İŞ SÜRECİ BAŞLANGIÇ. Rektörlük Makamından Kadro Taleplerine ilişkin gelen yazının sistem üzerinden alınması. 5 dk.

Transkript

1 Akademik Kadro Talep İşlemleri 1 gün 4 45 Rektörlük akamından Kadro Taleplerine ilişkin gelen yazının sistem üzerinden alınması. 5 Bölüm Başkanlıklarına kadro talebinde bulunup bulunmayacaklarının bildirilmesine ilişkin yazı gönderilmesi Bölüm Başkanlıkları Kadro Talebinde bulundu mu? Rektörlük akamına kadro talebinin bulunmadığına ilişkin yazının bildirilmesi Bölüm Başkanlıklarından gelen kadro taleplerinin bir formda birleştirilerek doldurulması 30 Kadro Talep Formunun Dekan tarafından imzalanması mühürlenmesi ve Rektörlük akamına yazı ile bildirilerek ilgili dosyaya takılması Kadro Talep Formunun aslının Rektörlük akamına elden teslim edilmesi 1 gün

2 Araştırma Görevlisi Atama İşlemleri 1 3 dakika Rektörlük akamından gelen kadrolara başvuran adayların ön değerlendirme ve giriş sınavı jürilerinin belirlenmesine dair ilgi yazı en yakın yönetim kurulu gündemine alınır. Yönetim Kurulu Üyeleri vrakların yönetmeliklere uygun olup olmadığının incelenmesi ve jüriler ile sınav yapılacak yer ve zamanın yönetim kurulunda karara bağlanır. Fakülte Yönetim Kurulu Kararının RKTÖRLÜK AKAINA ve jüri üyelerine üst yazı ile bildirilir.. 5 Jüriler tarafından yapılan Ön Değerlendirme Sonucunun Rektörlük akamına bildirilir. 5 Jüriler tarafından yapılan Giriş Sınavı Sonucunun Rektörlük akamına bildirilir. 5 Araştırma Görevlisinin Atanmasına esas olmak üzere Rektörlük akamından gelen ilgi yazı ve başvuru dosyasının alınması ve ilgili anabilim dalı ve bölüm başkanlığından üst yazı ile görüş talep edilir. 30 Anabilim Dalı ve Bölüm Başkanlıklarından gelen ilgi yazıların en yakın yönetim kurulu gündemine alınır. Yönetim Kurulu Üyeleri vrakların yönetmeliklere uygun olup olmadığının incelenmesi ve yönetim kurulunda karara bağlanması Atama kararının üst yazı ile Rektörlük akamına bildirilimesi. 5 vrakların bir nüshası ilgili dosyaya takılır.

3 Ömer alisdemir Üniversitesi 1 ay 55 dakika Yardımcı Doçent Atama İşlemleri Rektörlük akamından gelen kadrolara başvuran adayların Yabancı Dil Sınav Jürilerinin Belirlenmes i ve Yabancı Dil Sınavının Yapılmas ına dair ilgi yazılar ve ekleri ( 1 BAŞVURU VRAKLARI - İLAN TİNLRİ 3-ADK KARARI 4-BİLİSL YAYIN DOSYALARI VS.) en yakın yönetim kurulu gündemine alınır. Yönetim Kurulu Üyeleri vrakların yönetmeliklere uygun olup olmadığının incelenmesi ve yönetim kurulunda karara bağlanması. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı üst yazı ile Rektörlük akamına, adaylara ve jüri üyelerine bildirilip tebliğ edilir. Jüri Üyeleri Yönetim Kurulunda belirtilen tarih ve zamanda Yabancı Dil Sınavının yapılması. Aday başarılı mı? 5 İşlem sona erer. Dekan tarafından belirlenen bilim jürisi üyelerine üst yazı ile tebligat yapılır. 1 (ay) içinde bilim jürilerden gelen raporlar; yabancı dil sınav sonucu, anabilim ve bölüm başkanlarının görüşleri atanacak kişilerin dosyası en yakın yönetim kurulu gündemine alınır. Yönetim Kurulu Üyeleri vrakların yönetmeliklere uygun olup olmadığının incelenmesi ve yönetim kurulunda karara bağlanması. 1 ay 5 Fakülte Yönetim Kurulu Kararını ve tüm ekleri üst yazı ile Rektörlük akamına bildirilir. 5 vrakların bir nüshası ilgili dosyaya takılır.

