ANKARA ÜNİVERSİTESİ BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ (BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ

Transkript

1 ANKARA ÜNİVERSİTESİ BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ KALİTE 03 Ağustos 2018

2 Rev. No Revizyon Tarihi İlk El Kitabı Revizyon İzleme Tablosu Açıklama Sayfa/Topl. Sayfa No 2/31 Hazırlayan Onaylayan

3 İÇİNDEKİLER STANDART MADDE NO KONU Sayfa/Topl. Sayfa No 3/31 Hazırlayan Onaylayan SAYFA NO ÖNSÖZ 5 GİRİŞ 5 1 KAPSAM 10 2 ATIF YAPILAN STANDART VE/VEYA DOKÜMANLAR 10 3 TERİMLER VE TARİFLER 11 4 KURULUŞUN BAĞLAMI Kuruluş ve Bağlamının Anlaşılması İç Hususlar Dış Hususlar İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması İç Paydaşlar Dış Paydaşlar Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesleri 17 5 LİDERLİK Liderlik ve Taahhüt Genel Müşteri Odaklılık Politika Kalite Politikasının Oluşturulması Kalite Politikasının Duyurulması Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar 20 6 PLANLAMA Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri Kalite Hedefleri ve Bunlara Erişmek İçin Planlama Değişikliklerin Planlanması 21 7 DESTEK Kaynaklar Genel Kişiler Altyapı Proseslerin İşletimi İçin Ortam İzleme ve Ölçme Kaynakları Kurumsal Bilgi Yetkinlik Farkındalık İletişim 23

4 7.5 Dokümante Edilmiş Bilgi Genel Oluşturma ve Güncelleme Doküman Edilmiş Bilginin Kontrolü 24 8 OPERASYON Operasyonel Planlama ve Kontrol Ürün ve Hizmet İçin Şartlar Müşteri ile İletişim Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Değişmesi Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi Dışarıdan Tedarik Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü Üretim ve Hizmet Sunumu Üretim ve Hizmet Sağlamanın Kontrolü Tanımlama ve İzlenebilirlik Müşteri veya Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet Muhafaza Teslimat Sonrası Faaliyetler Değişikliklerin Kontrolü Ürünlerin ve Hizmetlerin Piyasaya Sunumu Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü 28 9 PERFORMANS DEĞERLENDİRME İzleme Ölçme Analiz ve Değerlendirme Genel Müşteri Memnuniyeti Analiz ve Değerlendirme İç Tetkik Yönetimin Gözden Geçirmesi Genel Yönetim Gözden Geçirmesi Girdileri Yönetimin Gözden Geçirmesi Çıktıları İYİLEŞTİRME Genel Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Sürekli İyileştirme 31 Sayfa/Topl. Sayfa No 4/31 Hazırlayan Onaylayan

5 ÖNSÖZ Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü El Kitabı, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardının şartlarına uygun olarak işleyişi açıklamaktadır. Sistem, yasal kriterler çerçevesinde hizmetlerin istenilen kalitede paydaşların beklenti ve şartlarına uygun olarak verilebilmesi ile her bir hizmetin başlangıç noktasından hizmet alana teslimine kadar sürecin her aşamasını kontrol altında tutarak, istenilen kalitenin sürekli olarak kontrol ve muhafaza edilmesini ve iyileştirilmesini sağlamaktadır. El Kitabı, koordinatörlükte yürütülen tüm hizmetler kapsamında kalite anlayışının gelişmesine, sistem yaklaşımının ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanımının çalışanlar tarafından benimsenmesine yardımcı olması amacıyla hazırlanmıştır. Koordinatörlük Kalite Yönetim Sistemi (KYS) hizmet performansını, iç ve dış paydaş memnuniyet, ihtiyaç ve beklentilerini, kurumsal çevredeki değişiklikler veya çevreden kaynaklanacak riskleri, özel hedefleri, çalışılan süreçler ve kuruluşun büyüklüğü ve yapısı ile ilgili bilgileri gözlemleyerek ve veri toplayarak değerlendirmektedir. Koordinatörlük misyon ve vizyonu temelinde belirlenen kalite politikamızı ve bunları destekleyen kalite hedeflerine ulaşmayı, kurulmuş olunan Kalite Yönetim Sisteminin işleyişini, sürekliliğini ve gelişmesini, standartlara ve kurumumuzun yapısına uygun olarak yürütüleceği ve bunlar için gerekli olan kaynakların ayrılacağını taahhüt etmektedir. GİRİŞ Çalışma Alanı Üniversitemiz belge yönetimi ve arşiv çalışmaları 154 (yüzeliidört) birim esas alınarak yürütülmektedir. 154 birimde belge yönetimi ve arşiv çalışmaları ile görevlendirilmiş sorumlular bulunmaktadır. Görevlendirilmiş sorumlular çalışmalarında Koordinatörlüğümüzle bağlantılı çalışmaktadır. Bunlar; 18 Fakülte, 14 Enstitü, 1 Konservatuvar, 1 Yüksekokul, 11 Meslek Yüksekokulu, 15 Koordinatörlük, 49 Araştırma ve Uygulama Merkezi, 1 Hastaneler Başhekimliği, 2 Hastane ve Rektörlüğe bağlı idari birimlerden oluşmaktadır. 154 idari ve akademik birime bağlı alt birimler (üniteler) toplamı ise 1634 dür. Sayfa/Topl. Sayfa No 5/31 Hazırlayan Onaylayan

6 Vizyon Belge yönetimi ve arşiv prensiplerini uygulayarak üniversitenin tüm belge ve arşiv işlemlerini bilgi çağının gerekliliklerini karşılayacak bir biçimde etkin yönetmektir. Misyon Üniversitede geniş kapsamlı bir belge yönetimi ve arşiv sistemi oluşturmak ve sürdürmek, Üniversitenin tüm birimlerinde formatına bakılmaksızın üretilen belgelerin ekonomik ve etkin yönetimi için aktif ve sürdürülebilir programlar uygulamak, Üniversitede belge yönetimi ve arşiv prensiplerinin öğretilmesini ve uygulanmasını sağlamak, Üniversitede yasal, mali, idari işlemler ve kararlar için bilgiye erişimi desteklemek, Belgelerin üretimi, dosyalanması, erişimi, alıkonması ve tasfiyesinde ileri ve yenilikçi teknolojilerin kullanılmasını sağlamak, Tarihi değere sahip belgelerin seçilmesi ve tarihi belgelerin üniversite arşivine ve milli arşive gönderilmesini sağlamak, Üniversitenin tüm birimlerinde yazılı haberleşme, dosyalama ve arşivleme işlemlerini bütünsel bir yapıya ve standartlara kavuşturmak ve böylece elektronik belge yönetimi ve arşiv çalışmalarına temel oluşturmak, Üniversitenin e-belge yönetimi ve arşiv sistemine geçişini sağlamak ve sürdürmek. Koordinatörlüğün Görevleri Üniversitenin tüm birimlerini kapsayan Belge Yönetimi ve Arşivleme sürecini (iş süreçlerinde üretilen ve alınan belgelerin üretimlerinden arşivlenmesine kadar geçen süreci) yönetmek, Üniversitenin Stratejik Plan çalışmaları ile Uyum Eylem Planı Yol Haritasında yer alan Belge Yönetimi ve Arşiv çalışmalarına ilişkin eylemleri uygulamaya koymak (5018 sayılı kanunun öngördüğü Kamu İç Kontrol Standartları), Üniversitenin 3473 sayılı kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği nden kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirmek ve bu çerçevede Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile Üniversitemiz ilişkilerini yürütmek, Üniversitenin Resmi Yazışma Yönetmeliği nden kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirmek (BEYAS-İK-05), Üniversitenin tarihi arşiv belgelerinin güvence altına alınması sağlayarak kurumsal hafızanın oluşmasını ve korunmasını sağlamak (3473 sayılı kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği). Sayfa/Topl. Sayfa No 6/31 Hazırlayan Onaylayan

