İnsan Kaynakları Destek Personeli İnsan Kaynakları Uzmanı

Transkript

1 Sayfa 1 / 6 UNVAN VEKÂLET İnsan Kaynakları Destek Personeli İnsan Kaynakları Uzmanı SORUMLULUK VE GÖREVLER 1. Üniversite ana yönetmeliği, protokoller ve yönergelerin içeriğine hakim olmak ve işleri bu çerçevede takip etmek, 2. İdari ve akademik personellere ait turnike kayıtlarının giriş ve çıkışlarının kontrolünün sağlanarak gerekli raporları hazırlamak, 3. İşe alım süreci tamamlanan akademik ve idari personelin özlük dosyalarının oluşturulmasını sağlamak, işe başlatma işlemlerini yaparak resmi bildirimleri yaparak, ilgili birim ve kişileri bilgilendirmek, 4. Taşeron firmasında işe başlayan ve işten ayrılan personellerin Emniyet Kimlik Bildirimlerini sistemsel olarak kayıtlarını yapmak veya yapılan kayıtları kontrol etmek, 5. İşe yeni başlayan / işten ayrılan akademik ve idari personellerin karakol bildirimlerini yapmak, yapılan bildirimleri kontrol etmek, 6. İşe yeni başlayacak ve işten ayrılacak olan akademik ve idari personellerin olurlarını hazırlayarak imzaya sunmak, 7. İşe yeni başlayan personellerin periyodik muayenelerinin işyeri hekimine yaptırılmasının sağlanması için kalite servisi ile irtibata geçmek, 8. İşe yeni başlayan personellerin kimlik kartlarının basılmasını sağlamak veya bu işlemin yapılmasını sağlamak, 9. İşe yeni başlayan personellere telefon numarası, mail adresi tanımlamasını sağlamak, Üniversitemiz web sahifesinde ilgili birimine tanımlama yapılması için İletişim Koordinatörlüğü ile irtibata geçmek, 10. Üniversite web sahifesinde tanımlı personel bilgilerini kontrol etmek, değişiklikleri İletişim Koordinatörlüğüne bildirmek, 11. İşten ayrılan Akademik ve İdari personele ait işten ayrılma ile ilgili sürecin başlatılarak işlemlerinin yapılmasını sağlamak, İlgili birimlere bilgi vermek, 12. Ücretsiz izin, doğum, rapor vb. personel devamsızlarını, kontrol etmek, evraklarını

2 Sayfa 2 / 6 incelemek göreve dönüş tarihlerini takip ederek, raporlama yapmak, 13. Görev değişikliği atama veya unvan değişikliği durumlarında olurları hazırlayarak gerekli yazışmaları yapmak, 14. Talep dahilinde çalışma belgesi maaş bordrosu vb. belgelerin hazırlanmasını sağlamak, 15. Yıllık izin kayıtlarını tutmak, tutulan kayıtları kontrol etmek ve yıllık izin cetvelini hazırlamak, 16. Yıllık izin kurulunun takibini yapmak, 17. Personel AGİ formlarının her sene yenilerek değişiklikleri kontrol etmek ve kayıt altına almak, 18. Personel bilgilendirme formlarının güncel olmasını sağlamak, 19. Personel özlük dosyalarının düzgün şekilde tutulmasını sağlamak, güncellenen evrakların sistem girişini yapmak, ilgili birimleri bilgilendirmek, eksiklikleri tespit ederek tamamlanmasını sağlamak, 20. Yabancı uyruklu öğretim elemanlarının oturma izin sürelerini takip etmek. Listenin sürekli güncel olmasını sağlamak, 21. İşe yeni başlayan tüm akademik ve idari personellerin sözleşmesini hazırlayarak imzalatmak, Rektör ve Başkan oluruna sunmak, 22. İdari personel maaş zamları için öneriler hazırlamak ve örnek tablolar oluşturmak. 23. Dil Tazminatı, Makam Tazminatı, Doktora Tazminatı, İcra Kesintileri, BES Kesintileri, vb.) ödeneklerin tablolarını hazırlamak, süreli olan ödeneklerin süresini takip ederek aylık raporlama yapmak, 24. Üniversite personel verilerine ait tabloları hazırlamak, istatiksel verileri güncellemek ve gerektiğinde raporlamaları yapmak, 25. Kalite Yönetim Sistemi süreçlerinde rol almak ve katkıda bulunmak, 26. Yapmış olduğu iş ile ilgili güncel mevzuatı takip ederek ilgili takım arkadaşlarını bilgilendirmek ve uygulamak, 27. Genel manada Koordinatörlüğün yürütmüş olduğu performans, eğitim, sosyal aktiviteler, anket vb. konularda Servise katkıda bulunmak, 28. Akademik ve İdari personellere ait talep edilen yurt dışı çıkış belgelerini hazırlamak ve

