BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANICI EĞİTİM BELGESİ

Transkript

1 BELGE YÖNETİM SİSTEMİ BL_EGT_BYS 21 Eylül 2010 Sürüm 1.3 Bilişim Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. Cyberpark, Beytepe Köyü Yolu 5/A, Bilkent/Ankara Tel: ; Faks: Dok No: FORM_GLS_EGT_SABLON/ rev no-tarih: / yayın tarihi:

2 : 2 / 53 e-posta : bilisim@bilisim.com.tr Belge Yönetim Sistemi Kullanıcı Eğitim Belgesi Özet: Bu belge, Belge Yönetim Sistemi nin kullanıcılar tarafından verimli ve başarılı bir biçimde kullanılabilmesini sağlamak üzere gerekli bilgileri içerir. Hedef: Belge Yönetim Sistemi Kullanıcıları Durum: Onaylı Hazırlayan: Adı soyadı Görevi Ebru Çuhacı Eğitim/Test Uzmanı Onaylayan: Adı Soyadı Görevi Önder Sezer Proje Yönetmeni İmzası

3 : 3 / 53 İÇİNDEKİLER I. GİRİŞ... 5 I.1. Amaç...5 I.2. Kapsam... 5 I.3. Kaynaklar...5 I.4. Kullanıcı Eğitim Belgesinin Genel Görünümü...5 II. SİSTEME GİRİŞ...6 III. SİSTEMİN GENEL KULLANIM ÖZELLİKLERİ... IV. GENEL BAKIŞ... 9 V. EVRAK İŞLEMLERİ...11 V.1. İş Listesi V.2. Dosya İşlemleri V.3. Evrak Hazırlama, İmzaya Çıkarma ve Dağıtım İşlemleri...1 V.4. Dağıtım ile Gelen Evrakın Alınması ve Dağıtımı...2 V.5. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Kayıt ve Dağıtım İşlemleri...29 V.6. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Kayıt ve Dağıtım İşlemleri...31 V.. Kurum Dışına Gönderilen Yazıların Posta İşlemleri V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri...34 V.9. Gelen ve Giden Evrakın Listelenmesi...36 V.10. Arama İşlemleri...38 V.11. Dağıtım, İmza, Şablon Planları Tanımlama İşlemleri...41 V.12. Vekalet İşlemleri...53

4 : 4 / 53 Değişim Tarihçesi Sürüm Tarih Değişim Tanımı Onaylı V.3.2. İmzaya Çıkarma başlığı İmzaya Çıkarma ve İmzalama olarak değiştirildi. Başlık altındaki bilgiler güncellendi Ekran görüntüleri ve programdaki değişiklikler eklenerek güncelleme yapıldı Ekran görüntülerindeki değişiklikler eklenerek güncelleme yapıldı.

5 : 5 / bilişim ltd Tüm hakları saklıdır. Bu belgenin hiçbir bölümü Bilişim Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi nin izni alınmadan, hiçbir biçimde ve hiçbir yöntemle çoğaltılamaz ve dağıtılamaz, veri tabanı ya da başka bir sistemde saklanamaz. I. Giriş I.1. Amaç Bu belgenin amacı, Belge Yönetim Sistemi nin kullanıcılar tarafından istenen ve özlenen düzeyde, verimli ve başarılı bir biçimde kullanılabilmesini sağlamaktır. Bu amaç doğrultusunda, izleyen bölümlerde, kullanıcıların izleyecekleri işlem sıraları açıklanmış ve gerekli bilgiler sunulmuştur. I.2. Kapsam Bu belge, kullanıcıların evrak işlemlerini program aracılığı ile yürütebilmeleri için kılavuz niteliği taşımaktadır. Belge Yönetim Sistemi aşağıdaki işlevleri kapsamaktadır: İş listesi. Dosya işlemleri. Evrak hazırlama, imzaya çıkarma ve dağıtım işlemleri. Dağıtım ile gelen evrakın alınması ve dağıtılması. Birime elden teslim edilen evrakların kayıt ve dağıtım işlemleri. Kuruma dışarıdan gelen evrakların kayıt ve dağıtım işlemleri. Kurum dışına gönderilen yazıların posta işlemleri. Detaylı dağıtım işlemleri. Gelen giden evrakın listelenmesi. Arama işlemleri. Dağıtım, imza, şablon planları tanımlama işlemleri. Vekâlet işlemleri. I.3. Kaynaklar Belge Yönetim Sistemi Uygulama Yazılımları I.4. Kullanıcı Eğitim Belgesinin Genel Görünümü Bu belgede, Belge Yönetim Sistemi kullanım özellikleri ilgili başlıklar altında anlatılmıştır. Sisteme Giriş başlığı altında, Belge Yönetim Sistemi uygulamasına giriş işlemleri anlatılmıştır.

6 : 6 / 53 Sistemin Genel Kullanım Özellikleri başlığı altında, sistem içinde kullanılan tuşlar, simgeler ve modüllerin genel işlevleri anlatılmıştır. II. Sisteme Giriş Belge Yönetim Sistemi ne giriş yapmak için öncelikle web tarayıcı uygulaması başlatılır. Açılan sayfanın adres çubuğuna ilgili web adresi yazılır, Enter tuşuna basılır. Kullanıcının, Kullanıcı adı ve Şifre bilgilerini girebileceği ekran açılır. Bu ekranda, Kullanıcı kodu bilgi alanına, kullanıcıya ait olan kullanıcı adı girilir. Her kullanıcı için tanımlanmış şifre, Şifre bilgi alanına girilir. Bu şifre, kullanıcıya ait kullanıcı kodunun başkası tarafından kullanılmaması için gizli tutulur. Ekran 1: Kullanıcı Bağlantısı Kullanıcı farklı birim ve/veya görevlerde birden fazla yetkiye sahip ise yetkilerden birini seçerek uygulamayı başlatır. Ekran 2: Yetki Seçim Ekranı

