T.C. SELÇUK ÜNİVERSİTESİ MEVLANA DEĞİŞİM PROGRAMI KOORDİNATÖRLÜĞÜ. Koordinatör

Transkript

1 Koordinatör Selçuk Üniversitesi Rektörü /Rektör Yardımcıları Koordinatörlük Personeli Koordinatörlüğün vizyon ve misyonu doğrultusunda, etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak faaliyetleri planlamak, yapmak ve koordine etmek ve denetlemek. Mevlana Değişim Programı çatısı altındaki tüm görevlerin koordinasyonunun sağlanması Ilgili tüm kurumlarla gerekli görüşme, yazışma ve planlama işlemlerinin yapılması Misyon ve vizyon kriterlerinin belirlenmesi Koordinatörlük birimleri arasında düzenli çalışmanın sağlanması. Birim içi genel gözetim ve denetim görevinin yapılması Birimin tüm idari kadro ve ofis ihtiyaçlarını belirleyerek teminin sağlanması Koordinatörlüğün temsil edilmesi Imza yetkisini kullanması Üniversite yönetimi tarafından verilen görevlerin yerine getirilmesi.

2 Koordinatör Yardımcısı Koordinatör Koordinatörlük Personeli Koordinatörlüğün vizyon ve misyonu doğrultusunda, etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak faaliyetleri planlamak, yapmak ve koordine etmek ve denetlemek. Mevlana Değişim Programı çatısı altındaki tüm görev faaliyetlerinde etkin olması İlgili tüm kurumlarla gerekli görüşme, yazışma ve planlama işlemlerinin yapılması Koordinatöre vekalet etmesi Koordinatör tarafından verilen görevlerin yerine getirilmesi.

3 Giden Öğrenci Birimi Giden öğrenci biriminde koordinasyonu sağlamak. Giden öğrenci biriminde (Öğrenim) tüm işlerin koordinasyonu, incelenmesi ve denetiminin yapılması Giden öğrenci biriminde tüm yazışmaların mevzuat uygun yapılması Seçim takviminin belirlenmesi YÖK ün belirlediği tarihler çerçevesinde öğrenci değişim ilanının verilmesi. Öğrencilerin transkript notları ve dil puanlarına göre belirlenen Mevlana Değişim Programı puanına göre başarı sıralamalarının yapılması Anlaşmalarda belirtilen sayılar ve YÖK ün belirlediği bütçe esas alınarak asil ve yedek liste belirlenmesi. Kesinleşen listeler ile öğrencinin gideceği karşı kurumlara iletilmesi. Öğrenim protokolünün karşılıklı imzalanmasının ve sürecin sağlıklı devam etmesinin sağlanması. Rektörlük tarafından imzalanacak evrakların hazırlanması ve takibi, Ödeme talebinde bulunulacak öğrencilerin gidişte ve dönüşte belgelerini tamamlayarak dosyalanması.

4 Gelen Öğrenci Birimi Gelen öğrenci biriminde koordinasyonu sağlamak. Gelen öğrenci biriminde (Öğrenim) tüm işlerin koordinasyonu, incelenmesi ve denetiminin yapılması Gelen öğrenci biriminde tüm yazışmaların mevzuat uygun yapılması Seçim takviminin belirlenmesi YÖK ün belirlediği tarihler çerçevesinde öğrenci değişim ilanının verilmesi. Anlaşmalarda belirtilen sayılar ve YÖK ün belirlediği bütçe esas alınarak asil ve yedek liste belirlenmesi. Kesinleşen listeler ile öğrencinin geleceği kurumla karşılıklı teyitleşilmesi. Öğrenim protokolünün karşılıklı imzalanmasının ve sürecin sağlıklı devam etmesinin sağlanması. Erasmus Evi ile iletişime geçilerek gelecek olan öğrenciler için ücretleri kendileri tarafından ödenecek şekilde yer ayarlanması. Gelen öğrencilerin oryantasyon programına katılmasının sağlanması. Öğrencilerin kayıtlarının ilgili oldukları fakültelere yaptırılması. Kayıt sonrası gerekli belgeler aracılığı ile öğrencilerin BİLMER'den öğrenci kimliklerini almalarının sağlanması. Öğrenciler için ikamet tezkeresi ve vergi kimlik numarası,banka hesap açımı başvurularının yaptırılması. Rektörlük tarafından imzalanacak evrakların hazırlanması ve takibi, Ödeme talebinde bulunulacak öğrencilerin gelişte ve dönüşte belgelerini tamamlayarak dosyalanması.

5 Giden Akademisyen Birimi Giden akademisyen biriminde koordinasyonu sağlamak. Giden akademisyen biriminde tüm işlerin koordinasyonu, incelenmesi ve denetiminin yapılması Giden akademisyen biriminde tüm yazışmaların mevzuat uygun yapılması Seçim takviminin belirlenmesi YÖK ün belirlediği tarihler çerçevesinde akademisyen değişim ilanının verilmesi. Belirlenen belgeler ile başvuruların kabul edilmesi. Anlaşmalarda belirtilen sayılar ve YÖK ün belirlediği bütçe esas alınarak asil ve yedek liste belirlenmesi. Kesinleşen listeler ile akademisyenlerin gideceği karşı kurumlara iletilmesi. Öğrenim protokolünün karşılıklı imzalanmasının ve sürecin sağlıklı devam etmesinin sağlanması. Rektörlük tarafından imzalanacak evrakların hazırlanması ve takibi, Ödeme talebinde bulunulacak akademisyenlerin gidişte ve dönüşte belgelerini tamamlayarak dosyalanması.

6 Gelen Akademisyen Birimi Gelen akademisyen biriminde koordinasyonu sağlamak. Gelen akademisyen biriminde tüm işlerin koordinasyonu, incelenmesi ve denetiminin yapılması Gelen akademisyen biriminde tüm yazışmaların mevzuat uygun yapılması Seçim takviminin belirlenmesi YÖK ün belirlediği tarihler çerçevesinde akademisyen değişim ilanının verilmesi. Anlaşmalarda belirtilen sayılar ve YÖK ün belirlediği bütçe esas alınarak asil ve yedek liste belirlenmesi. Kesinleşen listeler ile akademisyenlerin geleceği karşı kurumla teyitleşilmesi. Öğretim protokolünün karşılıklı imzalanmasının ve sürecin sağlıklı devam etmesinin sağlanması. Erasmus Evi ile iletişime geçilerek gelecek olan akademisyenler için ücretleri kendileri tarafından ödenecek şekilde yer ayarlanması Vergi kimlik numarası,banka hesap açımı başvurularının yaptırılması Rektörlük tarafından imzalanacak evrakların hazırlanması ve takibi Ödeme talebinde bulunulacak akademisyenlerin gelişte ve dönüşte belgelerini tamamlayarak dosyalanması.

7 Finans Birimi Değişim programı çerçevesinde gerekli bütçe planlama ve ödeme işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Finans biriminde tüm işlerin koordinasyonu, incelenmesi ve denetiminin yapılması Finans biriminde tüm yazışmaların mevzuat uygun yapılması İlan sonrası yapılan başvurulara göre programa katılmaya hak kazanan kişilerin listesinin hazırlanması YÖK Yönetim Kurulu Kararları, Uygulama Esasları ve 6245 sayılı Harcırah Kanunu ve bu kanunun H bendi gereğince önceden hazırlanan listeye göre bütçe belirlenmesi ve bütçenin YÖK ten talep edilmesinin sağlanması. YÖK ten gelen bütçe onayı doğrultusunda, belirlenen kriterlere göre nihai listenin hazırlanması Gelen-giden öğretim elemanı ve öğrenciler için gerekli belgelerin (Nihai rapor, Uçak bileti orijinali, Boardingpass ya da pasaport giriş- çıkış sayfası fotokopisi) alınması. Belirlenen burs ödemelerinin gerçekleşmesi için Strateji Daire Başkanlığına gerekli belgelerin (Muhasebe İşlem Fişi, Harcama Talimatı, Ödenecek kişinin TC ve IBAN numarası yazılı belge, Banka Listesi, Burs Ödeme Tablosu, Öğrenci Giderleri Bordrosu ve Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi) verilmesi Öğretim yılı sonunda YÖK e bütçe iade işlemlerinin yapılması.

8 Protokol Birimi Değişim programı çerçevesinde gerekli protokol ve anlaşma işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Bölüm koordinatörlükleri tarafından anlaşma yapılmak istenen yurt dışındaki üniversitelerin belirlenmesi Yurt dışındaki üniversiteler için YÖK e tanınırlık sorulması YÖK'ten gelen tanınır ifadesinden sonra karşı kurumun koordinatörlüğü ile protokol görüşmelerine başlanması Karşı üniversitenin koordinatörlüğü ile protokol belgesinin düzenlenmesinin sağlanması. Karşılıklı olarak rektör düzeyinde protokol belgesinin imzalanmasının sağlanması Yapılan anlaşmanın sisteme kaydının gerçekleştirilmesi.