3 Sayfa 3 / 6 imzaya sunmak, 29. Resmi kurum ve kuruluşlara yazılacak olan yazıları hazırlayarak gerekli takip işlemlerini yapmak, 30. Günlük, haftalık, aylık işlemleri takip ederek gereğini yapmak, raporları hazırlayarak birim amirini bilgilendirmek, 31. Süresi dolan akademik ve idari personel sözleşmelerin süresini takip etmek, gerekli revizeler için öneriler sunmak, 32. Bilişim HR programı entegrasyon sürecinin takibi ve kayıtlarının kontrolünün sağlanarak doğabilecek sıkıntılarda ilgili birim yetkilisini bilgilendirmek, 33. Bilişim HR programına ait işe giren personellerin özlük bilgilerinin güncel olarak program sistemine entegre etmek, 34. Ders saat ücretli öğretim elemanlarının özlük dosyalarını oluşturmak, talep ve onay yazışmalarını takip ederek, gerekli çalışmaları yapmak, 35. Ders Saat ücretli öğretim elemanlarının işe giriş ve işten ayrılış işlemlerini takip etmek özlük ve bordrolama ofisince hazırlanan evrakların imzalatılmasını sağlamak, 36. Kadrolu öğretim elemanlarının YÖKSİS veri girişlerini kontrol ve takip etmek giriş ve çıkışlarını yapmak, 37. Esnek saat çalışması yapan öğretim elemanlarının turnike kayıtları ile ilgili Rektörlük makamından gelen bilgi doğrultusunda ikaz, savunma vb. yazılarını yazarak takip ve kontrolü yapmak, 38. Haftanın belirli günlerinde gelen öğretim elemanlarının Akademik Birimler Koordinatörlüğünden gelen izin tablosunu ve izin formlarını kontrol ederek, gerekli kayıtları tutmak, 39. İŞKUR aylık işgücü çizelgelerini hazırlamak ve personel takibini yapmak, 40. Engelli personellerin sakatlık oranlarını ve sürelerini takip etmek, süresi dolan raporların güncellenmesini sağlamak,

