T.C. ANKARA ÜNİVERSİTESİ MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ DEKANLIĞI GÖREV TANIMI FORMU GÖREV VE SORUMLULUKLARI

Transkript

1 : Yazı İşleri Üst Yönetici/Yöneticileri : Fakülte Sekreteri/Dekan Yardımcıları/Dekan Personel : Nurcan OKUR/Şef Eda DURMUŞ/Memur Murat ÇETİNOĞLU/Memur Yıldız ATMACA/Memur 1. Fakültenin yazışmalarını düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak (Fakülte-Bölümler/Birimler, Fakülte-Rektörlük, Fakülte-Fakülte Dışı Kurum ve Kuruluşlar ile yapılan yazışmalar): 1-1. Mahkemelerin bilirkişi ve ekspertiz talepleri, 1-2. Kurum ve Kuruluşların uzmanlık görüşü talepleri, 1-3. Kurum ve öğrenci anketlerinin uygulanma talepleri, 1-4. Kişilerin ya da öğrenci topluluklarının stand açma, tanıtım yapma talepleri (Koruma Güvenlik Şube Müdürlüğüne yapılan yazışmaların ve sonuçların bildirilmesi), 1-5. Bilimsel Altyapı Projelerinin Rektörlüğe iletilmesi ile ilgili yazışmalar, 1-6. Otobüs tahsisi yazıları, 1-7. Basımevi ile ilgili konular (Antetli kağıt basımı, öğrenci toplulukları tanıtım kitapçıkları basımı, konferans/toplantı vb. için davetiye basımı), 1-8. Çeşitli konularda Bölümlerden ya da Dekanlıktan istenen görüş yazıları, 2. Gelen duyuruların Bölümlere ve Fakültenin iletişim listelerine elektronik ortamda duyurulması, 3. Süreli yazıların takibini yapmak ve uymayan birimleri zamanında uyarmak, 4. Belgeleri tarih sırasına ve BEYAS kodlarına göre düzenlemek, arandığında kolayca bulunabilmesini sağlamak, 5. Zarf etiket listelerinin Dekanlığın organize ettiği her etkinlikten önce güncellemesini yapmak ve hazırlamak, 6. Dekanlığın organize ettiği konferans, seminer vb. etkinliklerin haber ve duyurularının yapılması, davetiye, afiş basımı, gerekli organizasyonun yapılması, fotoğraflarının çekimi, hediyelerin temini, plaket yaptırılması vb 7. Fakültenin kuruluşundan bugüne kadar Birimlerden gelen bilgiler doğrultusunda Fakülte istatistiklerinin oluşturulması, 8. Personel İşleri Fakülte Kurulu gündem ve kararlarının yazılması, 9. Personel İşleri Fakülte Yönetim Kurulu gündem ve kararlarının yazılması, 10. Öğrenci İşleri tarafından incelenen Fakülte Disiplin Kuruluna girmesi gereken belgelerin gündem ve kararlarının yazılması, 11. Yazılan gündem ve kararların dosyalama ve arşivleme işlerinin yapılması, 12. Fakültemizden maddi destek alan öğretim elemanlarının listelerinin oluşturulması, 13. Erasmus Öğrenim Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük AB Ofisine

