1.15 Hazırlanan İşlem Kılavuzları, Esaslar ve Yönergeler Hazırlanan Formlar Dosya/Klasör Etiketi ve İçerik Listesi Oluşturma ve U

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "1.15 Hazırlanan İşlem Kılavuzları, Esaslar ve Yönergeler Hazırlanan Formlar Dosya/Klasör Etiketi ve İçerik Listesi Oluşturma ve U"

Chagatai Kıvanç
5 yıl önce
İzleme sayısı:

1 Sunuş.. Önsöz... İçindekiler.... Kısaltmalar Yönergeler-Kılavuzlar-Standart Formlar Listesi. v vii xi xviii xix GİRİŞ. 1 Çalışmanın Amacı... 4 El Kitabının Kapsamı.. 5 El Kitabının Yapısı. 5 El Kitabının Yararları.. 8 El Kitabının Kullanım Amaçları ve Hedefleri 9 1. BÖLÜM BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV SİSTEMİ (BEYAS) ÇALIŞMALARI Çalışmalar Başlarken Proje Ekibi ve Toplantılar Ankara Üniversitesi Senatosu Bilgilendirme ve Destek Sunumu Yükseköğretim Kurulu Bilgilendirme Kurumsal Analiz Çalışmaları ve Sonuçları Analiz Çalışmaları Analiz Sonuçları Yerinde İnceleme ve Görüşmeler BEYAS Yapılandırma Çalışmaları Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi Sorumlu ve Yetkilileri Belirleme Çalışması Birimlere Kod Verilmesi Çalışması BEYAS Koordinasyon Ofisi Kurulması Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Biriminin Kurulması Belge Merkezi ve Arşivleri Mekân Tahsisi ve Düzenleme BEYAS Web Sitesi ve İletişim Listesi Eğitim Çalışmaları 24

2 1.15 Hazırlanan İşlem Kılavuzları, Esaslar ve Yönergeler Hazırlanan Formlar Dosya/Klasör Etiketi ve İçerik Listesi Oluşturma ve Uygulama Çalışması Saklama Süreli Dosya Planı Çalışmaları Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonlarının Kurulması Değerlendirme-Ayıklama-İmha Çalışmaları Belge Merkezi ve Arşivleri Envanter Çalışması Çalışma Raporları Yapılan Görüşme ve Ziyaretler Sunulan Bildiriler BÖLÜM ÜNİVERSİTELERDE BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV SİSTEMİ Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Arşiv Sisteminin Vizyonu Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Arşiv Sisteminin Misyonu Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Politikası Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Stratejisi Doğru/İyi Belge Yönetimi ve Arşiv Sisteminin Yararları BÖLÜM BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV SİSTEMİ (BEYAS) YAPISI Yasal ve İdari Düzenlemeler Kurum ve Birim Belge Merkezi ve Arşivleri Yapısı Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Birim Belge Merkezi ve Arşivi Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi Ünite Belge Merkezi ve Arşivi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinasyon Ofisi BEYAS Yapısında Üniversite Birimlerinin Durumu Rektörlüğe Bağlı Müşavirlik/Daire Başkanlığı/ Müstakil Müdürlükler/Merkezler Fakülteler Hastaneler Konservatuar/Yüksekokullar/Meslek Yüksekokulları Enstitüler.. 68 xii

3 3.3.6 Araştırma ve Uygulama Merkezleri Rektörlüğe Bağlı Bölümler (Enformatik-Güzel Sanatlar-Türk Dili) Görevlendirme-Yer-Donanım Görev ve Sorumluluklar Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşivi Sorumlularının Belirlenmesi Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Sorumlularının Görevleri Birim Belge Merkezi ve Arşivi Sorumlularının Görevleri Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi Sorumlularının Görevleri 84 BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ KISIM BELGE ÜRETİMİ VE YAZIŞMA YÖNETİMİ Yazışma Birim Kodları ve Kullanımı Yazışma Kuralları ve Yazışma Yönetmeliği Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergeleri Rektörlük Düzeyi İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi Fakülte, Enstitü, Devlet Konservatuvarı, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Araştırma ve Uygulama Merkezi İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi KISIM DOSYALAMA İŞLEMLERİ VE DOSYA YÖNETİMİ Genel Açıklamalar Neden Standart Dosya Planı? Dosya Planı Çalışmaları Ortak Alanlara Ait Standart Dosya Planı Çalışması Üniversiteler İçin Ana Konular Standart Dosya Planı Çalışması Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı Kullanım ve Uygulama Kılavuzu xiii

4 4.2.5 Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı. 191 Genel İşler ( ) Ana Hizmet Faaliyetleri ( ) Eğitim ve Öğretim İşleri ( ) 195 Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri ( ). 198 Öğrenci İşleri ( ). 200 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri ( ) Danışma-Denetimle İlgili Faaliyetler ( ) Araştırma ve Planlama İşleri ( ). 208 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri ( ) 210 Hukuk İşleri ( ). 210 Teftiş/Denetim İşleri ( ). 211 Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler ( ) Bilgi-İşlem İşleri ( ) 212 Dış İlişkiler ve AB İşleri ( ) Emlak ve Yapım İşleri ( ) Eğitim İşleri ( ) İdari ve Sosyal İşler ( ) 222 Tanıtım ve Yayın İşleri ( ) Mali İşler ( ) Özel Kalem ve Protokol İşleri ( ). 229 Personel İşleri ( ). 230 Satınalma ve Satış İşleri ( ) 233 Topyekun Savunma Sivil Hizmetleri İşleri ( ) Ülke Kodları. 239 İl Kodları Dosya Planı Göndermeler Listesi Ünitelerde Belge/Dosya İşlemleri Yönergesi Belge Merkezi ve Arşivleri Çalışma ve İşlem Yönergesi KISIM SAKLAMA PLANLARI Giriş Amacı ve Yararları Saklama Planı Çalışmaları 261 xiv

5 4.3.4 Saklama Süreleri ve Kodları Saklama Sürelerinin Hesaplanması Saklama Planı Çizelgelerinin Kullanımı Saklama Planları Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı Üniversite Tespit ve Değerlendirme Formları. 266 Genel Açıklamalar. 266 Rektörlük Fakülte, Yüksekokul, Enstitü, Araştırma-Uygulama Merkezleri 269 Diş Hekimliği Fakültesi Tıp Fakültesi 270 Mütevelli Heyetler Danışma, Denetim ve Yardımcı Hizmet Birimleri Tespit ve Değerlendirme Formları 273 Araştırma, Plânlama ve Koordinasyon İşleri Basın ve Halkla İlişkiler Eğitim İşleri Hukuk İşleri İdarî ve Malî İşler Kurum Arşivleri. 286 Özel Kalem İşleri Personel İşleri 288 Sivil Savunma İşleri Sağlık İşleri. 293 Tedarik-İkmal ve Levazım İşleri. 293 Teftiş İşleri Yönetim Kurulu İşleri KISIM DEĞERLENDİRME-AYIKLAMA-İMHA İŞLEMLERİ Genel Açıklamalar Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları ve Yapısı Rektörlük Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Değerlendirme- Ayıklama-İmha Komisyonu Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivleri Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonu. 302 xv

6 Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları ve Çalışma Esasları KISIM ARŞİV BELGESİ DEVİR (TRANSFER) İŞLEMLERİ Genel Açıklamalar Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Belge/Dosya Devir Esasları BÖLÜM BELGE MERKEZİ VE ARŞİV MEKÂNLARI Müstakil Belge Merkezi ve Arşiv Mekânlarının Fiziki Özellikleri Kurum/Birim Belge Merkezi ve Arşiv Mekânlarının Fizikî Yerleşim Alanlarına Ait Özelliklerle İlgili Kurallar Belge Merkezi ve Arşiv Depolarının İç Yapı ve Donanım Özellikleri BÖLÜM ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ Elektronik Belgelerin Özellikleri Elektronik Belge Yönetiminde Dosya Planları, Saklama Planları ve Tasfiye Elektronik Belge Paylaşımı ve Üstverilerin Gerekliliği Dijitalleştirme Elektronik Belge Yönetimi midir? Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Sisteminin Boyutları BÖLÜM ÖNERİLER VE GÖRÜŞLER EKLER 351 EK-1: BEYAS Terimleri ve Tanımlar Sözlüğü. 353 EK-2: Standart Formlar 361 a) Dosya İçerik Listesi-BEYAS-FR b) Dosya/Klasör Devir-Teslim ve Envanter Formu-BEYAS-FR c) Dosya Etiketi-BEYAS-FR d) Belge Merkezi ve Arşivi Envanteri-BEYAS-FR e) Dosya İsteme Fişi-BEYAS-FR xvi

7 f) Dosya Transfer Fişi-BEYAS-FR g) Dosya İzleme Listesi-BEYAS-FR h) Belge/Dosya İmha Listesi-BEYAS-FR i) Ünite Belge/Dosya İşlemleri Faaliyet Raporu Formu-FR j) Birim Belge/Dosya İşlemleri Faaliyet Raporu Formu-FR k) Birim Belge Merkezi ve Arşivi Faaliyet Raporu Formu-FR l) Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi Faaliyet Raporu Formu-FR m) Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu (Kurum Belge Merkezi ve Arşivi tarafından DAGM ne gönderilecek form) EK-3: Yazı Örnekleri 393 a) Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Komisyonu Üyelerini Belirleme Yazısı Örneği-BEYAS-YZ b) Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Komisyonu Üyeleri Onay Alınması Yazısı Örneği-BEYAS-YZ c) Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Komisyonu Üyeliği Görevlendirme Yazısı Örneği-BEYAS-YZ d) Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi Komisyonu Üyelerini Belirleme Yazısı Örneği-BEYAS-YZ e) Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi Komisyonu Üyeleri Onay Alınması Yazısı Örneği-BEYAS-YZ f) Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi Komisyonu Üyeliği Görevlendirme Yazısı Örneği-BEYAS-YZ g) Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Belge/Dosya İmha Onayı Alınması Yazısı Örneği-BEYAS-YZ h) Kurum Belge Merkezi ve Arşivi Belge/Dosya İmha Tutanağı Örneği-BEYAS-YZ i) Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi Belge/Dosya İmha Onayı Alınması Yazısı Örneği-BEYAS-YZ j) Ayrıcalıklı Birim Belge Merkezi ve Arşivi Belge/Dosya İmha Teslim Tutanağı Örneği-BEYAS-YZ k) DAGM den Belge/Dosya İmha Uygunluk Görüşü Alınması Yazısı Örneği-BEYAS-YZ KAYNAKÇA xvii

Benzer belgeler

ÜNİVERSİTELER İÇİN BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV SİSTEMİ/İŞLEMLERİ (BEYAS) EL KİTABI

ÜNİVERSİTELER İÇİN BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV SİSTEMİ/İŞLEMLERİ (BEYAS) EL KİTABI Telif hakkı Fahrettin Özdemirci-Mehmet Torunlar-Selvet Saraç. Ankara-2009 Kaynak gösterilmeksizin kısmen veya tamamen alıntı