7 Üniversitenin Belge Yönetimi ve Arşiv çalışmalarında gereksinim duyulan iç düzenlemeleri hazırlamak ve uygulamaya konulmasını sağlamak (Bu çerçevede 4 yönerge, 5 kılavuz hazırlanmış ve uygulamaya konulmuştur). Kurumsal Dosya Planını oluşturmak, uygulamak ve yıllık revizyon çalışmalarını yürütmek, Kurumsal belge/dosya saklama planlarını geliştirmek, uygulamak ve yıllık revizyon çalışmalarını yürütmek, Her yıl Kurum/Birim Belge/Dosya Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyon çalışmalarını başlatmak, çalışmaları izlemek, denetlemek ve sonuçlandırmak (3473 sayılı kanun, Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği, BEYAS-İK-03), Her yıl Komisyonlarca hazırlanan Belge/Dosya İmha Listelerini inceleyerek onay işlemlerini yapmak ve Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden uygunluk onayı alarak imhalarını gerçekleştirmek, Üniversitenin Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemini (e-beyas) kurmak, yapılanmasını sağlamak ve yönetmek, 1.Aşama e-devlet Entegrasyonu çalışmaları kapsamında Devlet Teşkilatı Merkezi kayıt Sisteminde (DETSİS) de Üniversitemiz birimlerini tanımlayarak İdari Birim Kimlik Kodlarını/Kurum Kimlik Kodlarını almak ve güncel tutmak. (e-imza ve e-devlet şifresi ile yetkili personel tarafından online işlem yapılmaktadır- 2011/1 Başbakanlık Genelgesi), e-devlet uygulamaları çerçevesinde Kalkınma Bakanlığı nda oluşturulan e-yazışma Platformu nda üniversitemizi temsil etmek, alınan kararları üst yönetime sunmak ve üniversitede uygulanmasını sağlamak, TÜBİTAK KAMU-SM ile Nitelikli Elektronik Sertifika (e-imza), İmzager, Elektronik Mühür vb. alım ve uygulama işlerini yürütmek (5070 sayılı kanun), Aday Memur ve Yükselme Eğitimlerinde zorunlu konular olan Yazışma, Yazışma Protokolü, Dosyalama ve Arşivleme eğitimlerini vermek, Üniversitenin Hizmetiçi Eğitim Programı çerçevesinde Yazışma, Yazışma Protokolü, Dosyalama ve Arşivleme ve e-beyas Uygulamaları na ilişkin eğitimler vermek, Üniversitenin Belge Yönetimi ve Arşiv uygulamalarına ilişkin web sitesi oluşturmak ve yönetmek (BEYAS Web sitesi: Belge Yönetimi ve Arşiv uygulamalarına ilişkin TÜBİTAK, BAP vb. projeler geliştirmek ve uygulamak, BEYAS ve e-beyas uygulamaları ile ilgili tüm üniversite birimlerine ve personeline destek sağlamak, kılavuzluk yapmak ve üst yönetime danışmanlık yapmak, Birimlerin Belge Yönetimi ve Arşiv uygulamalarına ilişkin yıllık raporlar almak, değerlendirmek ve izlemek, Sayfa/Topl. Sayfa No 7/31 Hazırlayan Onaylayan

8 Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları ile ilgili yıllık rapor vermek (3473 sayılı kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik), Koordinatörlüğün Yıllık İdari Faaliyet Raporunu Hazırlamak ve Üst Yönetime sunmak. Koordinatörlük İletişimi BEYAS Koordinatörlüğü Hizmet Binası: Gölbaşı 50. Yıl Yerleşkesi Gölbaşı/ ANKARA Santral Tel & Çağrı Merkezi: (312) Faks: (312) e-posta : ebeyasyardim@ankara.edu.tr Web: Sayfa/Topl. Sayfa No 8/31 Hazırlayan Onaylayan

9 Organizasyon Şeması Sayfa/Topl. Sayfa No 9/31 Hazırlayan Onaylayan

10 1. KAPSAM Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü nde Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasındaki amaç kurumsal yapıyı iyileştirerek sistemi etkin bir şekilde uygulayarak hizmet sunulan üniversite çalışanlarının memnuniyetini arttırmak, yasal şartların ve uyulması gereken tüm düzenlemelerin güncelliğinin sağlanarak zamanında uygulamaya alınmasını sağlamaktır. 2. ATIF YAPILAN STANDART VE/VEYA DOKÜMANLAR Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü Kalite El Kitabı nda, uygun yerlerde atıf yapılan standart ve dokumanlar aşağıda sıralanmıştır. TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı TS Elektronik Belge Yönetim Sistemi Standardı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu (REGA: tarihli, sayılı) 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun (REGA: tarihli, sayılı) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (REGA: tarih ve sayılı (2014/7074)). Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu (1)(2)(3) ( tarihli, 2809 Nolu Kanun) Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ( tarihli KHK NO:124) Devlet Teşkilatı Veri Tabanı konulu 2011/1 Başbakanlık Genelgesi (REGA: tarih ve sayılı) T.C. Ankara Üniversitesi Belge/Dosya Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları ve Çalışma Esasları BEYAS-İK-03 Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı BEYAS-İK-09 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (REGA: tarihli, sayılı) KAMUSM Nitelikli Elektronik Sertifika Temini Sipariş Şartları ve Hizmet Esasları Yönergesi Doküman Kontrolü Prosedürü ANKÜ-YNT-PR-001 BEYAS Koordinatörlüğü KYS Talimatları BEYAS Koordinatörlüğü KYS Görev Tanımları BEYAS Koordinatörlüğü KYS Proses Şemaları Sayfa/Topl. Sayfa No 10/31 Hazırlayan Onaylayan

11 Risk analizleri vs 3. TERİMLER VE TARİFLER Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü Kalite Yönetim Sistemi kapsamında oluşturulan dokümanlarda kullanılan terim, tarif ve kısaltmalar aşağıda sıralanmıştır. Rektörlük Makamı: Üniversitemizin en üst düzeydeki idari birimidir. Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü: Üniversitemizin idari birimleri ile ilgili tüm işlerini yürüten, takip/kontrol eden ve raporlayan yetkili birimidir. İdari Birimler: Üniversitemiz rektörlüğüne bağlı tüm idari birimleridir (koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı, şube müdürlüğü, şeflik vs.). Üst Birim: Tanımlama/Güncelleme/Kapatma işlemlerinin yapılacağı idari birim hakkındaki kararların alınmasını sağlayan ve yazışmaları yürüten bir üst idari birimdir. Kurum Belge Merkezi ve Arşivi: Üniversitemizin Gölbaşı Kampüsü BEYAS Binası nda yer alan Belge Merkezi ve Arşividir. Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinatörlüğü: Üniversitemiz kullanıcıları adına üretimi gerçekleşen NES (e-imza) ların ve alımı gerçekleşen zaman damgası kontörlerinin ödeme işlemlerinin yürütüldüğü birimdir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı: Üniversitemiz idari hizmetlerinin mükemmeliyete ulaşması için stratejik yönetim ve planlama yapan, performans ve kalite ölçütleri geliştiren, yönetim bilgi sistemi ve üniversitemizin her türlü mali hizmetlerini kanunla verilen yetkiler çerçevesinde etkili, ekonomik, verimli ve süresinde yerine getirmekle sorumlu birimdir. Akreditasyon, Akademik Değerlendirme ve Kalite Koordinatörlüğü: Üniversitemizde rektörlüğe bağlı tüm idari birimlerin akreditasyon, akademik değerlendirme ve kalite yönetim sistemleri konularındaki çalışmalarını koordine eden birimdir. Personel Daire Başkanlığı (Personel DB): Üniversitemiz tüm akademik ve idari personelinin özlük işlemlerini ve yazışmalarını yürüten yetkili birimdir. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı (SKS): Kısmi zamanlı çalışması uygun görülen üniversitemiz öğrencilerinin özlük işlemlerini, yazışmalarını ve puantajını yürüten yetkili birimdir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı (İMİD): BEYAS Koordinatörlüğü adına malzeme ve hizmet alımlarını onaylayan/yapan birimdir. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı (BİD): Üniversitemizde uygun görülen çalışanlar için VPN hesabı oluşturan ve teknik destek sağlayan birimdir. Üniversiteler: Bilgi ve Belge Yönetimi bölümlerindeki öğrencilerin BEYAS Koordinatörlüğü nde Sayfa/Topl. Sayfa No 11/31 Hazırlayan Onaylayan

