Günümüz İşletmelerinde Yönetim Sistemleri ve Entegre Yönetim Sisteminin Gerekliliği ve Rekabet Açısından Önemi

Transkript

1 Günümüz İşletmelerinde Yönetim Sistemleri ve Entegre Yönetim Sisteminin Gerekliliği ve Rekabet Açısından Önemi Yrd.Doç.Dr. Kasım BAYNAL Kocaeli Üniversitesi, Mühendislik Fakültesi, Endüstri Mühendisliği Bölümü ÖZET Günümüzün imha edici rekabet ortamında hayatlarını devam ettiren işletmeler, avantajlı olabilmek için Toplam Kalite Yönetimi(TKY) nin temel düşüncesini ve müşteri odaklı prensiplerini benimsemişlerdir. Artık, işletmeleri yönlendiren müşteri istekleri kavramı, kalite, maliyet ve hızın ötesinde, çevre unsurları ve iş sağlığı ve güvenliği prensiplerini de kapsamaktadır. Bu kavramların önemi her geçen gün giderek artmakta; çevre dostu teknoloji ve yaklaşımları olan, çalışanlarının sağlığını ve güvenliğini de ön plana çıkaran işletmeler, uluslararası düzeyde rekabet avantajı kazanmaktadır. Bu kapsamda geliştirilen ve uygulanan çeşitli yönetim sistemleri (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS ve ISO vb. gibi) vardır ve zamanla revize edilerek yeni versiyonları ile müşteri memnuniyeti, ürün ve/veya hizmet kalitesi yükseltilerek, sağlanmaya çalışılmaktadır. Ancak çok sayıdaki yönetim sisteminin bir işletmede kurulması ve uygulanması bazı zorlukları da beraberinde getirmektedir. Bu problemlerin giderilmesi için kalite, çevre, bilgi güvenliği ve iş sağlığı ve güvenliği vb. konulardaki yönetim sistemlerinin tek bir çatı altında toplanarak bir bütünlük içinde yönetilmesi amacıyla kurulan Entegre Yönetim Sistemleri (EYS) uygulanmaktadır. Bu çalışmada, temel yönetim sistemleri kısaca açıklandıktan sonra EYS nin ana hatları, kurulmasının gereği, önemi ve işletmeye kazandırdıkları anlatılmıştır. 1. GİRİŞ Kalite kavramı zaman içerisinde gelişerek sadece müşteri memnuniyetini sağlamak ile sınırlı kalmayıp daha geniş bir ölçekte paydaşlarının da beklentilerini sürekli iyileştirme esası ile dikkate alarak karşılamaya yönelmiştir. Paydaşların dahil olması ile birlikte kalite, basit tanımı ile müşteri memnuniyetini sağlamanın ötesinde sürekli iyileştirmeyi öngören ve çalışanların motivasyonunu artırmayı teşvik eden bir yapıya dönüşmüştür. Bu yeni tanım kalitenin çevre ve iş güvenliği kavramları ile bütünsellik içerisinde hareket etmesi gerektiği sonucunu doğurmuştur. Buna göre ürün/hizmetin uygunluğunu sağlama hedefi tek başına yeterli olmayıp aynı zamanda ürünün üretimi esnasında oluşabilecek etkilerin tanımlanması ve önlemlerinin alınması ile çalışanların motivasyonunu artırmaya yönelik çalışma ortamı koşullarının oluşturulması esas alınmıştır[1]. İşletmeler ekonomik gelişmede çevre kalitesi ve fırsatlar arasındaki ilişkinin artık farkına varmışlardır. Günümüzde işletmeler, politikalarını, toplumsal çerçeve için de yeniden belirlemektedirler. Artık, işletmeleri yönlendiren müşteri istekleri kavramı, kalite ve hızın ötesinde, çevre unsurlarını da kapsamaktadır. Çevre kalitesi de Toplam Kalite olgusu içinde yer almakta ve önemi her geçen gün giderek artmaktadır[2]. Atıkların atılması veya kazalar sonucu oluşan çevre problemlerinin nedenlerinin kalite ve iş güvenliği nedenlerinden farklı olmadığı görülmektedir. Çevresel problemi azaltmak için kalite, iş güvenliği ve çevresel performansı birbiri ile bağlantılı olarak geliştirmek gereklidir[3]. Günümüzün iş dünyasında ISO 9001, ISO 14001, OHSAS ve ISO gibi sektöre özgü yönetim sistem standartlarının uygulanması artık neredeyse kaçınılmazdır. Müşterisine ve ürün kalitesine verdiği önemi ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi (KYS) uygulayarak vurgulayan firmalar, çevreye ve