7 : / 53 III. Sistemin Genel Kullanım Özellikleri Belge Yönetim Sistemi nde hatasız işlem yapmak için, ekranların doğru kullanılması önemlidir. Bu bölümde ekran kullanımları hakkında bilgi verilecektir. III.1. Belge Yönetim Sistemi Simge Açıklamaları Ekranlar, veritabanına yeni kayıt girmek için KAYIT MODU (Durumu) ve daha önceden kayıt edilmiş bilgilerin sorgulanması, günlenmesi ve silinmesi amacıyla SORGU MODU (Durumu) olmak üzere iki durumda kullanılmaktadır. Üzerinde çalışılan ekranının durumuna göre Komut Simgeleri Giriş ve Sorgu Simgeleri olarak kullanılmaktadır: Kayıt Giriş Simgeleri Kayıt Sorgu Simgeleri Ekranlarda kullanılan komut, simge ve işlev tanımlarının tümü aşağıdaki tabloda verilmiştir. KOMUT ÇIKIŞ KAYDET EKLE SİMGE İŞLEVİ Programdan çıkışı sağlar. Girilen bilgileri veritabanına kaydeder. Yeni kayıt girişi için boş satır açar. DETAY EKLE Ekranda yeni bir detay alanı ekler. DETAY SİL Ekranda var olan detay alanını siler. SORGULA TEMİZLE İLK KAYIT Girilen kriterlere göre bilgileri ekrana getirir. Yanlış girilen bilgileri ekranda temizler. (Veritabanından silmez.) İmleci ilk kayıta taşır.

8 : 8 / 53 SON KAYIT İmleci son kayıta taşır. ÖNCEKİ KAYIT İmleci varsa bir önceki kayıta taşır. SONRAKİ KAYIT İmleci varsa bir sonraki kayıta taşır. Kullanılan Simgeler Tablosu

9 : 9 / 53 IV. Genel Bakış Belge Yönetimi Sistemi nde bulunan modüller aşağıda verilmiştir: Dosya Modülü Yazışma Modülü Birim Evrak Modülü Genel Evrak Modülü İş Akış Modülü Güvenlik Modülü Tanımlar Modülü Arama Modülü Belge Yönetim Sistemi Ekranlarının Kullanımı Bu bölümde, sistemin menüsünde yer alan işlem seçenekleri sıradüzensel bir yapı içinde anlatılacaktır. Kullanıcılar menüde yalnızca yetkili oldukları ekranları görebilecektir. Uygulama başlatıldığında aşağıdaki ana menü görüntülenir: Dosya Modülü Dosya İşlemleri Dosya Birleştirme Evraklarım Modülü Gelen Evraklarım Giden Evraklarım Yazışma Birim Evrak Modülü Birim Gelen Evrak Listesi Birim Giden Evrak Listesi Evrak İşlemleri Genel Evrak Modülü Gelen Evrak Kaydı Giden Evrak Kaydı Evrak Posta İşlemleri Gelen Evrak Listesi Giden Evrak Listesi

10 : 10 / 53 İş Akış Modülü İş Listesi Güvenlik Modülü Vekalet Atama Tanımlar Modülü Dağıtım Planı İmza Planı Evrak Şablonları İlgili Kişi Planı Arama Modülü Evrak Ara Evrak Detaylı Ara

11 : 11 / 53 V. EVRAK İŞLEMLERİ V.1. İş Listesi Sisteme bağlanıldığında ilk olarak bu ekran açılır. Ayrıca İş Listesi, ana menüde İş Akışı altında yer alır. Tamamlanmayan ve yeni gelen işler listelenir Ekran 3: İş Listesi İş listesini yenilemek için, Yenile düğmesi kullanılır. İş listesine gelen bir işi işleme almak için, Seçim kutucuğu işaretlenir. Başlat tuşuna basılarak evrak içeriği görüntülenir. İş listesinde işlem görmesi istenilen evraka ait Evrak İmza, Evrak İade ya da Evrak Dağıtım başlıkları (Örneğin; ) üzerine tıklanarak da evrak içerikleri görüntülenebilir. İş listesinde belirli kayıtlara ulaşmak için, Filtrele tuşu kullanılır. Açılan ekranda, istenilen arama koşulları girilerek Tamam tuşuna basılır. İş listesinde bu koşullara uygun evrak kayıtları görüntülenir. Tamamlanan işler iş listesinden listelenmeye devam ederse, listeden kaldırmak için, iş seçildikten sonra İptal düğmesi tıklanır. Sistemde iş listesine gelen işler en son gelen yeni tarihli evrak en üstte olacak biçimde listelenir. İlk gelen eski tarihli evraktan başlayarak yeni tarihli evraklara doğru sıralama yapmak istenildiğinde Eskiden Yeniye Sırala kutucuğu işaretlenir.

12 : 12 / 53 İş listesindeki bir evrakı aramak için Görev Tanımı bilgi alanına evrakla ilgili özelliklerden biri yazılarak ya da evrak türlerinde biri seçilerek Ara tuşuna basılır. İş Listesi ekranında, kullanıcıya gelen işler Evrak Dağıtım, Evrak İmza ve Evrak İade başlıkları altında listelenir. İŞ LİSTESİ AKIŞ ŞEMASI BAŞLA İş Listesi Evrak İşlemleri Dağıtımdan gelen evrak teslim alınır. İlgili birim ya da kişiye havale edilir. TESLİM AL Evrak İşlemleri İmza için gelen evrak imzalanır. Evrak İşlemleri Evrak İşlemleri İmza ret edilerek en son imza atan kullanıcıya geri döner. İmzayı ret edilerek evrakı hazırlayan kullanıcıya geri döner. İMZAL A İMZAYI ÇIKARANA GÖNDER İMZA RET Evrak İşlemleri Dosyalanabilir, üst yazı veya cevabi yazı oluşturulabilinir. BİTTİ BİTTİ BİTTİ Evrak Yazışma/Dağıtım BİTTİ

13 : 13 / 53 V.2. Dosya İşlemleri Dosya Modülü nde, evrakın ilişkilendirileceği dosyalar yaratılır ve BAŞLA Dosya İşlemleri Kullanıcının, biriminde yetkili olduğu dosyaları listeler. Evrak/Dosya/Dosya İşlemleri EKLE Dosya Bilgileri Dosya tanımına ait bilgiler girilir. KAYDET BİTTİ Dosya Ekleme İşlemleri Şeması sorgulanır.