12 staj yapmalarına olanak tanıyan üniversitelerdir. TÜRKSAT Uydu Haberleşme Kablo TV ve İşletme Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü (TÜRKSAT): e-beyas Uygulaması yazılımını gerçekleştiren, geliştiren, yardım ve destek veren yazılım firmasıdır. TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi (KAMUSM): Telekomünikasyon Kurumu na bildirimi yapılmış, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş olan, Kamu kurumları personeli için NES(e-imza) üretimini ve Zaman Damgası hizmetini gerçekleştiren Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı (ESHS) dır. İlgili Teknik Servis: BEYAS Binasındaki Teknik cihazların bakım ve onarımını gerçekleştiren yetkili servislerdir. Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS): 2011/1 Başbakanlık Genelgesi ne göre kurum içinde tanımlanması/güncellenmesi/pasif edilmesi gereken tüm idari birim ve imza yetkililerine ait bilgilerin işlendiği elektronik kayıt sistemidir. Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): KAYSİS in altında kurum içinde tanımlanması/ güncellenmesi/pasif edilmesi gereken tüm idari birimlere ait bilgilerin işlendiği kayıt sistem modülüdür. İmza Yetkilileri Yönetim Modülü (İYEM): KAYSİS in altında kurum içinde tanımlanması/ güncellenmesi/pasif edilmesi gereken tüm imza yetkililerine ait bilgilerin işlendiği kayıt sistem modülüdür. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Arşiv Sistemi (e-beyas) Uygulaması: Üniversitemizin tüm birimlerinde 16 Eylül 2013 tarihinden itibaren kullanılmakta olan elektronik (bilgisayar ve internet temelli) belge yönetimi uygulamasıdır. Kalite Yönetim Sistemi (KYS): ISO 9001 Standardı şartlarına uygun şekilde, verilen hizmetin verimini ve bu hizmeti alanların memnuniyetini arttırmayı amaçlayan dokümante edilerek ilgili paydaşlara duyurulmuş sistemdir. Planlama: Kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle hazırlanan plandır. Düzeltici Faaliyet: Saptanmış bir uygunsuzluğun sebebinin veya istenmeyen diğer durumların ortadan kaldırılması için yapılan faaliyet Dokümante Edilmiş Bilgi: Bilgi ve onu destekleyen ortam Tetkik: Tetkik kriterlerinin (yerine getirilme derecesini belirlemek amacıyla tetkik delilini elde etmek ve objektif olarak değerlendirmek için yapılan sistematik, bağımsız ve dokümante edilmiş süreç. Yönetim Gözden Geçirme (YGG) Toplantısı: Koordinatörlükte yürütülen hizmetlere dair kontrol ve takip verilerinin değerlendirilmesi amacıyla belli aralıklarla yapılan toplantıdır. Sayfa/Topl. Sayfa No 12/31 Hazırlayan Onaylayan

13 GZFT: (SWOT) Analizi: GZFT analizi incelenen kuruluşun, tekniğin, sürecin veya durumun güçlü (G) ve zayıf (Z) yönlerini ve dış çevreden kaynaklanan fırsat (F) ve tehditleri (T) belirlemekte kullanılan bir tekniktir. BEYAS/e-BEYAS Eğitim Semineri: Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi mevzuatı ve e-beyas Uygulamasındaki değişiklik/yeniliklerin duyurulması amacıyla belirli aralıklarla düzenlenen eğitim, bilgilendirme ve değerlendirme toplantılarıdır. Nitelikli Elektronik Sertifika (NES (e-imza)): Digital ortamda imza atılabilmesini ve belge imzacılarının kimliğinin doğrulanmasını sağlayan sim kart ve kart okuyucudan oluşan cihazdır. BEYAS Yöneticileri: e-beyas Uygulaması kapsamında yönetici işlerini yürütmek üzere Rektörlük Makamı tarafından yetkilendirilen çalışanlardır. Yönetici İşleri: e-beyas Uygulamasında rektörlük makamı adına yürütülmesi gereken işlerdir. Virtual Private Network (VPN) Hesabı: Kurumun internet sunucularına bağlı olmayan bilgisayarlardan e-beyas Uygulamasına bağlanılmasını sağlayan kullanıcıya özel hesaptır. Akademik Toplantı: Kongre, Konferans, Sempozyum gibi bilimsel toplantılardır. Birim İmza Yetkilisi (Birim Amiri): Üniversitemiz rektörlüğüne bağlı tüm idari birimlerinde koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı, şube müdürlüğü, şeflik vs.) nihai imza atma yetkisine sahip akademik/idari personeldir. Zaman Damgası (ZD): Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kayıttır. Zaman Damgası Yazılımı (ZD Yazılımı): Kuruma fiziksel ortamda gelen belgeleri digital ortama ve e-beyas Uygulamasına dahil etmek için gerekli olan yazılımdır. BEYAS Koordinatörlüğü Binası: Üniversitemizin Gölbaşı Yerleşkesi nde Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü nün faaliyet gösterdiği binadır. Felaket Kurtarma Merkezi (FKM): e-beyas Uygulaması sunucularında bulunan her türlü verinin günlük olarak yedeklendiği ve saklandığı sunuculardır. e-beyas Uygulama sunucularını devre dışı bırakacak nitelikte yaşanabilecek sorunlara karşı veri kaybının önlenmesi amacıyla oluşturulmuştur. Teknik Cihazlar: İklimlendirme Cihazları, Merkezi Klima, Merkezi Kombi, Telefon Santrali, İnternet Sunucusu, Yangın Alarm Sistemi ve Söndürme Cihazları, Parmak İzli ve Şifreli kapılar, Aydınlatma ve Elektrik Sistemi, Hidrofor ve Su Tesisatı Sistemi ve Kamera ve Görüntüleme Sistemi. Zamane Yazılımı: Kuruma ait kullanıcı adı ve şifresi ile mevcut zaman damgası kontör miktarının takip edilebildiği bilgisayar yazılımıdır. 4. KURULUŞUN BAĞLAMI Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü ISO 9001:2015 Sayfa/Topl. Sayfa No 13/31 Hazırlayan Onaylayan