çalışanlarına olan duyarlılıklarını ISO Çevre Yönetim Sistemi (ÇYS) ve OHSAS İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Yönetin Sistemini, Gıda Güvenliğine duyarlılıkları için ise HACCP (ISO 22000) i uygulayarak göstermektedir[4]. Birden fazla yönetim sistemi uygulaması, bir kuruluşa öncelikle dokümantasyon anlamında büyük bir yük getirmektedir. Oysa yönetim sistemlerinin birbiriyle ortak birçok şartı bulunmaktadır. Ayrıca, standartlarda yapılan son revizyonlar da, yönetim sistemlerinin entegre edilebilmesi için gereken kolaylığı sağlanmıştır. Tüm bu nedenler, yönetim sistemlerinin bir bütün olarak ele alınıp, daha basit bir yaklaşımla entegre edilerek yönetilmesi gereğini ortaya çıkarmaktadır. Etkin bir entegre yönetim sistemi uygulaması, yönetim sistemleri uygulamalarından istenen çıktının elde edilmesi ve uygulanan sistemlerin kullanıcı dostu olması açısından birçok kolaylık sağlamaktadır. 2. Yönetim Sistemleri Sistem yaklaşımı günümüzde önemli değişiklikler geçirmektedir. ISO 9000 Kalite Güvence Standardının yayınlanması ile başlayan sistem yaklaşımı giderek diğer alanları kapsamıştır. Sistem yaklaşımının, her şeyi kapsayan tamlık ve bütünlük sağlayan, sistematik ve planlı yaklaşımı diğer yönetim alanları içinde cazibe yaratmıştır. Günümüzde bu anlamda birçok yönetim sistemi standartları veya mevzuatları yer almaktadır. Bunlardan bazıları aşağıda verilmiştir[3]. Kalite Yönetim Sistemi (ISO 9001:2008) Çevre Yönetim Sistemi (ISO 14001) İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi (OHSAS 18001) Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi (HACCP-ISO 22000) Otomotiv sektörü için Kalite Yönetim Sistemi (ISO TS 16949) Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (ISO 27001) Bunlardan en yaygın olarak kurulan ve uygulanan ilk üç yönetim sistemi aşağıda kısaca açıklanmıştır. file:///c:/users/kbaynal/desktop/oturum2_1.htm 1/7

2 2.1. ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Günümüz dünyasında sanayi, teknoloji vb konularda yaşanan gelişmeler toplumları kıyasıya bir rekabete ve her geçen gün yeni gelişmelerin yaşandığı ekonomik bir yarışa itmiştir. Bu baş döndürücü gelişmeler ve rekabet ortamında ayakta kalabilmek, tüm sektörlerde müşteri ihtiyaç ve beklentilerine uygun mal ve hizmet üretiminin sağlanmasıyla gerçekleşebilecektir. Bu da ancak, işletmelerde, satın alma aşamasından başlayarak pazarlama, tasarım, üretim, kalite kontrol ve satış sonrası hizmetlere kadar tüm aşamaları kapsayan ve sürekli gelişmeyi hedefleyen Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasıyla mümkün olabilecektir[2]. ISO "International Organization for Standardization" kısaltmasıdır ve uluslararası standardizasyon örgütünün oluşturduğu kalite yönetim standardını simgeler. KYS konusunda ISO 9000 Kalite Sistem Standartları 1987 yılında yayımlandığı tarihten itibaren en fazla ilgiyi ve uygulama alanını bulan uluslararası bir standart ve kılavuz haline gelmiştir. Bu Standartları Serisi, etkili bir yönetim sisteminin nasıl kurulabileceğini, dokümante edilebileceğini ve sürdürebileceğini göz önüne sermektedir. ISO 9001 Belgesi, ilgili kuruluşun ürün veya hizmetlerinin uluslararası kabul görmüş bir yönetim sistemine uygun olarak sevk ve idare edilen bir yönetim anlayışının sonucunda ortaya konduğu ve dolayısı ile kuruluşun ürün ve hizmet kalitesinin sürekliliğinin sağlanabileceğinin bir güvencesini belirler ISO14001 Çevre Yönetim Sistemi Çevre kalitesinin korunması ve iyileştirilmesi ve insan sağlığının korunması konusunun gündemdeki yerinin giderek artmasıyla; her büyüklükteki kuruluş dikkatini faaliyet, ürün veya hizmetlerinden kaynaklanan