14 : 14 / 53 V.2.1. Dosya İşlemleri Kullanıcının sisteme bağlandığı birimde yetkili olduğu dosyaların listelendiği ekrandır. Ekran 4: Dosya İşlemleri Dosya Listeleme Yetkili olunan dosyaları listelemek için Sorgula tuşuna basılır. Liste Dosya Sayısı, Dosya Tanımı, Dosya Konusu ve Durumu alanlarına koşul bilgisi girilerek kısıtlanabilir. Listelenen dosyaları temizlemek için Temizle bilgilerleri silerek işlem yapılmasına olanak tanır tuşuna basılır. Bu tuş ekrandaki Bir dosyayı kullanımdan kaldırmak için o dosyaya ait Seç kutucuğu işaretlenerek Dosya Sil basılarak kaydedilir. Dosya Taşıma tuşuna basılır. Yapılan işlem, Kaydet tuşuna Bir dosyayı başka bir birime içindeki evraklarla birlikte taşımak için o dosyaya ait Seç kutucuğu işaretlenir. İlgili dosyanın taşınacağı birim Birim Seç tuşuna basılarak Taşınacak Birim bilgi alanına getirilir. Dosyayı bu birime aktarmak için Seçili Dosyaları Taşı tuşuna basılır. Kullanıcı, Kaydet tuşuna basarak dosyayı diğer birime taşıma işlemini tamamlar.

15 : 15 / 53 Dosya Ekleme Yeni bir dosya tanımı yapmak için, Dosya Ekle düğmesine basılır. Ekran 5: Dosya Tanımlama Ekranı Açılan ekranda, (*) işareti ile belirtilmiş bilgi alanları veri girilmesi zorunlu alanlardır. Zorunlu bilgi alanları Dosya No ve Dosya Tanımı bilgileri girilir. Dosya Konusu bilgisini girmek için, bu bilgi alanının yanında bulunan liste yardımı Arama tuşuna basılır. Birim bilgisi, Açılış Tarihi ve Açan Kullanıcı bilgileri sistem tarafından görüntülenir. Tanımlanan dosyaya ilişkin nitelik bilgileri Nitelik sekmesinde girilir. Yetki sekmesinde birimdeki tüm kullanıcılara bu dosya ile işlem yapma yetkisi verilecekse, Birimdeki Tüm Kullanıcılar kutucuğu işaretlenir. Kullanıcı Kaydet düğmesine basarak dosya tanımını gerçekleştirir. Dosya Kapatma Açılan dosya kapatılacak ise Kapanış Tarihi girilerek, Dosya Kapat düğmesine basılır. Kapatan Kullanıcı bilgisi otomatik gelir.

16 Kaydet görüntülenir. : 16 / 53 düğmesine basıldıktan sonra Dosya Durumu Kapalı olarak Dosya Evrakları Listeleme Dosya içerisindeki evrakları listelemek için Evrakları Listele tıklanır (Ekran 5). İlgili dosya içinde bulunan evraklar listelenir (Ekran 6). Ekran 6: Dosya Evrakları Listele Ekranı Dosyalar Arası Evrak Taşıma Bir evrakı başka bir dosyaya taşımak için o evraka ait Seç kutucuğu işaretlenir. İlgili evrakın taşınacağı hedef dosya Dosya Seç tuşuna basılarak Hedef Dosya bilgi alanına getirilir (Ekran 6). Evrakı bu dosyaya aktarmak için Seçili Evrakları Taşı tuşuna basılır. V.2.2. Dosya Birleştirme Dosya Birleştirme ekranında, birden fazla dosya bu dosyalardan birinde birleştirilir.

17 : 1 / 53 Ekran : Dosya Birleştirme Ekranı Birleştirilecek olan dosya bilgisi, liste yardımı için Arama tuşuna basılarak açılan listeden seçilir. Birleştirilecek olan dosya bilgisi bu biçimde seçildiğinde, Birleşilen Dosya Tanımı ve Birleşilen Dosya Sayısı bilgileri otomatik gelir. Birleştirme Tarihi bilgisini girmek için, bu bilgi alanının yanında bulunan tarih düğmesine tıklanır ve tarih seçilir. Birleşen Dosyanın içerisine dosya eklemek için Detay Ekle düğmesine basılır. Açılan satırda Sayısı bilgi alanında bulunan Arama tuşu ile açılan liste yardımından, birleşecek olan dosya seçilir. Kaydet düğmesine basılır. V.3. Evrak Hazırlama, İmzaya Çıkarma ve Dağıtım İşlemleri Yazışma Modülü nde, iç ve dış yazışma için evraklar hazırlanarak, diğer evrak işlemleri yapılır. V.3.1. Evrak Hazırlama Evraklarım Modülü Yazışma ekranı ilk açıldığında sorgulama durumunda açılır. Bu ekranda yeni bir evrak oluşturmak için Evrak Ekle tuşuna basılır (Ekran ).