4 Akademik Personel Görevden Ayrılma İşlemleri 3 5 Bölüm Başkanlığından gelen ayrılış yazısının BYS üzerinden alınması 5 Ayrılacak akademik personele ilişik kesme formunun doldurtulması ve Sosyal Güvenlik Kurumuna Sigortalı Ayrılış bilgilerinin girilmesi (kadrolu personel ise) Rektörlük akamına ilgili personelin görevden ayrılış tarihinin, ilişik kesme formunun ve işten ayrılış bildirgesinin yazı ile bildirilmesi 1

5 Akademik Personel Göreve Başlama İşlemleri 6 5 Rektörlük akamından gönderilen görevlendirme yazısının BYS üzerinden alınması 5 Görevlendirilen akademik personele görevlendirme yazısının tebliğ edilmesi ve Sosyal Güvenlik Kurumuna Sigortalı İşe Giriş bilgilerinin girilmesi (kadrolu olarak atanmış ise) Rektörlük akamına ilgili personelin göreve başlama ve işe giriş bildirgesinin yazı ile bildirilmesi Göreve başlayan ilgili kişiye BYS(lektronik Belge Yönetim Sistemi) den kullanıcı adı ve şifre oluşturulmasına ilişkin yazının Rektörlük akamına bildirilmesi

6 Akademik ve İdari Disiplin İşlemleri 3 ay 16 gün 0 Dekandan soruşturma açılacak personel ve soruşturmacı olarak atanacak personel ile ilgili bilgilerin alınması. 5 Soruşturmacıya soruşturma dosyasının üst yazı ile teslim edilmesi. Soruşturmacı Soruşturmacının yapmış olduğu soruşturma raporunun dilekçe ile personel işleri birimine teslim edilmesi. ay Soruşturma raporu ile soruşturma dosyasının Dekana teslim edilmesi. Dekan Disiplin Amirinin İncelediği dosyayı kararıyla birlikte ne göndermesi. 15 gün Disiplin suçu ağır mı? Disiplin Amiri (Dekan) nin verdiği karar ilgiliye üst yazı ile bildirilir. 1 gün Soruşturma Dosyası karar verilmek üzere Disiplin Kuruluna teslim edilir. 5 Disiplin Kurulu nun vermiş olduğu karar üst yazı ile ilgiliye bildirilir. 1 ay

7 Akademik ve İdari Personel İstifa İşlemleri 1 gün 8 0 Bölüm başkanlığından istifa talebinde bulunan öğretim üyesinin dilekçesine ilişkin gelen yazının sistem üzerinden alınması/idari personelin istifa talebi dilekçesinin elden alınması 5 İstifa talebinin Rektörlük akamına yazı ile bildirilmesi Rektörlük akamından gelen uygun yazı doğrultusunda ilgiliye yazının tebliğ edilmesi ve ilişik kesme formunun teslim edilmesi 1 gün Personel İlişik kesme formunun ilgili kişi tarafından doldurulması 4 İlişik kesme formunun Rektörlük akamına yazı ile bildirilmesi istifa talebinde bulunan personelin kadrosu fakültede mi? Sosyal Güvenlik Kurumu ndan sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi düzenlenmesi ve Rektörlük akamına gönderilmesi. vrakların ilgilinin dosyasına takılması 5

8 Anabilim Dalı Başkanı Atama İşlemleri 4 gün 4 60 Anabilim Dalı Başkanı olarak atanabilecek öğretim üyesi sayısı ikiden fazla mı? 5 Anabilim Dalında unvana göre öğretim üyesi sayısının belirlenmesi 15 Anabilim Dalında görev yapan tüm öğretim üyelerine seçim yapılacağına ilişkin toplantı tarihinin ve inin yazı ile bildirilmesi Aynı unvandaki öğretim üyeleri arasında (unvan önceliğine göre) seçim yapılması 1 gün Ataması yapılması düşünülen öğretim üyesinin idari görevi var mı? Ataması yapılması düşünülen öğretim üyesinin onay alınmak üzere yazı ile Rektörlük akamına bildirilmesi gün Öğretim üyeleri Rektörlük makamından onay verildi mi? Dekan Dekan tarafından atama yapılması 1 gün Ataması yapılan öğretim üyesinin Rektörlük akamına,ilgili kişiye ve Anabilim Dalı Başkanlığına yazı ile bildirilerek bir kopyasının ilgili dosyalara takılması Anabilim Dalı Başkanının değiştiği durumlarda BYS(lektronik Belge Yönetim Sistemi) nin ilgili kişiye aktarılmasının Rektörlük akamına yazı ile bildirilmesi lektronik Kamu Yönetim Bilgi Sistemi (KAYSİS) ne yönetici bilgilerinin girilerek ilgili formun doldurulup yetkililere mail atılması 30 dk

9 Arş. Görevlisi/Uzman Görev Uzatma İşlemleri 7 Bölüm Başkanlığından gelen yazı (Uzmanlar için Dekanlığa gelen dilekçe) ve ekleri ( 1 İlgilinin Dilekçesi -Yeniden Atanma Formu 3- Bölüm ve Anabilim Dalı Başkanlarının Görüşü) en yakın yönetim kurulu gündemine alınır. Yönetim Kurulu Üyeleri vrakların yönetmeliklere uygun olup olmadığının incelenmesi ve yönetim kurulunda karara bağlanması Atama kararı Dekanlık Görüşü ile birlikte üst yazı ile Rektörlük akamına bildirilir. 5 vrakların bir nüshası ilgili dosyaya takılır.

10 Bilgi dinme Biriminden Gelen Talep İşlemleri 3 gün 15 Rektörlük akamından bilgi edinme talebine ilişkin yazının BYS üzerinden alınması 5 Dekan Başvuru sahibinin istemiş olduğu belgeler tarafımızca karşılanabiliyor mu? 1 gün Rektörlük akamına istenen bilgi ve belgenin tarafımızca karşılanamadığının yazı ile bildirilmesi Gelen yazının konusuna göre bölüm başkanlığına /kişilere yazı ile bildirilmesi Bölüm Başkanlığından/kişilerden gelen cevabın süresi içerisinde yazı ile Rektörlük akamına bildirilerek ilgili dosyaya takılması gün

11 Bölüm Başkanı Atama İşlemleri 17 gün 6 40 Bölüm Başkanı olarak atanabilecek öğretim üyesi sayısı birden fazla mı? 5 dk Bölüm başkanının belirlenmesi için bölümü oluşturan anabilim dalı başkanlıklarından yazılı görüş istenmesi 15 gün Ataması yapılması düşünülen öğretim üyesinin idari görevi var mı? Rektörlük akamından onay istenmesi Rektörlük akamı tarafından onay verildi mi? Dekan Dekan tarafından atama yapılması gün Yapılan atamanın ilgili kişiye, Bölüm Başkanlığına yazı ile bildirilmesi ve tahakkuk birimine atama onayının bir suretinin gönderilmesi Atama işlemi sonunda evrakların birer suretinin ilgili dosyalara takılması 5 dk Bölüm Başkanının değiştiği durumlarda BYS(lektronik Belge Yönetim Sistemi) nin ilgili kişiye aktarılmasının Rektörlük akamına yazı ile bildirilmesi lektronik Kamu Yönetim Bilgi Sistemi (KAYSİS) ne yönetici bilgilerinin girilerek ilgili formun doldurulup yetkililere mail atılması 30 dk

12 Ders Telafi İşlemleri 47 Bölüm Başkanlığından gelen ders telafisi en yakın yönetim kurulu gündemine alınır. Yönetim Kurulu Üyeleri vrakların yönetmeliklere uygun olup olmadığının incelenmesi ve yönetim kurulunda karara bağlanması. 30 Fakülte Yönetim Kurulu Kararını üst yazı ile Rektörlük akamına ve Fakülte içinde Öğrenci İşleri Bürosu, ilgili Bölüm Başkanlığı ve utemete bildirilir 5 vrakların bir nüshası ilgili dosyaya takılır.

13 Fakülte Kurulu İşlemleri 1 gün 3 50 dakika Fakülte Kuruluna alınacak evrakların, tutanakların vs. hazırlanarak muhafaza edilmesi. 1 Fakülte Kurulu gündeminiz hazırlanarak yazı ile üyelere gönderilmesi (toplantı acil ise telefon ile de bildirilmesi) Fakülte Kurulu Üyeleri vrakların yönetmeliklere uygun olup olmadığının incelenmesi ve yönetim kurulunda karara bağlanması. 30 Fakülte Kurulu Kararlarının yazılması ve ilgili birimlere gönderilmesi. 1 gün vrakların bir nüshası ilgili dosyaya takılır. 0

14 Fakülte Kuruluna Üye Seçimi İşlemleri 1 30 dakika Fakülte Kurulunda üyelik görev süresi biten/istifa eden/ ünvanı değişen öğretim üyeleri vb. durumlarda üyeliği sona eren ünvana sahip tüm üyelere yazı ile seçim yeri ve tarihi bildirilir. Unvan Sahipleri Kapalı zarf gizli oylama ile yapılan seçim yapılır 30 Seçim sonuçlarına dair tutanaklar kayda alınır. Ve sonuç ilgili kişilere yazı işle bildirilir 45 vrakların bir nüshası ilgili dosyaya takılır. 5

15 Görevlendirme İşlemleri 70 Bölüm başkanlığından görevlendirme talebinde bulunan öğretim üyesinin dilekçesine ilişkin uygun görüş yazısının sistem üzerinden alınması Görevlendirme talebi yolluklu-yevmiyeli veya yolluksuz yevmiyesiz 15 gün üzeri yurt dışı görevlendirmesi mi Rektörlük akamına ve ilgili Bölüm Başkanlığına öğretim üyesinin görevlendirmesinin uygun olup olmadığının yazı ile bildirilmesi. Rektörlük akamından görevlendirmenin uygun bulunduğuna ya da uygun bulunmadığına ilişkin gelen yazının ilgilinin dosyasına takılması 5 Görevlendirme talebinin yönetim kurulunun onayına sunulması. Yönetim Kurulu Üyeleri vrakların yönetmeliklere uygun olup olmadığının incelenmesi ve yönetim kurulunda karara bağlanması 0 İlgili Bölüm Başkanlığına ve Rektörlük akamına öğretim üyesinin görevlendirmesinin uygun olup olmadığının yazı ile bildirilmesi. Rektörlük akamından görevlendirmenin uygun bulunduğuna ya da uygun bulunmadığına ilişkin gelen yazının ilgilinin dosyasına takılması 5

16 İdari Personel Göreve Başlama ve Ayrılma İşlemleri 6 5 Rektörlük akamından gönderilen görevlendirme veya ayrılış yazısının BYS üzerinden alınması 5 Görevlendirilen/Ayrılan idari personele görevlendirme yazısının veya ayrılış yazısını tebliğ edilmesi ve Sosyal Güvenlik Kurumuna Sigortalı İşe Giriş veya Ayrılış bilgilerinin girilmesi (kadrolu olarak atanmış ise) Rektörlük akamına ilgili personelin göreve başlama/ ayrılış tarihinin ve işe giriş/ayrılış bildirgesinin yazı ile bildirilmesi Göreve başlayan ilgili kişiye BYS(lektronik Belge Yönetim Sistemi) den kullanıcı adı ve şifre oluşturulmasına ilişkin yazının Rektörlük akamına bildirilmesi

17 İzin İşlemleri 4 1 Personel Akademik ve İdari Personelin azeret İzin Formu (Doğum, vlilik, Ölüm, astalık gerekçesini belirten ekiyle birlikte) veya yıllık İzin Formu ile İzin talebinde bulunması. 5 Personelin izin hakkı olup olmadığının kontrol edilmesi 5 Personelin izin hakkı var mı? Personele izin hakkının olmadığı bildirilir 5 İzin Formunun birim amiri ve idari amirin onayına sunulması. 1 Personele izninin uygun görülmediği bildirilir İzin Dekan tarafından onaylandı mı? 5 personelin İzin bilgilerinin Personel Otomasyon Sistemine işlenmesi. Onaylanan evrakın birim amirine ve idari amire imzalatılması 30 dk personelin İzin dönüşünün izin formuna işlenmesi ve birim amirine imzalatılması. 0 İzin formlarının haftalık olarak Rektörlük akamına yazı ile bildirilerek ilgilinin dosyasına takılması

18 Koruma ve Güvenlik Nöbet Çizelgesi İşlemleri gün 30 er ayın son haftasında Koruma ve Güvenlik Görevlisi İçin xcel formatında bir sonraki ayın Nöbet Çizelgesinin Oluşturulması 30 er ayın son gününde hazırlanan çizelgenin Rektörlük akamına yazı ile bildirilmesi Çizelgenin Güvenlik Görevlilerine tebliğ edilerek bir nüshasının dosyaya takılması gün

19 al Bildirim Beyannamesi gün 30 Rektörlük akamından gelen ilgi yazı veya kurumda mevcut personelin beyanname doldurma/değişiklik isteği ile ilgili dilekçenin alınması Yazı ile gelen Beyannamelerin akademik ve idari personele dağıtılarak yazının BYS üzerinden tüm personele havale edilmesi. (Kurum içinde verilen dilekçe ise bu işlem atlanır) 5 1 gün Akademik ve idari personelden gelen kapalı zarf beyannamelerin yazı ile rektörlük makamına bildirilmesi ve bir nüshasının ilgili dosyaya takılması 1 gün al Bildirim Beyannamesinin kapalı zarf içerisinde Rektörlük akamına elden teslim edilmesi. 5

20 Sıhhi İzin İşlemleri 50 Personel Personelin istirahat raporunu ne vermesi 5 Sıhhi İzin Olurunun hazırlanarak onaya sunulması 5 Onaylanan olurun Fakülte Sekreterine ve Dekana imzalatılması 5 İmzalanan olurun Rektörlük akamına ve Personelin kadrosunun bulunduğu birime yazı ile bildirilmesi Personelin İstirahat süresi bittiğinde göreve başladığının teyit edilerek sıhhi izin oluruna başlama tarihinin işlenerek birim amirine imzalatılması 30 vrakın ilgilinin dosyasına takılması 5

21 Sivil Savunma Planı azırlama İşlemleri 6 gün 5 Rektörlük akamından Sivil Savunma Planlarının hazırlanmasına ilişkin gelen yazının BYS üzerinden alınması 5 Fakülte Sekreteri Sivil Savunma Planlarının hazırlanması 5 gün azırlanan planlarının yazı ile rektörlük makamına bildirilmesi Sivil Savunma Planlarının asıllarının elden rektörlük makamına teslim edilerek dosyalanması 1 gün

22 Temizlik Görevlisi Puantaj Cetveli azırlama İşlemleri 30 her ayın son günü içinde bulunulan ayın temizlik görevlilerine ait Rapor,Yıllık İzin, Resmi Tatil ve çalıştığı günleri gösteren Puan Cetvelinin Oluşturulması 30 dk Oluşturulan puantaj cetvelinin yazı ile Rektörlük akamına bildirilmesi ve bir nüshasının ilgili dosyaya takılması

23 Yönetim Kurulu İşlemleri 1 gün 3 50 dakika Yönetim Kuruluna alınacak evrakların, tutanakların vs. hazırlanarak muhafaza edilmesi. 1 Yönetim Kurulu gündeminiz hazırlanarak yazı ile üyelere gönderilmesi (toplantı acil ise telefon ile de bildirilmesi) Yönetim Kurulu Üyeleri vrakların yönetmeliklere uygun olup olmadığının incelenmesi ve yönetim kurulunda karara bağlanması. 30 Fakülte Yönetim Kurulu Kararlarının yazılması ve ilgili birimlere gönderilmesi. 1 gün vrakların bir nüshası ilgili dosyaya takılır. 0

24 Yönetim Kuruluna Üye Seçimi İşlemleri 1 Fakülte Yönetim Kurulunda üyelik görev süresi biten/istifa eden/ünvanı değişen öğretim üyeleri vb. durumlarda en yakın fakülte kurulu gündemine alınır. Fakülte Kurulu Üyeleri vrakların yönetmeliklere uygun olup olmadığının incelenmesi ve fakülte kurulunda karara bağlanması. 30 Fakülte Kurulu Kararı üst yazı ile Rektörlük akamına ve ilgili kişilere bildirilir. 15 vrakların bir nüshası ilgili dosyaya takılır. 5

25 Ömer alisdemir Üniversitesi 0 gün 6 30 Yardımcı Doçent Görev Uzatma İşlemleri Görev Süresi dolacak Öğretim Üyesine, görev süresi bitiş tarihinden en az 3 ay önce görev süresi uzatma talebinde bulunması gerektiğinin yazı ile bildirilmesi Öğretim lemanı Görev süresinin uzatılmasını talep edecek öğretim elemanı tarafından 3 ay önceden bölüm başkanlığına başvuru yapılması 30 dk Bölüm Başkanlığı tarafından öğretim elemanının başvurusunun incelenerek Bölüm Başkanlığı tarafından dosyanın Dekanlık akamına sunulması 7 gün Bölüm Başkanlığı Ön İnceleme ve Değerlendirme Komisyonuna Bilimsel Yayın Dosyasının incelenmesine ilişkin yazının bildirilmesi Komisyon Üyeleri Ön İnceleme ve Değerlendirme Komisyonu tarafından bilimsel yayın dosyasının incelenerek sonucunun yazı ile dekanlığa bildirilmesi 5 gün Ön İnceleme ve Değerlendirme Komisyon raporu, bilimsel yayın dosyası ile Bölüm başkanlığı görüşünün ADK te görüşülmek üzere Rektörlük akamına yazı ile bildirilmesi. ADK ten gelen olumlu görüş doğrultusunda Dekan tarafından belirlenen 3 adet jüri üyesine akademik değerlendirme dosyaları üst yazı ile gönderilir. gün Jürilerden gelen olumlu görüş doğrultusunda Bölüm Başkanlığı ve Anabilim Dalı Başkanlığından görüş yazısı istenmesi. Gelen görüşler doğrultusunda öğretim elemanı başvurusunun yönetim kurulunun onayına sunulması. 1 Fakülte Yönetim Kurulunun kararı olumlu mu? ilgiliye tebliğ edilmek üzere bölüm başkanlığına bildirilmesi Atanmaya esas olmak üzere yönetim kurulu kararının rektörlük makamına bildirilmesi gün Rektörlük akamının kararı olumlu mu? Kararnamenin ilgiliye tebliğ edilmek üzere bölüm başkanlığına ve tahakkuk birimine bildirilmesi İlgiliye tebliğ edilmek üzere bölüm başkanlığına bildirilmesi 1 gün