olası çevresel etkilere yönlendirmiştir. Bir kuruluşun çevresel performansı gerek şirket içi gerekse de şirket dışı taraflar gözünde giderek artan bir önem kazanmıştır. Kusursuz bir çevre performansına giden yol; kuruluş yönetiminin Çevre Yönetimine sistematik yaklaşmayı ve sürekli geliştirmeyi taahhüt etmesinden geçmektedir[5]. ISO 14000; ISO'nun Çevre Yönetimi ile ilgili TC 207 Teknik Komitesi tarafından oluşturulmuş ve çevre yönetimiyle ilgili başlıkları geniş bir yelpazede kapsayan uluslararası bir standard serisidir. Değişik alt komiteler tarafından geliştirilen bu serinin ilk yayınlananı ISO Çevre Yönetim Sistemi - Özellikler ve Kullanım Kılavuzu'dur. Çevre yönetim sistemi uygulamasının en önemli aşaması kuruluşun çevre ile etkileşime giren noktalarını (çevre boyutları) belirlemek ve bu noktaları kontrol altında tutabilmek için gerekli prosedür ve ölçümleri oluşturmaktır. ISO 14001'in çevre politikasında taahhüt edilen yasalara uyum ve sürekli gelişim dışında performansa yönelik mutlak bir talebi yoktur. ISO kuruluşun çevresel faaliyetlerinin nasıl yönetileceğini kapsar ve yönetim sistemini "Planla - Yap - Kontrol Et - Uygula" modeline dayandırır. Çevre yönetim sistemleri uygun bir şekilde uygulandığı takdirde pek çok kazanım elde edilmektedir. Elde edilen kazanımların önemli bir bölümü içsel kazançlardır. Çevre yönetimine duyarlı davranış, maliyetin düşmesini sağlar, enerji daha etkin olarak kullanılır, hammaddeler daha dikkatle seçilir, işletme atıkları çok daha akılcı yöntemlerle geri kazanılır ve değerlendirilir. Tüm bu işletme içi kazanımlar önemli rekabet avantajı sağlarlar OHSAS İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi İşletmelerde karşılaşılan en önemli insan kaynakları sorunlarından biri, çalışanların emniyetli ve sağlıklı bir çalışma ortamına sahip olmamalarıdır. İşletmelerin daha iyi rekabet koşullarına ulaşabilmesi için çalışanların iş sağlığı ve güvenliği konusunda planlı ve sistemli çalışmalar yürütmeleri gerekmektedir. ISO 9001 VE ISO gibi standartlar kalite ve çevre yönetimleri üzerine yoğunlaşmış, dolayısıyla işletmelerde İş Sağlığı ve Güvenliğinin sağlanması ve sürekli iyileştirilerek korunabilmesi için ayrı bir standarda gereksinim duyulmuştur. Avrupa Birliği ile entegrasyonda da en önemli konulardan olan İş Sağlığı ve Güvenliği ayrıca Çalışma Kanununda da yaklaşık olarak bu standardın bütün isteklerini içermektedir[12]. OHSAS 18001, BSI (British standarts Institute) tarafından yayınlanmış olan "İş Sağlığı ve Güvenliği" standardıdır. Bu standart; ISO 9000 ve ISO gibi diğer uluslararası standartlardan farklı olarak bazı ulusal standart kuruluşları ve belgelendirme kuruluşlarının birlikte çalışmasıyla gerçekleştirilmiştir ve bir ISO standardı değildir. OHSAS kuruluşların ürün ve hizmetlerinin güvenliğinden çok çalışanın sağlığına ve işin güvenliğine yönelik bir standarttır. Hangi tür ve büyüklükte olursa olsun artık kuruluşlar iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemini kurmak durumundalar. Bu sistem birçok ülkede yasal zorunluluk halini almakta ve bu eğilim giderek yaygınlaşmaktadır. Çalışanların sağlık ve güvenliklerinin sağlanmasında planlı ve sistematik davranarak bu konuda geliştirilmiş bulunan mevzuatı uygulamak sadece çalışanların tatmini ve motivasyonu açısından değil, aynı zamanda kuruluşun performansını geliştirmek ve verimliliğini artırmak açısından da önemli katkılar sağlamaktadır[4]. 