T.C İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU. Oturum Saati 14:30

Transkript

1 T.C Evrak Tarih ve Sayısı: 18/12/ BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU *BENN3BMSF* Oturum Tarihi 15/12/2017 Oturum Saati 14:30 Oturum Sayısı 56 KARAR ÖRNEĞİ Gündem: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun tarihli ve 56 sayılı kararı ile oluşturulan formların görüşülmesi. Karar: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunca oluşturulan belgeler incelenmiş olup, Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürünün 5/1 maddesi uyarınca 7 adet görev tanımının ekteki şekliyle kabulüne oy birliğiyle karar verilmiştir. EKLER: Görev Tanımları (7 adet) BŞEÜ-KAYSİS Belgesi Talep Formu (7 adet) e-imzalıdır Prof. Dr. Nurgül ÖZBAY Başkan e-imzalıdır Yrd. Doç. Dr. Mehmet Fatih YALÇIN Üye e-imzalıdır Prof. Dr. Aykut EKİNCİ Üye e-imzalıdır Doç. Dr. Cihan DARCAN Üye e-imzalıdır Alper YILDIRIM Üye 15/12/2017 Nigar ÖZALP Mevcut Elektronik İmzalar AYKUT EKİNCİ (Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu Müdürlüğü - Yüksekokul Müdürü) 15/12/ :58 MEHMET FATİH YALÇIN (İslami İlimler Fakültesi Dekanlığı - Dekan V. V.) 15/12/ :08 ALPER YILDIRIM (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Daire Başkanı) 15/12/ :46 CİHAN DARCAN (Genel Sekreterlik - Genel Sekreter V.) 15/12/ :47 NURGÜL ÖZBAY (Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü - Rektör Yardımcısı) 18/12/ :41 Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe Kampüsü BİLECİK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Hakan GÖGER Tel: Faks: Elektronik ağ: Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

2

3 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI İDARİ PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM SORUMLUSU GÖREV TANIMI Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 2 1. Birimi Personel Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef / Bilgisayar İşletmeni / V.H.K.İ. / Memur 3. Görev Unvanı Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvanlar 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Şube Müdürü / Daire Başkanı 657 Sayılı Kanunun 177. maddesi ile yurt içi ve yurt dışı geçici görevlendirmeler ile 2547 Sayılı Kanunun 13/b-4 maddesi uyarınca görevlendirme ve diğer görevlendirme işlemlerinin yürütülmesi ve takip edilmesi işlemlerinin yapılması. Her türlü hizmeti, Kalite Yönetim Sistemine uygun olarak ve zamanında yapılmasını sağlamak. 657, 5510 Sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat değişikliklerini takip etmek, varsa teşkilata ve birimlere duyurulmasını sağlamak. Vekalet Yazışmaları İşlemlerinin Yürütülmesi ve EBYS vekalet formunun girilmesi. Hukuk Müşavirliğinin İstediği Evrakların Hazırlanması İşlemlerinin Yürütülmesi. İdari Personel Şube Müdürlüğüne ait faaliyet raporunu hazırlamak ve gönderilmesini sağlamak. EBYS den gelen evraklar ile ıslak imza ile aslı gelen evrakların takibinin yapılması ve asıl evrakların dosyalama işlemlerini yapmak. Gelen Evrak-Giden Evrak Dosyasında takibi yapılan iş ve işlemleri yapmak. (Kurum dışından ve Daire Başkanlıklarından gelen evrakları gereği için servise havale etmek, servisten gelen yazıları kontrol ederek Başkanlığa göndermek.) İdari personel kadro cetvelini sağlıklı bir biçimde tutmak, yeni kurulan birimler ile birimlerarası kadro aktarma işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Kadro İptal-İhdas, Dolu Boş (2, 3, 4 Sayılı) kadro değişiklik cetvellerini Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı na göndermek, Resmi Gazetede yayınlandıktan sonra iptal ihdas, atama, I ve II sayılı kadro cetvellerinin güncelleştirilmesi işlemlerini yapmak. Aday memurların Temel Eğitim programını, eğitim yerini, eğitimcilerini belirlemek ve eğitimlerden haberdar olmalarını sağlamak, Hazırlayıcı eğitim programını Devlet Personel Başkanlığına göndermek eğitimcilere Devlet Personel Başkanlığınca hazırlanan Temel Eğitim Notları kitabındaki eğitim konularını iletmek, Eğitim konularının hazırlanmasını ve eğitimcilere iletilmesini sağlamak Aday memurların hazırlayıcı ve Temel eğitime katlmalarını sağlamak. Hazırlayıcı Eğitim Programını Devlet Personel Başkanlığına göndermek. Birimlerin Hizmet İçi Eğitim taleplerini yerine getirmek ve sonuçlandırmak. İdari personel kadro cetvelini sağlıklı bir biçimde tutmak, yeni kurulan birimler ile birimlerarası kadro aktarma işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Açıktan ve naklen atanan personelin bilgilerinin Personel Otomasyon Programında işlenmesini sağlamak ve takibini yapmak. EKPSS ve Kura kayıtları sonucuna göre atanan Engelli Personel Atama İşlemlerinin Yürütülmesi Sayılı kanunu ile Şehit yakını, gazi ve gazi yakınları ile vazife malulleri ve yakınlarına tanınan istihdam hakkı kapsamında Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığınca hak sahibi olduğu belirlenerek Kurumumuza bildirilen personelin Atama Atama İşlemlerinin yürütülmesi sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu hükümleri uyarınca Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı nın sosyal hizmet modellerinden yararlananların Atama işlemlerinin yürütülmesi. İdari personelden askere sevk edilenlerin, istifa, nakil vb. nedenlerle ayrılanların, hizmet birleştirilmesi yapılacak olanların işlemlerinin yapılmasını sağlamak ve takip etmek. DPB, KPSS Kadro Tahsis İşlemlerinin Yapılması. KPSS Yerleştirmeleri Sonucu Atanan Personelin Evraklarının Alınması. Maliye Bakanlığı, Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı, YÖK. Başkanlığı ve diğer makamların istedikleri çeşitli izleme formlarını ve işlemleri ilgili zamanlarda hazırlamak ve ulaştrılmasını sağlamak. Yıllık terfi işlemlerinin düzenli olarak yürütülmesini sağlamak. Her mali yılı başı Yan Ödeme Cetvellerinin hazırlanarak vize alınmasını sağlamak. Hizmet birleştirme onaylarını yapmak. Görevde Öğrenim durumu değişenlerin intibak işlemlerini yürüterek öğrenim listelerinin güncellenmesi işlemlerinin yürütmek. Personel Daire Başkanlığı web sayfasının güncelleme işlemlerinin yapılmasının takibinin yapılması. Verilecek diğer benzeri görevleri yapmak. En az yüksekokul mezunu olmak ve üç yıl hizmeti bulunmak. 1/1