18 : 18 / 53 Ekran 8: Evrak Yazışma İşlemleri Ekranı

19 : 19 / 53 BAŞLA Microsoft Office (Word,Excel vb.) ) Belge, Word, Excel vb. biçimde hazırlanır. Bilgisayarınız (Word, Excel vb.) EKLE Evrak Yazışma Evraka ilişkin bilgiler girilir. Evrak/Yazışma/Evrak Yazışma KAYDET Evrak Yazışma Evraka ait üst yazı ve yazıya ait ekler sisteme eklenir. Evrak/Yazışma/Evrak Yazışma/Yazı ve Ekler EKLE Evrak Yazışma Evraka imza atacak kişiler eklenir. Evrak/Yazışma/Evrak Yazışma/İmza İMZAYA ÇIKART BİTTİ Evrak Yazışma Şeması

20 : 20 / 53 Evrak Ekle tuşuna basıldığında evrak kayıt ekranı açılır. Bilgiler Ekran 9: Evrak Yazışma İşlemleri Bilgiler Ekranı Evraka ait yazışma tipi dış yazışma için dış, iç yazışma için ise iç olarak seçilir. Bir dış yazışma evrakı oluştururken, Bilgiler sekmesinde dosya bilgisini seçmek için bu bilgi alanının yanında bulunan Dosya Seç tuşuna basılır. Dosya Seçimi ekranından ilgili dosya seçilir. Evrakın konusu, Konusu bilgi alanına girilir. Bilgiler girilip kaydedildiğinde sistem Referans numarası nı otomatik verir. Evraka ilişkin diğer bilgiler de istenirse bu sekmede girilir. Kaydet düğmesine basılarak yapılan değişiklikler kaydedilir.

21 : 21 / 53 Yazı/Ek Ekran 10: Evrak Yazışma İşlemleri Yazı / Ek Ekranı İlgili yazıyı sisteme eklemek için Yazı ve Ekler sekmesinde, Belge Kaynağı olan Tarayıcıdan, Bilgisayarımdan ya da Metin Düzenleyiciden seçeneklerinden birinin üzerine tıklanır. Bilgisayarımdan ekranında, içerik eklemek için Yazı kısmından Ekle düğmesine basılır.

22 : 22 / 53 Belge Ekleme (Bilgisayarımdan) Ekran 11: Belge Ekleme Ekranı (Bilgisayarımdan) Açılan ekranda, düğmesi tıklanarak yerel diskteki ilgili belge seçilir. Bu belge düğmesi tıklanarak sisteme eklenir. Evrakla ilgili Ekler de bu sekmede kaydedilir. Belge sisteme yüklendiğinde Ekran 10 da görüntülenir.

23 : 23 / 53 Ek Bilgi Ekran 12: Evrak Yazışma İşlemleri Ek Bilgi Ekranı Ek Bilgi sekmesinde Evrak türü seçilerek, evraka ait nitelikler girilir. Kaydet düğmesine basılarak yapılan değişiklikler kaydedilir.

24 : 24 / 53 V.3.2. İmzaya Çıkarma Evrakı elektronik ortamda imzalayacak olan kişiler İmza sekmesinde belirlenir. İmza listesine eklenecek kullanıcılar arama koşulu girilerek sorgulanır. Listelenen kullanıcılar imza türüne (Onay, Olur, Paraf vb.) göre ilgili alana sürüklenir ve bırakılır. Ekran 13: Evrak Yazışma İşlemleri İmza Ekranı İmzalayacak kişileri belirlemenin diğer bir yöntemi ise, Tanımlar Modülü İmza Planı ekranında tanımlanan imza planlarından birini seçerek tabloya aktarmaktır. Düzenlenen evrakın elektronik olarak imzalanabilmesi için, kişiler belirlendikten sonra İmzaya Çıkart düğmesine basılır. Evrak imzaya çıkartıldığında, evrakı imzalayacak ilk kişinin iş listesine düşer.

25 : 25 / 53 V.3.3. İmzalama İş listesinden imzaya gelen evrak seçildiğinde evrak özet ekranı açılır. Ekran 14: Evrak Yazışma İşlemleri Özet Ekranı Evrak herhangi bir nedenle imzalanmayacaksa, Önceki İmzaya Çıkarana İade ya da İmzaya Çıkarana İade tuşuna basılarak iade nedeni girilir ve evrak geldiği yere onaylanmadan geri döner. Evrakı imzalayacak kişinin elektronik imza kullanma yetkisi bulunmuyorsa, evrakı imzalamak için evrak içeriği kontrol edildikten sonra İmzala tuşuna basılır. Evrak, imzalayacak olan diğer kişinin iş listesine düşer.

26 : 26 / 53 Evrakı imzalayacak kişinin elektronik imza kullanma yetkisi bulunuyorsa, evrakı imzalamak için evrak içeriği kontrol edilerek, evrak imzalanacaksa e-imza tuşuna basılır ve elektronik imza ekranı açılır. Ekran 15: Elektronik İmza Ekranı Bu ekranda İmzala tuşuna basılır. Açılan pencerede kart şifresi girilir. Tamam tuşuna basılarak imzalama işlemi bitene kadar beklenir. İşlem bittiğinde Kaydet tuşuna basılır. Belge üzerindeki imzalar sekmesinde elektronik imza atacak kişinin adı, soyadı ve unvanı görüntülenir. V.3.4. Dağıtım İmzadan gelen evrakın dağıtımı, V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatılmıştır.

27 : 2 / 53 V.4. Dağıtım ile Gelen Evrakın Alınması ve Dağıtımı V.4.1. Dağıtım ile Gelen Evrakın Alınması Evrak dağıtıldığında, dağıtımı alan kişinin iş listesine düşer. İş listesindeki evrak seçilince özet ekranı açılır. Ekran 18: Evrak Yazışma İşlemleri Özet Ekranı Evrak kabul edilmeyerek iade edilmek istenirse, İade Et tuşuna basılarak iade nedeni girilir ve evrak gönderen birimin iş listesine gönderilir. Evrak Teslim Al tuşu ile teslim alınır. Evrak teslim alınınca sistem birim gelen evrak defterinden kayıt numarası verir. Teslim alınan evraka üst yazı yazılacaksa Üst Yazı Hazırla tuşuna basılır ve yeni bir evrak hazırlanır. Teslim alınan evraka cevabi yazı yazılacaksa Cevabi Yazı Hazırla tuşuna basılır ve yeni bir evrak hazırlanır. Cevabi Yazı hazırlanan evrak sorgulandığında, ilişkilendirilen evrak yani teslim alınan evrak İlgi olarak görüntülenir.

28 : 28 / 53 Ekran 19: İlgi Evrak Yazışma İşlemleri İlgi / Cevabi Yazı Ekranı V.4.2. Teslim Alınan Evrakın Dağıtılması Teslim alınan evrak V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatıldığı biçimde dağıtılır.