3. Entegre Yönetim Sistemleri Entegre Yönetim Sistemi (EYS), kalite, çevre ve iş sağlığı ve güvenliği vb. konulardaki yönetim sistemlerinin tek bir çatı altında toplanarak bir bütünlük içinde yönetilmesi amacıyla kurulan sistemlerdir. Müşteriler tarafından talep edilen yönetim sistemlerinin çeşitliliği, aynı anda kuruluşta birden çok yönetim sistemimin işletilmesini gerektirmektedir. Bu sistemlerin farklı yapılarda ve bakış açılarında kurulmuş olması, sistemlerin yönetilmesinde güçlükler yaratmaktadır. Farklı sistemlerin ayrı ayrı yönetilmesi de ilave yönetim ve denetim maliyeti getirmektedir. Bu nedenle karşılaşılacak sorunların aşılması için sistemler EYS olarak kurulabilir ya da mevcut sistemler sonradan entegre hale getirilebilir[3]. file:///c:/users/kbaynal/desktop/oturum2_1.htm 2/7

3 İşletmelerde sistem enflasyonu yaratılmak istenmiyorsa EYS nin kurulması yoluna gidilmelidir. Sistemleri ayrı ayrı yürütmeye çalışmak hem yönetim, hem de çalışanlar seviyesinde bazı dezavantajlar getirebilir. Her şeyden önce birden fazla sistem olması üst yönetimin sistemler üzerindeki kontrolünü azaltacak ve zaman kaybına neden olabilecektir. Ayrıca farklı standartların ayrı yönetilmesi çalışanların bilgi ve kavramları karıştırıp, motivasyonlarını düşürebilir[1]. Bir kuruluşta yönetim sistemlerinden birkaçı bulunuyorsa bunların yerine bir EYS kurulması ve etkin bir şekilde uygulanması kuruluşa zaman, kaynak ve hız kazandıracaktır. EYS; ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, HACCP ISO vs... yönetim sistemlerinin tek çatı altında toplandığı ve gereklerin aynı anda karşılandığı bütünsel uygulanan sistemdir. Günümüzdeki eğilim; ISO 9001, ISO 14001, OHSAS ve diğer yönetim sistemlerine; geleneksel ayrı ayrı düzenlemeler yerine bütünsel yaklaşım göstermektir. Mümkün olan her noktada ortak doküman tanımlanması; ortak gözden geçirme yapılması ve eğitimlerin ortak planlanması entegrasyona başlanmasında önemli işlem adımlarıdır. Kalite, çevre ve çalışan sağlığı-iş güvenliği yönetim sistemlerinin tek bir EYS altında toplanması kuruluşların paradan ve zamandan tasarruf etmesine ve sistemin genel etkinliğinin arttırılabilmesine imkan sağlar. Bürokrasi azalır, bütün yönetim sistemlerinin gereklerini kapsayan ortak amaç ve hedefler belirlenir[5]. Yönetim Sistemlerinin temelinde, etkenlik ve izlenebilirlik ile beraber şirketlerin iş akışlarının (süreçler) yapılandırılması yatar. Bu sayede iş yapma biçimlerinde şeffaflık ve etkinlik sağlanır. EYS kuruluşun iş süreçlerinin performansını artırır. Yapılanma ihtiyacına firma bünyesinde entegre çözüm üretilmesi, kuruluşları yönetsel esnekliğe kavuşturur. EYS, çeşitli yönetim sistemlerini uygulayan pek çok kuruluşa çoklu denetimle sistem belgelendirmesi yerine, tek nokta denetim ve belgelendirme avantajı sunan bir çalışmadır. Bu özelliği ile hem belgenin katma değerini arttırmakta hem de zaman ve maliyet gibi kaynaklar açısından büyük tasarruf sağlamaktadır[6]. Farklı standartların ve yönetim sistemlerinin tek faaliyet altında biçimlendirilmesi, uyumu ve entegrasyonu felsefesi ile bugün hemen tüm kalite yönetim standartları eşdeğer maddelerle (Tablo 1) EYS nin avantajlarını önümüze sunmaktadırlar[6]. Ancak bu alanda sistemlerin birbiriyle ilişkilerini irdeleyen Türkçe yayın eksikliği, kalifiye eleman yetersizliği, belgelendirme kuruluşlarının denetlenemeyişi, danışmanlarla ilgili herhangi bir standart veya denetimin olmayışı, üniversite - sanayi - meslek odaları - denetim kuruluşlarının işbirliği yetersizliği, EYS nin kurulması yerine belgeye odaklılık, sorunların çözümünü geciktiren önemli engeller olarak karşımıza çıkmaktadır. Tablo 1. ISO 9001, ISO ve OHSAS Standart Maddelerinin Karşılaştırılması Kapsam Genel Uygulama ISO 9001 ISO OHSAS Kapsam 1 Kapsam 1 Zorunlu referanslar Atıf yapılan standart 2 Atıf yapılan 2 ve/veya dokümanlar yayınlar Terimler