14 standardının gereklerine uygun olarak bir Kalite Yönetim Sistemi kurmuş ve uygulamaya almıştır. Bu El Kitabı Koordinatörlükte yürütülen tüm hizmetlere ait Kalite Yönetim Sistemini açıklar, gereklilikleri tanımlar ve sorumlulukları tayin eder. Bütün gerekler dokümante edilmekte, sistem çeşitli yöntemlerle ölçülüp izlenmekte, süreklilik sağlanmakta ve sürekli iyileştirilmektedir. Koordinatörlüğün hedeflerine ulaşmasını etkileyebilecek, amacı ve stratejik yönü ile ilgili olan ve kalite yönetim sistemlerinin amaçlanan sonuç/sonuçlarına ulaşmak için yeteneğini etkileyen dokümanlarda iç ve dış konular tespit edilmiş ve tanımlanmıştır. Bu kapsamda yürütülen hizmetlerin her biri için risk analizleri yapılarak belli aralıklarla yapılan Yönetim Gözden Geçirme toplantıları ile takip edilmektedir. 4.1 Kuruluşun ve Bağlamının Anlaşılması İç Hususlar Koordinatörlüğümüz kontrolünde olan, verilen hizmetleri ve kurumsal yapımızı etkileyerek hedeflere ulaşmada belirsizlik oluşturabilecek belli başlı iç hususlar şunlardır: Koordinatörlüğümüzün organizasyon yapısı, Kurum kültürü, Örtük bilgi (dokümante edilmemiş bilgi birikimi), Çalışanlar arasındaki iletişim, Üst yönetimin (rektörlüğün) alacağı karar ve stratejiler, Yönetim anlayışı, Kaynak ihtiyacının karşılanmasındaki sıkıntılar, Bilgi işlem alt yapısı, İnsan kaynakları ve altyapı yetersizliği, Etik olmayan davranışlar Dış Hususlar Koordinatörlüğümüz kontrolünde olmayan, verilen hizmetleri ve kurumsal yapımızı etkileyerek hedeflere ulaşmada belirsizlik oluşturabilecek belli başlı dış hususlar şunlardır: Teknolojik gelişmeler, Dış paydaşların tercihleri, Mevzuat değişiklikleri, Siber saldırılar, Sayfa/Topl. Sayfa No 14/31 Hazırlayan Onaylayan

15 Bütçe, Ülkemizin içinde bulunduğu siyasi ve ekonomik durum, İklim ve çevre şartları, Doğal afetler, Savaş, terör, güvenlik 4.2 İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması Koordinatörlüğümüzün hizmetlerini planlayıp yürütürken iç ve dış paydaşlarının şart ve beklentileri göz önünde bulundurulmaktadır. İç ve dış paydaşların şart ve beklentileri koordinatörlüğe iletilen sözlü veya yazılı geri bildirimlerle, bilgilendirme veya eğitim amaçlı düzenlenen toplantılarla ve belirli aralıklarla yapılan memnuniyet anketleri ile gözden geçirilerek değerlendirilir. KYS içinde oluşturulan talimatlarda ilgili taraflar ayrıca belirtilmiştir İç Paydaşlar Koordinatörlüğümüzün Ankara Üniversitesinin tüm birim ve personeline hizmet vermesinden dolayı iç paydaşlarımız, Koordinatörlük personeli, Rektörlüğe bağlı tüm birimler, Üniversitemizde görev yapan tüm akademik ve idari personel olarak tanımlanmıştır. İç Paydaş Beklentileri İç Paydaşların Koordinatörlüğümüzden beklentileri aşağıda sıralanmıştır. İdarecilerin iş paylaşımında adil olması, Personelin yaptığı işle alakalı eğitim, ilgi ve becerisinin dikkate alınması, Konuyla ilgili kararlar alınırken çalışanların fikir ve önerilerini dikkate alması, Fiziksel çalışma koşullarının dijital ortama aktarılması ile çalışma ortamının iyileştirilmesi, İzin, hastalık izni, sosyal haklar vb politikalarda adil olunması, Kaynak ihtiyacının zaman geçirmeden karşılanması, Kişisel gelişime katkıda bulunulması, Sayfa/Topl. Sayfa No 15/31 Hazırlayan Onaylayan

16 İş yeri güvenliği, Park yeri, otopark, Engellilere yönelik düzenlemeler, Sunulan hizmet ile ilgili başvuruların alınması, Başvurulan hizmetin yerine getirilmesi, Yapılan işlerle ilgili geri bildirimlerde bulunulması, Şikayet bildirimlerinin alınması, Şikayetlerin çözülmesi, Çözülen sorunlarla ilgili geri bildirimlerde bulunulması, Önerilerin alınması, Önerilerin değerlendirilmesi, Önerilerle ilgili geri bildirimlerde bulunulması, Dış Paydaşlar Koordinatörlüğümüzün Rektörlük adına iş birliği ve iletişim halinde olduğu dış paydaşlar Koordinatörlüğümüz haricindeki tüm birimler Koordinatörlüğümüz personeli haricindeki tüm üniversitemiz akademik/idari personeli TÜRKSAT Uydu Haberleşme Kablo TV ve İşletme Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü (TÜRKSAT) TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi (KAMUSM) Devlet Arşivleri Başkanlığı Türk Standartları Enstitüsü Diğer üniversitelerim ilgili akademik/idari birimleri Dış Paydaş Beklentileri Dış paydaşların Koordinatörlüğümüzden beklentileri aşağıda sıralanmıştır. İş ve işlemlerde hız, Koordinatörlük çalışanlarına ulaşılabilirlik, İstek ve şikayetlere geri dönüş, Paydaşlarla karşılıklı işbirliği, Bilgi ve deneyim paylaşımı, Çalışkan/dinamik olmak, Şeffaf hesap veren birim olmak, Sayfa/Topl. Sayfa No 16/31 Hazırlayan Onaylayan

17 Toplumsal sosyal yaşama katkı sunabilir olmak, Paydaşların görüşlerini ifade edebilecekleri ortamların oluşmasını sağlamak, Diğer kurum kişilerle iletişim kurmada başarılı olmak, Değişen koşullara uyum sağlama konusunda başarılı olmak, Sürekli dayanışma, Koordinatörlümüzün yenilikçi/yaratıcı fikirlere açık olması, Engellilere yönelik düzenlemeler. 4.3 Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü nde Kalite Yönetim Sistemi, 4.1 ve 4.2 maddelerinde belirlenen hususlar da dikkate alınarak koordinatörlük tarafından yürütülmekte olan ve aşağıda sıralanan tüm hizmetleri kapsar: e-beyas İşlemleri: e-beyas Uygulamasının tüm arayüzlerinde yürütülen işlem/tanımlama/güncellemelerle kontrol ve takip işlemleri. KAYSİS İşlemleri: Ankara Üniversitesinin mevcut tüm personeli, idari birimleri ve yeni kurulacak olan idari birimleri (koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı vs.). Kurum Belge Merkezi ve Arşiv İşlemleri: Ankara Üniversitesi tüm alt birimlerinde oluşturulan ve kurum dışından alınan belge/ dosya/ klasör/ materyali. NES(e-imza) İşlemleri: Ankara Üniversitesi Rektörlük Makamı tarafından NES (e-imza) alınması uygun görülen tüm Ankara Üniversitesi personeli. Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri: Ankara Üniversitesi tüm birim ve personeli ile stajyer olarak belirlenen öğrencileri. Zaman Damgası Kontrol, Alım Faturalandırma ve Yazılım Kurulması İşleri: Ankara Üniversitesi tüm idari birimleri ile yeni kurulacak olan idari birimleri (koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı vs.). İdari İşler: Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü nde görevli çalışanları, kısmi zamanlı çalışan öğrencileri, stajyer öğrencileri ve akademik toplantıların ilgili hedef kitlesi. VPN Hesabı Başvuru İşlemleri: Ankara Üniversitesi Rektörlük Makamı tarafından VPN hesabı alınması uygun görülen tüm Ankara Üniversitesi personeli. Teknik İşler: Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü binasında bulunan Felaket kurtarma merkezi ile diğer cihazların kontrol ve bakımı, web sitesi güncelleme, yazılım yükleme gibi teknik işlemlerin tamamı. 4.4 Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesleri Koordinatörlüğün yürüttüğü hizmet kalitesini doğrudan ya da dolaylı etkileyebilecek iş ve işlemler Sayfa/Topl. Sayfa No 17/31 Hazırlayan Onaylayan