29 : 29 / 53 V.5. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Kayıt ve Dağıtım İşlemleri Birime elden edilen evrakların kaydı ve dağıtım işlemleri Birim Evrak Modülü nde yapılır. V.5.1. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Kaydı Birime elden gelen bir evrakı sisteme kayıt eklemek için, Birim Evrak Modülü Gelen Evrak İşlemleri ekranında Evrak Ekle düğmesine basılır. Ekran 20: Birim Gelen Evrak İşlemleri Ekranı Evraka ait yazışma tipi dış yazışma için dış, iç yazışma için ise iç olarak seçilir. Bilgiler sekmesinde dış yazışma yapılacak ise Sahibi bilgisi manüel (elle) girilir. İç yazışma ise Sahibi bilgisi Birim Seç tuşu kullanılarak bu bilgi alanına getirilir. Dosya bilgisini seçmek için bu bilgi alanının yanında bulunan Dosya Seç tuşu ile açılan Dosya Seçimi ekranından ilgili dosya seçilir. Evrakın konusu ve tarihi bilgileri girilir. Bilgiler sekmesinde diğer alanlar zorunlu olmamakla birlikte girilir. Yapılan değişiklikler Kaydet düğmesine basılarak kaydedilir. Bilgiler girilip kaydedildiğinde, sistem tarafından Referans No ve Kayıt No otomatik verilir. İlgili yazıyı sisteme eklemek için Yazı ve Ekler sekmesinde, Belge Kaynağı olan Tarayıcıdan, Bilgisayarımdan ya da Metin Düzenleyiciden seçeneklerinden birinin üzerine tıklanır. Bilgisayarımdan ekranında, içerik eklemek için Yazı kısmından Ekle düğmesine basılır. Açılan ekranda, Gözat düğmesi tıklanarak yerel diskteki ilgili belge seçilir. Bu

30 belge kaydedilir. : 30 / 53 düğmesi tıklanarak sisteme eklenir. Evrakla ilgili Ekler de bu sekmede V.5.2. Birime Elden Teslim Edilen Evrakların Dağıtımı Birime elden gelen evrakın kaydı yapıldıktan sonra, V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatıldığı biçimde dağıtılır.

31 : 31 / 53 V.6. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Kayıt ve Dağıtım İşlemleri Kuruma dışarıdan gelen evrakların kaydı ve dağıtım işlemleri Genel Evrak Modülü nde yapılır. V.6.1. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Kaydı Genel Evrak Modülü Gelen Evrak Kaydı ekranı sorgulama durumunda açılır. Yeni bir kayıt eklemek için, Evrak Ekle düğmesine basılır. Ekran 21: Gelen Evrak Kaydı Ekranı Bilgiler sekmesinde; zorunlu bilgi alanları Geldiği Yer, Kayıt Tarihi ve Evrakın Tarihi bilgileri girilir. Zorunlu veri girilecek alanlar (*) işaretiyle belirtilmiştir. Evrakı bir dosya ile ilişkilendirmek için Dosya Seç tuşuna basılır. Dosya Seçimi ekranından ilgili dosya seçilir. Evrakın konusu, Konusu bilgi alanına girilir. Bilgiler sekmesinde diğer alanlar zorunlu olmamakla birlikte girilir. Yapılan değişiklikler Kaydet düğmesine basılarak kaydedilir. Bilgiler girilip kaydedildiğinde, sistem tarafından Referans No ve Kayıt No otomatik verilir. Gelen evrakı sisteme eklemek için Yazı ve Ekler sekmesinde, Belge Kaynağı olan Tarayıcıdan, Bilgisayarımdan ya da Metin Düzenleyiciden seçeneklerinden birinin üzerine tıklanır. Bilgisayarımdan ekranında, içerik eklemek için Yazı kısmından Ekle düğmesine basılır. Açılan ekranda,, Gözat düğmesi tıklanarak yerel diskteki ilgili belge seçilir.

32 Bu belge Belge Yükle Ekler de bu sekmede kaydedilir. : 32 / 53 düğmesi tıklanarak sisteme eklenir. Evrakla ilgili V.6.2. Kuruma Dışarıdan Gelen Evrakların Dağıtımı Kuruma dışarıdan gelen evrakın kaydı yapıldıktan sonra, V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri başlığı altında anlatıldığı biçimde dağıtılır.

33 : 33 / 53 V.. Kurum Dışına Gönderilen Yazıların Posta İşlemleri Evrak Posta İşlemleri ekranında, gönderilen evraka ait posta bilgileri girilir ya da ilgili evrak merkezi, belirlenen tarih ve seçilen posta türüne göre sorgulama yapılır. Ekran ilk olarak sorgu durumunda açılır Ekran 22: Evrak Posta İşlemleri Ekranı Evrak Merkezi, Posta Türü ve Posta Tarihi bilgileri girilir. Sorgula düğmesine basılır. Bir evraka ait posta bilgisi girmek için Detay Ekle tuşuna basılır. Evrak Merkezi, Posta Türü ve Posta Tarihi bilgileri ile Evrak Numarası, Gönderilen Yer, Açıklama, Gramaj, Adres, Ücret vb. bilgiler girilir. Kaydet düğmesine basılarak kaydedilir. Bir posta bilgisini silmek için Seç kutucuğu işaretlenir. Kaydı silmek için Detay Sil tuşuna basılır. Kaydet düğmesine basılarak kaydedilir. Rapor dökümü almak için, Raporla tuşuna basılır.