4 Sayfa 4 / Haftalık faaliyet raporlarını hazırlamak, 42. Personel kartvizit ihtiyaçlarının takip ve talebini yapmak, 43. Web sahifesinde tanımlı olan personel ve birim bilgilerini kontrol etmek, güncellemeler için gerekli çalışmaları yapmak, 44. Akademik ve idari personellerin kimlik kartı basımı, mail adresi tanımlanması ve dahili telefon numarası tanımlamalarını yapılmasını sağlamak ve takip etmek, 45. Personel mazeret izin gün ve saat bilgilerinin kontrol ve takibini yapmak, 46. Fazla Çalışma yerine serbest zaman kullanmak isteyen personellerin izinleri hakkında çizelge hazırlanarak süresi içerisinde kullandırılması için gerekli çalışmaları yapmak, 47. Akademik personel ilanların hazırlanması ve girişlerini yapmak, 48. Öğretim Üyesi, Araştırma Görevlisi, Öğretim Görevlisi, okutman, uzman alımları için gerekli tabloları hazırlayabilmek, bilim jüri eserlerinin özgeçmiş de belirtilen eserler ile kontrollerini yaparak, jürilere gönderimini ve teslim ve sonuçlanmasını takip etmek, 49. Güvenlik soruşturması için gerekli evrakların teminini sağlayarak, yazışmaları yapmak, takip etmek, 50. Personel yıllık izin tablolarını hazırlamak, 51. Servis ile ilgili raporları ve istatistikleri hazırlamak, 52. Anket formları hazırlayarak, anketlerin doldurulmasını, değerlendirilmesini ve raporlanmasını sağlamak, 53. İKK tarafından yapılacak olan duyuru metinlerini hazırlayarak ilan edilmesini sağlamak, 54. YÖK Denetim süreci ile ilgili tüm işlemleri yapmak, raporları hazırlamak, 55. TÜİK Yükseköğretim Kesimi Araştırma geliştirme Faaliyetleri İstatistikleri Formlarının doldurulmasını sağlamak,

5 Sayfa 5 / Eğitim planlamaları ve raporlamaları hazırlamak, 57. Servis ile ilgili tüm mevzuatı takip etmek ve uygulanmasını sağlamak, 58. Servisle ilgili diğer işleri takip etmek ve ekibe yardımcı olmak, 59. Servis ile ilgili yapılması tebliğ edilen diğer işleri yapmak, 60. Genel Sekreterlik tarafından verilen diğer iş ve işlemleri gerçekleştirmek, Yukarıda belirtilen görevlerin yürütülmesinden Genel Sekretere karşı sorumludur. YETKİLER SGK ekran kullanma yetkisi. İşveren sağlık bildirimleri ekranı kullanma yetkisi. İş- Kur raporlarını hazırlama ve kullanma yetkisi. Sağlık Müdürlüğü bildirim ekranlarını kullanma yetkisi. YÖKSİS ekranlarını görüntüleme yetkisi. YÖKSİS Sivil Savunma ekranlarını görüntüleme yetkisi. Adres ve kimlik doğrulama ekranlarını kullanma yetkisi. İlanbis ekranını kullanma yetkisi. Resmî Gazeteye İlan verme bilgisi gönderme yetkisi. Bilişim HR programlarını kullanma ve yetki verme yetkisi. Netsis programını kullanma yetkisi. İnsan Kaynakları Mesai programını kullanma ve rapor alma yetkisi. Turnike kapıcı programını kullanma ve rapor alma yetkisi. Fazla Çalışma ve fazla sürelerle çalışma modülünü kullanma rapor alma ve izleme yetkisi. Karakol bildirimleri ekranı kullanma ve güncelleme yetkisi. Yıllık izin takip kontrol, raporlama yetkisi. Sözleşme hazırlama, güncelleme ve öneri sunma yetkisi. Protokol ve yönetmelik/yönerge taslakları hazırlama yetkisi.

6 Sayfa 6 / 6 Eğitim organizasyonları için gerekli işlemleri takip yetkisi. SPSS programı kullanma yetkisi. YETKİNLİK (Eğitim, Öğretim, Tecrübe ve Beceri) İnsan Kaynakları / özlük ve bordrolama alanında en az 1 yıl tecrübesi olmak. Alanında en az ön lisans mezunu olmak. Sabırlı ve azimli olmak. Stres yönetimini iyi yapabiliyor olmak. Ekip çalışmasına yatkın olmak. Excel, Word, PowerPoint programlarını iyi kullanabiliyor olmak. Dikkatli ve özverili olmak. Alanında eğitimler almış olmak. Güvenilir ve güler yüzlü ve insan ilişkileri iyi olmak. Diksiyonu düzgün olmak. Esnek çalışma saatlerine engeli olmamak.