ve tanımlar 3 Terimler ve tarifler 3 Terimler ve 3 tanımlar Kalite sistem şartları 4 Çevre yönetim 4 İSG yönetim 4 sisteminin şartları sistemi unsurları Genel şartlar Sorumluluk, yetki ve iletişim Sorumluluk ve yetki Genel şartlar 4.1 Genel şartlar 4.1 Yönetimin taahhüdü Kalite politikası İyileştirme Çevre politikası 4.2 İSG politikası 4.2 Planlama 5.4 Planlama 4.3 Planlama 4.3 Müşteri odaklılık Ürüne ilişkin şartların belirlenmesi Ürüne ilişkin şartların gözden geçirilmesi Müşteri odaklılık Ürüne ilişkin şartların belirlenmesi Çevre boyutları Tehlike tanımlaması, risk değerlendirmesi ve risk kontrolü için planlama Yasal ve diğer şartlar Yasal ve diğer şartlar file:///c:/users/kbaynal/desktop/oturum2_1.htm 3/ Kalite hedefleri Amaçlar, hedefler ve Hedefler program/programlar Kalite yönetim sistem planlaması Sürekli iyileştirme İSG yönetim programları Ürün gerçekleştirme Ürün gerçekleştirmenin planlanması Yönetim sorumluluğu Yönetimin taahhüdü Sorumluluk ve yetki Yönetim temsilcisi Kaynak yönetimi Kaynakların sağlanması İnsan kaynakları Genel Uygulama ve faaliyetler Kaynaklar, görevler, sorumluluk ve yetki 4.4 Uygulama ve işletme Yapı ve sorumluluk 4.4.1

4 Altyapı Çalışma ortamı Yeterlilik, farkında olma (bilinç) ve eğitim İç iletişim Müşteri ile iletişim Dokümantasyon şartları Genel Kalite el kitabı Uzmanlık, eğitim ve farkında olma Eğitim, bilinç ve yeterlilik İletişim Danışma ve iletişim Dokümantasyon Dokümantasyon Dokümanların kontrolü Dokümanların kontrolü Doküman ve veri kontrolü Ürün, çevre, insan sağlığı ve güvenliği konusundaki maddeleri içeren yönetim sistemi standartlarının hepsinde entegrasyonu kolaylaştırıcı ortak maddeler bulunmaktadır. Politika (EYS Politikası), üst yönetimin gözden geçirme faaliyetleri, eğitim, düzeltici faaliyetler, önleyici faaliyetler ve uygulamaları, iç denetimler, sürekli iyileştirme, yasal gerekliliklere uyum, dokümanların ve kayıtların kontrolü vb. gibi ortak maddeler söz konusu yönetim sistemlerinin yaklaşık %70 lik bir bölümünü oluşturmaktadır (Tablo 1). Sistemlerdeki ortak özelliklerin fazla olması, entegre sistemin kurularak uygulanması ve denetimi söz konusu olduğunda; planlama, uygulama ve uygunluk sağlamada birçok avantaj sağlamaktadır Entegre Yönetim Sisteminin Yapısı ve Boyutları Günümüz işletmelerinde yapılarına göre KYS odaklı iki veya daha fazla yönetim sisteminin kurulması gerekebilir/istenebilir(şekil 1). EYS, boyutuna ve sektörüne bakılmaksızın iki veya daha fazla yönetim sistemini belgeleri, ilkeleri, prosedürleri ve işlemleri tek bir yerde toplayacak bir sistem altında birleştirmek isteyen her kuruluşa uygundur. Tipik bir EYS şunları içerebilir[10]: ISO 9001 Kalite Yönetimi ISO Çevresel Yönetim OHSAS İş Sağlığı ve Güvenliği ISO/IEC Bilgi Güvenliği ISO Gıda Güvenliği ISO/IEC BT Hizmet Yönetimi Bu listenin sonu yoktur ve entegre yönetim sistemiyle bütünleştirilen standartlar değişiklik gösterebilir. Ancak işletmelerde uygulanan üç temel yönetim sistemi kalite, çevre ve iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemleri olarak sıralanabilir. Bu üç sistemin birbirinden farklı odakları var. Ancak, bazı noktalarda ortak yaklaşımları ve tamamen aynı şekilde işleyen çalışma prensipleri var. Kalite yönetim sistemi doğrudan müşterilere odaklanmış bir sistem ve müşteri tatmininin birinci önceliğe sahip olduğunu kabul eder. Çevre yönetim sistemi tüm paydaşlara odaklanan sosyal sorumluluğu da kısmen içeren bir sistemdir. Bunların yanı sıra, çalışanlara ve çalışmalara şirket dışından da katılan kişilere odaklanarak onların sağlığı ve güvenliğini gözeten iş sağlığı ve güvenliği sistemi de son yıllarda üçüncü ana sistem olarak işletmelerde hakkettiği yerini almaya başlamıştır Entegre Yönetim Sisteminde Dokümantasyon Tasarım Türleri EYS inde amaçlardan biri de doküman sayısını azaltmak ve etkinliğini sağlamaktır. Dolayısıyla dokümantasyon tasarımı da ayrı bir öneme sahiptir. Bunun için geliştirilen çeşitli alternatifler vardır[6]: 1. Organizasyon bazlı dokümantasyon Kuruluşun her bir departmanı baz alınarak hazırlanır. Ancak bazı yatay ilişkiler sorun yaratabilir. 2. Ürün bazlı dokümantasyon Her münferit ürün için hazırlanır. Ancak çalışanların sorumluluklarını bulmak güçleşir. 3. Proses bazlı dokümantasyon Üretim sistemleri baz alınarak hazırlanır. Ancak ürünlere ve departmanlara ilişkilendirmede zorluklar olabilir. 4. Sistem bazlı dokümantasyon Kullanılan yönetim sistem araçlarının baz alınarak gerçekleştirildiği dokümantasyondaki karşılıklı ilişkilendirmede en uygun görüleni bu tip dokümantasyondur Entegre Yönetim Sistemi Şartları EYS de yapısal olarak diğer yönetim sistemlerine çok benzerdir. EYS nin şartları aşağıda ana maddeleri ile verilmiştir: Ø Yönetimin Gözden Geçirmesi Ø Politika file:///c:/users/kbaynal/desktop/oturum2_1.htm 4/7

5 Ø Planlama Ø Hedefler Ø Sorumluluk ve Yetki Ø İletişim Ø Eğitim, Farkında olma(bilinç) ve Yeterlilik Ø İç Tetkik Ø İzleme ve ölçme Ø Veri Kontrolü Ø Doküman Kontrolü Ø Kontrol ve Düzeltici Faaliyet Ø Kayıt Yönetimi İşletmelerde entegre yönetim sistemine geçişte; mevcut dokümantasyon sistemlerine entegre sistemin işleyişini genel anahatları ile ilgili bağlantıları tanımlayan bir prosedür; sistem araçlarının her birinin işleyişini açıklayan bir talimat; her birinin kendisiyle ilgili mevzuat ve uygunlukları kontrole yönelik bir liste, revizyonları ve yeni doküman akışını tüm sistem birimlerine ulaşmasını sağlayacak mekanizmalar ve yönetimin EYS ni izleme sonuçlarından bilgilendirilmesini sağlayan bir mekanizmanın eklenmesi gerekli olacaktır[8]. Herhangi bir işletmede EYS nin başarısı, sistemin mutlaka dinamik tutulmasına, yeniliklerin takibine ve sürekli gelişiminin sağlanmasına bağlıdır. Tüm bunların gerçekleştirilmesi için de sürekli ve katma değeri yüksek eğitimlerin alınması, kalite olgusunun tüm çalışanlarca benimsenmesi sağlanmalıdır. EYS sayesinde, hem standart bazlı ana yönetim sistemlerinin gereklilikleri, hem de bu gereklilikler içinde yer almayan, ancak şirket için hayati önemi olan, diğer konuları da sisteme katarak, tüm çalışanları ve tüm fonksiyonları içinde barındıran bütünsel bir yaklaşıma ulaşmak mümkündür[9]. EYS oluşturulmasındaki ana amaçlardan biri de kurumsal yönetişim için vazgeçilmez olan sistem bazlı çalışmada, hiçbir konunun sistem dışında, denetim dışında ve değişen iş dünyasındaki sürekli iyileştirme döngüsü dışında kalmaması gerektiği bilincinin oluşturulmasıdır Entegre Yönetim Sisteminin Yararları Bir işletmede EYS nin kurulması ve uygulanması aşağıdaki genel yararları sağlar[6] Bir defada birden fazla sistemin denetlenerek, uygun bulunması halinde belgelendirilmesi Ortak prosedürlerin ayrı ayrı dokümante edilmesi gereğinin ortadan kalkması Tek bir yönetim sistemini birçok standarda uydurarak, işlerin tekrarının önlenmesi Dokümanların en basit hale gelmesiyle, böylelikle her bireysel standart için ayrı detaylı doküman seti hazırlamayı ortadan kaldırarak kaynak israfını önler. Maliyetlerdeki azalma ile karlılık artışı sağlanır. Daha az denetimden geçerek işlerin aksamasını engeller. Daha şeffaf bir yönetim anlayışını oluşturur. Kurumsal sinerji artışı sağlar. Çalışanların motivasyonunun artar. Tek bir dokümantasyon sistemi yardımıyla daha etkin planlama sağlanır. Sürekli iyileştirme sayesinde ticari kalıcılık ve