Yazılı ve Sözlü İletişimde Protokol

Transkript

1 2 Tüm kurum ve kuruluşlarda yazılı iletişim, yönetimin temel unsurlarındandır. Günümüzde mektup, taziye, tebrik, kartvizit kurumsal yaşamda en çok kullanılan yazılardır. 1

2 Mektup 3 Mektuplar kamu kurumlarında kurum amiri tarafından başlıklı resmi kâğıtlara yazılan ve imzalanan herhangi özel bir konu içeren unvan ya da unvana hitap eden yarı resmi yazılardır. Genel olarak mektupların, kâğıdın arkasına geçmeyecek şekilde kısa ve özlü yazılarak imzalanması ve bitirilmesi saygılı bir davranıştır. Daha kısa yazışmalarda, kareye yakın mektup zarfı büyüklüğünde ki kart ve zarflardan da yararlanılabilir. Mektup 4 Çeşitli nedenlere bağlı olarak; kutlama, teşekkür, taziye, tavsiye, referans vb. mektuplarından bahsetmek mümkündür. Bir üst göreve atanma, bayram, yılbaşı, gibi özel günler, verilen görevin başarı ile sonuçlandırılması vb. nedenlerle yazılan tebrik kartlarıdır. Bu tür kartlarda, "sayın" sözcüğü ile başlanarak kişinin adı soyadı yazılır. Belirli bir aralıktan sonra basan, sağlık, iyi dilekler vb. ifadelere metin kısmında yer verilir. Bir alt satırda ise saygı ifadesi yer alır. 2

3 Davetiye 5 Çeşitli amaçlara yönelik kurum ve kuruluşlar tarafından organize edilen etkinliklere kişilerin katılımının sağlanması amacıyla hazırlanan basılı kartlara davetiye denir. Davetiye 6 Davetler için düzenlen davetiye kanlan kuşe kâğıda basılmalı ve zarfa konulmalıdır. Resmi veya özel davetlerde davetin düzenleniş amacı mutlaka belirtilmelidir. Davetiye de, davete ilişkin bilgilerin yanında mutlaka tarih, yer, saat ve mekân belirtilmelidir. 3

4 Davetiye 7 Davetiyelerde dikkat edilecek hususlar; Davetiyede lütfen cevap veriniz rumuzu var ise (L.C. V) davetlinin davete katılıp katılmayacağı mutlaka bildirilmelidir. Davetiye 8 Davetiyelerde dikkat edilecek hususlar; Davetiyede "Yalnız Mazeret" rumuzu söz konusu ise, bu durumda sadece katılmayacak olanların bildirmesi yeterlidir. 4

5 9 Davetiye 10 "Hatırlatma" rumuzunun olması durumunda, önceden sözlü olarak katılacağım beyan eden davetliye hatırlatma yapmak için bu rumuz konur. "İnformal" veya "Serbest" rumuzu, davetin resmi olmadığı ve sivil elbise ile gidilebileceğini gösterir. 5

6 Davetiye 11 "Davet birden fazla kurumun inisiyatifi ile yapılıyorsa, üst makamı temsil yöneticinin adı sol tarafa yazılır ve davet metninde çoğul ifadeler kullanılır. Kutlama, tören vb. türdeki davetiyelerde program davetiyeye yazılmalıdır. Davetiye 12 Cumhurbaşkanı veya devlet büyüklerinin davetiyelerinde L.C. V. kullanılmaz. Davetiye evli çifte gönderiliyorsa,, davetiye zarfının üzerine sadece erkeğin adı ve soyadı yazılır. 6

7 Kartvizit 13 Bir kişinin kimliğini belirten küçük boyda karta, "kartvizit" denir. Kartvizit kişilerin kendilerini tanıtmak için kullandığı özel kimliğidir. Kartvizit, gayrı resmi yemek daveti yapmada, bayram, hasta, başsağlığı ve tanışmada; tebrik, terfi ve tayinlerde çiçek göndermelerde kullandığı bir araçtır. Kartvizit 14 Kartvizit, belirli gruplar için mesleklerinin tamamlayıcı bir unsuru olmanın yanı sıra, bazı ülkelerde, günlük yaşamda, sosyal ilişkilerin gelişmesine yardım fonksiyonunu da yerine getirmektedir. 7

8 Kartvizit 15 Genellikle sosyal yaşamda kullanılan kartvizitte adı / soyadı, unvan, meslek ve iletişim bilgileri yazılır. Tanışma ve tanıştırılmadan sonra yem gelenin ya da yaşça küçük olanın kartvizit vermesi doğru olandır. Statü veya yaş olarak eş düzeyde olanlar karşılıklı kartvizit verebilirler. Hiyerarşik yapı gereği üst makam alt makama kartvizit vermez. Kartvizit verilirken arka yüzü karalanmaz; eğer karalanır ise bu karşıdakine güvenmediğimiz anlamına gelir. Kartvizit 16 Kartvizit dikdörtgen boyutunda, kaliteli beyaz bir kartona normal veya italik siyah renklerle basılır. Resmi kartvizitlerde ortada kişinin adı, soyadı ve altında unvanı ve görevi yazılır. 8

9 Tebrik 17 Herhangi bir kişinin gerçekleştirmiş olduğu bir basan, nikâh, düğün, nişan, vb. olayları kutlamak için yazılan mektuplardır. Tebrik 18 Tebrikler, bayramlarda, yılbaşılar da, doğum günü kutlamalarında kişilerin özel önem verdiği gün ve olayların yıl dönümlerinde, yaşadıkları sevince ortak olmak için yazılan özel yazılardır. Tebrikler de en çok dikkati edilecek husus, zaman faktörüdür. Tebrikler, özel gün ve olayların meydana geldiği günlerde gönderildiği için, olayın meydana geldiği günde gönderilene ulaşmasına dikkat edilmelidir. 9

10 Tebrik 19 Tebrik, kurumsal ve toplumsal yaşamda göreve başlama, üst göreve atanma, bir işi başarıyla sonuçlandırma, okulu bitirme durumlarında özel kişilere yazılan kutlama yazılarıdır. Kurumlarda tebrik yazılan kurumun başlıklı resmi kâğıtlarına yazılır. Tebrik 20 Yeni görevinizi yürekten kutlar; üstün başarı dileklerimle selam ve saygılar sunarım. Yeni yılınızı kutlar; sağlık, mutluluk ve basanlar dilerim. Saygılarımla. Yeni yılda mutluluk ve basanlar dilerim. Sevgilerimle. Bayramınızı en iyi dileklerimle kutlan içten selam ve saygılarımı sunarım 10

11

12 Teşekkür Yazıları 23 İnsanlar arasında ilişkilerin kurulması girişkenliğe, sürmesi ise nezakete bağlıdır. Kurulan ilişkilerin sürmesi, doğruluk, dürüstlük, özveri ve hoşgörü temelinde gelişir. İnsanların vefa duygusunu açıklayan en etkili kelime teşekkür kelimesidir. Teşekkür Yazıları 24 Bir insanın herhangi bir konuda yardımı olduğunda kendisine teşekkür yazısı yazılır. Olayın küçüklüğü veya büyüklüğü fark etmeksizin teşekkür etmek edene bir şey kaybettirmediği gibi insani ilişkilerin devam ettirilmesinde yardımcı olur. Ayrıca, kurumlarda gönderilen bir çiçeğe veya hediyeye karşılık teşekkür yazısı göndermek görgü ve nezaket kuralları içerisinde oldukça nazik bir davranıştır. 12

13 Teşekkür Yazıları 25 Teşekkür mektuplarında olumlu izlenimlerden ve iyi niyet duygularından bahsedilir. Teşekkür yazıları kısa olmalıdır. Teşekkür yazılan, kurumsal ve sosyal yaşamda insan arasında var olan ilişkilerin devam ettirilmesinde önemli bir araçtır. Başsağlığı Yazıları 26 Taziye, kurum mensuplarından ya da kurumla ilgili kişilerden veya tanıdıklarından birinin vefat etmesi üzerine, yakınlarına ve/veya çalıştığı kurum amirine yazılan başsağlığı mektubudur. 13

14 Başsağlığı Yazıları 27 Sayın Konuk Ailesi, Çok seçkin ve değerli babanızı kaybettiğinizi üzüntüyle haber aldım. Acınızı paylaşıyor; size ve diğer aile mensuplarına sabır ve metanetler diliyorum. Saygılarımla Ali VARYEMEZ Referanslar 28 İrfan Mısırlı, (2011). Görgü, Nezaket ve Protokol Kurallar Uygulamalar, Detay Yayıncılık Çetin Topuz, (2009). Protokol Bilgisi, Gazi Kitapevi 14

15 29 Teşekkürler Prof. Dr. Kürşat DEMİRYÜREK Protokol ve Görgü Kuralları Ünite 7 15