18 talimatlarla tanımlanmış ve Proses Şemalarında gösterilmiştir. Yürütülmekte olan bu hizmetler için ayrıca el kitabı ekinde yer alan süreç kartları oluşturulmuştur. 5. LİDERLİK 5.1 Liderlik ve Taahhüt Genel Koordinatörlüğümüzde yönetim; KYS nin kurulması ve sürdürülmesi için insan kaynağı altyapı, eğitim gibi temel ihtiyaçları sağlamakta, personel donanımı ve motivasyonuna önem vermekte, koordinatörlüğümüz kendisinin ve rektörlüğümüzün politika ve hedeflerini gerçekleştirmek için çalışmaktadır. Bunlara ek olarak her seviyedeki çalışana sorumluluk verilerek, inisiyatif ve becerilerini kullanmalarına olanak sağlanmakta, önemli konularda görüş vermeleri istenmektedir. Koordinatörlüğümüzde hizmetlerinin yürütülmesi esnasında yönetim tarafından düzenlenen toplantılara çalışanların katılımı sağlanmakta ve fikir alışverişinde bulunulmaktadır. Yönetim, aşağıdakiler vasıtasıyla Kalite Yönetim Sistemi için liderlik ve taahhütlerini; Kalite yönetim sisteminin etkinliği için hesap verilebilirliği, Kalite politikası ve kalite amaçlarının oluşturulduğu ve bunların kuruluşun stratejik yönü ve bağlamı ile uyumluluğunun güvence altına alınması, Kalite yönetim sistemi şartlarının, koordinatörlüğümüz hizmetleri ile bütünleştiğinin güvence altına alınması, Çalışanlarca süreç yaklaşımı ve risk temelli düşünme kullanımının teşvik edilmesi, Kalite yönetim sistemi için gerekli kaynakların varlığının güvence altına alınması, Etkin kalite yönetimi ve kalite yönetim sistem şartlarına uygunluğun öneminin paylaşılması, Kalite yönetim sisteminin amaçlanan çıktılarına ulaşmasının güvence altına alınması, Kalite yönetim sisteminin etkinliğine katkı sağlayacak kişilerin, işe alınması, yönlendirilmesi ve desteklenmesi, İyileştirmenin teşvik edilmesi, Çalışanların liderliğini göstermek için desteklenmesi, yoluyla sağlamaktadır. Sayfa/Topl. Sayfa No 18/31 Hazırlayan Onaylayan

19 5.1.2 Müşteri Odaklılık Koordinatörlüğümüz Üniversitemizin tüm birimleri ile akademik ve idari çalışanlarına hizmet vermektedir. Yürütülen hizmetler 4.1 ve 4.2 de belirtilen hususlarla iç ve dış paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini kapsayacak biçimde yasal mevzuatlar çerçevesinde belirlenmiştir. Bu amaçla Kalite Yönetim Sistemi, hizmet alanların ve çalışan personelin ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde planlanması, sürdürülmesi, sürekli iyileştirilmesi ve memnuniyetlerinin izlenmesi gibi faaliyetleri yönetmektedir. Ayrıca risk değerlendirme çalışmalarında memnuniyeti etkileyebilecek konular özellikle göz önünde bulundurulmaktadır. İç ve dış paydaşların öneri ve şikâyetleri, yüz yüze yapılan görüşmeler, eğitim toplantısı, telefon, e-posta, anketler veya e-beyas uygulaması üzerinden resmi yazışma vb. yollarla bildirilmekte, ölçülüp değerlendirilmektedir. 5.2 Politika Kalite Politikasının Oluşturulması Kalite politikamız, üniversitemizin ve koordinatörlüğümüzün misyon ve vizyonları doğrultusunda yönetim faaliyetlerinin tüm paydaşlarımızca benimsenen toplam kalite yönetimi anlayışı ile ulusal ve evrensel etik ilkelere ve hukuka dayalı, yenilikçi ve sürekli iyileştirme esaslı olarak gerçekleştirilmesidir. Bu doğrultuda kalite politikamız; Kalite Güvencesi Sistemine tüm paydaşlarımızın katılımını, İnsan kaynağının bilgi, beceri ve yetkinliklerinin geliştirilmesini, Yönetim faaliyetlerinde nitelik ve personel odaklı yaklaşımı, AR-GE nin ulusal/uluslararası gereksinim ve önceliklere göre yürütülmesini, Yönetim faaliyetlerinde ulusal/uluslararası akreditasyonu, Nitelikli personelin istihdamını, Koordinatörlük faaliyetleri ile ilgili ulusal/uluslararası alanlarda katkı sağlamayı, Kaynakların daha etkin ve verimli kullanılmasını ve israfın önlenmesini, Uluslararasılaşma bilinç ve uygulamalarının yaygınlaşmasını, Ulusal/uluslararası sıralamalarda daha üst seviyelere ulaşmayı, Etkin bir risk yönetimi stratejisi sürdürülmesini, esas alır. Sayfa/Topl. Sayfa No 19/31 Hazırlayan Onaylayan

20 5.2.1 Kalite Politikasının Duyurulması Koordinatörlüğümüzde kalite politikası duyuru panoları, web, e-posta, e-beyas duyuruları ve koordinatörlüğümüz ortak paylaşımlı (share) dizini aracılığıyla fiziki ve elektronik ortamda tüm çalışanlarımızın ve ilgili tarafların erişimine açılmıştır. 5.3 Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar Koordinatörlüğümüz organizasyon şeması (ANKÜ-BYS-OŞ.001) ile görev tanımlarında (ANKÜ-BYS- GOR.001,025) çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları detaylandırılmıştır. Bunlara ek olarak yürütülen hizmetlere ait talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009) ve proses şemalarında (ANKÜ-BYS- PŞ.001,009) yetki ve sorumlulukların nasıl yerine getirileceği tarif edilmiştir. 6. PLANLAMA 6.1 Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri Koordinatörlüğümüzde planlanarak yürütülen tüm hizmetler için karşılaşılabilecek olası riskler tespit edilmiş, derecelendirme ve önceliklendirme kriterlerinin ne olduğu, risk iştahının tespiti, belirlenen risklerin sorumlularının kimler olduğu gibi hususlar belirlenmiştir. Bu kapsamda yürütülen tüm hizmetlere yönelik risk değerlendirme çalışmaları yapılmış, önemli riskler için kontrol faaliyetleri belirlenmiştir. Belirlenen risklere ilişkin sürekli izleme yapılmakta, güncelliği sağlanmaktadır. Ayrıca hizmetler üzerinden yapılan analizler ile risklere ilişkin fırsatlar belirlenmektedir. 6.2 Kalite Hedefleri ve Bunlara Erişmek İçin Planlama Koordinatörlüğümüzün kalite politikası doğrultusunda 2018 yılı için ulaşılabilir, ölçülebilir, belli aralıklarla izlenen ve planlı hedefler belirlenmiştir. Her bir hedef için, süre, sorumlu, kaynak ihtiyacı ve izlenecek stratejiyi içeren Performans Programı yıllık olarak oluşturulmakta ve 6 şar aylık aralıklarla düzenlenen Yönetim Gözden Geçirme toplantıları ile kontrol ve takip edilmektedir. Koordinatörlüğümüzün 2018 yılı için belirlenen kalite hedefleri: ISO/IEC 27001:2013 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesinin alınması ve bu kapsamda kurum içinde bir Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (BGYS)' nin kurulması, FAZ-2 olarak öngörülen e-arşiv Yönetim Sistemi Yazılımının TÜRKSAT ile geliştirilmesi ve kurulması, e-beyas Uygulaması ile oluşan elektronik belge/dosyaların kurulacak e-arşiv Yönetim Sistemine Sayfa/Topl. Sayfa No 20/31 Hazırlayan Onaylayan