üstünlük sağlanır. Denetimde, kuruluş için çok büyük önem taşıyan işlevsel prosesler değerlendirilerek kuruluşa özel gereksinimler dikkate alınır. ABD de yapılan çalışmalarda ISO 9001:2000, HACCP ve ISO standartlarına uygun dokümante edilmiş ve bağımsız bir kurum tarafından belgelenmiş bir kalite, gıda güvenliği ve çevre yönetim sistemlerini içeren EYS, işletmeye aşağıda belirtilen yararları sağlamıştır[11]: Çalışanlarla ilgili sonuçlar: 1. Çalışanlarda ( gıda güvenliği, kalite ve çevre) bilincinin artması - %95 2. Çalışan motivasyonun artması - %50 Üretimle ilgili sonuçlar: 1. Verimlilik artışı - %95 2. Hurda ve atıkların azalması - %53 3. Uygun olmayan hammaddelerin kullanım öncesi tespiti 4. Hatalı ürün oranının %3 ten %0,5 e inmesi 5. Ürün üretim zamanında azalma %40 6. Telsin süresinde iyileşme %90 7. Zamanında teslim oranında artış %20 8. Maliyetlerin azalması %40 9. Müşteri denetimlerinde azalma % Daha iyi bir müşteri hizmetleri % Kalite sağlama maliyetlerinde azalma 12. Gıda ürünlerinin güvenilirliğinin ve kalitesinin gelişmesi Pazarla ilgili sonuçlar: file:///c:/users/kbaynal/desktop/oturum2_1.htm 5/7

6 1. Algılanan kalitede artış ( Şirkete ve ürün kalitesine güvenin artması) %85 2. Müşteri şikayetlerinde azalma %30 3. Müşteri talebinde artış %30 4. Uluslar arası saygınlık ve tanınma 5. Uluslar arası pazarda kolaylık 6. Yönetim sisteminin iyileşmesi %86 7. Pazarda rekabet gücünün artması %30 8. Pazarlama ve reklam amacıyla kullanılabilmesi Çevreyle ilgili sonuçlar: 1. Ekonomik yararlarla çevre yararlarını dengeleyip bütünleştirilmesi 2. Müşteriye, çevre yönetimi için bir yükümlülük altına girildiği güvencesinin verilmesi ve gösterilmesi 3. İyi bir kamu/sosyal çevre ilişkisinin sürdürülmesi 4. Yatırımcıların aradıkları kıstaslara uygunluk sağlanması ve sermaye temininin kolaylaştırılması 5. Makul bir maliyetle sigorta imkanının temini, 6. Müşteri şartlarının karşılanması, 7. Maliyet kontrolünün geliştirilmesi, 8. Mesuliyetle sonuçlanan olayların azaltılması, 9. Çevreye makul bir ihtimam sarf edildiğinin gösterilmesi, girdi malzemeleri ve enerji tasarrufunun sağlanması, 10. İzin ve yetki belgelerinin alınmasının kolaylaştırılması, 11. Kalkınmanın hızlandırılması ve çevreyle ilgili çözümlerin ortaklaşa kullanılması, 12. Sanayi-hükümet ilişkilerinin iyileştirilmesi. Yönetim sistemiyle ilgili sonuçlar: 1. İşletmedeki iş akışlarının, iş yapma yöntem ve çalışma şekillerinin belirlenmesi, 2. Yönetim sisteminin iç tetkiklerle uygulandığının ve uygunluğunun doğrulanması, 3. Personel değişikliklerinde sürekliliğin korunması ve bilginin kaybolmaması, 4. Yeni işe alınmış çalışanların yazılı talimatlar sayesinde işe daha hızlı ve kolay uyum sağlamaları, 5. Çatışma ve sürtüşmelerden doğacak kayıpların ve işlerin gereksiz tekrarının, yetki ve sorumlulukların saptanması ve somutlaştırılmasıyla ortadan kaldırılması, 6. Kalite sistemi uygulamasındaki kayıtların delil olarak kullanılabilmesi, 7. İşletmedeki süreçlerin ve şirketin, müşterilerin, yasal düzenlemelerin ve toplumun şartlarına uyumu sağlamak üzere sürekli bir iyileşme sürecine girmesi. 4. SONUÇ Son 25 yılda kalite sistemleri iş çevrelerinde kısmen ana konu haline gelmiştir. Müşteriler sürekli olarak ucuz fiyata kaliteli mal talep etmektedir. Sonuç olarak, üst yönetim iş akışını nasıl sağlayacağını yukarıdan aşağıya doğru tekrar düşünmek zorunda kalmıştır. ISO 9000 KYS politika belirlenmesinden sonraki denetim ve eğitim gibi erken adımlarda uygunsuzluk azaltmayla ilgilidir. Yaralanma, hastalık ve kontrolsüz tehlikeler ahlaki yönetim sistemi dışında tutularak uygunsuzluk olarak düşünülmüştür. Sağlık ve güvenlik programlarının kalite sistemleriyle birleştirilmesi işyerindeki tehlikelerin kontrolü için mevcut ve benzer sistem veya terminolojinin kullanılmasını sağlamaktadır. Birleştirmedeki sinerji, işçi sağlığının ayrı bir sağlık güvenlik sistemine oranla daha hızlı ve etkili bir biçimde gelişmesini sağlayacaktır[7]. ISO ÇYS işletmeler için hareket tarzlarını değiştirecek, stratejik planlamalarında etkinlik artışı yaratacak, verimliliklerini ve rekabet güçlerini arttıracak bir yönetim sistemidir. İşletmeler ekonomik gelişmede çevre kalitesi ve fırsatlar arasındaki ilişkinin artık farkına varmışlardır. Bu kapsamda işletmeler, politikalarını, toplumsal çerçeve içinde yeniden belirlemektedirler. OHSAS İSG Yönetim Sistemi, İSG ile ilgili bütün sorunları bir anda çözen, işletmelerin ivedi olarak uygulayabileceği bir sistem değildir. Kaldı ki işletme içindeki İSG sorunlarına anında müdahale edip ortadan kaldırabilecek sihirli bir değnek değildir. Uzun fizibilite çalışmaları, gayret ve en önemlisi de tepe yönetimden en alt kademedeki işçilere kadar organizasyon içerisindeki tüm bireylerin inancını ve onayını gerektiren bir sistemdir. Sistematik planlamayı ve sürekliliği gerektiren işçi sağlığı ve iş güvenliği programları oluşturmak ve başarılı bir şekilde yürütmek önce insan ilkesi ile hareket eden çağdaş kuruluşların temel çalışma prensiplerinden başlıcası olmalıdır[8]. ÇYS ve KYS arasında uygulama ve prensipte birçok yapısal benzerlikler bulunmaktadır ve birbirlerini karşılıklı olarak etkilemektedirler. Çevresel uygulamalarda personelin katılımının artması, personele manevi bir memnuniyet verir, yaptığı işte üstlendiği çevresel sorumluluk yüksek bir motivasyon sağlar. Böylece çevresel performansın yanı sıra, kalite performansı ve verimlilik de dolaylı olarak etkilenir. Yönetim politikasına uygun olarak sürekli gelişimin sağlanması için sistem gerekliliklerinin uygulanması, ölçüm ve izleme yöntemlerinin etkin olarak işletilmesi zorunludur. Bu çalışmaların yapılması ile işletmenin sosyal sorumluluk anlamında çevreye verdiği önem açıkça gösterilmiş olacaktır. file:///c:/users/kbaynal/desktop/oturum2_1.htm 6/7

7 İşletmeler sistem enflasyonu yaratmak istemiyorlarsa entegre sistem kurma yoluna gitmelidirler. Sistemleri ayrı ayrı yürütmeye çalışmak hem yönetim, hem de çalışanlar seviyesinde bazı dezavantajlar getirebilir. Her şeyden önce birden fazla sistem olması üst yönetimin sistemler üzerindeki kontrolünü azaltacak ve vakit kaybına neden olabilecektir. Ayrıca farklı standartların ayrı yönetilmesi çalışanların bilgi ve kavramları karıştırıp, motivasyonlarını düşürebilir. Özetle işletmelerde; kalite, çevre, İSG ve hatta diğer yönetim sistemleri için EYS oluşturulmalıdır. Kurulan yönetim sistemi, planlı eğitimler ile desteklenmelidir. Yasal gereklilikler kapsamında çevresel etkilerin incelenmesi ve sürekliliğinin sağlanması, sistemin işleyişi açısından önem arz etmektedir. KAYNAKÇA 1. Karakadıoğlu, F. T., Selvi, M., Hazır Beton Sektöründe ISO Çevre Yönetim Sistemi Uygulaması, Entegre Yönetim Sistemleri, Mordeniz, H., Entegre Kalite Yönetim Sistemleri ve Catering Sektörü, Kalite, çevre ve iş güvenliği entegre sistemleri, Şardan, S., İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Eğitimleri, Çimento İşveren Dergisi, Özel Eki, Mayıs 2003, Cilt 17, Sayı 3 9. Türktan, G., Entegre Yönetim Sistemi Şirketler İçin Hayati Önemde, HBR_KOD=27797&KTG_KOD=334, Entegre Yönetim, Özdemir, M., Entegre ISO 9001:2000, HACCP ve ISO Yönetim Sistemi Kurulmasının Faydaları, Okyanus Danışmanlık, /Toplam Kalite/OkyanusEntegreISO9000-HACCP-ISO14000-Yararları, file:///c:/users/kbaynal/desktop/oturum2_1.htm 7/7