yıllık olarak üst yönetici tarafından belirlenen oranı kadardır. Oran belirlenirken o yıl içindeki geri ödemeler dikkate alınır. Hesaba aktarılan tutarlar dış borç geri ödemesi dışında kullanılamaz. Belediye hesaba aktarılan tutarları dış borç geri ödemelerini aksatmayacak şekilde, aktarım yapılan tarihten vade tarihine kadar kamu haznedarlığı uygulamasına ilişkin mevzuat kapsamında belirlenen araçlarla nemalandırabilir. Hesap bakiyesi yeterli olmadığı durumda dış borç kredilerinin geri ödemeleri belediyenin cari hesabından karşılanır. Yürürlük Madde 31 Bu yönetmelik, İzmir Büyükşehir Belediye Meclisinin onayından sonra yürürlüğe girer. Yürütme Madde 32 Bu yönetmelik hükümlerini, İzmir Büyükşehir Belediye Başkanı yürütür. 8