34 : 34 / 53 V.8. Detaylı Dağıtım İşlemleri Dağıtım sekmesinde evrakın gönderileceği kişi ya da birimler seçilir. Bu sekmede Birim Dağıtım Planı, Birim Sorgulama, Kişi Dağıtım Planı ve Kişi Sorgulama bilgi alanları yer alır. Dağıtım Planları, Tanımlar Modülü nde Dağıtım Planı ekranında tanımlanır. Birim Dağıtım Planı bilgi alanında tanımlı tüm dağıtım planları listelenir. Kişisel birim dağıtım planları listelenmek istenirse bu alandaki Kişisel tuşuna basılır. Dağıtım planlarının tümünü görüntülemek için Tümü tuşuna basılabilir. Ekran 23: Evrak Yazışma İşlemleri Dağıtım Ekranı İlgili dağıtım planı ve/veya sorgulanmış birim ya da kişiler, Birim Dağıtım Listesi alanına sürüklenerek bırakılır. İlgili birim ve kişilere ait bilgi alanlarında Dağıtım Türü, Bitiş Tarihi ve Dağıtım Not bilgileri girilir. Dağıtım yapılacak evrak, Dağıt tuşuna basılarak ilgili kişi ya da birimlere ulaştırılır. Bu kişi ve birimlere ait dağıtım durumu Dağıtıldı olarak görüntülenir.

35 : 35 / 53 Ekran 24: Evrak Yazışma İşlemleri Dağıtım Ekranı Dağıtım yapılacak birim ya da kişiler yanlış girildiyse, ilgili kaydın karşısındaki Seç kutucuğu işaretlenerek Sil tuşuna basılır. Dağıtım yapılan birim ya da kişilere yapılan dağıtım hatalı ise, evrakın gönderildiği kişi ya da birimlerin iş listesinden evrakı geri çekmek için İptal Et tuşuna basılır. Bir evrakın, ilgili kişi ya da birimin iş listesinden geri çekilebilmesi için, o evrakın işlem görmemiş olması gerekmektedir. İşlem gören evraklar için sistem uyarı mesajı vermektedir. Dağıtım Durumu İptal edildi olarak görüntülenir.

36 : 36 / 53 V.9. Gelen ve Giden Evrakın Listelenmesi Gelen ve giden evraka ait listeler; Genel Evrak Modülü nde Gelen Evrak Listesi ve Giden Evrak Listesi ekranlarında, Birim Evrak Modülü nde Birim Gelen Evrak Listesi ve Birim Giden Evrak Listesi ekranlarında ve Yazışma Modülü nde Gelen Evraklarım ve Giden Evraklarım ekranlarında görüntülenir. Gelen Evrakların Listelenmesi Evrakın Sayısı, Kurum Kayıt No/Tarihi, Evrak Tarih Aralığı, Kayıt Tarih Aralığı, Konu, Referans No, Geldiği/Gittiği Yer vb. arama koşullarından herhangi biri girilerek Sorgula düğmesine basılır. Arama Sonuçları bölümünde kriterlere uyan evraklar listelenir. Ekran 25: Gelen Evrak Listesi Ekranı Evrakların içerikleri görülmek istenirse, evraka ait satırın başında bulunan Seç kutucuğu işaretlenir. Seçilenleri Aç evrak içerikleri görüntülenir. İlgili evraka ait Referans No (Örneğin; içeriği görüntülenebilir. düğmesi tıklanır ve böylelikle ) üzerine tıklanarak da evrak

37 : 3 / 53 Giden Evrakların Listelenmesi Evrakın Sayısı, Kurum Kayıt No/Tarihi, Evrak Tarih Aralığı, Kayıt Tarih Aralığı, Konu, Referans No, Birim Kayıt No aralığı, Geliş Tarih Aralığı vb. arama koşullarından herhangi biri girilerek Sorgula düğmesine basılır. Arama Sonuçları bölümünde kriterlere uyan evraklar listelenir. Ekran 26: Giden Evrak Listesi Ekranı Evrakların içerikleri görülmek istenirse, evraka ait satırın başında bulunan Seç kutucuğu işaretlenir. Seçilenleri Aç evrak içerikleri görüntülenir. İlgili evraka ait Referans No (Örneğin; içeriği görüntülenebilir. düğmesi tıklanır ve böylelikle ) üzerine tıklanarak da evrak

38 : 38 / 53 V.10. Arama İşlemleri Arama Modülü nde, dosyalara ait evrak listeleri ve evrak hareketleri izlenir. Bu ekranlar bilgi amaçlı çalışır, kayıt girişi yapılamaz. Bu modüldeki ekranlar yardımıyla, bir evrakın hangi tarihte kimde olduğu bilgisi edinilir. V Evrak Ara Evrak Ara ekranında, ulaşılmak istenen evrak, evraka ait özellikler ile sorgulanarak ekranda görüntülenir. Ekran 2: Evrak Ara Ekranı Evrak aramak için Referans No, Evrakın Sayısı, Evrakın Birimi, Geldiği/Gittiği Yer, Evrak Tarih Aralığı, Kurum Tarih Aralığı vb. arama koşullarından herhangi biri girilir. Sorgula tuşuna basılır. Arama Sonuçları bölümünde kriterlere uyan evraklar listelenir.

39 : 39 / 53 Evraka ait bilgileri görüntülemek için, Referans No üzerine tıklanır. Evrak Detayları ekranı açılır. Bu ekranda evraka ait Bilgiler, Evrak Hareketleri, Ek Bilgi, Dağıtım, İlgi, Yazı ve Ekler ve Cevabi Yazılar sekmeleri yer alır. Ekran 28: Evrak Detayları Ekranı Evraka ilişkin işlem adımları, Evrak Hareketleri sekmesinde görülür.