4

5 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI SİCİL VE DESTEK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM SORUMLUSU GÖREV TANIMI Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 1. Birimi Personel Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef / Bilgisayar İşletmeni / V.H.K.İ. / Memur 3. Görev Unvanı Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvanlar 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Şube Müdürü / Daire Başkanı Akademik ve İdari personelin emeklilik, nakil, istifa ve diğer ayrılış sonrası İlişik Kesme işlemlerini düzenlemek. Akademik ve İdari personelin SSK ve Bağ-Kur'da geçen hizmetlerinin tespiti için gerekli işlemleri yürütmek. Akademik ve İdari personelin askerlik süreleri, ücretsiz izinde geçen süreleri ve yurtdışında geçen sürelerinin tespitini yapmak. Akademik ve İdari personelin Hizmet ve Çalışma Belgelerini düzenlemek. Akademik ve İdari personelin disiplin dosyalarını muhafaza etmek, düzenlemek ve yazışmalarını yapmak. Akademik ve İdari personelin Genel ve Ek Beyan Mal Bildirim Formlarını doldurmasını sağlamak ve muhafaza etmek. Akademik ve İdari personelin Ücretsiz İzin iş ve işlemlerini düzenlemek. Naklen ayrılan personelin dosyalarının gönderilmesi ve nakil gelen personelin dosyalarının teslim alınması işlemlerini yürütmek. Yeni göreve başlayan personele Kurum Sicil Numarası vermek. Ölüm halinde personelin yakınına maaş bağlanması ile ilgili işlemleri yapmak. Faaliyet raporu düzenlemek. Görevinden Ayrılan ve Göreve Başlayan Personelin Listelerinin Tutulması. Görevinden Ayrılan ve Göreve Başlayan kadrosu Rektörlüğe Bağlı Birimler ve Daire Başkanlıkları'nda olan Personelin Sigorta Giriş ve Çıkış İşlemlerin yürütülmesi. EBYS İlişik Kesme İşlemlerinin yürütülmesi. Personele ait evrakların ve özlük dosyasının arşivlenmesini sağlamak. Bilgi Edinme Birimi yazışmalarını yapmak ve arşivlenmesini yürütmek. Soruşturma geçirip ceza alan personele cezalarının işlenerek, ilgili personele tebliğ edilmesini sağlamak. Soruşturma geçirip ceza alan personelin cezalarının YÖKSİS, DPB ve Otomasyon sistemlerine girişlerinin sağlamak. Personelin Sendika Üyeliğine başvuru ve çekilme formları geldiğinde Personel Otomasyon Programına bilgi girişi yapılarak listelerin güncel tutulması. Sendika ile ilgili genel yazışmaların yürütülmesi. Kurum İdari Kurulu İşlemlerinin yürütülmesi Nolu Tutanağının hazırlanması ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'na gönderilmesi. Hususi ve Hizmet Pasaport İşlemlerinin Yürütülmesi. Memuriyetten çıkarılanların işlenmesi ve bu kişilerin atanmasının yapılmaması için ilgili şube müdürlüklerini bilgilendirmek. Personelin evlilik, boşanma gibi iş ve işlemlerini yürütmek. Personelin Aile Durum ve Aile Yardım Bildirimi yazışmalarını yapmak ve bu bilgilerin güncel tutulmasını sağlamak. Personel mahkeme kararıyla ad-soyad veya yaş değişikliği (tahsis) yapmışsa, bunu ilgili mahkeme kararına göre OTOMASYON Programlarına işlemek ve ilgili birimlere bildirmek. Personelin Yıllık, Hastalık, Mazeret ve Refakat İzinlerinin iş ve işlemlerini sağlamak. Verilecek diğer benzeri görevleri yapmak. En az yüksekokul mezunu olmak ve üç yıl hizmeti bulunmak. 1/1