21 aktarımı ve sistem entegrasyonunun yapılması, Kurumsal belleği oluşturan geriye dönük arşiv belgelerinden Üniversite Senato ve Yönetim Kurulu Kararlarının dijitalleştirilerek e-arşiv Yönetim Sistemine aktarılması ve yönetilmesi, Stratejik Plan, iç kontrol süreçleri, eylemler, iş akışları ve tanımlarının gözden geçirilerek revize edilmesi, Ankara Üniversitesi personeline ait özlük klasörünün ayrıştırma ve tasnif çalışmasının yapılması (750 personel özlük dosyası), e-beyas Belge Doğrulama Entegrasyonunun yapılması, e-diplomaları e-devlet ten Doğrulama Entegrasyonunun yapılması, ISO 9001: Kalite Yönetim Sistemi Standardının 2015 revizyonunun alınması/ yükseltilmesi, Şifreli belge gönderme çalışmalarına başlamak için gerekli altyapıyı kurmak. 6.3 Değişikliklerin Planlanması Koordinatörlüğümüzce yerine getirilen hizmetlerle ilgili mevzuat, organizasyon yapısı veya ilgili standartların değişmesi durumunda KYS dokümantasyonu değişikliğe paralel olarak revize edilir. Söz konusu değişiklikler Geçerli ve İptal Edilen Doküman listelerinde belirtilerek dokümante edilmektedir. 7. DESTEK 7.1 Kaynaklar Genel Koordinatörlüğümüzde kalite yönetim sisteminin kuruluşu, devam ettirilmesi ve geliştirilmesi için gerekli olan personel, yazılım, donanım, eğitim, altyapı ve sarf malzemeleri üniversitemizin ilgili birimleri ile ortak çalışma sonucunda belirlenerek temin edilmektedir Kişiler Koordinatörlüğümüz insan kaynağı ihtiyacı, üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı aracılığı ile karşılanmaktadır. Yürütülen hizmetlerin gereklerine göre çalışacak personelin nitelikleri belirlenerek Personel Daire Başkanlığına bildirilir. Personel Daire Başkanlığı diğer birimlerdeki personelin içinden çalışması uygun görülenlerin Koordinatörlüğümüzde görevlendirilmesini sağlar. Eğer bu şartlara uygun personel bulunamazsa kamu personeli alım sınavları aracılığı ile yeni memur alınmasını sağlar ve koordinatörlüğümüzde görevlendirir. Sayfa/Topl. Sayfa No 21/31 Hazırlayan Onaylayan

22 7.1.3 Altyapı Koordinatörlüğümüzde hizmetlerin en iyi şekilde sunulması için ihtiyaç duyulan yazılım, donanım, binalar, çalışma alanları ulaşım ihtiyaçları ve sosyal alanlar sağlanmış olup, bunlara ilişkin bakım ve onarım işleri düzenli olarak yürütülmektedir. Bakım onarım işleri, ANKÜ-BYS-TAL.009 Teknik İşler Talimatı nda belirtildiği şekilde kontrol ve takip edilmekte ve gerekli hallerde İdari ve Mali İşler, Bilgi İşlem, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlıkları tarafından yürütülmektedir Proseslerin İşletimi İçin Ortam Koordinatörlüğümüzde personelin işini rahat yapabilmesi için gerekli fiziksel şartlar sağlanmıştır. Ayrıca çalışanlar arasında etnik köken, cinsiyet vs. ye dayalı ayrımcılık yapılmamakta, aşırı iş yükü verilmemekte ve ya da psikolojik şiddet (mobbing) uygulanmamaktadır. Çalışanların bu konulardaki önerileri dikkate alınmakta ve şikayetlerine en kısa sürede çözüm getirilmektedir İzleme ve Ölçme Kaynakları Koordinatörlüğümüz tarafından sunulan hizmetlerin şartlara uygunluğunu doğrulamak amacıyla yürütülen izleme ve ölçme faaliyetlerinin sonuçlarının geçerli ve güvenilir olmasını güvence altına almak için ihtiyaç duyulan kaynaklar belirlenmiş ve sağlanmıştır. İzleme ve ölçme kaynaklarının gerçekleştirilen belirli izleme ve ölçme faaliyet tipleri için uygun olduğunu ve uygunluğunun devam ettiğini güvence altına almak için belirli aralıklarla veya kullanımdan önce doğrulama faaliyetleri gerçekleştirilmekte ve amaca uygunluğunun kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgi muhafaza edilmektedir Kurumsal Bilgi Koordinatörlüğümüzde çalışanlar arasındaki tecrübe ve örtük bilgi paylaşımı için çalışanlar arasında toplantılar yapılmakta özellikle kritik faaliyetlerle ilgili iş akışları oluşturulurken veya risk değerlendirmeleri yapılırken tecrübeli personelin katılımı sağlanmaktadır. Göreve yeni başlayan personelin, konusunda tecrübe sahibi personel yanında çalışması sağlanarak deneyim kazanmaları amaçlanmaktadır. Kurum dışında eğitim seminer gibi etkinliklere katılan personelden eğitim notları ve dokümanlar talep edilerek diğer çalışanların erişimine açılmakta, ayrıca gerekli görülen durumlarda eğitime katılan personel tarafından diğer personele, bilgilendirme toplantısı yapması sağlanmaktadır. Sayfa/Topl. Sayfa No 22/31 Hazırlayan Onaylayan

23 7.2 Yetkinlik Koordinatörlüğümüzde çalışan personelin taşıması gereken yetkinlikler, öğrenim durumları, alması gereken eğitimler ve tecrübe görev tanımlarında (ANKÜ-BYS-GOR.001,025) belirlenmiştir. Koordinatörlüğümüzde çalışan personel, yürütmekte olduğu hizmet için gerekli olan ve Personel Daire Başkanlığı Hizmet İçi Eğitim tarafından düzenlenen her türlü eğitim seminerine katılabilirler. Ayrıca tecrübe sahibi olan personel deneyimlerini ve bilgilerini paylaşarak diğer personelin de gelişimine katkı sağlamaktadır. Eğitim faaliyetleri ile ilgili kayıtlar mevzuatlarda belirtilen sürelere uygun muhafaza edilmektedir. 7.3 Farkındalık Koordinatörlüğümüzde KYS ile ilgili farkındalık oluşturmak için, KYS Sorumluları tarafından çalışanlara KYS Temel eğitimi verilir. Bu eğitimlerde özellikle kuruluş politikası, hedefler, birim dokümantasyonu ve KYS ile ilgili genel bilgilendirme yapılır. Koordinatörlüğümüzde çalışanlar, kalite politikası, ilgili kalite amaçlarının, stratejik amaç ve hedeflerinin, kalite yönetim sistemi şartlarının yerine getirilmediği durumlarda müdahil olması gerektiğinin farkındadır. 7.4 İletişim Koordinatörlüğümüzde çalışanlar arasında iletişim küçük bir birim olması nedeniyle çoğunlukla sözlü (yüzyüze, telefon, toplantı vs.) olarak gerçekleştirilir. Ancak dış paydaşlarla iletişim e-beyas uygulaması üzerinden resmi yazışma, tebliğ ve duyurular, e-posta, sistem dokümantasyonu, eğitim toplantıları, telefon vs yoluyla kurulmaktadır. 7.5 Dokümante Edilmiş Bilgi Genel Koordinatörlüğümüz ISO 9001: 2015 Kalite Yönetim Sistemine uygun olarak doküman sistemini oluşturmuştur. Bu dokümanlar koordinatörlüğümüzde uygulanan kalite yönetim sistemi, kalite el kitabı, talimatlar, görev tanımları, proses şemaları, formlar, kalite planları ve ilgili diğer dokümanları kapsayacak şekilde tanımlanmıştır ve uygulamaya alınmıştır. Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki tüm faaliyetlere yönelik olarak oluşturulan dokümanların Sayfa/Topl. Sayfa No 23/31 Hazırlayan Onaylayan

24 hazırlanması, kontrol ve takip edilmesi, revize edilmesi vs. gibi işlemler ANKÜ-YNT-PR-001 Doküman Kontrolü Prosedürü ile ANKÜ-BYS-TAL.005 Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri Talimatı nda açıklanmıştır Oluşturma ve Güncelleme Kalite Yönetim Sistemi doküman yapısının oluşturulması, formatı, güncelleme yöntemleri ANKÜ- YNT-PR-001 Doküman Kontrolü Prosedürü ile ANKÜ-BYS-TAL.005 Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri Talimatı nda açıklanmıştır Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki tüm faaliyetlere yönelik olarak oluşturulan dokümanların hazırlanması, kontrol ve takip edilmesi, revize edilmesi vs. gibi işlemler ANKÜ-YNT-PR-001 Doküman Kontrolü Prosedürü ile ANKÜ-BYS-TAL.005 Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri Talimatı nda açıklanmıştır. 8. OPERASYON 8.1 Operasyonel Planlama ve Kontrol Koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetler için talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009) ve proses şemaları (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) oluşturulmuş ve bunlar için riskler belirlenmiştir. Hizmetlerin belirlenen şartlara uygunluğu için kontroller yapılmaktadır. 8.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartlar Müşteri ile İletişim Dış paydaşlarla iletişim e-beyas uygulaması üzerinden resmi yazışma, tebliğ ve duyurular, e-posta, sistem dokümantasyonu, eğitim toplantıları, telefon vs. yoluyla kurulmaktadır. Bu kanallar aracılığı ile iletilen her türlü öneri değerlendirilmektedir. Şikayet ve sorunlar ise kayıt altına alınarak, en kısa sürede çözülür ve ilgililere geri dönüş yapılır. Bu konuda verilen hizmet ANKÜ-BYS-TAL.001 e-beyas İşlemleri Talimatı nda detaylandırılarak açıklanmıştır Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi Koordinatörlüğümüzde yürütülmekte olan hizmetler aşağıda sıralanan yasal mevzuatlar çerçevesinde yürütülmektedir. Sayfa/Topl. Sayfa No 24/31 Hazırlayan Onaylayan

25 TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı TS Elektronik Belge Yönetim Sistemi Standardı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu (REGA: tarihli, sayılı) 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun (REGA: tarihli, sayılı) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (REGA: tarih ve sayılı (2014/7074)). Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu (1)(2)(3) ( tarihli, 2809 Nolu Kanun) Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ( tarihli KHK NO:124) Devlet Teşkilatı Veri Tabanı konulu 2011/1 Başbakanlık Genelgesi (REGA: tarih ve sayılı) T.C. Ankara Üniversitesi Belge/Dosya Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları ve Çalışma Esasları BEYAS-İK-03 Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı BEYAS-İK-09 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (REGA: tarihli, sayılı) KAMUSM Nitelikli Elektronik Sertifika Temini Sipariş Şartları ve Hizmet Esasları Yönergesi Doküman Kontrolü Prosedürü ANKÜ-YNT-PR-001 BEYAS Koordinatörlüğü KYS Talimatları BEYAS Koordinatörlüğü KYS Görev Tanımları BEYAS Koordinatörlüğü KYS Proses Şemaları Risk analizleri vs Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi Koordinatörlüğümüzde sunulan tüm hizmetlerin ilgili mevzuat çerçevesinde gerçekleşmesi için, hizmetlerimizle ilgili talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009), proses şemaları (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) ve diğer destek dokümanları mevzuat şartlarına göre hazırlanmakta ve kontrol edilmektedir. Mevzuata uygun olmayan talepler reddedilir ve başvuru sahibi bilgilendirilir Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Değişmesi Verilen hizmetler için yasal şartlar değiştiğinde dokümante edilmiş bilgi listeleri yasal kısıtlar Sayfa/Topl. Sayfa No 25/31 Hazırlayan Onaylayan

26 paralelinde güncellenir. Değişiklik durumunda ilgili sorumlu/yetkili personel bilgilendirilir. İç ve dış paydaşlar ise e-beyas uygulaması üzerinden resmi yazı, tebliğ, duyuru, web sitesi, telefon e-posta vb. iletişim kanalarıyla yapılır. 8.3 Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi Koordinatörlüğümüzde sadece hizmet sunulduğu için bu madde kapsam dışı tutulmuştur. 8.4 Dışarıdan Tedarik Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü Koordinatörlüğümüze ait ayrı bir bütçe olmaması nedeniyle dışarıdan alınan hizmet ve ürünler Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinatörlüğü tarafından yürütülmektedir. Bu nedenle bu madde kapsam dışı tutulmuştur. 8.5 Ürün ve Hizmetin Sunumu Üretim ve Hizmet Sunumunun Kontrolü Koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetler için Kalite Yönetim Sistemi kapsamında oluşturulan ilgili talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009) ve proses şemaları (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) oluşturulmuştur. Hizmetlerle ilgili resmi yazışmalar e-beyas Uygulaması üzerinden elektronik ortamda oluşturulmakta ve mevzuatta belirtilen sürelerde muhafaza edilmektedir. Hizmetlerin rahat bir şekilde sunulabilmesi için gerekli altyapı ve çalışma ortamı oluşturulmuş, personelden kaynaklanabilecek hatalar risk analizinde göz önüne alınmıştır Tanımlama ve İzlenebilirlik Koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetlere bağlı şartlar, mevzuatta ve ilgili dönem Stratejik Planında tanımlıdır. Her türlü başvuru 16 Eylül 2013 tarihinden itibaren kullanılmakta olan e-beyas Uygulaması üzerinden alındığı için kayıtlar veri toplamayı, izlemeyi ve ölçmeyi kolaylaştıracak biçimde tutulur. e-beyas Uygulaması üzerinden işlemlerin bütün aşamaları, işlemi yapanlar, kontrol edenler vb. bilgilere ulaşılabilmektedir. Sayfa/Topl. Sayfa No 26/31 Hazırlayan Onaylayan