2 14. Erasmus Staj Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük AB Ofisine 15. Erasmus Ders Verme Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük AB Ofisine 16. Erasmus Eğitim Alma Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük AB Ofisine gönderilmesi, ilan edilen sonuçların web sayfamızda ve ayrıca ilgililerine duyurulması, konu ile ilgili olarak gelen soruların sözlü/yazılı olarak yanıtlanması, öğrenci/personel ile Erasmus Bölüm 17. Farabi Öğrenci Değişim Programı Gelen/Giden öğrenci ile ilgili olarak Rektörlük Farabi Ofisi aracılığıyla gelen belgelerin kontrol edilmesi, gerekli imzaların tamamlanması, Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alındıktan sonra Rektörlük Farabi Ofisine gönderilmesi, 18. Fakültemiz web sayfasının güncellenmesi, haber ve duyuruların eklenmesi/silinmesi, 19. UYM101 (Üniversite Yaşamına Uyum Programı) çerçevesinde düzenlenen toplantılara katılmak, Rektörlüğün belirlediği UYM101 tarihlerine uygun olarak Dekanlık UYM101 Programının oluşturulması, gerekli organizasyonun sağlanması, duyuruların yapılması, CD lerin, dersliklerin, çiçek vb. hazırlanması, 20. Fakülte tanıtımı ve yayınları ile ilgili diğer işler (afiş, tanıtım CD si, tanıtım kitapçığı basımı gibi işlemler), 21. MÜDEK (Kalite Yönetim Sistemi) ile ilgili yazışmaların yapılması, ziyaret ile ilgili organizasyonun yapılması, Kurum Profilinin oluşturulması, 22. Rektörlük tarafından imzalanan protokoller çerçevesinde gelen yabancı uyruklu öğrencilerle ilgili yazışmalar (Öğrenci İşleri ile ortak yürütülmektedir), 23. Mezuniyet Töreni ile ilgili haber, duyuruların yapılması, afiş, davetiye basımı, tören alanının süslenmesi, mezun olanlara verilecek olan hediyelerin belirlenmesi ve temini, tören ile ilgili diğer işlemlerin yapılması, mezuniyet CD lerinin adrese gönderilmesi. BİLGİ KAYNAKLARI 5. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında 6. Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi, 7. Başkent Protokol Listesi, 8. Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği, 9. Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği, 10. Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim Elemanı Kadrolarına Naklen veya Açıktan Yapılacak Atamalarda Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında 11. Ankara Üniversitesi Öğretim Üyeliği Kadrolarına Atanma ve Yükseltilme İlkeleri, 12. Ankara Üniversitesinde Araştırma Görevlisi Kadrosuna Atanma ve Görev Süreleri ile İlgili İlkeler, 13. Ankara Üniversitesinde Sözleşme ile Görevlendirilecek Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanlarının Atanma ve Görev Sürelerinin Uzatılma İlkeleri, 14. Yükseköğretim Kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Üyesi Değişim Programına İlişkin 15. MÜDEK Çalışma Yönetmeliği, 16. Gizlilik ve Gizliliğin Önemi, 17. Diğer ilgili mevzuatlar.

3 : Yazı İşleri Üst Yönetici/Yöneticileri : Fakülte Sekreteri/Dekan Yardımcıları/Dekan Personel : Nurcan OKUR/Şef 1. Yönetim ile birim arasındaki iletişimi sağlar, birim tarafından yürütülmesi gereken işleri, kanun, tüzük, yönetmelik ile diğer mevzuat kapsamında zamanında, eksiksiz olarak yapar ve yapılmasını sağlar. 2. Yapılan işler/işlemler konusunda üst yöneticilere bilgi verir, yapılamayan işleri gerekçeleri ile birlikte açıklar. 3. Üst yöneticiler tarafından verilen kanuna uygun diğer işleri yerine getirir. 4. Fakültenin yazışmalarını düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak (Fakülte-Bölümler/Birimler, Fakülte-Rektörlük, Fakülte-Fakülte Dışı Kurum ve Kuruluşlar ile yapılan yazışmalar): 4-1. Mahkemelerin bilirkişi ve ekspertiz talepleri, 4-2. Kurum ve Kuruluşların uzmanlık görüşü talepleri, 4-3. Kurum ve öğrenci anketlerinin uygulanma talepleri, 4-4. Kişilerin ya da öğrenci topluluklarının stand açma, tanıtım yapma talepleri (Koruma Güvenlik Şube Müdürlüğüne yapılan yazışmaların ve sonuçların bildirilmesi), 4-5. Bilimsel Altyapı Projelerinin Rektörlüğe iletilmesi ile ilgili yazışmalar, 4-6. Otobüs tahsisi yazıları, 4-7. Basımevi ile ilgili konular (Antetli kağıt basımı, öğrenci toplulukları tanıtım kitapçıkları basımı, konferans/toplantı vb. için davetiye basımı), 4-8. Çeşitli konularda Bölümlerden ya da Dekanlıktan istenen görüş yazıları, 5. Gelen duyuruların Bölümlere ve Fakültenin iletişim listelerine elektronik ortamda duyurulması, 6. Süreli yazıların takibini yapmak ve uymayan birimleri zamanında uyarmak, 7. Belgeleri tarih sırasına ve BEYAS kodlarına göre düzenlemek, arandığında kolayca bulunabilmesini sağlamak, 8. Zarf etiket listelerinin Dekanlığın organize ettiği her etkinlikten önce güncellemesini yapmak ve hazırlamak, 9. Dekanlığın organize ettiği konferans, seminer vb. etkinliklerin haber ve duyurularının yapılması, davetiye, afiş basımı, gerekli organizasyonun yapılması, fotoğraflarının çekimi, hediyelerin temini, plaket yaptırılması vb 10. Fakültenin kuruluşundan bugüne kadar Birimlerden gelen bilgiler doğrultusunda Fakülte istatistiklerinin oluşturulması, 11. Personel İşleri Fakülte Kurulu gündem ve kararlarının yazılması, 12. Personel İşleri Fakülte Yönetim Kurulu gündem ve kararlarının yazılması, 13. Öğrenci İşleri tarafından incelenen Fakülte Disiplin Kuruluna girmesi gereken belgelerin gündem ve kararlarının yazılması, 14. Yazılan gündem ve kararların dosyalama ve arşivleme işlerinin yapılması, 15. Fakültemizden maddi destek alan öğretim elemanlarının listelerinin oluşturulması, 16. Erasmus Öğrenim Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük AB Ofisine