40 : 40 / 53 V Evrak Ara Evrak detaylı olarak sorgulanmak istenirse, bu işlem Evrak Detaylı Ara ekranında yapılabilir. Bu ekranda Arama Koşulları, İçerik Arama ve Nitelik Arama sekmeleri ile evrak ayrıntılı olarak sorgulanabilir. Ekran 29: Evrak Detaylı Ara Ekranı

41 : 41 / 53 V.11. Dağıtım, İmza, Şablon Planları Tanımlama İşlemleri Belge Yönetim Sistemi nde kullanılan Dağıtım, imza, evrak şablon vb. tanımlar, Tanımlar Modülü nde yapılır. V Dağıtım Planı Dağıtım Planı ekranında, birimlere gönderilecek evrakların dağıtımının yapılabilmesi için, dağıtım listeleri hazırlanarak sisteme tanıtılır. Evrakların standart dağıtım yerleri belli gruplar halinde dağıtım planlarında tanımlanır. Dağıtım sekmesinde; oluşturulan dağıtım planı seçilerek, evrak bu dağıtım planı altındaki tanımlı yerlere dağıtılır. Ekran 30: Dağıtım Planları Ekranı

42 : 42 / 53 Dağıtım Planı Şeması BAŞLA Dağıtım Planı Dağıtım planında oluşturulan birimlerin otomatik gelmesi sağlanır. Evrak/Tanımlar/Dağıtım Planı EKLE Dağıtım Planı Dağıtım planına ait tanım yapılır. Evrak/Tanımlar/Dağıtım Planı EKLE Dağıtım Planı Tanımı yapılan dağıtım biriminde, otomatik gelmesi istenen birimler seçilir. Evrak/Tanımlar/Dağıtım Planı/Dağıtım Yapılacak Birimler KAYDET BİTTİ Yeni bir dağıtım planı oluşturmak için Ekle düğmesine basılır.

43 : 43 / 53 Ekran 31: Dağıtım Plan Sihirbazı Ekranı Açılan 1.Tanım ekranında, Tanım bilgi alanına dağıtım planı ile ilgili tanım girilir. Kaydet tuşuna basılır Dağıtım planı tanımı yapıldıktan sonra, bu plan tüm birimlerde kullanılacaksa, Tüm Birimler kutucuğu işaretlenir. Tüm Birimler seçildiğinde, 3. Yetkili Birimler ekranında, Dağıtım planının tüm birimlerde geçerli olacağı bilgisi yer alır. Tüm Konular kutucuğu işaretlendiğinde, 4.Konular ekranında, dağıtım planının tüm konular için geçerli olacağı bilgisi yer alır. Kişisel Planım kutucuğu işaretlendiğinde, bu dağıtım planı sadece kullanıcı tarafından görülebilir. Etkin kutucuğu işaretlendiğinde, bu dağıtım planı sistem içinde etkin olarak kullanılır. Dış Dağıtım kutucuğu işaretlendiğinde, 2. Dağıtım Yerleri ekranı etkinleşir. Evrakın kurum dışına gönderileceği yerleri tanımlamak için, Ekle tuşuna basılır. Açılan satırda Yer, Adres ve Dağıtım Türü bilgileri girilerek kaydedilir. Bu dağıtım planında kurum içindeki birimleri tanımlamak için, 2. Dağıtım Yapılacak Birimler ekranında Ekle tuşuna basılır. Açılan satırda Birim bilgisi sorgulanarak Birim bilgi alanına getirilir. Dağıtım Türü bilgileri girilerek kaydedilir. Dağıtım planını görüntüleyebilecek birimleri tanımlamak için, 3. Yetkili Birimler ekranında, sol bilgi alanında tanımlı birimler sağ yön oku yardımıyla sağ bilgi alanına taşınır. Yapılan değişiklikler kaydedilir. Dağıtım planının geçerli olacağı konuları tanımlamak için, 4.Konular ekranında, Ekle tuşuna basılır. Açılan satırda konu bilgisi sorgulanarak Konu

44 : 44 / 53 Tanımı bilgi alanına getirilir. Kaydet düğmesine basılarak girilen veriler kaydedilir. 1. Tanım, 2. Dağıtım Yapılacak Birimler (Dış Dağıtım için; Dağıtım Yerleri), 3. Yetkili Birimler ve 4. Konular ekranları arasında Önceki Adım ve Sonraki Adım tuşlarını kullanılarak da geçiş sağlanabilir. V İmza Planı İmza Planı ekranında, evraka paraf, koordine, olur, onay ve imza atacak kişiler sisteme tanıtılır. Ekran 32: İmza Planları Ekranı Yeni bir imza planı oluşturmak için Ekle düğmesine basılır.

45 : 45 / 53 İmza Planı Şeması BAŞLA İmza Planı İmza planında oluşturulan kullanıcıların otomatik gelmesi sağlanır. Evrak/Tanımlar/İmza Planı EKLE İmza Planı İmza planına ait tanım yapılır. Evrak/Tanımlar/İmza Planı EKLE İmza Planı Tanımı yapılan imza planında, otomatik gelmesi istenen kullanıcılar seçilir. Evrak/Tanımlar/İmza Planı/Kullanıcılar KAYDET BİTTİ Açılan 1.Tanım ekranında, Tanım bilgi alanına imza planı ile ilgili tanım girilir. Kaydet tuşuna basılır. İmza Planı tanımı yapıldıktan sonra, bu imza planı tüm birimlerde kullanılacaksa, Tüm Birimler kutucuğu işaretlenir. Tüm Birimler seçildiğinde, 3. Birimler ekranında, imza planının tüm birimlerde geçerli olacağı bilgisi yer alır. Tüm Konular kutucuğu işaretlendiğinde, 4.Konular ekranında, bu imza planının tüm konular için geçerli olacağı bilgisi yer alır. Etkin kutucuğu işaretlendiğinde, bu imza planı sistem içinde etkin olarak kullanılır.

46 : 46 / 53 Ekran 33: İmza Plan Sihirbazı Ekranı İmza planına kullanıcı eklemek için, Kullanıcılar ekranında Kullanıcı Sorgulama ile ilgili kullanıcı ekrana getirilir. Kullanıcıya ait Birimi, Görevi ve Adı Soyadı koşullarından biri girilerek tuşuna basılır. Listelenen kullanıcılar imza türüne (Onay, Olur, Paraf vb.) göre ilgili alana sürüklenir ve bırakılır. Hatalı eklenen satır veya satırları silmek için, Sil düğmesi tıklanır. İmza planındaki kullanıcılara ait satırlar, Yukarı ve Aşağı yön tuşları kullanılarak aşağı ya da yukarı taşınabilir. Yapılan değişiklikler Kaydet düğmesine basılarak kaydedilir. 1. Tanım, 2. Kullanıcılar, 3. Birimler ve 4. Konular ekranları arasında Önceki Adım ve Sonraki Adım tuşlarını kullanılarak da geçiş sağlanabilir.