27 8.5.3 Müşteri veya Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet Resmi yazışmaların yürütüldüğü e-beyas Uygulamasında iç ve dış paydaşlara ait kimlik ve iletişim bilgileri (TC kimlik no, telefon, adres, e-posta, idari birim kimlik kodu, vergi numarası vs.) veri olarak bulunmaktadır. Bu bilgiler, çeşitli düzeylerde yetkilendirilmiş personelin erişimine açıktır. Ancak bu bilgilerin sorumlu ve yetkili olanlar dışında herhangi bir üçüncü kişi, kurum veya kuruluşla açık yazılı izin olmaksızın paylaşmak veya söz konusu bilgi ve belgeleri kamuoyunda yaymak T.C. Anayasası' na ve ilgili diğer hukuk kurallarına aykırıdır. Bu nedenle iç ve dış paydaşlara ait kimlik ve iletişim bilgilerine erişimi bulunan personel Ankara Üniversitesi Kişisel, Hassas, Kurumsal Veri Paylaşımı ve Bilgi Güvenliği Sorumluluk Belgesİ ni imzalamak ve belgenin gerektiği şekilde davranmak durumundadır. Bu sayede iç ve dış paydaşlara ait kimlik ve iletişim bilgileri korunmaktadır Muhafaza Koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetlere ait resmi yazışmalar e-beyas Uygulaması üzerinden yapıldığından belgeler elektronik ortamda saklanmaktadır. Uygulamaya ait ana sunucular Bilgi İşlem Daire Başkanlığı nda bulunmaktadır ve anlık olarak yedeklenmektedir. Bunun yanı sıra düzenli aralıklarla veriler tapelere yazdırılmakta ve ayrıca BEYAS Koordinatörlüğü hizmet binasında bulunan Felaket Kurtarma Merkezi nde birkaç kopya halinde yedeklenmektedir. Fiziksel ortamda oluşturulmuş belgeler ise mevzuatın öngördüğü şekilde ilgili sorumlularca saklanmaktadır. Yasal saklama süresini dolduran belgeler ise arşivlenmektedir. Bu işlem Türkiye de Arşiv Standardına uygun olarak inşa edilen ilk bina olan BEYAS Koordinatörlüğü hizmet binasındaki Arşiv depolarında gerçekleştirilmektedir. Arşiv depoları tüm arşivlik malzemenin (dosya, klasör, film vs.) özelliklerine uygun olarak oluşturulmuştur ve malzemelerin zarar görmeyeceği şekilde muhafaza edilmesi sağlanmaktadır Teslimat Sonrası Faaliyetler Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetler, sonrasında mevzuat gereklilikleri, hizmetlerin istenmeyen sonuçları ve iç veya dış paydaşların hizmetler ile ilgili şart ve geri bildirimleri göz önüne alınarak değerlendirilmektedir Değişikliklerin Kontrolü Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerde herhangi bir nedenden dolayı iş akışlarında ya da Sayfa/Topl. Sayfa No 27/31 Hazırlayan Onaylayan

28 hizmetlerde kullanılan malzeme veya teçhizatta değişiklik yapılması durumunda yapılan değişikliğin istenen sonucu verip vermediği kontrol edilir ve ilgili kayıtlar muhafaza edilir. 8.6 Ürünlerin ve Hizmetlerin Piyasaya Sunumu Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerin ilgili mevzuat ve sistem dokümantasyonuna uygunluğu hiyerarşik olarak imza ve paraflar yoluyla kontrol edilmektedir. Ayrıca talimat (ANKÜ- BYS-TAL.001,009) ve proses şemalarında (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) kontrol noktaları belirlenmiş olup, uygunsuzluk durumunda ilgili kişilerden düzeltmeler talep edilerek uygunsuzluk kayıtları tutulmaktadır. 8.7 Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerin şartları ilgili mevzuata bağlı olarak hazırlanan talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009) ve proses şemalarında (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) belirtildiği şekilde gerçekleştirilmekte olup, hizmet anında müdahale edilebilecek şekilde kontrol altında tutulur. Hizmetler sürekli kontrollerle izlenerek uygun olmayan hizmet sunulması önlenmektedir. İç ve dış paydaşlardan alınan öneri/şikayetler, iç tetkikler, denetimler, gözden geçirme toplantıları, risk değerlendirmeleri veya kontrollerde tespit edilen/tekrarlanan uygunsuzluklar ilgili sorumlu/ yetkili tarafından zaman geçirmeden düzeltilmektedir. Konu ile ilgili olarak ilgili paydaşlar resmi yazışma, e-posta, duyuru vs yolları ile bilgilendirilmektedir. Ayrıca yürütülen hizmetlerle ilgili tespit edilen veya bildirilen her türlü uygunsuzluk kayıt altına alınmakta, dokümante edilerek muhafaza edilmektedir. 9. PERFORMANS DEĞERLENDİRME 9.1 İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme Genel Koordinatörlüğümüzde hizmet kalitesi üzerinde önemli etkileri olan belli başlı işlem ve faaliyetler iç tetkik ve Yönetim gözden geçirme toplantıları ile izlenmekte, periyodik olarak ölçülüp ve gözlemlenmekte ve sonuçları raporlanmaktadır. Kalite performansının izlenmesi; amaç ve hedeflerle uyum içinde bulunmasını temin etmek amacıyla veriler düzenli olarak kaydedilmektedir. Ayrıca düzenli aralıklarla yapılması planlanan memnuniyet anketi soruları oluşturulmuştur. Bu Sayfa/Topl. Sayfa No 28/31 Hazırlayan Onaylayan

29 anketin sonuçları raporlanmakta, oluşturulmaktadır. iyileştirmeye açık alanlar tespit edilerek eylem planları Müşteri Memnuniyeti Koordinatörlüğümüz hizmetlerinden faydalanan iç ve dış paydaşlar şartlarının karşılanıp karşılanmadığının belirlenmesi için farklı iletişim kanalları yoluyla alınan öneri ve şikâyetler ile memnuniyet anketleri değerlendirilerek gerekli hallerde düzeltici faaliyet başlatılır ve iyileştirmeler sağlanır. Konu ile ilgili detaylar ANKÜ-BYS-TAL.001 e-beyas İşlemleri ve ANKÜ-BYS-TAL.005 Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri talimatlarında açıklanmaktadır Analiz ve Değerlendirme Koordinatörlük olarak sistemin etkinliğini ve performansını değerlendirmek için memnuniyeti, süreç ve kalite hedeflerimizin gerçekleşme oranları, uygun olmayan hizmet sayıları, risk değerlendirme faaliyetlerinin etkinliği konularında istatistiksel çalışmalar yapılır. Bunlara ek olarak hizmet gerçekleşmeleri ve hedeflerle ilgili analizler yıllık faaliyet raporlarında tüm paydaşlara iletilir. 9.2 İç Tetkik Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerde uygulanan Yönetim Sistemleri ile 9001 standartlarının şartlarının etkin olarak uygulanıp uygulanmadığı, faaliyetlerin düzenli olarak sürdürülüp sürdürülmediğinin belirlenmesi amacıyla iç tetkikler yapılmaktadır. Bu amaçla oluşturulan iç tetkik soruları zaman zaman güncellenmekte, yönetim gözden geçirme toplantıları öncesinde tekrarlanmaktadır. 9.3 Yönetim Gözden Geçirmesi Genel Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerin Yönetim Sistemlerinin amacına uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sürdürmesini ve stratejik amaçlarıyla uyumluluğunu güvence altına almak için planlı aralıklarla koordinatörlüğümüzde yönetimin gözden geçirme toplantısı gerçekleştirir. Bu toplantıda iç tetkik ve paydaşların memnuniyet anketi sonuçları değerlendirilir. Değerlendirme sonucuna göre yapılması gereken iş ve işlemler planlanır. Sayfa/Topl. Sayfa No 29/31 Hazırlayan Onaylayan