4 17. Erasmus Staj Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük AB Ofisine 18. Erasmus Ders Verme Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük AB Ofisine 19. Erasmus Eğitim Alma Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük AB Ofisine gönderilmesi, ilan edilen sonuçların web sayfamızda ve ayrıca ilgililerine duyurulması, konu ile ilgili olarak gelen soruların sözlü/yazılı olarak yanıtlanması, öğrenci/personel ile Erasmus Bölüm 20. Farabi Öğrenci Değişim Programı Gelen/Giden öğrenci ile ilgili olarak Rektörlük Farabi Ofisi aracılığıyla gelen belgelerin kontrol edilmesi, gerekli imzaların tamamlanması, Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alındıktan sonra Rektörlük Farabi Ofisine gönderilmesi, 21. Fakültemiz web sayfasının güncellenmesi, haber ve duyuruların eklenmesi/silinmesi, 22. UYM101 (Üniversite Yaşamına Uyum Programı) çerçevesinde düzenlenen toplantılara katılmak, Rektörlüğün belirlediği UYM101 tarihlerine uygun olarak Dekanlık UYM101 Programının oluşturulması, gerekli organizasyonun sağlanması, duyuruların yapılması, CD lerin, dersliklerin, çiçek vb. hazırlanması, 23. Fakülte tanıtımı ve yayınları ile ilgili diğer işler (afiş, tanıtım CD si, tanıtım kitapçığı basımı gibi işlemler), 24. MÜDEK (Kalite Yönetim Sistemi) ile ilgili yazışmaların yapılması, ziyaret ile ilgili organizasyonun yapılması, Kurum Profilinin oluşturulması, 25. Rektörlük tarafından imzalanan protokoller çerçevesinde gelen yabancı uyruklu öğrencilerle ilgili yazışmalar (Öğrenci İşleri ile ortak yürütülmektedir), 26. Mezuniyet Töreni ile ilgili haber, duyuruların yapılması, afiş, davetiye basımı, tören alanının süslenmesi, mezun olanlara verilecek olan hediyelerin belirlenmesi ve temini, tören ile ilgili diğer işlemlerin yapılması, mezuniyet CD lerinin adrese gönderilmesi. BİLGİ KAYNAKLARI 5. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında 6. Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi, 7. Başkent Protokol Listesi, 8. Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği, 9. Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği, 10. Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim Elemanı Kadrolarına Naklen veya Açıktan Yapılacak Atamalarda Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında 11. Ankara Üniversitesi Öğretim Üyeliği Kadrolarına Atanma ve Yükseltilme İlkeleri, 12. Ankara Üniversitesinde Araştırma Görevlisi Kadrosuna Atanma ve Görev Süreleri ile İlgili İlkeler, 13. Ankara Üniversitesinde Sözleşme ile Görevlendirilecek Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanlarının Atanma ve Görev Sürelerinin Uzatılma İlkeleri, 14. Yükseköğretim Kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Üyesi Değişim Programına İlişkin 15. MÜDEK Çalışma Yönetmeliği, 16. Gizlilik ve Gizliliğin Önemi.