47 : 4 / 53 V Evrak Şablonları Evrak Şablonları ekranında, sistemde kullanılan evraka ilişkin şablonlar hazırlanır Ekran 34: Evrak Şablonları Ekranı Yeni bir evrak şablonu oluşturmak için Ekle düğmesine basılır.

48 : 48 / 53 Ekran 35: Evrak Şablon Sihirbazı Ekranı

49 : 49 / 53 Evrak Şablonu Şeması BAŞLA Evrak Şablonu Evrak Şablonlarında oluşturulan şablonların otomatik gelmesi sağlanır. Evrak/Tanımlar/Evrak Şablonları EKLE Evrak Şablonu Evrak Şablonuna ait tanım yapılır. Evrak/Tanımlar/ Evrak Şablonları EKLE Evrak Şablonu Tanımı yapılan evrak şablonunda, otomatik gelmesi istenen kullanıcılar seçilir. Evrak/Tanımlar/Evrak Şablonu/Kullanıcılar KAYDET BİTTİ Açılan 1.Tanım ekranında, Tanım bilgi alanına evrak şablonu ile ilgili tanım girilir. Kaydet tuşuna basılır. Evrak Şablonu tanımı yapıldıktan sonra, bu şablonun tüm birimlerde kullanılacaksa, Tüm Birimler kutucuğu işaretlenir. Tüm Birimler seçildiğinde, 3. Birimler ekranında, evrak şablonunun tüm birimlerde geçerli olacağı bilgisi yer alır. Tüm Konular kutucuğu işaretlendiğinde, 4. Konular ekranında, bu şablonun tüm konular için geçerli olacağı bilgisi yer alır. Etkin kutucuğu işaretlendiğinde, bu imza planı sistem içinde etkin olarak kullanılır. Şablon hazırlamak için 2.Şablon ekranında, istenilen özelliklerde şablon hazırlanır. Kaydet düğmesine basılarak girilen veriler kaydedilir.

50 : 50 / 53 V İlgili Kişi Planı İlgili kişi Planı ekranında, kişilere gönderilecek evrakların dağıtımının yapılabilmesi için, bu kişiler tanımlanarak sisteme tanıtılır. Ekran 36: İlgili Kişi Planları Ekranı Yeni bir ilgili kişi planı oluşturmak için Ekle düğmesine basılır.

51 : 51 / 53 İlgili Kişi Planı Şeması BAŞLA İlgili Kişi Planı İlgili kişi oluşturulan kullanıcıların otomatik gelmesi sağlanır. Evrak/Tanımlar/ İlgili Kişi Planı EKLE İlgili Kişi Planı İlgili Kişi Planı ait tanım yapılır. Evrak/Tanımlar/ İlgili Kişi Planı EKLE İlgili Kişi Planı Tanımı yapılan ilgili kişi planında, otomatik gelmesi istenen kullanıcılar seçilir. Evrak/Tanımlar/İlgili Kişi Planı/Kullanıcılar KAYDET BİTTİ Açılan 1.Tanım ekranında, Tanım bilgi alanına ilgili kişi planı ile ilgili tanım girilir. Kaydet tuşuna basılır. İlgili Kişi Planı tanımı yapıldıktan sonra, bu plan tüm birimlerde kullanılacaksa, Tüm Birimler kutucuğu işaretlenir. Tüm Birimler seçildiğinde, 3. Birimler ekranında, ilgili kişi planının tüm birimlerde geçerli olacağı bilgisi yer alır. Tüm Konular kutucuğu işaretlendiğinde, 4.Konular ekranında, bu planın tüm konular için geçerli olacağı bilgisi yer alır. Kişisel Planım kutucuğu işaretlendiğinde, bu ilgili kişi planı sadece kullanıcı tarafından görülebilir.

52 : 52 / 53 Ekran 3: İlgili Kişi Plan Sihirbazı Ekranı Etkin kutucuğu işaretlendiğinde, ilgili kişi planı sistem içinde etkin olarak kullanılır. İlgili kişi planında ilgili kullanıcıları tanımlamak için, 2. Kullanıcılar ekranında Ekle tuşuna basılır. Açılan satırda kullanıcı bilgisi sorgulanarak kullanıcı bilgi alanına getirilir. Dağıtım Türü bilgisi girilerek kaydedilir. İlgili kişi planını görüntüleyebilecek birimleri tanımlamak için, 3. Birimler ekranında, sol bilgi alanında tanımlı birimler sağ yön oku yardımıyla sağ bilgi alanına taşınır. Yapılan değişiklikler kaydedilir. İlgili kişi planının geçerli olacağı konuları tanımlamak için, 4. Konular ekranında, Ekle tuşuna basılır. Açılan satırda konu bilgisi sorgulanarak Konu Tanımı bilgi alanına getirilir. Kaydet düğmesine basılarak girilen veriler kaydedilir. 1. Tanım, 2. Kullanıcılar, 3. Birimler ve 4. Konular ekranları arasında Önceki Adım ve Sonraki Adım tuşlarını kullanılarak da geçiş sağlanabilir.

53 : 53 / 53 V.12. Vekalet İşlemleri Kullanıcıların kendi yetkilerini başka kullanıcılara devretme işlemini Güvenlik Menüsü Vekalet Atama ekranında gerçekleştirirler. Ekran 38: Vekalet Atama Ekranı Vekalet veren kullanıcı sistem tarafından görüntülenmektedir. Vekalet verilen kullanıcıyı eklemek için, Ekle tuşuna basılır. Açılan satırda vekalet verilecek kullanıcı liste yardımıyla seçilir. Başlama ve Bitiş Tarihleri ile saatleri girildikten sonra kaydedilir. Girilen vekalet kaydı silinemez ancak vekalet süresi bitmeden vekalet geri alınabilir. Vekaleti geri almak için Sonlandır tuşuna basılır.