6

7 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI AKADEMİK PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM SORUMLUSU GÖREV TANIMI Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 2 1. Birimi Personel Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef / Bilgisayar İşletmeni / V.H.K.İ. / Memur 3. Görev Unvanı Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvanlar 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları Şube Müdürü / Daire Başkanı Akademik personel kadro cetvelini sağlıklı bir biçimde tutmak, yeni kurulan birimler ile birimlerarası kadro aktarma işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Dolu Boş (2, 3, 4 Sayılı) kadro değişiklik cetvellerini Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı na göndermek, Resmi Gazetede yayınlandıktan sonra iptal ihdas, atama, I ve II sayılı kadro cetvellerinin güncelleştirilmesi işlemlerini yapmak. Açıktan atama izinleri ile ilgili Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı ile Maliye Bakanlığı nezdinde yazışmaları takip etmek, verilen izinler çerçevesinde ilan ve atama işlemlerini yapmak ve sonuçlandırmak. Aylık ve üç aylık form ve tabloları ilgili zamanlarda hazırlamak, Maliye Bakanlığı ile Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı na bildirmek. Yeniden atama, Aylık derece, kademe ve kıdem terfler işlemlerinin düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak ve takip etmek. Açıktan ve naklen atanan personelin bilgilerinin Personel Otomasyon Programında işlenmesini sağlamak ve takibini yapmak. Akademik personelden askere sevk edilenlerin, istifa, nakil vb. nedenlerle ayrılanların, hizmet birleştirme işlemi yapılacak olanların işlemlerinin yapılmasını sağlamak ve takip etmek. 2547, 2914 Sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat değişikliklerini takip etmek, varsa teşkilata ve birimlere duyurulmasını sağlamak. Akademik Personel Şube Müdürlüğüne ait faaliyet raporunu hazırlamak ve gönderilmesini sağlamak. Sözleşmeli yabancı uyruklu öğretim elemanı çalıştrılması ile ilgili işlemlerin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak. Maliye Bakanlığı, Devlet Personel Başkanlığı ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafndan istenen periyodik formları hazırlamak, göndermek. YLSY öğrencilerinin işlemlerinin yapılması. Öğrenim İntibakı, Askerlik İntibakı ve Hizmet birleştirme onaylarını yapmak Sayılı Kanun uyarınca öğrenimlerini tamamlayanların atama işlemlerinin yapılması. ÜAK'dan gelen Doçentlik Sınavına başvuran adayların jürilerinde görev alan Üniversitemiz Profesörlerine gönderilen zarfarın zimmetle teslim edilmeleri ve hazırladıkları Doçentlik Eser İnceleme Raporları'nın da yazımız ekinde ÜAK'ye gönderilmesi işlemleri. 2547/35.maddesi uyarınca lisansüstü işlemleri yapmak Sayılı Kanunun 38.maddesi uyarınca görevlendirme işlemlerinin yapılmasını sağlamak Sayılı Kanunun 39.maddesi uyarınca Yurt İçinde ve Dışında görevlendirme işlemlerinin yapılmasını sağlamak Sayılı Kanunun 40.maddesi uyarınca görevlendirme işlemlerinin yapılmasını sağlamak Sayılı Kanunun 13/b-4 maddesi uyarınca yapılan görevlendirme işlemleri. Dekan atama (İdari görevlendirme) işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Enstitü Müdürü atama (İdari görevlendirme) işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Yüksekokul Müdürü atama (İdari görevlendirme) işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Rektörlük Bölüm Başkanı ve Koordinatör atama (İdari görevlendirme) işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Yurtdışına Lisansüstü Öğrenim Görmek üzere gönderilecek öğrencilerin seçme ve yerleştirme görevlendirme işlemlerinin yapılması. Dosyalama işlemlerini yapmak. Diğer Görevlendirme işlemlerini yürütmek. Birimlerden gelen kadro talepleri doğrultusunda İlan taslakların hazırlanması ve birimlere onaya sunulması. Birimlerden onaylanan İlan taslakları için; Öğretim Üyeleri için Ulusal Basında yayınlanması için Sakarya Basın İlan Kurumuna ve Başbakanlık Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne yollanarak Resmi Gazete'de yayınlanması sağlanır. Birimlerden onaylanan İlan taslakları için; Öğretim Üyeleri dışındaki ilanların YÖKSİS'e girilerek YÖK'ün onayına sunulur. Yök uygun görmediği ilanları iade etğinde tekrar birimlerle irtibata geçilerek uygun hale getirilerek YÖKSİS'e tekrar giriş yapılarak onaya sunulur. Onaylanan İlan metinlerimiz duyuru tarihinde DPB'nın web sayfasında ilan edilir. 1/2

8 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI AKADEMİK PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM SORUMLUSU GÖREV TANIMI Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 2 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Ulusal basın ve Resmi Gazetede yayınlanan Öğretim Üyeleri ile DPB web sitesinde yayınlanan Öğretim Üyeleri Dışındaki Öğretim Elemanları ilanlar için, ilgili birimlere üst yazı ile bildirilir. Ayrıca Üniversitemiz web sayfasında yayınlanması işlemlerinin yürütülmesi. Rektörlüğe bağlı Bölüm Başkanlıklarına alınacak akademik personelin ve yeni açılmış birimlerin yeterli eleman atanıncaya kadar o ilanların başvurularını da kabul etmek. Öğretim Üyesi Dışındaki İlan başvurularında adayların Ön Değerlendirme Sonuç işlemleri ve Giriş Sınavı Sonuçlarının belirlenmesi işlemleri için jüri görevlendirmek üzere Üniversite Yönetim Kurulu Kararı alımak üzere Genel Sekreterliğe yazı yazılması. Öğretim Üyesi Dışındaki İlanların ön değerlendirme ve giriş sınavı sonuç işlemlerinin yürütülmesi ve bunların web sayfamızda ilan edilmesi işlemleri. Öğretim Üyesi Dışındaki İlanlarında kazanan adaylardan istenilecek evrak listesinin, Rektörlük ve diğer birimlere atamalarının yapılması için müracaat dilekçelerinin web sayfasında yayınlanması işlemleri. Öğretim Üyesi ilanlarında Doçent ve Profesörlerin başvurularının alınması, başvuru dosyalarının muntazam bir şekilde paketlenmesi ve ilgili jürilere gönderilmesi; gelen jüri raporlarının takip edilmesi ve atama işlemlerinin yapılması için Üniversite Yönetim Kurulu Kararı alınmak üzere Genel Sekreterliğe yazı yazılması işlemleri. Her türlü hizmeti, Kalite Yönetim Sistemine uygun olarak ve zamanında yapılmasını sağlamak. EBYS'den Gelen-Giden evrakların işlemlerinin yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesi. Dosyalama işlemlerini yapmak. Personel otomasyon, YÖKSİS, HİTAP, DPB e-uygulama, gibi programlara işe başlayanların ve bilgileri değişen personelin bilgilerinin 5 (beş) iş günü içerisinde kaydedilmesi. Verilecek diğer benzeri görevleri yapmak. En az yüksekokul mezunu olmak ve üç yıl hizmeti bulunmak 2/2

9

10 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI AKADEMİK PERSONEL ŞUBE MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI Revizyon No.su 0 Toplam Sayfa 1 1. Birimi Personel Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şube Müdürü 3. Görev Unvanı Akademik Personel Şube Müdürü 4. Bağlı Bulunduğu Unvanlar 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Daire Başkanı Akademik personel kadro cetvelini sağlıklı bir biçimde tutmak, yeni kurulan birimler ile birimlerarası kadro aktarma işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Dolu Boş (2, 3, 4 Sayılı) kadro değişiklik cetvellerini Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı na göndermek, Resmi Gazetede yayınlandıktan sonra iptal ihdas, atama, I ve II sayılı kadro cetvellerinin güncelleştirilmesi işlemlerini yapmak. Açıktan atama izinleri ile ilgili Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı ile Maliye Bakanlığı nezdinde yazışmaları takip etmek, verilen izinler çerçevesinde ilan ve atama işlemlerini yapmak ve sonuçlandırmak. Aylık ve üç aylık form ve tabloları ilgili zamanlarda hazırlamak, Maliye Bakanlığı ile Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı na bildirmek. Yeniden atama, Aylık derece, kademe ve kıdem terfleri, yıllık, mazeret ve aylıksız izin işlemlerinin düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak ve takip etmek. Açıktan ve naklen atanan personelin bilgilerinin Personel Otomasyon Programında işlenmesini sağlamak ve takibini yapmak. Akademik personelden askere sevk edilenlerin, istifa, nakil vb. nedenlerle ayrılanların, hizmet birleştirilmesi yapılacak olanların işlemlerinin yapılmasını sağlamak ve takip etmek Sayılı Kanunun ilgili maddeleri uyarınca görevlendirme işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Her türlü hizmeti, Kalite Yönetim Sistemine uygun olarak ve zamanında yapılmasını sağlamak. 2547, 2914 Sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat değişikliklerini takip etmek, varsa teşkilata ve birimlere duyurulmasını sağlamak. Akademik Personel Şube Müdürlüğüne ait faaliyet raporunu hazırlamak ve gönderilmesini sağlamak. Sözleşmeli yabancı uyruklu öğretim elemanı çalıştrılması ile ilgili işlemlerin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak. EBYS'den Gelen-Giden evrakların işlmelerinin yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesi. Akademik yönetim unvanlarına atananların tablosunun tutulması. Maliye Bakanlığı, Devlet Personel Başkanlığı ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafndan istenen periyodik formları hazırlamak, göndermek. 2547/35.maddesi uyarınca lisansüstü işlemleri yapmak. YLS öğrencilerinin işlemlerinin yapılması. Görevlendirmelerin yapılması. ÜAK'dan gelen Doçentlik Sınavına başvuran adayların jürilerinde görev alan Üniversitemiz Profesörlerine gönderilen zarfarın zimmetle teslim edilmeleri ve hazırladıkları Doçentlik Eser İnceleme Raporları'nın da yazımız ekinde ÜAK' ya gönderilmesi işlemleri. Askerlik işlemlerinin yapılması. Hizmet birleştirme onaylarını yapmak Sayılı Kanun uyarınca Doktora yapanların atamasını yapmak. Dosyalama işlemlerini yapmak. Personel otomasyon, YÖKSİS, HİTAP, DPB e-uygulama, gibi programlara işe başlayanların ve bilgileri değişen personelin bilgilerinin 5 (beş) iş günü içerisinde kaydedilmesi. Akademik Personel Şube Müdürü tüm hizmetlerinden dolayı Personel Dairesi Başkanına karşı sorumludur. Verilecek diğer benzeri görevleri yapmak. En az fakülte veya dört yıllık yüksekokul mezunu olmak, 657 sayılı Devlet Memurları Kanun'un 68. maddesinin (B) bendinde belirtilen şartları taşımak. 1/1

11

12 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI İDARİ PERSONEL ŞUBE MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 2 1. Birimi Personel Dairesi Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şube Müdürü 3. Görev Unvanı İdari Personel Şube Müdürü 4. Bağlı Bulunduğu Unvanlar 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları Daire Başkanı İdari personel kadro cetvelini sağlıklı bir biçimde tutmak, yeni kurulan birimler ile birimlerarası kadro aktarma işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Kadro İptal-İhdas, Dolu Boş (2, 3, 4 Sayılı) kadro değişiklik cetvellerini Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı na göndermek, Resmi Gazetede yayınlandıktan sonra iptal ihdas, atama, I ve II sayılı kadro cetvellerinin güncelleştirilmesi işlemlerini yapmak. Aday Memurların alınması ile ilgili işlemlerin yapılmasını ve dosyaların açılabilmesi için evrakların tamamlanmasını sağlamak. Nakil isteğinde bulunan (başka kurumdan) memur atama işlemlerinin yapılmasını sağlamak. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu'ndaki değişiklikleri takip etmek, işlemek ve ilgilibirimlere duyurmak. Açıktan ve naklen atanan personelin bilgilerinin Personel Otomasyon Programında işlenmesini sağlamak ve takibini yapmak. KPSS Yerleştirmeleri Açıktan Atama İşlemlerinin Yürütülmesi. EKPSS ve Kura kayıtları sonucuna göre atanan Engelli Personel Atama İşlemlerinin Yürütülmesi Sayılı Kanun ile Şehit yakını, gazi ve gazi yakınları ile vazife malulleri ve yakınlarına tanınan istihdam hakkı kapsamında Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığınca hak sahibi olduğu belirlenerek Kurumumuza bildirilen personelin atama İşlemlerinin yürütülmesi sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu hükümleri uyarınca Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı nın sosyal hizmet modellerinden yararlananların atama işlemlerinin yürütülmesi. İdari personelden askere sevk edilenlerin, istifa, nakil vb. nedenlerle ayrılanların, hizmet birleştirilmesi yapılacak olanların işlemlerinin yapılmasını sağlamak ve takip etmek. Her türlü hizmeti, Kalite Yönetim Sistemine uygun olarak ve zamanında yapılmasını sağlamak. 657, 5510 Sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat değişikliklerini takip etmek, varsa teşkilata ve birimlere duyurulmasını sağlamak. Aday Memurların Asalet İşlemlerinin Yürütülmesi. Vekalet Yazışmaları İşlemlerinin Yürütülmesi. Atanan Memurların DPB Bilgi Girişlerinin Yapılması İşlemlerinin Yürütülmesi. Aday Memuların Staj Değerlendirme Formlarının Hazırlanması. DPB KPSS Kadro Tahsis İşlemlerinin Yapılması. 657 Sayılı Kanunun 177. maddesi ile yurt içi ve yurt dışı geçici görevlendirmeler ile 2547 Sayılı Kanunun 13/b-4 maddesi uyarınca görevlendirme ve diğer görevlendirme işlemlerini yürütülmesi ve takip edilmesi işlemlerinin yapılması. Aday Memurların Hizmet İçi Eğitim Programlarının Hazırlanması. Aday Memurların 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 13/b-4 Madde Uyarınca Görevlendirmelerinin Listelerinin takibinin yapılmasının sağlanması. Hukuk Müşavirliğinin İstediği Evrakların Hazırlanması İşlemlerinin Yürütülmesi. Web posta adresine gelen postaların incelenmesi. KPSS yerleştirmeleri sonucuyla atanan personelin evraklarının alınması. İdari Personel Şube Müdürlüğüne ait faaliyet raporunu hazırlamak ve gönderilmesini sağlamak. Maliye Bakanlığı, Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı, YÖK Başkanlığı ve diğer makamların istedikleri çeşitli izleme formlarını ve işlemleri ilgili zamanlarda hazırlamak ve ulaştırılmasını sağlamak. EBYS'den Gelen-Giden evrakların işlemlerinin yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesi. İdari yönetim unvanlarına atananların tablosunun tutulması. Yıllık terfi işlemlerinin düzenli olarak yürütülmesini sağlamak. Maliye Bakanlığı, Devlet Personel Başkanlığı ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafndan istenen periyodik formları hazırlamak, göndermek. Disiplin cezasını gerektiren hallerde Kademe İlerlemesinin Durdurulması Cezası verilen Personellerin takibi işlemlerinin yürütülmesini sağlamak. Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Sınav İşlemlerinin Yürütülmesi. Ceza ve Ödül İşlemlerinin Yürütülmesi. Sicil Not Ortalaması İle İlgili 8 yılda olumsuz sicil almayanlarının takibinin yapılarak Kademe İlerlemesi İşlemlerinin Yürütülmesi. 1/2

13 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI İDARİ PERSONEL ŞUBE MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 2 Aday memurların Temel Eğitim programını, eğitim yerini, eğitimcilerini belirlemek ve eğitimlerden haberdar olmalarını sağlamak, Hazırlayıcı eğitim programını Devlet Personel Başkanlığına göndermek eğitimcilere Devlet Personel Başkanlığınca hazırlanan Temel Eğitim Notları kitabındaki eğitim konularını iletmek, Eğitim konularının hazırlanmasını ve eğitimcilere iletilmesini sağlamak Aday memurların hazırlayıcı ve Temel eğitime katılmalarını sağlamak. Hazırlayıcı Eğitim Programını Devlet Personel Başkanlığına göndermek. Temel Eğitim sonunda sınavların yapılmasını sağlamak Temel Eğitim Değerlendirme Formunu düzenleyerek Devlet Personel Başkanlığına bildirmek. Birimlerin Hizmetiçi Eğitim taleplerini yerine getirmek ve sonuçlandırmak. Hazırlayıcı Eğitim sonunda sınavların yapılmasını sağlamak. Her mali yılı başı Yan Ödeme Cetvellerinin hazırlanarak vize alınmasını sağlamak. Askerlik nedeniyle aylıksız izine ayrılanların takibi ile Askerlik sonrası göreve başlayanların Askerlik Hizmetinin intibakında değerlendirilmesi işlemlerinin yapılması. Hizmet birleştirme onaylarını yapmak. Görevde Öğrenim durumu değişenlerin intibak işlemlerini yürüterek öğrenim listelerinin güncellenmesi işlemlerinin yürütmek. İdari Personelin ek ödemelerini takip etmek. Dosyalama işlemlerini yapmak. Gelen Evrak-Giden Evrak Dosyasında takibi yapılan iş ve işlemleri yapmak. (Kurum dışından ve Daire Başkanlıklarından gelen evrakları gereği için servise havale etmek, servisten gelen yazıları kontrol ederek Başkanlığa göndermek.) Personel otomasyon, YÖKSİS, HİTAP, DPB e-uygulama, gibi programlara işe başlayanların ve bilgileri değişen personelin bilgilerinin muntazaman kaydedilmesi. Faliyet raporu işlemlerinin yürütülmesini sağlamak. Personel Daire Başkanlığı web sayfasının güncelleme işlemlerinin yapılmasının takibinin yapılması. İdari Personel Şube Müdürü tüm hizmetlerinden dolayı Personel Dairesi Başkanına karşı sorumludur. Verilecek diğer benzeri görevleri yapmak. 6. Görevin Gerektirdiği En az fakülte veya dört yıllık yüksekokul mezunu olmak, 657 sayılı Devlet Memurları Kanun'un 68. Nitelikler maddesinin (B) bendinde belirtilen şartları taşımak. 2/2

14

15 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI SİCİL VE DESTEK ŞUBE MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 1. Birimi Personel Dairesi Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şube Müdürü 3. Görev Unvanı Sicil ve Destek Şube Müdürü 4. Bağlı Bulunduğu Unvanlar 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektrdiği Nitelikler Daire Başkanı Akademik ve İdari personelin emeklilik, nakil, istfa ve diğer ayrılış sonrası İlişik Kesme işlemlerini düzenlemek. Naklen ayrılan personelin dosyalarının gönderilmesi ve nakil gelen personelin dosyalarının teslim alınması işlemlerini yürütmek. Tüm personelin emeklilik işlemlerini yürütmek. Yeni göreve başlayan personele Kurum Sicil Numarası vermek. Akademik ve İdari personelin SSK ve Bağ-Kur'da geçen hizmetlerinin tespit için gerekli işlemleri yürütmek. Akademik ve İdari personelin askerlik süreleri, ücretsiz izinde geçen süreleri ve yurtdışında geçen sürelerinin tespitni yapmak. Akademik ve İdari personelin Hizmet ve Çalışma Belgelerini düzenlemek. Ölüm halinde personelin yakınına maaş bağlanması ile ilgili işlemleri yapmak. Faaliyet raporu düzenlemek. Görevinden Ayrılan ve Göreve Başlayan Personelin Listelerinin Tutulması. Görevinden Ayrılan ve Göreve Başlayan kadrosu Rektörlüğe Bağlı Birimler ve Daire Başkanlıkları'nda olan Personelin Sigorta Giriş ve Çıkış İşlemlerin yürütülmesi. EBYS İlişik Kesme İşlemlerinin yürütülmesi. Personele ait evrakların ve özlük dosyasının arşivlenmesini sağlamak. Akademik ve İdari personelin gerekli disiplin yazışmalarını yapmak. Bilgi Edinme Birimi yazışmalarını yapmak ve arşivlenmesini yürütmek. Akademik ve İdari personelin disiplin dosyalarını muhafaza etmek ve düzenlemek. Akademik ve İdari personelin Genel ve Ek Beyan Mal Bildirim Formlarını doldurmasını sağlamak ve muhafaza etmek. Soruşturma geçirip ceza alan personele cezalarının işlenerek, ilgili personele tebliğ edilmesini sağlamak. Soruşturma geçirip ceza alan personelin cezalarının YÖKSİS, DPB ve Otomasyon sistemlerine girişlerinin sağlamak. Personelin Sendika Üyeliğine başvuru veya çekilme formu geldiğinde Personel Otomasyon Programına bilgi girişi yapılarak listelerin güncel tutulması. Sendika ile ilgili genel yazışmaların yürütülmesi. Kurum İdari Kurulu İşlemlerinin yürütülmesi Nolu Tutanağın hazırlanması ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'na gönderilmesi. Hususi ve Hizmet Pasaport İşlemlerinin Yürütülmesi. Memuriyetten çıkarılanların işlenmesi ve bu kişilerin atanmasının yapılmaması için ilgili şube müdürlüklerini bilgilendirmek. Personelin Evlilik, boşanma gibi iş ve işlemlerini yürütmek. Personelin Aile Durum ve Aile Yardım Bildirimi yazışmalarını yapmak ve bu bilgilerin güncel tutulmasını sağlamak. Personel mahkeme kararıyla ad-soyad veya yaş değişikliği (tahsis) yapmışsa, bunu ilgili mahkeme kararına göre OTOMASYON Programlarına işlemek ve ilgili birimlere bildirmek. Personelin Yıllık, Hastalık, Mazeret, Refakat ve Ücretsiz İzinlerinin iş ve işlemlerini sağlamak. Verilecek diğer benzeri görevleri yapmak. En az fakülte veya dört yıllık yüksekokul mezunu olmak, 657 sayılı Devlet Memurları Kanun'un 68. maddesinin (B) bendinde belirtlen şartları taşımak. 1/1

16

17 PERSONEL DAİRE BAŞKANI GÖREV TANIMI Revizyon No.su 0 Toplam Sayfa 1 1. Birimi Personel Dairesi Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Daire Başkanı 3. Görev Unvanı Personel Daire Başkanı 4. Bağlı Bulunduğu Unvanlar 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları Genel Sekreter Üniversitenin insan gücü planlaması ve personel politikasıyla ilgili çalışmalar yapmak, personel sisteminin geliştirilmesi ile ilgili önerilerde bulunmak. Üniversitede görev alan personelin atama, özlük, emeklilik ve buna benzer işleri ile ilgili işlemleri yapmak. İdari personelin hizmet öncesi ve hizmet içi eğitim programlarını düzenlemek ve uygulamak. Hizmet faaliyetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun, en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak. Bağlı birimlerin faaliyetlerini denetlemek, neticelerini Genel Sekretere ileterek bilgi akışını sağlamak. Birimin işlerinin en az masrafa, tespit edilmiş kalite, miktar ve zaman standartları çerçevesinde gerçekleştirilmesini sağlamak üzere, bağlı personeli sürekli ve süreli olarak denetlemek. Birimin temel fonksiyonu olarak belirtilen ve doğrudan yönetilen faaliyetlere ilişkin olarak yönetim düzeyinde genel politikalar ve grup politikaları ile uyumlu politikalar belirlemek, bu hususta Genel Sekretere önerilerde bulunmak. Yıllık çalışma programlarını ilgili birimlerle işbirliği yaparak hazırlamak, Genel Sekretere sunmak. Birim faaliyetlerinin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi için, birimine tahsis edilen personel, yer, malzeme ve diğer kaynaklarla geleceğe yönelik olarak hedefer ve standartlar belirlemek. Temel fonksiyon olarak belirlenen faaliyetlerin etkin, verimli, ekonomik ve nitelikli olarak yerine getirilebilmesi için kendisinin ve astlarının faaliyetlerini programlamak ve çizelgelemek. Rutin işlerin formlara bağlanmasına ve basitleştirilmesine çalışmak, sonucu Genel Sekretere iletmek. Birimdeki personel arasında ve bunlarla organik görev ilişkisi bulunan diğer birimlerin personeli arasında aksamayan, uyumlu bir haberleşme ve işbirliği düzenini kurmak, onay için Genel Sekretere önermek. Birim içinde etkin bir kayıt ve dosya sistemi kurmak, yürütmek ve geliştirmek. Birim faaliyetlerinin etkin bir şekilde uygulanıp, yürütülebilmesi için gereken düzeyde sorumluluk ve yetkiyi astlarına devretmek, sonuçlara yönelik sorumluluk ve yetkiyi elinde tutmak. Birimdeki kadrolara ilişkin görevler, yetkiler ve sorumluluklar ile bu kadro görevlerine atanacaklarda aranan özel niteliklerde değişikliği gerektiren hususları tespit etmek, Genel Sekretere önermek. Daire Başkanlığı faaliyetlerinin yürütülebilmesi için gerekli elemanların seçiminde, görevden alınmalarında, terf ve atamalarında, ödüllendirme ve cezalandırmalarında Genel Sekretere öneride bulunmak. Astlarından kendisine iletilen personel hareketlerine ilişkin önerileri incelenmek, değerlendirmek Genel Sekretere öneride bulunmak. Astlarından kendisine iletilen personel hareketlerine ilişkin önerileri incelemek, değerlendirmek, onaylamak. Sürekli olarak personelin eğitim ihtiyacını tespit etmek, sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için gerekli bilgi ve donanımla donatlmalarını sağlamak. Astları tarafndan önerilen hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını incelemek, bu hususta programlar hazırlamak. Genel Sekretere iletmek. Astlar için gerekli yönlendirmeyi yapmak, astların işlerini koordine etmek, gerektiğinde yardımcı olmak. Bağlı personelinin, günlük mesaiye geliş ve gidişlerini kontrol ederek mesaisini aksatan personele gereğini yapmak. Verilecek diğer benzeri görevleri yapmak. 6. Görevin Gerektirdiği En az fakülte veya dört yıllık yüksekokul mezunu olmak, 657 sayılı Devlet Memurları Kanun'un 68. Nitelikler maddesinin (B) bendinde belirtilen şartları taşımak. 1/1