5 : Yazı İşleri Üst Yönetici/Yöneticileri : Şef/Fakülte Sekreteri/Dekan Yardımcıları/Dekan Personel : Yıldız ATMACA/Memur 1. Erasmus Öğrenim Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük AB Ofisine 2. Erasmus Staj Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük AB Ofisine 3. Erasmus Ders Verme Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük AB Ofisine 4. Erasmus Eğitim Alma Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük AB Ofisine gönderilmesi, ilan edilen sonuçların web sayfamızda ve ayrıca ilgililerine duyurulması, konu ile ilgili olarak gelen soruların sözlü/yazılı olarak yanıtlanması, öğrenci/personel ile Erasmus Bölüm 5. Farabi Öğrenci Değişim Programı Gelen/Giden öğrenci ile ilgili olarak Rektörlük Farabi Ofisi aracılığıyla gelen belgelerin kontrol edilmesi, gerekli imzaların tamamlanması, Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alındıktan sonra Rektörlük Farabi Ofisine gönderilmesi, 6. Fakültemiz web sayfasının güncellenmesi, haber ve duyuruların eklenmesi/silinmesi, 7. UYM101 (Üniversite Yaşamına Uyum Programı) çerçevesinde düzenlenen toplantılara katılmak, Rektörlüğün belirlediği UYM101 tarihlerine uygun olarak Dekanlık UYM101 Programının oluşturulması, gerekli organizasyonun sağlanması, duyuruların yapılması, CD lerin, dersliklerin, çiçek vb. hazırlanması, 8. Fakülte tanıtımı ve yayınları ile ilgili diğer işler (afiş, tanıtım CD si, tanıtım kitapçığı basımı gibi işlemler), 9. MÜDEK (Kalite Yönetim Sistemi) ilgili yazışmaların yapılması, ziyaret ile ilgili organizasyonun yapılması, Kurum Profilinin oluşturulması, 10. Rektörlük tarafından imzalanan protokoller çerçevesinde gelen yabancı uyruklu öğrencilerle ilgili yazışmalar (Öğrenci İşleri ile ortak yürütülmektedir), 11. Mezuniyet Töreni ile ilgili haber, duyuruların yapılması, afiş, davetiye basımı, tören alanının süslenmesi, mezun olanlara verilecek olan hediyelerin belirlenmesi ve temini, tören ile ilgili diğer işlemlerin yapılması, mezuniyet CD lerinin adrese gönderilmesi.

6 BİLGİ KAYNAKLARI 5. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında 6. Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi, 7. Yükseköğretim Kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Üyesi Değişim Programına İlişkin 8. MÜDEK Çalışma Yönetmeliği.

7 : Yazı İşleri Üst Yönetici/Yöneticileri : Şef/Fakülte Sekreteri/Dekan Yardımcıları/Dekan Personel : Murat ÇETİNOĞLU/Memur 1. Personel İşleri Fakülte Kurulu gündem ve kararlarının yazılması, 2. Personel İşleri Fakülte Yönetim Kurulu gündem ve kararlarının yazılması, 3. Öğrenci İşleri tarafından incelenen Fakülte Disiplin Kuruluna girmesi gereken belgelerin gündem ve kararlarının yazılması, 4. Yazılan gündem ve kararların dosyalama ve arşivleme işlerinin yapılması, 5. Fakültemizden maddi destek alan öğretim elemanlarının listelerinin oluşturulması, 6. Gelen duyuruların Bölümlere ve Fakültenin iletişim listelerine elektronik ortamda duyurulması, 7. Mezuniyet Töreni ile ilgili afiş-davetiye basımı, tören alanının süslenmesi, mezun olanlara verilecek olan hediyelerin belirlenmesi, temini ve tören ile ilgili diğer işlemleri yapmak, mezuniyet CD lerinin öğrencilerin adreslerine gönderilmesini sağlamak. BİLGİ KAYNAKLARI 5. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında 6. Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi, 7. Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği, 8. Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği, 9. Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim Elemanı Kadrolarına Naklen veya Açıktan Yapılacak Atamalarda Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında 10. Ankara Üniversitesi Öğretim Üyeliği Kadrolarına Atanma ve Yükseltilme İlkeleri, 11. Ankara Üniversitesinde Araştırma Görevlisi Kadrosuna Atanma ve Görev Süreleri ile İlgili İlkeler, 12. Ankara Üniversitesinde Sözleşme ile Görevlendirilecek Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanlarının Atanma ve Görev Sürelerinin Uzatılma İlkeleri, 13. Başkent Protokol Listesi, 14. Gizlilik ve Gizliliğin Önemi.

8 : Yazı İşleri Üst Yönetici/Yöneticileri : Şef/Fakülte Sekreteri/Dekan Yardımcıları/Dekan Personel : Eda DURMUŞ/Memur 1. Fakültenin yazışmalarını düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak (Fakülte-Bölümler/Birimler, Fakülte-Rektörlük, Fakülte-Fakülte Dışı Kurum ve Kuruluşlar ile yapılan yazışmalar): 1-1. Mahkemelerin bilirkişi ve ekspertiz talepleri, 1-2. Kurum ve Kuruluşların uzmanlık görüşü talepleri, 1-3. Kurum ve öğrenci anketlerinin uygulanma talepleri, 1-4. Kişilerin ya da öğrenci topluluklarının stand açma, tanıtım yapma talepleri (Koruma Güvenlik Şube Müdürlüğüne yapılan yazışmaların ve sonuçların bildirilmesi), 1-5. Bilimsel Altyapı Projelerinin Rektörlüğe iletilmesi ile ilgili yazışmalar, 1-6. Otobüs tahsisi yazıları, 1-7. Basımevi ile ilgili konular (Antetli kağıt basımı, öğrenci toplulukları tanıtım kitapçıkları basımı, konferans/toplantı vb. için davetiye basımı), 1-8. Çeşitli konularda Bölümlerden ya da Dekanlıktan istenen görüş yazıları, 2. Gelen duyuruların Bölümlere ve Fakültenin iletişim listelerine elektronik ortamda duyurulması, 3. Süreli yazıların takibini yapmak ve uymayan birimleri zamanında uyarmak, 4. Belgeleri tarih sırasına ve BEYAS kodlarına göre düzenlemek, arandığında kolayca bulunabilmesini sağlamak, 5. Yıl sonunda birim dosyalama ve arşivleme işlerini yapmak, 6. Zarf etiket listelerinin Dekanlığın organize ettiği her etkinlikten önce güncellemesini yapmak ve hazırlamak, 7. Dekanlığın organize ettiği konferans, seminer vb. etkinliklerin haber ve duyurularının yapılması, davetiye, afiş basımı, gerekli organizasyonun yapılması, fotoğraflarının çekimi, hediyelerin temini, plaket yaptırılması vb 8. Fakültenin kuruluşundan bu güne kadar Birimlerden gelen bilgiler doğrultusunda Fakülte istatistiklerinin oluşturulması, 9. Mezuniyet Töreni ile ilgili afiş-davetiye basımı, tören alanının süslenmesi, mezun olanlara verilecek olan hediyelerin belirlenmesi, temini ve tören ile ilgili diğer işlemleri yapmak, mezuniyet CD lerinin öğrencilerin adresine gönderilmesini sağlamak,

9 BİLGİ KAYNAKLARI 5. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında 6. Başkent Protokol Listesi, 7. Gizlilik ve Gizliliğin Önemi, 8. Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi